Status informatiebeleidsplan 2026

Status informatiebeleidsplan 2026 Inleiding Het informatiebeleidsplan (bijlage 1) schetst een visie op de ontwikkeling van de informatievoorziening van 2024 tot 2028. In hoofdstuk 4 staat beschreven hoe deze visie wordt gerealiseerd. We delen na 2 jaar de status van de realisatie in deze memo.

Status realisatie

Professioneel informatiemanagement

Spoor

Status

Hoe komen we daar? Applicatielandschap in beeld brengen Contract- en leveranciersmanagement inrichten Change Advisory Board oprichten Rol applicatiebeheer en team data & informatie bepalen ICT financiën opnieuw vormgeven Projectmatig werken Draagvlak en organisatieontwikkeling creëren IT-servicemanagement best practices implementeren Toekomst ICT bepalen Uitbreiding digitale dienstverlening Interdisciplinaire werkgroep voortzetten Voldoen aan wetgeving en meten Opruimen informatie Digitale bewaarstrategie Implementatie BIO DPIA's Zaakgericht werken meenemen in implementatie zaaksysteem Gegevens eenmalig vastleggen en meervoudig (her)gebruiken Automatiseren processen Projecten uitvoeren en wensen ophalen Datakwaliteit verbeteren Inzet op digitale volwassenheid medewerkers Passende (vergader)apparatuur en systemen

Digitale dienstverlening

Informatieveiligheid en informatiebeheer

Datagedreven werken

Hybride (samen)werken

Algemene toelichting We hebben 7 van de 23 onderdelen afgerond. 14 onderdelen zijn opgestart, deels uitgevoerd en verwachten we uiterlijk begin 2028 op groen te kunnen zetten. Voor de jaren 2024 – 2027 is een projectenkalender gemaakt met alle voorziene projecten. In totaal zijn dat er nu 95, waarvan er

1

inmiddels 52 zijn afgerond. We liggen daarmee goed op schema. Speciale aandacht is nog nodig voor informatiebeheer, informatiebeveiliging en financiën.

Toelichting per punt Applicatielandschap in beeld brengen: We hebben zicht op alle applicaties die we hebben. We hebben een architectuurplaat en we beslissen centraal of er iets bijkomt of afgaat. Contract- en leveranciersmanagement inrichten: Alle contracten zijn nu in beeld in een centraal contractenregister. Qua leveranciersmanagement zijn er nog verbeterpunten. Dit is voor 2026 ingepland. CAB oprichten: In 2024 is als één van de eerste acties een Change Advisory Board opgericht dat toetst op de haalbaarheid en wenselijkheid van wijzigingen in de ICT. Hierdoor voeren we meer regie op onze ICT. Rol applicatiebeheer en team data & informatie bepalen: We hebben bepaald wat kritische applicaties zijn en wat voor beheer daarop nodig is. We hebben twee centrale applicatiebeheerders, die op termijn meerdere applicaties gaan beheren. Er zijn beheerplannen opgesteld. Voor het personeelssysteem en financieel systeem is dat voor 2026 ingepland. ICT van financiën opnieuw vormgeven: We vinden het belangrijk om een goede, betrouwbare en kostenefficiënte dienstverlening te bieden aan inwoners, partners en de organisatie. In 2025 brachten we de ICT-kosten in beeld en vergeleken we deze met andere gemeenten. Rhenen zit met €119 per inwoner net onder het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten (€120).

Door dit inzicht, samen met het applicatielandschap en het contractenregister, kunnen we beter sturen op licentiekosten en efficiëntie. Er is in 2024 en 2025 geen overschrijding geweest op de kosten. Toch is dit onderdeel rood gemaakt, omdat we de budgetten opnieuw willen verdelen en toekennen (‘zero-based-budgetting’). Dit is nog niet gebeurd, o.a. door andere prioriteiten zoals de ombuigingen en inzicht in de kerntaken bij financiën. Ook zijn sommige toekomstige kosten nog onvoorspelbaar. Denk hierbij aan interne keuzes, leveranciers of wetgeving. Ondertussen zijn ook de licentiekosten meegenomen in de ombuigingen (€-20k structureel). Projectmatig werken: We plannen projecten beter in en met een aangewezen projectleider of trekker. We werken aan het helder afstemmen van kaders, ook bij kleinere projecten. We sturen vanuit het CAB wel op focus en tijdige afronding. Draagvlak en organisatieontwikkeling creëren: Dit gaat prima, maar we moeten hier blijvend aandacht aan geven. IT-servicemanagement best practices implementeren: We hebben met een nieuwe tool (bij 90% van gemeenten in gebruik) de potentie om meldingen goed te registreren en af te handelen. We willen hier nog meer uit halen voor betere verantwoording en leervermogen van onze ICTincidenten.

