20240709 Auditcommissie over Jaarrekening 2023

Memo

Datum Aan Van Betreft

9 juli 2024 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling Jaarstukken 2023 en verder

1. Jaarstukken 2023 De Jaarrekening 2023 van de gemeente Schagen geeft een positief resultaat van € 8.787.797. Maar dit betekent niet zonder meer dat alle in de begroting 2023 beoogde doelen zijn gehaald. In de loop van het boekjaar ontstonden meerdere incidentele meevallers, waarover u op de informatieavond d.d. 1 juli 2024 bent geïnformeerd. 2. Jaarrekeningcontrole De Auditcommissie stelde op 27 juni jl. vast dat er een jaarrekening ter tafel ligt die na een mogelijk akkoord van de raad tijdig aan de provincie NH kan worden aangeboden. De controle van de accountant heeft langer geduurd dan aanvankelijk was gepland. Dit omdat er aanleiding was grondige analyses over meerdere jaren te verrichten. Dit heeft veel inspanning gekost van de organisatie, maar heeft tot verbeteringen geleid. En er is veel geleerd. Een nadere evaluatie van het controleproces over 2023 zal volgen, zodat dit de controle over 2024 naar de auditcommissie verwacht zal vergemakkelijken en bespoedigen. 3. Uitkomsten van de controle De controlerend accountant geeft daarbij een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarrekening 2023 op het aspect getrouwheid. En de accountant geeft ook een goedkeurende controleverklaring af bij de door het college van B&W opgestelde verklaring bij de jaarrekening 2023 op het aspect rechtmatigheid.

Het college heeft daarin verklaard in het verslagjaar 2023 niet rechtmatig te hebben gehandeld. De accountant constateert daarbij dat het college tot de juiste conclusie is gekomen. 4. Rechtmatigheidsverklaring college Vanaf het verslagjaar 2023 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Het college van B&W is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar tot nu toe was het nog de accountant die hierover verslag uitbracht en het gesprek voerde met de gemeenteraad.

1

Hoewel op de naleving van de aanbestedingsregels flinke stappen zijn gezet, is het voor het verslagjaar 2023 nog niet mogelijk gebleken om als college te verklaren dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Dit komt enerzijds omdat de regels voor de beoordeling van rechtmatigheid strenger zijn geworden ten opzichte van voorgaand jaar. Zowel afwijkingen van lasten als van baten wegen mee. Anderzijds onderkent het college dat er nog stappen te zetten zijn als het gaat om het bijstellen van de begroting gedurende het jaar. Over de rechtmatigheidsverantwoording kan het college afspraken maken met de gemeenteraad. Het college komt hiervoor met een voorstel dat in de auditcommissie zal worden behandeld. 5. Bevindingen controlerend accountant De auditcommissie sprak op meerdere momenten met portefeuillehouder Erol en de controlerend accountant van PSA. De accountant besprak met de auditcommissie onder meer de volgende punten: •

• •

• • •

• •

De verantwoording van de baten en lasten grondexploitatie en de waardering van objecten vragen om aandacht. In de gemeente Schagen is het gebruikelijk dat het Meerjarenprogramma Grondbeleid (MPG) halverwege het lopend jaar wordt opgesteld. De accountant stelt een andere timing voor. Ander punt van aandacht is dat de gemeente bij de grondexploitatie nog een post onvoorzien hanteert. De commissie BBV heeft dit als ongewenst geoormerkt en dit moet daarom worden aangepast. Uit de interne controle is gebleken dat de gemeente Schagen in de afgelopen jaren zorgkosten heeft betaald voor cliënten die op basis van het woonplaatsbeginsel geen cliënt van de gemeente Schagen zijn. De kosten worden nu met succes verhaald bij de andere gemeenten. De accountant adviseert om de toekomstige pensioenverplichtingen van (voormalig) wethouders uit de huidige en voorgaande gemeenten op één uniforme wijze te bepalen en te controleren. Gewezen wordt op toereikende beheerplannen om de kosten van groot onderhoud dekkend te krijgen en te administreren. Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. De kwaliteit van de gevoerde SiSa administratie in voorgaande jaren en de verantwoording van financiële informatie in de jaarrekening op basis daarvan, niet altijd geheel juist is geweest.

Het proces om de juistheid en volledigheid van de verhuuropbrengsten te bepalen is aangepast. De kwaliteit van dit proces moet gemonitord en geborgd blijven. Er zijn onzekerheden voor het sociaal domein. Er zijn stappen gezet op het gebied van prestatielevering maar er zijn meer stappen nodig. Daardoor zal de onzekerheid het komende jaar afnemen.

De auditcommissie spreekt de hoop dat de intensieve controle en het leertraject van de organisatie een opgaande lijn voor de financiële sturing en beheersing voor de komende jaren bespoedigt.

Memo

Pagina 2 van 3

6. Risicomanagement De auditcommissie besprak haar zorgen over de implementatie van risicomanagement aan de hand van een door de griffie opgestelde meerjarige analyse. Dit is al jaren een punt van aandacht. Hier heeft de auditcommissie de organisatie veelvuldig op gewezen. Hier liggen kansen voor ieders rol daarin. Vóór de zomer van 2025 wordt er een moment gepland om te beschouwen waar de organisatie staat. Vragen die daarbij gesteld kunnen worden zijn: •

Hoe gaat het met de sturing en beheersing van de organisatie en hoe maakt risicomanagement daarvan onderdeel uit?

7. Tot slot De auditcommissie dankt de organisatie, die de huidige problematiek in constructieve openheid met ons deelt en de schouders eronder zet. Zo hopen wij de geschetste knelpunten samen te overwinnen. 8. Advies De auditcommissie adviseert de raad de aandachtspunten rond de jaarstukken 2023 en het risicomanagement zeer serieus te nemen. Voorts adviseert de commissie het voorstel van het college aan de raad over te nemen, dat wil zeggen: 1. De Jaarrekening 2023 van de gemeente Schagen vast te stellen met een positief resultaat van €8.787.797; 2. Het jaarrekeningresultaat 2023 van de gemeente Schagen, na resultaatbestemming, te storten in de Algemene reserve; 3. De resterende ontvangen normvergoeding voor de opvang van Oekraïners van €980.088 te storten in de bestemmingsreserve Oekraïne; 4. Het budget voor energietoeslag ad €586.824 over te hevelen naar 2024. De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Hans Kröger, vicevoorzitter; André Groot; Mirjam van Musscher; Margreet Verloop; Peter Vlam.

Memo

Pagina 3 van 3