Nota Reserves en Voorzieningen 2021-2024, versie 14 oktober 2021

Nota Reserves en Voorzieningen 2021-2024

1 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3

Leeswijzer ................................................................................................................................................ 3 2.

Relevante ontwikkelingen ............................................................................................................... 3

3.

Begripsbepaling ............................................................................................................................... 4 3.1 Reserves......................................................................................................................................... 4 3.2 Voorzieningen................................................................................................................................ 5 3.3 Verschillen tussen reserves en voorzieningen .............................................................................. 5

4.

Beleidsuitgangspunten .................................................................................................................... 5 4.1 Beleid algemene reserve ............................................................................................................... 5 4.2 Beleid bestemmingsreserves......................................................................................................... 6 4.3 Beleid voorzieningen ..................................................................................................................... 7 4.4 Risicobeheersing............................................................................................................................ 8

Bijlage 1. Overzicht reserves & voorzieningen ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

2 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

1. Inleiding Voor u ligt de Nota Reserves en Voorzieningen 2021-2024. Deze wordt, conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en artikel 13 van de financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp, eens in de vier jaar vastgesteld door de raad. De nota is met name bedoeld om kaders te stellen voor het beheer en het beleid van reserves en voorzieningen. De nota reserves en voorzieningen is niet bedoeld om een actueel saldo-overzicht te geven van de diverse reserves en voorzieningen. Hiervoor wordt verwezen naar de jaarrekening en de programmabegroting. Tot vorming of opheffing van reserves en voorzieningen wordt veelal besloten in de documenten van de planning- & control cyclus en separaat in raadsbesluiten. De nota reserves en voorzieningen heeft raakvlakken met het vernieuwde BBV, relevante wetgeving, de financiële verordening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en de nota Integraal Risicomanagement 2021-2024. Ten opzichte van de laatste versie uit 2015 zijn enkele wijzigingen aangebracht in de nota reserves en voorzieningen: Interne/externe notitie Alle toevoegingen en onttrekkingen aan reserves zijn incidenteel van aard met uitzondering van bestemmingsreserves ter dekking van de afschrijvingslasten. Wij hanteren een minimale reserve-omvang van € 50.000. Reserves met een kleinere omvang worden opgeheven.

Het bepalen van de omvang wordt gebaseerd over de tijdsduur van de meerjarenbegroting. Dit betekent dat de reserves die de gehele periode onder de € 50.000 blijven, worden opgeheven, met uitzondering van de reserve “afschrijvingslasten”. Bevoegdheid college Mutaties van WMO en Jeugd afrekeningen oude jaren vindt dotatie/onttrekking plaats aan de reserve Sociaal Domein. Het bedrag dat gedoteerd/onttrokken wordt aan de voorziening nadelige complexen mag bij de jaarrekening aan de algemene reserve worden gedoteerd/onttrokken. Bij de jaarrekening mogen eventuele winsten/verliezen toegevoegd of onttrokken worden aan de algemene reserve. Reserve Bedrijfsvoering: Indien bij de jaarrekening een voordelig resultaat op de salarislasten wordt gerealiseerd wordt 10% van het overschot op de afdeling Ontwikkeling en 50% van het overig overschot toegevoegd aan deze reserve. De bedrijfsvoering gerelateerde onttrekkingen zijn eveneens een bevoegdheid van het college.

Leeswijzer In hoofdstuk twee wordt stil gestaan bij recente ontwikkelingen betreffende de regelgeving en andere kaders rondom reserves en voorzieningen. Vervolgens wordt in hoofdstuk drie de begripsbepaling nader toegelicht. De uitgangspunten voor wat betreft het beleid reserves en voorzieningen komen in hoofdstuk vier aan bod. Tot slot vind je in de bijlage een overzicht van de reserves en voorzieningen die door de gemeente Pijnacker-Nootdorp gehanteerd worden.

2. Relevante ontwikkelingen Structurele en incidentele baten en lasten In de notitie Structurele en incidentele baten en lasten van de commissie BBV staat dat alleen in de basis alle reservemutaties als incidenteel worden beschouwd met uitzondering van bestemmingsreserves ter dekking van kapitaallasten. Kapitaallasten omvat rente en afschrijving. Wanneer de bestemmingsreserve “dekking kapitaallasten” wordt gevormd, is de dekking van de kapitaallasten structureel geregeld. De looptijd van de ingestelde reserve is gelijk aan de afschrijvingstermijn van de investering. Hierdoor hebben zowel de kapitaallasten als de onttrekking aan deze reserve geen invloed op het structurele begrotingssaldo.

