2611318 WBA Begroting 2027.pdf
Tekst van het document
waar
Begroting 202 7 en meerjarenraming 202
1
2026
8-20 30
Versiebeheer Versie
Publicatiedatum
Beschrijving
0.2
23-3-2026
Concept t.b.v. DB
0.1
0.3
2
n.v.t.
15-04-2026
Concept intern
Concept na akkoord DB
Inhoudsopgave 1. Aanbiedingsnota
2. Vaststellingsbesluit
3. Begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
4. Beleidsbegroting 5. Paragrafen
6. Financiële begroting inclusief toelichting
7. Bijdragen deelnemende gemeenten
8. Geprognosticeerde meerjarenbalans
9. Overzicht wettelijke taakvelden
3
Bergen op Zoom, 1975 | aankondiging tentoonstelling voor Jonas de Walvis op Plein 13 op 8 en 9 september 1975. Dick de Boer
1. Aanbiedingsnota Voorliggende begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 van de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (WBA) is opgesteld om inzicht te geven in de baten en lasten van het WBA voor 2027. Wij presenteren hierbij met trots de begroting.
Vanaf 2023 werken we met een beleidsvisie bestaande uit vier opgaven. De voorliggende begroting is opgebouwd vanuit deze vier opgaven. Steeds meer digitale archieven worden overgebracht naar ons e-depot. Deze ontwikkeling vergt aandacht van zowel deelnemers als het WBA. Een nieuw collectiebeheersysteem en het nieuwe portaal naar de website zorgen niet alleen voor een professioneel en technisch goed lopend archiefbeheer maar ook voor een goede toegankelijkheid voor inwoners en ambtenaren. Lokale en regionale erfgoedverhalen worden via de erfgoedwebsite op een moderne wijze gepresenteerd. De begroting is ingericht aan de hand van de regelgeving zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).
Het Dagelijks Bestuur van het West-Brabants Archief
4
2. Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24-06-2026 De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
I.H.E. Hommel
5
3. Begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is opgenomen in: 6. Financiële begroting inclusief toelichting. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Programma Archiefbeheer
Begroting 2026
Meerjarenraming 2027
2028
2029
2030
LASTEN Personele lasten
2.233.924
Huisvestingslasten
580.443
591.150
603.871
618.718
631.380
Overige exploitatielasten
372.028
372.375
378.164
384.349
390.676
Storting in voorziening
5.245
0
0
0
0
Onvoorzien
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
Kosten projecten Beleidsvisie
125.095
30.000
0
0
0
3.326.735 3.282.838 3.352.497
3.475.092
3.600.115
3.056.666 3.156.633 3.254.583
3.375.351 3.498.507
Totaal lasten
2.279.312 2.360.462
2.462.024 2.568.059
BATEN Deelnemersbijdrage Variabele baten
144.256
96.205
97.914
99.740
101.608
Onttrekking bestemmingsreserves
125.095
30.000
0
0
0
720
0
0
0
0
3.326.735 3.282.838 3.352.497
3.475.092
3.600.115
Onttrekking voorziening Subtotaal Baten
6
4. Beleidsbegroting Ontwikkelingen
het grootste deel van het primaire proces van het WBA. Zorgvuldige
beleidsmatige ontwikkelingen financieel vertaald. Deze ontwikkelingen
zijn daarom van groot belang.
In de begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 zijn de
zijn ingepast binnen de kaders zoals gesteld door de deelnemers.
Thema’s en opgaven rond de ingang van de nieuwe Archiefwet, e-depot,
erfgoed, digitale dienstverlening en (strategische) personeelsplanning vereisen goede afstemming, inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA. Dienstverlening
Het nieuwe webportaal wordt met enige vertraging gefaseerd
opgeleverd. Met behulp van dit webportaal kan het WBA informatie
volgens moderne standaarden, en op overzichtelijke en toegankelijke
wijze, ontsluiten. Dit maakt digitale dienstverlening makkelijker. Fysieke dienstverlening kan op afspraak.
