220303 Bijlage - Startnotitie IHP Gemeente Smallingerland

STARTNOTITIE TOEKOMSTBESTENDIG EN DUURZAAM IHP GEMEENTE SMALLINGERLAND 1. Inleiding De gemeente Smallingerland heeft de wettelijke verplichting om te voorzien in adequate huisvesting voor het primair en voortgezet onderwijs. Deze verplichting is vastgelegd in de ‘Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Smallingerland 2016’. De gemeente wenst haar zorgplicht samen met de schoolbesturen in te vullen door het opstellen een toekomstbestendig, duurzaam en beleidsrijk Integraal Huisvestingsplan (IHP) voor het primair- en voortgezet onderwijs. In het IHP wordt de gedeelde visie van gemeente en scholen op het scholenlandschap van de toekomst vastgelegd. Deze gedeelde langetermijnvisie (16 jaar) helpt bij het maken van strategische keuzes en helpt te bepalen hoe om te gaan met investeringen in onderwijshuisvesting. Een gezamenlijke gedragen IHP stelt de gemeente en de schoolbesturen daarmee in staat om de komende jaren proactief, integraal en planmatig om te gaan met investeringen. Daarnaast anticiperen wij als gemeente met het opstellen van het IHP voor op de verwachte wettelijke verplichting tot het opstellen van een IHP. De PO-Raad, VO-Raad en VNG werken hiervoor samen met de minister aan een wetsvoorstel die naar verwachting eind 2021 naar de Tweede Kamer wordt gestuurd.

Deze startnotitie is opgesteld om het proces om te komen tot een IHP te beschrijven en een kader te geven voor (de selectie van) een onafhankelijke procesbegeleider. Doel en functie IHP Doel van het IHP is om gezamenlijk als gemeente en schoolbesturen ambities te formuleren, uitdagingen te benoemen en met elkaar afspraken te maken over de inzet van beschikbare middelen rondom toekomstbestendige onderwijshuisvesting voor de komende 16 jaar. Hiermee worden voor de gemeente investeringen in huisvesting beter beheersbaar en voorzienbaar en kunnen gemeente en schoolbesturen samen integraal inzetten op de kwaliteits- en duurzaamheidsopgave die er ligt. Het IHP heeft daarmee een veelzijdige functie: -

Het doelmatig, planmatig en integraal sturen op onderwijshuisvesting Dienen als formeel toetsingskader in de verordening Voorziening Huisvesting Onderwijs Dienen als juridisch kader voor investeringsbeslissingen

2. Inhoud IHP Onderwijshuisvesting is geen doel op zich, maar is ondersteunend aan de activiteiten die er plaatsvinden. Het moet in de basis leerlingen en medewerkers op een goede manier huisvesten, zodat zij een goede en gezonde leer- en werkplek hebben waar kwalitatief goed onderwijs kan worden gegeven en kinderen zich sociaal-emotioneel optimaal kunnen ontwikkelen. Daarmee is het van belang dat onderwijshuisvesting toekomstbestendig en duurzaam is en een gezond binnenklimaat heeft. Met het vernieuwen of aanpassen van onderwijshuisvesting worden door gemeente en schoolbesturen dan ook inhoudelijke doelen nagestreefd. Tijdens het IHP-traject moeten deze doelen gezamenlijk afgestemd en vastgelegd worden. Voor de gemeente Smallingerland zijn hierbij in ieder geval de volgende thema’s van belang: Ontwikkeling doorgaande leer- en ontwikkelingslijn (IKC-ontwikkeling) Passend onderwijs Spreiding Leefbaarheid Duurzaamheid Betaalbaarheid Beweging De inhoud van het IHP is tweeledig: 1. 2.

