D2. Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsprogramma 2024 VTH
Tekst van het document
VERGUNNINGEN, TOEZICHT & HANDHAVING
Jaarverslag 2023 & Uitvoeringsprogramma 2024
Team vergunningen mei 2024
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Inhoudsopgave 1 Inleiding............................................................................................................................................... 3 1.1 Waarom een jaarverslag en een uitvoeringsprogramma?.............................................................................3 1.2 Procescriteria..................................................................................................................................................3 1.3 Leeswijzer........................................................................................................................................................4 2 Algemeen.............................................................................................................................................
5 2.1 Reikwijdte.......................................................................................................................................................5 2.2 Samenwerkingspartners.................................................................................................................................5 2.3 Bereikbaarheid................................................................................................................................................6 2.4 Monitoring......................................................................................................................................................6 2.5 Evaluatie..........................................................................................................................................................7 2.6 Kwaliteitscriteria Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH)...................................................................9 3 Ontwikkelingen..................................................................................................................................
10 3.1 Omgevingswet..............................................................................................................................................10 3.2 U&H-strategie en beleidsaanpassingen........................................................................................................10 3.3 Wet kwaliteitsborging...................................................................................................................................11 4 Personele- en financiële borging.........................................................................................................
12 4.1 Financiële Borging.........................................................................................................................................12 4.2 Personele Borging.........................................................................................................................................12 Beschikbare capaciteit 2023...............................................................................................................................12 4.3 Kwaliteitscriteria en benodigde capaciteit...................................................................................................13 4.3.1 Reikwijdte..............................................................................................................................................13 4.3.2 Conclusies en aanbevelingen t.a.v.
de benodigde capaciteit...............................................................14 5 Taakvelden, doelen, resultaten en verwachtingen..............................................................................18 5.1 Vergunningverlening.....................................................................................................................................18 5.2 Toezicht en handhaving................................................................................................................................19 5.2.1 Bouwen en brandveiligheid...................................................................................................................20 5.2.2 Ruimtelijke Ordening.............................................................................................................................23 Behandelde dossiers 2023 Vergunningverlening, bouwen en ruimtelijke ordening.........................................24 5.2.3 Openbare Ruimte..................................................................................................................................25 5.2.4 Monumenten & Archeologie.................................................................................................................26 5.2.5
Milieu.....................................................................................................................................................26 5.3 APV en Bijzondere wetten............................................................................................................................28 5.3.1 Algemene plaatselijke verordening.......................................................................................................29 1
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
5.3.2 Bijzondere wetten.................................................................................................................................29 5.3.3 Wet Bibob..............................................................................................................................................29 5.3.4 Cijfers.....................................................................................................................................................29 5.4 Klachten en verzoeken om handhaving........................................................................................................30 6 Wat zouden we gaan doen en wat hebben we bereikt?.......................................................................31 V.5.3 Melding besluit bodemkwaliteit................................................................................................... 43 V.5.4 Melding – Bodemenergiesystemen...............................................................................................
44 V.6.3 Maatwerkvoorschriften activiteitenbesluit (Maatwerk 8.42).........................................................44 V.6.4 Beoordeling en goedkeuring uitgangspuntendocument (UPD).......................................................44 V.6.5 M.e.r-beoordelingen (aanmeldnotitie m.e.r.)................................................................................45 T.1.1 Bouwklacht en handhavingsverzoek / calamiteit (bouw)...............................................................45 T.1.2 Milieuklacht en handhavingsverzoek / ongewoon voorval.............................................................46 T.2.4 Toezicht op sloop en asbest.......................................................................................................... 46 T.2.5 Uitvoering milieucontroles – Lozingen...........................................................................................48 T.2.5 Uitvoering milieucontroles – Programmatisch toezicht..................................................................49 T.4.1 Strafrecht..................................................................................................................................... 50 1.
Algemeen: monitoring en informatievoorziening
2.
Algemeen: beleids- en verordening actualisatie
3.
VTH: Klachten/meldingen/handhaving
4.
VTH: Toezicht controles bouwen, RO, APV en Bijzondere wetten
5.
VTH: Omgevingsvergunningen en meldingen
6.
RO: Arbeidsmigranten & strijdige bewoning
7.
RO: Strijdig gebruik
8.
Bouw: Brandveiligheid
9.
Bouw: Constructieve veiligheid en gezondheid
10. Bouw: Bouwtoezicht (samen met VRU) bij de veiligheid van evenementen 11. APV: Hinderlijk en gevaarlijk parkeren 12. APV: toezicht hondenpoep en voorlichting burgers 13. APV: jeugdoverlast 14. APV: illegaal gedumpt afval 15. Taakveld milieu 16. Toezicht milieu
2
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
1
Inleiding
1.1
Waarom een jaarverslag en een uitvoeringsprogramma?
Er wordt actief gezocht naar het beste resultaat voor een veilige, leefbare en gezonde leefomgeving. De overheid, en vooral de gemeente, heeft een belangrijke taak in het bewaken en het bevorderen ervan. Eén van de instrumenten die hier actief voor wordt ingezet is vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Het jaarverslag beschrijft wat de gemeente in 2023 heeft uitgevoerd op het gebied van VTH voor zowel de thuistaken als de taken die extern zijn belegd. Het Uitvoeringsprogramma (Uvp) geeft inzicht in de activiteiten die de gemeente op het gebied van VTH in 2024 wil gaan uitvoeren en waar de focus op gelegd wordt voor het huidige jaar. Hierbij worden ook de activiteiten die worden uitgevoerd door de samenwerkingspartners meegenomen. De gemeente wil hiermee bereiken dat het voor iedereen helder en duidelijk is hoe uitvoering wordt gegeven aan het herziene Beleidsplan VTH 2020-2024 (VTH-beleid). Duidelijkheid en transparantie over het beleid en de uitvoering draagt namelijk bij aan meer begrip bij diegenen die hiermee te maken krijgen.
1.2
Procescriteria
In het omgevingsrecht zijn er regels waar overheden zich aan moeten houden bij het uitvoeren van VTH-taken. Deze regels zijn er om de veiligheid en gezondheid van mens en natuur binnen de fysieke leefomgeving te beschermen. Het interbestuurlijk toezicht (IBT) van de provincie Utrecht ziet erop toe dat gemeenten en omgevingsdiensten zich aan deze regels conformeren en hier op adequate wijze uitvoering aan geven. Het VTH-beleid en het uitvoeringsprogramma vormen hiervoor de basis. Er worden eisen gesteld aan de inrichting van een sluitende beleidscyclus (beleids- en uitvoeringsprocessen) binnen de gemeente. De procescriteria bevatten deze eisen, beter bekend als de BIG-8-cyclus. Met dit Uvp en jaarverslag wordt invulling gegeven aan deze wettelijke verplichtingen, tezamen met het VTH-beleidsplan. De beoordeling en verbeterpunten van het jaarverslag 2023 en het Uvp 2024 zijn meegenomen in dit jaarverslag 2023 en Uvp 2024. Het Uvp en het jaarverslag worden door het college bekend gemaakt aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten.
3
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
1.3
Leeswijzer
Dit jaarverslag en Uvp bestaat enerzijds uit een algemene beschrijving van wat de gemeente heeft gedaan en wat de gemeente wil gaan doen aan de uitvoering van haar VTH-taken. Anderzijds bestaat het uit ‘Productbladen’ waarin per ‘activiteit’ toelichting wordt gegeven op vragen als ‘Wat doen we? Waarom doen we het? Wat vinden we belangrijk?’ etc.
Inhoud en wat kunt u verwachten?
