20240603 Concept verslag auditcommissievergadering 3 juni 2024 v4.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie: Aanwezig: Commissieleden:

Maandag 3 juni 2024 19.30 uur Raadszaal

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), mevr. M.G. van Musscher (PvdA), dhr. C.H.J. Quint (Seniorenpartij Schagen), mevr. M.C. Verloop (Wens4u) en dhr. P.J. Vlam (VVD).

Ambtelijk secretaris: Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier). Portefeuillehouder: Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën). Adviseurs:

Dhr. G.E.P. Meijer (griffier), mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Afwezig:

Dhr. A. Booij (accountant), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal) en dhr. M.J. Tamse (voorzitter rekenkamer Schagen).

Gast(en):

Geen

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Personele mededelingen: Dhr. Kröger is afwezig met bericht. Dhr. Vlam is voor het eerst aanwezig als lid van auditcommissie. Hij is op 26 maart jl. toegelaten tot de gemeenteraad van Schagen en benoemd tot lid van auditcommissie. Dhr. Quint is voor het laatst aanwezig als lid van de auditcommissie. Hij is tot en met 9 juni a.s. vervangend lid. Dhr. Groot keert met ingang van 10 juni a.s. weer terug als gemeenteraadslid en lid van de auditcommissie. Agenda: De voorzitter vraagt aan de vergadering of zij agendapunten 4 en 5 over de benoeming van de plaatsvervangend voorzitter auditcommissie willen behandelen omwille van de afwezig van dhr. Kröger. Hij heeft zich tot dusver als enige gekandideerd. De aanwezige leden besluiten dat de agendapunten 4 en 5 op de agenda blijven staan. De agenda is ongewijzigd vastgesteld. 1

Concern controller Mevr. De Vries geeft aan dat zij in september met zwangerschapsverlof gaat. Na het kerstreces zal zij weer terugkeren. Tijdens haar verlofperiode zal de voormalig concern controller van Texel, mw. Monique Lubach, haar vervangen. De vervanging is voor twee dagen per week. Mevr. De Vries stelt voor om haar vervanger uit te nodigen voor de komende auditcommissie vergadering op 27 juni. De auditcommissie vindt dit een goed voorstel. Jaarrekening 2023 De voorzitter geeft aan dat de jaarrekening 2023 is uitgesteld. Zij heeft hierover een gesprek gevoerd met de controlerend accountant op 17 mei jl. Daarop is het behandelproces aangepast en ziet er als volgt uit: Jaarrekening beschikbaar 18 juni 2024 Behandeling auditcommissie 27 juni 2024 (extra auditcommissie) Informatieavond 1 juli Behandeling gemeenteraad 9 juli 2024 Ph. Erol legt uit waarom de jaarrekening met drie weken is uitgesteld. De accountant heeft tijdens het kennismakingsgesprek met de auditcommissie aangegeven dat afhankelijk van de aangetroffen situatie een eventueel uitstel kon plaatsvinden. Toen deze situatie zich voordeed heeft de portefeuillehouder contact met de voorzitter van de auditcommissie opgenomen. Op 23 mei 2024 heeft hierover een gesprek plaatsgevonden, daarbij waren aanwezig: ph. financiën, voorzitter auditcommissie, concern controller, hoofd financiën en de griffie.

De reden voor het uitstellen van de jaarrekening 2023 is dat de accountant een noodzakelijk diepgaand onderzoek uitvoert waardoor er meer verbeterpunten aan het licht komen. De organisatie wil deze verbeterpunten voortvarend aanpakken. Dit vraagt om drie weken extra tijd. De voorzitter van de auditcommissie onderschrijft het belang van het diepgaander onderzoek en de daaruit voortvloeiende leerpunten voor de organisatie. De voorzitter hecht er waarde aan dat de organisatie deze ontwikkeling vasthoudt en borgt binnen de organisatie. Met de raadsbehandeling op 9 juli 2024 kan gemeente de jaarrekening 2023 voor de wettelijke deadline (15 juli) bij de provincie inleveren. Wijziging vergaderschema Op verzoek van de organisatie is de auditcommissie vergadering van 21 november 2024 verplaatst naar 3 december 2024. De organisatie heeft meer tijd nodig om de managementletter aan te kunnen leveren. De leden van auditcommissie gaan akkoord met deze wijziging.