Het IHP schetst een beeld van de huidige staat van de schoolgebouwen (hierbij wordt onder andere gebruik gemaakt van de informatie uit de 2020 opgestelde Monitor Onderwijshuisvesting) Het IHP legt de toekomstige strategische koers vast

Pagina 1 van 7

In het op te stellen IHP komen daarmee in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod: -

-

-

-

-

A. Gezamenlijke visievorming Gezamenlijke visie(s) van schoolbesturen en gemeente op onderwijshuisvesting. Gezamenlijke doelstellingen en definities ten aanzien van het huidige en gewenste kwaliteitsniveau. Huisvestingsvoorstellen en strategische keuzes, gebaseerd op gewenste omvang, spreiding, en visie(s) op onderwijs en IKC-vorming, die nodig zijn om het onderwijs en de daarbij horende ambities planmatig op een kwalitatief goed niveau te houden en daarnaast te kunnen anticiperen op de toekomstige leerlingenontwikkeling. Het tijdspad waarop het IHP betrekking heeft, is inclusief een fasering van de huisvestingsmaatregelen voor de korte, middellange en lange termijn (4, 10 en 16 jaar). B. Inventarisatie kwantitatieve en kwalitatieve kenmerken Inventarisatie van de huidige kenmerken van iedere school en iedere gymzaal (o.a. leerlingenaantal en prognose, ruimtebehoefte, over- en ondercapaciteit, medegebruik, etc.) door het actualiseren/aanscherpen van de eerder opgestelde Monitor Onderwijshuisvesting. De met de schoolbesturen afgestemde (geactualiseerde) Monitor Onderwijshuisvesting zal uiteindelijk onderdeel gaan uitmaken van het IHP. Inventarisatie van het huidige kwaliteitsniveau van de schoolgebouwen*, waarbij ook rekening wordt gehouden met de te verwachten onderhoudswerkzaamheden en voorgenomen investeringen/reserveringen voor de komende 16 jaar.

Hiermee wordt een indicatie verkregen van de volgorde waarin de gebouwen kunnen worden aangepakt. Huidige financiële kengetallen van de schoolgebouwen (o.a. boekwaarden, investeringen, etc.).

*Het inventariseren van de kwalitatieve kenmerken van schoolgebouwen kan op twee manieren worden aangepakt. Enerzijds door een aanpak waarbij de kwaliteit zoveel mogelijk meetbaar wordt gemaakt door het uitvoeren van verschillende onderzoeken (bv. energiescan, onderzoek binnenklimaat, etc.). Deze aanpak is tijdsintensief en kostbaar. Daarnaast kan gekozen worden voor een inventarisatie waarbij bewust wordt ingezet op samenwerking en kennisdeling met de schoolbesturen. Daarbij wordt door onder andere interviews en enquêtes de kwaliteit van de schoolgebouwen in beeld gebracht. Vervolgens wordt op basis van de gebouwkenmerken (o.a. leeftijd, uitgevoerde renovaties, etc.) en de kwalitatieve uitkomsten in gezamenlijkheid met de schoolbesturen getracht om te komen tot een goede spreiding en heldere afspraken over de wijze van uitvoering. Voor deze laatste aanpak wordt bij het opstellen van het IHP voor de gemeente Smallingerland gekozen. -

C. Randvoorwaarden en procesafspraken De verdeling van rollen en verantwoordelijkheden bij de in te zetten middelen (keuzes rondom bouwheerschap, wijze van (gebundeld) aanbesteden, demarcatielijst wel/niet bekostiging door gemeente, etc.). Een financieel kader (meerjarige investeringsagenda) met daarin aangegeven de gezamenlijk in te zetten investeringsmiddelen (financiering + kostenverdeling) per fase, en een duiding van mogelijke bijdragen van schoolbesturen binnen de wettelijke mogelijkheden. Afspraken over eventueel in te zetten extra middelen voor bepaalde doelstellingen. Afspraken over te nemen stappen om aan de opgave uit het Klimaatakkoord en de gemeentelijke duurzaamheidsambitie te voldoen. Procesafspraken over de status van het IHP), de manier waarop verantwoording wordt afgelegd over de voortgang van gemaakte afspraken, de wijze waarop het IHP naar de toekomst toe geactualiseerd en herijkt zal worden en de wijze waarop het IHP zal worden verankerd in de verordening.