doorontwikkeling en voldoende gebruikerstrainingen voor medewerkers Digitale informatievoorziening is steeds meer de basis van gemeentelijke informatievoorziening. Steeds meer digital born archieven worden
overgedragen. De wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook digitale informatie, te bewaren en blijvend raadpleegbaar te houden wordt door middel van intensieve samenwerking met deelnemers
vormgegeven. Deze relatie wordt wat betreft overbrengingen naar het edepot met de negen deelnemers en vijf verbonden partijen in de regio goed bewaakt. De afgelopen jaren is geïnvesteerd in die relatie en de
samenwerking, bijvoorbeeld door het opstarten van samenwerking via
werkateliers. Dat heeft al enkele positieve resultaten opgeleverd en zal in 2027 worden gecontinueerd.
In samenwerking met WVS maken we het archief digitaal toegankelijk
Het is van belang dat het WBA zelf actief (jonge) medewerkers opleidt
inwoners als ambtenaren van onze deelnemers kunnen ervan op aan dat
dat er voldoende aanwas blijft voor functies waarin de arbeidsmarkt
door digitaliseringsprojecten en Scanning on Demand (SOD). Zowel het archief snel en goed wordt ontsloten. Basis op orde
binnen de archiefwereld om zo voor de (nabije) toekomst te garanderen steeds minder voorziet. Dit heeft, gezien de kostbaarheid van de opleiding archivistiek, effect op de opleidingskosten van het WBA.
De nieuwe Archiefwet treedt volgens de huidige planning op 1 januari
Erfgoed
voor dat in 2027 geen onverwachte problemen ontstaan voor wat betreft
van de coördinator erfgoedverhalen voltooid. Er zijn ruim voldoende
2027 in werking. We zorgen er samen met de deelnemers en verbonden de implementatie van de nieuwe wetgeving.
In 2026 is een nieuw collectiebeheersysteem aanbesteed. De
implementatie, nazorg en directe doorontwikkeling zullen waarschijnlijk deels in 2027 doorlopen. Het collectiebeheersysteem is essentieel voor
7
Na de geplande oplevering van de erfgoedwebsite in 2026 is de opdracht prikkelende, interessante en opmerkelijke verhalen opgeleverd om de
erfgoedwebsite te vullen. Dit betekent echter niet dat het een statische website wordt. Er komt ruimte voor nieuwe verhalen van zowel
medewerkers erfgoed als enthousiaste vrijwilligers en bezoekers van de website.
Naast de erfgoedwebsite wil het WBA een goede partner zijn voor de ruim 20 heemkundige kringen in West-Brabant. Er wordt goed contact onderhouden met heemkundebesturen en Brabants Heem. Organisatie
Vanaf 2027 gaan meerdere medewerkers met pensioen. Om hierop in te
spelen is in 2026 een strategische personeelsplanning opgesteld op basis
van het in 2024 vastgestelde formatieplan. DIt formatieplan is vanaf 2027
ook de basis van de personeelsbegroting.
Er wordt gewerkt aan het versterken en professionaliseren van de
bedrijfsvoering binnen de organisatie. Om de volgende stap daarin te
8
zetten, is in 2026 een pilot-samenwerking aangegaan met inkoopbureau Karel. Deze wordt in 2027 geformaliseerd en geprofessionaliseerd. Op
deze manier wordt geborgd dat aan alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbestedingen wordt voldaan.
Door vertrek en pensionering van collega’s worden functies en rollen
soms op een andere manier ingevuld. Ook veranderingen in het werkveld
vragen hier soms om. Er wordt hierbij vooral gekeken naar inzet van talent bij het vraagstuk wat er ligt. Dit om collega’s ook breder inzetbaar te
maken voor de organisatie, medewerkers te blijven boeien en binden en ruimte te maken voor ontwikkeling.
In 2026 is een start gemaakt met professionalisering rond projectmatig werken. Dit zal in 2027 verder worden uitgewerkt.
5. Paragrafen In de begroting moet verplicht aandacht worden besteed aan de volgende paragrafen: • • • •
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf Financiering
Paragraaf Bedrijfsvoering
Paragraaf Wet Open Overheid (Woo)
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de
weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s
waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie. Niet begrote uitgaven worden gedekt met de post ‘onvoorzien’.
