Raadsvoorstel aanwijzing accountant Stede Broec

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Aanwijzing accountant 2023-2025 39275

Commissie: Raadsvoorstel: Concerncontroller Programma:

M.H.M.H. Lopes Cardozo - Laane 1: Bestuur en dienstverlening

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

Geheime bijlage bij voorstel aanwijzing accountant

Voorgesteld besluit: 1. Op grond van artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet met het oog op de belangen als bedoeld in artikel 5.1 lid 2 onder b en f van de Wet Open Overheid (Woo) geheimhouding op de bijlage bij dit voorstel op te leggen tot het moment van voorlopige gunning. 2. De accountant genoemd in de bijlage bij dit voorstel aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2023 t/m 2025. Inleiding In november 2022 bent u akkoord gegaan met de aanbestedingsprocedure en het programma van eisen (PvE) voor de aanbesteding van de accountantscontrole 2023 t/m 2025. Op de uitvraag zijn twee geldige inschrijvingen ontvangen die voldoen aan de voorwaarden uit het PvE en de inschrijvingsleidraad. Deze inschrijvingen zijn beoordeeld door het beoordelingsteam. Het beoordelingsteam bestaat uit 9 individuele beoordelaars: Vertegenwoordigers van de drie raden (een uit iedere auditcommissie), vertegenwoordigers van de drie gemeenschappelijke regelingen (2 vertegenwoordigers in totaal), een griffier, de concerncontroller SED, het afdelingshoofd financiën en een financieel adviseur. De commissie wordt bijgestaan door een inkoopadviseur. Namens Stede Broec heeft de heer Kroezen zitting in dit team. Op basis van de aangeleverde stukken en een (mondelinge) presentatie door de inschrijvers heeft een beoordeling op kwaliteit plaatsgevonden. Daarna zijn de scores van de prijs toegevoegd.

Hiermee is de economisch meest voordelige inschrijver (EMVI) bepaald. Beoogd effect De accountantscontrole 2023-2025 voor de gemeente te laten uitvoeren op basis van een objectieve afweging van prijs en kwaliteit. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) De Europese aanbestedingsrichtlijn is gevolgd en conform de procedure en het goedgekeurde PvE is de keuze bepaald. De uitslag van de beoordeling door de beoordelingscommissie is bindend voor wat betreft het (voorlopig) gunningsbesluit. Artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet geeft aan dat de raad de accountant aanwijst. Op grond van de Verordening op de Auditcommissie, is de Auditcommissie belast met de voorbereiding van de aanbesteding van de accountantscontrole. Voor wat betreft de gunning en het aangaan van de overeenkomst is het college bevoegd. Kanttekeningen / alternatieven Op grond van de geldende wet- en regelgeving is uw raad gehouden een accountant aan te wijzen en daarvoor de Europese aanbestedingsprocedure te volgen. Geheimhouding Eenduidigheid over de berichtgeving over de gunning richting de markt is van belang. Het betreft hier een aanbesteding voor zes entiteiten: de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, het

1

recreatieschap Westfriesland, het afvalbedrijf Westfriesland en de SED organisatie. De data van besluitvorming van deze aanbestedende diensten zijn verschillend. De raden en de besturen vergaderen ieder op een ander moment. Pas nadat alle aanbestedende diensten zich hebben uitgesproken over de aanwijzing, behoren marktpartijen hiervan in kennis te worden gesteld. Planning Nadat besluitvorming heeft plaatsgevonden binnen de drie gemeenten, de SED en ook RSW en ABWF wordt conform de Europese aanbestedingsrichtlijn de gunningsbeslissing bekend gemaakt aan de inschrijvers. De afgewezen partij kan bij de rechtbank Noord Holland (locatie Haarlem) een kort geding aanspannen tegen het voornemen. Dit moet gebeuren binnen een termijn van 20 dagen (‘stand still periode’) na bekendmaking van de voorlopige gunning. Wordt er binnen de gestelde termijn geen kort geding aangespannen, dan worden bezwaren tegen de gunning niet-ontvankelijk (ongeldig). Wordt er wel een kort geding aangespannen binnen de gestelde termijn, dan kunnen we pas tot een definitieve gunning overgaan nadat er een vonnis is uitgesproken. Met dit raadsbesluit stemt de raad in met de voorlopige gunning de in de geheime bijlage genoemde accountant. Zodra de bezwaarperiode is verlopen en er geen bezwaren zijn ontvangen, wordt de voorlopige gunning omgezet naar een definitieve gunning.

In dat geval hoeft de raad niet nog een besluit te nemen. Na voorlopige gunning vervalt de geheimhouding van de bijlage. Contractduur De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 3 boekjaren te beginnen met boekjaar 2023. De overeenkomst kan een keer met drie (3) jaar en een keer met twee (2) jaar worden verlengd. De maximale looptijd is acht boekjaren (van boekjaar 2023 tot en met boekjaar 2030). Indien de overeenkomst niet verlengd wordt, of niet meer verlengd kan worden, loopt deze van rechtswege af. De ingangsdatum van het contract is 1 juli 2023. Financiën De aan te wijzen accountant heeft aangegeven de jaarrekeningcontrole 2023 en 2024 voor onze gemeente te kunnen verrichten voor het bedrag als genoemd in de bijlage. Vanaf 2025 mag de prijs maximaal 1 maal per jaar worden geïndexeerd conform een in de inschrijvingsleidraad afgesproken CBS index. Juridische zaken De besluitvorming en de (geheime) bijlage zijn afgestemd met de afdeling Juridische Zaken. Met de benoeming van de accountant wordt voldaan aan artikel 213 van de Gemeentewet.

Bovenkarspel, 30 maart 2023 De concerncontroller,

M.H.M.H. Lopes Cardozo - Laane

2