Bijlage 1 - Rekenkameronderzoek Wet open overheid - RPN - november 2023
Tekst van het document
November 2023
Hoe open is PijnackerNootdorp? Rekenkameronderzoek naar de invoering van de Wet open overheid in Pijnacker-Nootdorp
Pijnacker, november 2023 Beste lezer, Voor u ligt het onderzoek “Hoe open is de gemeente Pijnacker-Nootdorp?” van de Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp. Dit onderzoek gaat over de invoering van de Wet open overheid (Woo) in Pijnacker-Nootdorp. Het vertrouwen van veel burgers in de overheid staat in het algemeen onder druk. Een open, transparante gemeente kan bijdragen aan het (opnieuw) versterken van dat vertrouwen. De Woo is in mei 2022 in werking getreden als vervanger van de Wet Openbaarheid Bestuur (Wob). Overheden, waaronder gemeenten, worden hiermee verplicht meerdere soorten documenten uit zichzelf openbaar te maken. Daarnaast is ook in het raadsakkoord op hoofdlijnen van Pijnacker-Nootdorp opgenomen dat de gemeente de Woo op een goede manier moet invoeren. Daar zijn echter geen concrete ambities of beleidsrichtingen aan gekoppeld. Zodoende heeft de rekenkamer ruim een jaar na de inwerkingtreding onderzocht hoe de implementatie van de wet verloopt. Welke ambities zijn vastgesteld? Hoe vorderen de acties? Welke betrokkenheid heeft de raad bij dit onderwerp? Met deze vragen is de rekenkamer een onderzoek gestart naar de stand van zaken van de implementatie van de Woo. Op hoofdlijnen komt er een gemengd beeld uit. De informatiehuishouding van de gemeente lijkt redelijk op orde.
73% van de Woo-verzoeken wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld en ook het college en de raad lijken tevreden. Aan de andere kant is de ambitie vrij beperkt: alleen de wettelijk verplichte onderdelen worden uitgevoerd. Ook de raad heeft op dit gebied nauwelijks een rol van betekenis gespeeld. De rekenkamer ziet kansen om meerdere soorten documenten actief openbaar te maken, zeker degene die relatief makkelijk te openbaren zijn. Ook kan er nog strakker gestuurd worden op de doorlooptijden van de Woo-verzoeken. Verder adviseert de rekenkamer onder andere om het gesprek over ‘openheid’ en de ambities op dit thema tussen college en raad te voeren. De gemeenteraad besluit uiteindelijk over de aanbevelingen en of hij die overneemt. Ook besluit de raad wie daar op welke manier opvolging aangeeft. Na besluitvorming in de raad zijn de aanbevelingen van de rekenkamer raadsbesluiten en is het aan het college en eventueel de raad om vervolg te geven aan de uitvoering van deze besluiten. De rekenkamer volgt de uitvoering en rapporteert daar over als zij dat nodig acht. Onze dank gaat naar uit naar het externe onderzoeksbureau dat in goede samenwerking met ons het onderzoek heeft uitgevoerd. Verder gaat onze dank uit naar ambtelijke organisatie voor de aangeleverde informatie en het college voor het meelezen en het geven van een bestuurlijke reactie.
Wij wensen u veel leesplezier toe bij dit onderzoek. Namens de rekenkamer,
Florus van der Linden voorzitter
Hoe open is de gemeente Pijnacker-Nootdorp?
