881 - Accountantsrapport Schagen 2021 (Was getekend)

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

ACCOUNTANTSRAPPORT 2021 GEMEENTE SCHAGEN

IPA-ACON ACCOUNTANTS B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34088137, ING Bank IBAN NL90INGB0668832606

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1 1.1 1.2

INLEIDING ..................................................................................................................... 3 Algemeen ....................................................................................................................... 3 Samenvatting bevindingen en aanbevelingen ................................................................. 3

2 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE EN TOLERANTIES ............................................. 4 Controleplan en -protocol................................................................................................ 4 Risicoanalyse ................................................................................................................. 4 Controletoleranties ......................................................................................................... 4

3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.3 3.4 3.5

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIMCONTROLE . 5 De opzet van de verbijzonderde interne controle............................................................. 5 Conclusies uit de interne controle ................................................................................... 6 Voortgezette procescontroles ......................................................................................... 7 Overgang naar iFinanciën............................................................................................... 8 Sociaal domein ............................................................................................................... 9 Oordeel interne- en rechtmatigheidsbeheersing gemeente Schagen ............................... 9 Opvolging bevindingen interim-controle ........................................................................ 10

4 4.1 4.2 4.3

CORONACRISIS.......................................................................................................... 12 Effecten Corona crisis................................................................................................... 12 De Tozo-regeling .......................................................................................................... 12 Overige regelingen ....................................................................................................... 13

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6

UITVOERING EINDEJAARSCONTROLE ..................................................................... 14 Algemeen ..................................................................................................................... 14 Begrotingsrechtmatigheid ............................................................................................. 14 Administratievoering en ander administratief beheer ..................................................... 15 Opmerkingen jaarverslaggeving.................................................................................... 15 De jaarrekening en de BBV .......................................................................................... 15 Programmarekening en informatiewaarde ..................................................................... 16 Programmarekening van baten en lasten ...................................................................... 16 Balans en financiële positie .......................................................................................... 17 Reserves en voorzieningen .......................................................................................... 18 Grondexploitaties en paragraaf grondbeleid .................................................................. 19

6 6.1 6.2 6.3 6.4

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) .................................................... 20 Algemeen ..................................................................................................................... 20 Toenemend aantal regelingen ...................................................................................... 20 Projectverantwoordelijkheid in relatie met SiSa ............................................................. 21 Tabel van fouten en onzekerheden ............................................................................... 21

IPA-ACON ACCOUNTANTS B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34088137, ING Bank IBAN NL90INGB0668832606

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

OVERIGE BEVINDINGEN ............................................................................................ 22 Wet Normering Topinkomens (WNT) ............................................................................ 22 Fraude.......................................................................................................................... 22 Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring ......................................................... 22 Automatisering en informatiebeveiliging ........................................................................ 23 Doelmatigheidsonderzoeken......................................................................................... 23 Rechtmatigheidsverklaring............................................................................................ 24

8 8.1 8.2 8.3

CONCLUSIE ................................................................................................................ 25 Geconstateerde fouten en onzekerheden ..................................................................... 25 Samenvatting van de aanbevelingen in dit rapport ........................................................ 25 Controleverklaring ........................................................................................................ 25

BIJLAGE

Tabel met fouten en onzekerheden betreffende de SiSa-bijlage 2021

IPA-ACON ACCOUNTANTS B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34088137, ING Bank IBAN NL90INGB0668832606

2

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Schagen Postbus 8 1740 AA SCHAGEN

Haarlem, 24 mei 2022

Betreft : rapport van bevindingen 2021 Reg.nr. : 103985/215/473/881

Geachte leden van de raad,

Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Schagen gecontroleerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer. In dit voorwoord haken we aan bij de samenvatting van het raadsvoorstel bij de programmabegroting 2022. Daarin geeft het college aan dat de organisatie momenteel onvoldoende in staat is om alle ambities en wettelijke taken goed uit te kunnen voeren. Een duidelijke boodschap die gebaseerd is op het onderzoek en het organisatie-ontwikkeltraject dat door de interim gemeentesecretaris is ingezet. Met het raadsvoorstel zijn u de eerste acties voorgelegd die nodig zijn om de organisatie op orde te krijgen. De voorgestelde adviezen moeten ertoe leiden dat Schagen: - in control komt binnen het sociaal domein, - de wettelijk verplichte taken kan uitvoeren, - de eerste stappen zet in het kwalitatief en kwantitatief op orde brengen van de organisatie, - besparingsmogelijkheden gebruikt om de organisatie op orde te brengen. Een van de acties die is uitgevoerd, is extern onderzoek naar de omvang en samenstelling van de gemeentelijke organisatie, gelet op de aarde van de gemeente en de taken die Schagen (zelf) uitvoert. We hebben begrepen dat de rapportage over dit onderzoek eerdaags beschikbaar zal zijn. De ontwikkelingen in de organisatie raken ook Financiën nadrukkelijk.

Niet alleen omdat veel ontwikkelingen en verbeteringen feitelijk stilliggen. Personele mutaties (afscheid en ziekte van medewerkers) hebben in het najaar geleid tot achterstanden in de financieel-administratieve verwerking; die vervolgens met kunst en vliegwerk hersteld zijn. In het rapport komen we hierop meerdere keren terug.

IPA-ACON ACCOUNTANTS B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34088137, ING Bank IBAN NL90INGB0668832606

Intern zijn de ontwikkelingen bij Financiën nadrukkelijk onderkend: in het najaar is er door de interim-teamleider onderzoek gedaan naar het taakveld Financiën. Het januari jl. gepresenteerde verbeterplan laat zien dat de bezetting van het taakveld, zowel in kwantitatieve en kwalitatieve zin, aanvulling nodig heeft. Deze verbetering is ook nodig om Financiën te transformeren naar de ondersteunende en adviserende businesspartner voor bestuur, directie en uitvoerende teams. Daarnaast is er een 213a-onderzoek bij Financiën in voorbereiding gericht op de beheersing van de P&C-rapportages en of het financiële beheerssysteem flexibel genoeg is om zich aan te passen aan nieuwe risico’s en veranderingen. Kortom: er is de komende tijd aandacht nodig voor de financieel-administratieve processen en het werkveld Financiën. In dit rapport geven we hieraan, bij de verschillende onderwerpen, vanuit onze rol verder uitwerking. Natuurlijk leidt dit tot een aantal concrete aanbevelingen, die gegeven de omstandigheden dit jaar, wat uitgebreider en stelliger zijn; we verwijzen u hiervoor naar de afsluiting, par. 8.2 van dit rapport.

2

1

INLEIDING

1.1

Algemeen

Met uw besluit van 14 mei 2018 heeft u ons de opdracht gegeven tot de accountantscontrole voor uw gemeente. Het boekjaar 2021 is het vierde controlejaar binnen deze opdracht, het achtste jaar voor de huidige gemeente Schagen. Met deze controle eindigt onze controle-opdracht bij uw gemeente. We danken u voor het vertrouwen dat u al die jaren in ons heeft getoond en voor de immer plezierige samenwerking, zowel op bestuurlijk niveau als in de ambtelijke organisatie. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen, namelijk de planning en risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Het controleplan komt aan bod in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de uitvoering van de verbijzonderde interne controle en de interimcontrole. De bevindingen van de eindejaarscontrole zijn opgenomen in hoofdstuk 4. Daarna zullen de bevindingen in het kader van de SiSa aan de orde worden gesteld. Na de overige bevindingen en actualiteiten sluiten wij het rapport af met de conclusies. 1.2

Samenvatting bevindingen en aanbevelingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2021 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat: par.

