Memo Werkwijze werkgroep

Memo

zaaknummer

1397849

berichtnummer

1246112

aan

Werkgroep voorbereiden wijzigingen GR'en

van

Griffie

afschrift datum onderwerp

College van B&W 16 maart 2023 Werkwijze werkgroep voorbereiden wijzigingen GR'en

status

Concept

bijlage

Raadsvoorstel Instellen werkgroep

Beste leden van de werkgroep, Op 26 januari 2023 heeft de gemeenteraad de werkgroep ‘voorbereiden wijzigingen gemeenschappelijke regelingen’ ingesteld. Deze werkgroep heeft als taak om vanuit de raad intensiever betrokken te zijn bij de wijzigingen van de diverse gemeenschappelijke regelingen (GR’en) waar Pijnacker-Nootdorp aan deelneemt (zie de bijlage hieronder voor de wijzigingen in het kort). Dit doet de werkgroep door: De zienswijze van de gemeenteraad op de wijzigingen van een GR samen met wethouder en ambtenaren voor te bereiden, of Als er een concept-zienswijze ligt, deze in de werkgroep voor te bespreken en de raad erover te adviseren. Dit betekent dat de werkgroep alleen kijkt naar de wijzigingen die voortkomen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. Ook betekent dit dat de raad kijkt naar de wijziging van het instellingsbesluit van een GR en niet naar het beleid dat die GR uitvoert. Het gaat om wijzigingen over bijvoorbeeld verplichte zienswijzen, actieve informatieplicht en aanleverdata van stukken. Deelnemers aan de werkgroep geven dus vanuit hun kennis over het onderwerp aan wat zij graag in het instellingsbesluit aan (extra) bepalingen opgenomen willen hebben. Bepalingen die hierbij gelden, zijn: Elke fractie kan een lid afvaardigen. Vanwege de verschillende GR’en kan een fractie, indien gewenst, per onderwerp een andere afgevaardigde sturen.

De fractievoorzitters kunnen binnen hun fractie vragen naar interesse voor de werkgroep; De werkgroep kiest vanuit haar midden zelf een voorzitter, die verantwoordelijk is voor het bijeenroepen van de werkgroep en het leiden van de vergaderingen. De voorzitter is dus wel een vast lid. De griffie ondersteunt de werkgroep organisatorisch (datum en tijdstip, locatie, uitnodigen alle relevante personen, Notubiz, etc.), maar is in principe niet aanwezig bij vergaderingen (behalve bij de start) en ondersteunt de werkgroep dus ook niet inhoudelijk; De werkgroep komt bijeen na ontvangst van een voorstel vanuit een GR. Afhankelijk van de wijziging die voorligt worden de betrokken ambtenaren en wethouder(s) uitgenodigd om als adviseurs aanwezig te zijn; De werkgroep vergadert gezien het onderwerp openbaar. Hiervan wordt afgeweken als blijkt dat de agenda zich tegen openbaarheid verzet; Verslag aan de raad wordt, zoals hierboven geschreven, uitgebracht in de vorm van input voor de op te stellen zienswijze of via een advies over de voorgestelde wijziging aan de raad. Indien input voor de zienswijze wordt meegegeven, stuurt de werkgroep de raad een bericht waarin staat welke input is meegegeven. Zo is voor de raad inzichtelijk wat daar al dan niet mee gedaan is;

pagina

1/3

Memo

-

-

Dit houdt in dat de zienswijze wordt voorbereid door de ambtelijke organisatie. Deze werkwijze wordt ook gevolgd bij zienswijzen op de begrotingen van GR’en; De afstemming van de zienswijze met andere gemeenteraden van aan een GR deelnemende gemeente moet door de raadsleden zelf plaatsvinden. Deze is echter zeer belangrijk voor de doeltreffendheid van een zienswijze; De griffie kan hierbij organisatorisch ondersteunen, bijvoorbeeld door afstemming met andere griffies over het moment van bespreking in de raad; De werkgroep wordt ontbonden op 1 juli 2024. Dat is de uiterste datum is waarop alle gemeenschappelijke regelingen hun wijzigingen moeten hebben doorgevoerd.