3 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

Notitie Rente van de commissie BBV Op enkele componenten heeft deze notitie raakvlakken met de in deze notitie gepresenteerde systematiek voor reserves en voorzieningen. Gezien de complexiteit van het onderwerp wordt in een aparte nota Rente en Treasury 2021 nader ingegaan op het rentebeleid van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. In artikel 13 van de financiële verordening zijn enkele uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot het gebruik van reserves en voorzieningen. Deze zijn meegenomen in de totstandkoming van deze nota.

3. Begripsbepaling In dit hoofdstuk worden de afzonderlijke begrippen reserves en voorzieningen toegelicht aan de hand van wetteksten, zoals vastgelegd in de BBV.

3.1 Reserves Zoals vastgesteld in artikel 42 van het BBV vormen reserves, samen met het gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit het overzicht van baten en lasten van de jaarrekening, het eigen vermogen van de gemeente. Artikel 43 lid 1 van het BBV onderscheidt de onderstaande soorten reserves: • Algemene reserve De algemene reserve vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. De belangrijkste functie is het vormen van een buffer voor onvoorziene financiële tegenvallers en is daarmee ook het belangrijkste onderdeel van het weerstandsvermogen. •

Bestemmingsreserve In artikel 43 lid 2 van het BBV wordt een bestemmingsreserve gedefinieerd als een reserve waar de raad een bepaalde bestemming aan geeft, de middelen uit deze reserve mogen alleen aan deze specifieke bestemming worden besteed. Wel kan de raad besluiten een andere bestemming te geven.

In de onderstaande tabel wordt toegelicht welke functies reserves kunnen vervullen. Functies Financieringsfunctie

Omschrijving Omdat alle reserves behoren tot het totale vermogen van de gemeente kunnen deze worden gebruikt als eigen financieringsmiddel. Hiermee wordt voorkomen dat rentedragend vermogen (leningen) moet worden aangetrokken.

Bestedingsfunctie

Reserves met een bestedingsfunctie hebben doorgaans een incidenteel karakter. Ze worden aangemaakt met een bepaald doel en het gereserveerde bedrag wordt ingezet om investeringsuitgaven of lasten als afschrijvingslasten te dekken.

Inkomensfunctie

Wanneer reserves over een inkomensfunctie beschikken genereren deze bespaarde rente. Deze besparing wordt gebruikt als budgettair dekkingsmiddel. Dit heeft als gevolg dat bij aanwending van de betreffende reserve er een nadeel kan ontstaan op de exploitatie door het wegvallen van dekking door bespaarde rente. Voor gemeente Pijnacker-Nootdorp is dit geen inkomstenbron aangezien we geen rente toerekenen aan reserves.

Bufferfunctie

Een reserve met een bufferfunctie kan worden ingezet om onverwachte tegenvallers op te vangen. Ook biedt het de mogelijkheid om noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk en niet schoksgewijs te laten verlopen. Met name de algemene reserve heeft deze functie; voordelige saldi van de jaarrekeningen worden toegevoegd, terwijl nadelige saldi kunnen worden onttrokken.

Egalisatiefunctie

Om extreme en ongewenste schommelingen in de exploitatie en daarmee ook tarieven te voorkomen kan een egalisatiereserve worden ingesteld om baten en lasten gelijkmatig over de jaren heen te verdelen.

Naast de eerder genoemde reserves zijn ook de zogenaamde stille reserves te benoemen. Deze zijn niet zichtbaar op de balans van de gemeente. Er is sprake van stille reserve als bezittingen (bijvoorbeeld gronden, gebouwen, aandelenkapitaal of overige bezittingen) meer waard zijn dan de boekwaarde van die bezittingen. Deze worden

4 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

pas (eenmalig) inzetbaar wanneer deze verkocht worden. Stille reserves zijn te vinden in materiële bezittingen maar ook in financiële bezittingen.

