1.0 Accountant BDO - Boardletter 2023 Gemeente Steenwijkerland

Gemeente Steenwijkerland BOARDLETTER 2023 Aan: de gemeenteraad van gemeente Steenwijkerland Postbus 162 8330 AD STEENWIJK Groningen, 19 januari 2024 Kenmerk: RB/JW/AMT/1049245/001 Geacht leden van de gemeenteraad van de gemeente Steenwijkerland, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Steenwijkerland brengen wij u met deze boardletter letter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle. Dit betreft een samenvatting van de management letter. De management letter is besproken met de directie en de wethouder financiën. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en onze nulmeting. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter naar aanleiding van onze interim -controle 2023 van dienst te zijn geweest. Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend BDO Audit & Assurance B.V.

namens deze, drs. R.H. (Rob) Bouman RA Partner en extern accountant gemeente Steenwijkerland Aanbiedingsbrief Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhouds- opgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA VOLGENDE PAGINA INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING Inhoudsopgave 1. DASHBOARD INTERIM-CONTROLE 2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN 3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN

4 1.1 Dashboard interim-controle 1. Dashboard interim-controle 1.1 Dashboard interim-controle 5 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN UW INTERNE BEHEERSING IT-BEHEER: VOLDOET AAN DE EISEN ONTWIKKELINGEN RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING EN VIC ONZE BEVINDINGEN (zie tevens tekstblok rechtsonder) OVERZICHT VAN ONZE BEVINDINGEN  Op basis van onze observaties concluderen wij dat de interne beheersing en controleomgeving van goed niveau zijn. Met name voor het subsidieproces en het sociaal domein kunnen wij nog niet systeemgericht controleren. Voor de overige processen is dat wel het geval.  Het aantal resterende bevindingen is beperkt en er is nog steeds een serieuze ambitie om verder te verbeteren.  Specifiek voor het subsidieproces constateren wij dat onze bevinding al enige tijd openstaat maar dat er in 2023 een plan van aanpak is opgesteld.  Tijdens onze interim-controle hebben wij wederom verbeteringen in de inrichting en uitvoering van de IT General Controls (ITGC’s) geconstateerd.  De ITGC’s voor Key2Financien, ZorgNed alsmede SSD voldoen in opzet vrijwel geheel aan de gestelde eisen.  De inrichting van de ITGC’s geeft ruimte voor een meer systeemgerichte controleaanpak.

 Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij in samenspraak met de VIC gekozen voor het controleren van de inkoopfacturen door een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controles, waarbij tevens data-analyse zal worden toegepast.  Wij zullen in de controleverklaring 2023 weer rapporteren over onze werkzaamheden rondom fraude en continuïteit. Wij gaan hierover in overleg met de gemeente over de aanwezige beheersmaatregelen rondom frauderisico’s.  De gemeente heeft op basis van het nieuwe collegeakkoord er voor gekozen om de programma- indeling van de planning en control documenten aan te passen. Hierbij wordt gewerkt aan het leggen van een koppeling met de Global Goals (Sustainable Development Goals).  De gemeente heeft de ambitie om zich te verbeteren in het programmatisch en projectmatig werken. Wij hebben hiervoor een aantal (algemene) adviezen gegeven en denken graag mee bij de verdere professionalisering.  De samenwerking met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is goed. Er is sprake van een proactieve houding en tijdige afstemming. Wij zijn positief over de wijze waarop u de VIC bij uw gemeente heeft ingeregeld.  Er is sprake van een goede basis voor het zelfstandig tot een onderbouwd oordeel komen in de rechtmatigheidsverantwoording.  In de jaarrekening 2022 is succesvol een pilot uitgevoerd t.a.v. de rechtmatigheid van het Sociaal Domein.

