Controleprotocol 2023

Zaaknummer:

1630931

Documentnummer: 1630948

Bijlage 1: Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Putten Inleiding en reikwijdte controleprotocol Bij besluit van 29 oktober 2020 heeft uw raad Eshuis Registeraccountants opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet uit te voeren. Als opdrachtgever van de accountant dient de raad de kaders voor de accountantscontrole vast te stellen. Dit betreft onder andere de reikwijdte van de accountantscontrole, de goedkeurings- en rapporteringstolerantie en specifieke onderwerpen die extra aandacht van de accountant vragen. Dit gebeurt in voorliggend controleprotocol. Het object van controle is de jaarrekening 2023 en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Putten. Met ingang van 2023 treedt de rechtmatigheidsverantwoording in werking. Dit betekent dat de gemeente verantwoording aflegt over rechtmatigheid in de jaarstukken. De accountant heeft geen specifieke opdracht tot controle van de rechtmatigheid, maar voert controle uit op de getrouwheid van de jaarstukken. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is van de jaarstukken, controleert de accountant wel of deze verantwoording ook getrouw is.

Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Putten. Wettelijk kader De Gemeentewet, artikel 213, schrijft voor dat de raad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De gemeenteraad heeft op basis van artikel 213 van de Gemeentewet de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld. Daarin zijn hoofdlijnen vastgelegd voor de accountantscontrole. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023. Procedure In de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: "Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt ten minste eenmaal per jaar (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller dan wel het hoofd Financiën. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van deze controleverordening zijn ook nog de communicatie-momenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid) Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen. • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet (BADO) alsmede de Nadere Voorschriften Controle- en Overige standaarden (NV COS) volgens de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde

2 van 6

goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, (statische) deelwaarnemingen en extrapolaties). In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De minimumeisen zijn: Goedkeuringstolerantie

Goedkeuren

Beperking

Afkeurend

onthouding

d Fouten in de

Oordeel-

≤ 1%

> 1%

< 3%

≥ 3%

≤ 3%

> 3%

< 10%

≥ 10%

jaarrekening(% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

De percentages worden steeds genomen van de totale programmalasten inclusief toevoegingen aan de reserves, conform het BADO. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. De definitie van de goedkeuringstolerantie is: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie dan de goedkeuringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven de € 90.000,-- rapporteert.

Ter indicatie: Op basis van de begroting 2023 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 622.000,-- en een totaal van onzekerheden van circa € 1.866.000,-- de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. 3 van 6

Singel information, Single Audit (SISA) De gemeente is verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. De accountant moet deze informatie controleren. Daarbij gelden specifieke, door het rijk vastgestelde, tolerantie- en rapportagegrenzen. In het kader van de Single information single audit (SISA) zijn door het Ministerie van BZK de volgende rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen: Omvang specifieke uitkering

Rapporteringstolerantie

< € 125.000 > € 125.000 en < € 1 miljoen > € 1 miljoen

€ 12.500 10% van de specifieke uitkering € 125.000

Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden zal rapporteren die afzonderlijk op regeling niveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen. Dit in aanvulling op de eerder door de Raad vastgestelde rapporteringstoleranties. Begrip rechtmatigheid en rechtmatigheidscriteria Het begrip rechtmatigheid is nader geconcretiseerd in negen criteria. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. Voor zes van deze criteria bestaat een overlap met getrouwheid, waarmee deze onder de getrouwheidscontrole van de accountant valt. Voor drie specifieke criteria wordt door het college met ingang van 2023 verantwoording afgelegd in een specifieke rechtmatigheidsverantwoording. Dit ziet er als volgt uit:

In onderstaand overzicht zijn de 9 criteria kort toegelicht met daarbij vermelding van degene die geacht is verantwoording af te leggen:

4 van 6

Verantwoordelijke

Rechtmatigheidscriteria

Toelichting

Accountant

1.

Calculatiecriterium

Er wordt vastgesteld dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn.

2.

Valuteringscriterium

3.

Adresseringscriterium

De juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld.

4.

Volledigheidscriterium

5.

Aanvaardbaarheidscriterium

6.

De juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is. De volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn. De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen.

Leveringscriterium

De juistheid van de ontvangen levering heeft plaatsgevonden.

College van B&W

7.

Begrotingscriterium

De financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting.

8.

Voorwaardencriterium

Voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden.

9.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O).

De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Normenkader Voor de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig om vast te stellen welke wet- en regelgeving van toepassing is. De regelgeving is vastgelegd in het normenkader (zie bijlage 1). De accountant toetst of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is. Nota Beleidskaders Rechtmatigheids-verantwoording 2023 De kaderstelling op het gebied van Rechtmatigheid is uitgewerkt en vastgelegd in de Nota Beleidskaders Rechtmatigheidsverantwoording 2023. Deze nota dient daarmee als kader voor de controle op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Rapportage over interim-controle De accountant voert een zogenaamde interim-controle uit. Deze controle is met name gericht op de financiële processen. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt enerzijds een verslag, te weten de managementletter aan het managementteam uitgebracht en, ter kennisneming van het college gebracht. 5 van 6

Rapportage over jaarrekeningcontrole Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. In dit verslag wordt eveneens melding gemaakt van bestuurlijk relevante zaken uit de managementletter en wordt voor zover noodzakelijk gerapporteerd over de stand van zaken in de uitvoering van de in de managementletter gesignaleerde verbeterpunten. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

6 van 6