3.2 Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor risico’s, verliezen en verplichtingen waarvan het bestaan en de omvang nog onzeker is maar waarvan het wel kan worden ingeschat (BBV artikel 44 lid 1a). De verwachte financiële gevolgen van de genoemde risico’s, verliezen en verplichtingen vallen altijd buiten het lopende boekjaar. Voorzieningen zijn daarmee niet vrij besteedbaar en behoren dus toe aan het vreemd vermogen van de gemeente. Artikel 44 lid 2 uit het BBV schrijft voor dat van derden verkregen middelen, die specifiek besteed moeten worden, ook als voorziening moeten worden behandeld. Uitzondering op deze regel zijn de voorschotbedragen zoals omschreven in artikel 49, onderdeel b. Artikel 49, lid b luidt: In de balans worden onder de overlopende passiva afzonderlijk opgenomen: De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan (BBV artikel 45). Een uitzondering betreft voorzieningen die berekend zijn op basis van netto contante waarde.

3.3 Verschillen tussen reserves en voorzieningen De belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen zijn hieronder weergegeven. Reserves Gevormd door bestemming van het resultaat Bestemming kan door raad gewijzigd worden Eigen vermogen Rentetoerekening toegestaan Bevoegdheid van de raad Financiële onderbouwing niet verplicht, maar aangeraden

Voorzieningen Gevormd (verplicht) door het nemen van een last in de exploitatie Bestemming kan niet gewijzigd worden Vreemd vermogen Rentetoerekening niet toegestaan* Bevoegdheid door het college Financiële onderbouwing verplicht

*Een uitzondering betreft voorzieningen die berekend zijn op basis van netto contante waarde

4. Beleidsuitgangspunten Met de recente ontwikkelingen uit hoofdstuk 2 en de begripsbepaling in hoofdstuk 3 als basis zijn in dit hoofdstuk de beleidsuitgangspunten toegelicht. Allereerst wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de algemene uitgangspunten waar vervolgens stil wordt gestaan bij de bevoegdheden van de raad en het College van B&W. Voor de verdere toelichting is onderscheid gemaakt tussen de volgende vijf bevoegdheden: vorming, aanwending, mutaties, opheffing en administratie. De beleidsuitgangspunten staan niet op zichzelf, ze sluiten aan op artikel 13 van de financiële verordening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp (conform artikel 12 Gemeentewet).

4.1 Beleid algemene reserve De algemene reserve is onderdeel van het eigen vermogen en primair bedoeld om financiële tegenvallers op te vangen. De omvang en ontwikkeling ervan wordt met name bepaald door het gemeentelijk resultaat (na bestemming). De algemene reserve maakt tevens deel uit van het weerstandsvermogen. Samenvattend hanteert de gemeente Pijnacker-Nootdorp de volgende uitgangspunten inzake de algemene reserve: De algemene reserve heeft een bufferfunctie.

5 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

-

-

Conform de nota Integraal Risicomanagement 2021-2024 heeft de algemene reserve minimaal de hoogte van het benodigd weerstandsvermogen om de weerstandsratio minimaal 1.0 te laten zijn (voldoende). De raad wordt bij de planning- & control cyclus geïnformeerd over de stand en het verloop van de algemene reserve.

4.2 Beleid bestemmingsreserves Naast de reguliere bestemmingsreserves, zoals toegelicht in hoofdstuk drie, kent de gemeente PijnackerNootdorp ook bestemmingsreserves voor investeringen. Bij laatstgenoemde worden structurele middelen onttrokken voor de dekking van structurele lasten. Het betreft reserves welke dienen voor de dekking van de kapitaallasten van investeringen. Dit is vastgelegd in het ‘Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020’ van de Provincie Zuid-Holland. Uitgangspunt binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp bij het hanteren van bestemmingsreserves is dat het gebruik ervan, voor zover mogelijk, tot het strikt noodzakelijke wordt beperkt. De hoogte van deze reserves is gelijk aan de boekwaarde van de investering. Dat wil zeggen dat de gevormde bestemmingsreserve altijd afdoende moet zijn om de volledige investering te dekken, deze mag dus niet opgebouwd worden of bekostigd worden uit toekomstige baten. Conform het BBV is het toegestaan om rente toe te voegen aan reserves, in gemeente Pijnacker-Nootdorp is ervoor gekozen om geen rente toe te voegen aan reserves. Vorming De gemeenteraad is bevoegd reserves te vormen en de bijbehorende doelstellingen hieraan te verbinden. Het vormen van een reserve moet dus altijd bij raadsbesluit plaatsvinden. Bij de vorming van een reserve moet in het raadsbesluit aandacht worden besteed aan de volgende punten: -

De naam van de reserve; het doel van de reserve; het motief van de reserve; de voeding van de reserve; (indien voorhanden) de omvang (minimum én maximum hoogte); (indien voorhanden) een meerjarige raming van de verwachte bestedingen; Looptijd van de reserve, met eventuele start- en einddatum. De looptijd is afhankelijk van fluctuerende factoren (zoals bijvoorbeeld looptijd van werkzaamheden of afspraken). Bij het ontbreken van mutaties in de meerjarenbegroting komt de reserve te vervallen. Bij het beëindigen van de reserve valt het resterende saldo vrij ten gunste van de algemene reserve.