Welke hoofdstuk? Hoofdstuk 2
Wat is de inhoud? Er wordt in hoofdstuk 2 gestart met het algemene deel. Er wordt ingegaan op de verschillende samenwerkingen met de andere organisaties en hoe de gemeente omgaat met bereikbaarheid, monitoring, evaluatie en de
Hoofdstuk 3
kwaliteitscriteria met betrekking tot de VTH-taken. Dit hoofdstuk geeft een beschrijving van de gevolgen van landelijke en
Hoofdstuk 4
lokale ontwikkelingen voor de gemeente Renswoude. In dit hoofdstuk wordt de personele en financiële borging in samenhang met de analyse van de kwaliteitscriteria en benodigde capaciteit
Hoofdstuk 5
besproken. In hoofdstuk 5 wordt uitvoerig beschreven wat de uitgangspunten en werkwijze bij de uitvoering van het toezicht op regelgeving en de handhaving hierop bij overtredingen zullen zijn. Er vindt een terugblik plaats op het afgelopen jaar en de resultaten van zowel vergunningen, toezicht als handhaving worden besproken. Tevens wordt zijdelings ingegaan op het komend jaar en waar de prioriteiten op worden gelegd,
Hoofdstuk 6
waarbij de verdere uitwerking in hoofdstuk 6 terug te lezen is. Hierin geven we in de verschillende productbladen per product inzicht in hoeverre voor de betreffende taak/activiteit invulling is/wordt gegeven aan de beleids- en uitvoeringscyclus. Per product wordt aangegeven wat de doelstelling is, welke middelen we gebruiken/zullen gebruiken en afhankelijk van het onderwerp welke doelstellingen we de afgelopen jaar hebben behaald. Tot slot vertellen we hoe we de voortgang van het Uitvoeringsprogramma monitoren, ervoor zorgen dat we ons aan het contract houden en hoe we dit terugkoppelen.
4
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
2
Algemeen
2.1
Reikwijdte
Het jaarverslag en Uvp hebben betrekking op onze VTH 'thuistaken’, dit zijn bouwen, ruimtelijke ordening (RO), Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en Alcoholwet. De vergunningverlening omtrent deze thema’s en beleidsvelden, het (vrije veld) toezicht hierop en de handhaving. Daarnaast wordt hierin informatie opgenomen rondom milieu en brandveiligheid. Deze taken zijn extern belegd bij de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) en bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Tevens worden de werkzaamheden van de Buitengewoon opsporingsambtenaar (BOA), die via de gemeente Veenendaal werkzaam is bij de gemeente Renswoude, verantwoord in dit jaarverslag en de doelstellingen voor 2024. 2.2 Samenwerkingspartners In de omgevingsregeling en hoofdstuk 2 Omgevingswet verplicht een afstemming en bekendmaking van het Uvp aan betrokken bestuursorganen en strafrechtelijke partners. Het vastgestelde Uvp wordt toegezonden aan de betrokken handhavingspartners. Hieronder zijn de handhavingspartners en samenwerkingspartners beschreven. Veiligheidsregio Utrecht Omgevingsdienst Regio Utrecht De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) voert voor de gemeente Renswoude de milieutaken uit. De samenwerkingsafspraken tussen de ODRU en de gemeente Renswoude liggen vast in een dienstverleningsovereenkomst (Dvo). De ODRU rapporteert jaarlijks over de voortgang van de uitvoering van haar taken voor de gemeente.
Ook stelt de ODRU jaarlijks een uitvoeringsplan op. Dit is opgenomen in de productbladen onder hoofdstuk 6.
Provincie Utrecht De provincie Utrecht heeft de (wettelijke) taak gekregen om de samenwerking tussen bestuursorganen op het gebied van de VTH-taken te coördineren. In de provincie Utrecht is al jaren een breed samengesteld PMO Waterschap Vallei en Veluwe operationeel. Hiermee wordt invulling De samenwerking tussen het uit waterschap gegeven aan de formele eisen de Vallei enWabo/Wet Veluwe enVTH. de gemeente heeft betrekking op het toezicht en handhaving van zaken die grondwater of oppervlaktewater gerelateerd zijn, zoals waterkwaliteit en -kwantiteit, medegebruik van openbaar water en nautisch toezicht op vaarbewegingen. Ook zijn er afspraken gemaakt over de borging van de VTH-taken op het gebied van indirecte lozingen in het oppervlaktewater.
De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) adviseert de gemeente Renswoude en Provincie Utrecht in het kader van de vergunningverlening op het gebied van brandveilig gebruik. Ook voert de Vru op dit gebied het toezicht uit. De samenwerkingsafspraken tussen de Vru en de gemeente Renswoude liggen vast in een Dvo. De Vru rapporteert jaarlijks over de uitgevoerde werkzaamheden en stelt jaarlijks in overleg met de gemeente Renswoude een jaarplan op.
Gemeente Veenendaal De gemeente Renswoude heeft een samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Veenendaal gesloten waar bij de inzet van de BOA’s in dienst bij de gemeente Veenendaal ook op het grondgebied van de gemeente Renswoude ingezet kunnen worden. Gelet op de ervaringen uit voorgaande jaren wordt ook voor Openbaar Ministerie en Politie de komende jaren de inzet van BOA’s vanuit Inzet vangecontinueerd. OM en politie isDe conform de landelijke Veenendaal aansturing vindt handhavingsstrategie, die geborgd is in ons plaats door het team VTH. handhavingsbeleid. Het Regionaal Milieu Team (RMT) van de politie Midden-Nederland valt voor wat betreft aansturing onder het functioneel parket (FP) Amsterdam. Op het gebied van milieu zijn de milieuagenten het eerste aanspreekpunt voor de gemeente. 5 Daarnaast is het local office het vaste aanspreekpunt voor de gemeente, de BOA’s en de ODRU.
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
2.3 Bereikbaarheid Volgens het artikel 7.4 van de Bor (na 1 jan 2024 Omgevingswet) moet de gemeentelijke organisatie ook buiten de gebruikelijke kantooruren bereikbaar en beschikbaar zijn. Binnen en buiten kantooruren is er een aparte lijn voor milieu gerelateerde klachten. Denk daarbij aan het melden van acute klachten en beschikbaar zijn voor het behandelen van incidenten. In samenwerking met de gemeente Rhenen, gemeente Veenendaal en de ODRU kent de gemeente Renswoude een piketdienst. Deze piketdienst is 24/7 bemand door ter zake deskundige personen. Bij een eventuele calamiteit kunnen deze dan direct opgeroepen worden.
2.4
Monitoring
Om te kunnen beoordelen of de beleidsdoelen en de geplande werkzaamheden uit het uitvoeringsprogramma gehaald en uitgevoerd zijn, is het belangrijk dat de activiteiten geregistreerd worden. Monitoring is het stelselmatig en systematisch verzamelen, bewerken en verstrekken van gegevens om na te gaan of en in hoeverre het gevoerde beleid slaagt en of de gestelde doel- en taakstellingen behaald zijn of gaan worden. Om verantwoording te kunnen afleggen over de inspanningen en resultaten zijn verschillende gegevens nodig. Deze gegevens moeten periodiek opvraagbaar zijn voor zowel managementdoeleinden (voortgang van de uitvoering) als voor periodieke verantwoording naar het college en de gemeenteraad. Bij de registratie van werkzaamheden van het jaar 2023 werd van verschillende systemen gebruik gemaakt. Om te zorgen dat registratie van werkzaamheden aansluit op de nieuwe Omgevingswet en Digitaal Stelsel Omgevingswet heeft de gemeente een nieuw VTH software Centric Leef Omgeving (CLO) aangeschaft. In het jaar 2023 werd binnen de gemeente alle zaken en uitgevoerde acties digitaal bijgehouden in een Excel lijst en in het zaaksysteem ‘Djuma’. Dit is het zaaksysteem waarin alle zaken worden geregistreerd en gekoppeld. Gebleken is echter dat het lastig is om zonder Excel lijst de juiste cijfers uit Djuma te halen en te kunnen monitoren.