Onderwerp

Oordeel

aanbeveling / toelichting

8.3

Getrouwheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

8.3

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

6

SiSa-verantwoording

Goedkeurend

Maar wel met proces-opmerkingen

5.4.1

Naleving BBV

Nageleefd

Jaarrekening is in hoofdlijnen BBV-proof.

5.4.2

Informatiewaarde jaarrekening

Ontwikkeling door-

De digitale presentatie heeft de toeganke-

trekken

lijkheid van de informatie verbeterd. Nu is verdere ontwikkeling van de toelichting, met oog voor de gebruiker en lezer van belang.

5.1

Financieel en administratief

Borging is niet goed

beheer 3

Verbijzonderde interne contro-

Directe aandacht nodig voor borging van financieel-administratieve basisprocessen.

Goed

Inmiddels goede, a tempo uitgevoerde VIC.

les

Is goede basis voor een (procesgerichte) control, met rechtmatigheidsoordeel.

3.4

Opvolging aanbevelingen ma-

Grotendeels

Aan sommige onderdelen is gevolg gege-

nagementletter en VIC 5.2

Begrotingsrechtmatigheid

ven, aan andere niet. Geen overschrijding

Geen overschrijdingen

tolerantie 7.4

Uitvoeren doelmatigheids- en

Onderzoek uitgesteld Het voor 2021 geplande onderzoek voor

doeltreffendheidonderzoeken.

2021 is uitgesteld naar 2023. Onderzoek voor 2022 is wel in voorbereiding.

7.3

ICT

Voldoende

Uitvoering ENSIA met (na herstel) positief oordeel IT-auditor

3

2

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE EN TOLERANTIES

2.1

Controleplan en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten en de SiSa-bijlage en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 is vastgelegd in ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening over de jaren 2018-2022’, vastgesteld in uw raad van 13 november 2018. Daarnaast maken wij bij de planning van onze controle gebruik van het normenkader, dat jaarlijks wordt geactualiseerd en recentelijk op 8 februari 2022 door het college is vastgesteld. Het geheel van het controleprotocol 2018-2022 en het normenkader is uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag 2021. 2.2

Risicoanalyse

Bij aanvang van de controle hebben wij een risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. 2.3

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (in % lasten) Onzekerheden in de controle (in % lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

> 1% < 3%

Oordeelonthouding –

> 3% < 10%

≥ 10%

Beperking

≤ 3%

Afkeurend ≥ 3% –

Op basis van de jaarrekening 2021 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,45 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 4,34 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

4

3

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIMCONTROLE

3.1

De opzet van de verbijzonderde interne controle

De basis voor de interne controle is het Jaarplan Verbijzonderde Interne Controle 2021. Wij hebben kennis genomen van het controleplan en vastgesteld dat alle kernprocessen met een materieel financieel belang zijn opgenomen. Naar ons oordeel is het controleplan 2021 voldoende kwalitatief waardoor wij er in het kader van de jaarrekeningcontrole 2021 goed op kunnen steunen. In het Jaarplan VIC 2021 zijn in totaal 36 processen en posten/onderwerpen geselecteerd voor specifieke beoordeling. De VIC vond plaats in drie controle-perioden, een eerste toets in het voorjaar waarin de kernprocessen werden beoordeeld, gevolgd door de periode juni-augustus, waarin de meeste processen zijn beoordeeld. De afronding van de laatste procesbeoordelingen vond medio maart plaats, de laatste procesrapportages en het afsluitende Verslag interne controle 2021 werden eind maart opgeleverd. Ontwikkeling van de interne controle De interne controle heeft de laatste jaren goede stappen gezet: de timing van de interne controles is, zowel in planning als uitvoering, goed.

Alle primaire processen worden op de voet gevolgd; de rapportage-structuur sluit daar goed op aan: er is over elk proces een deelrapportage, waarbij niet alleen feitelijke controlegegevens en -bevindingen worden weergegeven, maar waar mogelijk ook adviezen ter verbetering of aanvulling van processen worden gegeven; en naast de reguliere onderzoeken wordt door de adviseurs AO/IB ook bijzondere onderzoeken gedaan of snelle specifieke beoordelingen uitgevoerd. Dit is naar ons idee een waardevolle aanvulling op de reguliere VIC-werkzaamheden. Wij adviseren deze onderzoeken zo af te stemmen met en te rapporteren aan het management dat uit deze onderzoeken directe meerwaarde ontstaat voor de organisatie. Het VIC-huis is daarmee stevig gestut. Een goede basis om de verdere ontwikkelingen rondom VIC (invoering van het ‘three lines of defense’-model en het bieden van een degelijke onderbouwing van het rechtmatigheidsverklaring) vorm te kunnen geven. Met name de laatste ontwikkeling heeft al op korte termijn invloed. Het onderbouwen van het rechtmatigheidsoordeel van het college, waarin met een norm (1% van de lasten) wordt aangegeven dat er (al of niet) rechtmatig is gehandeld vergt een kwantitatieve systematiek van meten, wegen, tellen en beoordelen van alle VIC-bevindingen over een jaar. Deze benadering is nieuw en de implementatie ervan vergt nog aandacht.

Borging onafhankelijkheid De adviseurs AO/IB zijn eind 2021, als taakveld Audit ondergebracht bij het team Financiën. Met deze wijziging kan de concerncontroller zich volledig richten op de control-taak: concernbrede advisering aan de directie.

5

Omdat hierdoor de vraag terugkomt of de onafhankelijkheid en objectiviteit van de interne controle voldoende is geborgd, is er eind 2021 de notitie Inrichting en borging van de onafhankelijke control(e)functie bij de gemeente Schagen door de directie vastgesteld. Daarin wordt op heldere wijze weergegeven hoe in de visie van Schagen onafhankelijkheid en objectiviteit niet specifiek bepaald wordt door de plek in het organogram, maar door een combinatie van factoren: structuren, cultuur, formele aspecten en persoonlijke kenmerken. Wij kunnen ons in deze benadering vinden. Maar daar past een kanttekening. De krappe bezetting bij Financiën in de maanden is mede opgevangen door de adviseurs AO/IB sterker betrokken te laten zijn bij de afronding van de financiële administratie en het jaarrekeningtraject. Alhoewel uit praktisch oogpunt heel verklaarbaar, doet zich dan direct de praktische vraag voor of de afspraken in de notitie (er staat onder meer “zij hebben daarbij in de organisatie geen taak bij de uitvoering van de processen (functiescheiding)” ) wel goed kunnen worden nagekomen. 3.2

Conclusies uit de interne controle

Op 31 mei is de eerste periode van de VIC afgesloten met deelverslagen, 14 september is de interne controle over de 2e periode afgerond met een afsluitend verslag; de laatste periode is op 23 maart jl. met een verslag afgerond. Goed dat elke rapportage eerder beschikbaar was dan de overeenkomstige rapportage vorig jaar; dat betekent dat de VIC (nog) sneller terugkoppelt over haar controlewerkzaamheden. In de samenvatting van de verslagen wordt primair verwezen naar de bevindingen die zijn vastgelegd in de deelverslagen en zijn besproken met de proceseigenaren. Na elke periode is ook de stoplichtrapportage geactualiseerd, waarin van alle processen met kleuren de mate van beheersing wordt weergegeven. In het afrondende verslag maken de VIC medewerkers voor hun bevindingen en aanbevelingen nadrukkelijk een tweedeling: enerzijds de aanbevelingen rondom de basisregistraties in beheer bij Financiën en daarnaast de aanbevelingen voor de andere processen. Het accent dat daarmee wordt gelegd op de financiële processen delen we volledig. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de VIC zijn: Aanbevelingen basisregistraties 1 De aanbeveling om de onderdelen rondom financieel beheer uit het ontwikkelplan team Financiën met prioriteit uit te voeren (direct doen).