A Detailbevindingen processen A3 Subsidieverstrekkingen – Onvoldoende functiescheiding en ontbreken controlespoor A4 Gemeentelijke belastingen - Aandachtspunten met betrekking tot de conversie van de belastingapplicatie A7 Omgevingsvergunningen – Generieke ondertekening beschikking B Detailbevindingen IT-beheer B1 IT – Database; Key2Financien - Een groot aantal gebruikers hebben toegang tot de database B2 IT – Continuïteit – Voor applicatie ZorgNed ontbreekt een verklaring inzake de effectieve werking van de interne processen C Afgewikkelde detailbevindingen A1 Inkopen & Aanbestedingen – Naleving prestatielevering is nog onvoldoende geborgd A2 Participatiewet – Er is in het proces onvoldoende sprake van een interne controle op de rechtmatige verstrekking A5 Grondexploitaties – Aandacht voor documentatie schattingen A6 Omgevingsvergunningen – Controle op tarieven en verkrijgen juiste aansluitingen

6 2.1 Ontwikkelingen 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2. Ontwikkelingen & Aandachtspunten 2.1 Ontwikkelingen Global Goals (Sustainable Development Goals) als onderdeel van de planning en control documenten Aandacht voor programmagericht werken en projectmanagement 7 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN Global Goals (Sustainable Development Goals) als onderdeel van de planning en control documenten Vanaf het begrotingsjaar 2023 heeft de gemeente, op basis van het nieuwe coalitieakkoord, gekozen om de programma-indeling in de planning en control documenten aan te passen. Bij de verdere ontwikkeling van deze bestuursprogramma’s wordt gewerkt aan het leggen van een koppeling met de 17 werelddoelen voor duurzame ontwikkeling (de Global Goals). In de beg roting 2024 zijn de belangrijkste Global Goals per programma weergegeven. Verdere doorontwikkeling wordt in 2024 opgepakt. Wij herkennen in deze nadere uitwerking een bredere behoefte die bij gebruikers van financiële informatie aanwezig is. Dit he eft er onder andere toe geleid dat op basis van Europese richtlijnen vanaf het boekjaar 2025 grote ondernemingen verplicht dienen te rappo rteren over de impact van hun onderneming op mens en milieu. Graag denken wij met u met mee in hoeverre onze ervaringen met deze ondernemingen u kunnen helpen bij onder andere het verantwoorden van de SDG’s.

Wij verwijzen hiervoor tevens naar onze rapportage ‘Duurzaamheid en verslaggeving gemeenten’. Aandacht voor programmagericht werken en projectmanagement Vanuit de behoefte van de gemeente om het programmatisch - en programmagericht werken te professionaliseren en vanuit onze ‘natuurlijke adviesfunctie’ hebben we hieronder een aantal algemene aandachtspunten opgenomen die in onze optiek geregeld zou den moeten worden om een bijdrage te leveren aan het verbeteren van het programmatisch - en projectmatig werken:  Inrichten van een projectadministratie waar monitoring van de projecten op eenvoudige wijze kan plaatsvinden.  Een werkwijze opstellen voor het opstellen van begrotingsramingen/voorcalculaties, maar ook nacalculaties. Dus bij afronding van projecten analyseren en evalueren en hier leerpunten uit halen voor volgende projecten.  Nagaan hoe de projecten aangestuurd moeten worden. Vanuit een aparte projectorganisatie of vanuit diverse geledingen van de gemeente. Het is in elk geval belangrijk om inzichtelijk te maken hoeveel uren ambtelijke inzet verwacht worden voor de proje cten en wanneer deze ingezet kunnen worden. Is de inzet beschikbaar bij de gemeente en wat is de impact hiervan op de organisatie?  Uitwerken hoe informatievoorziening omtrent de voortgang voor projecten vorm wordt gegeven, op zowel ambtelijk, bestuurlijk a ls het niveau van de raad.

Hoe vaak, met welke diepgang, wel of niet onderdeel van de reguliere planning en control -cyclus etc.  Nagaan hoe invulling wordt gegeven aan projectcontrol. Wellicht dat bij de grotere projecten een projectcontroller aangesteld kan worden.  Bewaken van eventuele subsidiestromen en het tijdig voldoen aan de eisen van subsidieverstrekkers.  Het uitwerken van een zogenaamd ‘accounting manual’: hoe worden projecten geadministreerd, hoe wordt omgegaan met al dan niet activeren van ambtelijke uren, welke projecten worden geactiveerd en welke onderdelen ten laste van de exploitatie komen? Wij gaan graag met de gemeente in overleg om de komende periode te beoordelen op welke wijze BDO mogelijk een bijdrage kan le veren aan het professionaliseren van het programmatisch- en programmagericht werken en het meedenken aan een programma van aanpak. 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording Geen apart oordeel rechtmatigheid in controleverklaring Het college heeft voorgesteld de verantwoordingsgrens vast te stellen op 1% van de lasten inclusief mutatie reserves Diverse wet- en regelgeving is nog in consultatie 8 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN Invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023 Vanaf dit boekjaar geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording af voor wat betreft de financiële rechtmatigheid (begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik).

Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is dat deze zorgt voor meer bewustwording bij het college inzake haar verantwoordelijkheid voor een goed financieel beheer. De kaders en uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording liggen enerzijds vast in wet- en regelgeving en worden anderzijds bepaald door de raad. Deze opzet stimuleert het dualisme waarin de raad een kaderstellende en controlerende rol inneemt. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening waarbij de accountant een getrouwheidsoordeel af geeft bij de jaarrekening en daarmee impliciet ook bij de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant vanaf boekjaar 2023 in haar controleverklaring geen apart oordeel meer afgeeft over de rechtmatigheid. De SiSa-bijlage wordt onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, maar ook van de accountant zal worden verwacht dat deze ook rapporteert over de rechtmatigheid van de SiSa-verantwoording. Dit dient in ieder geval in het accountantsverslag en mogelijk ook nog in de controleverklaring bij de jaarrekening als geheel te worden opgenomen. De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is een proces met interactie tussen verschillende gremia dat start bij het bepalen van de verantwoordingsgrens door de raad.

Deze verantwoordingsgrens ligt tussen de 0% en 3% en het college heeft voorgesteld om deze op 1% van de lasten inclusief mutatie reserves vast te stellen. Dit is gelijk aan de wettelijke materialiteit die in het kader van de jaarrekeningcontrole over 2023 door ons wordt gehanteerd. Wijzigingen wet- en regelgeving Bij het schrijven van deze boardletter zijn diverse documenten gepubliceerd, ter consultatie aangeboden of onderhanden:  Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de aanpassing van het BBV zijn ter consultatie gepubliceerd.  De NBA-Handreiking 1152 rechtmatigheidstoelichting decentrale overheden is ter consultatie gepubliceerd.  De kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is op 29 september 2023 gepubliceerd.  De notitie van de commissie BADO inzake de rechtmatigheidsverantwoording is momenteel onderhanden. Vanaf boekjaar 2023 geldt de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid. O.a. ten aanzien van de foutenevaluatie zijn belangrijke wijzigingen doorgevoerd. In het rechtmatigheidsoordeel worden alle afwijkingen boven de verantwoordingsgrens gerapporteerd. In de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid vallen ‘afwijkingen’ uiteen in fouten en onduidelijkheden. Onduidelijkheden doen zich voor in situatie met complexe wet- en regelgeving, waarin de normstelling niet eenduidig uitlegbaar is.

De Kadernota Rechtmatigheid bevat geen mogelijkheid om afwijkingen als onzekerheid op te nemen. Daarnaast wordt in de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid nadere duiding gegeven aan het onderscheid tussen getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten en (mogelijk) herstel van (door de VIC) geconstateerde fouten. Op de volgende pagina hebben wij de status van de belangrijkste stappen met betrekking de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. SIGNIFICANTE PROCESSEN 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording TE ZETTEN STAPPEN AFSPRAKEN COLLEGE GEMAAKT? De verantwoordingsgrens voor 2023 is bepaald  De verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld door de raad  Het normenkader 2023 is gereed, datum vaststelling door de raad is gepland  De financiële verordening is herzien  De financiële verordening bevat op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden  Het interne controleplan van de gemeente bevat: 1. Scoping van de processen en balansposten  2. Risicoanalyses per proces en post  3. Controleaanpak  9 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN Status invoering rechtmatigheids- verantwoording  ja  onderhanden  n.v.t.