De dienstverlening naar de gemeentelijke deelnemers is op een goed
niveau door de Scanning on Demand die intern is ingericht. Opgevraagde dossiers kunnen daardoor sneller en effectiever worden aangereikt. De samenhang tussen Scanning on Demand en de ontsluiting van de
bouwdossiers via de website zorgt voor een hoog dienstverleningsniveau. Hiermee voldoet het WBA aan de verwachtingen van de deelnemers
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan
de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft een juridisch medewerker die tevens
Functionaris Gegevensbescherming (FG) is. Door diegene is een
datalekprotocol opgesteld. De vereiste verwerkingsregistraties worden
door de FG bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle
In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vraag in hoeverre de
andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen jurist in dienst te
Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en
georganiseerd over informatieveiligheid.
organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te vangen. achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige
weerstandscapaciteit. De belangrijkste risico’s voor het WBA zijn het imagorisico, het veiligheidsrisico en het bedrijfsvoeringsrisico.
Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de
verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de
toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in formatieve uitbreiding van de
inspectiefunctie. Per 1 maart van dat jaar trad een archiefinspecteur
(tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de archivaris de toezichttaken uitvoert.
9
hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA themabijeenkomsten Het WBA heeft een eigen informatieveiligheidsbeleid en een
informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks gemonitord en geüpdatet. Het WBA heeft een CISO. Deze geniet in diens taken
ondersteuning van de FG, kwaliteitsmedewerker, IT-specialist en adviseurs.
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog
ziekteverzuim. Om grip te houden op het ziekteverzuim reageert het
management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra
aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en persoonlijke aandacht.
De algemene reserve dient in beginsel voor het opvangen van bovengenoemde risico’s.
Een beperkte algemene reserve is voldoende omdat het WBA nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van lasten en
baten gedurende de afgelopen acht jaar is dermate evenwichtig dat de
algemene reserve ruim voldoende weerstandsvermogen biedt. Naast de
10
algemene reserve beschikt het WBA tevens over een drietal
bestemmingsreserves. De voorziening onderhoud gebouw Oudenbosch is per ultimo 2025 vrijgevallen.
Het overzicht van het verloop van de reserves in meerjarenperspectief is terug te vinden onder 8. Geprognosticeerde meerjarenbalans.
Financiële kengetallen
Kengetallen Netto schuldquote
Jaarrek.
Begroting
2025
2026
Begroting Begroting 2027
2028
Begroting
Begroting
2029
2030
-6,76%
-2,77%
0,20%
1,64%
0,62%
-0,19%
verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsratio
48,42%
22,46%
29,31%
29,49%
29,67%
29,86%
exploitatieruimte
177,00%
0,31%
1,12%
0,19%
0,19%
0,18%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor
Structurele
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing.
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.
Netto schuldquote
De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een
indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. De netto schuldquote van het WBA is te categoriseren als zeer laag wat aangeeft dat het WBA financieel zeer gezond is.
11
Solvabiliteitsratio
Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter. Het WBA kent een solvabiliteit die te kenmerken is als gezond.
Structurele exploitatieruimte
Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn.
St. Willebrord, 1978 | Start van de eerste etappe van de wielerronde Tour de France. Ben Steffen
12
Paragraaf Financiering Liquiditeitsplanning
De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke
bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden
uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Niet direct benodigde saldi worden in de regel op de bedrijfsspaarrekening of de schatkistrekening gestort.
Financieringsbehoefte
De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is onder
andere bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen €10.000 en €25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf €25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023.
Financiële positie
In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Dit betekent dat de aflossingen van de geldleningen gelijk zijn aan de afschrijvingen op de activa en dat de eventuele rentekosten direct ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht.
Investeringen na 2016 werden steeds met eigen middelen gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA liet en laat dit toe. De kapitaallasten voor deze investeringen bestaan dus uit alleen maar afschrijving, zonder rente.
13
Paragraaf Bedrijfsvoering Personeel
De verwachting is dat In 2027 25 personen in vaste dienst werkzaam zullen zijn. Daarnaast werken bij het WBA nog twee medewerkers welke via WVS worden ingehuurd. In aanvulling hierop zetten we een aantal vrijwilligers en begeleiden we regelmatig stagiairs van verschillende opleidingen.
