Verbeterplan informatie en archiefbeheer status mrt 2023 publicatie exemplaar

Verbeterplan Uitvoering Archiefwet gemeente Someren per mrt. 2023 NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021

1.

Lokale regelingen

1.1

Gemeente Someren heeft een Archiefverodening vastgesteld in 2018. Aanbeveling: de archiefverodening bij instelling van de nieuwe archiefwet updaten.

1.2

1.2

Gemeente Someren heeft een beheerregeling vastgesteld in 2018. Aanbevelingen: (1): Het ingestelde SIO in de beheerregeling opnemen. (2): De beheerregeling bij instelling van de nieuwe archiefwet updaten

De beheerregeling is in 2018 door het college vastgesteld, maar destijds naar het zich nu laat aanzien niet op de juiste wijze bekend gemaakt. Voor inwerkingtreding van de regeling is bekenmaking noodzakelijk.

1.3

Gemeente Someren heeft in 2020 een SIO ingesteld.

1.4

Het treffen van voorzieningen en het vaststellen van beleid met betrekking tot opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan aangaande de archiefbescheiden. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling (KPI 1.2)

1.5

1.5

Aanbeveling: het vaststellen van beleid met betrekking tot de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen aangaande de zorg voor archiefbescheiden. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling (KPI 1.2)

Bepalingen over informatie- en archiefbeheer in bestaande GR voor 1 juli 2024 toetsen aan de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, dit n.a.v. de activiteit om GR'en voor 1-7-2014 in lijn met nieuwe Wgr te krijgen.

1.5/1. Er is bij de vigerende Gemeenschappelijke Regelingen te weinig 7 duidelijkheid over delegatie en mandatering en de daaraan verbonden gevolgen voor zorg en het beheer van informatie en archiefbescheiden.

1.5/1. Centraal is er onvoldoende overzicht van het bestaan en de status van 7 andere samenwerkingen (anders dan GR'en) met bestuursorganen of eventueel private partijen. Het is daarmee ook niet duidelijk of in overeenkomsten bepalingen zijn opgenomen rondom informatie en archiefbeheer.

Risico

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

RHCe mrt-21

NNB

Activiteit voor 2023?

RHCe mrt-21

Gereed

Zie 1.1 - wordt tzt geactualiseerd bij nieuwe Archiefwet.

De verbetering is gerealiseerd als het Besluit Informatiebeheer 2018 alsnog Nagaan of destijds daadwerkelijk geen bekendmaking heeft plaatsgevonden. EIGEN CONS. mrt. 2023 op de juiste manier bekend is gemaakt. Wanneer dit niet het geval is, dan alsnog publiceren. Nagaan of extern belanghebbenden wellicht nadeel hebben ondervonden bij evt. onjuiste bekendmaking (zeer onwaarschijnlijk).

Q2 2023

RHCe mrt-21

Gereed

In 2021 en in 2022 hebben SIO's plaatsgevonden.

RHCe mrt-21

Gereed

Verder verwerken in nieuwe Wgr 1-72022.

RHCe mrt-21

Q1 2022

Priorite Omschrijving eindresultaat (oplossing) it

5

Actuele, door gemeenteraad vastgestelde, archiefverordening die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Aanpak op hoofdlijnen

Wacht op bekendmaking en datum inwerkingtreden van nieuwe Archiefwet.

Ingestelde SIO opgenomen in Besluit Informatiebeheer 2018.

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in % 25

50

75

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

100

5

1

Getroffen voorzieningen en vastgesteld beleid opgenomen in Besluit Informatiebeheer 4

4

2023

Beheerregeling in 2018 alsnog op correcte wijze bekendmaking.

Alle regelingen worden door een jurist beheerd. Afgestemd is dat alle nieuwe regelingen en wijzigingen in bestaande regelingen, op dit punt expliciet worden afgestemd met team DIV. Vastgesteld beleid met betrekking tot de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen aangaande de zorg voor archiefbescheiden opgenomen in Besluit Informatiebeheer

Zie ook 1.4:

Q3 2022

Q3 2022

Q4 2023

Q4 2023 voor 1-7-2024

Relatie met wijziging Wgr medio 2022.

Controle lopende regelingen ism team JAK (juristen) en beleid opstellen voor nieuwe en gewijzigde regelingen.