2

2

Verslag van de vorige vergadering d.d. 8 februari 2024 Mevr. Glashouwer geeft aan dat er toezeggingen over het treasury jaarplan en de nota reserves en voorzieningen en nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid ontbreken. Deze toezeggingen worden in het verslag en de toezeggingenlijst verwerkt. Het verslag is met bovenstaande wijzigingen vastgesteld.

3

Ingekomen stukken en mededelingen Alle ingekomen stukken zijn ter kennisgeving aangenomen. Mevr. Glashouwer vraagt of de circulaires gemeentefonds in het spoorboekje opgenomen kunnen worden. Als dat mogelijk is dan graag verwerken in het spoorboekje 2025. Ph. Erol geeft aan dit erg lastig te plannen is, omdat vooraf niet vaststaat wanneer de circulaires beschikbaar zijn. De organisatie gaat dit voorstel en de uitvoering daarvan in overweging nemen (toezegging).

4

Kandidaatstelling plaatsvervangend voorzitter auditcommissie Dhr. Kröger heeft zich als enige kandidaat gesteld voor de rol van plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie.

5

Stemming plaatsvervangend voorzitter auditcommissie De leden van auditcommissie stemmen unaniem in met de benoeming van dhr. Kröger tot plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie.

6

Toezeggingen Er zijn geen openstaande toezeggingen.

7

Status voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering Mevr. De Vries geeft een mondelinge toelichting. Op dit moment is organisatie druk doende met de jaarrekeningcontrole. Alles is erop gericht om een goedkeurende verklaring te krijgen. Er is een plan van aanpak gevolgd om de tekortkomingen van vorig jaar ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid op te lossen. Dit blijkt steunend te werken. Mevr. De Vries geeft een toelichting over de stand van zaken. Getrouwheid Ten aanzien van de getrouwheid is het aandachtspunt de bevestiging van de prestatielevering door de zorgaanbieders (zowel grote als kleine). Voor de grote zorgaanbieders is de maatregel genomen om tijdig de controleverklaring op te vragen. Het effect van deze maatregel is positief. Op één na heeft de gemeente van alle grote zorgaanbieders de controleverklaringen ontvangen. Voor de kleine zorgaanbieders is ervoor gekozen om interne steekproeven uit te voeren bij de PGB-, jeugd- en WMO-dossiers. Bij de jeugd- en WMO-dossiers zijn geen fouten geconstateerd. Bij de PGB-dossiers zijn wel fouten geconstateerd. Deze maatregel heeft tot verbetering geleid. Vorig jaar was de jaaronzekerheid 2,8 miljoen euro, dit jaar is de onzekerheid 400 duizend euro. 3

De prestatieleveringen van de overige aankopen hebben ook aandacht gehad. Elke inkoopfactuur moet onderbouwd zijn met een bewijs van levering. Hier is veel aandacht aan besteed in de organisatie, met als gevolg dat alle facturen voldoende zijn onderbouwd. Voor de opbrengsten uit huur, pacht en leges moet duidelijk zijn dat deze volledig zijn. Er is veel inzet gepleegd om ervoor te zorgen dat dit inzicht er is voor de accountant. Dit geldt ook voor de pensioenvoorziening voor bestuurders. Er zijn berekeningen opgevraagd en acties uitgezet om ervoor te zorgen dat de pensioenvoorziening toereikend is voor toekomstige verplichtingen. De accountantscontrole brengt de nodige verbeterpunten aan het licht. Dit jaar stuurt de organisatie erop om al deze punten te verbeteren, zodat de organisatie met een schone lei kan beginnen en ervan leert. De verwachtingen ten aanzien van de getrouwheid zijn positief. Het doel is een goedkeurende controleverklaring (zonder beperking). Rechtmatigheid Het college moet over dit boekjaar 2023 voor het eerst zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeven. Vorig jaar deed de accountant dit nog en was de verklaring over 2022 afkeurend door tekortkomingen in het proces van Europees aanbesteden. Gedurende dit jaar zijn er acties in het inkoopproces uitgezet waardoor het proces nu beter verloopt en beter beheerst wordt.