Daarom wordt voor alle onderdelen van VTH een aparte Excel lijst bijgehouden waarin de stappen en resultaten worden aangegeven.
In het begin van jaar 2024 is gestart om elke proces opnieuw tegen het daglicht te houden en te verbeteren zodat het voldoet aan de Omgevingswet. De nieuwe processen zal in het CLO worden ingevoerd. Wekelijks vindt er een omgevingstafeloverleg plaats waar alle aanvragen en initiatieven worden besproken. Hierbij zijn verschillende disciplines aanwezig. Toezicht en handhavingsoverleg vindt wekelijks plaats tussen toezichthouder, burgemeester en juridisch medewerker. Daarnaast is er een wekelijks portefeuillehouders overleg waarin zaken worden voorgelegd en besproken.
6
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
De BOA’s verwerken de gegevens van de uitgeschreven strafbeschikkingen in de transactiemodule van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB). Het CJIB verstrekt jaarlijks een overzicht van de strafbeschikkingen en processen-verbaal die door de gemeentelijke BOA’s zijn uitgevaardigd. De diverse cijfers en andere resultaten worden periodiek verwerkt in een rapportage. Dit draagt bij aan een goede monitoring van de voortgang van werkzaamheden en resultaten die worden behaald. Tevens houden de BOA’s alle rapportages bij binnen het systeem CityControl. Hierin verwerken ze de door hun opgestelde rapportages en de acties die zijn uitgevoerd. Deze zijn ook altijd te raadplegen. Het uitgevoerde toezicht op brandveiligheid, wordt door de VRU verwerkt in een jaarverslag, waarvan de cijfers aan de gemeente worden aangeleverd. Er zijn onder hoofdstuk 5.2.1.1. een aantal beschikbare cijfers verwerkt.
De omgevingsdienst stelt ieder jaar een jaarverslag op dat gebaseerd is op het uitvoeringsprogramma. De gegevens van de omgevingsdienst zijn in het onderhavige jaarverslag en uitvoeringsprogramma verwerkt. De diverse cijfers en andere resultaten worden periodiek verwerkt in een verslag. Dit draagt bij aan een goede monitoring van de voortgang van werkzaamheden en resultaten die worden behaald.
De resultaten en de beoordeling van de geplande werkzaamheden uit het uitvoeringsprogramma worden weergegeven in hoofdstuk 6.
2.5
Evaluatie
De monitoringsresultaten worden gebruikt voor bijsturing van de operationele cyclus en input op de beleidsevaluatie. De voortgang van het VTH-uitvoeringsprogramma wordt halfjaarlijks in de gaten gehouden en besproken met de teammanager. Waar nodig wordt het uitvoeringsprogramma aangepast. Hetzelfde geldt voor het uitvoeringsprogramma van de omgevingsdienst. Er is een wekelijks overleg met de portefeuillehouder over de lopende zaken. De lijntjes zijn kort, dus afstemming en bijsturing vindt makkelijk plaats. Jaarlijks worden de resultaten besproken met het college en wordt er verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad over de uitvoering van de VTH-taken en het behalen van de doelstellingen. Deze verantwoording vindt plaats door het vaststellen van dit jaarverslag VTH.
In ons jaarlijkse uitvoeringsprogramma worden er specifieke activiteiten en speerpunten benoemd die ook voortvloeien uit de doelstellingen die in (herziene) beleidsplan zijn omschreven. Bij de uitvoering van de VTHtaken wordt voornamelijk door de schaal van de gemeente gekeken naar een oplossingsgerichte aanpak in plaats van een proceduregerichte aanpak.
De doelstellingen van 2023 zijn wederom deels behaald. Dit heeft te maken met het vertrekken van medewerkers en het inwerken van nieuwe medewerkers. Daardoor ontstaat er gebrek aan capaciteit waardoor het niet altijd mogelijk bleek om deze allemaal binnen een kort tijdsbestek op te pakken en alle doelen te behalen.
7
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Een van de doelstellingen uit ons beleidsplan betreft ‘een veilige, gezonde en leefbare omgeving’. De nauwere samenwerking tussen de toezichthouder en juridisch medewerker heeft er toe geleid dat er voldoende aandacht is voor een veilige omgeving. Prioriteitstelling is vooraf helder, waardoor de toezichthouder gericht op de brandveiligheid en constructieve veiligheid en gezondheid kan letten, voordat een pand in gebruik wordt genomen. De gemeente en ook onze toezichthouder proberen tijdens het toezicht houden het minnelijk op te lossen.
Toen de oorlog uitbrak in Oekraïne zijn er verschillende vluchtelingen gehuisvest in bijgebouwen. In het jaarverslag van 2022 is verteld dat er een eerste veiligheidscontrole heeft plaats gevonden bij deze bewoning van de bijgebouwen en toen is ervoor gezorgd dat vastgestelde gebreken werden hersteld. In het jaar 2023 zijn deze locaties steekproefsgewijs gecontroleerd. Bij deze controles zijn geen bijzonderheden vastgesteld.
Voor de invulling van het speerpunt ‘strijdig gebruik’ die vorig jaar ook terugkwam in ons jaarverslag zijn diverse adressen gecontroleerd in verband met bedrijfsmatige activiteiten binnen een woonbestemming. Tevens zijn er in 2023 verschillende controles geweest m.b.t. het huisvesten van arbeidsmigranten. Dit onderwerp
blijft
een
aandachtspunt
en
zal
de
volgende
jaren
mee
worden
genomen
bij
speerpunten/actiepunten.
Aan onze doelstelling dat ‘besluiten op aanvragen tijdig worden afgehandeld en goed zijn afgewogen’ is door uitval van een medewerker en opeenvolgende inhuur is niet volledig aan voldaan. De doorlooptijd van besluiten op aanvragen wordt gemonitord aan de hand van de Excel-lijst die hierboven ook benoemd is. Dit is een aandachtspunt wat door meer extra inhuur is opgelost. Het tijdig afhandelen van handhavingsverzoeken is in 2023 niet altijd gelukt. Helaas zijn er achtereenvolgens een aantal handhavingsjuristen ingehuurd, maar ook weer vertrokken. Hierdoor is het lastig gebleken om handhavingszaken snel en efficiënt op te pakken en zijn alleen de echt noodzakelijke zaken opgepakt. De in het VTH-beleid vastgestelde prioriteiten voor handhaving bleken op basis van de huidige formatie niet afdoende te worden uitgevoerd. Van de zaken met hoge prioriteit werden slechts 25% opgepakt, waardoor zaken zoals bijvoorbeeld handhaving op arbeidsmigranten bleef liggen. Ook was onvoldoende doorontwikkeling mogelijk in het kader van borgen van nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet.
Over de doelstelling ‘veilig verloop van evenementen (en aandacht voor B en C evenementen)’ kan aangegeven worden dat in 2023 de opzichter buitendienst en de bouwkundige toezichthouder van de gemeente bij grote evenementen steekproefsgewijs controles hebben gehouden en bij twijfel of verdachte situaties werd de VRU ingeschakeld. De gemeente heeft samen met de VRU vijf controles uitgevoerd bij A evenementen, drie controles B evenementen en één controle bij een C evenement.
8
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Als laatste hebben we als doelstelling ‘leefbaarheid en veiligheid in de openbare ruimte vergroten’ opgenomen in ons beleidsplan. Zoals de voorgaande jaren heeft de BOA toezicht gehouden op parkeer- en verkeersoverlast, hondenpoep, loslopende honden en jeugdoverlast. Gemeente Renswoude blijft een rustige gemeente waarbij er nagenoeg geen incidenten hebben plaatsgevonden door overlast van hondenpoep of jeugdoverlast en/of overlast in het algemeen. Dit jaar zetten we blijvend in op deze doelstelling.