3. Raakvlakken IHP Bij het opstellen van het IHP wordt integraal rekening gehouden met het geldende landelijke- en lokale beleid. De afgelopen jaren hebben verschillende landelijke ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, klimaat en gezondheid impact gehad op onderwijshuisvesting. Aanvullend geldt dit ook voor lokale ontwikkelingen, zoals het beleid ten aanzien van IKC-ontwikkeling, passend onderwijs, samenwerkingsscholen, de jeugdzorg, kinderopvang en de omgang met duurzaamheid en het

Pagina 2 van 7

klimaat. Bij het opstellen van het IHP worden al deze landelijke en lokale ontwikkelingen integraal en in samenhang met elkaar bekeken waarna er strategische huisvestingsafspraken kunnen worden gemaakt. Binnen het IHP voor de gemeente Smallingerland worden in ieder geval de volgende ontwikkelingen betrokken: Monitor Onderwijshuisvesting In mei 2020 is de Monitor Onderwijshuisvesting opgesteld die inzicht geeft in alle onderwijshuisvesting binnen de gemeente Smallingerland. De monitor gaat onder andere in op onderwijshuisvestingsprojecten, relevante ontwikkelingen, leerlingenprognoses en ruimtebehoefte. De monitor heeft echter niet de status van een gezamenlijk visiedocument, deze rol moet het IHP gaan innemen. Vanzelfsprekend wordt de al aanwezige informatie in de monitor wel meegenomen als basis voor het IHP. Hiervoor moet bij de schoolbesturen een check plaatsvinden of de opgenomen informatie nog actueel en juist is. Omgevingsvisie/programma omgeving Het bouwen van nieuwe scholen en/of het verlaten van oude scholen zijn vaak aanjagers voor nieuwe ontwikkelingen. Daarmee is het van belang om met het IHP ook vroegtijdig verbinding te leggen met het ruimtelijke domein via de omgevingsvisie/ programma omgeving.

Mogelijke koppelkansen met integrale gebiedsontwikkelingen binnen Drachten en de dorpen moeten zo vroeg mogelijk in het proces worden geïnventariseerd, zodat deze samenhangend kunnen worden geprogrammeerd. Accommodatiebeleid Onderwijshuisvesting is maatschappelijk vastgoed. Het beleid voor maatschappelijk vastgoed in de gemeente Smallingerland wordt in 2022 verder uitgewerkt in het Accommodatiebeleid. In het accommodatiebeleid worden de eigendomsconstructies van de onderwijsgebouwen meegenomen. Duurzaamheid In het landelijke klimaatakkoord is als doelstelling opgenomen dat in 2030 voor de gebouwde omgeving (waaronder onderwijsgebouwen) een CO2 reductie van 49% gerealiseerd moet zijn ten opzichte van 1990. Voor 2050 is deze ambitie verder verhoogt tot het volledig van het gas zijn van de gebouwde omgeving (95% CO2 reductie ten opzichte van 1990). Ook het coalitieakkoord 2018-2022 geeft aan dat de noodzaak om te verduurzamen steeds verder toeneemt. De komende jaren moet daarmee verder ingezet worden op de duurzaamheidstransitie (energietransitie, transitie naar een circulaire maatschappij, voedseltransitie en klimaatadaptatie). Door de gemeenteraad is voor de gemeente Smallingerland eind 2016 de Routekaart Duurzaam Smallingerland 2040 vastgesteld.

Als uitwerking hiervan en van het landelijke klimaatakkoord zijn het Uitvoeringsprogramma 2018-2021 en het geactualiseerde Uitvoeringsprogramma 2022 opgesteld. De hierin vastgelegde ambities voor de langere termijn zijn leidend voor de activiteiten die op korte termijn worden uitgevoerd. Ten aanzien van onderwijshuisvesting vertaalt de uitvoering zich onder meer op het inzetten op een circulaire economie, het kiezen voor duurzame oplossingen bij nieuwbouw en het verder verduurzamen van bestaande onderwijsgebouwen. Inclusief Binnen de gemeente Smallingerland is de lokale Inclusie Agenda opgesteld. Hiermee wordt er op ingezet dat mensen met een beperking op geen enkele manier buiten worden gesloten en iedereen gebruik kan maken van de openbare ruimte, reguliere voorzieningen en structuren. Hiervoor is onder andere van belang dat openbare gebouwen, waaronder scholen en gymaccommodaties, toegankelijk zijn. In het kader van het op te stellen IHP en de daaruit voortkomende nieuwbouw- of renovatie opgaven ligt het voor de hand de Inclusie Agenda hierin direct te waarborgen. Dit zodat onderwijsgebouwen en gymaccommodaties op termijn voor iedereen zoveel mogelijk toegankelijk zijn. Prijsstijging bouwkosten De Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Smallingerland 2016 is sinds 2016 niet meer gewijzigd.