Vorig jaar stond de rechtmatigheidsfout op 4,5 miljoen euro. Voor dit jaar is dat bedrag gedaald naar 2,3 miljoen euro. We hebben te maken met een na-ijleffect van de fouten van vorig jaar. De verwachting is dat dit bedrag de komende jaren verder gaat dalen. De begrotingsrechtmatigheid is een onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring van het college. Deze cijfers zijn nog niet volledig, hierdoor kan nog geen zekerheid worden gegeven over de uitkomst daarvan. De verwachting is dat het college nog geen goedkeurende verklaring kan afgeven. De accountant zal dan vervolgens verklaren of het college terecht tot dat oordeel is gekomen. Mevr. De Vries geeft aan dat zij voor dat zij met verlof gaat een update wil geven over de uitvoering van het plan van aanpak. Met deze update wil ze inzichtelijk maken welke acties de organisatie nog moet uitvoeren. Dit betreft acties als gevolg van de accountantscontrole 2023 en het onderzoek van het VIC (eerste halve jaar 2024) (Toezegging). Mevr. Glashouwer geeft aan dat de griffe op haar verzoek een feitelijk overzicht opstelt over de behandeling van risicomanagement door de auditcommissie. Dit komt op de agenda van de komende auditcommissie vergadering op 27 juni. Risicomanagement is een onderwerp waar de auditcommissie al jaren aandacht voor vraagt. Dit is ook een aandachtspunt van de accountant. 4

8

1e Tussenrapportage 2024 Ph. Erol geeft een toelichting op de 1e Tussenrapportage 2024. De tussenrapportage beslaat de meetperiode januari tot en met april 2024. Het college vraagt de gemeenteraad om de daaruit voortvloeiende mutaties in de begroting 2024 goed te keuren. Mevr. Van Musscher heeft geen opmerkingen over de 1e tussenrapportage. Mevr. Verloop vindt de rapportage overzichtelijk en duidelijk. Ze heeft geen (onverwachte) beleidswijzigingen kunnen vinden. Haar is opgevallen dat het leerlingenvervoer een stuk duurder is geworden. Dit komt vooral door het vervoer van Oekraïense kinderen. Ze wil weten of hier vanuit het Rijk een vergoeding voor beschikbaar is gesteld. In de rapportage wordt nog gesproken over Schagen FM, maar dat moet Noordkop Centraal zijn. Er staan posten in de rapportage met dezelfde benaming, maar met andere bedragen. Waar komt dit verschil vandaan? Op pagina 21 bij “beheer buitenruimte” klopt een optelling in een specificatie niet. Dit moet de organisatie controleren en aanpassen. Dhr. Vlam valt op dat de omslagrente is verlaagt van 1,5 naar 1 procent. Wat betekent dit? De OZB van het Makado, ECN en daarnaast nog een aantal, is nog niet vastgesteld. Hoe kan dat? Dhr. Quint vraagt waar de opbrengst ontwikkeling van de leges, rijbewijzen en ID-bewijzen (pagina 36) op zijn gebaseerd. Ph.

Erol komt met een reactie op de gestelde vragen en opmerkingen: - Schagen FM wordt aangepast naar Noordkop Centraal. - De specificaties worden gecontroleerd en waar nodig aangepast. - Er is geld voor de opvang van Oekraïners. Dat geld wordt gebruikt om de kosten voor het leerlingenvervoer van de Oekraïners te dekken. In de jaarrekening worden deze posten met elkaar verrekend. - Nog niet alle OZB-inkomsten zijn door gemeente ontvangen. Dit komt terug in de 2e tussenrapportage. Dan is er naar verwachting zicht op de werkelijke inkomsten, de organisatie weet dan ook wat de bijstelling is als gevolg van bezwaarschriften. - De inkomsten van leges, rijbewijzen en ID-bewijzen gebeurt op basis van een systeem dat de afdeling gebruikt. Mevr. Van den Tempel legt uit wat het begrip omslagrente inhoudt. Dhr. Meijer geeft nog een aanvulling op de gevolgen voor jaarrekening en begroting. De omslagrente is een percentage wat wordt doorbelast aan kredieten. Dit is gebaseerd op de begrote werkelijke rentelasten van de gemeente. In de jaarrekening vormt de werkelijk betaalde rente minus de doorbelaste rente het renteresultaat.