We zetten goed in op de doelstellingen die we onszelf hebben gesteld, zoals die ook genoemd zijn in ons beleidsplan en de productbladen die onder hoofdstuk 6 van dit jaarverslag en Uvp verder zijn uitgewerkt. Voor de handhaving willen we in 2024 inzetten op een verbetering door stabiliteit en uitbreiding van capaciteit. Voor de volledige inzichten wordt verwezen naar hoofdstuk 5. In de productbladen wordt vervolgens in hoofdstuk 6 aangegeven welke activiteiten uitgevoerd zijn en hoe deze hebben bijgedragen aan het realiseren van de doelstellingen en welke doelstellingen er voor het komende jaar worden gesteld.
2.6
Kwaliteitscriteria Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH)
Om de kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken te optimaliseren en borgen, is de Wet VTH in het leven geroepen. Inmiddels is deze wet geïntegreerd in de Omgevingswet. Het doel van deze wet is een veilige en gezonde leefomgeving, door het bevorderen van de kwaliteit en samenwerking bij de uitvoering en handhaving van het omgevingsrecht. De wet regelt de randvoorwaarden voor gemeenten en provincies om tot een hogere kwaliteit van handhaving te komen. Zo is het basistakenpakket van de omgevingsdiensten wettelijk vastgelegd en is het aan gemeenten om een verordening kwaliteit VTH te hebben. De gemeente heeft daarin voorzien door op 28 juni 2016 de ‘Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht Gemeente Renswoude’ vast te stellen. Eind 2021 is het VNG Model Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht aangepast naar een nieuw Model Verordening uitvoering en handhaving (omgevingsrecht). Nu de Omgevingswet er definitief is zullen alle beleidsstukken en verordeningen die toezien op de fysieke leefomgeving worden bekeken en waar nodig worden aangepast, waaronder ook de Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht Gemeente Renswoude.
In 2023 hebben we een analyse gemaakt op de kwaliteitscriteria 2.3. voor de thuistaken, zie paragraaf 4.3 De ODRU heeft deze analyse ook gemaakt. In paragraaf 5.2.5 zijn de bevindingen van deze analyse te lezen.
9
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
3
Ontwikkelingen
3.1
Omgevingswet
De Omgevingswet is de basis voor een nieuw regelgevingsstelsel voor de fysieke leefomgeving en behelst een grootschalige transitie van het Omgevingsrecht. Deze wet vervangt 26 bestaande wetten tot één wet met één samenhangend stelsel van planning, besluitvorming en procedures. Dit wordt gedaan, omdat de huidige wetgeving te versnipperd en te complex is geworden. Doel van de Omgevingswet is om op een doelmatige wijze een duurzame, gezonde en veilige leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit te creëren, beheren en ontwikkelen. Dit op basis van vertrouwen van overheden onderling, overheden, burgers en bedrijven. Het motto van de Omgevingswet is ‘ruimte voor ontwikkeling, waarborgen voor kwaliteit’. Dankzij het digitaal stelsel zal de besluitvorming sneller verlopen. De Omgevingswet is 1 januari 2024 van kracht geworden.
Wat is er gedaan en wat gaan wij doen? De afgelopen jaren heeft de gemeente Renswoude als doel gehad om zich meer in te zetten voor een andere manier van werken in de geest van de Omgevingswet. In 2024 zal dit worden voortgezet en geïntensiveerd. In 2023 is gestart met oefenen in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). In 2023 zijn we aan de slag gegaan met de participatieverordening, het adviesrecht, de verordening commissie ruimtelijke kwaliteit en het delegatiebesluit. Inmiddels zijn deze beleidstukken vastgesteld. Er is regionaal flink ingezet op mandatering en samenwerkingsafspraken met de ketenpartners. Tevens is de legesverordening aangepast zodat deze aansluit op de Omgevingswet.
3.2
U&H-strategie en beleidsaanpassingen
Op 1 juli 2017 is het Bor aangepast naar aanleiding van de invoering van de Wet VTH. Vervolgens is de wet VTH opgenomen in de Omgevingswet. De nieuwe proces- en kwaliteitseisen, maken dat het huidige beleid niet meer volledig voldoet. Artikel 7.2 Bor stelt nu dat de bestuurlijke instanties, die gezamenlijk de opdrachtgevers van een omgevingsdienst vormen (gemeenten, provincies en in enkele gevallen ook waterschappen) gezamenlijk komen tot een uniformering van hun VTH-beleid voor het verplichte basistakenpakket.
In de regio is een gezamenlijke uitvoerings- en handhavingsstrategie (U&H-strategie) voor de Provincie Utrecht opgesteld en d.d. 11 januari 2022 vastgesteld door het college. Deze gezamenlijke U&H strategie loopt tot december 2025. Deze U&H-strategie gaat over de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) die gemeenten en provincie hebben overgedragen aan de omgevingsdiensten. In de regio Utrecht zijn dit de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) en de Regionale Uitvoeringdienst (RUD). In de U&Hstrategie zijn door de deelnemende 26 gemeenten in de regio, de omgevingsdiensten en provincie gezamenlijke doelen en een uitvoeringskader voor de milieutaken en bijbehorende activiteiten vastgelegd op een voor alle gemeenten beschreven gelijk minimaal uitvoeringsniveau.
10
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
De U&H-strategie is van toepassing op de VTH-taken die de Omgevingsdiensten namens gemeenten en de provincie uitvoeren. Dat houdt in dat deze U&H-strategie in de plaats komt van het huidige VTH-beleid voor deze taken. Voor de VTH-taken die de gemeente zelf uitvoert (thuistaken, zoals bouwtaken) blijft het vigerende VTH- beleid gelden.
Gezien de invoering van de Omgevingswet, het zorgen dat alle processen lopen en de wisseling van meerdere medewerkers heeft ervoor gezorgd dat de gemeente de keuze heeft gemaakt om het beleidsplan VTH Renswoude 2020-2023 met 2 jaar te verlengen tot december 2025. In 2024 zal begonnen worden met het opstellen van het beleidsplan VTH Renswoude 2025-2028. Dan zal het beleidsplan VTH Renswoude 2025-2028 aansluiting vinden op U&H strategie en Omgevingswet.
3.3
Wet kwaliteitsborging
De Wetkwaliteitsborging is op 1 januari 2024 van kracht geworden. Deze wet heeft als doel om de bouwkwaliteit en het bouwtoezicht te verbeteren en heeft samen met de Omgevingswet ingrijpende gevolgen voor het proces van bouwen en vergunningverlening.
Nu dat deze wet van kracht is, heeft de gemeente andere aandachtspunten en beleidsvragen te beantwoorden, zoals: Wordt er gemeld dat een kwaliteitsborger is aangesteld?, Is de kwaliteitsborger een erkende borger? Valt de verbouwing onder gevolgklasse 1?, Wordt het eindrapport aangeleverd? Wat te doen als er strijdigheden door kwaliteitsborger worden vastgesteld en overgedragen wordt aan de gemeente? Hiervoor is een werkproces in ontwikkeling en worden in 2024 beleidsregels vastgesteld. Om te zien of het bovengenoemde proces goed verloopt, is er een pilotproject gestart “de bouw van 37 woningen aan de Taets van Amerongen”. Waarbij de toezichthouder nauw heeft meegelopen met de kwaliteitsborger. De bevindingen van dit project wordt gebruikt om het werkproces WKB op te stellen. Waarbij de toezichthouder terugkoppeling geeft aan de certificerende instanties als er mistanden worden ontdekt.