Ondersteunende diensten op het gebied van P&O worden afgenomen bij de gemeente Bergen op Zoom. Hieraan ligt een in 2025 herijkte
dienstverleningsovereenkomst ten grondslag. Financiële ondersteuning wordt geleverd door een extern administratiekantoor. Van WVS worden medewerkers ingehuurd voor ondersteunende diensten zoals scanning en transport.
Onderhoud kapitaalgoederen
Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch. Het reguliere periodiek onderhoud is verwerkt in de huurprijs. Het vervangend onderhoud werd tot en met 2025 ten laste gebracht van een voorziening onderhoud. Omdat deze kosten de afgelopen jaren zeer laag waren, is ervoor gekozen om de voorziening per ultimo 2025 vrij te laten vallen.
Automatisering
In 2026 zijn nieuwe laptops aangeschaft. Dit ter vervanging van de oude laptops welke na drie jaar afgeschreven waren. Eind 2028 is wederom een nieuwe vervanging voorzien. Tevens zijn dan ook de IT- en netwerkvoorzieningen in het kantoor afgeschreven en aan vervanging toe. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn zodoende weer voor langere tijd afdoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk
Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn medewerkers gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn ook alle benodigde voorzieningen voor online werken en vergaderen aanwezig.
14
Hoogerheide, 1987 | Ganzen, eenden en kalkoen in de sneeuw voor de kerk. Thom van Amsterdam
15
Paragraaf Wet Open Overheid (Woo) Op grond van artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) bevat de begroting een openbaarheidsparagraaf waarin de voorgenomen uitvoering van de Woo wordt toegelicht. De wet beoogt een transparante en toegankelijke overheid door actieve en passieve openbaarmaking van overheidsinformatie en door optimalisatie van de informatiehuishouding. Het WBA draagt vanuit haar publieke taak zorg voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen.
Actieve openbaarmaking Actieve openbaarmaking betreft de informatie die we uit eigen beweging openbaar maken zonder dat daartoe een verzoek is gedaan. De Woo kent een aantal verplichte informatiecategorieën die in fases openbaar gemaakt moeten worden. Het WBA publiceert de informatiecategorieën conform de gefaseerde verplichtingen van de Woo. In 2027 werken wij verder aan een goed toegankelijke online publicatieomgeving waarin relevante documenten en besluiten vindbaar en herbruikbaar zijn. De website van het WBA zullen we als eigen publicatieportaal blijven gebruiken. Daarnaast zijn de openbaargemaakte documenten eenvoudig terug te vinden via de Woo-verwijsindex.
Passieve openbaarmaking Passieve openbaarmaking houdt in dat we informatie openbaar maken naar aanleiding van een verzoek. Op onze website staat duidelijk beschreven hoe een Woo-verzoek kan worden ingediend. Dit kan zowel schriftelijk als via elektronische weg. Hoewel het WBA tot op heden geen Woo-verzoeken heeft ontvangen, is het proces rondom het voldoen aan een Woo-verzoek volledig ingericht.
Informatiehuishouding Een betrouwbare informatiehuishouding is essentieel om zowel actieve als passieve openbaarmaking mogelijk te maken. In 2026 is een informatiebeleidsen beheersplan vastgesteld waarmee het WBA zich in 2027 kan richten op verdere professionalisering van informatiebeheer, procesoptimalisatie rondom duurzame toegankelijkheid en bewustwording binnen de organisatie. Het vernieuwde Zaaksysteem is sinds 2025 volledig in gebruik genomen en wordt in 2026 en 2027 steeds verder geoptimaliseerd. Het WBA streeft ernaar om de rol als transparante en betrouwbare partner voor onze deelnemers en inwoners te blijven versterken.
