Bijlage bij BSOB Jaarrekening 2022 incl controleverklaring w.g.

Jaarstukken 2022 30-3-2023

Datum

Versiebeheer Versie

Datum

Status

Financieel Specialisten

23-02-2023

Concept

Regievoerders

06-03-2023

Concept

Dagelijks bestuur

13-03-2023

Concept

Dagelijks bestuur/ Algemeen bestuur

30-03-2023

Definitief

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord

5

2.

Leeswijzer

7

3.

Organisatie-ontwikkeling

9

3.1

BSOB organisatie

3.2

Missie, visie en kernwaarden

9 9

Missie

9

Visie

9

Kernwaarden

9

Jaarverslag

11

4.

11

Programma-verantwoording - Primaire processen 4.1

Waarderen

12

4.2

Heffen

13

4.3

lnnen

15

De Paragrafen

18

5. 5.1

Lokale heffingen

5.2

Weerstandsvermogen & risicobeheersing

18

5.3

Onderhoud kapitaalgoederen

20

5.4

Financiering

20

BNG 5.5

6.

18

20 Bedrijfsvoering

22

5.5.l

Bezwaar en Beroep

22

5.5.2

Frontoffice

23

5.5.3

ICT

25

5.5.4

Bestuurs- en beleidsondersteuning

28

5.5.5

Personeel en Organisatie- (sociale paragraaf)

29

5.5.6

Openbaarheidsparagraaf Wet Open Overheid

35

5.6

Verbonden partijen

36

5.7

Grondbeleid

36

Projecten

-::,.7 PAGINA I2

6.1

Waarderen op oppervlakte

37

Waarderen op oppervlakte (€169.000)

37

6.2

Masterplan automatisering

38

6.3

Toeslagaffaire

40

7.

Jaarrekening 7.1

42

Het overzicht en toelichting van baten en lasten / Verschillenanalyse

..42

7.2

Toerekening naar programmaonderdeel

48

7.3

BTW en VPB ···························································································································································································48

7.4

De balans

49

7.5

Toelichting op de balans

49

7.5.l

Vaste activa

52

7.5.2

Vorderingen openbare lichamen

53

7.5.3

Overige vorderingen

54

7.5.4

Geldelijke middelen

54

7.5.5

Overlopende activa

55

7.5.6

Eigen vermogen

55

7.5.7

Voorzieningen

56

7.5.8

Overige schulden

57

7.5.9

Overlopende passiva

58

7.6

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

61

7.7

Wet normering topfunctionarissen (WNT)

61

7.7.l

Bezoldiging topfunctionarissen

62

7.7.2

Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen

63

7.7.3

Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT

63

8.

Controleverklaring en bijlagen

64

8.1

Controleverklaring

64

8.2

Prestatie-indicatoren

65

Verklaring met betrekking tot afwijkingen op de door BSOB bepaalde doelstellingen 2022 (Jaarrekening):

67

8.3

Bijdragen per deelnemer

69

8.4

Productiecijfers 2022

70

8.5

Taakvelden

71

PAGINA I3

Jaarstukken 2022 1Concept 1 30-3-2023

8.6

Lijst gebruikte afkortingen

75

PAGINA [4

1. Voorwoord Voor u liggen de jaarstukken 2022 (jaarverslag 2022 en jaarrekening 2022) met een weergave van de ontwikkelingen en de voortgang zoals die in 2022 binnen BSOB hebben plaatsgevonden.

De No Cure No Pay (NCNP) problematiek heeft zich sterk doorgezet en is in volume wederom toegenomen in Nederland. In tegenstelling tot het voorgaande jaar hebben we helaas moeten constateren dat ook BSOB niet ontkomen is aan de landelijke stijging. We hebben circa 31% meer bezwaren en ook 35% meer beroepen. Dit heeft geleid tot een verhoging van de hieraan gerelateerde kosten. De extra (inhuur) inzet van personeel voor het taxatie technisch behandelen van de bezwaren en beroepen is dan ook significant. In verhouding tot de andere grote belastingorganisaties is het procentueel aantal bezwaren en beroepen nog steeds erg laag, maar dat neemt niet weg dat het totale NCNP-traject (bezwaren en beroepen) een zware wissel trekt op de begroting van BSOB. De mediacampagne heeft voornamelijk als doel dat de burgers in plaats van de NCNPbureaus te benaderen BSOB zelf gaan bellen. Ook de media staat steeds meer aan de kant van de belastingorganisaties.

De algehele kwaliteit en efficiëntie is ook in 2022 weer toegenomen. Met trots kan ik mededelen dat het doel om de 5 sterrenstatus te bereiken dit jaar is gerealiseerd. De Waarderingskamer heeft wederom zowel op het vlak van waarderen en innovaties als op het vlak van de aansluiting op de basisregistraties haar waardering uitgesproken en de zeer positieve beoordeling beloond met de toekenning van 5 sterren. Daarmee zijn we de eerste grote (meer dan 100.000 objecten) organisatie die deze status heeft behaald.

Financieel is het boekjaar 2022 afgesloten met een positief exploitatieresultaat van €/96.44]-

Het reguliere bedrijfsresultaat bestaat voornamelijk uit de volgende posten: Lonen & Salarissen en i nhuur.

9.000

Voordeel

Overige Personeelskosten:

€ I9.0o

Nadeel

Uitbestede diensten

€ 32.000

Voordeel

Uitvoeringskosten

€ 7200o

Nadeel

Automatiseringskosten:

€ 50.000

Voordeel

Algemene en overige kosten

€35.000

Voordeel

Overige opbrengsten

€ 82.000

Voordeel

Rentebaten

€ 23.000

Voordeel

BTW

€ 55.000

Voordeel

PAGINA [5

Jaarstukken 2022 \Concept 1 30-3-2023

Graag wil ik afsluiten met wederom een uiting van trots. Trots op hoe al onze medewerkers zijn omgegaan met de maatregelen, het thuiswerken (soms met de extra belasting van thuisblijvende kinderen) en we toch in staat zijn geweest weer vooruitgang te boeken in onze prestatie voor alle deelnemers.

PAGINA [6

2. Leeswijzer Algemene organisatieontwikkelingen In hoofdstuk 3 worden kort de algemene organisatieontwikkelingen beschreven.

Primaire processen In hoofdstuk 4 wordt een korte toelichting gegeven op de 3 primaire processen: Waarderen 1

Heffen Innen

Eerst worden de doelstellingen uit de begroting 2022 kort herhaald, waarna de realisatie binnen de processen beschreven wordt, op de volgende manier:1

De paragrafen Artikel 9 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor dat in de begroting in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. In hoofdstuk 5 beschrijven wij de ontwikkeling van de volgende paragrafen: Weerstandsvermogen & risicobeheersing Financiering & treasury -"'. Bedrijfsvoering/ ondersteunende processen Prestatie-indicatoren

Projecten 2022 In hoofdstuk 6 wordt er een terugkoppeling gegeven op de begrote projecten.

Financiën Hoofdstuk 7 geeft alle financiële informatie betreffende de realisatie ten opzichte van de 2° BW 2022.

1

De teksten die uit de begroting 2022 komen (de kopjes "Wat willen we bereiken?" en "Wat gaan

we daarvoor doen?") zijn ongewijzigd overgenomen. Hierdoor zijn sommige teksten achterhaald. Om aansluiting te behouden met de vastgestelde begroting zijn deze teksten niet aangepast.

PAGINA [7

Jaarstukken 2022 1Concept 30-3-2023 1

Bijlagen Hoofdstuk 8 bevat de controleverklaring en de bijlagen. De volgende bijlagen zijn opgenomen: Controleverklaring Deelnemersbijdragen Productiecijfers Taakvelden Lijst gebruikte afkortingen

PAGINA [8

3. Organisatie-ontwikkeling

3.1 BSOB organisatie BSOB is een gemeenschappelijke regeling van waterschap Aa en Maas en 9 gemeenten. BSOB is opgericht om de kwaliteit van de dienstverlening en continuïteit van de waardering, heffing en inning van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen te garanderen. En wel tegen zo laag mogelijke kosten. 3.2 Missie, visie en kernwaarden Missie Bij BSOB geloven we dat het uitvoeren van de belastingtaak gepaard kan gaan met een hoogwaardige kwaliteit dienstverlening tegen lage maatschappelijke kosten. Zo zetten wij alle gemeentelijke- en waterschapsbelastingen op één aanslagbiljet. Overzichtelijk voor de burger en kostenbesparend!