11
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
4
Personele- en financiële borging
4.1
Financiële Borging
De financiële borging voor de inzet van de beschikbare capaciteit en de nodige middelen ligt vast in de gemeentelijke jaarlijkse begroting. De geraamde uren en middelen van de ODRU en VRU zijn vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten en zijn eveneens geborgd in de meerjarenbegroting. Daarnaast bestaan er samenwerkingsovereenkomsten met de gemeente Veenendaal op diverse onderdelen. Voor VTH is dit voor de inzet van de BOA.
4.2
Personele Borging
Beschikbare capaciteit 2023 Voor 2023 was de beschikbare capaciteit als volgt opgebouwd: Functie Vergunningenregisseur Wabo Beleidsmedewerker milieu Vergunningverlener APV en
bijzondere
Fte 1,00 0,50 0,80
wetten en ondersteuning vergunningverlener Wabo en handhaving Senior medewerker VTH RO-ondersteuning (inhuur) Toezichthouder Bouwen en RO (inhuur) BOA (DVO) Jurist Medewerker OOV (inhuur) Totale capaciteit begin 2023
1,00 0,33 0,33 0,15 0,44 0,44 4,99
In 2023 hebben diverse personele wijzigingen plaatsgevonden en zijn sommige taken anders over inhuur en vaste krachten herverdeeld. . In 2023 is zowel de inhuur op APV als de inhuur van vergunning meerdere keren gewisseld, wat effect heeft gehad op de dienstverlening. Hiervoor zijn we steeds nieuwe medewerkers aangenomen. Er wordt nog steeds deels ingehuurd. Voor 2024 is de uitdaging om de begrote capaciteit weer op te
vullen met vaste
medewerkers, zodat het team weer op volle sterkte is. Tevens zijn de functies aangepast op de nieuwe wetgeving. Dat levert het onderstaande formatieplaatje op voor 2024.
Beschikbare capaciteit 2024 Functie Vergunningenregisseur omgevingswet Beleidsmedewerker milieu Vergunningverlener APV en bijzondere
Fte 1,0 0,5 0,44
wetten(inhuur) Medewerker VTH
0,67
ter
ondersteuning
vergunningverlener, APV, handhaving RO-adviseur en beleidsmedewerker VTH Toezichthouder Bouwen en RO (inhuur) BOA (DVO) Handhavingsjurist (vacature) Medewerker OOV (DVO) Jurist omgevingsrecht en ondermijning Totale capaciteit begin 2024
1,0 0,33 0,22 0,44 0,44 1,0 5,33
12
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Voor 2024 is gekozen om uit te breiden op juridische capaciteit en tijdelijk meer capaciteit te hebben op de taak vergunningregisseur voor de implementatie van de omgevingswet en het opvangen van de complexiteit door het werken met twee wetgevingsstelsels. Gezien alle nieuwe ontwikkelingen m.b.t vergunningverlening en de noodzakelijke beleidsveranderingen is een juridisch medewerker die ondersteunt bij vergunningverlening en beleidsontwikkeling noodzakelijk. In de voorgestelde voorjaarsnota voor 2024 en kadernota is hiervoor ruimte gemaakt. Met bijkomende voordeel dat de huidige juridisch medewerker de bestaande handhavingszaken sneller kan oppakken en afronden. En er ruimte staat voor extra speerpunten.
Kwaliteitscriteria en benodigde capaciteit
4.3
Er gelden kwaliteitscriteria voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De kwaliteitscriteria voor de kritische massa (deskundigheid en ervaring) zijn verplicht voor VTH-taken van het basistakenpakket van de omgevingsdiensten. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO) hebben hiertoe een modelverordening opgesteld. Voor de overige VTH-taken geldt er een zorgplicht. De invulling hiervan is vrij. Uniforme uitvoeringskwaliteit Een van de doelstellingen voor het bundelen van omgevingsrechtregels in de Omgevingswet is om de dienstverlening door overheden te verbeteren. Het realiseren van de verbeter- en maatschappelijke doelen van de Omgevingswet is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de overheden. Het vraagt om een goede en uniforme borging van de uitvoeringskwaliteit. Wetsartikelen over kwaliteitsbevordering Afdeling 18.3 van de Omgevingswet biedt de grondslag voor de kwaliteitsbevordering van de uitvoering en handhaving. Deze afdeling vindt zijn oorsprong in paragraaf 5.2 van de Wabo. Er zijn regels over de kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken: Artikel 18.20 beschrijft een zorgplicht voor in principe alle VTH-taken van het bevoegd gezag. Het artikel laat open hoe bevoegd gezagen dit invullen. Een optie is om dit via een verordening te doen.
De huidige verordening is nog van 28 juni 2016 en zal in 2024 hierop worden geactualiseerd. Artikel 18.23 gaat over de taken die onder het basistakenpakket vallen. Hiervoor geldt dat het kwaliteitsniveau via een verordening moet vastliggen. Omdat deze taken verplicht zijn ondergebracht bij omgevingsdiensten hebben zij afspraken gemaakt met de gemeente over de formulering van de kwaliteitscriteria.
4.3.1
Reikwijdte
De kwaliteitscriteria bestaan uit drie componenten: A. Algemene uitgangspunten B.
Kritische massa
C.
Procescriteria
De ODRU heeft de kwaliteitscriteria onder de loep genomen en bericht het volgende: 13
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
De ODRU heeft in de tweede helft van 2023 in kaart gebracht hoe de organisatie ervoor staat met de kwaliteitscriteria 2.3. Uit de nulmeting blijkt dat op 14 van de 23 de ODRU (nog) niet (volledig) voldoet op de belegde deskundigheidsgebieden.1
Duiding resultaten De ODRU heeft een gedegen zelfonderzoek gedaan naar het voldoen aan de kwaliteitscriteria. Daarmee hebben we een goed beeld van de oorzaken en verbeterpunten. Eén van de oorzaken is de ontwikkeling en opleiding van medewerkers (onder andere in het kader van de Omgevingswet). Dit omvat echter slechts een klein deel van de omissies. Een ander aspect is de manier waarop het werk is georganiseerd (onder andere vanwege een te kleine werkvoorraad in een aantal gevallen). Ook hebben we te kampen met een krappe arbeidsmarkt, waardoor het werven van nieuwe medewerkers wordt bemoeilijkt (te denken valt daarbij aan specialistische functies op bijvoorbeeld externe veiligheid, luchtkwaliteit en geur). Daarnaast is het nodig om voor uitbestede activiteiten vast te leggen dat de uitvoerende partij en de inhuurkrachten voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dit gebeurt op dit moment nog niet.
De ODRU beschikt over een groot inhuurbestand. Daarom hebben we eind 2023 uitgevraagd bij onze inhuurmedewerkers hoe ze ervoor staan, wat betreft de kwaliteitscriteria. Daaruit blijkt dat hoewel een deel van onze inhuurmedewerkers bijdraagt aan de robuustheid van de organisatie, we enkel met het meenemen van de inhuurmedewerkers nog niet voldoen aan de criteria.
Verbeterplan Met een verbeter- en borgingsplan zet de ODRU daarom verbeteracties in om ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet en blijft voldoen. De verwachting is ook dat de aanstaande fusie met de RUD Utrecht voor meer robuustheid zal zorgen. Daarnaast zorgen we met het borgingsplan dat de kwaliteitscriteria geïmplementeerd worden in onze systemen, processen en rollen, zodat deze blijvend onder de aandacht zijn binnen de organisatie. Denk aan de verankering van de kwaliteitscriteria in het opleidingsplan, maar bijvoorbeeld ook in de aanbestedings- en wervingsprocedures. Met de uitvoering van het verbeterplan is een start gemaakt in 2024.