Wanneer een wijziging zich aandient wordt de regeling ook aan de adviseur Informatie- en Archiefbeheer voorgelegd. De concept bepalingen worden getoetst aan voornoemde handreiking en aan de feitelijke relatie tussen de gemeente en het samenwerkingsverband.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Gestart

1

De verbetering is gerealiseerd als alle Gemeenschappelijke Regelingen voor 1 juli 2024 geactualiseerd zijn en de juiste (bij voorkeur uniforme) bepalingen omtrent informatie- en archiefbeheer in de regelingen zijn opgenomen.

Integreren in het Plan Inventarisatie Archiefbescheiden. Het project invoering Woo is tevens belanghebbend. Q3 kijken naar samenwerkingsmogelijkheden met Asten en Deurne.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Start in Q3 2023

2024

1

De verbetering is gerealiseerd als de gemeente voor elke GR duidelijk in beeld heeft in welke mate men verantwoordelijk is voor de informatie en archiefbescheiden die in de regeling een rol spelen, zowel in het collectief van de regeling als ook als zelfstandige entiteit.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Start in Q3 2023

2024

1

De verbetering is gerealiseerd als de gemeente een actueel beeld heeft (en Integreren in het Plan Inventarisatie Archiefbescheiden. Het project behoud) van de overige samenwerkingen en de afspraken die daarin al dan invoering Woo is tevens belanghebbend. niet gemaakt zijn over informatie- en archiefbeheer. Uit dit overzicht Q3 kijken naar samenwerkingsmogelijkheden met Asten en Deurne. vloeien ook de verantwoordelijkheden voor de gemeente voort.

Het gaat in 2023 nog om de volgende regelingen: Reiniging Blink (2017); GGD Brabant Zuidoost (2020); Metropoolregio Eindhoven (2021); Veiligheidregio (GR VRBZO, 2015); ODZOB (2015); Peelgemeenten (2020) en BSOB (2016).

1.6

Gemeente Someren heeft vastgestelde mandaten en de gemeente houdt zich hier aan.

RHCe mrt-21

Gereed

1.7

Gemeente Someren besteedt geen archieftaken uit. Enkel de website wordt extern gearchiveerd.

RHCe mrt-21

Gereed

Miv 2022 wordt gebruik gemaakt van het pré-depot RHCe/Divault.

1.8

Gemeente Someren publiceert haar publicaties en bekendmakingen via DROP

RHCe mrt-21

Gereed

Miv mei-22 is WOO van kracht, tzt dus ook publicatie via PLOOI.

1.8

Gemeente publiceert nog niet alle documenten die behoren bij de in de Wet open overheid (Woo) genoemde categorieën: Organisatiegegevens; Raadsstukken; Bestuursstukken; Stukken van adviescolleges; Convenanten; Jaarplannen en -verslagen; Wob/Woo-verzoeken; Onderzoeken; Beschikkingen; Klachten. Door de gefaseerde invoering van de wet is het op dit moment ook nog niet nodig dat alle categorieën Mensen en middelen gepubliceerd worden.geeft aan dat de Gemeente Someren Onvoldoende capaciteitvoldoende (vast/tijdelijk personeel) maakt uitvoering van de beschikbare middelen zijn om de reguliere taken opdie hetzijn gebied van informatiekosten te dekken verbonden aan de en archiefbeheer al moeilijk. Verbeteringen zijn zowaar nog lastiger door te voeren. Omdat specifieke uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van kennis slechts bekend is bij enkelen is de situatie kwetsbaar, temeer omdat en het toezicht op archiefbescheiden. gebleken is dat er weinig

EIGEN CONS. mrt. 2023

Gestart

RHCe mrt-21 EIGEN CONS. mrt. 2023

Gereed Start in Q2 2023

RHCe mrt-21

Q3 2021

EIGEN CONS. mrt. 2023

Start in Q2 2023

2. 2.1 2.1.

2.2

Alle documenten behorende bij de categorieën worden gepubliceerd.

Volgt het project Invoering Woo.