Toekomst ICT: In 2024 is er een toekomstadvies uitgebracht, verdeeld in een kortetermijn(2025-2029) en langetermijn visie (na 2029). Van 2025-2029 brengen we applicaties gefaseerd naar de cloud. De aangekochte hardware houden we in eigen beheer, aangevuld met servicecontracten. In de tussentijd werken we aan onze eigen ICT-volwassenheid en onderzoeken we een mogelijke samenwerking voor de periode na 2029, als een van de toekomstscenario’s na 2029. Er is een stuurgroep opgericht en er zijn contacten met gemeenten en samenwerkingsverbanden gelegd. Wij hebben gevraagd of ze open staan tot samenwerking en welke diensten ze leveren. Zo is een verkennend gesprek geweest met de RID Utrecht en gemeente Neder-Betuwe. De RID heeft bevestigd dat ons tijdpad vanaf 2029 realistisch is dat we deze tijd nodig hebben voor een goede voorbereiding. Er loopt momenteel een rekenkameronderzoek naar onze ICT waarvan we de uitkomsten ook als input zullen meenemen.

2

Uitbreiding digitale dienstverlening: Alle wensen die genoemd zijn door vakafdelingen zijn uitgevoerd en nieuwe wensen voeren we snel door, mits ze in de visie passen en er budget voor is. In het nieuwe zaaksysteem is er direct een verbeterslag gemaakt. Voldoen aan wetgeving en meten: Wetgeving met een ICT of informatiecomponent is goed in beeld. We voldoen niet altijd, maar wel in brede lijnen. We raadplegen hiervoor ook andere gemeenten. Hierdoor wachten we ook bewust af. Sommige wetten zijn landelijk uitgesteld, zoals de tweede fase van de Wet Open Overheid. Digitale bewaarstrategie: We hebben er een proces voor opgestart, maar het is nog weinig concreet, doordat de capaciteit van informatiebeheer vooral ging naar het nieuwe zaaksysteem en nog oude zaaksystemen en achterstallig onderhoud. Het RAZU (regionaal archief) heeft dit punt in het jaarverslag geagendeerd. Het staat op de planning van dit jaar. Implementatie BIO: De afgelopen periode is de informatiebeveiliging versterkt. Zo is een SIEM/SOC-omgeving geïmplementeerd, waarmee monitoring en detectie van dreigingen structureel zijn verbeterd. Daarnaast is een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld, dat richting geeft aan processen en verantwoordelijkheden.

Ook is een GAP-analyse (een vergelijking te maken tussen een bestaande en een gewenste situatie) uitgevoerd op NIS2 en BIO, waardoor duidelijk is waar aanvullende maatregelen nodig zijn om aan wet- en regelgeving te voldoen. We lichten dit punt graag toe in een presentatie. DPIA’s: Enkele DPIA’s zijn uitgevoerd en we zijn bezig met een plan om het structureel goed bij te houden. Hierdoor wordt privacy beter meegenomen en vastgelegd. Zaakgericht werken meenemen in implementatie zaaksysteem: Dit is gebeurd. Zaakgericht werken doen we voor betere dienstverlening naar inwoners, bedrijven, partners én voor onszelf als organisatie:

•

Met informatie op één plek onafhankelijk van tijd en plaats, werken we beter samen en voorzien we de inwoner op tijd van de juiste dienstverlening.

•

Informatie is makkelijker te vinden.

•

Doordat de informatiehuishouding op orde is, kunnen we inwoners voorzien van de juiste informatie. Daardoor zijn we betrouwbaar, transparant en kunnen we verantwoording afleggen.

Gegevens eenmalig vastleggen en meervoudig (her)gebruiken: Er zijn meerdere koppelingen tussen systemen gelegd, zoals een BOR-BGT koppeling en koppelingen met landelijke voorzieningen. Niet alle systemen zijn gekoppeld, dit is technisch niet haalbaar of wenselijk of er is geen budget. De meerwaarde wisselt per systeem en koppeling. Automatiseren processen: Veel is uitgevoerd, maar er is nog potentie om meer te automatiseren. Projecten uitvoeren en wensen ophalen: Dit loopt erg goed, de data-analisten hebben meer werkvoorraad dan capaciteit. Datakwaliteit verbeteren: Hier is veel aan gedaan, maar nog veel te doen (ook gerelateerd aan digitale volwassenheid). Inzet op digitale volwassenheid medewerkers: We bieden cursussen aan, zoals Excel, AI en Teams en geven informatie over informatiebeveiliging en informatiebeheer. Nog niet alle medewerkers hebben deze cursussen gevolgd. Passende (vergader)apparatuur en systemen: We hebben bijna alles vernieuwd, waardoor sneller en makkelijker een (digitale) vergadering gestart kan worden in de vergaderruimtes en ingelogd kan worden op de werkplek.

3