19.0 College van B&W - Reactie boardletter 2025

Bevindingen en aanbevelingen accountant en de reactie hierop 1. Fraudebeheersing, non-compliance en corruptie (pag. 5 en 15) - Corruptierisico’s onderdeel te maken van de frauderisicoanalyse en het corruptiebeleid op de aandachtsgebieden van subsidieverstrekking, het inkoopproces, bij grondtransacties en vergunningverlening (verder) te formaliseren en indien nodig acties te formuleren. - Frauderesponsplan op te stellen en onderdeel te maken van het beleid. Het frauderesponsplan stelt gemeente Steenwijkerland in staat om adequaat en voortvarend te handelen om schade voor de organisatie, in welke vorm dan ook, zoveel mogelijk te beperken. Reactie: In ons huidige frauderisicoanalyse zitten al voor een gedeelte corruptierisico’s. Eind 2026 zal er een nieuw frauderisicoanalyse worden opgesteld. Hierbij gaan we specifiek kijken naar corruptierisico’s. We gaan een frauderesponsplan opstellen. In 2026 gaan we bekijken hoe we dat gaan doen. 2. Proces subsidieverstrekkingen (pag. 5) Er is nog sprake van enkele detailbevindingen aangaande de niet-zichtbaarheid van de controles achteraf. Hier is in de managementletter over gerapporteerd. De gemeente Steenwijkerland is actief bezig met de implementatie van een project om het subsidieproces te herzien.

Hierbij dient het proces te worden bewaakt door een medewerker van het subsidieloket die vastlegt dat alle juiste stappen zijn doorlopen in het aanvraag- en vaststellingsproces. BDO kan de uitkomsten hiervan nog niet vaststellen. BDO beveelt aan dat alle correspondentie middels het zaaksysteem verloopt zodat de transparantie, traceerbaarheid en afhandeling van subsidies beter beheersbaar blijft. Reactie: Voor de afhandeling van de subsidieaanvragen en -vaststellingen wordt het zaaksysteem gebruikt. Daarvoor is het proces van de subsidies binnen het zaaksysteem specifiek aangepast. Het proces is dan ook goed te volgen waaronder dus ook de interne controle. Middels een document wordt door de ic medewerker vastgelegd dat de controle is uitgevoerd. De aanpassingen in het zaaksysteem en de aanstelling van de medewerker subsidieloket hebben in 2025 plaatsgevonden en het team ziet al resultaten. 3. Onzekerheden beperken bij WMO en/of Jeugdzorg (pag. 7) Vanwege de omvang van de stroom adviseert BDO de gemeente Steenwijkerland om preventief voldoende interne beheersingsmaatregelen te treffen op de controle van de prestatielevering bij Wmo en/of Jeugdzorg, zodat het risico op aanvullende werkzaamheden voor de gemeente in het voorjaar 2026 wordt beperkt. Reactie: De wijziging van de BADO en het BBV heeft onze aandacht.

Naast interne aandacht is er afstemming met onze accountant BDO geweest. Er zijn al acties uitgezet ten aanzien van beperking onzekerheden door inzicht in: • klachtenregistraties bij zorgaanbieders • de resultaten van cliëntervaringsonderzoek door een externe partij. Naast het sturen op het ontvangen van productieverantwoording mét controleverklaringen van zorgaanbieders, zullen deze acties bijdragen aan het verlagen c.q. zo laag mogelijk krijgen van de onzekerheden. 4. Voorziening groot onderhoud (pag.8) Voor de jaarrekening controle verwacht BDO dat backtesting wordt toegepast om te borgen dat de onderliggende veronderstellingen van de voorziening passend zijn. Backtesting is een methode om de kijken of de veronderstellingen passend zijn op basis van data uit het verleden. Dit is ook van belang omdat voorgaand jaar de uitgangspunten gevormd zijn. Reactie: Voor de jaarrekening controle zal er backtesting worden toegepast. 5. Methode ontwikkeld voor bepalen restwaarde bij circulaire bouw (pag. 8) Circulair bouwen speelt bij nieuwe investeringen aangaande bedrijfsgebouwen in de gemeente Steenwijkerland. BDO geeft de toepassing van dit model, waarmee de restwaarde van een actief bepaald kan worden bij circulaire bouw, als aandachtspunt mee. Hierbij is het ook goed om aandacht te hebben voor een eventuele update van het afschrijvingsbeleid in de financiële verordening.

Reactie: We zijn op de hoogte van deze ontwikkeling. We gaan onderzoeken of we dit wel of niet in ons beleid op gaan nemen. We zijn ons bewust van de gevolgen voor het afschrijvingsbeleid en het aanpassen van de verordening, wanneer we wel op dergelijke wijze gaan werken. 6. Waarde door AI en beheersing van bijbehorende risico’s (pag. 12) De accountant adviseert de gemeente Steenwijkerland om zorgvuldig en verantwoord om te gaan met de implementatie en het gebruik van AI-toepassingen, om zoveel mogelijk waarde te halen uit AI- oplossingen en tegelijkertijd de bijbehorende risico’s te beperken. Reactie: De gemeente Steenwijkerland onderschrijft het belang van een zorgvuldige en verantwoorde inzet van AI-toepassingen. De gemeente Steenwijkerland streeft ernaar om de kansen die AI biedt optimaal te benutten, terwijl we tegelijkertijd alert blijven op mogelijke risico’s op het gebied van privacy, veiligheid, transparantie en ethiek. 7. Detailbevindingen IT General Controls (pag. 18) - De accountant adviseert om minimaal jaarlijks te beoordelen of de directe mutaties door eindgebruikers op de database Key2Financiën verklaarbaar zijn om eventuele ongeautoriseerde handelingen tijdig te detecteren.

- De accountant adviseert het gebruik van verhoogde rechten binnen ZorgNed alleen beschikbaar te stellen voor gebruikers die deze rechten uit hoofde van hun functie nodig hebben en daarbij geen onderdeel zijn van de lijnorganisatie. In het verlengde adviseert de accountant de toekenning van hoge bevoegdheden onderdeel te maken van de autorisatiematrix en periodiek te laten controleren op juistheid/ wenselijkheid. Reactie: - Na een succesvolle marktoriëntatie in 2025 wordt in 2026 gestart met de implementatie van een nieuwe applicatie ter vervanging van K2F, waarbij de huidige opmerking wordt meegenomen. - De geconstateerde verhoogde rechten in ZorgNed zijn inmiddels hersteld. Bij de periodieke controles zal dit punt nauwlettend worden gemonitord.