3

1

Aanbevelingen: (1) Het opstellen van een planning om de achterstanden weg te werken. (2) Het wegwerken van de achterstand in werkzaamheden met betrekking tot de archivering van vervallen/lopende milieudossiers. 1

De verbetering is gerealiseerd wanneer er voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is, zodat: 1- achterstanden kunnen worden weggewerkt 2- de regulire werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd 3- geanticipeerd kan worden op (vele) nieuwe ontwikkelingen en wetgeving 4- er voldoende tijd is voor blijvende ontwikkeling en verdieping 5- de kwetsbaarheid (a.g.v. uitval/vertrek) is verminderd. Een door de archiefdienst en de gemeente ondertekende verklaring van • Laatste aanpassingen archiefblok 1990-1999 en vervallen mileudossiers overbrenging van het archiefblok 1990-1999 en de vervallen milieudossiers t/m 1999 t/m 1999. * De vervallen milieudossiers zijn in 2021 reeds opgeschoond • Afspraken maken met de archiefdienst over de overbrenging. • Offertes voor scannen lopende milieudossiers zijn ontvangen

Aantrekken capaciteit wordt moeizamer door gespannen arbeidsmarkt.

Q4 2023

Q4 2023

Door besluit AB ODZOB eind 2019 is besloten alle lopende dossiers tot april 2017 te digitaliseren. Vanfa dat moment is al digitaal. Deels overbrengen naar RHCe, rest naar pré-depot. Ook gewenst vanuit bedrijfsvoering.

Uitdaging: capaciteit! 2.2

Onderdeel van de achterstanden is het vervangen van de bouwvergunningen 1937-1995 en de bouvergunningen 1996-2010. Aan de vervanging is tevens de overbrenging naar het e-depot van het RHCe gekoppeld.

De verbetering is gerealiseerd wanneer de bouwverguningen zijn vervangen (de orginelen vernietigd) en zijn overgebracht naar het RHCe. De bouwvergunningen zijn daarmee openbaar toegankelijk via internet.

-Afwerken van batch 1 t/m 7, bouwvergunningen t/m 1995. Geheel tot en met de overbrenging. Doel is om dit in 2023 volledig af te ronden. -Daarna afwerken van de vervolg batches, bouwvergunningen 1996-2010. (Dit wordt waarschijnlijk 2024)

1

14

NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021

2.2

2.3

2.3

Eind 2022 lijkt de vervanging van de milieuvergunningen vast te lopen. Het RHCe geeft geen postief advies tav de Proof Of Concepts (POC's). De milieudossiers zijn niet geschoond en een definitief handboek vervanging is nog niet vastgesteld. Het college heeft ook nog geen besluit tot vervanging genomen. Ondertussen moeten de vergunningen wel overgebacht worden (waarmee de vergunninen ook openbaar zijn). De gemeente Someren geeft aan dat niet alle wettelijke verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Dit heeft onder andere te maken met de formatieruimte, hierbij mist een werknemer die de coördinerende taken ten aanzien van DIV op zich neemt. De gemeente Someren gaat hiervoor dit jaar stappen ondernemen. Aanbeveling(1): ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Aanbeveling(2): het opvolgen van de aanmerking vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie met betrekking tot het verbeteren van het proces van verslaglegging en het opstellen van een verbeterplan

Bij de gemeente voert een beperkt aantal medewerkers taken uit op het gebied van informatie- en archiefbeheer (Documentaire Informatie Voorziening). De medewerkers zijn ervaren en al langer bij de gemeente werkzaam. Er komt veel nieuwe wetgeving (o.a. nieuwe Archiefwet) op de gemeente af. Daarnaast nemen technische ontwikkelingen een vlucht (bijv. Artificiële Intelligentie). Het is wenselijk dat medewekers zich meer/gerichter scholen als voorbereiding op de toekomst.

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

3.1

Aanbevelingen: (1): De deuren van de archiefruimte van de gemeente Someren zijn niet zelfsluitend. Het RHCe adviseert om de deuren van de archiefruimte zoveel mogelijk gesloten te houden. De gemeente Someren geeft aan dat de deuren zijn voorzien van een elektronisch slot. Door de geautoriseerde druppels heeft de gemeente inzicht tot wie er in de ruimte kan. Daarnaast houdt de gemeente Someren de deuren zoveel mogelijk gesloten, conform aanbeveling RHCe. (2) Het klimaat in de archiefruimten wordt niet systematisch gemonitord. Het RHCe adviseert om het klimaat in de archiefruimten systematisch te monitoren. Opmerking RHCe: De afdeling bouwbeheer gaat dit jaar hygrometers plaatsen om de luchtvochtigheid te meten. De gemeente Someren is dus met dit onderwerp bezig.