Met deze missie zorgen we ervoor dat er meer maatschappelijk geld overblijft voor onder meer schoon drinkwater, het ophalen van grofvuil en het aanleggen van fietspaden. Hiermee draagt BSOB bij aan een mooiere, schonere en gezondere leefomgeving van inwoners van Oost-Brabant. Visie De organisatie staat voor het nauwkeurig en zo eerlijk mogelijk vaststellen en heffen van de belastingaanslag. We willen excellente dienstverlening bieden door burgers, bedrijven en onze deelnemers zoveel mogelijk te faciliteren. Dit doen we doorwerkprocessen efficiënter in te richten en te bezien op welke wijze BSOB uitgebreid kan worden met de toetreding van nieuwe deelnemers.

Het is onze ambitie om de beste belastingdienstverlener van Nederland te worden, waar: gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden, burgers en bedrijven deze snel en gemakkelijk regelen en waarvoor medewerkers graag willen werken.

Om dit te kunnen realiseren is het van groot belang om continu vooruit te blijven kijken en te anticiperen op ontwikkelingen. Pijlers zijn: hoge kwaliteit van dienstverlening, standaardisatie en digitalisering, samenwerking met deelnemers en klantvriendelijkheid. Kernwaarden Kwaliteit Toegankelijkheid Menselijke maat 1

Kostenbewustzijn

PA GINA I9

Jaarstukken 2022 !Concept 1 30-3-2023

Door te handelen naar onze kernwaarden, en door een zo hoog mogelijke kwaliteit dienstverlening in het vaandel te houden, tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten, streven we ernaar om bij te dragen aan een betrouwbare en dienstverlenende overheid.

Businesscase en het strategisch HRM-beleidsplan De organisatie is volop bezig met het geven van invulling aan de businesscase en het HRM beleidsplan. De gewenste automatiseringsoplossingen lopen wat betreft Gouwlt volledig op schema, wat betreft Ortax (de waarderingsapplicatie) heel erg achter. Redenen zijn het niet hebben van voldoende gekwalificeerd personeel bij de applicatieleverancier. Zelfs bijna 3 weken geen optimaal gebruik kunnen maken van de applicatie. De automatiseringsslag is nog niet zichtbaar in het aantal fte's. Reden hiervoor is het grote aantal langdurig zieke medewerkers. Met betrekking tot het HRM beleidsplan, zijn in december de nieuwe functiebeschrijvingen afgerond en uitgedeeld aan alle medewerkers.

Bezwaren In 2022 is het aantal bezwaren met bijna 30% toegenomen. Reden dat er extra inzet van taxateurs in frontoffice noodzakelijk is geweest voor het afhandelen en behandelen van deze extra bezwaren. Dit zal ook leiden tot een verhoging van de beroepen en de daar bijbehorende proceskosten. Het percentage bezwaren is nog steeds onder het landelijke gemiddelde, maar ook in 2023 zullen we weer extra inzetten om de belastingplichtige te bewegen met BSOB contact op te nemen in plaats van met een NCNP-bureau.

Modern werkgeverschap Het flexibel werken is ingeburgerd bij BSOB. Uit het MTO (Medewerkers Tevredenheid Onderzoek) kwam dat ook als erg positief naar voren. De werkdruk werd door velen als hoog ervaren en de communicatie MT naar medewerkers en tussen teams onderling moet verbeterd worden. Hiervoor zijn de eerste stappen in Q4 2022 gezet.

Waarderingskamer Het waarderen op oppervlakte is volledig afgerond. De waarderingskamer heeft haar oprechte waardering uitgesproken door de wijze waarop BSOB heeft gewaardeerd, de medewerkers betrokken zijn bij de objecten die ze getaxeerd hebben en het controleprotocol wat is opgezet door BSOB. Dit alles heeft geresulteerd in 5 sterren.

PAGINA [1O

Jaarverslag

4. Programma-verantwoording- Primaire processen De primaire processen van BSOB bestaan uit: Waarderen: het vaststellen van de waarden van alle onroerende zaken binnen de gemeentegrenzen van de deelnemende gemeenten. Heffen: om belasting te innen, moet deze eerst opgelegd worden. Heffen is dan ook het opleggen van aanslagen voor de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen. -\. Innen: het verlenen van kwijtschelding, het verwerken van betalingen en het nemen van invorderingsmaatregelen.

Conform BBV dient BSOB enkele aspecten in de programma-verantwoordingen op te nemen. Deze worden hieronder kort toegelicht.

Bij BSOB is er geen sprake van algemene dekkingsmiddelen. De definitieve deelnemersbijdragen betreffen het gerealiseerd saldo van baten en lasten en de BTWeindgebruiker ad € 9.514.717. Dit betreft het bedrag voor resultaatsbestemming. Er is reeds € 9.711.157 aan voorlopige deelnemersbijdragen ontvangen. Voor de berekening wordt verwezen naar paragraaf 8.3.

In onderstaande tabel is het overzicht van de gerealiseerd saldo van baten en lasten per programma-onderdeel opgenomen. Bijdrage ex BTW in 2022 in%

4.668.7551

3.007.916

1.176.952

52,73%

33,97%

13,29%

8.853.623 100%

Zoals reeds in de leeswijzer toegelicht wordt voor het nadere toelichting van de gerealiseerde baten en lasten verwezen naar hoofdstuk 7.

De bij ministeriële regeling vastgestelde beleidsindicatoren zijn veelal niet van toepassing op BSOB, deze zijn derhalve niet opgenomen in deze paragraaf.

Beleidsindicator 4: Externe inhuur

25,6%

(€1462.000/5.723.O00) - zie paragraaf 7.1

Beleidsindicator 5: Overhead

39,3%

(€3.480.000/€8.854.000) voor de interne

consistentie is het gerealiseerd saldo baten en lasten gehanteerd in plaats van de lasten)

PAGINA [II

Jaarstukken 2022 !Concept 1 30-3-2023

4.1

Waarderen

Wat willen we bereiken? Alle processen binnen het taakveld van het team Waarderen, Bezwaar en Beroep zijn minimaal conform de voortgangseisen van de Waarderingskamer afgerond. Waardering Alle objecten worden gewaardeerd, gecontroleerd en beschikt voor belastingjaar 2022. 99% van de objecten voor 1 maart 2022 en 99,9% van de objecten voor 1 juli 2022. Vraagprijsanalyse Na het bekend worden van een vraagprijs middels I-WOZ wordt deze inhoudelijk vergeleken met de object- en waardegegevens, zoals bekend binnen BSOB. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond, maximaal 4 maanden na het bekend worden van deze vraagprijs. Permanente Marktanalyse Na de verwerking van de verkopen via het Kadaster worden maandelijks de koopinlichtingen-formulieren en herinneringen verstuurd. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond, maximaal 6 maanden na verkoopdatum. We onderzoeken de mogelijkheden om dit proces grotendeels te automatiseren. Waarderen op oppervlakte In 2022 zijn alle objectgegevens zo veel mogelijk aangevuld met alle relevante data om te kunnen waarderen op oppervlakte. Daarnaast zijn de voorbereidingen getroffen om in 2023 voor alle gemeenten over te gaan tot het waarderen op gebruiksoppervlakte. Dit in samenwerking met de BAG-beheerders van de deelnemers en de Woningbouwstichtingen welke onroerend goed bezitten binnen de deelnemende gemeenten.