De hoogte van de vergoedingen voor onderwijshuisvesting wordt vastgesteld aan de hand van de jaarlijks door de VNG gepubliceerde normbedragen. De afgelopen jaren zijn de bouwkosten echter explosief gestegen, waardoor deze vergoeding de werkelijke prijsontwikkelingen niet

Pagina 3 van 7

goed heeft gevolgd. Hierdoor is de vergoeding op dit moment in veel gevallen niet toereikend. Bij de totstandkoming van het IHP moeten de impact en risico’s van deze ontwikkeling worden meegenomen. 4.

Juridisch kader, taakverdeling en bekostiging

4.1. Juridisch kader en bekostiging De totstandkoming van het IHP is een samenspel tussen schoolbesturen en gemeente. De opgave om schoolgebouwen te verduurzamen, in te spelen op de gewenste flexibiliteit en verbinding te maken met maatschappelijke vraagstukken binnen het sociaal domein en op het gebied van duurzaamheid is een gezamenlijke opgave van beide partijen. Zo hebben gemeente en schoolbesturen ieder hun eigen taken en verantwoordelijkheden als het gaat om onderwijshuisvesting. Schoolbesturen zijn sinds 2015 verantwoordelijk voor de exploitatie van gebouwen, waaronder het gehele onderhoud. Gemeenten hebben daarentegen een wettelijke zorgplicht voor onderwijshuisvesting. Dit betekent dat zij verantwoordelijk zijn voor (vervangende) nieuwbouw en uitbreiding van scholen. Ook hebben zij een verantwoordelijkheid bij het herstellen van constructiefouten, zijn ze verzekeringsnemer en betalen ze de OZB-belasting. Tenslotte moet de gemeente ook zorgen voor voldoende ruimte voor het bewegingsonderwijs. De verantwoordelijkheid voor renovatie met als doel de levensduur van een gebouw te verlengen wordt op dit moment nog gezien als grijs gebied. Hierover is nog niets geregeld in de wet of de verordening.

Renovatie kan enerzijds gezien worden als groot onderhoud, maar aan de andere kant kan door een renovatie de levensduur verlengd worden en daarmee een investering in vervangende nieuwbouw uitgesteld worden. Daarmee hebben zowel de gemeente als het schoolbestuur belang bij renovatie. De verwachting is dat gelijktijdig met het vastleggen van de wettelijke verplichting tot het opstellen van een IHP ook de term renovatie wettelijk wordt vastgelegd en deze verantwoordelijkheid daarmee bij de gemeente komt te liggen. Met het op te stellen IHP moet in samenspraak tussen gemeente en schoolbesturen helder worden op welke manieren investeringen vanuit de zorgplicht (gemeente) en de instandhoudingsplicht (schoolbesturen) samen kunnen komen. Hoewel in de praktijk de verdeling van verantwoordelijkheden tussen gemeente en schoolbesturen niet altijd even logisch is zijn er de afgelopen periode kansrijke ontwikkelingen geweest. Zo is de gemeente vrij om in overeenstemming met schoolbesturen eigen afspraken te maken en een eigen beleid te voeren. Het IHP biedt zodoende kans om een passend antwoord op voorliggende opgaven te formuleren. Ook op het gebied van financiering liggen er kansen door een versoepeling van het investeringsverbod voor schoolbesturen. Dit maakt dat nieuwe financieringswijzen, zoals de TCO-benadering, tot de mogelijkheden behoort.

Doel van de TCO-benadering is om tot een nieuw evenwicht te komen in het dragen van de kosten van onderwijshuisvesting door de beschikbare geldstromen voor investering en exploitatie zo goed mogelijk samen in te zetten. 4.2. Taakverdeling De taakverdeling tussen de gemeente en schoolbesturen vloeit voort uit de wet en is (lokaal) geregeld in de verordening Onderwijshuisvesting. De interne taakverdeling is als volgt:

Pagina 4 van 7

5.