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording Belangrijke coördinerende rol ligt bij de VIC De tijdigheid van de interne controles zijn van groot belang Hoogte verantwoordings- grens en mogelijke gevolgen accountantscontrole Rol VIC in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording Er is een belangrijke coördinerende rol voor de VIC weggelegd ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordelijkheden voor de rechtmatigheidsverantwoording liggen echter veel breder en alle organisatieonderdelen en het voltallige college zijn hiervoor verantwoordelijk. Het is belangrijk dat de toetsing op de werking van systemen of het eventueel uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden ook bij de eerste lijn of in de tweede lijn worden belegd. De VIC kan dan meer acteren als derde lijn waarbij het hun taak is om de betrouwbaarheid van informatievoorziening van de eerste en tweede lijn te beoordelen. Er vindt dan een verschuiving plaats van ‘de VIC als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording’ naar ‘de VIC als bevestiging van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van de verschillende teams’. Wij hebben vastgesteld dat bij de gemeente Steenwijkerland er reeds interne controles door de eerste en tweede lijn worden uitgevoerd en dat de aansturing en coördinatie nog voornamelijk bij de VIC is belegd.

Wij constateren hierbij dat de VIC functie bij de gemeente Steenwijkerland naar behoren is ingericht. Samenwerking VIC De accountant steunt zoveel mogelijk op de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden van de gemeente Steenwijkerland. Hierover zijn wij reeds met de VIC in overleg getreden, zodat de juiste werkzaamheden worden gedaan om een effectieve en efficiënte controle te bevorderen. De tijdigheid van de werkzaamheden van de interne controle en VIC zijn hierbij enorm van belang doordat eventuele rechtmatigheidsfouten bij het tijdig signaleren en opvolgen nog kunnen worden hersteld. In het kader van een goede samenwerking hebben wij o.a. (in het verleden) diverse werkprogramma's gedeeld en nemen wij kennis van de risicoschatting, het controleplan en de uitkomsten van de werkzaamheden/rapportages. Status rechtmatigheidsverantwoording en hoogte verantwoordingsgrens en mogelijke gevolgen accountantscontrole Binnen de organisatie is voldoende bewustzijn over de impact van de rechtmatigheidsverantwoording op de inrichting van interne beheersingsmaatregelen in de processen. De organisatie heeft de nodige voorbereidende acties uitgevoerd en BDO is hier ook actief bij betrokken. De gemeente kiest voor een verantwoordingsgrens van 1% welke nog officieel door de raad dient te worden bekrachtigd.

Met de keuze van een verantwoordingsgrens van 1% kiest de gemeente voor een verantwoordingsgrens die relatief aan de onderkant van de voorgeschreven benchmark (0 tot 3%) zit. Hoewel wij dit bij het ambitieniveau, en de mate van inrichting van de interne beheersing en de VIC, van de gemeente vinden passen kan dit echter wel mogelijke gevolgen hebben voor de aard en diepgang van de door de accountant uit te voeren controlewerkzaamheden. Indien de door het college verantwoorde rechtmatigheidsfouten de verantwoordingsgrens naderen dient de accountant met meer diepgang vast te stellen dat de rechtmatigheidsverantwoording juist/getrouw is opgesteld. Op basis van ervaringen uit voorgaande jaren is het de verwachting dat er naar alle waarschijnlijkheid sprake zal zijn van enkele rechtmatigheidsfouten. Afhankelijk van de hoogte van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten zal er daarom mogelijk sprake zijn van een verhoogd danwel significant risico op het onjuist verantwoorden van de rechtmatigheidsverantwoording. Bovenstaande problematiek is met de gemeente besproken waarbij de mogelijk aanvullende werkzaamheden door de gemeente zullen worden geaccepteerd. 10 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN 11 3.1 Inrichting van onze controle 3.

