Verslag Auditcommissie 4 december 2025

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 4 december 2025 19:30 uur Raadzaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.Th. Kröger (vicevoorzitter, JessLokaal), mevr. M.G. van Musscher (PvdA) en mevr. M.C. Verloop (Wens4U), dhr. P.J. Vlam (VVD).

Ambtelijk secretaris: A.J. Weerden (raadsadviseur). Portefeuillehouder: Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën). Adviseurs:

Dhr. G.E.P. Meijer (raadsgriffier), mevr. M.A. de Vries (concerncontroller), dhr. A. Booij (accountant PSA), Mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën), Mevr. E. van der Bruggen (Gemeentesecretaris).

Afwezig:

Geen

Gast(en):

Dhr. L.P. Kooij (voorzitter rekenkamer Schagen).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering.

2

Verslag van de vergadering d.d. 9 oktober 2025 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken noch mededelingen voor deze vergadering.

4

Toelichting accountant interim controle De accountant blikt terug op hetgeen in de Managementletter 2025 staat. Daaruit volgt dat de inzet van de afgelopen jaren nu zijn vruchten afwerpt. De interne beheersing is volop in ontwikkeling en de verbijzonderde interne controle (VIC) is weer op orde.

1

Zoals gebruikelijk zijn er onder meer enkele belangrijke aandachtspunten: - Prestaties bij zorg in het sociaal domein, - Overdracht pensioenen van oud-wethouders, naar het ABP. De voorzitter geeft aan dat gevraagd is met name aandacht te besteden aan de kwaliteit van de IT-organisatie en vraagt de accountant daarop te blijven controleren. De gemeentesecretaris memoreert dat er hard gewerkt is om de eerder genoemde positieve resultaten te behalen. Tot slot benoemt de concerncontroller dat de lijst met aanbevelingen van de accountant ondertussen vrij groot is geworden. Daartoe wordt deze lijst in 2026 geactualiseerd, waarbij er per aandachtspunt van de accountant wordt gekeken naar de “nice to haves” én belangrijker “need to haves”. Zodra de lijst is bijgewerkt komt deze weer bij de Auditcommissie op tafel. 5

Update Rekenkamer De voorzitter van de Rekenkamer benoemt de volgende drie punten: - Stand van zaken van het DoeMee onderzoek Onderbesteding. - Stand van zaken van het onderzoek naar de Openbare Ruimte. - Stand van zaken van de sollicitatieprocedure lid Rekenkamer.

6

Terugblik proces begrotingsbehandeling 2026 De Auditcommissie blikt tevreden terug op het proces van de begrotingsbehandeling 2026. Wel wordt er aangegeven dat er tijdens de informatieavond, een derde ronde werd gemist. Er waren namelijk drie onderwerpen waar de raadsleden naartoe konden, terwijl er maar twee rondes waren. Afgesproken wordt dat er vanuit de Auditcommissie aan het Presidium zal worden gevraagd of er aldaar genoeg draagvlak is om bij de volgende informatieavond over de begroting, drie rondes in te plannen, in plaats van twee rondes.

2

7

Definitief normenkader 2025 en voorlopig normenkader 2026 De voorzitter benoemt als aandachtpunt de verwerking van een drietal wetten in de normenkaders, te weten: - De wet DBA. - De wet Vbar. - NIS2/Cbw. Daarbij wordt gevraagd hoe het zit met de (al dan niet indirecte) verwerking van deze wetten in de normenkaders. NB Inmiddels is er ambtelijk een reactie gegeven op deze vraag. En is er aanvullend contact geweest met de accountant. De accountant kent deze wetten en hun impact. Hij staat op het standpunt dat externe normen, dus ook de genoemde wetgeving per definitie van toepassing zijn en daarom niet opgenomen behoeven te worden. Een verhelderende zin zou kunnen worden opgenomen: "Externe wetgeving is niet opgenomen in het normenkader want deze is per definitie al van toepassing". Met inachtneming van het bovenstaande, concludeert de Auditcommissie dat er geen belemmeringen zijn om de normenkaders door de gemeenteraad vast te laten stellen. 8

Tweede bestuursrapportage 2025

De Auditcommissie bespreekt de Tweede bestuursrapportage 2025. De Auditcommissie heeft een aantal opmerkingen over de opmaak van het stuk. Hierbij gaat het vooral over het onderscheid tussen het tekstuele gedeelte van de rapportage en de specificatie begrotingswijzigingen (bijlage), waarbij laatstgenoemde het grootste deel van de 195 pagina’s bevattende rapportage is. Verder wordt er gevraagd om een verheldering over de “pachten”. Inmiddels is ambtelijk gereageerd: het betreft pacht van gronden (red). Tot slot is er afgesproken dat er in de Auditcommissie van januari 2026 zal worden stilgestaan bij de omvang en vorm van de rapportage. Deze bespreking zal onderdeel zijn van het agendapunt: “Evaluatie Auditcommissie”. De Auditcommissie concludeert dat er geen belemmeringen zijn om de Tweede bestuursrapportage 2025, door de gemeenteraad vast te laten stellen. 3