Zorg dat de basisregistraties die nodig zijn om een administratie te voeren en die leiden tot producten zoals een tussenrapportage actueel zijn. Voorbeelden voor ontwikkeling: ➢ Verwerking facturen en crediteurenadministratie: onderzoek of de mogelijkheden van de automatisering optimaal worden gebruikt in het crediteurenproces. Beoordeel of de handmatige handelingen, aanvullende registraties, noodzakelijk zijn. Kijk ook naar de mogelijkheden van het gebruik van e-facturen bij de grote aanbieders. ➢ Memorialen en mogelijkheden iFinanciën beoordelen: Vanwege personele mutaties in het team Financiën is het nog niet gelukt om de aanbevelingen uit 2021, toevoegen bijlagen bij de memoriaalboekingen, op te pakken. De aanbeveling om het proces en gebruik van iFinanciën onderdeel boeken memorialen in 2022 te evalueren en, indien nodig, aan te passen.

6

➢ Structuur en automatiseren proces debiteuren: breng structuur aan in het proces en draai volgens een jaarkalender op vaste data herinneringen/aanmaningen. Beoordeel en bespreek de mogelijke vereenvoudigingen/automatiseringen van het proces. Bijvoorbeeld een format voor de aanlevering van de factuuropdracht, een workflow en fiattering van de factuur voor verzending en digitaliseren van verzenden facturen en herinneringen/aanmaningen. ➢ Aansluitingen en tussenrekeningen deeladministraties: borg de kennis en kwaliteit voor de inrichting van (nieuwe) journaalposten bij de deeladministraties aan de voorkant van het proces. Een verbinding, samenwerking tussen adviseur beleid deeladministratie, applicatiebeheerder deeladministratie en de nog aan te wijzen financiële functie conform het ontwikkelplan taakveld financiën Overige aanbevelingen 2 213a onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid: de aanbeveling om het aspect rechtmatigheid op te nemen in het 213a onderzoek naar inkoop- en aanbestedingsbeleid dat voor 2023 op de agenda staat. Rechtmatigheid raakt de doelmatigheid. Bij inkoop is de kans op rechtmatigheidsfouten aanwezig/groot. Vaak gaat het dan om grote bedragen. Als dit onderdeel van het proces onvoldoende is geborgd, dan raakt het de doelmatigheid. Achteraf herstellen of constateren van rechtmatigheidsfouten kost geld en kans op imagoschade.

3 Verantwoording ontvangen subsidies en SiSa-regelingen: plan in het najaar 2022 een bijeenkomst met de proceseigenaren voor de verantwoording van de SiSa regelingen. Spreek met de proceseigenaren af, dat zij in januari hun dossiers opleveren voor de verantwoording. Vul de 1ste week van februari het verantwoordingsformulier in. Aansluitend kan de 1ste helft van februari een steekproefsgewijze controle op tijdige, juiste en volledige aanlevering van de gegevens plaatsvinden. 4 Fiscaliteit grondexploitaties: Tijdens het onderzoek werd door de betrokkenen aangegeven dat bij grondexploitaties het onderdeel fiscaliteit (extra) aandacht nodig heeft. De aanbeveling, om de beheersmaatregelen rondom het proces grondexploitatie op het onderdeel fiscaliteit aan te scherpen. Ter voorkoming van financiële risico’s door onjuiste toepassing van de geldende regels voor de BTW en Vennootschapsbelasting. De aanbeveling om bij elke exploitatie een fiscaal expert te betrekken. 5 Procedure rondom afstortingen kasgeld: Bij de uitgevoerde controles zijn geen bijzonderheden geconstateerd. Sinds de corona is de locatie van de afstortingen tijdelijk gewijzigd van de lokale bank in Schagen naar de bank in Heerhugowaard of Alkmaar. Inmiddels is de locatie weer in Schagen.

De aanbeveling om naar aanleiding van deze wijziging de procedure rondom de afstortingen met de teamleider en een medewerker door te nemen. Is de veiligheid van de medewerker voldoende geborgd in het proces? 3.3

Voortgezette procescontroles

Tijdens onze interim-controle hebben wij de opzet en bestaan van het stelsel van administratieve organisatie en interne beheersing van de meeste (kern)processen beoordeeld. Verder hebben wij de werking getoetst van de beheersingsmaatregelen in deze processen over de periode januari tot en met medio september 2021. Tijdens de eindejaarscontrole doen we, naast de jaarrekeningcontrole, nog een voortgezette procescontrole op belangrijkste financiële processen om vast te stellen dat interne beheers- en controlemechanismes ook de laatste maanden onverkort gefunctioneerd hebben. Enkele bevindingen uit deze beoordelingen brengen we, deels in herhaling, onder uw aandacht.

7

3.3.1

Overgang naar iFinanciën

In 2020 is voor de financiële administratie overgegaan naar het pakket iFinanciën van PinkRoccade. In essentie veranderde er toen niet veel; wat er wel wijzigde was de technische verwerking en het platform. Het nieuwe systeem draait niet meer lokaal op een server, maar ‘in de cloud’: dus op een server beschikbaar gesteld door PinkRoccade. Doel van de ingezette ontwikkeling was niet (alleen) het technische beheer van de financiële administratie; de intentie was een transitie van het financieel beheer zodat Financiën meer en in brede zin de gehele organisatie in financiële zin zou kunnen ondersteunen. Mede daarom is er in 2020 ervoor gekozen inhoudelijke veranderingen door te voeren door aparte modules in te voeren voor (deel)administraties: een begrotingsmodule, een activamodule, een module voor reserveringen en voorzieningen en een module voor verplichtingen- en budgetinformatie. Voor de gehele invoering werd een ruim tijdspad gekozen; terecht gelet op eerdere ervaringen bij de invoering van systemen en de invloed van de coronacrisis. Maar desondanks zijn geplande ingangsdata voor de nieuwe modules meermalen niet gehaald, onder meer door het verloop van medewerkers. Naar ons idee kunnen er met de invoering van deze modules een aantal kwaliteitsstappen gezet worden.

