De BOB van Steenbergen.pdf

De BOB van Steenbergen Inleiding Sinds 2014 neemt de gemeenteraad van Steenbergen besluiten volgens de zogenaamde systematiek van het BOB model. Na ruim 12 jaar is het tijd om de werkwijze, zoals die destijds door de raad is bepaald, tegen het licht te houden en waar dat nodig is aan te passen. In het vastgestelde overdrachtsdocument heeft de gemeenteraad enkele ankerpunten meegegeven voor een ‘update’ van de werkwijze. Wat is een vergadermodel? Een vergadermodel is een middel om tot goede en efficiënte besluitvorming te komen. In vrijwel alle Nederlandse gemeenten wordt op dit moment gewerkt volgens de systematiek van beeldvorming-oordeelvorming-besluitvorming, ofwel het BOB vergadermodel. Een vergadermodel is echter geen doel op zich, maar creëert ruimte voor politieke meningsvorming, het uitwisselen van standpunten, correcte en volgbare besluitvorming en ruimte voor inwoners om betrokken te zijn en aangehaakt te blijven bij besluitvorming die hen raakt. Iedere gemeente past dan ook ‘BOB’ op eigen wijze toe op een wijze die passend is bij de bestuurscultuur van de gemeente. Kenmerkend en de kracht van een vergadermodel is dat er sprake is van onderlinge samenhang. Er wordt dan ook niet voor niets gesproken over een vergadercyclus.

Wat er in de eerste fase van de cyclus gebeurt is van invloed op de volgende fase en wat er in de voorgaande fase is besproken kan niet meer op teruggekomen worden. Het doel van een cyclus is dus dat er sprake is van een herkenbare en repeterende patronen en dat maakt besluitvorming transparant, logisch en volgbaar. Enkele basisbeginselen a. Op weg naar een heldere structuur Door het vergadermodel op te knippen in drie duidelijke fasen maakt het duidelijk wat het doel en het eindresultaat van die avond is en hoe het proces van besluitvorming verloopt. Zo is er een duidelijk onderscheid te maken tussen de aard van de avond en wat er van de deelnemers verwacht wordt. Technische vragen aan het college horen thuis in de beeldvorming, politieke menings- en consensusvorming vindt plaats in de oordeelvorming en het nemen van een besluit (en het bijbehorend stemmen) hoort thuis in de besluitvorming. b. Op weg naar efficiënt vergaderen en effectieve besluitvorming De voorgestelde wijzigingen van het vergadermodel moeten ertoe leiden dat de beraadslagingen gefocust blijven op het onderwerp, onderwerpen binnen een redelijk tijdsbestek afgerond kunnen worden, dat herhalingen tussen de verschillende fases beperkt worden en het debat erop gericht is om draagvlak te bereiken en uiteindelijk een helder besluit te nemen.

De voorgestelde wijzigingen moeten zowel de raad als ook de voorzitter van de vergadering beter in positie brengen om een voorstel op een heldere en gestructureerde wijze van A naar B te brengen. Bovendien wordt met de wijziging van de vergaderwijze meer helderheid gegeven over wat het doel en de bedoeling is van agendapunten in de vergadercyclus en komen zowel raad als college beter in positie, kunnen inwoners en belanghebbenden de beraadslagingen beter volgen en verlicht het de vergaderdruk. c. Op weg naar duidelijke rollen 1

De Gemeentewet is de basis voor alles wat de gemeenteraad doet. De wet maakt hierin een onderscheid tussen enerzijds ‘de raad’ en ‘commissies’. In de wet heeft de raad enkele duidelijke rechten en plichten, denk hierbij aan het recht om vragen te stellen aan het college. De gemeenteraad van Steenbergen bestaat uit 19 leden. Burgerleden zijn geen leden van de raad en ook geen commissieleden. Vanuit het verleden zijn de rollen tussen raadsleden en burgerleden vervaagd en burgerleden worden steeds meer op de positie van het raadslid geplaatst. Raadsleden oefenen hun rechten uit op basis van het zogeheten kiezersmandaat en de rechten die zij via de wet hebben gekregen. Het mandaat van burgerleden komt voort uit de voordracht van de fractie en wat lokaal geregeld is. Het is dan ook zuiverder om te spreken van ‘steunfractieleden’, omdat het hun primaire taak is om de fractie te ondersteunen. In de praktijk verandert er niet veel. Deze afbakening betekent dat steunfractieleden in de beeldvorming en in de oordeelvorming een actieve rol blijven vervullen ter ondersteuning van hun fractie, maar dat het stellen van schriftelijke vragen of het gebruik van ambtelijke bijstand anders ingevuld moet worden. d.