Risico

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Het probleem is opgelost wanneer de hinderwetvergunningen (al dan niet vervangen door digitale reproducties) zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

In Q2 2023 heroverwegen van het project en opstellen van plan van aanpak EIGEN CONS. mrt. 2023 om de overbrenging (evt. met vervanging) alsnog op korte termijn te realiseren.

Start in Q3 2023

Compliant.

Instelling compliance-check bij JAK met rapportage aan MT en teams. Alle aanpassingen projectmatig oppakken.

Priorite Omschrijving eindresultaat (oplossing) it

1

Aanpak op hoofdlijnen

RHCe mrt-21

Geplande realisatie activiteit

Structureel en gezamenlijk jaarlijks inplannen van trainingen.

25

50

75

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

100 2023

Q4 2021

Q3 2022

Q2 2023

In april 2022 heeft gesprek plaastgevonden met Provincie over het verbeterplan gemeente Someren. Tevens is toen het concept Archief- en infromatiebeheerplan Someren 20222026 gedeeld. Dat paln wortd in juni-22 vastgesteld door het college.

1

Voortgang in %

De controle en rapportage over nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving is geborgd. In april / mei vindt een impactanalyse die gestart is vanwege de WOO maar nu breder wordt uitgevoerd. Voor implementatie WOO is een projectcanvas opgesteld.

EIGEN CONS. mrt. 2023

2

Een inrichting van de archiefruimte die voldoet aan de geldende archiefwet- • Uitvoering en periodieke controle autorisaties. en -regelgeving. 1) Bijhouden overzicht van wie in archiefruimte kan. 2) Klimaat wordt gemonitord en hygrometers zijn geplaatst. Ad 3: inventarisatie per vakapplicatie + alle afspraken met betreffende beheerders ten aanzien van het archiefbeheer, is gestart Q1 2022.

RHCe mrt-21

Q1 2021

De verbetering is doorgevoerd wanneer er een actueel overzicht is met alle applicaties waarin archiefbescheiden (niet slechts documenten) worden gevormd en het overizicht ook wordt onderhouden.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Start in Q3 2023

2

(3): het maken van een overzicht waarmee eventueel ontbrekende functionaliteiten van alle vakapplicaties in kaart worden gebracht. 3.1.c.

Gemeente beschikt niet over een overzicht van applicaties waarin archiefmateriaal wordt gevormd.

Integreren in het Plan Inventarisatie Archiefbescheiden. Het project invoering Woo is tevens belanghebbend. Q3 kijken naar samenwerkingsmogelijkheden met Asten en Deurne.

1

3.4

De Gemeente Someren heeft een risicoprofiel, beleids- en crisisplan. Dit plan is volgens de Gemeente Someren volledig.

3.5

(1) Het zo snel mogelijk vaststellen van het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten. (2) Regelmatig met het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten oefenen.

3.5. a

Gereed

1

In het bedrijfsnoodplan en ontruimingsplan is er onvoldoende aandacht voor de in de archiefruimte opgeslagen archieven.

De verbetering is doorgevoerd als het onderwerp "informatie en archieven" in het bedrijfsnood- en ontruimingsplan integraal is opgenomen. 2

Het Bedrijfsnoodplan benoemt de (eventuele) ontruiming van het archief. Ingeval van calamiteit bepaalt het crisisteam waar het archief fysiek wordt ondergebracht; opties zijn de brandweer, de Ruchte, buurgemeenten. Het ontruimingsplan wordt regelmatig geactualiseerd.

RHCe mrt-21

Er zijn al langer geleden suggesties doorgegeven aan het team Personeel & Organisatie, verantwoordelijk voor (de integraliteit) beide plannen. Het team P&O heeft de suggesties in april 2022 nogmaals ontvangen en gaat deze al dan niet in overleg verwerken in de plannen.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Q2 2021

Q4 2023

CISO is gestart met actualisatie van continuiteitsplan (BCM) met extra nadruk voor leveranciesr van SAASoplossingen. Zie ook 3.4 vwb BCM - wordt geïntegreerd. Nog externe locaties zoeken en afspraken daarmee vastleggen.