Zeker als er voor wordt gezorgd dat de inrichting en het gebruik van deze modules aansluit bij de eisen en verwachtingen die de laatste jaren zijn vastgelegd in een aantal nota’s (zie de diverse onderzoeken en rapportages over budgetbeheer; de voornemens tot het (meer integraal) registreren en bewaken van verplichtingen en de onderzoeken naar onroerend goed en kapitaalgoederen). Ons advies is eenduidig: maak een nieuwe, haalbare planning en koers expliciet op feitelijke invoering van de modules. 3.3.2

Tax Control Framework

In 2018 heeft de belastingdienst een boekenonderzoek gedaan naar de toepassing omzetbelasting bij de gemeente in het jaar 2016. Op basis van het onderzoek heeft de fiscus in april 2020 een naheffingsaanslag neergelegd van € 457.000. Deze claim wordt momenteel door de gemeente, ondersteund door externe fiscaal adviseurs, bestreden; daarvoor zijn er dit voorjaar onder meer hoorzittingen gehouden. Een aantal van de bevindingen van de fiscus wordt niet bestreden, de belangrijkste vraag (of keukentafelgesprekken in het kader van de WMO en Jeugdhulp en het vaststellen van indicaties zijn voorbehouden aan de gemeente) wel. Het bezwaar van de gemeente is eind 2021 door de belastingdienst afgewezen; medio maart heeft de gemeente beroep aangetekend. Op dit moment is er nog geen duidelijkheid wanneer hierop uitspraak komt. Mede in overleg met de belastingdienst heeft de gemeente dit voorjaar integraal onderzoek laten doen naar de btw-verwerking over 2017. De externe onderzoekers rapporteren dat bij deze controle is gebleken dat ca 1 op de 10 facturen bij de gemeente voor de btw onjuist is verwerkt; ze noemen dit zeer zorgelijk. Mede ook omdat voor de fiscus in de omzetbelasting nul fouten een vereiste is. Overigens constateren de onderzoekers dat gemeenten complexe organisaties zijn, waardoor een nulfoutenverwachting niet realistisch is.

Ze merken op dat de organisatie kijkt naar de omvang van posten (in termen materialiteit), in plaats van het aantal fouten; een gedachtegang die ze logisch noemen, maar in het licht van de verwachtingen van de fiscus niet terecht. Deze bevindingen zijn inmiddels ook met de fiscus gedeeld.

8

Deze ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat de gemeente in 2020 software heeft aangeschaft voor het inrichten van een tax control framework. Met dit framework worden een aantal zaken nagestreefd: - het bundelen van alle kennis en kunde over fiscaliteit in één informatiesysteem (niet gefragmenteerd in de organisatie); - het vergroten van aandacht en bewustwording voor fiscale onderwerpen (breder dan enkele medewerkers van de financiële administratie); - het optuigen en faciliteren van concrete detailcontroles op de fiscale aspecten van mutaties. Onlangs is begonnen met het feitelijk inrichten van het framework, hiervoor is formatie vrijgemaakt; de feitelijke uitvoering van de detailcontroles moet nog opgestart worden. 3.3.3

Sociaal domein

De reguliere processen in het sociaal domein verlopen inmiddels beheerst. Omdat de jaarrekening dit jaar, evenals de laatste jaren, is opgesteld voordat de definitieve productieverantwoordingen van de zorginstellingen -waar nodig vergezeld van controleverklaring- worden ontvangen, blijft het goed inschatten van de verplichtingen die in het kader van de jeugdzorg en Wmo nog openstaan, een aandachtspunt. De aanpak intern (uitgangspunt zijn opgaven van zorgverleners per 31 januari, aangevuld met productieverantwoordingen per 1 maart en nabellen van een aantal zorgverleners) in deze is adequaat genoeg voor de jaarrekening. De jaarverantwoording van de SVB, over de door hun beheerde pgb’s, was bij het afsluiten van dit rapport nog niet binnen. 3.4

Oordeel interne- en rechtmatigheidsbeheersing gemeente Schagen

In de volgende tabel geven wij een (algemeen) oordeel over de belangrijkste, door ons beoordeelde processen voor de interne beheersing en rechtmatigheid binnen uw gemeente. In onze managementletter 2021 aan het college zijn wij op deze processen uitgebreid ingegaan. Wij hebben de bevindingen van de managementletter 2021 ook met de leden van de Auditcommissie besproken. Kortheidshalve verwijzen wij naar de betreffende rapportage.

omschrijving proces

2019

2020

2021

1. Opzet en uitvoering rechtmatigheidsbeheer

√

√

√

2. Opzet administratieve organisatie – interne beheersing

√

√

!

3. Planning en controlcyclus

√

√

√

4. Automatisering – ICT

√

√

!

5. Krediet en budgetbeheersing

!

√

√

6. Inkopen, aanbesteden en contractmanagement

√

√

√

7. Betalingsorganisatie en treasurymanagement

√

√

√

8. Personeel- en salariszaken

!

!

!

9. Subsidies

√

√

√

10. Uitkeringen Wet Maatschappelijke Ondersteuning

√

√

√

11. Jeugdwet

√

√

√

9

omschrijving proces

2019

2020

2021

12. Participatiewet (Buig, Bbz, Tozo)

√

√

√

11. Belastingen: Ozb, riool- en afvalstoffenheffing

√

√

√

12. Leges, incl. bouwleges

√

√

√

13. Huren en pachten

√

√

√

14. Projectbeheersing, incl. ontvangen rijksbijdragen

√

√

√

15. Grondexploitaties

√

√

√

16. Risicobeheersing, juridische kwaliteit, M&O

√

√

√

17. Administratievoering, analyse tussenrekeningen

!

√

!

Tabel: Relatief oordeel accountant inzake de interne- en rechtmatigheidsbeheersing binnen de gemeente Schagen Legenda

3.5

X

Onvoldoende. Er zijn (risico’s op) tekortkomingen en/of fouten geconstateerd.

!

Verbeterpunt. Geen materiële risico’s / tekortkomingen, op onderdelen zijn verbeteringen nodig.

√

Voldoende tot goed. Geen risico’s/ tekortkomingen; goed functionerend systeem interne beheersing.

Opvolging bevindingen interim-controle

Conform onze opdracht hebben wij alle relevante gedetailleerde controlebevindingen in onze managementletter van 7 oktober 2021 gerapporteerd. De interim-controle is vooral gericht op de kwaliteit van de interne beheersing, inclusief het rechtmatigheidsbeheer, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de interimcontrole zijn, samen met de voortgang / opvolging ervan, in de onderstaande tabel op hoofdlijnen weergegeven. Overigens houdt de team Financiën, Belastingen & Audit, ter bewaking van de voortgang, een actielijst bij waarmee de ontwikkelingen rondom aanbevelingen uit de managementletter, maar ook uit eerdere rapportages, worden bewaakt. De hieronder gemelde status/voortgang per aanbeveling uit onze management-letter, is mede daaraan ontleend. nr.

aanbeveling

voortgang medio maart 2022

1

Rond P&C-plannen en -ontwikkelingen die momenteel lopen feitelijk af.

Ontwikkeling van de basis, onder meer het verbeterplan Financiën krijgen nu prioriteit.

2

Pas processen en instrumenten aan op de nieuwe omstandigheden (organisatie-opzet, personele bezetting, corona)

Krijgt invulling zodra de basis, zie hiervoor, op orde is.

3

Onderbouw het rechtmatigheidsoordeel vanuit de (detail)bevindingen uit de VIC, met een toetsing aan de normen die de raad heeft gesteld

De kaders zijn klaar en aan het bestuur gepresenteerd. Het is nu wachten op de besluitvorming bij het rijk.

4

Hervat de bedrijfsvoeringgesprekken

Begin 2022 opnieuw opgepakt in de vorm van directie reviewgesprekken.

10

nr.

aanbeveling

voortgang medio maart 2022

5

Borg ontwikkelingen bij P&O voor wat betreft aansluitingen, tussenrekeningen, invulling functies en beschrijving en standaardisatie van processen.

Er is nog blijvend aandacht nodig om administratieve zaken te ontwikkelen en te borgen.

6

Zorg voor een goed onderbouwd WNTdossier.