In de volgende paragraaf worden de conclusies uit de zelfanalyse uit 2023 weergegeven en daaruit voortvloeiend de eigenlijke benodigde capaciteit. De reikwijdte van de kwaliteitscriteria betreft uitsluitend de taken vanuit de Omgevingswet. APV, Alcoholwet en evenementen vallen buiten de eisen die gesteld worden in de kwaliteitscriteria. Daarom zijn deze hierin niet meegenomen. Wel geldt hier ook voor dat er termijnen aan deze taken verbonden zijn en er kwetsbaarheid in de formatie is op dit punt. De competenties die medewerkers nodig hebben om te werken met de Omgevingswet zijn nu ook opgenomen in de kwaliteitscriteria 2.3
4.3.2
Conclusies en aanbevelingen t.a.v. de benodigde capaciteit
In 2023 kon geconcludeerd worden dat deels werd voldaan aan de kwaliteitscriteria. Voornamelijk het aantal FTE dat per deskundigheidsgebied beschikbaar is, is zeer gering. Afgelopen jaar is wederom gebleken dat we kwetsbaar zijn. Het is daarnaast lastig gebleken om capaciteit te werven en ook kwaliteit binnen te halen, zowel intern als extern. Hieronder hebben we nog in aanvulling op 2023 geactualiseerd welke extra kwetsbaarheid er ontstaan is en waar bijsturing op benodigd is. 1
Overigens blijkt uit de bevindingen van de werkgroep Robuustheid van het IBP VTH dat de meeste omgevingsdiensten, 15 van de 28, niet voldoen aan de kwaliteitscriteria. 14
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Deskundigheidsgebied
Analyse kwaliteitscriteria 2.2
Motivatie en/of maatregelen
1. Casemanager en 2. Vergunningverlening bouw RO
Onvoldoende robuust op aantal.
4. Toezicht & handhaving bouw/RO
Onvoldoende robuust op aantal.
8. Juridische aspecten VV en 10. Juridische aspecten afwijkingsbesluiten
Onvoldoende robuust op frequentie en aantal.
Wat er veranderd is dat de vergunningverlening wordt verzorgd door twee medewerkers. Het voordeel hiervan is dat onderling beter gespard kan worden over dossiers en de achtervang beter geregeld kan worden. Echter de FTE is hierop niet uitgebreid en zo blijft er nog steeds kwetsbaarheid aanwezig. Bij verlof, ziekte en vertrek kan geen continuïteit worden gegarandeerd. Hiervoor zou eigenlijk een flexibele schil, bijvoorbeeld inzet van de gemeente Veenendaal via een samenwerkingsovereenkomst of van een marktpartij, als achtervang moeten dienen. Bij uitval of een piek kan hier dan een beroep op worden gedaan. Dit is nog niet gerealiseerd, Er is geen vaste toezichthouder in dienst bij de gemeente, deze wordt echter ingehuurd (vanaf 2021 op regelmatige basis) en voldoet ruim aan de deskundigheidseisen en frequentie eisen. Ook hier geldt dat qua aantallen er in principe te weinig capaciteit is volgens de kwaliteitscriteria, maar de prioriteiten kunnen worden uitgevoerd. Daarom hoeft er qua aantallen hier nu niet op te worden bijgestuurd. Binnen de gemeente blijkt de inzet die geleverd kan worden voldoende om de taken uit te kunnen voeren. Er vinden onvoldoende activiteiten plaats om de medewerkers 2/3 deel van hun tijd aan de activiteiten voor dit deskundigheidsgebied te laten besteden. Vooralsnog is het een adviserende rol en kan deze naar wens worden ingevuld.
9. Juridische aspecten HH
Onvoldoende robuust op aantal.
Bij de gemeente is in de laatste periode de juridische medewerker vaak gewisseld. Waardoor de afhandeling van de handhavingszaken niet ten goede is gekomen. Handhavingszaken waarbij hoge prioriteit is geboden zijn goed opgepakt en afgehandeld. De zaken met een lagere prioriteit vragen nog de nodige aandacht. Om te zorgen dat de handhavingsjurist ontlast wordt en juridische ondersteuning komt bij vergunningverlening en beleid is er extra FTE beschikbaar gesteld voor een juridisch medewerker (vergunningen/beleid)
24. Stedenbouw en inrichting
Onvoldoende robuust op kennis, frequentie en aantal, maar met deels uitbesteden wordt aan alle weer voldaan.
De vaste medewerkers kunnen op de genoemde onderdelen niet volledig voldoen aan de kwaliteitscriteria, maar er is hier een flexibele schil ingebouwd. Tevens vinden er tot het inwerking treden van de Omgevingswet in 2024 geen grote wijzigingen in de bestaande bestemmingsplannen plaats, met uitzondering van enkele postzegelbestemmingsplannen. Voor zowel postzegelbestemmingsplannen als voor inrichtingsplannen worden specialisten
15
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
25. Exploitatie en planeconomie
Onvoldoende robuust op alle eisen volgens kwaliteitscriteria.
26. Cultuurhistorie
Onvoldoende robuust op alle eisen volgens kwaliteitscriteria.
27. Energiebesparing en duurzaamheid
Onvoldoende robuust voor activiteiten die binnen de gemeente worden uitgevoerd op alle eisen volgens kwaliteitscriteria.
ingehuurd. Er is sprake van een zeer beperkte hoeveelheid activiteiten waarbij grondexploitatie een rol speelt. Er wordt daarom niet geïnvesteerd in kennis, ervaring en frequentie voor deze activiteiten. Zodra deze activiteiten uitgevoerd dienen te worden, worden op projectmatige basis specialisten ingehuurd. Voor de activiteiten op het gebied van cultuurhistorie heeft het college een onafhankelijke adviescommissie: Mooisticht. Door de casemanager/vergunningverlener wordt het proces begeleid. Gezien de beperkte hoeveelheid activiteiten op het gebied van cultuurhistorie waar de gemeente mee te maken krijgt, is hiermee de kwaliteit voldoende geborgd. De gemeente besteedt dit deskundigheidsgebied uit aan de omgevingsdienst. Voor een deel van de activiteiten van dit deskundigheidsgebied heeft de gemeente een nieuwe beleidsmedewerker aangenomen.
Voor alle genoemde taakvelden geldt dat er volgens de kwaliteitscriteria in principe 2 medewerkers per gebied moeten zijn. Dit wordt niet gehaald. Op basis van deze analyse blijkt dat we als kleine gemeente qua frequentie en aantallen (fte) al snel in de knel komen en we bij uitval van een medewerker of bij vermeerdering van de werkzaamheden kwetsbaar zijn. Voornamelijk voor de taakvelden vergunningverlening, RO en APV wordt met termijnen gewerkt, die onder druk komen te staan. Door de inhuur van extra expertise op ruimtelijke procedures (principeverzoeken en BOPA’s), Juridisch, Beleid, OOV en Toezicht kunnen de meeste werkzaamheden worden uitgevoerd, dit blijft derhalve wel echt benodigd dan wel wordt zoveel mogelijk gezocht naar invulling binnen de vaste formatie.
De samenwerking zal in 2024 worden opgezocht in de regio voor diverse taken, zodat bij uitval zaken opgevangen kunnen worden. Het inbouwen van een flexibele schil blijft nodig. Om echt alle taken te kunnen uitvoeren en niet kwetsbaar te zijn, is deze inzet benodigd. Dit kunnen ook gecombineerde functies betreffen.
