Verslag beeldvormende avond evenementenbeleid 18 september 2023.pdf

*RD2300222* RD2300222 Besluitenlijst van de beeldvormende vergadering over het evenementenbeleid in Steenbergen van 18 september 2023 Op: Aanvang:

27 september 2023 19.30 uur

Aanwezig:

De heer:

C.W. van Agtmaal

voorzitter

De dames:

L.C.M. Baselier M.C.H.M. Feskens H. Stolk

burgerlid lid lid

De heren:

D. van Agtmaal E.G.J. Hobo G.G. de Neve M. Rijshouwer J.J.M. Stoeldraijer E.A.H. van Thillo J.H.F. Weerdenburg J.W. Huijbregts G.M.J. Tunders T. van der Wegen

lid burgerlid lid lid lid lid lid burgerlid burgerlid burgerlid

De heren:

T.C.J. Huisman A.J.D. Kouwen

lid lid

Afwezig:

01. Opening De voorzitter opent de beeldvormende avond en legt uit waarom de gemeenteraad die organiseert. Hij legt ook de verschillende rollen uit. De raadsleden zullen rondlopen en verhelderende vragen stellen, ambtenaren zitten de verschillende thematafels voor. Hij vertelt hoe dat werkt, gaat kort in op het programma van de avond en geeft vervolgens het woord aan de heer Kop, die de avond met een presentatie inleidt. 02. Ambtelijke toelichting De heer Kop, omgevingssregisseur bij de gemeente, licht het evenementenbeleid in de gemeente Steenbergen toe. Eerst legt hij uit welke partners betrokken zijn bij het evenementenbeleid, zoals de politie en de GHOR. De politie kan vanavond helaas niet aanwezig zijn, maar dhr. Kop geeft aan dat vragen genoteerd en doorgegeven zullen worden. Daarna gaat hij in op hoe het evenementenbeleid werkt en het verschil tussen de APV en beleidsregels. Vervolgens geeft hij een overzicht van hoe het evenementenbeleid de afgelopen jaren is uitgevoerd. Hij zegt dat het nu goed gaat met het evenementenbeleid en de vergunningverlening en ook het tijdig indienen van de aanvragen om vergunning door de organisatoren gaat beter. Zeker vergeleken met enkele jaren terug. Over het afgelopen jaar is ca 1/3 van de aanvragen te laat ingediend en 1/3 is niet volledig. Dit zet de afhandeling van een aanvraag direct onder druk.

Mede door de evenemententafel die wekelijks plaatsvindt kan soms tijd worden ingehaald waardoor een aanvraag snel kan worden behandeld. afgelopen jaar zijn 80% van de aanvragen ten minste twee

RD2300222

weken voor het evenement verleend. De gemeente wil eigenlijk dat dat vier weken voor een evenement al geregeld is. Belangrijk is dan wel dat de aanvragen, tijdig en volledig worden ingediend. Hiervoor is de samenwerking tussen alle partijen onmiskenbaar. Tot slot gaat de heer Kop in op de verschillende thematafels en legt hij uit hoe het roulatiesysteem werkt. 03. Gesprekstafels Na de ambtelijke toelichting delen de aanwezigen zich op over vier gesprekstafels. Deze rouleren iedere vijfentwintig minuten. De notulen van deze tafels vindt u in de bijlagen bij dit verslag:  Bijlage 1: Tafel evenementen & veiligheid  Bijlage 2: Tafel locaties & aantal evenementen  Bijlage 3: Tafel beleid & regelgeving  Bijlage 4: Tafel vergunningen 04. Plenaire terugkoppeling Iedereen verzamelt zich voor een plenaire terugkoppeling geleid door de heer Kop. Hij vraagt de ambtenaren van de verschillende tafels om een samenvatting te geven met daarin de belangrijkste punten die besproken zijn. Aan de tafel ‘evenementen & veiligheid’ is er overeenstemming over dat veiligheid bij evenementen erg belangrijk is. Er wordt wel opgemerkt dat de regelgeving zich opstapelt. Daarnaast zeggen organisatoren dat de aanwezigheid van politie en boa’s soms gemist wordt. Er is nagedacht over goede oplossingen, bijvoorbeeld samen beveiliging regelen en subsidie voor beveiliging.

Verder wordt gevraagd om maatwerk bij de risicoanalyse voor evenementen; niet ieder evenement heeft evenveel beveiligers nodig. Aan de tafel ‘locaties & aantallen evenementen’ wordt wat betreft de aantallen gevraagd om meer zelfregulatie in plaats van dat er vaste aantallen evenementen per jaar zijn voor sommige evenementen, schuurfeesten bijvoorbeeld. Ook wordt het belang van de evenementenkalender benoemd. Als evenementen samenvallen, dan zijn spreiding en een goede communicatie van belang. De gemeente moet de kalender up-to-date houden, organisatoren moeten hun evenementen tijdig aanleveren. Aan de tafel ‘vergunningen’ is veel besproken. Het verschil tussen een meerjarenvergunning en een herhaalde vergunning wordt benadrukt. Voor dat laatste is de evenementenapp handig, maar de bekendheid daarvan moet verbeterd worden. Ook wordt aan de tafel het calamiteitenplan besproken, een checklist hiervoor zou handig zijn. Verder geven organisatoren aan dat zij het zouden waarderen als de gemeente meer belangstelling toont voor de evenementen en ook op bezoek komt tijdens evenementen om zo een betere communicatie te bewerkstelligen. Ten slotte is er aan de tafel ‘beleid & regelgeving’ onder andere gesproken over de evenementenkalender.

Aanwezigen zouden graag alle evenementen erop willen hebben, al wordt daarbij een verschil gemaakt tussen meldings- en vergunningsplichtige evenementen. Hierbij wordt ook een goede samenwerking met de VVV gesuggereerd. Verder zijn natuur en stikstof een belangrijk gespreksonderwerp aan deze tafel. Aan de gemeente wordt gevraagd hier iets over op de website te plaatsen: waar zijn natura2000-gebieden? Wat zijn de normen? Over het verbod op wegwerpplastic vanaf 1 januari leven zorgen. Hoe ziet de handhaving tijdens oud en nieuw eruit? Wat zijn de kosten? Er wordt gevraagd om een betere informatieverstrekking. Wel wordt gewezen op dat de KHN Steenbergen hier ook mee bezig is en dat er dus ook van elkaar geleerd kan worden. Tot slot zijn aan deze tafel de kosten van dranghekken en de wegsleepverordening besproken. 2

RD2300222

De heer Kop geeft aan dat eventuele nabranders gedeeld kunnen worden met de griffie via griffie@gemeente-steenbergen.nl. Dan gaat hij in op het vervolg. Er wordt een verslag van de avond opgesteld dat met de aanwezigen wordt gedeeld. Hij geeft aan dat er ook een terugkoppeling komt over wat er gedaan wordt met de resultaten van de avond. Zowel wat er wel kan als wat er niet kan. 05. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de beeldvormende avond omstreeks 21.45 uur.

3