Wat gaan we daarvoor doen? Waardering, vraag-en marktanalyse We voeren de werkzaamheden uit conform de geldende waarderingsinstructie. Belangrijke aandachtspunten uit deze waarderingsinstructie zijn samengevat in een jaarschema: De WOZ-tijdlijn. Daarnaast is belangrijk dat de gestelde beheersingsmaatregelen worden gevolgd volgens de systematiek van de waarderingsinstructie. Deze zijn inmiddels geïmplementeerd in ons beheerprogramma, om datgene wat wij willen bereiken ook te borgen. Uitleg Het reeds ingezette automatiseringstraject met softwareleverancier Ortax wordt gecontinueerd. We streven er naar om repeterende werkzaamheden te robotiseren of automatiseren. We willen investeren om toekomstbestendig te zijn en te blijven. Hierdoor zal het taxatiepakket het werk van de taxateur (zeker voor de woningen) in grotere mate gaan overnemen. Ook het taxatiemodel moet daarvoor steeds 'slimmer' worden. Minimaal elk kwartaal zal BSOB met de softwareleverancier overleggen en samen kijken hoe we deze nieuwe en slimmere functionaliteit(en) kunnen toepassen op ons waarderingsgebied.

PAGINA [12

Wat is er gerealiseerd? Waardering Als gevolg van een toename van werkzaamheden (verwerken mutaties) vanuit het project waarderen op oppervlakte is het niet gelukt de beschreven doelstelling te halen per l maart. Controle secundaire kenmerken (20 procentscontrole toezichthouder) Inmiddels is de foto-tool ingericht voor de bulkuitvraag. In september 2022 is er gestart met een grootschalige uitvraag naar eigenaren van vrijstaande woningen. Dit heeft, naast positieve reacties, tot vragen geleid met betrekking tot de privacy. BSOB heeft bij de uitvraag zo zorgvuldig mogelijk gehandeld, echter konden niet alle vragen weggenomen worden. Ondanks de gerezen vragen heeft de uitvraag geleid tot een respons van 48%, een zeer mooi resultaat. Om de zorgen weg te nemen hebben de regievoerders en communicatieadviseurs hebben een communicatiepakket ontvangen en er is een teams-vragenuur georganiseerd. De processen zijn beschreven en de planning is afgestemd intern en met de deelnemers. Inmiddels zijn alle eigenaren van vrijstaande woningen uitgevraagd op secundaire kenmerken en is voor deze categorie het resultaat verwerkt in de waardering voor belastingjaar 2023. In 2023 en 2024 zullen ook andere woningcategorieën worden aangeschreven. Verbeterpunten van dit jaar worden meegenomen en verwerkt bij een nieuwe uitvraag. Waarderen op oppervlakte Dit project is eind 2022 definitief afgerond.

Vanaf belastingjaar 2023 is BSOB voor alle deelnemers de woningen gaan waarderen op basis van de gebruiksoppervlakte, als gevolg van de wettelijke verplichting vanuit de Waarderingskamer

4.2

Heffen

Wat willen we bereiken? """'\ De aanslagoplegging van 2021 en mogelijke aanslagen van 2022 in zijn geheel op te leggen in 2022. """" In overleg met de deelnemende gemeenten willen we verordeningen gemeentelijke heffingen harmoniseren op de onderdelen belastbaar feit en belastingplicht. Doel: efficiënter werkproces en standaardisering inrichting belastingapplicatie. -"\ Optimalisatie van het proces Diftar, WVOB en bezwaar.

Wat gaan we daarvoor doen? """'\ In de kohierenplanning de na-kohieren voor oude belastingjarenjaren inplannen en de uitval tijdig verwerken, zodat dit leidt tot aanslagoplegging. """'\ Het proces rondom de uitval van kohieren die geautomatiseerd worden gestopt verbeteren door middel van stuurcontroles, zodat het werkproces efficiënter wordt ingericht.

PAGINA

l 13

Jaarstukken 2022 !Concept 1 30-3-2023

Regelmatige afstemming met gegevensbeheer, over de mutatie van afwijkende/bijzondere heffingsobjecten. Rekening houden met de bezwaarcyclus, als waterschapsheffingen later worden verzonden. Voorstellen tot verbetering c.q. harmonisatie zullen conform de modelverordeningen van de VNG worden gedaan. Deze harmonisatie zal in eerste instantie vooral gericht zijn op de verordeningen afvalstoffenheffing, rioolheffing, toeristenbelasting en hondenbelasting, aangezien BSOB bij deze verordeningen verwacht het meeste effect te kunnen behalen. , Betere afspraken maken met lnovim en Blink m.b.t. het aanleveren van Stuf-afval bestanden. Hierdoor ontstaat minder uitval. Standaard motivatieteksten uitbreiden en herschrijven voor de bezwaarschriften. -"\ Aan motivatiecodes een standaard besliscode koppelen.

Wat is er gerealiseerd? De aangifte voor de zuiveringsheffing-/verontreinigingsheffing via de digitale balie van Gouw is ingericht en in gebruik genomen in 2022. , Het proces van de aangiften, herinneringen en aanmaningen voor de zuiveringsheffing-/verontreinigingsheffing is van gouw5 naar Gouw7R2 overgegaan. De workflow voor het proces aangifteverwerking zuiveringsheffingverontreinigingsheffing is ingericht in gouw7R2. In december 2022 zijn we samen met Gouw gestart met de overgang van de BRP van Gouw 5 naar Gouw7 waarin het mogelijk is om rechtstreeks de BRP te bevragen. Op basis van de sleutelgegevens (BSN, A-nummer) zal er dan meer automatisch gekoppeld worden. Ook worden de gegevens van alle natuurlijke personen, die belastingplichtig zijn, vollediger vastgelegd. Medio januari 2023 verwachten we aan de slag te kunnen met de BRP in Gouw7. Het automatisch verwerken van de gegevens voor het opleggen van de ongebouwde heffing wordt verder verbeterd om zoveel mogelijk op automatische wijze gegevens te verwerken. In Q4 hebben we dit werkproces getest. Het bestand is ingelezen en verwerkt. Dit gaat naar behoren. Het waterschap levert in januari 2023 het benodigde bestand aan, dat wij inlezen via de TOK-module. De 3 grote waterschapskohieren van april, mei en juni zijn opgelegd. De gegevens krijgen we binnen via Berichtenverkeer LV WOZ.

Volgens de richtlijnen van de LV WOZ dienen we te koppelen met een aantal sleutelgegevens. Dit heeft ervoor gezorgd, dat we iets meer uitval hebben dan andere belastingjaren. In de laatste 4 maanden van 2022 wordt deze uitval bijgewerkt. [n dit belastingjaar hebben we te maken gehad met twee herindelingen van gemeenten, namelijk de gemeente Maashorst en de gemeente Land van Cuijk. Ondanks de latere gegevensverwerking en aanslagoplegging binnen de gemeente Land van Cuijk is de gegevensverwerking en de aanslagoplegging van andere opdrachtgevers volgens planning gegaan.

PAGINA [14

De aanslagoplegging 2022 voor WOZ-objecten, gelegen in de gemeente Land van Cuijk is wat achtergebleven doordat nog niet alle WOZ-objecten een WOZ-beschikking hebben gekregen van de gemeenten. Ook omdat niet alle gegevens vanuit de LV WOZ automatisch gekoppeld kunnen worden. In het eerste kwartaal van 2023 wordt aan deze belastingplichtigen alsnog een aanslagbiljet gestuurd. Daar waar het mogelijk is, leggen we heel graag de watersysteem heffing ongebouwd op via het WOZ-object. Deze jarenlange wens is nu geïmplementeerd in Gouw. In dit nieuwe proces moeten we nog beter onze weg gaan vinden, maar we hebben dit jaar de 10 "waterschapsgemeenten" omgezet. Over het algemeen is hier weinig respons op gekomen, dus dat betekent dat het goed verlopen is. We hebben in de maanden november en december 2022 deze nieuwe werkwijze ook doorgezet bij de negen "WOZ"gemeenten. Voor het combikohier 2023 gaat de watersysteemheffing ongebouwd opgelegd worden in het WOZ-object, daar waar het mogelijk is. We werken in dit proces met nieuwe schermen en dus ook met "nieuwe" uitval. Deze uitval wordt nu bijgewerkt voor het combikohier van februari 2023.