Procesaanpak

5.1. Projectorganisatie Om te komen tot een door gemeente en schoolbesturen gezamenlijk gedragen en daarmee werkbaar en uitvoerbaar IHP is het van essentieel belang dat het proces zorgvuldig wordt doorlopen. De schoolbesturen zijn belangrijke partners en hebben dan ook een nadrukkelijke rol bij het opstellen van het IHP. Om te komen tot een gedragen en uitvoerbaar eindresultaat moet er onderling openheid, vertrouwen en open communicatie aanwezig zijn. Hierdoor kunnen in gezamenlijkheid de doelstellingen worden bepaald waarmee gekomen kan worden tot een duurzaam en toekomstbestending onderwijshuisvestingsbestand. De vorm te geven projectorganisatie bestaat uit een projectgroep/themagroep* en een stuurgroep:

*De afvaardiging vanuit de schoolbesturen kan per projectgroep/themagroep wijzigen afhankelijk van het thema dat wordt besproken. 5.2. Processtappen Om te komen tot het IHP moeten een aantal stappen worden doorlopen. Bij elke stap is specifieke expertise vereist en daarmee kunnen de deelnemers verschillen. De te doorlopen stappen zijn: Stap 1. Opstellen startnotitie Actie: Opstellen van voorliggende startnotitie waarin de uitgangspunten voor het te doorlopen traject zijn bepaald met de betrokken partners. Resultaat: Draagvlak voor invulling IHP traject Stap 2. Vaststellen startnotitie Actie: Vaststellen startnotitie inclusief concept uitgangspunten en randvoorwaarden voor totstandkoming IHP basisonderwijs door het college. Resultaat: Vaststelling aanpak IHP-traject Raad

Informeren gemeenteraad over het traject middels raadsinformatiebrief.

Stap 3. Visievorming Actie: Inventariseren van de gewenste situatie voor de komende jaren op basis van: - gezamenlijke ambitie en visie op het onderwijs (en IKC-ontwikkeling) - gezamenlijke definitie van het gewenste kwaliteitsniveau voor de huisvesting - ontwikkelperspectief en leerlingenprognoses per wijk en school - omgang scholen per wijk naar soort, richting en omvang - noodzakelijke gebouwen/ruimtebehoefte (incl. gymnastiekaccommodatie) - relatie met maatschappelijke ontwikkelingen (sociaal domein, huisvestingsbehoefte kinderopvangvoorziening, klimaat, etc.) - indicatieve raming per object - beschikbare vs. beschikbaar te maken middelen Resultaat: Overeenstemming over de bouwstenen voor IHP Stap 4. Inventariseren en analyseren bestaande situatie Actie: Actualiseren van de leerlingenprognoses en het inventariseren van de bestaande situatie op het gebied van kwalitatieve en kwantitatieve gebouwkenmerken door het verdiepen / verifieren van de informatie uit de al aanwezige Monitor Onderwijshuisvesting en de dashboards per school (nulmeting), waarna deze inventarisatie wordt vastgesteld door de stuurgroep als uitgangspunt voor het vervolgtraject. Resultaat: Compleet overzicht per school van de voor het IHP belangrijke gebouwkenmerken

Pagina 5 van 7

Stap 5. Scenario-ontwikkeling Actie: Het overwegen van mogelijke strategische huisvestingsafspraken en daarmee samenhangend het beoordelen van potentiële toekomstscenario’s (locatie, renovatie, nieuwbouw) op haalbaarheid en prioriteit. Op basis van de scenario’s kan een investeringsoverzicht worden opgesteld en een koppeling worden gemaakt naar (dekkings)middelen. Resultaat: Inventariseren, (financieel) uitwerken en kiezen van voorkeursscenario’s Raad

Informeren gemeenteraad over de uitkomsten van de scenario-ontwikkeling en uitwerking tijdens raadinformatieavond.