5

Mevr. Glashouwer benadrukt het belang van het beschrijven van uitgangspunten in P&C-producten. Deze moeten onder andere de meetperiode en al dan niet verwerkte circulaires weergeven. De 1e tussenrapportage geeft een somber beeld weer. Wat levert de meicirculaire op? Ph. Erol geeft aan dat de gevolgen van de meicirculaire nog niet bekend zijn. De meicirculaire is in de laatste week van mei binnengekomen. De organisatie brengt op het moment de impact daarvan in kaart. Een voorzichtig beeld is dat de impact op het ravijnjaar minder negatief is dan tot dusver was voorzien. De gemeenteraad wordt middels een raadsinformatiememo hierover geïnformeerd. Daarnaast heeft de voorjaarsnota nog impact op de begroting. De voorjaarsnota is meegenomen in de kadernota. De meicirculaire wordt meegenomen in de begroting. Ph. Erol zegt toe dat de raadsinformatiememo over de meicirculaire op tijd is voor de auditcommissie vergadering op 27 juni 2024. De memo is voor 17 juni beschikbaar (Toezegging, inmiddels is de Raadsinformatiememo op 5 juni jl. met de raad gedeeld). Mevr. Glashouwer benadrukt het belang van de consistentie tussen de verschillende P&C-producten en verzoekt de wethouder dit mee te nemen tijdens de informatieavond in de uitleg over de kadernota. Ph. Erol bevestigt dat dit aan bod komt tijdens het plenaire gedeelte van de avond.

De voorzitter vat samen dat de auditcommissie een positief advies geeft. Er moeten daarvoor nog technische punten in de tussenrapportage worden aangepast. Daarnaast moet er tijdens de informatieavond over de kadernota aandacht zijn voor de samenhang en het proces. Mevr. Glashouwer benadrukt dat het doel van de tussenrapportages niet is om de begroting aan te passen. Het is bedoeld om de raad te informeren over de ontwikkelingen en uitvoering van het beleid in het lopend jaar 2024. Als daaruit begrotingswijzigingen voortvloeien dan is daarvoor toestemming van de gemeenteraad nodig. Tevens zijn de beslispunten niet zelfstandig leesbaar. Er moeten een beslispunt komen voor het instemmen met de begrotingsmutaties zoals vermeld op pagina 37 van de eerste tussenrapportage. De ph gaat zorgdragen voor de aanpassingen (Toezegging, inmiddels is het raadsvoorstel van de tussenrapportage aangepast en met de raad gedeeld). 9

Voortgang Jaarverslag interbestuurlijk toezicht 2023 Mevr. De Vries geeft een mondelinge toelichting. Afgesproken is dat de auditcommissie twee keer paar wordt bijgepraat over dit jaarverslag van de provincie. Begin dit jaar was de eerste keer bij het uitkomen van het jaarverslag en nu is er een tussenstand. De gemeente heeft een ontwikkeling doorgemaakt op verschillende gebieden.

6

Omgevingswet - groen In 2022 stond dit onderdeel nog op rood, nu is de gemeente naar groen gegaan. Op dit gebied is de gemeente samen opgetrokken met de provincie zodat de gemeente aan de voorwaarden voldoet. Er is onder andere een nieuwe uitvoerings- en handhavingsstrategie tot stand gekomen. Financiën - geel Op het gebied van financiën is de gemeente van oranje naar geel gegaan. Dit komt doordat de begroting en kostenraming in evenwicht zijn. Daarnaast is de algemene reserve versterkt en is er aandacht voor extra middelen voor kapitaalgoederen. Verblijfsgerechtigden - geel Dit onderdeel gaat van groen naar geel. Dit komt doordat de gemeente haar taakstelling over 2023 niet heeft gehaald. Voor 2024 is de taakstelling voor het eerste halve jaar om 66 verblijfsgerechtigden te huisvesten. Deze taakstelling is nog niet gerealiseerd. De oorzaak is het tekort aan woningen. Dit ligt in de lijn met landelijke trends. De gemeente is met de wooncompagnie in gesprek om dit punt op te pakken. Vooral huisvesting voor grote gezinnen vormt een probleem, want daarvoor zijn vaak geen passende woningen beschikbaar. Informatiemanagement - oranje Dit gebied kleurt al jaren oranje omdat de gemeente niet voldoet aan een aantal wettelijke vereisten, zoals de bewaartermijnen en tijdige vernietiging van informatie. Er is een plan van aanpak opgesteld.

