2024-058.1 Jaarstukken 2023 adviesnota AB 4 april 2024

Algemeen bestuur Agendapunt:

7

Overlegdatum:

4-4-2024

Portefeuillehouder:

I. Timmer

Adviesnota Onderwerp

Jaarstukken 2023

Voorstel

1. kennis te nemen van de rechtsmatigheidsverantwoording van het DB; 2. kennis te nemen van het accountantsverslag 2023 en de uitkomsten van de bespreking hiervan op 20 maart 2024 met de auditcommissie van het AB; 3. het Jaarverslag en de Jaarrekening 2023 vast te stellen; 4. het saldo van € 910.000 positief als volgt te bestemmen: a) € 19.000 toe te voegen aan de algemene reserve waarmee de weerstandscapaciteit 100% is; b) € 261.000 toe te voegen aan de reserve GGD NOG Robuust om de achterstanden bij bedrijfsvoering in te halen; c) € 280.000 toe te voegen aan de reserve personele lasten om de kosten als gevolg van de invoering van het functiewaarderingssysteem HR21 op te vangen; d) € 150.000 toe te voegen aan de reserve personele lasten om de ziektevervanging in 2024 mee op te vangen; e) € 200.000 uit te betalen aan de deelnemende gemeenten

Inleiding

In de Jaarstukken 2023 verantwoorden wij als dagelijks bestuur in hoeverre de beleidsprioriteiten en financiële kaders zijn gerealiseerd die uw algemeen bestuur in de Programmabegroting 2023 heeft vastgesteld. De accountant heeft de jaarstukken gecontroleerd en de bevindingen beschreven in het accountantsverslag. De concept-Jaarstukken en het concept-accountantsverslag treft u aan bij deze adviesnota. De accountant is voornemens een goedkeurende verklaring af te geven op getrouwheid bij ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening. De jaarrekening en het jaarverslag zijn opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De auditcommissie uit het AB bespreekt op 20 maart 2024 de jaarstukken 2023 en het accountantsverslag met de accountant.

Beoogd effect  

Verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het jaar 2023. Een besluit van het algemeen bestuur over de bestemming van het saldo.

1

Argumenten

1.1. Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Vanaf 2024 beoordeelt niet meer de accountant, maar het dagelijks bestuur de financiële rechtmatigheid van het financieel beheer bij GGD NOG. In de rechtmatigheidsverantwoording geven wij aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door u vastgestelde kaders, zoals de begroting en verordeningen, en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. In de jaarrekening staat een verdere toelichting op het normenkader van de relevante wet- en regelgeving dat u op 6 juli 2023 heeft vastgesteld (zie hoofdstuk 4.4 Waarderingsgrondslagen rechtmatigheidsverantwoording 2023, p. 37 en 38). Deze verantwoording hanteert een grensbedrag, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens heeft uw bestuur bepaald op 3% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves.

Dit houdt in dat het grensbedrag is vastgesteld op € 1.320.000. 2.1. De accountant heeft de jaarstukken gecontroleerd en haar bevindingen beschreven in het accountantsverslag. De accountant geeft een goedkeurende verklaring af op getrouwheid. De accountant toetst de getrouwheid van de jaarrekening. Is de jaarrekening juist, toereikend, en volledig? De accountant is voornemens een goedkeurende verklaring op getrouwheid af te geven bij ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening. Naar het oordeel van de accountant staan er in de jaarrekening geen posten groter dan de goedkeuringstolerantie (3% voor onzekerheden) die niet met voldoende zekerheid kunnen worden gecontroleerd. De financiële auditcommissie bespreekt op 20 maart 2024 de jaarstukken met de accountant. De auditcommissie bestaat uit de AB-leden Wormskamp (Voorst), Bennink (Oude IJsselstreek), Van den Hoorn (Putten) en Bloem (Zutphen), en de DB-portefeuillehouder financiën, mevrouw Timmer (Brummen). De auditcommissie brengt in de vergadering verslag uit van het gesprek over het accountantsverslag 2023 tussen de accountant en uw vertegenwoordigers. 3.1. De prioriteiten en budgetten uit de begroting van 2023 zijn in grote lijnen gerealiseerd. Het Jaarverslag 2023 geeft aan dat de beleidsprioriteiten uit de Programmabegroting 2023 zijn behaald. De contractafspraken en productievolumes zijn in grote lijnen gerealiseerd.

3.2. Het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening is de bevoegdheid van het algemeen bestuur. Met het jaarverslag en de jaarrekening 2023 leggen wij beleidsmatig en financieel verantwoording af aan uw bestuur over het gevoerde beleid in 2023. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast (art. 34,derde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen). Na vaststelling sturen wij de jaarstukken aan gedeputeerde staten. Dit is een voorwaarde om voor repressief toezicht (lichtste vorm van toezicht) in aanmerking te komen. 4.1. Het positief resultaat over betreft een incidenteel resultaat. Het resultaat over 2023 is € 910.000 positief. Dit resultaat is opgebouwd uit een aantal incidentele factoren. Het positieve saldo wordt voornamelijk veroorzaakt door:  de hogere renteopbrengsten

2

 

het niet volledig hoeven inzetten van de indexatie lagere lasten door het niet kunnen inhalen van de achterstanden bij de bedrijfsvoering.