Minimale reserve-omvang € 50.000 Wij hanteren een minimale reserve-omvang van € 50.000. Reserves met een kleinere omvang worden opgeheven. Het bepalen van de omvang wordt gebaseerd over de tijdsduur van de meerjarenbegroting. Dit betekent dat reserves die de gehele periode onder de € 50.000 blijven, worden opgeheven, met uitzondering van de reserve “afschrijvingslasten”. Aanwending Bij iedere bestemmingsreserve wordt aangegeven onder welke voorwaarden aanwending is toegestaan. In de documenten van de planning - & control cyclus en separaat in raadsbesluiten wordt door de raad vastgesteld voor welk bedrag er onttrokken mag worden aan de reserves. Daarmee komt de verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijk besteden bij het College van B&W te liggen. Wanneer de uitgave boven het begrote bedrag komt moet de gemeenteraad hiermee akkoord gaan. Er zijn een vijftal uitzonderingen te benoemen waarin het college bevoegd is: Negatieve reserves: het college kan een niet begroot bedrag aan de algemene reserve onttrekken, indien deze onttrekking het gevolg is van een tijdelijke aanvulling van een bestemmingsreserve die anders een negatief saldo vertoont.

6 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

-

Reserve Sociaal Domein: Bij mutaties van WMO en Jeugd afrekeningen oude jaren vindt dotatie/onttrekking plaats aan de reserve Sociaal Domein. Algemene reserve: Het bedrag dat gedoteerd/onttrokken wordt aan de voorziening nadelige complexen mag bij de jaarrekening aan de algemene reserve worden gedoteerd/onttrokken. Algemene reserve: Bij de jaarrekening mogen eventuele winsten/verliezen toegevoegd/onttrokken worden aan de algemene reserve. Reserve Bedrijfsvoering: Indien bij de jaarrekening een voordelig resultaat op de salarislasten wordt gerealiseerd wordt 10% van het overschot op de afdeling Ontwikkeling en 50% van het overig overschot toegevoegd aan deze reserve. De bedrijfsvoering gerelateerde onttrekkingen zijn eveneens een bevoegdheid van het college.

Mutaties doel De bestemming van een reserve kan alleen door de gemeenteraad veranderd worden, op eigen initiatief van de Raad of op aangeven van het College van B&W. De mutatie wordt altijd bekrachtigd door een raadsbesluit. Opheffing Net als bij de vorming van een reserve, dient ook de opheffing van reserves door middel van een raadsbesluit plaats te vinden of in de documenten van de planning- & control cyclus te verwerken. De reserve wordt opgeheven als: De omvang kleiner dan € 50.000 is. Het bepalen van de omvang wordt gebaseerd over de tijdsduur van de meerjarenbegroting. Dit betekent dat reserves die de gehele periode onder € 50.000 blijven, worden opgeheven, met uitzondering van de reserve “afschrijvingslasten”; De doelstelling bereikt is en er in de reserve nog een bedrag beschikbaar is; De vrijval van de reserve komt ten gunste van de algemene reserve. Administratie Het vormen van, doteren, onttrekken, laten vrijvallen en opheffen van reserves vindt plaats via de exploitatie. Directe toevoeging of onttrekking is niet toegestaan. Mutaties in reserves dienen per programma zichtbaar gemaakt te worden.

