12.0 informatienota 2026 - 6 - Afwikkeling motie Behoud bibliotheek

College van burgemeester en wethouders - 17 februari 2026 - 2026_B&W_00150 1/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 17 februari 2026 Beleid en Uitvoering - Team Economie en Recreatie 13 2026_B&W_00150 Informatienota afwikkeling motie Behoud bibliotheek - informeren Samenstelling: Aanwezig: Erik de Groot, burgemeester en voorzitter; Melvin Smit, wethouder; Trijn Jongman, wethouder; Marcel Scheringa, wethouder; Miriam Slomp-Dekkers, wethouder; Dennis Eikenaar, waarnemend gemeentesecretaris; Jelmer Trox, directiesecretaris Samenvatting Tijdens de vergadering van de gemeenteraad op 11 november 2025 heeft u de motie "Behoud bibliotheek" (2025-RAAD-00042) aangenomen, waarbij u het college verzoekt: 1. Zich in te spannen voor het behoud van de bibliotheekvoorziening in onze gemeente. 2. Met spoed te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de bibliotheek in Steenwijk op korte termijn, tijdelijk te verhuizen naar een geschikte alternatieve locatie; of als alternatief betere (financiële) voorwaarden te creëren op de huidige locatie. 3. Om te zorgen voor een financiële oplossing voor deze (tijdelijke) verhuizing en de raad hier tijdig over te informeren. 4. De raad hierover te informeren vóór de PPN 2026. In deze informatienota informeren we u over de stappen die zijn gezet in de (tijdelijke) verhuizing van de bibliotheek naar een alternatieve locatie.

Informatienota Inleiding Met de Informatienota Huisvesting Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel (2025_BW_00769) hebben we u geïnformeerd over de huisvesting van de bibliotheek aan de Meppelerweg. Mede op basis daarvan heeft u op 11 november 2025 de motie "Behoud bibliotheek" (2025-RAAD-00042) aangenomen. Hierin heeft u ons opgeroepen ons in te spannen voor het behoud van de bibliotheekvoorziening. Ook als college onderkennen we het belang van de bibliotheek als maatschappelijke kernvoorziening voor onze inwoners. Het is een plek voor onderlinge ontmoeting, van kennis delen en een mogelijkheid om in aanraking te komen met kunst en cultuur. De bibliotheek stimuleert lezen, verzorgt diverse cursussen en helpt inwoners met het verkrijgen of verbeteren van digitale vaardigheden. Deze voorziening willen we onze inwoners kunnen blijven aanbieden. De College van burgemeester en wethouders - 17 februari 2026 - 2026_B&W_00150 2/3 omstandigheden op de locatie aan de Meppelerweg droegen daar niet aan bij en vroegen om een oplossing. Pogingen om er minnelijk uit te komen, zijn niet gelukt. In deze informatienota nemen we u mee in de stappen die zijn gezet. Periode november – december 2025 We hebben verschillende scenario’s geanalyseerd. Gezien de omstandigheden op de locatie aan de Meppelerweg bleek verhuizing van de bibliotheek naar het voormalig Avanty-pand op korte termijn gewenst.

Met het inzichtelijk maken van alle kosten voor het betrekken van de tijdelijke huisvesting in december 2025, bleek de bibliotheek al in september 2025 een huurovereenkomst getekend te hebben met de verhuurder van het voormalig Avanty-pand, met ingangsdatum 1 mei 2027 en een looptijd van 5 jaar. Dat de bibliotheek ons hier in strijd met de subsidieverordening niet vooraf van op de hoogte heeft gebracht, had tot gevolg dat we u in november 2025 een informatienota hebben gestuurd die achteraf blijkt te zijn gebaseerd op verkeerde en onvolledige informatie. We hebben de bibliotheek hierop gewezen en in een persoonlijk gesprek op haar handelwijze en de gevolgen daarvan aangesproken. Als reden voor het ondertekenen van het contract heeft de bibliotheek aangegeven dit gedaan te hebben om de continuïteit te waarborgen voor de periode na afloop van de huur van het pand aan de Meppelerweg. De bibliotheek voelde hiervoor de noodzaak omdat de planning van het betrekken van de Marktpanden nog niet definitief is. Periode januari – februari 2026 Nadat bleek dat de bibliotheek zonder ons medeweten een contract had afgesloten, hebben we gekeken hoe we de gevolgen hiervan konden dempen. Het ontbinden van een contract waarbij de gemeente zelf geen partij is, bleek juridisch niet mogelijk.