4.3

Innen

Wat willen we bereiken? Continuering van de huidige werkwijze met betrekking tot invorderen. -"\ Alle processen binnen invordering toetsen aan de menselijke maat en waar nodig aanpassen. -"\ Inkomende e-mails en overige correspondentie worden op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid. Eerder in het invorderproces detecteren dat een belastingschuldige niet kan betalen en daar naar handelen (sociaal invorderen). '"' Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60% van de gevallen door het belastingsysteem laten uitvoeren in plaats van door een medewerker. -"\ Het proces verwerken ambtsberichten deurwaarder grotendeels automatiseren. De doorstortingen van de deurwaarder geheel geautomatiseerd verwerken. Loonvordering, vordering huurpenningen, bankbeslag administratief leggen zonder tussenkomst van de deurwaarder.

Wat gaan we daarvoor doen? Automatische betalingsverwerking blijven bevorderen, door hier permanent de aandacht op te blijven vestigen. Betaling via automatische incasso blijven bevorderen op alle brieven van invordering. Regulier (1 maal per maand) oninbare vorderingen afboeken.

PAGINA

l 15

Jaarstukken 2022 1Concept 1 30-3-2023

Aanpassing van aanslagbiljet voor verzending via MijnOverheid. Een koppeling tussen de digitale balie en het belastingpakket zorgt ervoor dat de burger meer zelf kan regelen en dat het aan de achterkant geautomatiseerd verwerkt wordt. Toepassen van verdergaande automatisering op de diverse subprocessen binnen innen. Wat is er gerealiseerd? Kwijtschelding Zoals in Burap I aangegeven, is er voor de kwijtschelding een optie op de digitale balie gecreëerd om stukken aan te leveren. Deze optie is tot nu toe alleen maar aanwezig voor de stukken t.b.v de meerjarige kwijtschelding. Nu we een aantal maanden verder zijn, kunnen we concluderen dat van de ruim 800 meerjarige kwijtscheldingsverzoeken, meer dan de helft digitaal is ingestuurd en hiermee automatisch is ingeboekt. Dit heeft geleid tot een afname van handmatig inboekwerk. Deze digitale optie werkt ook t.b.v aanlevering van stukken voor een beroep tegen de afwijzing van een kwijtscheldingsverzoek. Deze digitale optie wordt nu ook ontworpen voor de reguliere kwijtscheldingsverzoeken, maar deze is nog niet in werking op de digitale balie. Inlezen van bestanden naar het inlichtingenbureau Het proces omtrent het inlezen van bestanden naar het inlichtingenbureau en het verwerken van het retour gekomen bestand is verder geoptimaliseerd zodat de uitval minder handmatig verwerkt hoeft te worden.

x Deurwaardersdiensten Het aanbestedingstraject is afgerond en deurwaarderskantoor Flanderijn is de gegunde partij. Verwerken ambtsberichten deurwaarder Er is een eerste stap gezet in de voorbereidingen voor het automatisch verwerken van de ambtsberichten vanuit de deurwaarder. Bestanden voor hernieuwde bevelen aan de deurwaarder worden sinds juli 2022 aangeboden voorzien van een betalingskenmerk. Als de deurwaarder doorstortingen o.v.v dit betalingskenmerk aan ons doorstart, worden deze doorstortingen geautomatiseerd gekoppeld. Voorheen werden deze doorstortingen handmatig als uitval verwerkt. Het effect is pas voor het eerst na een paar maanden na de eerste aanlevering o.b.v het betalingskenmerk te merken. Medio november 2022 is bijna 50% van de aanlevering o.b.v het betalingskenmerk automatisch verwerkt. De verwachting is dat het effect de komende maanden steeds meer te merken is, de uitval minder wordt en deze doorstortingen bijna volledig geautomatiseerd verwerkt worden. Het proces van opstarten van de stornobrieven is verder geoptimaliseerd. Voorheen werden deze maandelijks opgestart. Vanaf december 2022 worden deze brieven wekelijks opgestart, wat een tijdige communicatie richting de belastingschuldige oplevert. Daarnaast zorgt deze aanpassing er ook voor dat het hele invorderproces beter op elkaar aansluit. , De bewaking van de betalingsregeling is verbeterd.

Voorheen werd een niet nagekomen betalingsregeling beëindigd, de belastingschuldige ontving hiervan geen brief. Met ingang van juni 2022 is hierin verandering gekomen. We controleren nu maandelijks via een geautomatiseerde taak of een betalingsregeling is PAGINA [16

nagekomen. Is dit niet het geval dan wordt er automatisch een brief gestuurd naar belastingschuldige waarin deze hiervan op de hoogte wordt gebracht en alsnog de kans krijgt om binnen l week te betalen. Deze verandering is een verbetering in de communicatie richting de belastingschuldige en past beter bij "het met menselijke maat" invorderen. "'°" Het proces omtrent bewaking van uitstel van betaling is ook verder geautomatiseerd waardoor er minder handmatig werk noodzakelijk is. Als gevolg van een langdurig zieke kwijtscheldingsmedewerker is er inhuur gekomen. Dit, naast de optimalisaties van het kwijtscheldingsproces, heeft ervoor gezorgd dat in 2022 voor het eerst alle kwijtscheldingsverzoeken binnen het jaar zijn afgerond. Impact Covid-maatregelen In 2020 zijn door BSOB de volgende maatregelen genomen om de mogelijke financiële gevolgen in te perken voor de belastingschuldigen die getroffen zijn door de landelijke corona maatregelen: l. Niet versturen van aanslagbiljetten, aanmaningen en dwangbevelen in de periode maart tot juli 2020; 2. Uitstel van betaling verlenen voor openstaande belastingaanslagen in de periode maart tot juli 2020; 3. De termijn voor het aanleveren van aanvullende gegevens voor een verzoek om kwijtschelding te verlengen tot l juli 2020; 4.

de invorderingsrente verlaagd naar 0,1%.

Per 202l is BSOB het reguliere invorderproces gaan hervatten. De sociaal invorderen of invorderen met maatschappelijke maat is iets waar BSOB al voor corona mee is gestart maar dat zeker ook na bovengenoemde maatregelen structureel is geïmplementeerd is het proces. Op iedere uiting die BOSB doet die een betalingsverzoek bevat wordt aangegeven dat als belastingschuldige niet kan of niet in l keer kan betalen deze kan bellen en dat we gezamenlijk zoeken naar een oplossing. In 2022 hebben de covidmaatregelen geen impact meer gehad op de invordering van de belastingaanslagen. Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) In 2022 is BSOB gestart met de werkzaamheden volgend uit de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT). Voor meer toelichting wordt verwezen naar paragraaf 6.3.

PAGINA

l 17

Jaarstukken 2022 1Concept 1 30-3-2023

5. De Paragrafen

5.1

Lokale heffingen

BSOB is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de deelnemers geformuleerde beleid over lokale heffingen. De vaststelling van het beleid is voorbehouden aan de deelnemers. BSOB adviseert haar deelnemers over het te voeren beleid. 5.2

Weerstandsvermogen & risicobeheersing

Volgens het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen: de weerstandscapaciteit en de geidentificeerde risico's. Het weerstandsvermogen is het vermogen van BSOB om niet-reguliere kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te kunnen vangen zonder dat de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering in gevaar komt. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van BSOB is. Voor het beoordelen van de 'weerstand' is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico's en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat hierbij alleen om risico's waarvoor geen of wellicht onvoldoende verzekeringen zijn afgesloten, voorzieningen zijn gevormd of budgetten binnen de begroting beschikbaar zijn. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Gezien de bepalingen, opgenomen in de gemeenschappelijke regeling en de Nota Financieel Beleid aangaande de bestemmingen van resultaten, zijn eigen vermogen, stille reserves of voorzieningen niet noodzakelijk. In artikel 53 van de Gemeenschappelijke Regeling is een zogenoemde garantstelling opgenomen. Dit houdt in dat de deelnemers er zorg voor dragen dat BSOB te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen ten opzichte van derden te voldoen. De risico's komen conform de regelingen voor rekening van de deelnemers naar rato van hun aandeel in de bedrijfsactiviteiten (bijdragen).

Conform de geldende verordeningen wordt bij een positief saldo het bedrag gerestitueerd aan de deelnemers. Buiten de bestemmingreserve is er daarom geen eigen vermogen. Ook is er op dit moment geen lening.