Afgerond

7

Overweeg expliciete, jaarlijkse afrekening met zorgverleners, zolang in de afrekening veel componenten een rol spelen.

Wordt niet gevolgd. Formele afrekening vindt alleen plaats als er verschillen blijken tussen productieverantwoordingen en de betalingen.

8

Zorg voor inrichting van het Tax Control Framework.

Het Framework staat, een trainee is onlangs gestart met de inrichting.

9

Hou vaart in de doorontwikkeling van iFinanciën en de invoering van diverse modules.

Doorontwikkeling is gestrand. Heeft nieuwe opstart nadrukkelijk nodig.

10

Borg nakoming van afspraken door de Recreatiehaven Schagen.

Er is weer afstemming met de stichting Recreatiehaven. Nakoming van alle afspraken moet nog invulling krijgen.

11

Neem in de (uitgestelde) nota Grondbeleid de BBV- en Bado-adviezen mee.

De nota grondbeleid 2017 wordt, met huidige verwachtingen, eind 2022 geactualiseerd en dan wordt waar nodig regelgeving verwerkt; inzichten van de toepassing van de (ook schuivende) Omgevingswet worden daarin meegenomen.

12

Beoordeel de verwerking faciliterend grondbeleid in het licht van de BBV.

Zie hierboven, krijgt eveneens invulling bij ontwikkeling van de nieuwe nota grondbeleid.

13

Rond de Tozo-beoordelingen 2020 binnenkort formeel af.

Alle Tozo-onderzoeken (Tozo 1 tot 5) zijn uitgevoerd en worden naar verwachting in het voorjaar afgerond. De terugvorderingsverzoeken dienen, volgens de planning, voor juni verzonden te zijn.

14

Pak de actiepunten uit de BIO en Ensiabeoordelingen op.

Centric heeft de bevinding hersteld en Logius heeft de herstelactie akkoord bevonden.

15

Geef concreet invulling aan bevindingen rondom de rechten van medewerkers in de relevante financiële applicaties.

Ontwikkelingen op dit vlak zijn er nu nog niet. Nieuwe aanpak op basis van functieprofielen wordt eind 2022 verwacht.

16

Bekijk de jaarrekeningplanning in het licht van de personele ontwikkelingen.

Jaarrekening in projectmatig opgepakt en volgens plan gerealiseerd.

11

4

CORONACRISIS

4.1

Effecten Corona crisis

De Coronacrisis had ook in 2021 nog op vele fronten invloed op het gemeentelijk handelen. Natuurlijk de lock-down in de eerste maanden van het jaar en de beperkende maatregelen die met het begin van de winter werden ingevoerd. Maar ook omdat veel in 2020 door het rijk ingezette steunmaatregelen voortgezet werden; evenals het doorzetten van de gemeentelijke steunmaatregelen waarmee de raad in september 2021 akkoord ging. Andere expliciete effecten van de crisis, zoals het thuiswerken, leken in 2021 minder invloed te hebben op het functioneren van de gemeente; de organisatie heeft er zich inmiddels op ingesteld. In de jaarrekening wordt er in de inleiding kort stilgestaan bij de invloed van de crisis voor de burgers en de effecten ervan op het handelen van de gemeente. In de paragraaf Covid-19 wordt uitgebreid verslag gedaan van de financiële gevolgen van de crisis, weergegeven voor elke maatregel waartoe door de raad en het college besloten is. Uit de tabellen blijkt dat de omvang van de maatregelen, in aantal en aard, maar zeker ook in euro’s nog best groot was: tot eind 2021 was het totaal aan apart te onderkennen uitgaven voor de corona-maatregelen ca € 2,6 mln. Natuurlijk is het lastig om alle corona-kosten apart zichtbaar te maken, vele extra-uitgaven zitten verweven in de reguliere processen; desondanks geeft de paragraaf een goede inkijk.

Uit het overzicht blijkt ook dat, in elk geval voor 2021, de uitkeringen en compensaties van het rijk voor een veelheid van de maatregelen vooralsnog de extra lasten (ongeveer) afdekken: per saldo heeft de gemeente € 42.000 zelf bijgelegd. Wij gaan hieronder in op enkele specifieke corona-maatregelen. 4.2

De Tozo-regeling

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) was een van de belangrijkste maatregelen van het kabinet om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De regeling is voor zelfstandig ondernemers, waaronder Zzp’ers, en kende meerdere versies. In het verslagjaar golden respectievelijk Tozo 3, 4 en Tozo 5; de laatste tranche werd in oktober afgesloten. De doelstelling van de regeling veranderde niet in achtereenvolgende versies, de voorwaarden waaronder gebruik gemaakt kon worden van de regeling wel. De uitvoering van de Tozo ging met grote bedragen gepaard: uit de rekening blijkt dat de totale Tozo-uitgaven in 2021 nog ca € 1,2 bedroegen, bijna de helft van de gemeentelijk corona-uitgaven. Het rijk draagt deze lasten, de gemeente heeft van het rijk meer dan voldoende voorschotten ontvangen om de uitkeringen te kunnen financieren. Verder ontvangt de gemeente ter dekking van de uitvoeringskosten een vaste vergoeding per dossier. Toekenningen rechtmatig Bij de opzet van de regeling door het rijk woog zwaar dat de regeling snel ingevoerd kon worden en de gemeente snel de ondernemers die ondersteuning nodig hadden, deze konden toekennen en uitkeren. Er werden wel degelijk eisen gesteld aan de aanvraag en de aanvrager, maar in meerdere gevallen volstond een zgn. eigen verklaring.

Uit de controle van de VIC-medewerkers van Tozo-aanvragen blijkt dat de in dit kader door Schagen afgegeven toekenningen geheel voldeden aan deze eisen en derhalve rechtmatig zijn.

12

Beoordeling daarna De beoordeling of de uitkering rechtmatig was vond dus (deels) later plaats. Om hieraan concreet invulling te geven heeft het college in het voorjaar het Controleplan Tozo Gemeente Schagen vastgesteld. Daarmee geeft ze concreet invulling aan de systematiek in de regeling tot ‘beoordeling later’. In het plan is door het college expliciet weergegeven dat er bij de uitvoering van het controleplan uitgegaan wordt van de menselijke maat. Naar ons idee is het controleplan zorgvuldig van opzet en vormt een goede basis voor het door het rijk gevraagde M&O-beleid. Resultaten van beoordelingen Met het Controleplan Tozo wordt geregeld dat de gemeente mede gebruik maakt van signalen die het Inlichtingenbureau geeft. Het rijk heeft in het najaar 2020 het Inlichtingenbureau gevraagd een digitaal vraagpunt te ontwikkelen om via data-vergelijking met bestanden van verschillende rijksinstellingen (RvlG, UWV, belastingdienst, KvK, DJI, CJIB, Duo) te signaleren of er mogelijke aandachtspunten en/of belemmeringen zijn voor de rechtmatige verstrekking van de Tozo-uitkering. Deze signalen heeft de gemeente gebruik bij haar actieve beoordeling van de uitkeringen. De eerste helft van 2021 is gebruikt om deze beoordelingen op te zetten en de toekenningen in 2020 te beoordelen.

