8c. Archief- en informatiebeheerplan 2022 – 2026

Raadsnotitie Onderwerp: Opsteller:

Informatieve notitie betreffende Archiefbeheerplan 2022-2026 Goossens, Vic

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200400924

Zaaknummer: Datum:

0847200329153 22 juni 2022

1. Samenvatting Het college heeft het Archief- en informatiebeheerplan Gemeente Someren 2022 – 2026 vastgesteld. Het vastgestelde plan is als bijlage toegevoegd, maar wij willen U graag kort de context van dit plan schetsen

2. Inleiding Archiefwet 1995 De archiefwet stelt precieze eisen aan hetgeen bewaard moet blijven, voor welke tijd (sommige soorten documenten moeten na ene bepaalde termijn verplicht vernietigd worden), wáár en hoe de bewaring moet plaatsvinden. Van oudsher gaat het dan om analoge dossiers in archiefdozen, maar sinds 2014 zijn in de Gemeente Someren nieuwe documenten hoofdzakelijk in digitale vorm aangemaakt. Het belang van juiste en volledige informatie is zowel voor de (bestuurlijke) transparantie als voor de bedrijfsvoering van cruciaal belang. Het vergt zowel van de behandelaars als eigenaren van de informatie, als van het team DIV/Archief, inspanningen om te zorgen dat die informatie conform de archiefwet behandeld zijn. Daarom is geïnventariseerd met als uitgangspunt de audit begin 2021 door het RHCe, welke werkzaamheden daarvoor uitgevoerd moeten worden in (globaal) en tijdspanne van 5 jaren.

3. Informatie Er blijken drie grote stromen van werkzaamheden: a.

Het structureren, beschrijven en controleren van processen en procedures rondom archivering:

inhoud en kwaliteitszorg van het gemeentelijke informatiebeheer. b. Projecten rond de overdracht van archieven, meestal in combinatie met digitalisering. c.

Vernieuwing van wetgeving zowel van de Archiefwet als enkele voor archivering relevante wetten

(onder andere AVG en Wpg, Wet Open Overheid (WOO), Wet Digitale Overheid, Wet Hergebruik Overheidsinformatie, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). De uitdagingen: 1. Capaciteit om deze werkzaamheden uit te voeren. Dat betreft capaciteit binnen de vakafdelingen en het team DIV/Archief, maar ook het verkrijgen van externe expertise die nodig is vanwege de toenemende digitalisering.

2. De onder punt c genoemde nieuwe wetten hebben weerslag op openbaarmaking en opslag. Een voorbeeld: openbaarmaking wordt onder de WOO een belangrijk item. Daarbij speelt anonimisering van persoonsgegevens een belangrijke rol, hetgeen ook geldt voor opvragingen van gearchiveerde documenten. Om dit nu ‘slim’ in te richten, is het zaak om vast te stellen waar die wetten elkaar raken, en dat in één keer goed in te richten. Vanuit de implementatie van de WOO wordt dat nu in kaart gebracht.

4. Vervolg De organisatie gaat verder met het uitvoeren van een aantal werkzaamheden die in het plan genoemd zijn, en die al onderhanden zijn in 2022 / 2023. Daarvoor zijn ook middelen beschikbaar. Over de voortgang berichten wij minimaal jaarlijks middels het archief-verslag. Bij het oppakken van nieuwe werkzaamheden uit het plan, kijken we of er raakvlakken zijn met andere nieuwe wetgeving om efficiënt te kunnen werken. Het zoeken naar de benodigde capaciteit zal daarbij naar verwachting een steeds grotere uitdaging zijn. Toch zullen we tijdig die plannen uitwerken, samenwerking zoeken waar mogelijk, en middels het jaarlijkse begrotingsproces zo nodig aanvullende middelen vragen.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: Archief- en informatiebeheerplan Gemeente Someren 2022 – 2026

X

Documentnummer 200396833

2/2