Zoals vastgesteld in de financiële verordening, dienen niet onderkende of financieel niet voorzienbare risico's welke gedurende het begrotingsjaar geschieden, initieel op te worden gevangen ten laste van de post 'onvoorzien'. In de financiële verordening artikel 4 lid 2 is de post 'onvoorzien' vastgesteld op 0,6% van de begroting met een minimum van € 50.000. Gezien enkele onzekerheden in de huidige begrotingsposten, is ervoor gekozen om de reeds bekende overschrijdingen niet vanuit de post 'onvoorzien' te dekken. In de 2 BW 2022 is daarom een bedrag van € 36.075 'onvoorzien' opgenomen. De post onvoorzien is in 2022 PAGINA [18

niet gebruikt. Er zijn vooral onderschrijdingen op de 2° BW 2022. De diverse in omvang beperkte overschrijdingen zijn geboekt op de juiste kostencategorie.

Bovenstaande (inclusief de garantstelling) in ogenschouw genomen geven de- bij ministeriële regeling opgestelde

kengetallen geen zinvolle uitkomsten en informatie over

de financiële positie van BSOB en zijn daarom niet opgenomen.

Inventarisatie van de risico's

Waarderen op oppervlakte Het project Waarderen op oppervlakte is inmiddels afgerond. Alleen de laatste puntjes op de 'i' worden nu nog opgepakt door objectenbeheer en taxateurs. Het gaat daarbij om complexe - voornamelijk gecombineerde- objecten, waarbij het bepalen en het verdelen van de gebruiksoppervlakte niet altijd goed is gegaan. Hierdoor zijn er "grote" waardeverschillen ontstaan. Deze worden nogmaals gecontroleerd om te voorkomen dat er een onterecht hoge of lage waarde wordt beschikt en daarmee een onjuiste aanslag wordt opgelegd.

De totale kosten van het hele project zijn net onder de geraamde kosten gebleven. De laatste facturen zijn inmiddels naar de deelnemers verstuurd.

WOZ-Bezwaren Geconstateerd is dat de daling van het aantal bezwaren in 2021 heeft geleid tot een significante vermindering van de proceskostenvergoeding. Gemeenten en belastinguitvoeringsorganisaties (zoals BSOB) hebben jaarlijks, in toenemende mate, hoge kosten aan No-Cure-No-Pay (NCNP)-bureaus die namens woningeigenaren bezwaar maken tegen de WOZ-waarde en daarbij aanspraak (kunnen) maken op een vergoeding van proceskosten in verband met de gevoerde bezwaar- en beroepsprocedures. In 2022 is de hoeveelheid WOZ-bezwaren weer toegenomen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de bezwaren van de NCNP-bureaus. Vanwege de inhoud van de NCNPbezwaren en het lastige afstemmen met deze partijen (NCNP-bureaus) leidt dit tot een verhoogde werkdruk voor de medewerkers belast met bezwaarafhandeling. Echter zij krijgen ondersteuning van de bezwarenrobot die nog efficiënter werkt en meer uitspraken kan verwerken dan in eerdere jaren. Wel heeft de Hoge Raad in haar uitspraak van 27 mei 2022 de proceskostenvergoeding in beroep verhoogd.

We hebben in 2022 een uitgebreide gezamenlijke mediacampagne gevoerd met een drietal samenwerkingsverbanden. Gezien de landelijke ontwikkelingen is het effect niet te kwantificeren, maar de indruk is dat dit goed is gevallen bij de belastingplichtige. Het is een

PAGINA

l 19

Jaarstukken 2022 IConcept 1 30-3-2023

landelijke trend dat de NCNP-bureaus veel meer budget hebben uitgegeven (zelfs tv reclames) aan werving van klanten. Om die reden werken we momentel met de communicatieadviseur en de overige samenwerkingsverbanden om voor volgend jaar een nog effectievere campagne op te zetten. 5.3

Onderhoud kapitaalgoederen

De kapitaalgoederen van BSOB bestaan uit installaties (telefooncentrale) en ICT-software. Noodzakelijk onderhoud vormt onderdeel van de afgesloten contracten.

5.4

Financiering

BSOB conformeert zich aan de regels van de wet FIDO. Een vertaling is opgenomen in het treasury statuut. Aangezien in de afgelopen jaren geen langlopend vreemd vermogen aan is getrokken, is het treasury risico nihil en zijn er geen kengetallen opgenomen met betrekking tot het renterisico en renteresultaat. BNG

BSOB heeft een bancaire relatie met de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De BNG verzorgt de bancaire diensten voor de rekening courant en inningsrekening van BSOB.

EMU-Saldo De minister van Financiën heeft in 2012 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend voor de invoering van de wet Houdbare Overheidsfinanciën (de Wet HOF). Het wetsvoorstel stelt regels voor de bijdrage van gemeenten aan het terugdringen van het EMU-tekort. Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Hierbij zitten ook inkomsten en uitgaven met een kapitaalkarakter, zoals investeringen en investeringsbijdragen. Het overzicht van het EMU-saldo is bedoeld om op nationaal niveau te kunnen bepalen in hoeverre de verschillende overheden bijdragen aan het nationale EMU-saldo.

PAGINA I20

1 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking 196

0

0

70

59

50

166

0

0

22

125

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

nee

nee

nee

454

184

50

uit reserves (zie BBV, artikel 17c) 2 Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3 Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie 4 Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd 5 Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4 6 Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Baten uit desinvesteringen in (im)materiele vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord 7 Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) 8 Baten bouwgrondexploitatie: Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord 9 Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen 10 Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten 11 Verkoop van effecten: a Gaat u effecten verkopen? (ja/nee) b Zo ja, wat is bij verkoop de verwachte boekwinst op de exploitatie? Berekend EMU-saldo

PAGINA

l 21

Jaarstukken 2022 \Concept 1 30-3-2023

5.5

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en mede bepalend voor de kwaliteit van de primaire processen en de realisatie van de beoogde effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste van de primaire processen. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld; de huisvesting en de automatisering/ICT indirect van grote invloed zijn op het behalen van de gewenste effecten. In deze paragraaf worden de behaalde resultaten van de ondersteunende processen bezwaar en beroep, frontoffice, ICT, bestuursondersteuning en personeel & organisatie gepresenteerd. 5.5.1

Bezwaar en Beroep

Wat willen we bereiken? 1

Bezwaren WOZ

Het gehele proces van bezwaarafhandeling administratief, juridisch en taxatietechnisch - afhandelen binnen de wettelijke gestelde termijn. Voor 90% van de bezwaren willen wij in 2022 gaan voldoen aan de door de Hoge Raad gestelde redelijke termijn van een half jaar vanaf datum aanslagoplegging. Daarnaast als prestatie indicator het maximum aantal toegekende bezwaren onder het landelijke gemiddelde. Door optimale berichtgeving zowel vanuit BSOB alsook vanuit al haar deelnemers de belastingplichtigen zoveel mogelijk bewegen om geen gebruik te maken van de zogenoemde NCNP-bureaus, maar rechtsreeks contact op te nemen met BSOB. Bezwaren gemeentelijke heffingen Het gehele proces van bezwaarafhandeling- administratief en juridisch - afhandelen binnen de gestelde termijn van 6 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift. De wettelijke afhandelingstermijn bedraagt een jaar (binnen het belastingjaar). 1 Bezwaren waterschapsheffingen Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de wettelijk gestelde termijn van 18 weken na ontvangst van het bezwaarschrift. 1 Beroepsschriften Afhandeling conform de termijnen die door de Rechtbank en het Gerechtshof worden

gesteld. Kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil houden, zodat zo min mogelijk beroepen worden verloren op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd.