Werkwijze publiceren stukken Na ontvangst van de stukken van een GR plaatst de griffie de stukken op de LIS; Als een datum voor een werkgroepbijeenkomst is gepland, maakt de griffie een vergadering aan in Notubiz, waar deze stukken eveneens worden geplaatst; De vergadering en de stukken in Notubiz zijn openbaar en dus voor iedereen in te zien, tenzij bij het opstellen van de agenda blijkt dat de agenda zich daartegen verzet; Namens de werkgroep doet de griffie aan de portefeuillehouder het verzoek om zijn/haar ambtena(a)r(en) een concept-zienswijze te laten opstellen. Werkwijze vergaderingen In overleg met de griffie plant de voorzitter een datum voor een bijeenkomst van een werkgroep; De griffie nodigt de leden van de werkgroep uit en eveneens de betreffende portefeuillehouder.

De portefeuillehouder wordt gevraagd (een) betrokken ambtena(a)r(en) uit te nodigen; Zoals gebruikelijk worden bij raadsvergaderingen worden de leden minimaal 8 dagen voorafgaand aan een werkgroepvergadering uitgenodigd en ontvangen zij de agenda en bijbehorende stukken; De leden van de werkgroep beslissen over de manier waarop het besprokene wordt verwerkt: meteen in de concept-zienswijze (waarbij de raad wordt geïnformeerd wat is meegegeven in de zienswijze) of via een advies aan de raad, dat minimaal 8 dagen voordat de raad conceptzienswijze bespreekt beschikbaar is; De leden van de werkgroep kunnen beslissen nogmaals bijeen te komen over hetzelfde onderwerp. Zij kunnen een datumvoorstel doen of dit laten aan de voorzitter in overleg met de griffie.

pagina

2/3

Memo

De wijzigingen in het kort De wijzigingen als gevolg van de aanpassing van de Wgr zijn als volgt: 1. Versterking van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen (GR’en) a. Mogelijkheid tot indienen zienswijze bij treffen, wijzigen, toetreden tot en uittreden uit GR b. Mogelijkheid tot indienen zienswijzen bij bepaalde besluiten van bestuur GR c. Instellen gemeenschappelijke adviescommissie door gezamenlijke gemeenteraden d. Maken van afspraken over participatie e. Introductie actieve informatieplicht over bepaalde onderwerpen voor bestuur van een GR f. Mogelijkheid tot vergoeding voor lidmaatschap nieuwe gemeenschappelijke commissies 2. Introductie van aanvullende controle-instrumenten a. Recht van onderzoek/enquête door gezamenlijke gemeenteraden b. Vastleggen onderzoeksmogelijkheden lokale rekenkamers 3. Verbeteren positie gemeenteraad met betrekking tot functioneren GR a. Afspraken in GR over evalueren GR b. Afspraken in GR over uittreding uit GR c. Verlating termijnen begroting en jaarrekening1 De punten 1a, 1c, 1e, 2a, 2b en 3c zijn per 1 juli 2022 in werking getreden. De overige punten treden per 1 juli 2024 in werking. Daarover moet de raad vóór die datum een besluit hebben genomen voor elke GR. Voordat de raad toestemming kan geven, moeten de wijzigingen aan de raden zijn voorgelegd. Elke raad mag daar weer een zienswijze op geven.

Aan welke wijzigingen kan de raad denken? Zoals hierboven vermeld, wordt de positie van de raad versterkt. Echter, dan dient de raad wel keuzes te maken. Waar valt aan te denken? Bij de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen bij bepaalde GR-besluiten (1b) ligt de keuze voor wanneer de raad iets in wil brengen. Dat kan op veel momenten, maar de bedoeling van de wet is om de mogelijkheid te bieden bij ‘belangrijke besluiten’, besluiten die een aanzienlijk financieel belang hebben (bouw van een nieuw kantoor), die politiek gevoelig zijn of beleidsmatige keuzes inhouden (samenwerking met andere partij, opstarten bepaald soort projecten). Bij de introductie van de actieve informatieplicht (1e) is het verstandig om te bepalen waarover de raad actief geïnformeerd wil worden. Daarbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtshandelingen, complexe besluiten, risicovolle onderwerpen, etc. Voor inspiratie wordt verwezen naar het Handvest actieve informatieplicht van Pijnacker-Nootdorp.

1 Let wel: de termijnen zijn uitgebreid én verlaat. Dit heeft als consequentie dat, wanneer er enkel aan de wettelijke

termijnen wordt voldaan, de begroting in het uiterste geval pas eind juni aan de raad hoeft te worden aangeboden en de raad er pas eind juli (in het reces) een besluit over kan nemen. Aandacht is dus nodig om hier met de GR’en goede afspraken over te maken.

pagina

3/3