Op weg naar een beter gebruik van raadsinstrumenten Vanuit de Gemeentewet heeft de raad diverse instrumenten om hun controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rollen te vervullen. Door in het reglement en in de spelregels meer duidelijke criteria en kaders op te nemen ondersteunt dit de raadsleden door deze instrumenten meer effectief in te zetten, met een duidelijk doel, opbouw en (politiek) nut, denk hierbij aan de politieke escalatieladder en de structuur van het BOB model. Dat leidt tot de volgende veranderingen: - De maandelijkse vergadercyclus wordt eenvoudiger. Alle vergaderingen in de BOB-cyclus vinden plaats op donderdag. Dat biedt ruimte en flexibiliteit in de rest van de week voor andere activiteiten, zoals fractieoverleggen, werkbezoeken, themabijeenkomsten, etc. - De beeldvormende vergadering wordt een vast onderdeel van het vergadermodel. In de beeldvorming komen alle reguliere onderwerpen aan bod die door het college zijn aangeboden. De beeldvormende vergadering is de eerste fase om de route te bepalen van een aangeboden voorstel. In de beeldvormende vergadering kunnen de aanwezige raadsleden en steunfractieleden technische vragen stellen aan het college en de ambtelijke organisatie. Voor de perspectiefnota en de begroting zijn aparte avonden georganiseerd.

- De voorzitters krijgen in de beeldvormende en de in de oordeelvormende vergaderingen een meer nadrukkelijke rol. De voorzitters vatten samen hoe een discussie is verlopen, wat de consensus is en stellen hierbij vast hoe de volgende fase gaat verlopen. - In de oordeelvormende vergadering worden alleen de onderwerpen besproken waarover de behoefte bestaat voor politieke standpuntuitwisseling en om te toetsen of dat er draagvlak is voor mogelijke moties en amendementen. De oordeelvormende vergadering is zodoende niet bedoeld om het college te bevragen over de technische aspecten van het voorstel. - De structuur van de discussie in zowel de oordeelvormende vergadering als in de besluitvormende vergadering worden aangepast. De twee termijnen hebben ieder een eigen doel. De eerste termijn is de discussieronde. In deze ronde geven de raadsleden hun mening over het aangeboden voorstel en kunnen zij politieke vragen stellen aan elkaar en aan het college. In de tweede termijn gaan we naar de conclusieronde. In deze ronde geven de leden hun standpunt over het voorstel, kan er gereageerd worden op de inbreng van andere fracties en kunnen in de oordeelvormende vergadering moties of amendementen aangekondigd worden en in de besluitvormende vergadering kan er gereageerd worden op de ingediende moties en amendementen. 2

-

Er worden zowel in de oordeelvormende als in de besluitvormende vergadering spreektermijnen en regels over interrupties toegepast. Met een groei van het aantal raadsfracties en in de toekomst het aantal raadszetels is het belangrijk om te werken naar meer gedisciplineerd en gestructureerd vergaderen. o Spreektijden: Tijdens een vergadering van een oordeelvormende en besluitvormende vergadering wordt gewerkt met een spreektijd per onderwerp per fractie. Dit wordt voorafgaand aan de vergadering besloten door de agendacommissie en kenbaar gemaakt aan de leden van de vergadering bij het verzenden van de agenda en de stukken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een 5 minuten debat over grote onderwerpen en een 3 minuten debat over lichte onderwerpen. Het betreft een totaal tijd voor zowel de eerste als de tweede termijn van het debat. Als een raadslid ervoor kiest om geen gebruik te maken van een eerste termijn (discussie), dan resteert respectievelijk nog 2,5 of 1,5 minuut in de tweede termijn (conclusie). Bij de vaststelling van de agenda wordt de tijdsduur van een onderwerp bepaald. De vergadering kan op dat moment – gemotiveerd - besluiten om een 3 minuten debat te wijzigen naar 5 minuten. Wat betekent dit in de praktijk? Bij de vaststelling van de agenda wordt vastgesteld dat over er over een agendapunt maximaal 5 minuten gedebatteerd wordt.