PAGINA 122

Wat gaan we daarvoor doen? -"'\ Bezwaren WOZ, gemeentelijke en waterschapsheffingen We proberen bezwaren zo veel mogelijk te voorkomen. BSOB zet maximaal in op informeel contact na de aanslagoplegging (telefonisch contact, inpandige opnamen). Het blijkt dat de ingezette weg in 2020 met als doel de burger direct BSOB te laten bellen, bij de belastingplichtigen die daarvan gebruik hebben gemaakt, positief bevonden wordt. Daarnaast gaat BSOB ook deelnemers (gemeenteraden) betrekken in het streven om dit te bereiken. Ook de deelnemers kunnen bestuurlijke druk uitoefenen op de landelijke politiek, met als doel het verdienmodel voor de NCNP-bureaus te veranderen. Als naar aanleiding van dit informeel contact blijkt dat de inwoner gelijk heeft, dan wordt een aanslag direct ambtshalve verminderd en een bezwaar voorkomen. Aanvullend neemt BSOB, indien dit mogelijk is, ook na het ontvangen van een bezwaarschrift telefonisch contact op met belanghebbende om het bezwaar informeel te kunnen behandelen, dan wel te komen tot een fiscaal compromis. Beroepsschriften Om de kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil te houden, zodat we zo min 1

mogelijk beroepen verliezen op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd, wordt binnen dit werkproces het vier-ogen principe toegepast bij alle taxaties en verweren. Objecten in het kader van de Wet WOZ worden in de beroepsfase altijd inpandig opgenomen, zodat de taxateur ook altijd het object volledig heeft kunnen beoordelen.

Wat is er gerealiseerd? -"'\ Door de teams bezwaar & beroep en heffen gezamenlijk alle bezwaren te laten inboeken, is het dit jaar gelukt om dagelijks bij te zijn het met inboeken van alle bezwaren. De flitsrobot heeft dit jaar vanaf februari, informele bezwaren verwerkt en ambtshalve uitspraken verzonden. t

Vanaf dit jaar is de uitspraakrobot uitgebreid, zodat de robot ook de uitspraken

voor niet-woningen kan verwerken. Deze robot stelt de uitspraken op voor de reguliere bezwaren WOZ aan de hand van het advies van de taxateur. Naar verwachting zal de robot 80-90% van de alle WOZ bezwaren afhandelen. Eindejaar is 99% van de objecten in bezwaar afgehandeld. -"'\ In 2022 is een extra bijlage toegevoegd bij het aanslagbiljet. Het betreft een brief die een OR-code bevat om makkelijk met BSOB contact op te nemen met vragen over de WOZ-waarde, maar ook een OR-waarmee de bezwaarmaker direct geleid wordt naar de website van BSOB om bezwaar te maken.

5.5.2

Frontoffice

BSOB streeft een goede bereikbaarheid na.

PAGINA

l 23

Jaarstukken 2022 !Concept 30-3-2023 1

Alle inkomende telefoongesprekken dienen binnen de gestelde prestatie-indicatoren beantwoord te worden. Inkomende e-mails en overige correspondentie dient op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord te worden. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid.

Wat gaan we daarvoor doen? Management informatie analyseren en daarmee het belgedrag van de klant beïnvloeden. De processen voor het verwerken van e-mails en overige correspondentie beter op elkaar afstemmen. Hierdoor zal de belastingplichtige sneller een antwoord op zijn vraag ontvangen. t

Meer producten digitaal aanbieden.

Wat is er gerealiseerd? Nieuwe telefooncentrale Inmiddels zijn we bijna 4 maanden verder met de nieuwe telefooncentrale. In basis werkt de telefooncentrale. Echter ervaren de meeste gebruikers het als een stap terug t.o.v. de vorige telefooncentrale. Hierdoor is dan ook niet altijd voldaan aan de gestelde prestatie-indicatoren. Er is samen met de adviseurs van het externe inkoopbureau onderzocht aan welke eisen niet ( volledig) is voldaan. Er is vooralsnog geconcludeerd dat er niet voldoende en gegronde redenen zijn om het contract te ontbinden. Wel zijn de eisen die niet volledig zijn nagekomen samengevat in een brief. Deze brief zal richting de leveranciers van het telefoonpakket worden aangeboden met een vermelding van een redelijke termijn van herstel. Bereikbaarheid Gebleken is dat de bereikbaarheid minder is geweest t.o.v vorig jaar. Dat heeft geresulteerd in het niet altijd voldoen aan de gestelde prestatie-indicatoren. Hiervoor zijn een aantal redenen die dat verklaren: ►

Het aantal telefoontjes in de eerste helft van 2022 is gestegen t.o.v het aantal telefoontjes in dezelfde periode vorig jaar. In 2022 zijn er in de eerste 6 maanden 32.538 telefoontjes afgehandeld t.o.v 29.026 telefoontjes in de eerste helft van 2021. Dat is een stijging van het aantal telefoontjes van 12,1%.

►

►

Lagere bezetting van de frontoffice als gevolg van veel zieken Daarnaast is de frontoffice in de eerste 6 maanden van 2022 niet 100% inzetbaar geweest voor frontofficetaken als gevolg van de langdurige en intensieve tijdsbesteding van 3 projectleden in het project aanbesteding telefooncentrale.

►

Dat project is inmiddels afgerond. Een andere reden waardoor de frontoffice niet aan alle prestatie-indicatoren heeft kunnen voldoen, is de tijd die het inwerken van nieuwe medewerkers heeft gekost. Het inwerken kost tijd maar zodra een nieuwe medewerker zelfstandig gaat bellen, zijn in de eerste periode, deze gesprekken logischerwijs langer dan bij een ervaren FO-medewerker. Het vertrek van 2 ervaren frontoffice medewerkers en de daarbij behorende kennis en ervaring wordt direct merk- en zichtbaar.

PAGINA \24

Langere telefoongesprekken waren er ook als gevolg van de fototool-brieven die met ingang van september 2022 verstuurd zijn. De FO-medewerker heeft in veel gesprekken met de beller een vragenlijst doorgenomen. Deze langere gesprekken ►

zorgen voor langere wachttijd voor de bellers. Als laatste reden is de instabiliteit van het belastingpakket in de eerste helft van 2022 te noemen waardoor er minder tijd besteed kon worden aan de administratieve afhandeling van taken zoals het inboeken en beantwoorden van contactformulieren. Deze instabiliteitsproblemen zijn inmiddels minder vaak aan

de orde. -"\ Contactformulier binnen digitale balie Sinds 2022 is het mogelijk om als belastingschuldige een contactformulier in te vullen als deze eenmaal is ingelogd op de digitale balie. Het voordeel hiervan is, is dat deze automatisch wordt ingeboekt in ons zaaksysteem. Een contactformulier dat wordt ingestuurd zonder eerst in te loggen met DigiD op de digitale balie, moet wel eerst handmatig worden ingeboekt voordat deze verder afgehandeld kan worden. In 2022 is circa 35% van alle contactformulieren via de digitale balie verstuurd, wat dus voor een vermindering van handmatig werk heeft geleid.

5.5.3

ICT

Wat willen we bereiken? -"\ Optimaal gebruik maken van GouwZaak en Workflow: werkprocessen zoveel mogelijk automatiseren en robotiseren. Betrouwbaar met Data voor onze deelnemers en belastingplichtigen: slim, veilig en efficiënt inzetten van data en basisregistraties. Geautomatiseerd doorvoeren van mutaties in basisregistraties De ontsluiting van gegevens uit basisregistraties flexibeler en minder complex maken door toepassing van Common Ground principes en de gegevens rechtstreeks afnemen bij de landelijke basisregistraties. Optimaal gebruik maken van GIS oplossingen en beschikbaar beeldmateriaal. Datagedreven sturing Medewerkers zijn in staat kritische vragen te stellen over data, kennis op te bouwen en de beschikbare data optimaal te benutten in besluitvormingsprocessen. We zetten daar ook nieuwe ontwikkelingen voor in zoals Datascience, robotisering en kunstmatige intelligentie.

Wat gaan we daarvoor doen? Inzetten van Business Analytics oplossingen zodat BSOB meer sturing op processen kan realiseren. Inzetten van Big Data ontwikkelingen, technieken en tools maakt het mogelijk om uit grote hoeveelheden ongestructureerde en gestructureerde data maximale inzichten te verkrijgen.