N.B. Er wordt onderzocht in hoeverre het haalbaar is om de archiefruimte versneld uit te faseren. 3.5.b 4. 4.1

4.1

5.

Gemeente beschikt niet over een aangewezen verzamelplaats voor de archieven in het geval van ontruiming. Interne kwaliteitszorg en toezicht Het vaststellen van het kwaliteitssysteem. Indien het wordt vastgesteld komt het oordeel op groen te staan. Werknemers zijn op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften. Opmerking RHCe: Indien het wordt vastgesteld komt het oordeel op groen te staan. Het bestaande kwaliteitssysteem voldoet strikt gezien aan het gestelde in artikel 16 van de Archiefregeling. Het systeem dat de gemeente hanteert richt zich op de operationele kwaliteit. Het kwaliteitssysteem kan op een hoger plan komen door strategische en tactische componenten te integreren.

N.B. Er wordt onderzocht in hoeverre het haalbaar is om de archiefruimte versneld uit te faseren.

EIGEN CONS. mrt. 2023

3

De verbetering is doorgevoerd als een verzamelplaats is aangewezen.

EIGEN CONS. mrt. 2023

-

Het kwaliteitssysteem is door het college op 13-4-2021 vastgesteld. Hierin is beschreven waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie mogelijk maakt.

De verbetering is doorgevoerd als in een nieuw kwaliteitssysteem niet alleen aandacht is voor operationele kwaliteit, wellicht een kwaliteitssysteem o.b.v. KIDO

EIGEN CONS. mrt. 2023

4

Gerealiseerd

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

24

NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021

Risico

Priorite Omschrijving eindresultaat (oplossing) it

5.1 (1) Het opnemen van gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. (2) Het bijhouden in het compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden of en waar er sprake is van persoonsgegevens.

5.1

5.1

5.1

Gemeente beschikt niet over een goed toepasbare voorziening voor het archiveren van videotulen (incl audio)

De vraag is of dat de gemeente de archivering van ruimtelijke plannen voldoende heeft geborgd. Het is een misvatting om te denken dat de plannen binnen https://www.ruimtelijkeplannen.nl/ (kunnen) worden gearchiveerd.

5

1

2

Een door het college van B&W vastgesteld en door de beheereenheid onderhouden, actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden en de daaraan gekoppelde en uit te voeren beheerafspraken.

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

• Door DIV inventariseren verblijfplaats archiefbescheiden, bijbehorende processen, vakapplicaties en media samen met ICT en proceseigenaren. • Koppelen van uitvoerbare beheerafspraken aan archiefbescheiden. • Maken van alternatieve beheerafspraken bij niet te realiseren koppeling. • Uitvoeren van beheerafspraken.

RHCe mrt-21

Q4 2021

Q4-23

EIGEN CONS. mrt. 2023

Start in Q4 2023

De verbtering is doorgevoerd wanneer er een voorziening is getroffen voor het digitaal duurzaam archiveren van videotulen.

De verbetering is doorgevoerd wanneer de archivering van ruimtelijke plannen is geborgd.

Gemeente beschikt niet over een compleet overzicht van archiefbescheiden.

- Onderzoek of de archivering thans voldoende is. - Maatregelen treffen indien de archivering nog niet voldoende geborgd is.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Maken van een Plan Inventarisatie Archiefbescheiden. Het project invoering Woo is tevens belanghebbend. Mogelijk samenbwerking met de gemeente Asten en Deurne.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Voortgang in % 25

50

75

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

100 Er zijn maatregelen genomen om communicatie zeker te stellen. Vwb bestuurders is er ook door CISO instructie gegeven mbt gebruik (zoveel mogelijk beperken) en opslag van communicatie via apps.

Start in Q3 2023

1

5.1

Vaststellen van beleid/richtlijnen, alsmede het aanbieden van functionalitieiten t.b.v. de archivering van sociale media met in begrip van WhatsApp en andere electronische berichten.

EIGEN CONS. mrt. 2023

De verbetering is doorgevoerd als alle electronische berichten (social media) conform beleid en richtlijnen geordend en toegankelijk (kunnen) worden gearchiveerd. 2

5.2

5.3

Het implementeren van het vastgestelde metagegevensschema. (zie ook 5.8) (1): De toegankelijkheid waarborgen van mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018). Opmerking RHCe: Beide aanbevelingen worden door de gemeente Someren meegenomen in een project binnen team communicatie. (2): de beperkte beschikbaarheid waarborgen van in de archiefbescheiden voorkomende persoonsgegevens conform de AVG. Beide aanbevelingen worden door de gemeente Someren meegenomen in een project binnen team communicatie.