Bevindingen significante processen 3.1 Onze controle (1/2) Onderkende risico’s:  Management override  Rechtmatigheids- verantwoording  Waardering grex Wij beoordelen uw processen Inleiding Zoals afgelopen jaren aangegeven, nemen de eisen die worden gesteld aan de accountantscontrole toe. Wij vinden het daarom van groot belang dat wij inzicht geven in de normen en verwachtingen ten aanzien van onze controle en de vertaling hiervan specifiek vo or de gemeente Steenwijkerland. In deze boardletter hebben wij daarom in lijn met voorgaande jaren in detail uitgelegd op welke wij ze wij de controle hebben ingericht en welke afwegingen wij daarbij maken. Wij doen dat door in deze paragraaf onze risico -inschatting, belangrijkste processen, controleaanpak en afwegingen te beschrijven. Onze inschatting van de risico’s en belangrijkste processen In het kader van de controle van de jaarrekening 2023 en onze aanpak hebben wij een zogenaamde initiële risico -inschatting gemaakt. Wij zien de volgende potentiële risico’s in de controle van de jaarrekening van de gemeente Steenwijkerland:  In onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers) als belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden.

Wij zijn van mening dat binnen de gemeente de mogelijkheden, om buiten de getroffen interne beheersmaatregelen invloed uit te uitoefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten, uitermate beperkt zijn. Om het resterende risico te beperken beoordelen wij schattingsprocessen en bijzondere journaalposten in detail.  Een onjuist oordeel in de rechtmatigheidsverantwoording.  Onjuiste waardering bouwgronden in exploitatie (materiële post met verschillende schattingselementen met verhoogde aandacht v oor het complex Kornputkwartier). In onze aanpak is de insteek, daar waar mogelijk te steunen op de interne beheersing in de significante processen van de gemeente Steenwijkerland. Dit noemen wij een zogenaamde systeemgerichte aanpak, waarbij wij kunnen steunen op toereikende maatregelen in uw processen en systemen. Daarbij maken wij, indien mogelijk, gebruik van uw eigen verbijzonderde interne cont role (VIC). In het kader van onze controle hebben wij de volgende processen beoordeeld:  Het planning & control-proces  Het inkoopproces (incl. aanbestedingen)  Het personeelsproces  Het proces beheersing gemeentefonds  Het proces treasury  Het proces inkomensoverdrachten  Het proces overige opbrengsten Natuurlijk zijn er meerdere processen te onderkennen, ook met financiële gevolgen.

Deze zijn in het kader van de jaarrekening controle en onze risicoanalyse niet-significant en daarmee niet nader onderzocht voor onze werkzaamheden. DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN 12  Het proces gemeentelijke belastingen  Het proces subsidieverstrekkingen  Het sociaal domein  Het proces uitkeringen in geld  Het proces grondexploitatie  Het proces omgevingsvergunningen  Het proces omtrent IT/automatisering  Het proces omtrent verbonden partijen 3.1 Onze controle (2/2) Eisen aan Interne beheersing Gemeente Steenwijkerland is actief bezig met verbetering Samenwerking met verbijzonderde interne controle verloopt goed De beheersorganisatie is in opzet goed Effectiviteit van de processen Zoals in voorgaande management- en boardletters uitgebreid beschreven, kunnen wij bij de controleaanpak voor de gemeente Steenwijkerland, overigens net als bij veel andere overheidsorganisaties, nog niet in zijn geheel steunen op de interne behee rsing. Wij constateren echter dat de gemeente Steenwijkerland ook de afgelopen periode weer verdere stappen heeft gezet en actief st uurt op het oplossen van onze aanbevelingen voor uw processen en systemen. Dit vinden wij een goede zaak. Verbijzonderde Interne Controle De samenwerking tussen ons als accountant en de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) verloopt goed.

Wij zien dat uw VIC, alv orens over te gaan tot het uitvoeren van de testaantallen, zich ook richt op het vastleggen en actualiseren van de procesbeschrijvingen en het uitvoeren en documenteren van de omvattende lijncontroles per proces. Daarnaast stelt de VIC per proces een risicoanalyse op waarin tevens aandacht is voor frauderisico’s en zal de VIC een belangrijke rol spelen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsve rantwoording (zie hoofdstuk 2.1). Conclusie Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van gemeente Steenwijkerland (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) in opzet goed scoort, rekening houdend me t de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC. Voor huidig boekjaar zijn in onze controleaanpak aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden echter noodzakelijk. De details v an onze bevindingen en aanbevelingen zijn opgenomen in de management letter zoals deze met de directie en de verantwoordelijke wethouder zijn besproken. 13 DASHBOARD ONTWIKKELINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN 14 bdo.nl