4.2. Met de toevoeging van € 19.000 aan de algemene reserve is de weerstandscapaciteit 100%. Voor het risicomanagement is de berekening geactualiseerd. Uit de berekening komt naar voren dat het aan te houden weerstandsvermogen € 19.000 hoger is dan het werkelijke weerstandsvermogen. Het aan te houden weerstandsvermogen is lager dan in de jaarstukken 2022 was berekend. Hierdoor hoeft de aanvulling niet, zoals bij de jaarstukken 2022 was verwacht, € 487.000 te zijn. 4.3. Door extra inzet voor de COVID-19 bestrijding heeft GGD NOG de achterstanden bij de ondersteunende diensten nog niet volledig in kunnen halen. Ook in 2023 hebben we extra inzet moeten leveren voor de COVID-bestrijding, waaronder de najaarscampagne 2023 voor covid-vaccinaties. Door de late opdrachtverstrekking door het ministerie van VWS kon de GGD voor ondersteunende bedrijfsvoeringstaken geen medewerkers werven en is het werk door medewerkers uitgevoerd die waren aangenomen om de achterstanden op dit gebied in te halen. Om deze achterstanden in te halen is in de begroting € 657.000 onttrokken uit de reserve GGD NOG Robuust. Dit hebben we in 2023 niet volledig voor dit doel kunnen inzetten. Door € 261.000 terug te storten in de reserve GGD NOG Robuust kunnen deze gelden in 2024 worden ingezet om alsnog de achterstanden in te lopen. 4.4.

Voor de herwaardering van functies (HR21) is in 2024 incidenteel budget nodig GGD NOG is bezig met de implementatie van het functiewaarderingssysteem HR21. Dit betekent dat een aantal functies hoger worden ingeschaald. In 2024 zijn daar incidentele kosten voor. Om deze kosten te kunnen betalen stellen we voor € 280.000 toe te voegen aan de reserve personele kosten. 4.5. GGD NOG heeft een hoger ziekteverzuim dan de norm van 4%. GGD NOG houdt in de begroting rekening met 4% ziekteverzuim. In 2023 bedroeg het ziekteverzuim 9%. Voor 2024 onderneemt GGD NOG acties om het ziekteverzuim terug te dringen. De resultaten zijn niet direct zichtbaar. Om te zorgen dat de GGD de taken voor de gemeenten kan blijven uitvoeren stellen we voor € 150.000 uit het saldo van 2023 toe te voegen aan de reserve personele lasten voor ziektevervanging. De voor ziekteverzuim bestemde reservering vloeit terug naar de gemeenten voor zover deze niet wordt besteed. 4.6. Volgens afspraak keren we het niet ingezette bedrag van de indexatie uit aan de gemeenten. In november 2022 heeft het algemeen bestuur de 4e begrotingswijziging 2023 vastgesteld. Hierin werd vastgesteld dat de indexering wordt aangepast aan de CPB-cijfers van maart 2023, onder de voorwaarde dat bij het opstellen van de jaarstukken 2023 inzichtelijk wordt gemaakt welk deel is benut. Het niet benutte deel wordt terugbetaald aan de gemeenten.

Dit betreft een bedrag van € 200.000.

Kanttekeningen

4.1. Het positieve saldo keren we niet zoals gebruikelijk volledig uit aan de deelnemende gemeenten. Een deel van het voordelig saldo wordt veroorzaakt door het niet kunnen inhalen van achterstanden bij bedrijfsvoering. Hierdoor is een deel van het aan de reserve GGD NOG Robuust onttrokken bedrag niet ingezet. Verder voorzien we een aantal incidentele kosten in 2024 die we niet hebben begroot. Het voordelig resultaat over 2023 betreft incidentele voordelen dat we kunnen reserveren voor de incidentele kosten 2024. Het niet ingezette deel van de indexatie keren we uit aan de gemeenten.

3

Financiën

De financiële gevolgen zijn in deze adviesnotitie reeds toegelicht.

Vervolg

De planning is als volgt:  20 maart 2024: Bespreking jaarstukken Auditcommissie met accountant  4 april 2024: Jaarstukken ter vaststelling in AB  na 4 april ondertekening controleverklaring accountant  12 april 2024: Verzending jaarstukken naar de gemeenteraden en de provincie Gelderland.

Communicatie

Zoals gebruikelijk bij publicatie van de vergaderstukken van het algemeen bestuur en de P&Cstukken (vermelding op website GGD).

Warnsveld, 15 maart 2024 Het dagelijks bestuur, drs. J.J. Baardman, directeur publieke gezondheid

A.J. Prins, voorzitter

Bijlagen

1. Jaarstukken 2023 2. Accountantsverslag 2023

4