PAGINA

l 25

Jaarstukken 2022 \Concept 1 30-3-2023

Dit gaat ook andere eisen aan medewerkers stellen, er zal meer kennis op het gebied van data-analyse nodig zijn in plaats van data-entry. Dit betekent ook een geleidelijke verschuiving van taken in de komende jaren. Implementeren van ldensys, wat zorgt voor afspraken over strenge eisen aan veiligheid, betrouwbaarheid en bescherming van persoonlijke gegevens tussen overheden en bedrijven. Zo kunnen belastingplichtigen straks met één inlogmiddel van hun keuze veilig inloggen. Verdergaand implementeren en aansluiten op het Stelsel van Basisregistraties met de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Basisregistratie Personen (RP).

Uitleg Automatisering BSOB is in 2019 gestart met "Operational Excellence". Hetgeen staat voor zo efficiënt mogelijk de hoogst mogelijke kwaliteit te bieden in dienstverlening naar onze deelnemers. Het hart van de belastingorganisatie bestaat, naast medewerkers, in hoofdlijnen uit twee automatiseringsapplicaties (pakketten). Dit zijn: de belastingapplicatie van Gouw (Gouw7R2) en "-\. de waarderingsmodule Ortec Finance van Ortax. Alle operationele medewerkers werken met één of beide pakketten. Deze pakketten hebben weer koppelingen met externe databanken onder andere de LV (landelijke Voorzieningen). In 2020 is BSOB gestart met zogenaamde Key-users. Dit zijn medewerkers die zelf continue werken in de verschillende applicaties en elk op het eigen kennis/vakgebied constateren dat er naast efficiëntere processen (dit wordt maandelijks overlegd met de leveranciers van de applicaties) ook veel repeterende werkzaamheden plaatsvinden binnen BSOB. In overleg en op initiatief van en met de Key-users worden al deze repeterende werkzaamheden geanalyseerd en daar waar het een significante tijdsbesteding betreft geautomatiseerd. Deze automatisering kan plaatsvinden door aanpassingen van het belastingpakket of de waarderingsmodule, workarounds buiten de systemen om door toepassing van query's of het toepassen van robotisering.

Dit zal de komende jaren een steeds prominentere plek in de organisatie krijgen. Het effect voor BSOB breed is dat op termijn de kosten voor de uitvoering van de diensten voor de deelnemers steeds lager worden en de kwaliteit steeds hoger. Zie ook paragraaf 6.2 masterplan automatisering.

Wat is er gerealiseerd? ICT Er zijn diverse Procesoptimalisaties gestart met GouwlT. Er is een Plan van aanpak opgesteld voor de optimalisatie van de werkprocessen bij BSOB. Vanuit de samenwerking tussen GouwlT en BSOB is de behoefte ontstaan om hier gezamenlijk naar te kijken. Dit heeft voor beide partijen als voordeel dat er meer inzicht komt over het gebruik van GouwBelastingen waarbij zoveel mogelijk verbeteringen door beide partijen doorgevoerd zullen worden om de werkprocessen efficiënter te maken.

PAGINA I26

Er is gestart met de continuous delivery werkwijze voor GouwBelastingen. Hierdoor is de software altijd up-to-date en is BSOB altijd bij met de nieuwste ontwikkelingen in de software. Daarnaast wordt de impact van het testen van de software hierdoor beperkt. Er is een releasekalender ingevoerd waardoor het voor iedereen duidelijk is wanneer de software getest moeten worden en geüpdatet wordt. Het project voor een directe koppeling vanuit GouwBelastingen met de Basisregistratie personen (BRP) is gestart. Een nulstand is ingelezen en de daarbij horende uitval is opgelost. In januari 2023 wordt dit project afgerond. Het project voor een vernieuwde Basisregistratie Kadaster (BRK Levering 2.0) is gestart. """' Het project voor het verbeteren en uitbreiden van het koppelvlak tussen GouwBelastingen en OrtaX via XML berichtenverkeer is gestart. """' Begin april is BSOB live gegaan met een nieuwe telefonie oplossing van Evolve IP. Met deze oplossing wordt het hybride werken vanaf kantoor en thuis beter ondersteund en levert dit geen bijkomende telefoniekosten op. Ook is er een integratie met Microsoft Teams. Er zijn nog diverse aandachtspunten die met de leverancier via een verbeterplan worden opgepakt. In een volgende fase wordt de integratie met GouwBelastingen gerealiseerd, daarmee kunnen efficiency voordelen worden behaald op het gebied van self-service door belastingplichtigen.

"""\ De meervoudig onderhandse openbare aanbesteding van Print- en Postdiensten Is in juli 2022 gepubliceerd. De aanbesteding betreft het leveren van print-, couverteer-, mail- en postdiensten (incl. het bijbehorende druk- en scanwerk) en is in november gegund aan DataB Mailservice B.V. """' Na een onderzoek naar een toekomstige dashboardtool is besloten om nieuwe dashboards te gaan ontwikkelen met Microsoft PowerBI. Inmiddels zijn er een aantal dasboards ontwikkeld voor gegevens data die via het interne Datawarehouse worden ontsloten uit GouwBelastingen, AFAS en telefoniesysteem. Informatiebeveiliging/ privacy Adviesrapport voor noodzakelijke extra maatregelen en acties. Voor het BIO project zijn in 2022 met externe consultants op basis van de eerdere risico analyse een aantal interviews afgenomen op gebied van GouwBelastingen beheer, OrtaX beheer en WOZ proces en netwerk/infrastructuur beheer. Op basis van deze interviews is eind augustus een adviesrapportage opgesteld voor noodzakelijke extra maatregelen en acties. """' Naast de adviezen voor het BIO project is ook een advies voor de (gegevensbescherming) organisatie uitgewerkt met taken en verantwoordelijkheden voor CISO, Privacy Officer en Functionaris Gegevensbescherming. Daarin is ook meegenomen hoe de centrale coördinatie en bewaking daarvan uitgevoerd dient te worden.

Per september 2022 is een externe beveiligingsspecialist (ISO) gestart met een verdere projectmatige implementatie van de informatiebeveiliging.

PAGINA

l 27

Jaarstukken 2022 1Concept 1 30-3-2023

Hierbij is gestart met het verder inrichten van de governance gevolgd door het planmatig implementeren van de benodigde maatregelen conform een voorgestelde roadmap. , Door Logius is in april goedkeuring verleend voor de DigiD audit over 2021. Eind oktober is een phishing-test uitgevoerd en zijn mails verstuurd naar 92 medewerkers. De resultaten waren: 82% (75 medewerkers) heeft de mail geopend, 7% (6 medewerkers) heeft geklikt op de link en 1% (1 medewerker) heeft gegevens ingevuld. In een bewustwordingssessie in december 2022 is hier opvolging aan gegeven en zal in 2023 worden vervolgd. , In december is BSOB aangesloten op het govroam netwerk voor een veilige wifi verbinding op de laptops bij het draadloos werken tijdens vergaderingen. De eerste versie van de DPIA voor de foto-tool is in november opgeleverd. In 2022 is een zelfevaluatie/volwassenheidsmeting uitgevoerd met het normenkader van de Privacy Baseline en de Baseline Informatieveiligheid Overheden. Uit het zelfassesment is naar voren gekomen dat BSOB een score heeft van 1.5 uit een maximum van 5. Door privacy en informatieveiligheid als kwaliteitselement in de bedrijfsvoering te hanteren kan BSOB naar een hoger niveau van gegevensbescherming groeien. Het ideale niveau voor BSOB zou niveau 4 zijn voor eind 2024.

Aan het bestuur is voorgesteld om de mate van gegevensbescherming te bereiken vóór 31 december 2024 en vast te stellen op niveau 4. Het bestuur is in principe (afhankelijk van de bijbehorende kosten) akkoord.

5.5.4

Bestuurs- en beleidsondersteuning

Onder bestuurs- en beleidsondersteuning wordt verstaan; het adviseren van de organisatie bij het beleid in brede zin zoals bijvoorbeeld op het gebied van archief, gemeenschappelijke regeling, toetreding en uittreding, bestuursadvisering en voorbereiding van besluitvorming.