9

Treasuryjaarplan 2026

Bij het opstellen van het Treasuryjaarplan 2026, is er gekeken naar de begroting 2025 én de geplande investeringen. Hetgeen op basis waarvan een inschatting is gemaakt van wat er op 1 januari 2026, op de rekening staat. Vanuit de Auditcommissie wordt als aandachtspunt meegegeven dat er goed gelet moet worden op het paraat hebben van middelen, voor in het geval er ineens veel geld moet worden opgehoest. De portefeuillehouder memoreert dat het eigenlijk een levendig document is wat constant actueel gehouden moet worden. Tot slot worden er door de voorzitter een tweetal redactionele fouten aangegeven. De voortgang van het Treasuryjaarplan wordt vermeld in de bestuursrapportages. 10

Spoorboekje 2026

Het product: uitgangspunten voor de kadernota, is toegevoegd aan het Spoorboekje 2026. Daarmee is het Spoorboekje 2026 nu compleet én is deze ter kennisgeving aangenomen door de Auditcommissie. Vooralsnog wordt uitgegaan van één informatieavond voor de jaarrekening en de kadernota. De organisatie bekijkt hoe ze het onderscheid tussen deze documenten, bij deelsessie goed kunnen borgen. 11

Brief Regietafel NHN reflectie FUGR-systematiek

De Auditcommissie bespreekt de brief van de Regietafel NHN. Afgesproken wordt dat de reactie (input) van het college op deze brief, ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar de Auditcommissie. T

De reactie (input) van het college op de brief van de Regietafel NHN, wordt ter kennisgeving doorgestuurd naar de Auditcommissie.

4

12

Voortgang risicomanagement en pilot componenten benadering afschrijvingstermijnen

De concerncontroller geeft een update over de voortgang risicomanagement. Hierbij wordt stilgestaan bij de nieuwe organisatiestructuur, de juridische control, het werken met domeinmanagers en de verkenning van applicaties ten behoeve van het risicomanagement. Inzake de pilot componenten benadering afschrijvingstermijnen, geldt dat deze door de ambtelijke organisatie is afgerond. Een cijfermatig overzicht wordt uitgereikt. De Auditcommissie bespreekt de resultaten van de pilot. Vanuit de Auditcommissie is er vooralsnog geen eenduidig unaniem gedragen oordeel over de resultaten van de pilot. Enerzijds laat de pilot zien dat de componenten benadering het complexer maakt en meer administratieve lasten met zich meebrengt. Anderzijds willen enkele leden van de Auditcommissie, deze uitkomsten nog bestuderen en meenemen naar hun fractie. Zij komen er misschien op terug in de Auditcommissie van januari 2026. Besloten wordt voor de helderheid de twee onderwerpen als twee losstaande punten op de toezeggingenlijst op te nemen en te bewaken. T

Voor de Auditcommissie van juni 2026 komt er vanuit de ambtelijke organisatie opnieuw een terugkoppeling over de voortgang risicomanagement. 13

Update voortgang Boekonderzoek Belastingdienst

De concerncontroller geeft een update over de voortgang van het Boekonderzoek. Het onderzoek loopt en er zijn tot op heden nog geen gesprekken geweest met de Belastingdienst. Daarnaast wordt er aangegeven dat er een cursus BTW/ verstrekkingen is geweest voor medewerkers van de gemeente die zich met de afhandeling van facturen bezighouden. 14

Toezeggingen

De volgende openstaande toezeggingen, zijn hierbij afgehandeld: - Voortgang treasuryjaarplan in bestuursrapportages: ieder jaar december ligt er een treasuryjaarplan, waarover wordt geïnformeerd. - Pensioenen van oud-wethouders, dit heeft de volle aandacht. - Spoorboekje 2026, de aanvulling heeft plaatsgevonden.

5

De volgende nieuwe toezeggingen zijn tijdens deze Auditcommissie gedaan: - Doorsturen reactie van het college op de brief van de Regietafel NHN. - Terugkoppeling over de voortgang risicomanagement. 15

Actualiteiten

Door de voorzitter is er een artikel over het gemeentefonds als leesvoer toegevoegd aan de agenda. 16

Rondvraag

Er wordt kort stilgestaan bij de Auditcommissie van januari 2026. De datum blijft 15 januari. Dit zal de laatste Auditcommissie in de huidige samenstelling zijn. Daartoe wordt de bijeenkomst in januari in tweeën opgedeeld: het reguliere deel (openbaar) en de evaluatie van de Auditcommissie op de huidige periode (besloten). 17

Afsluiting

De voorzitter sluit de vergadering.

6