De provinciaal inspecteur is tevreden over het plan van aanpak en de uitvoering daarvan. Mevr. Verloop geeft een compliment voor de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet. Mevr. Glashouwer is content met de openhartigheid in het delen van deze informatie met de auditcommissie. 10

Bespreken Eindverslag raadswerkgroep Financiën Dhr. Quint geeft namens de raadswerkgroep Financiën een mondelinge toelichting op het eindverslag d.d. 3 mei 2024. De werkgroep is ingesteld door het presidium en heeft de volgende opdracht gekregen: - Breng advies uit over de nog openstaande aanbevelingen vanuit de Werkgroep P&C en de evaluatie van de auditcommissie. - Breng een advies uit over het aantal, de omvang en de informatiewaarde van de P&C documenten. Een aantal punten uit het eindverslag licht dhr. Quint uit: - Alle aanbevelingen van de werkgroep P&C worden overgenomen. Met uitzondering de aanbeveling voor het toevoegen van een agendapunt comptabiliteitbesluit aan de raadsagenda. Dit is een stap terug in de tijd. De financiële gevolgen moeten onderdeel van een besluit zijn. - De naam van de kadernota moet vermelden op welke begrotingsjaren deze betrekking heeft (bijvoorbeeld Kadernota 2025-2028).

7

-

-

-

-

De informatieavond over de kadernota moet beginnen met een plenaire sessie (15 minuten), gevolgd door deelsessies. Er zijn in totaal zeven deelsessies en in totaal zijn er drie rondes. De vragen van de politieke partijen moeten voor informatieavond beantwoord zijn. Op een betreffend P&C-document moet middels een stroomschema duidelijk zijn waar in de P&C-cyclus het betreffende document zich bevindt (vorig jaar, lopend jaar, komend jaar of jaren). Informatie die P&C-documenten moet bevatten: alleen feiten, geen meningen, geen herhalingen, regionale en lokale ontwikkelingen met effecten op de financiën, successen en afwijkingen groter dan 10% of meer dan 50.000 euro of het moet politiek noemenswaardig zijn. Het is belangrijk dat documenten goed leesbaar en doorzoekbaar zijn en infographics en grafieken bevatten. Presenteer in het begin van de begroting (en andere P&C-stukken) de cijfers kort en bondig middels een overzicht. Beschrijf in de P&C-documenten de uitgangspunten en peildata.

Mevr. Glashouwer vraagt hoe de uitvoering van de adviezen gaat plaatsvinden. Dhr. Quint geeft aan dat de werkgroep het onderzoek heeft uitgevoerd in opdracht van het presidium en daaraan rapporteert. Een deel van de aanbevelingen is reeds door de organisatie overgenomen en tot uitvoering gebracht. Mevr. Verloop vraagt hoe de organisatie dit gaat uitvoeren, welke impact hebben de aanbevelingen op de werkzaamheden van de organisatie? Ph. Erol geeft aan dat als de organisatie de opdracht krijgt om dit advies uit te voeren zij een plan van aanpak gaan opstellen en de werkzaamheden inplannen. De organisatie is zoals aangegeven ook betrokken geweest en heeft daar waar mogelijk al punten opgepakt. Dhr. Vlam geeft complimenten over de mondelinge toelichting van dhr. Quint. Mevr. Glashouwer geeft aan dat zij de benaming van de werkgroep en titel van het rapport niet passend vindt bij de inhoud van de opdracht. Ze bemerkt dat het goed is dat er met een frisse blik naar opdracht is gekeken door mensen van buiten de auditcommissie. De fracties hebben samen met de organisatie verbeterpunten gevonden. Het is een mooi product en moet tot verbetering leiden. Op dit moment is dit stuk een stap voorwaarts. Mevr. Van den Tempel merkt op dat dit advies gevolgen heeft voor de planning in het spoorboekje.

De tweede financiële prognose 2024 zal dan komen te vervallen en de 2e tussenrapportage zal naar achteren schuiven. De 2e tussenrapportage zal daardoor ook een slotwijziging bevatten. Dit betekent ook dat de planning in het Spoorboekje 2024 hieraan wordt aangepast. De auditcommissie ziet graag een herziene planning tegemoet (toezegging). De auditcommissie adviseert positief aan de raad en derhalve het presidium over dit eindverslag. 8

11

Actualiteiten De actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

12

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

13

Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de bijdragen van de aanwezigen de vergadering om 21:27 uur. Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 27 juni 2024.

9