Onder fiscaal-juridische ondersteuning wordt verstaan; het adviseren en ondersteunen van afdelingen en management bij bezwaren, beroepen en complexe fiscale vraagstukken. Daarbij hoort ook het bijhouden van nieuwe ontwikkelingen, wetswijzigingen en jurisprudentie. Voorts valt fiscaal-juridische ondersteuning ook onder het opstellen van beleidsregels, de leidraad invordering, de jaarlijkse procedure betreffende de belastingverordeningen en de advisering bij het opstellen van nieuwe belastingverordeningen.

Tijdige en kwalitatief goede integrale advisering richting het bestuur.

PAGINA I28

Hierbij willen we het besluitvormingsproces beter bewaken en de kwaliteit van bestuurlijke stukken verbeteren. Tijdige beantwoording van vragen en een tijdige levering van conceptverordeningen aan de deelnemers. Vervolgens willen we bereiken dat de deelnemers tijdig de definitieve verordeningen naar ons sturen en ook vaststellen zodat wij het kunnen implementeren binnen de organisatie. Voorgaande geldt ook voor overige besluiten. Het is enorm van belang dat wij op hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen, beslissingen en andere voornemens met betrekking tot de belastingen. Dit is noodzakelijk zodat wij de benodigde aanpassingen en/of de heffingen hierop kunnen baseren. We handelen WOB-verzoeken binnen de wettelijke termijn af. Bij een WOB-verzoek achten wij klantvriendelijkheid enorm van belang. Daarom zorgen wij ervoor dat we zo transparant mogelijk zijn ten opzichte van de verzoeker.

Juridische advisering Op het gebied van juridische advisering is er sprake van een langdurig moeilijk vervulbare vacature. Om de dienstverlening te kunnen waarborgen is er een aanbestedingsprocedure geweest waarbij de juridische advisering voor langere termijn extern wordt ingehuurd. Daarnaast zijn er stappen gezet op het gebied van de professionalisering van de inkoopfunctie. Bij deze professionalisering worden wij, zoals al reeds opgenomen in de begroting, extern ondersteund. De organisatie die ons ondersteunt zal ook een interne medewerker opleiden op het gebied van inkoop. Deze medewerker heeft een verschuiving in haar takenpakket, dit is verwerkt in het formatie-overzicht.

5.5.5

Personeel en Organisatie

(sociale paragraaf)

Deze paragraaf geeft informatie over de medewerkers, het uitgevoerde personeelsbeleid, inhuur, ziekteverzuim en ARBO gerelateerde onderwerpen.

Kerncijfers 1

69 medewerkers en een stagiaire op de loonlijst (peildatum 31-12-2022). De verdeling man/vrouw is 25/44. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 45 jaar. Er is eind december 2022 4 FTE tijdelijke formatie (inclusief boventalligheid)

t

Man

Vrouw

Er is eind december 2022 9,06 fte aan formatieruimte (toegestane formatie 69,47 fte, bezetting 60,41 FTE).

PAGINA

l 29

Jaarstukken 2022 \Concept I 30-3-2023

Ontwikkeling van personeel Het opleidingsbudget van 2022 is naar beneden bijgesteld in de tweede begrotingswijziging en aan het einde van 2022 niet volledig uitgeput.

MTO

In mei heeft er een MTO plaatsgevonden waarvan de resultaten zijn gedeeld met de medewerkers en het bestuur. De resultaten zijn vervolgens besproken per team. Tijdens een sessie is er aan drie collega's directe hulp geboden om uitval te voorkomen, i.v.m. op burnout gelijkende klachten die aan het licht kwamen.

Naar aanleiding van deze besprekingen kwamen een aantal conclusies naar voren: , De werkdruk wordt als constant hoog ervaren. , Er wordt gedecentraliseerde en gefragmenteerde informatievoorziening ervaren. 1

Binding met collega's wordt gemist (formeel en informeel).

, Medewerkers vinden het lastig elkaar aan te spreken. , Sociale veiligheid is laag.

Acties: , N.a.v. de opgehaalde informatie heeft er twee maal een gesprek plaatsgevonden tussen de vertrouwenspersoon, HR & communicatie. Hierin is gesproken over hoe we de binding van medewerkers kunnen bevorderen, de sociale veiligheid en over een eventuele cultuurwending (elkaar aan durven spreken end). Er is geen eenduidig advies uit naar voren gekomen. Dit heeft o.a. ook te maken met dat een cultuurwending maken met medewerkers zo maar een aantal jaar kan duren. Er is een overleg tussen aanspreekpunten georganiseerd met het plan deze periodiek te herhalen. Het Dagelijks Bestuur is door middel van een informatienota op de hoogte gesteld.

Van 16 tot 27 januari 2023 staat er een nieuw thema onderzoek werkdruk op de planning.

Functiehuis BSOB is in februari gestart met de eerste aanzet voor een geheel nieuw functiehuis. Dit nieuwe functiehuis is de verdere uitwerking van het strategisch HRM beleidsplan, dat Berenschot heeft uitgevoerd n.a.v. het businessplan in 2021.

De concept functiebeschrijvingen zijn definitief gemaakt en zijn voorgelegd aan de OR en het Dagelijks bestuur. De OR is van mening dat de procedure volgens afspraak is verlopen. De OR adviseert het door Leeuwendaal opgezette functiehuis in werking te laten treden per l januari 2023.

PAGINA [30

Het Dagelijks Bestuur heeft de waardering vastgesteld op basis van het advies van de functiewaarderingsdeskundige (Leeuwendaal) en hebben de functiebeschrijvingen vastgesteld. Met ingang van Ol januari 2023 heeft BSOB een nieuw functiehuis. Er zijn twee medewerkers waar op dit moment gesprekken mee worden gevoerd, omdat de functie is komen te vervallen. Er is door een medewerker bezwaar gemaakt tegen het indelingsbesluit.

Mobiliteit en vitaliteit Instroom en uitstroom 2022 Aantal

Reden

In dienst

7

7 medewerkers, waarvan 2 bepaalde tijd en l stagiaire

Uit dienst

3

3 medewerkers, waarvan l door het bereiken van de AOWgerechtigde leeftijd en l door mobiliteit en l langdurig zieke medewerker heeft vóór de start WIA-traject, zelf ontslag ingediend.

Verlofsparen In 2022 is de CAO WSGO gewijzigd. Vanaf dit jaar is de mogelijkheid tot verlofsparen in de CAO opgenomen. Medewerkers mogen maximaal 3600 uur verlofuren hebben. Om in de toekomst mogelijke stuwmeren aan verlof te kunnen opvangen is er een voorziening opgesteld. BSOB maakt met de medewerkers afspraken over de verschillende verlof opties.

Inhuur Voor tijdelijk werk tot en met schaal 10 en payrolling zijn na een aanbesteding in 2020 twee contracten afgesloten. Voor uitzenden (tijdelijk werk tot en met schaal 10) met Driessen en voor payrolling met Ziezzo Payrolling. De contracten lopen tot respectievelijk 1-4-2023 en kunnen nog maximaal 4 keer worden verlengd met l jaar.

In onderstaande tabel zijn de leveranciers opgenomen waarbij de inhuur >€125.000. Het totaal van de leveranciers <€125.000 bedraagt€ 674.325. Dit betreffen 15 leveranciers.

Loket31

326.217

Bobeldijck Vastgoed BV

263.620

Eindelijk advies

197.841

Overig (per leverancier <€125.000)

674.325

Totaal

1.462.003

Voor de analyse van de inhuurkosten verwijzen wij naar paragraaf 7.1.

PAGINA

l 31

Jaarstukken 2022 !Concept 1 30-3-2023

Integriteit De 6 nieuwe medewerkers leggen na indiensttreding de eed of belofte af. Hiermee verklaren of beloven zij zich te houden aan de gedragscode die in het kader van integriteit is vastgesteld. Verder wordt tijdens een bijeenkomst aandacht besteed aan gewenste houding en gedrag. Alle zes de nieuwe medewerkers hebben in 2022 de eed of belofte afgelegd aan de directeur.

Vertrouwenspersoon In 2022 is er vanuit BSOB geen beroep gedaan op de vertrouwenspersoon over klachten van grensoverschrijdend gedrag of meldingen over integriteitkwesties.