Deze inhaalslag koste veel ambtelijke inzet, maar we hebben begrepen dat eind 2021 alle Tozo-toekenningen beoordeeld zijn. Op dit moment vindt de afronding plaats: nader onderzoek op een aantal dossiers en in een aantal gevallen het terugvorderen van ten onrechte uitgekeerde Tozo-gelden. Afwikkeling mag ook in 2022 (of later) Het rijk heeft ingezien dat de materie complex is en de uitvoering van beoordelingen door allerlei oorzaken pas laat op gang kwam. Daarom werd er gelegenheid gegeven om toezicht, controles etc. op de verstrekkingen uit 2020 ook in 2021 uit te voeren; en overeenkomstig is het toegestaan om de afwikkeling van uitkeringen uit 2021 nog in 2022 vorm te geven. De verantwoording over 2021 is dus niet de definitieve opgave, correcties kunnen ook in de verantwoording over 2022 worden meegenomen. 4.3

Overige regelingen

We hebben u in ons rapport over 2020 geïnformeerd over andere rijksregelingen rondom de Corona-crisis: - De tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (TONK) - De compensatie omzetverlies en meerkosten zorgverleners - De compensatie omzetverlies en meerkosten doelgroepenvervoer De uitvoering van deze regelingen en afspraken bleek ook in 2021 lastig, het zijn met grote snelheid ontwikkelde regelingen waardoor niet alle aspecten in een regeling eenduidig zijn. En de uitvoering ervan is eveneens snel opgezet en ad-hoc van karakter. Maar ondanks deze omstandigheden, bleek uit beoordeling door de verbijzonderde interne controle de uitvoering ervan adequaat te zijn.

13

5

UITVOERING EINDEJAARSCONTROLE

5.1

Algemeen

Het jaarrekeningtraject is dit jaar niet materieel veranderd. Wel zijn er, door de veranderingen in de bezetting bij de team Financiën, een aantal medewerkers gericht ingezet op het samenstellen van de jaarrekening. Gegeven de omstandigheden een verstandige keuze; natuurlijk is het raadzaam voor het volgende document in de P&C-cyclus weer een vast team en aanspreekpunt te hebben. De samengestelde jaarrekening is van voldoende kwalitatief niveau. Wel is het zaak om volgend jaar weer te werken aan de verdere ontwikkeling van de jaarrekening; daarvoor is dit jaar feitelijk geen aandacht geweest. 5.2

Begrotingsrechtmatigheid

Voor de rechtmatigheidscontrole gaan wij onder meer na of de financiële beheers handelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde begroting. Uit de jaarstukken 2021 blijkt dat er bij één domein op de lasten een overschrijding heeft plaatsgevonden domein

overschrijding van de lasten € 124.000

Domein ruimte en economie

Het college heeft in de rekening deze overschrijdingen geanalyseerd op rechtmatigheid en toegelicht (zie de paragraaf begrotingsrechtmatigheid). Wij kunnen ons vinden in de analyses en de opgenomen toelichting; de verantwoorde overschrijdingen van de lasten zijn weliswaar in formele zin onrechtmatig, maar hoeven niet meegewogen te worden bij ons rechtmatigheidsoordeel. De belangrijkste overschrijdingen waren: Een onterechte raming van een dotatie opbrengsten tafelzilver ad € 1 mln. Een dotatie voor Structuurvisie Petten van € 0,5 mln. vanwege een onverwachte positieve afrekening door de provincie Ramen van dotaties aan reserves en voorzieningen We hebben vorig jaar al aandacht besteed aan (het ramen van) mutaties in vermogensposten (reserves en voorzieningen). Want, hoe bijzonder toevoegingen aan het vermogen ook kunnen zijn, ze zijn best te ramen als ze tijdig van te voren bekend zijn. En ze kunnen dan, anders dan nu het geval is, meegenomen worden in een begrotingswijziging. Zo waren zowel de omissie in de begroting rondom de opbrengsten tafelzilver en de onverwacht positieve subsidieafrekening van de provincie in de Structuurvisie al in het verslagjaar bekend. Verwerk deze kennis in begrotingswijzigingen: daarmee wordt de raad, ook via de financiële documenten, eerder geïnformeerd en worden overschrijdingen beperkt.

Budgetbeheer De ontwikkelingen rondom het budgetbeheer liggen, na een aantal onderzoeken en rapportages in 2018 en 2019 -waaruit expliciete adviezen naar voren kwamen- al weer geruime tijd stil. Alhoewel verklaarbaar vinden wij dat het door-ontwikkelen van het budgetbeheer prioriteit moet krijgen. Het budgetbeheer in brede zin is (een van) de kernprocessen in de gemeente.

14

Laat daarom vaart zetten achter het actualiseren van het budgetbeheer (incl. verplichtingenbeheer), vervang de budgethouders regeling uit 2015 en voer van de nieuwe modules van iFinanciën voor budgettering, verplichtingen en vermogensbeheer in. Overigens wordt bij het vaststellen van de jaarstukken al de overschrijdingen en eventueel daarmee samenhangende onttrekkingen uit reserves door de raad geautoriseerd. 5.3

Administratievoering en ander administratief beheer

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede van de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben hiervoor al weergegeven dat de financieel administratieve verwerking, met name in het najaar, onder de maat is geweest door flinke ontwikkelingen in de bezetting bij team Financiën. Voor een aantal concrete punten verwijzen we naar de bevindingen en adviezen van de VIC (zie par. 3.2) waar ze concreet ingaan op de verwerking bij de crediteuren, de debiteuren, de memorialen en de bewaking van aansluitingen tussen diverse applicaties. Neem deze aanbevelingen ter harte! Om deze adviezen kracht bij te zetten nog enkele waarnemingen: - Er was eind 2021 een grote achterstand in de verwerking van ingekomen facturen (interne raming: ca 500 facturen). Met bijzondere inzet is deze achterstand weggewerkt om de jaarrekening goed te kunnen opstellen. Maar tijdens onze controle was de achterstand in de verwerking al weer opgelopen. - Bij de afsluitende controle op aansluiting van applicaties op iFinanciën signaleerde de VIC beperkte verschillen bij 3 applicaties. Geen materiele verschillen voor het jaarrekeningtraject. Maar dat de verschillen niet nader geanalyseerd en opgelost zijn typeert het actuele financieel beheer.

- Bij het inlopen van achterstanden en invullen van de werkzaamheden rondom het jaarrekeningtraject is bijgesprongen door diverse medewerkers, waardoor functiescheidingen tijdelijk niet ingevuld zijn. Overigens een risico dat door team VIC onderkent is; zij hebben enkele specifieke controles uitgevoerd op de verwerking. Voldoende argumenten om het voor Financiën opgestelde verbeterplan met gepaste snelheid door te voeren. 5.4

Opmerkingen jaarverslaggeving

5.4.1

De jaarrekening en de BBV

De jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV geeft voor de opzet en de inrichting van de begroting en de jaarstukken van gemeenten de wettelijke kaders aan. Vorig jaar is de rekening op een aantal aspecten aangevuld om aansluiting te blijven houden met de wettelijke voorschriften. Die ontwikkeling zou dit jaar voortgezet worden, maar dat is -we gaven het al aan- door de omstandigheden niet gerealiseerd. Daarmee voldoet de jaarrekening in hoofdlijnen aan de formele aspecten van het BBV. Wel vragen we aandacht voor nog specifieke vereisten die de BBV stelt aan opbouw, volgorde en presentatie.

