Bijlage 4. Verslag tafel vergunningen.pdf

Beeldvormende avond evenementenbeleid 18-9-2023 Tafel 3 De heer M. Kalsbeek (voorzitter) stelt zichzelf voor. Hij is sinds 14 november 2022 in dienst bij de gemeente Steenbergen als senior vergunningverlener APV en bijzondere wetten. Verder zitten aan tafel mevrouw A. Franken (notulist en vergunningverlener APV), mevrouw L. Ligtenberg (verkeersveiligheid), mevrouw N. Zwetsloot (Brandweer), mevrouw A. van der Sleet (GHOR). Bij deze tafel wordt specifiek ingegaan op het vergunningenproces: • •

Wat kan helpen om een vergunningaanvraag voor de organisator makkelijker te maken? (lastenverlichting); Verbinding tussen organisatoren onderling en met andere partners.

De voorzitter is benieuwd hoe de ervaringen van de organisatoren zijn en hoe het proces nu loopt? De vergunningen worden nu eerder afgegeven dan voorheen. De evenemententafel wordt als prettig ervaren. Er is een betere samenwerking met de gemeente en er is meer begrip voor de situatie en de lijnen zijn korter (beter bereikbaar). De gemeente neemt hen mee in het proces. De evaluatie na een evenement is een goed startpunt voor een nieuwe komende aanvraag. Wat is goed en niet goed gegaan? Goede ervaring met vooroverleg, vooral bij terugkerende evenementen waardoor maatwerk ontstaat. “Hoe kunnen we het evenementenproces efficiënter organiseren”’? De volgende punten zijn daarbij naar voren gekomen:

•

• •

•

• • • •

Er is een behoefte aan een (digitaal) systeem, waarbij als er niets wijzigt ten opzichte van voorgaande jaren alleen de datum moet worden aangepast, zodat niet elk jaar dezelfde informatie aangeleverd hoeft te worden (herhaalvergunningen); Meer bekendheid over de aanwezigheid en het gebruik van de Evenementenapp; Voordelen Evenementenapp: o Gegevens (inclusief documenten) blijven in het systeem staan en alleen de datum en wijzigingen moeten worden ingevoerd/aangepast; o Sneller aanvraag doorlopen; Nadelen Evenementenapp: o Kosten van de app zijn verhoogd door een “zwaardere” beveiliging; o Proces aanvragen e-herkenning wordt als lastig ervaren; o Aanvraag dient namens stichting/vereniging aangevraagd te worden en niet op persoonlijke titel; o Hoe rendabel is dit voor organisatoren die maar 1x een vergunning hoeven aan te vragen? Aanvraagformulier kritisch bekijken welke vragen relevant zijn en meer ruimte opnemen (per vraag) voor het maken van opmerkingen; Een aanvraag “te” vroeg indienen gaat niet; Het afgeven van meerjarenvergunningen. Dit in verband met de voorbereiding van het evenement en het aangaan van contracten/offertes; Een goed format voor een Calamiteitenplan. Wat moet er in een Calamiteitenplan staan? Welke calamiteiten moeten uitgewerkt worden? Waar zit het risico?

• • •

• •

•

Een goede plattegrond van Steenbergen (afmetingen, afstand tot gebouwen etc.), Hulp bij het maken van een goede plattegrond; Meer behoefte aan vooroverleg. In contact met de gemeente in een vroegtijdig stadium. Wens dat gemeente komt kijken bij evenementen. Belangstelling en kennis van het evenement, waardoor risico’s anders kunnen worden beoordeeld. Maar ook of voldaan wordt aan de vergunning? Hierdoor betere samenwerking met de gemeente; Duidelijkheid wie (naam) allemaal komen kijken bij een schouw; Proces verklaring van geen bezwaar bij gebruik munitie (Borgerij), loopt niet soepel. In Bergen op Zoom wordt het door middel van een mail afgedaan. Ook toestemming nodig van de korpschef Breda; Terugkoppeling van deze bijeenkomst wat de gemeente komende jaren als speerpunten gaat uitvoeren en waarom. Dit houdt ook in vertellen wat de gemeente niet gaat doen en waarom niet;

“Welke behoefte is er om als organisatoren met elkaar samen te werken?” • “Netwerken” Meerdere keren per jaar bijeenkomsten organiseren met bijv. onderwerpen over Stikstof, Wet Bestuurlijke Aansprakelijkheid, waarbij de organisaties van elkaar kunnen leren; • Carnavalsverenigingen zoeken elkaar al op. • Zorgen voor een goede registratie van de organisatoren (in verband met versturen van bijvoorbeeld uitnodigingen). • Prettig om buiten het gemeentehuis samen te komen. Voelt meer als gelijkwaardigheid.