Een spreker voert in de eerste termijn 3 minuten het woord. Dat betekent dat voor deze spreker in de tweede termijn nog 2 minuten resteert om zijn conclusie en reflectie uit te spreken. De voorzitter bewaakt de tijd en wijst bij aanvang van de termijn de spreker op de maximale tijdsduur en waarschuwt tijdig op het moment dat de tijd bijna verstreken is. Interrupties: Interrupties zijn zowel in de eerste termijn (discusieronde) als in de tweede termijn (conclusieronde) toegestaan. Leden mogen elkaar en het college door middel van interruptie bevragen. Een interruptie is bedoeld om verduidelijking te vragen en is nadrukkelijk geen betoog of een herhaling van het eigen standpunt. Per termijn kan een fractie (lees: een woordvoerder van de fractie) drie keer een spreker interrumperen. Dit kunnen drie aparte interrupties zijn of vervolgopmerkingen. Het stellen van mondelinge vragen in het vragenhalfuur is een politiek instrument in de instrumentenladder van de raad. Het vragenhalfuur kan benut worden als aanloop om een motie in te dienen of een ander instrument toe te passen. Het mondeling stellen van technische, detaillistische of vragen die schriftelijk afgehandeld kunnen worden past niet in het doel van de oordeelvorming. In het reglement van orde worden hier specifieke criteria aan verbonden.

Gelet op dat het vragenhalfuur een instrument is om mening te vormen past deze niet de besluitvormende vergadering. Er is zodoende in die vergadering geen vragenhalfuur. Het vragenhalfuur is bovendien ook daadwerkelijk een halfuur. Vragen die niet gesteld kunnen worden binnen dit tijdsbestek worden schriftelijk beantwoord. o

-

3

De BOB van Steenbergen In de nieuwe opzet van het vergadermodel wordt uitgegaan van een eenvoudigere indeling van de maand. Dat biedt overzicht, structuur en ook flexibiliteit voor fracties om op de overige dagen activiteiten te plannen. De basis is als volgt: Op de laatste donderdag van de maand sluit de agenda voor de aankomende cyclus. 1e donderdag van de maand: de beeldvormende vergadering (de “technische avond”) 2e donderdag van de maand: de oordeelvorming vergadering (de “politieke avond”) 3e donderdag van de maand: voor overige werkzaamheden (zoals het presidium, audit, etc) 4e donderdag van de maand: de besluitvormende vergadering (de “besluit avond”) Door iedere fase van het vergadermodel een vaste avond te geven, maakt het ook duidelijk wat de bedoeling is van deze avond. De 1e donderdag van de maand: De Beeldvorming (de “technische avond”) Alle reguliere voorstellen die het college aanbiedt aan de raad worden allereerst aangeboden en toegelicht in de beeldvormende vergadering. Voor de perspectiefnota en de begroting zijn aparte avonden ingepland. Tijdens de beeldvormende vergadering zitten de portefeuillehouder en de ambtelijke ondersteuning aan tafel. Tijdens deze vergadering kunnen door de organisatie of door externen presentaties worden gegeven. Raadsleden en steunfractieleden hebben de gelegenheid om technische vragen te stellen.

Als de voorzitter vaststelt dat alle vragen zijn beantwoord of welke toezeggingen er zijn gedaan om nadere informatie te verschaffen, wordt aan de vergadering voorgelegd om het onderwerp door te geleiden naar de oordeelvormende vergadering voor bespreking of rechtstreeks door te geleiden naar de besluitvormende vergadering als hamerstuk. Spelregels van de beeldvormende vergadering: - De beeldvormende vergadering wordt uitgezonden en van de vergadering wordt een verslag gemaakt. - Het is de taak van de voorzitter om ervoor te waken dat er tijdens deze avond alleen technische, informatieve vragen worden gesteld. - Vragen kunnen gesteld worden door zowel raadsleden als door steunfractieleden. - Niet alle onderwerpen lenen zich voor uitwisseling van politieke standpunten. Het is de taak van de voorzitter om erop te letten dat alleen die onderwerpen doorgeleid worden naar de oordeelvormende vergadering als het onderwerp zich leent voor discussie, verdere meningsvorming en het vergaren van politiek draagvlak.

-

-

Let op: Het doorgeleiden naar de oordeelvormende vergadering omwille van ‘eerst nog afstemming met de achterban’ is geen argument. Als geen van de fracties de behoefte heeft om nadere discussie hierover te voeren wordt het onderwerp doorgeleid als hamerstuk naar de besluitvormende vergadering. Als een fractie bijvoorbeeld aangeeft toch nog de nodige vragen te hebben voor het college en graag met het andere fracties het gesprek wil voeren of dat het voorgestelde besluit wenselijk is, dan wordt het stuk als bespreekstuk doorgeleid naar de oordeelvormende vergadering. Eventuele technische vragen die overblijven na deze avond worden door de voorzitter geïnventariseerd en doorgeleid naar de ambtelijke organisatie om te beantwoorden voorafgaand aan de oordeelvormende vergadering. De voorzitter vat het algemene gevoelen van de vergadering samen en doet aan de vergadering een behandelvoorstel. Om de voorzitter hierbij te ondersteunen wordt een sjabloon opgesteld. 4