Functie Vergunningenregisseur omgevingswet Beleidsmedewerker milieu Vergunningverlener APV en bijzondere
Fte 1,0 0,5 0,44
wetten(inhuur) Medewerker VTH ter ondersteuning
0,67
vergunningverlener, APV, handhaving RO-adviseur en beleidsmedewerker VTH Toezichthouder Bouwen en RO (inhuur) BOA (DVO) Handhavingsjurist (vacature) Medewerker OOV (DVO) Jurist omgevingsrecht en ondermijning Totale capaciteit begin 2024
1,0 0,33 0,22 0,44 0,44 1,0 5,33
Benodigde capaciteit 2024
16
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Ten opzichte van de nu beschikbare capaciteit van 5,33 blijft de benodigde capaciteit 5,33.. Met de inhuur naast de vaste formatie en de inzet vanuit de regio-gemeente, komen we nagenoeg aan de benodigde capaciteit. T.o.v. de kwaliteitscriteria-eisen kunnen we als kleine gemeente niet voldoen.
Om de benodigde capaciteit voor de uit te voeren werkzaamheden (activiteiten) te kunnen bepalen, is het wenselijk om deze werkzaamheden zoveel mogelijk uit te drukken in aantallen en kengetallen (normuren). Het gaat om taken op het gebied van vergunningverlening en aanverwante werkzaamheden (o.a. juridisch, beleidsmatig, advies, kwaliteitszorg). De opgenomen aantallen en normuren betreffen een inschatting. Het kan zijn dat in het geplande uitvoeringsjaar meer of minder aanvragen en meldingen worden ingediend. Ook kan het zijn dat er gemiddeld meer of minder tijd nodig is voor de afhandeling daarvan. Periodieke monitoring moet dit uitwijzen en zal tot een eventuele bijstelling van de planning leiden.
Inschatting: - Omgevingsvergunningen “eenvoudig”: 50 stuks x 15 uur = 750 uur (dit zijn zowel opa’s als bopa’s zonder adviesrecht raad) 15 uur: 10 uur vergunningenregisseur en 5 uur RO-adviseur - Omgevingsvergunningen “complex”: 15 stuks x 40 uur = 600 uur (dit zijn opa’s en bopa’s met adviesrecht raad) 40 uur: 20 uur vergunningenregisseur en 20 uur RO-adviseur - Principeverzoeken “eenvoudig”: 30 stuks x 10 uur = 300 uur 10 uur: 5 uur vergunningenregisseur en 5 uur RO-adviseur - Principeverzoeken “complex”: 20 stuks x 30 uur = 600 uur 30 uur: 10 uur vergunningenregisseur en 20 uur RO-adviseur - Adviesverzoeken (< 0,5 uur): 200 stuks x 0,5 uur = 100 uur 0,5 uur vergunningenregisseur Totaal aantal uren vergunningenregisseur: 500 + 300 + 150 + 200 + 100 uur = 1.250 uur Totaal aantal uren RO-adviseur: 250 + 300 + 150 + 400 uur = 1.100 uur De benodigde capaciteit is vergeleken met de beschikbare capaciteit. Daarmee is ook de link gelegd naar de gemeentelijke begroting, waarin de middelen die nodig zijn om de verwachte werkzaamheden uit te voeren, zijn geborgd. Uitgaande van een reguliere jaargemiddelde van 1350 productieve uren, is er afdoende formatie voor een vergunningregisseur. En is de combinatie RO-adviseur en opstellen van VTH beleid een uitdaging.
Dit wordt in 2024 deels ondervangen door de projectleider Omgevingswet, die voor 0,44 tijdelijk aan het team is toegevoegd ter ondersteuning en verbetering van processen . De benodigde capaciteit voor vergunningverlener APV van 0,44 fte is gebaseerd op het verlenen van gemiddeld 100 aanvragen per jaar, variërend van gemiddeld 7 stookontheffingen met een inzet van 2 uur tot 2 evenementen in categorie C met een inzet van gemiddeld 100 uur per evenement
De toezichthouder Bouwen en RO wordt in 2024 ingehuurd, omdat de benodigde formatie met de invoering van de Wkb nog niet helder is en dit mede afhankelijk is van nog vast te stellen beleidsregels. In de tweede helft van 2024 gaan we steekproefsgewijs de benodigde inzet van het team vergunningen monitoren als input voor het uitvoeringsprogramma van 2025.
17
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
5
Taakvelden, doelen, resultaten en verwachtingen
5.1
Vergunningverlening
Inhoud taak Voor het jaar 2023 was de Wabo nog de basis voor een groot deel van de vergunningen in het domein van de fysieke leefomgeving. Door de Wabo zijn de verschillende vergunningen voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu samengevoegd tot één vergunning: de omgevingsvergunning. De uitvoering van de VTH-taken komen voort uit de bevoegdheid dan wel verplichting die de gemeente heeft op basis van bepaalde wetten en regelgeving. De verplichting om uitvoering te geven aan de beleids- en uitvoeringscyclus ligt vast in de Wabo en is nader uitgewerkt in het Besluit omgevingsrecht (Bor). Dit betekent dat in ieder geval de VTHtaken voortkomende uit de Wabo voor alle gemeenten binnen het kader vallen.
Processen en prioritering Onze taken worden in principe uitgevoerd volgens de landelijke strategieën en protocollen, zoals de Landelijk Toetsingsprotocol en het Landelijke Handhavingsstrategie, welke ook onderdeel zijn van ons Beleidsplan VTH. Ons proces bestaat uit een viertal stappen; -
Aanvraag beoordelen Omgevingsvergunning
-
Omgevingsvergunning verlenen of weigeren
-
Toezicht houden op de uitvoering van de vergunning
-
Handhaven als er iets niet in orde is
Hieronder is een kort stappenplan weergegeven van het vergunningenproces: De aanvragen worden ingediend via het omgevingsloket (OLO) Binnen 2 dagen wordt een ontvangstbevestiging mail gestuurd via het OLO Binnen een week wordt gepubliceerd dat er een aanvraag omgevingsvergunning is binnen gekomen Binnen een maand wordt evt. aanvullende gegevens gevraagd Als de aanvraag volledig is dan wordt verschillende externe adviseurs om advies gevraagd. Zij reageren binnen 2 weken Voor verlening van de grote vergunningen wordt de aanvraag vooraf naar de externe adviseur gestuurd Ontheffingen/afwijkingen ten opzichte van bestemmingsplan en Bouwbesluit, welstand wordt vooraf besproken met de portefeuillehouders daarna naar het college van B&W voor besluitvorming Gebonden beschikkingen gaan niet naar het college en worden onder mandaat ondertekend door de teammanager Ruimte Het besluit wordt binnen een week gepubliceerd Toezichthouder, bag-medewerker en externe adviseurs wordt de vergunning/weigering gemaild De gemeente Renswoude heeft de uitvoering van haar VTH-taken georganiseerd binnen het team vergunningen. Binnen het Team vergunningen zijn vergunningverlening, toezicht en handhaving functioneel en per medewerker gescheiden voor zover mogelijk. Hiermee wordt voorkomen dat een bedrijf een vergunning én daarna een controle krijgt van dezelfde medewerker. Dit wordt altijd gescheiden.
18
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
Ook hebben we prioriteiten voor de verschillende taakvelden. Dit kan uitgebreid worden teruggelezen in ons ‘Beleidsplan VTH 2020-2023 Renswoude’. Het college heeft besloten om dit beleid met 2 jaar te verlengen. De basistaken zijn in de U&H strategie op d.d. 11 januari 2022 vastgesteld. Als gemeente Renswoude evalueren wij de prioritering van de verschillende taakvelden, ook op basis van het hiervoor genoemde beleidsplan. Als onderdeel hiervan is een risicoanalyse opgesteld.