2

De verbetering is doorgevoerd als alle applicaties met archiefbescheiden (niet slechts het zaaksysteem) metadata kunnen vastleggen conform MDTO/TMLO en dat deze gegevens ook daadwerkelijk door eindgebruikers worden vastgelegd.

Zie 5.8: het TMLO is vastgesteld, maar implementatie is van langere duur!

EIGEN CONS. mrt. 2023

Q4 2022 ?

Q4-25 ?

Q3 2021

Q2 2023

3

5,4

De Gemeente Someren gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

Gereed

5,5

De Gemeente Someren gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

Gereed

5.6

De klimaatomstandigheden in de archiefruimte zijn niet altijd optimaal (binnen de norm). In warme periodes kan bijvoorbeeld de temparatuur wat te hoog oplopen.

4

5.7

Het vaststellen van het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden.

2

5.8

Het implementeren van het metagegevensschema. (zie ook 5.2)

5,9

De gemeente Someren schrijft bepaalde opslag formaten verplicht voor confrom de Procedure Documentbeheer 2021.

Vastgesteld 10 maart 2021

5.9

De procedure documentenbeheer 2021 dient duidelijke richtlijnen op te nemen t.a.v. gebruik van documentformaten, zoals het gebruik van MSG, ZIP en andere bestanden die door het zaaksysteem of Motion niet worden onsteund.

De verbetering is doorgevoerd wanneer alle bestanden die voor (blijvende) bewaring in aanmerking komen digitaal duurzaam kunnen worden bewaard.

5.10

5.11

(1) Het maken van een overzicht van in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten. (2) Het vaststellen en implementeren van functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van digitale archiefbescheiden. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7). (1): het vaststellen van een beleid aangaande de toepassing van compressie en encryptietechnieken. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7). (2) Het treffen van voorzieningen voor de toegankelijkheid en ordening van archiefbescheiden in het geval er gebruik wordt gemaakt van compressie of encryptietechnieken.

2

2

De verbetering is doorgevoerd wanneer het klimaat stuctureler wordt gemonitord en er binnen randvoorwaarden mogelijkheden zijn om het klimaat positief te beïnvloeden.

TMLO vastgesteld door B&W - op 2 maart 2021

Gereed N.B. Er wordt onderzocht in hoeverre het haalbaar is om de archiefruimte versneld uit te faseren. Zie 5.2 voor implementatie.

5

EIGEN CONS. mrt. 2023

Opmerking mrt 2023: Een overzicht van applicaties is goed uitgangspunt, maar dat alleen geeft nog geen inzicht of er zich daarin informatieobjecten In principewaarin wordtgedrag NIET gecomprimeerd bevinden een rol speelt. en/of geencrypt. We zijn wel voornemens in gesprek te gaan met RHCe en Divault hoe we daar in de toekomst mee om moeten gaan. 200192747 Opstellen handboek digitale vervanging archiefbescheiden 2022 - ultimo mei 2022 concept nagenoeg gereed.

3

Gereed Gereed

EIGEN CONS. Onderhanden - zie 3.1 - 3 Als onderdeel van de Informatiearchitectuur en de transitie naar ICT-NML is mrt. 2023 geanalyseerd en vastgelegd welke systemen en applicaties een rol spelen. Dit overzicht is in maart 2022 opgesteld door de Informatiemanager en moet verder uitgewerkt worden. Dit wordt vastgelegd in de iNavigator en daarna uitgewerkt op objectniveau.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Q1-22

Q4-23

Q3-22

Q4-22

i.t.t. bovenstaande opmerking uit 2022 wordt er wel degelijk gecomprimeerd en waarschijnlijk wordt ook encryptie toegepast, bijvoorbeeld bij corresponderen met de Rechtbank.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

6.1

Het updaten van het vervangingshandboek waar de gemeente Someren mee werkt. Opmerking RHCe: De gemeente Someren geeft aan dat dit op de planning staat voor Q2 2021. Het vaststellen van een beleid ten aanzien van conversie/migratie. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7).