4.3 Beleid voorzieningen De beleidsuitgangspunten voor wat betreft de voorzieningen verschillen op weinig gebieden van die van de bestemmingsreserves, behalve dat het verplichtende karakter van voorzieningen voor enige beperkingen zorgt. Vorming Voorzieningen worden op aangeven van het College van B&W ingesteld door de raad. Het vormen van voorzieningen wordt gebaseerd op bestaande voorwaardelijke verplichtingen of bedrijfseconomische motieven. Dit kan zijn het opvangen van kwantificeerbare risico’s of verliezen of het gelijkmatig verdelen van kosten (de zogenaamde egalisatievoorzieningen). Wanneer een onderhoudsvoorziening wordt gevormd moet hier een door de raad vastgesteld beheerplan aan ten grondslag liggen. Voor de grondexploitatie met een verwacht negatief eindresultaat wordt een voorziening gevormd voor de netto contante waarde van dat verwachte resultaat. Bij de vorming van een voorziening moet in het raadsbesluit aandacht worden besteed aan de volgende punten: De naam van de voorziening; het doel van de voorziening; het motief van de voorziening; de voeding van de voorziening; (indien voorhanden) de omvang (minimum én maximum hoogte); (indien voorhanden) een meerjarige raming van de verwachte bestedingen; Looptijd van de voorziening, met eventuele start- en einddatum.

De looptijd is afhankelijk van fluctuerende factoren (zoals bijvoorbeeld looptijd van werkzaamheden of afspraken). Bij het ontbreken van mutaties in de meerjarenbegroting komt de voorziening te vervallen. Bij het beëindigen van de voorziening valt het resterende saldo vrij ten gunste de exploitatie.

7 Nota Reserves en Voorzieningen 2021

Aanwending Bij de totstandkoming van de planning- & control cyclus worden stortingen en onttrekkingen aangeleverd. Bij de vaststelling van deze producten door de raad worden de stortingen en onttrekkingen geautoriseerd. Hierbij wordt in ogenschouw genomen dat voorzieningen niet groter of kleiner mogen zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor zij gevormd zijn. De wijziging van de hoogte van een voorziening wordt zodoende alleen gerealiseerd wanneer deze wordt aangepast naar een nieuw noodzakelijk niveau. Overige aanpassingen vloeien alleen voort uit het verminderen van een voorziening wegens aanwending voor het doel waarvoor deze is ingesteld. Mutaties doel Het doel van een voorziening kan niet gewijzigd worden. Wanneer het doel vervalt dient de voorziening opgeheven te worden. Wanneer het doel verandert zal een nieuwe voorziening moeten worden ingesteld. Opheffing Een voorziening wordt opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is ingesteld, is komen te vervallen. Voor het opheffen van een voorziening is geen raadsbesluit nodig. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie. Rente Bij de voorzieningen is een rentetoevoeging alleen toegestaan als er sprake is van een berekening van de voorziening op basis van de netto contante waarde.

Aan deze voorzieningen zal jaarlijks een toevoeging aan de voorziening moeten plaatsvinden voor het percentage (disconteringsvoet) waartegen de voorziening contant is gemaakt. Voor de uitwerking van de rentesystematiek wordt verwezen naar de notitie Rente 2017, BBV. Administratie Het instellen van, toevoegen aan, laten vrijvallen en opheffen van een voorziening verloopt via de exploitatie. Bestedingen ten laste van de voorziening verlopen rechtstreeks via de voorziening (dus niet via de exploitatie). De stand van de voorziening mag niet negatief worden. Mutaties in de voorzieningen dienen per programma zichtbaar gemaakt te worden.

4.4 Risicobeheersing In de Nota Integraal risicomanagement 2021-2024 wordt het beleid uiteengezet van de gemeente PijnackerNootdorp op het gebied van risicobeheersing. Organisatie breed worden risico’s in kaart gebracht die met behulp van het softwareprogramma NARIS worden gebruikt om een uitspraak te doen over de benodigde weerstandscapaciteit. Deze wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit, bestaande uit onder andere de algemene reserve. Zo wordt de weerstandsratio bepaald, het minimum van 1.0 is reeds benoemd in paragraaf 4.1. Wanneer het risico op een verwachte tegenvaller groter is dan 90% wordt dit niet meer als een risico gezien, maar wordt vanuit het voorzichtigheidsprincipe direct in de P&C documenten een voorziening ingesteld. De financiële tegenvaller wordt zodoende niet meer opgevangen door de beschikbare weerstandscapaciteit. In artikel 44 van het BBV is daarover de volgende tekst opgenomen. Artikel 44 1. Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.

Grondexploitaties Voor de grondexploitatie met een verwacht negatief eindresultaat wordt een voorziening gevormd voor de netto contante waarde van dat verwachte resultaat.

8 Nota Reserves en Voorzieningen 2021