15

5.4.2

Programmarekening en informatiewaarde

De toegankelijkheid van de rekening voor de gebruiker is met de introductie van de digitale versie van de rekening in 2017 sterk vergroot. Met name door de grote omvang van de rekening (geprint nog ruim 240 pagina’s) en de verschillende onderdelen, die in doel, opzet en presentatie sterk verschillen, was het voor de gebruiker zoeken naar de relevante gegevens. Deze bezwaren zijn door de nieuwe opzet zeker voor een groot deel weggenomen. Dat de jaarstukken verschillende, vanuit regelgeving verplichte onderdelen bevat, die technisch van aard zijn is voor de gemeente niet te beïnvloeden. Wel is het mogelijk om bij de verschillende onderdelen toelichting te geven van het doel en functie van verschillende onderdelen bijv. door het opnemen van verwijzingen naar regelgeving of het introduceren van een definities of omschrijvingen (dat zou het begrip van bijv. kasgeldlimieten, renterisico-norm of kengetallen kunnen vergroten). Verder kan de duiding van de belangrijke posten (delen van de vaste activa, reserves, grondexploitaties, voorzieningen) beter door het geven van specifieke toelichting, ook op de ontwikkelingen in het boekjaar, en het opnemen van links/verwijzingen naar besluitvorming, instellingsbesluiten of beleidsnota’s. Wij vinden dat deze hulp voor de gebruiker hard nodig is.

De digitale opzet maakt het ook mogelijk om dwarsverbanden in de jaarstukken expliciet zichtbaar te maken, door kruisverwijzingen, links, doorklik-mogelijkheden (te denken valt aan het kunnen doorklikken naar meer detail-gegevens; het zichtbaar maken van verbanden tussen programmarekening, paragrafen en de cijfermatige rekening en zelfs het beschikbaar maken van verbanden tussen de oorspronkelijke begroting, tussenrapportage(s) en de jaarstukken). Het verder tot ontwikkeling brengen van deze mogelijkheden zou de gebruiker van de rekening zeker ondersteuning bieden bij het doornemen ervan. Nu er, de begrotingen meegerekend, inmiddels meerdere jaren ervaring is opgedaan met de digitale rekening verdient deze ontwikkeling nadrukkelijk een vervolg. Conform de verslaggevingsvoorschriften zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. 5.4.3

Programmarekening van baten en lasten

Het negatieve resultaat over 2021 bedraagt na het verwerken van de mutaties in de reserves € 1.905.000,- ten opzichte van een bijgestelde begroot resultaat van (negatief) € 2.946.000,-. Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: (in € 1.000,-)

begroting na wijziging - 2.579 - 366 - 2.945

Resultaat voor mutatie reserves Saldo mutatie reserves Resultaat na mutatie reserves

realisatie

afwijking

483 - 2.388 - 1.905

3.062 - 2.022 1.040

In de programmarekening is per doelstelling een uitvoerige toelichting gegeven op de verschillen tussen de ramingen en de realisatie. Met het besluit waarmee u de programmarekening vaststelt, wordt het resultaat bestemd en wordt de gerealiseerde afwijking door uw raad geaccordeerd.

16

Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is de belastingplicht voor de vennootschapsbelasting voor gemeenten (en andere decentrale overheden) ingevoerd. Deze belastingplicht dient ertoe een gelijk speelveld te creeren ten opzichte van private ondernemingen. Verschillende economische activiteiten waarmee de gemeente in concurrentie treedt of kan treden kunnen onder de belastingplicht vallen. Mede met ondersteuning van een extern bureau is de meest kritische activiteiten (o.m. de grondexploitaties, verkoop vastgoed) beoordeeld en geconcludeerd dat er geen sprake is van een onderneming in de zin van de vennootschapsbelasting. Deze analyse is afgestemd met de belastingdienst; hierbij bleek dat de fiscus de conclusies deelt. 5.4.4

Balans en financiële positie

Het eigen vermogen van de gemeente bedraagt ultimo 2021, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal € 62,8 miljoen. Hiervan heeft € 59,5 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (in € 1.000) Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo rekening Totaal eigen vermogen

begin 2021

eind 2021

toe/afname

4.615 56.752 1.007 62.375

5.233 59.530 - 1.904 62.860

618 2.778 - 2.911 485

In hoofdlijnen bezien zijn er beperkte ontwikkelingen in de reserveposities. Weerstandsvermogen Uiteraard kan de hoogte van de vrije algemene reserve niet los worden gezien van de risico’s. In de paragraaf weerstand en risico wordt hierop nader ingegaan. De weerstandscapaciteit, zowel incidenteel als structureel, wordt daar in kaart gebracht en de geïnventariseerde risico’s worden gekwantificeerd weergegeven. De vaste inventarisatie en analyse van risico’s is dit jaar aangevuld met een kwalitatieve analyse. Daarmee is een aanzet gegeven tot een nieuwe benadering van het risico-beleid en wordt er invulling gegeven aan een wens van de auditcommissie uit 2019. Naar aanleiding van een onderzoek adviseerde de commissie toen tot het uitwerken en helder maken van de procedures rondom risico-inventarisatie, kiezen voor een procesbenadering (in plaats van een ad-hoc aanpak bij begroting en rekening), het onderkennen van ook niet-financiële risico’s en risico’s van grote projecten en het transparanter maken en beter toelichten van de onderkende risico’s Op basis van de inventarisaties en analyses, en de norm die daarvoor in de nota vermogensbeleid is ontwikkeld, is berekend dat zowel het structurele weerstandsvermogen als het incidentele weerstandsvermogen ultimo 2021 voldoende is.

Maar in de paragraafweerstandsvermogen is ook de waarschuwing opgenomen dat, als we vooruitkijken, de incidentele weerstandscapaciteit onder de vastgestelde streefwaarde zakt als rekening gehouden wordt met de effecten van de primaire begroting 2022 en het rekeningresultaat 2021. Vermogensbeleid Eind 2019 is de nota Vermogensbeleid 2019 in raad vastgesteld; waarmee, behalve de bekende inhoudelijke behandeling van de afzonderlijke vermogensposten, ook invulling aan het algemene vermogensbeleid en de visie van de gemeente op het vermogen.

17

Dit is een nuttige aanvulling, omdat hiermee de omvang, de aard en opbouw van het vermogen afgezet wordt tegen een uitgewerkte vermogensvisie en afgezet tegen de lange termijndoelen van de gemeente. Met de nieuwe nota zijn ook een aantal normen concreet uitgewerkt. Bijvoorbeeld: 20% van het weerstandsvermogen moet direct aanwendbaar zijn en de netto schuldquote mag max 70% zijn. Voor twee aspecten uit de nota vragen we aandacht: - er is vastgelegd dat er twee maal per jaar (bij begroting en rekening) de vermogensplanning wordt geactualiseerd. Daaraan is nog geen verdere invulling is gegeven. - en een onderdeel uit het doel van de notitie, het vermogen uitwerken ‘in relatie met de lange termijndoelen van de gemeente’, blijkt nog lastig te operationaliseren. Naar ons idee onderwerpen die met bij uitstek rondom het opstellen van de meerjarenbegroting een nader invulling moeten krijgen. 5.4.5

Reserves en voorzieningen

Bestemmingsreserves De gemeente heeft aan haar eigen vermogen, in totaal € 62,8 mln. voor een groot deel een bestemming gegeven: € 59,5 mln. is opgenomen onder de bestemmingsreserves. Een verstandige werkwijze, want zo is duidelijk dat het vermogen niet zonder doel wordt aangehouden, maar dat er beleidskeuzes aan ten grondslag liggen. Het vermogen dat op deze wijze een bestemming gekregen heeft is opgenomen in 25 bestemmingsreserves, die sterk variëren in doel, omvang en karakter. Daar is niets mis mee, het is bij uitstek het recht van de raad om bestemming te geven aan vermogen. Toch willen we aandacht vragen voor de verschillen in de diverse bestemmingsreserves en de presentatie daarvan. Onder de bestemmingsreserves zijn een drietal reserves opgenomen waaruit de afschrijvingslasten van investeringen worden gedekt. Het betreft: - bestemmingsreserve Financiering Investeringen Economisch Nut (€ 3,2 mln.), - bestemmingsreserve Financiering Investeringen Maatschappelijk Nut (€ 24,2 mln.), - bestemmingsreserve Gebouwen Basisonderwijs (€ 14,2 mln.). Deze bestemmingsreserves hebben, door de doelstelling die eraan gegeven is, een bijzonder karakter. De gelden zijn beklemd, omdat daarmee toekomstige afschrijvingen gedekt worden, waarvoor in de reguliere begroting geen ruimte meer is.