Stap 6. Uitwerking en fasering Actie: Uitwerking van de analyse en voorkeursscenario in het IHP, inclusief een investeringsraming op realistische bouwkosten behorend bij het afgesproken kwaliteitsniveau. Resultaat: Concept IHP (investeringen vertaald in tijd en prioriteit) Stap 7. Besluitvorming Actie: Uitwerken van raadsvoorstel en vaststellen IHP inclusief financiële paragraaf. Resultaat: Breed gedragen, door gemeenteraad vastgesteld IHP en de vertaling naar concrete huisvestingsmaatregelen Raad

Besluitvorming gemeenteraad voor vaststelling IHP

Stap 8. Actie:

Implementatie en monitoring Verankeren van het IHP in de lokale verordening door het doorvoeren van een aanpassing en jaarlijkse bijstelling en/of herijking Resultaat: In lokale verordening verankerd IHP

5.3. Planning Om te komen tot het IHP dienen onderstaande stappen doorlopen te worden. De planning die hierbij voor ogen staat is als volgt: Actie

Planning

Voorbereiding -

Startnotitie voorleggen aan schoolbesturen Offerte opvragen voor begeleiding opstellen IHP Vaststellen startnotitie door college Informeren raad middels raadsinformatiebrief

Q4 2021-Q1 2022 december dec. - jan. Jan. – febr. maart

Start IHP-traject + huidige situatie in kaart brengen Overleggen schoolbesturen en gemeente Check op informatie uit onderwijsmonitor en updaten van dashboards + analyse van leerlingenprognoses, ruimtebehoefte vs. capaciteit, etc. Themabijeenkomsten met schoolbesturen en gemeente (nog nader uitwerken)

Q1-Q2 2022 Q1 Q1-Q2

Scenario-ontwikkeling + concept IHP Themabijeenkomst (afhankelijk van aanpak, uitkomsten en de nog te bespreken thema's) Scenario-ontwikkeling (inventariseren projecten, planningswensen en eisen, scenario's en financiële doorrekening) Informeren Raad over visie, kaders, ambities en vooruitblik scenario's Uitwerken concept IHP

Q3-Q4 2022 Q3

Q4 Q4

Definitief IHP Bespreken concept IHP met schoolbesturen Definitief maken IHP IHP in College en daarna Raad

Q1-2023 januari februari maart

Opstellen / herzien verordening onderwijshuisvesting

Q4-2022 t/m Q1-2023

Q1-Q2

Q3-Q4

Pagina 6 van 7

Aandachtspunten ten aanzien van de planning zijn: De planning is erop gericht om het IHP in 2023 mee te nemen in de kadernota, hiervoor moet het IHP in maart 2023 behandeld zijn door het College en daarmee in februari 2023 afgestemd zijn met de schoolbesturen. De doorlooptijd van het in kaart brengen van de huidige situatie is mede afhankelijk van de mate van overeenstemming over de huidige informatie die aanwezig is en daarmee de noodzaak van het wel of niet uitvoeren van een uitgebreide gebouwscan en locatiebezoek. De doorlooptijd van de scenario-ontwikkeling is afhankelijk van hoe gedetailleerd en integraal projecten doorgerekend moeten worden en of er meerdere varianten uitgewerkt moeten worden. Dit moet nog nader worden afgestemd. 5.4. Financiën De kosten om te komen tot het IHP worden gedekt binnen de reguliere middelen onderwijshuisvesting. De verwachte kosten voor het IHP traject bedragen circa € 40.000,- excl. BTW. 5.5. Communicatie De gemeente bekijkt in overleg met de schoolbesturen gedurende het proces hoe, wanneer en op welke wijze de communicatie het beste kan plaatsvinden. Communicatie vindt plaats in overleg met de afdeling communicatie van de gemeente. 5.6. Risico’s Met het IHP geeft de gemeente invulling aan haar zorgplicht. Het vaststellen van het IHP met meerjaren investeringsafspraken brengt risico’s met zich mee voor de gemeente Smallingerland.

Mogelijke risico’s zijn: Marktontwikkelingen waardoor gehanteerde (norm)bedragen onder druk staan. Dit risico is beheersbaar door op dat moment benodigde budgetten te verankeren in de meerjarenbegroting van de gemeente en deze jaarlijks te actualiseren en indexeren. Het niet bereiken van consensus met de schoolbesturen. Dit risico is beheersbaar door de schoolbesturen nadrukkelijk te betrekken in de totstandkoming van het IHP.

Pagina 7 van 7