EIGEN CONS. mrt. 2023

Besluit Informatiebeheer 2018 - vastgesteld 14 juni 2018

6.

6.2

N.B. Er wordt onderzocht in hoeverre het haalbaar is om de archiefruimte versneld uit te faseren.

200192747 concept gereed voor college

Q3 2022

Besluit Informatiebeheer 2018 - vastgesteld 14 juni 2018

Gereed

2

3

34

NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021

6.2

6.3

Er zijn verschillende voorbeelden ui het recente verleden te noemen waaruit blijkt dat conversies en migraties niet met dezelfde waarborgen zijn uitgevoerd. Verklaringen worden zelden of nooit opgesteld.

Risico

Priorite Omschrijving eindresultaat (oplossing) it

2

Het vaststellen van een hotspotmonitor 3

6.4

6.4

De gemeente Someren heeft sinds 2014 de digitale archiefbescheiden niet vernietigd. Met de vernietiging van analoge archiefbescheiden is de gemeente bij. Aanbeveling: vernietiging van alle archiefbescheiden die daartoe in aanmerking komen.

1

6.5

De gemeente Someren heeft afgelopen 5 jaren geen archiefbescheiden vervreemd.

7.

Overbrenging van archiefbescheiden

7.1

Aanbeveling:het overbrengen van alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken: Archiefblok 1990-1999, Bouwdossiers t/m 2010, Milieudossires verleende vergunningen 1980/1989 en 1990/1999 die vervallen zijn, naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depot.

7.2

De gemeente Someren maakt samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats (de streekarchivaris) van alle overbrengingen een verklaring op.

7.3

De gemeente heeft een machtiging tot opschorting aangevraagd. Echter heeft de gemeente Someren de machtiging tot opschorting niet ontvangen. Dit komt door het ontbreken van een archiefplan inclusief planning. Aanbeveling: Archiefplan opstellen en naar de provincie sturen om de machtiging tot opschorting te ontvangen.

Verbetering is doorgevoerd wanneer het beleid t.a.v. conversie, migratie en In de relevante processen zijn n.a.v. de constatering wel al checks emulatie verder is aangescherpt, alsmede naleving van het beleid. ingebouwd.

Een door het SIO geaccordeerde en het college van B&W vastgestelde hotspotmonitor over de periode (van/tot) waarin gebeurtenissen en kwesties in de samenleving zijn benoemd die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente en waardoor de neerslag ervan voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

1

De gemeente heeft het uitvoeren van back-ups belegd bij ICT NML. Backups worden uitgevoerd, maar dit is door NML nog niet vastgelegd in beleid.

Aanpak op hoofdlijnen

De verbetering is doorgevoerd als NML in samenspraak met de gemeente(n) het beleid heeft vastgesteld en conform dat beleid wordt gehandeld. In het beleid moet een connectie met het thema vernietigen zijn gemaakt.

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in % 25

50

75

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

100

EIGEN CONS. mrt. 2023

Bespreken en vorostel voor SIO opstellen.

Q3 2022

Q4 2022

In april 2022 is de vernietigingslijst tot 1-1-2017 uitgezte in de organisatie. De vernietiging zal plaatsvinden in Q3-22. Daarna worden de volgende jaren uitgezet.

Q1 2022

doorlopend

De wensen van de gemeente t.a.v. het vernietigen van back-ups zijn in april EIGEN CONS. mrt. 2023 2023 (samen met Asten) doorgeven aan NML. NML dient het beleid vast te stellen.

Q3 2023

Gereed

1

Verbetering is doorgevoerd wanneer voornoemde archieven, al dan niet vervangen door digitale reproducties, zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats/e-depot. M.n. de overbrenging van de hinderwetvergunningen en bouwvergunningen is urgent. Totdat dit is gerealiseerd dient het collge gemachtigd te zijn de overbrenging op te schorten.

EIGEN CONS. mrt. 2023

Q4 2023

Gereed

Archiefplan 200329153 in raad juli 2022.

Q3-2022

2

8.

Ter beschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

8.2

De gemeente Someren heeft geen archiefbescheiden waarop beperking van openbaarheid van toepassing is.

Gereed

8.3

De gemeente Someren heeft geen archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die de gemeente niet openbaar wil maken.

Gereed

44