056a Raadsinformatiememo collegereactie accountantsverslag

Raadsinformatiememo Datum Ons kenmerk Aan Van Bijlage Onderwerp

9 juli 2024 178113 De gemeenteraad en steunfractieleden H. Erol Accountantsverslag 2023 Collegereactie op het accountantsverslag 2023

Geachte dames en heren, Inleiding De jaarrekeningcontrole heeft langer geduurd dan we vooraf hadden voorzien. Hierdoor hebben we de jaarrekening niet kunnen behandelen in de raadsvergadering van juni, maar stelt de raad de jaarrekening op 9 juli vast. In dit proces hebben we samen opgetrokken met de accountant en de auditcommissie. Dit heeft een mooi resultaat opgeleverd: namelijk dat we betrouwbare cijfers presteren heeft geleid tot een goedkeurende verklaring van de accountant bij de jaarstukken van 2023. Dit biedt een goede basis om de komende jaren verder te werken aan de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne financiële beheersing. Inhoudelijke reactie op accountantsverslag 1. Goedkeurende controleverklaring van de accountant Sinds dit jaar wordt de jaarrekening van de gemeente Schagen gecontroleerd door Publieke Sector Accountants. Van onze vorige accountant hebben we vorig jaar een oordeel met beperking bij de getrouwheid van de cijfers ontvangen en een afkeurend oordeel op het onderdeel rechtmatigheid. Gedurende 2023 heeft de organisatie acties ingezet om de bevindingen die de accountant in 2022 had te voorkomen of te beperken. Voorbeelden hiervan zijn sturing op de onderbouwing van prestaties door zorgaanbieders, het inzichtelijk maken van de verhuuropbrengsten, diverse controles op gefactureerde leges en inkopen onderbouwen met prestatieleveringen.

Ondanks de vele personeelswisselingen heeft de organisatie in 2023 acties ingezet om de bevindingen die de accountant in 2022 had te voorkomen. Het college is blij dat deze inzet heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening 2023. 2. Herstellen van het verleden Daarnaast constateerde onze accountant dat de administratieve verwerking van verschillende posten in het verleden onjuist is gedaan. Voorbeelden hiervan zijn de administratieve verwerking van subsidiestromen, kosten van groot onderhoud en boekingen op reserves. Ook stonden posten niet helemaal goed gerubriceerd in de jaarrekening. Op aangeven van de accountant hebben we alle bevindingen gecorrigeerd in de jaarrekening die nu voor u ligt. Dit maakt dat de jaarrekening 2023 een realistisch beeld geeft van hoe de

Raadsinformatiememo, in het kader van de actieve informatieplicht van het college

Pagina 1 van 3

gemeente Schagen er financieel voor staat. 3. Realistisch begroting En het is juist nu belangrijk dat we goed inzicht in onze financiën hebben, omdat we nog steeds te maken hebben met financieel onzekere tijden. Zoals u in de Kadernota 2025 heeft kunnen zien kunnen we voor 2025 een sluitende begroting presenteren, maar laat de meerjarenraming nog geen sluitend saldo zien. Door nu goed inzicht te hebben in de financiële stromen en de vertaling daarvan in de cijfers is onze verwachting dat de tekorten die na de verwerking van de meicirculaire nog bestaan in de meerjarenraming staan zullen verminderen. En dit is fijn, want dat betekent dat we minder maatregelen hoeven te treffen om bij de kadernota 2026 een sluitende meerjarenraming te presenteren. 4. Werken aan verbetering Het is fijn om een accountant te hebben die samen met ons optrekt om de kwaliteit van de administratieve organisatie te verbeteren en ons wijst op wat beter kan. In zijn rapport heeft de accountant verschillende aanbevelingen opgenomen, die toezien op het verbeteren en borgen van de financiële administratie. Maar die ook een kritische blik vragen op gehanteerde uitgangspunten voor bijvoorbeeld de bepaling van voorzieningen. Samen met de teamleider Financiën en de concerncontroller én de accountant willen we de komende maanden gebruiken om dit jaarrekeningproces te evalueren.

Het is belangrijk om na te gaan welke lessen we hieruit kunnen trekken en een plan van aanpak te maken om in de komende tijd stapsgewijs de financiële functie te versterken in de gehele organisatie. 5. Rechtmatigheidsverantwoording Als college betreuren wij dat we over 2023 moeten verklaren dat we niet rechtmatig hebben gehandeld. Dit komt enerzijds doordat we een aantal inkoopprocedures via de Europese markt hadden moeten aanbesteden. Door de ingezette acties in 2023 is de rechtmatigheidsfout uit deze controle ten opzichte van 2022 bijna gehalveerd van € 4,5 miljoen naar 2,3 miljoen. Anderzijds hebben we een begrotingsonrechtmatigheid van ruim € 10 miljoen. Hiervan zien € 7,4 miljoen op overschrijding van lasten op een aantal programma’s. Dit betekent dat we meer geld hebben uitgegeven dan vooraf begroot. Van deze € 7,4 miljoen hebben we voor een bedrag van € 6,3 miljoen de raad tijdig geïnformeerd door middel van tussentijdse rapportage, omdat er sprake is van een overschrijding op een open-einderegeling of omdat aan de overschrijding directe inkomsten zijn te relateren. Naast de overschrijding van budgetten, is er ook sprake van een overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten, die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of tijdig aan de raad zijn gemeld. Dit gaat om een bedrag van € 2,2 miljoen.

Enerzijds maakt deze bevinding bij de rechtmatigheidsverantwoording nog meer duidelijk dat we moeten werken aan het meer realistisch begroten van onze inkomsten en uitgaven, én daarover de raad tijdig te informeren en de begroting bij te stellen. Zoals aangegeven is dat een van de acties die in 2024 wordt ingezet. En anderzijds hebben we vanuit het Rijk te maken met incidentele middelen, die pas laat in het jaar via de decembercirculaire bekend worden gemaakt. Het is lastig om hierop te anticiperen waardoor rechtmatigheidsbevindingen nooit helemaal te voorkomen zijn.

Raadsinformatie

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, Mevrouw E.C. van der Bruggen Gemeentesecretaris

Raadsinformatie

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen burgemeester

Pagina 3 van 3