16
6. Financiële begroting inclusief toelichting De financiële uitgangspunten voor de Begroting 2027 en de
Meerjarenraming 2028– 2030 zijn eind 2025 in de vorm van richtlijnen aangeleverd door de gemeenteraden, daarna door het dagelijks
bestuur vastgesteld en gedeeld met de deelnemers in de Kaderbrief
Indexering
In de meerjarenraming 2028-2030 zijn indexmatige verhogingen
toegepast. De meerjarenraming maakt gebruik van de indexcijfers uit de septembercirculaire, tenzij er een bijzondere kostenmutatie van
2026. In de Nota Verbonden Partijen zijn de financiële richtlijnen voor
toepassing is. Vanzelfsprekend zijn ook de deelnemersbijdragen
een periode van vier jaar vastgelegd.
aangepast aan de meerjarenraming.
Algemene uitgangspunten
Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexcijfers uit de
Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij
Macro Economische Verkenningen 2026, die zijn gepubliceerd in de
het opstellen van de begrotingsdocumenten:
septembercirculaire 2025. De volgende voorgeschreven indexen zijn voor
•
De begroting 2027 sluit aan op de begroting 2026;
•
De begroting 2027, inclusief de meerjarenraming 2028 – 2030, is structureel financieel sluitend;
•
De indexcijfers uit de septembercirculaire 2025 zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming;
•
In de begroting 2027 is geen nieuw beleid opgenomen;
•
De begroting 2027 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).
17
2027 toegepast: •
Index prijs overheidsconsumptie, netto materieel (2,4%);
•
Index loonvoet sector overheid (5,1%).
Investeringen
Het WBA kent een beperkt aantal investeringen. Deze hebben met name betrekking op gebouwvoorzieningen en anderzijds op IT.
De afschrijvingstermijn voor de laptops bedraagt 3 jaar. Deze zijn in 2026 vervangen en de kapitaallasten zijn in 2026 e.v. Verdere investeringen met gevolgen voor de staat van activa zijn in 2028 gepland.
Staat van baten en lasten De baten en lasten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen.
De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Voor de jaren na 2027 is rekening gehouden met een indexmatige verhoging
van lasten en baten.
Programma Archiefbeheer
Begroting 2026
Meerjarenraming 2027
2028
2029
2030
LASTEN Personele lasten
2.233.924
Huisvestingslasten
580.443
591.150
603.871
618.718
631.380
Overige exploitatielasten
372.028
372.375
378.164
384.349
390.676
Storting in voorziening
5.245
0
0
0
0
Onvoorzien
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
Kosten projecten Beleidsvisie
125.095
30.000
0
0
0
3.326.735 3.282.838 3.352.497
3.475.092
3.600.115
3.056.666 3.156.633 3.254.583
3.375.351 3.498.507
Totaal lasten
2.279.312 2.360.462
2.462.024 2.568.059
BATEN Deelnemersbijdrage Variabele baten
144.256
96.205
97.914
99.740
101.608
Onttrekking bestemmingsreserves
125.095
30.000
0
0
0
720
0
0
0
0
3.326.735 3.282.838 3.352.497
3.475.092
3.600.115
Onttrekking voorziening Subtotaal Baten
18
Toelichting begroting Algemeen
Het WBA werkt met één programma, namelijk Archiefbeheer. Daarmee zijn onze wettelijke taken volledig gedekt. Binnen dat programma
onderscheiden we drie hoofd kostensoorten, te weten personeelskosten, huisvestingskosten en exploitatiekosten. Daarnaast is sinds 2024 in de
begroting een post onvoorzien opgenomen (verplicht volgens het BBV) en een post voor (project)investeringen.
Begroting 2026
Salarissen en sociale lasten
2028
2029
2.254.982 2.356.456
2030
2.038.180
2.070.900
2.157.877
17.720
19.275
19.556
19.856
20.164
Overige personeelskosten
47.837
50.456
51.516
52.648
53.807
Inhuur van derden
130.186
138.682
131.513
134.538
137.632
2.233.923
2.279.312
2.360.462
Totaal
2.462.024 2.568.059
In 2027 bestaat de geplande formatie van het WBA uit 20,83 fte. Doordat enkele medewerkers met pensioen gaan, zal het gemiddelde over 2027 enigszins hoger uitpakken om te zorgen dat nieuwe medewerkers
voldoende worden ingewerkt. Het op 7 november 2024 vastgestelde
formatieplan is de basis voor de berekening van de salarissen en sociale lasten. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid.