Juridische ondersteuning Voor het vergunningenproces wordt uiteraard ook juridische ondersteuning verleend. De juridische kwaliteit van onze vergunningen en toestemmingen worden op deze manier gewaarborgd. De waarborging wordt bewerkstelligt via: -
Algemene juridische en beleidsadvisering;
-
Juridische procedures zoals zienswijzen, bezwaar en beroep en eventueel waar het uitgevoerd kan worden via mediation. De minnelijke oplossingen via een mediation traject heeft onze voorkeur gezien de grootte van de gemeente. Hierdoor wordt er voorkeur gegeven aan oplossingsgerichte aanpak via persoonlijk contact met de burgers. Dit brengt mee dat er minder juridische procedures worden opgestart;
-
Specifieke advisering over verzoeken of aanvragen op grond van Wabo en Omgevingswet;
-
Adviseren op het gebied van ondermijning;
-
Afwerken van diverse vraagstukken zoals Woo-verzoeken en raadsvragen.
Kwaliteitsslag door extra controle. Begin 2023 was er 1 vergunningsregisseur die zijn werk wel taalkundig liet controleren, maar inhoudelijk was er geen achtervang. Inmiddels zijn er in het jaar 2023 twee vergunningsregisseurs die elkaars werk ook op inhoud controleren. Het proces van de extra controle is schriftelijk vastgelegd. Hierdoor heeft de gemeente duidelijk kwaliteitsslag gemaakt. 5.2
Toezicht en handhaving
Het toezicht en de handhaving wordt volgens de Landelijke Toezichtsstrategie uitgevoerd. De invulling van die strategie is op basis van onze prioritering uit ons Beleidsplan VTH 2020-2024 Renswoude. Binnen de gemeente is handhaving geen doel op zich, maar vormt een belangrijk onderdeel van de publieke taak om de gemeente veilig en leefbaar te houden. De gemeente Renswoude heeft hierbij de ambitie handhaving zichtbaar te maken, het vertrouwen in de gemeente te versterken en handhaving op een kwalitatief hoog niveau te brengen. Om dit te bewerkstelligen richt de gemeente zich op preventie en het aangaan van het gesprek en pas daarna de handhaving zelf. Dit alles met het hoofddoel om regelnaleving door burgers en bedrijven te bevorderen. We hebben prioriteiten gesteld zodat de capaciteit van dit team zo optimaal mogelijk wordt ingezet. We richten ons daarom op onze prioriteiten die in dit jaarverslag 2023 en uitvoeringsprogramma 2024 zijn opgenomen. Hieronder wordt daarop verder ingegaan. De activiteiten van toezicht en handhaving zijn onder te verdelen in bouwen en ruimtelijke ordening, brandveiligheid, milieu en openbare ruimte.
19
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
5.2.1
Bouwen en brandveiligheid
De gemeente Renswoude toetst bouwplannen steekproefsgewijs op het Bouwbesluit. Volstaan wordt met de volledigheidsbeoordeling. De constructieve toets wordt uitbesteed aan een externe partij en daarnaast wordt een externe partij ingeschakeld voor de volledige Bouwbesluittoets bij grotere bouwplannen of meer complexe bouwplannen. Het aspect brandveiligheid wordt door de VRU beoordeeld. Op verschillende punten werkt de afdeling aan constante verbetering van de vergunningverlening. Voor de bouwplantoetsing zijn de volgende punten van belang:
Vaststellen van algemene normen voor goede dienstverlening door de organisatie.
Werken aan de versnelling van procedures: streven naar een kortere doorlooptijd tijdens de behandeling van de aanvraag, omdat er minder wordt getoetst.
Werken met digitale ondersteuning bij de toetsing, om de kwaliteit te vergroten.
In het Beleidsplan 2020-2024 is in een matrix door het college vastgesteld aan welke onderdelen van het Bouwbesluit zij zal toetsen en met welke intensiteit zij dit zal doen. Het college stelt hiermee prioriteiten in de bouwplantoetsing. De gedetailleerde toetsingsmatrix is de landelijke toets matrix als voorbeeld genomen. De toets matrix voor de gemeente is toen opgesteld met in het achterhoofd de komst van de Wkb. Bouwwerken die in Gevolgklasse 1 vallen worden in beginsel op een lager niveau beoordeeld dan bouwwerken in Gevolgklasse 2 en hoger. Tevens is een uitzondering gemaakt voor bouwwerken die naar aard en omvang gelijk zijn aan vergunningsvrije bouwwerken, maar dat door bijvoorbeeld hun ligging niet zijn.
Een groot deel van toezicht betreft toezicht op verleende vergunningen en bouwen zonder vergunning. Soms wordt al gestart met bouwwerkzaamheden, terwijl de constructieberekeningen- en tekeningen nog niet zijn goedgekeurd en bij wapeningscontroles worden ook regelmatig afwijkingen geconstateerd. In veel gevallen kunnen door de toezichthouder afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de wapening. Een stillegging van de bouwwerkzaamheden is hiermee maar in een enkel geval noodzakelijk. Daarnaast constateren toezichthouders c.q. medewerkers zelf overtredingen en acteren zij op basis van verzoeken om handhaving of klachten.
Ten aanzien van brandveilig gebruik van gebouwen voert de VRU-inspecties uit. Daarnaast heeft de VRUcontroles uitgevoerd in het kader van verleende vergunningen (bij nieuwbouw). Tevens wordt ook op de brandveiligheid bij de zorginstellingen controles uitgevoerd. In gemeente Renswoude is dit maar één zorginstelling. In samenwerking met de VRU worden ook dossiers in het kader van verleende vergunningen gecontroleerd. Als niet conform de verleende vergunning is gehandeld voor de brandveiligheid, stelt de gemeente een brief op waarin de tekortkomingen worden benoemd en welke maatregelen de vergunninghouder moet nemen.
Resultaten 2023
20
Jaarverslag 2023 en UVP 2024 VTH gemeente Renswoude mei 2024
In 2023 is tijdens de bouwcontroles geconstateerd dat conform de vergunningen is gebouwd. Bij een eventuele afwijking is er vaak mondeling aangesproken, waarop vervolgens de gebrekkigheden snel zijn opgelost. De vier meldingen met betrekking tot illegaal bouwen zijn gelijk gecontroleerd en opgepakt. Binnen acht dossiers is er een brief verstuurd met betrekking tot brandtechnische problemen. Hiervan zijn er vijf opgelost.
In 2023 is bij de controles op de omgevingsvergunningen met name gecontroleerd op constructie veiligheid en brandveiligheid en gezondheid. Dit zijn de belangrijke hoofdthema’s waarop gecontroleerd wordt. De aanpak van de bouw en de eind bouwcontrole met soms tussencontroles is met name waarop de toezichthouder wordt ingezet. De speerpunten volgens het Bouwbesluit zijn veiligheid en gezondheid. De gemeente Renswoude heeft meestal “kleine” verbouwingen en woningbouw. In het jaar 2023 was er een grote verbouwing aan het kantoor gebouw van het Kruidvat. Hierbij zijn meerdere toezichtmomenten geweest waarbij de brandwerende scheidingen en de brandvoorzieningen gecontroleerd. Tevens is ook gecontroleerd of de ventilatievoorzieningen van het kantoorcomplex voldoen aan het Bouwbesluit en vergunning. In 2023 is ook aandacht besteed aan hercontroles bij de opvanglocaties van de OekraÏners. Er is opnieuw naar rookmelders en ventilatievoorzieningen gekeken, zodat een gezonde en leefbare omgeving gewaarborgd is. Er zijn geen noemenswaardige problemen vastgesteld. Tevens zijn er op verschillende locaties de huisvesting van arbeidsmigranten gecontroleerd. De brandveiligheid en gezond leefklimaat van de huisvestingen van de arbeidsmigranten blijft aandachtspunt en vraagt hercontroles.