De 2e donderdag van de maand: de oordeelvormende vergadering (de “politieke avond”) De oordeelvormende vergadering is de avond waarop de raadsfracties hun mening geven over het aangeboden voorstel en met elkaar en met het college in discussie gaan over de politieke en maatschappelijke relevantie en aspecten van het voorstel. Het resultaat van de discussie is dat raadsfracties zoeken naar verbanden en overeenkomsten, dat er gezocht wordt naar samenwerking (bijvoorbeeld in de vorm van gezamenlijke moties of amendementen) of dat een stuk uiteindelijk breed ondersteund kan worden. Op basis van de gevoerde discussie stelt de voorzitter vast dat op basis van consensus bepaald kan worden dat een voorstel doorgeleid wordt als hamerstuk, bespreekstuk of (nog) niet rijp voor besluitvorming. Spelregels van de oordeelvormende vergadering: - Er is nog één oordeelvormende vergadering. Dat betekent dus dat zowel onderwerpen besproken worden die voorheen vielen onder mens en maatschappij als onder ruimte en economie. - De oordeelvormende vergadering is bedoeld voor de uitwisseling van politieke standpunten en het zoeken naar draagvlak en consensus. Vragen aan het college kan, maar de voorzitter moet erop letten dat er geen technische vragen worden gesteld. - In het huidige reglement kunnen fracties met 1 of 2 zetels 2 leden afvaardigen naar de oordeelvormende vergadering.

Fracties met 3 of meer zetels mogen 3 leden afvaardigen naar de oordeelvormende vergadering. Dat blijft zo. Eénmansfracties kunnen zich laten vervangen door een steunfractielid, maar dit is wel een uitzondering op de regel. De oordeelvormende vergadering is een onderdeel van de raadscyclus, dus het uitgangspunt is dat er altijd ook een raadslid aanwezig is. - De oordeelvormende vergadering is geen bestuursorgaan, maar een besluitvoorbereidende vergadering. De enige besluiten die deze vergadering kan nemen, gaan over de eigen vergadering. Er wordt in deze vergadering dus niet gestemd. Er kan alleen gestemd worden over zaken die gaan over de orde van de vergadering. Bij deze punten gelden de stemmen van alle aanwezigen. - Er komt een grotere rol voor de voorzitter van de vergadering om het gesprek te ondersteunen, samen te vatten en losse eindjes aan elkaar te knopen. De voorzitter inventariseert de openstaande vragen en eventuele toezeggingen.

Aan de hand van de conclusieronde haalt de voorzitter de consensus op wat het algemeen gedragen gevoelen is bij het aangeboden voorstel; namelijk: o Doorgeleiden als hamerstuk o Doorgeleiden als bespreekstuk (en met welke reden) o Nog een keer oordeelvormend terug laten komen o Teruggeleiden naar het college (met een duidelijke opdracht en tijdsafbakening) - Op het moment dat er in de oordeelvormende vergadering geen consensus bereikt kan worden over een aangeboden voorstel of als over hetzelfde voorstel voor een tweede keer geen consensus bereikt kan worden dan is het oordeel aan de besluitvormende vergadering. - In de oordeelvormende vergadering worden spreektermijnen toegepast en regels over interrupties. De voorzitter is de bewaker hiervan. - Zoals al aangegeven is het doel van de oordeelvormende vergadering dat er een oordeel gegeven wordt over de aangeboden voorstellen. De oordeelvormende vergadering is een besluitvoorbereidende vergadering. Dat maakt dat de voorstellen met stukken uit het college voorrang hebben op de volgorde van de agenda. Het gebruik om de volgorde van de agenda te wijzigen vanwege de inbreng van insprekers vindt niet langer plaats.

5

-

Er is in de oordeelvormende vergadering een vragenhalfuur, omdat het vragenhalfuur ook bedoeld is (in de instrumentenladder) om je mening te helpen vormen door vragen te stellen aan het college. Hier zijn criteria aan verbonden. o Vragen kunnen ingediend worden tot 17 uur op de dag vóór de vergadering o De vragen dienen in ieder geval te voldoen aan de volgende eisen: a) De vragen gaan over één onderwerp b) Binnen dit onderwerp mogen maximaal drie deelvragen worden gesteld c) De vragen moeten bondig geformuleerd zijn, niet technisch van aard en de actualiteit betreffen (urgent)