Specifieke bedrijfsvoeringsfuncties zoals HR, financiën en de SOD worden uitgevoerd door ingehuurde externen. De lasten hiervan vallen onder de inhuur van derden.
We zijn als archiefinstelling steeds meer zelf aangewezen om collega’s op te laten leiden tot archivisten. Hierdoor stijgen de opleidingskosten.
19
2026
Meerjarenraming 2028
2027
2029
2030
498.499
509.965 66.254
Omschrijving lasten Huurkosten
462.330
Energiekosten
60.403
61.945
63.308
66.014
Onderhoudskosten
39.660
33.863
34.608
35.404
36.218
Overige kosten
18.050
18.540
18.664
18.801
18.943
580.443
591.150
603.871
618.718
631.380
476.802
487.292
Het WBA maakt gebruik van drie panden:
Meerjarenraming 2027
Omschrijving lasten
Opleidingskosten
Begroting
Huisvesting
Totaal
Personele lasten
Personeel
Huisvestingslasten
De archiefkelder in het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch
(geschikt voor de opslag van ruim 4,5 kilometer archief) wordt vanaf 2021 gehuurd van de nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten en een evenredig deel van de kosten voor regulier onderhoud die voor de huurder komen.
Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op
Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de
dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB,
verzekering, energie en onderhoud. Daarnaast worden de kapitaallasten van de verbouwing in 2015-2016 in rekening gebracht bij het WBA; deze maken echter onderdeel uit van de huursom en worden hier dus niet specifiek weergegeven.
De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het
Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente
Bergen op Zoom. De volledige exploitatie is door het WBA vanaf 2017
overgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Deze exploitatiekosten
worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook daadwerkelijk voor
opslag van museumobjecten gebruikt. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud.
Begroting 2026
Toelichting op de kosten voor projecten beleidsvisie
Meerjarenraming 2027
2028
2029
2030
Omschrijving lasten Software & Hardware
127.018
125.035
127.577
130.293
133.071
Communicatie, internet & abonnementen
155.274
157.829
160.186
162.704
165.280
Accountantskosten
17.278
18.500
18.907
19.342
19.787
Overige kosten
72.458
71.011
71.494
72.010
72.539
Totaal
372.028
372.375
378.164
384.349
390.676
De exploitatiekosten hebben te maken met het primaire proces (uitoefening wettelijke archieftaken, ontsluiten, beschikbaar stellen en toezicht houden). De vier opgaven uit de beleidsvisie worden uit dit budget gefinancierd.
De hosting van de website, de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten en het e-depot vormen de grootste
kostenposten. In de afgelopen jaren zijn veel data overgeheveld naar het e-depot, waardoor de kosten voor opslag verminderden. Digitaal gevormde (digital born) informatie moet worden bewaard en beheerd in een e-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. De mogelijkheden van het e-depot worden steeds beter benut.
Onder de exploitatielasten vallen tevens de kosten voor de innovatie van de digitale dienstverlening en de kosten voor het versterken en
professionaliseren van de bedrijfsvoering binnen de organisatie. Tenslotte vallen ook de kosten voor IT (hard- en software) en overige bedrijfsmatige voorzieningen onder de exploitatielasten.
20
gemeenschappelijke regeling geraamd. Deze kosten worden gedekt vanuit de bestemmingsreserve Evaluatie GR.
Exploitatielasten Exploitatie
In 2027 zijn incidentele kosten, ad € 30.000, voor de evaluatie van de
In 2022 stelde het bestuur van het WBA de beleidsvisie vast. De visie is
uitgewerkt in een projectenlijst voor de periode 2023-2028. Een aantal van die projecten heeft (eenmalige) investerings- of aanschafkosten en
jaarlijks terugkerende structurele kosten tot gevolg. Vanaf de begroting 2024 zijn de structurele kosten opgenomen in de exploitatielasten. De eenmalige kosten worden afzonderlijk verantwoord.
In 2026 start een groot project, namelijk de innovatie van het
collectiebeheersysteem (CBS) van het WBA. Voor dekking van de
investeringslasten is een bestemmingsreserve van ruim € 125.000
beschikbaar.