Om die reden hebben we ons, met het oog op het voornemen rond de ontwikkelingen van de Marktpanden, ingespannen om de looptijd van het contract eerder te laten beëindigen dan mei 2032. Daarin zijn we geslaagd. Het contract tussen de bibliotheek en de verhuurder is inmiddels gewijzigd en kent nu een looptijd tot 31 december 2030. Voor de periode 1 februari 2026 (startdatum van het contract) tot 1 oktober 2026 is een huurkorting bedongen omdat het pand nog niet volledig gebruikt kan worden. Het college heeft aangegeven de bibliotheek te ondersteunen bij een mogelijke resterende huursom. Hieraan wordt de voorwaarde gesteld dat de bibliotheek al het nodige doet voor (eerdere) ontbinding van de huurovereenkomst, zolang dit financieel gunstiger uitpakt. Verantwoording daarover volgt in de P&C cyclus. Hoe nu verder Zoals aangegeven, is het ongenoegen over de niet tijdige, onvolledige en onjuiste informatie geuit in een gesprek (op 19 december 2025) met de voorzitter van de Raad van Toezicht (RvT) en de directeur-bestuurder van de Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel. Dit is vervolgens bevestigd in een brief. Het is voor ons als subsidieverstrekker essentieel om te kunnen vertrouwen op volledige en tijdige informatie, zodat we onze verantwoordelijkheid richting de gemeenteraad en de gemeenschap goed kunnen invullen.

De informatievoorziening moet beter en tijdig, zoals ook is vastgelegd in de subsidievoorwaarden. Ons doel is de samenwerking voort te zetten op een manier die transparant, duurzaam en in het belang van alle betrokkenen is. De volgende acties zijn in gang gezet: • Naast de algemene verwijzing naar de toepasselijkheid van de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening Steenwijkerland, hebben we in de beschikking voor 2026 voor de duidelijkheid enkele subsidievoorschriften expliciet benoemd. • De bibliotheken Kop van Overijssel, Staphorst en Zwartewaterland zijn sinds mei 2022 bestuurlijk gefuseerd en bestaan uit drie zelfstandige bibliotheekstichtingen (elk met eigen KVK en jaarrekening), die samenwerken in één gedeelde werkorganisatie, aangestuurd door één directeur-bestuurder en één Raad van Toezicht. De werkorganisatie is ondergebracht bij Kop van Overijssel. De gemeenten hebben recent een overlegstructuur op drie niveaus met elkaar in het leven geroepen: bestuurlijk, ambtelijk en financieel. Daarnaast gaan we gezamenlijk een keer per jaar met de RvT in gesprek over o.a. de financiële situatie. College van burgemeester en wethouders - 17 februari 2026 - 2026_B&W_00150 3/3 • We trekken in het kader van de zorgplicht met deze twee gemeenten op bij het opstellen van het meerjarenplan van bibliotheek en gemeente, dat naar verwachting per 2027 in zal gaan.

Over deze zorgplicht en het meerjarenplan volgt in april een werkvergadering. • We gaan de komende periode frequenter met de bibliotheek in overleg om de bedrijfsvoering te volgen. Kernboodschap De bibliotheek is een maatschappelijke kernvoorziening die van belang is voor de samenleving in Steenwijkerland. De bibliotheek moet haar taak naar behoren uit kunnen voeren. De locatie aan de Meppelerweg draagt daar niet aan bij. Met de tijdelijke verhuizing naar de Avanty-locatie is de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd, in lijn met de opdracht van de aangenomen motie "Behoud bibliotheek" (2025-RAAD-00042). In dat proces is de gemeente geconfronteerd met het voldongen feit dat de bibliotheek al een contract had afgesloten. We hebben ons vervolgens ingespannen om de financiële gevolgen voor de gemeente zoveel mogelijk te dempen. Met de bibliotheek zijn heldere afspraken gemaakt over het belang van een transparante, juiste en tijdige informatievoorziening, passend bij de geldende subsidievoorwaarden. We hebben hiervoor diverse acties uitgezet. Consequenties voor de gemeente Verantwoording over de mogelijke financiële consequenties volgt bij de Perspectiefnota 2026-2030. Communicatie Reguliere openbaarmaking. Vervolg We zijn intensief in contact met de directie en RvT over de onderlinge relatie, informatie-uitwisseling en verantwoordelijkheden over en weer.

Ook zijn we in gesprek met de gemeenten Zwartewaterland en Staphorst. De in deze informatienota genoemde acties worden voortgezet. Besluit In te stemmen met de informatienota afwikkeling van de motie Behoud bibliotheek.