Deze reserves (in omvang totaal € 41.8 mln., 66,6% van het eigen vermogen) zijn dus niet vrij inzetbaar door de raad. Gelet op de omvang van deze reserves (en de verwachting is dat die de komende jaren nog zal stijgen) adviseren we om hier in de toelichting of indeling van de bestemmingsreserves nadere aandacht te besteden. Gebruik bestemmingsreserves financiering investeringen In de notitie vermogensbeleid wordt de doelstelling en werkwijze van bestemmingsreserves toegelicht. Zo is voor de bestemmingsreserves financiering investeringen vastgesteld dat het beschikbaar gestelde krediet voor investeringen in de reserve wordt gestort. En dat de jaarlijkse afschrijvingslasten in mindering worden gebracht op de bestemmingsreserve. We hebben bij onze controles geconstateerd dat deze werkwijze niet altijd gevolgd wordt. Er zijn in het verslagjaar ook bijdragen en subsidies aan derden (voor ca € 0,8 mln.) ten laste van de bestemmingsreserve gebracht. Alhoewel deze bijdragen door derden werden aangewend voor investeringen, is dat niet conform de doelstelling van de bestemmingsreserves; en derhalve in formele zin niet juist verwerkt.

18

Onderhoudsreserves en -voorzieningen Aan het op orde krijgen van het beheer en onderhoud van de kapitaalgoederen is de laatste jaren gewerkt via het project ‘Basis op orde’. Daarvoor is een gegevensbeheersysteem (Obsurv) ingericht, zijn nieuwe werkwijzen geïntroduceerd en zijn de financiële gevolgen in kaart gebracht. Omdat daarbij geconstateerd werd dat het noodzakelijke jaarlijkse budget (€ 11,5 mln.) substantieel hoger is dan het beschikbare budget (€ 7,8 mln.), is in 2019 besloten deze achterstanden in ca 15 jaar (geleidelijk, via een ingroeimodel) in te lopen. Het nieuwe beleid heeft geleid tot ontwikkelingen op allerlei fronten: het aanpassen van (meerjaren-)beheersplannen per soort kapitaalgoed, het uitwerken van onderhoud in onderhoudsprogramma’s en de vertaling naar noodzakelijke onderhoudsramingen. De ambitie is om deze uitwerking tot op het niveau van de jaarlijkse onderhoudsbudgetten vast te leggen, jaarlijks uit te werken en te confronteren met het werkelijke onderhoud. Deze nauwgezette monitoring is van belang om de grote, stapsgewijze (budget)veranderingen uit het ‘ingroeimodel’ goed te bewaken. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben we onder meer gekeken naar de feitelijke uitwerking, de wijze van verantwoorden in de rekening en toelichting in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen en de -eventuele- vorming van reserve en voorzieningen.

Duidelijk blijkt dat, onder meer uit de toelichting in de paragraaf, onderhoud aandacht heeft. Dat is zeker ook van belang voor de provincie, die als toezichthouder groot belang hecht aan het in stand houden van de activa. Maar wij vinden wel dat het feitelijk operationaliseren nog een zet moet krijgen, zodat concrete financiële bewaking mogelijk wordt. Als voorbeeld: er worden een zevental reserves c.q. voorzieningen aangehouden voor onderhoud, maar dat een duidelijke correlatie met de onderhoudsramingen ontbreekt vooralsnog. 5.4.6

Grondexploitaties en paragraaf grondbeleid

In de gemeente Schagen hebben de grondexploitaties en woningbouw een aanzienlijke omvang en een divers karakter; met een boekwaarde van € 8,1 mln., waar tegenover voor ca. € 4,1 mln. (verlies)voorzieningen zijn getroffen. In 2021 is er een nieuwe grondexploitatie (Warmenhuizen Remmerdel – Landsheer) geopend en zijn er twee exploitaties afgesloten, waardoor er eind 2021 nog zes actieve exploitaties waren. Het beheer rondom de grondexploitaties is de laatste jaren in stabieler vaarwater gekomen, niet in het minst omdat voor de grootste exploitaties, Lagedijk en Makado, verliesvoorzieningen getroffen zijn. En er zijn de laatste jaren feitelijke verkopen bij Lagedijk, alhoewel er ook jaarlijks een (vaak beperkte) toevoeging aan de verliesvoorziening nodig is. Blijvende bewaking van de verkopen is onverkort van belang. Ontwikkeling nieuw grondbeleid De kaders van het grondbeleid van de gemeente zijn vastgelegd in de Nota Grondbeleid 2017. In 2019 zijn rondom grondbeleid een tweetal notities uitgebracht: de commissie BBV bracht de notitie Grondbeleid in begroting en jaarverslaggeving uit en de commissie BADO publiceerde haar Notitie Grondexploitaties. In het huidige grondbeleid zijn deze notities nog niet verwerkt. De voorbereidingen om de Nota Grondbeleid te actualiseren lopen al geruime tijd.

En omdat de intentie is de ontwikkelingen rondom de Omgevingswet mee te nemen, waarvan de invoering weer vertraagd is, is onduidelijk wanneer het nieuwe grondbeleid gepresenteerd wordt. We hebben het al eerder geadviseerd: implementeer bij deze actualisatie ook de (veranderingen in de) BBV- en BADO-notities.

19

6

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA)

6.1

Algemeen

De verantwoording van ontvangen specifieke uitkeringen is als bijlage opgenomen in de jaarrekening. Hiervoor is een specifiek verantwoordingsmodel voorgeschreven. De bijlage is door ons conform de gegeven aanwijzingen van het Rijk gecontroleerd. Voor de hierbij eventueel geconstateerde bevindingen gelden op grond van artikel 5, lid 4 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zwaardere rapporteringstoleranties dan de tolerantie, welke wij met uw raad zijn overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. De verantwoording over de uitvoering van specifieke regelingen en de besteding van de specifieke subsidies blijkt in de praktijk (blijvend) een complex proces. Niet alleen wij merken dat in onze praktijk, ook de Rijksoverheid ziet dat bij de aanlevering van gegevens. Daarom brengt het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties naast de nota Procedure aanlevering verantwoordingsinformatie en de nota Verwachtingen accountantscontrole ook dit jaar weer de Invulwijzer SiSa 2021 uit, een uitgebreid document om het invullen van de SiSa-bijlage goed te begeleiden. 6.2