Toelichting op de variabele baten
•
€ 95.000 en bestaan uit inkomsten met een (overwegend)variabel
•
De baten, behalve de deelnemersbijdragen, zijn in 2027 geraamd op ruim karakter.
Het gaat hierbij om: •
leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening;
•
21
inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden;
de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen;
een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld.
7. Bijdragen deelnemende gemeenten Verdeelsleutel deelnemersbijdrage
De verdeelsleutel voor de deelnemersbijdrage vanaf deze begroting is in 2022 door het algemeen bestuur van het WBA vastgesteld. Daaraan ging een grondig onderzoek vooraf door een projectgroep, bestaande uit deskundigen vanuit de aangesloten gemeenten en het WBA. De basis voor de
verdeelsleutel is het aantal getelde meters op grond van de Archiefwet overgebrachte overheidsarchieven. De telling vindt plaats aan het eind van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de begroting wordt opgesteld. Het aantal getelde meters eind 2025 is daarmee leidend voor het begrotingsjaar 2027. De cijfers zijn afgerond op hele meters, de percentages zijn afgerond op twee decimalen.. % Verdeling n.a.v. Gemeente
Meters 2024
meting 2024
% Verdeling n.a.v. Meters 2025
meting 2025
Bergen op Zoom
1767
23,87%
1763
23,70%
Etten-Leur
527
7,12%
528
7,09%
Halderberge
683
9,22%
683
9,18%
Moerdijk
993
13,42%
994
13,36%
Roosendaal
1708
23,07%
1708
22,96%
Rucphen
312
4,21%
312
4,19%
Steenbergen
558
7,54%
558
7,50%
Woensdrecht
466
6,29%
505
6,78%
Zundert
389
5,26%
389
5,23%
Totaal
7.404
100%
7.440
100%
22
Bijdragen deelnemende gemeenten
Deelnemers
2026
2027
2028
2029
2030
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
Bergen op Zoom
729.626
747.997
771.207
799.824
829.007
Etten-Leur
217.726
223.871
230.817
239.382
248.116
Halderberge
281.837
289.732
298.722
309.807
321.111
Moerdijk
410.114
421.872
434.963
451.103
467.562
Roosendaal
705.202
724.722
747.210
774.937
803.212
Rucphen
128.756
132.314
136.420
141.482
146.644
Steenbergen
230.372
236.844
244.194
253.255
262.495
Woensdrecht
192.283
214.089
220.733
228.923
237.276
Zundert
160.750
165.192
170.318
176.638
183.083
Totaal
3.056.666
3.156.633
3.254.583
3.375.351
3.498.507
23
8. Geprognosticeerde meerjarenbalans Activa
Rek. 2025
2026
2027
2028
2029
2030
Materiele vaste activa
76.731
74.119
50.357
98.841
65.449
36.946
Totaal vaste activa
76.731
74.119
50.357
98.841
65.449
36.946
Uitzettingen korter dan 1 jaar
392.904
46.631
392.904
392.904
392.904
392.904
Liquide middelen
285.371
372.350
55.105
2.621
32.013
56.516
Overlopende posten
152.425
85.819
152.425
152.425
152.425
152.425
Totaal vlottende activa
830.700
504.800
600.434
547.950
577.342
601.845
Totaal Activa
907.431
578.919
650.791
646.791
642.791
638.791
Rek. 2025
2026
2027
2028
2029
2030
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
90.731
-
90.731
90.731
90.731
90.731
Reserve evaluatie GR
30.000
30.000
-
-
-
-
Reserve collectie beheer systeem
125.095
-
-
-
-
-
Te bestemmen resultaat
93.545
-
-
-
-
-
Eigen vermogen
439.371
130.000
190.731
190.731
190.731
190.731
Voorzieningen
-
32.824
-
-
-
-
Vaste schulden
24.000
20.000
16.000
12.000
8.000
4.000
Totaal vaste passiva
24.000
52.824
16.000
12.000
8.000
4.000
Vlottende schulden <1 jaar
438.466
319.612
438.466
438.466
438.466
438.466
5.594
76.483
5.594
5.594
5.594
5.594
Totaal vlottende passiva
444.060
396.095
444.060
444.060
444.060
444.060
Totaal Passiva
907.431
578.919
650.791
646.791
642.791
638.791
Passiva Algemene reserve
Overlopende passiva
24
Voor de geprognosticeerde meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Materiële vaste activa
De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de
geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen.