De 4e donderdag van de maand: de besluitvormende vergadering (“de besluit avond”) Met de besluitvormende vergadering wordt de maandelijkse vergadercyclus afgerond en is dit de conclusie van wat in de beeldvorming en in de oordeelvorming is opgehaald. De besluitvormende vergadering is het moment om besluiten te nemen over de stukken die aangeboden zijn door het college en de aangekondigde moties en amendementen. Spelregels van de besluitvormende vergadering: - Tijdens de besluitvormende vergadering wordt er, net als in de oordeelvormende vergadering, gewerkt met een totale spreektijd per onderwerp. Deze spreektijd wordt door de agendacommissie bepaald bij de vaststelling van de concept agenda. - De voorzitter brengt allereerst de hamerstukken in stemming. Als door een fractie toch wordt verzocht om over een hamerstuk het woord te voeren dan dient deze fractie dit 24 uur voor aanvang van de vergadering te melden. De voorzitter bepaalt in dit geval de totale spreektijd. In eerste termijn krijgt alleen die fractie het woord. Overige fracties kunnen desgewenst in tweede termijn reageren, volgens de spelregels uit de oordeelvormende vergadering. - Bij de vaststelling van de agenda kunnen moties vreemd aan de agenda toegevoegd worden. Op het moment dat de motie wordt toegevoegd aan de agenda benoemt de voorzitter de volledige spreektijd voor dit agendapunt.

- In de besluitvormende vergadering kan er niet ingesproken worden over onderwerpen op de agenda en is er ook geen vragenhalfuur, omdat deze instrumenten niet passen bij de aard en het doel van de besluitvormende vergadering, aangezien het oordeel van de raad reeds gevormd is. Bijlage: Schema Raadsvragen en toezeggingen in de BOB van Steenbergen

6

Bijzondere vergaderingen: de perspectiefnota en de begrotingsvergadering In juli bespreekt de gemeenteraad de perspectiefnota en stelt de raad de financiële en beleidsmatige kaders. De perspectiefnota is een visiedocument waarin algemene beleidsvoornemens gepresenteerd worden en een verwachting uitgesproken wordt over het verloop van het meerjarensaldo. De perspectiefnota wordt in november vertaald in de begroting en is geactualiseerd aan de hand van de septembercirculaire. Deze vergaderingen hebben een specifiek doel en dat is de behandeling van deze stukken. Er staan dan geen andere agendapunten op de agenda. Voor een evenwichtige spreiding van de inbreng van de diverse partijen wordt bij deze vergadering gestaffelde spreektijden toegepast gebaseerd op het aantal zetels in de raad. Voor de toewijzing van de spreektijd wordt de volgende formule toegepast: Het uitgangspunt is een uur spreektijd in de eerste termijn van de raad. Deze spreektijd is opgedeeld per raadslid. Dat betekent dat er voor een raadslid een spreektijd is van (60 minuten / 19) 3,15 minuten. Deze spreektijd wordt vermeerderd aan de hand van het aantal zetels. Dus een fractie van 4 zetels heeft dan een maximale spreektijd van 13 minuten. Raadsfracties met 1 zetel hebben recht op 5 minuten spreektijd.

In de tweede termijn, waarbij voornamelijk ingegaan wordt op de inbreng van de andere fracties en de ingediende moties geldt een maximale spreektijd van 5 minuten. Bij het uitspreken van de eerste termijn worden de sprekers niet onderbroken. Na het uitspreken van de eerste termijn is er gelegenheid voor het indienen van moties en kunnen verhelderende vragen worden gesteld aan de spreker. Hiervoor gelden de vaste interruptieregels. Voor het college geldt in eerste termijn een maximale tijd van 1 uur. In tweede termijn een maximale tijd van een half uur. Voor de orde van de vergadering (en voorlopige tijdsindeling) betekent dit met de huidige samenstelling van de raad het volgende: Starttijd Eindtijd 01. Opening. 16:00 16:05 02. Vaststelling van de agenda. 16:05 16:05 03. Vaststelling van de perspectiefnota/begroting a. Eerste termijn van de raad: maximale tijd is 90 minuten 16:05 17:35 (70,5 minuut spreektijd, resterende tijd voor het indienen van moties/amendementen en beantwoorden interrupties).

04.

Schorsing voor diner en overleg b. Eerste termijn van het college: maximale tijd is 60 minuten c. Tweede termijn van de raad: maximale tijd is 45 minuten. d. Tweede termijn van het college: maximale tijd is 30 minuten. e. Besluitvorming over amendementen – de perspectiefnota/begroting – moties. Sluiting

17:35 18:30 19:30 20:15

18:30 19:30 20:15 20:45

20:45

20:55 20:55

In deze planning zijn extra schorsingen en interrupties van het college niet meegenomen.

7