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2025.
Liquide middelen
De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans.
Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat ultimo 2027 uit een algemene reserve en een bestemmingsreserve voor de digitale dienstverlening website.
25
Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd.
Vennootschapsbelasting (Vpb)
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-plichtig.
Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpb-advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het
WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.
Reserves en voorzieningen Verloop van reserves en voorzieningen Reserves
Jaarrekening 2025 Begroting 2026
Begroting 2027 1-1-2027 dotaties onttrekkingen
Algemene reserve
31-12-2027 dotaties 2028
onttrekkingen 2028
31-12-2028 dotaties 2029
onttrekkingen 2029
31-12-2029 dotaties 2030
onttrekkingen 2030
31-12-2030
100.000
100.000
100.000
-
-
100.000
-
-
100.000
-
-
100.000
-
-
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
90.731
-
90.731
-
-
90.731
-
-
90.731
-
-
90.731
-
-
90.731
Reserve evaluatie GR
30.000
30.000
30.000
-
30.000
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Reserve collectie beheersysteem
125.095
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
220.731
-
30.000
190.731
-
-
190.731
-
-
190.731
-
-
190.731
Te bestemmen resultaat
93.545
-
stand per 31-12
439.371
130.000
26
Incidentele baten en lasten Incidentele lasten
Begroting 2027 Begroting 2028 Begroting 2029 Begroting 2030
Programma archiefbeheer Archiefopleiding
6.500
6.500
6.500
6500
Evaluatie GR
30.000
6.500
6.500
6500
Totaal
36.500
13.000
13.000
13.000
De incidentele lasten voortvloeiend uit de evaluatie van de GR wordt onttrokken aan de daarvoor bestemde reserve. In de begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 zijn geen incidentele baten opgenomen.
Staat van langlopende geldleningen Omschrijving lening
Oorspronkelijk bedrag van de
Datum besluit
Jaar van laatste
geldlening
algemeen bestuur
aflossing
21-12-2016
2032
Meubilair
60.000
TOTAAL
60.000
27
RenteRestantbedrag Rente of het percentage geldleningen rentebestanddeel per 1-1-2027
2%
2027
Aflossing of aflossings-
Restant bedrag van de
bestanddeel 2027
geldlening per 31-12-2027
Opmerkingen
20.000
400
4.000
16.000 lineair
20.000
400
4.000
16.000
9. Overzicht wettelijke taakvelden Bij besluit van 5 maart 2016 zijn er een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de rekenplichtige wetgeving voor gemeenten en
provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van
zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de
informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders, de EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-indeling, maar
Overhead en het taakveld 5.4 Musea. Overige taakvelden hebben geen relevantie voor het werkveld van het WBA (historische archieven). Het
taakveld Overhead is feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus
ook voor het WBA. Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van het WBA, in zijn volledige omvang.
Voor de indeling en terminologie is de Notitie Overhead van de Commissie BBV gebruikt. Voor 2027 is de verdeling als volgt: Kostenverdeling per taakveld
Begroting 2026*
Begroting 2027
*Andere verdeelsystematiek
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
615.966
734.789
van de begroting en jaarstukken. Voor verbonden partijen is daarbij
Taakveld 5.4: Musea
2.710.769
2.548.039
BBV, dat ook zij deze bijlage moeten opnemen zodat de gemeente de
Totaal kosten WBA
3.326.735
3.282.828
18,5%
22,4%
3.326.735
3.282.838
zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te nemen in de bijlagen specifiek aangegeven, middels de gelijknamige notitie van de commissie uitgaven m.b.t. de verbonden partijen op hun beurt ook op het juiste
taakveld kunnen verantwoorden. De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4
28
Percentage bedrijfsvoering van totale kosten WBA
Totaal baten WBA
Het verleden snel gevonden. 29