Onderzoeksrapport Wet open overheid
Opdrachtgever:
Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp
Versie:
Concept
Datum:
23-8-2023
Uitvoering:
Instituut Maatschappelijke Innovatie i.s.m. BECIS|DIOR
Auteurs:
Guido Enthoven & Rebecca Dondych
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
1/62
Managementsamenvatting Hoe transparant is de gemeente Pijnacker-Nootdorp? Dit onderzoek schetst een beeld waar de gemeente Pijnacker-Nootdorp staat met betrekking tot de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp en is uitgevoerd door Instituut Maatschappelijke Innovatie in samenwerking met BECIS|DIOR. De gemeente Pijnacker-Nootdorp is gestart met de implementatie van de Woo. Het college en de directie hebben gekozen voor het niveau 'Basis'. Dat betekent dat voor de actieve openbaarmaking wordt afgewacht wanneer het Rijk de verplichtingen laat ingaan. De ambitie om te kiezen voor het niveau 'Basis' is niet gedeeld en niet besproken met de gemeenteraad. Raadsleden, college en ambtenaren zijn over het algemeen tevreden over de mate van transparantie in de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat een deel van de raad eigenlijk op maximale transparantie en openheid zou willen inzetten; dit komt niet overeen met het gekozen ambitieniveau. Bij de afhandeling van Woo-verzoeken wordt 73 % binnen de wettelijke termijn afgehandeld. De gemiddelde afhandelingstermijn van Woo-verzoeken in 2022 bedroeg 47 dagen. Dat is weliswaar meer dan de wettelijk maximale termijn van 42 dagen, maar veel sneller dan bijvoorbeeld ministeries.
Openbaar gemaakte informatie naar aanleiding van een verzoek, wordt nog niet gepubliceerd op de website. Er is een Woo-contactpersoon aangesteld. De informatiehuishouding van de gemeente Pijnacker-Nootdorp is goed op orde. Er bestaan cultuurverschillen in de ambtelijke organisatie ten aanzien van openbaarheid. Sommige afdelingen en personen zien het belang van transparantie en beschouwen het als een onderdeel van hun werk, terwijl andere afdelingen en personen de afhandeling van Woo-verzoeken vooral als 'corvee' beschouwen. Het onderzoek leidt tot de volgende aanbevelingen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Organiseer een gesprek tussen gemeenteraad en college over de ambities op het gebied van actieve en passieve openbaarheid. Start met het actief openbaar maken van informatiecategorieën die relatief gemakkelijk te ontsluiten zijn en die maatschappelijke meerwaarde hebben. Stel een nieuwe projectleider Woo aan en maak een nieuwe start met het Woo-projectteam. Stuur nadrukkelijk op doorlooptijden van de Woo-verzoeken. Bouw verder aan een cultuurverandering. Monitor de openbaarheid en deel de informatie met de raad.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
2/62
Inhoud MANAGEMENTSAMENVATTING ................................................................................................ 2 VERSIEBEHEER......................................................................................................................................... 5 1
AANLEIDING EN ACHTERGROND ....................................................................................... 6 1.1
INLEIDING................................................................................................................................... 6
1.2
ACHTERGROND EN WET OPEN OVERHEID........................................................................................ 6
1.2.1 2
3
4
ONDERZOEK EN WERKWIJZE ............................................................................................. 8 2.1
DEELVRAGEN .............................................................................................................................. 8
2.2
AMBITIENIVEAU EN DE ROL VAN DE RAAD ........................................................................................ 9
2.3
GAP-ANALYSE ............................................................................................................................ 9
2.4
WERKWIJZE ONDERZOEK ............................................................................................................... 9
2.4.1
Deskresearch: .................................................................................................................. 9
2.4.2
Interviews: ..................................................................................................................... 10
2.4.3
College en raad ............................................................................................................. 10
ALGEMEEN........................................................................................................................ 11 3.1
AMBITIE ................................................................................................................................... 11
3.2
ORGANISATIE ............................................................................................................................ 11
3.3
WOO- BUDGET.......................................................................................................................... 12
3.4
CULTUUR ................................................................................................................................. 13
3.5
WOO-CONTACTPERSOON............................................................................................................ 13
3.6
DIGITOEGANKELIJKHEID EN MACHINE LEESBAARHEID........................................................................ 14
3.7
OPENBAARHEIDSPARAGRAAF ....................................................................................................... 14
PASSIEVE OPENBAARMAKING.......................................................................................... 16 4.1
HET PROCES.............................................................................................................................. 16
4.2
CONTACT MET VERZOEKER .......................................................................................................... 18
4.2.1 5
Andere bepalingen .......................................................................................................... 7
Weigeringsgronden en anonimisering .......................................................................... 19
ACTIEVE OPENBAARMAKING EN GAP-ANALYSE .............................................................. 20 5.1
RAADSSTUKKEN ......................................................................................................................... 21
5.2
ORGANISATIEGEGEVENS ............................................................................................................. 21
5.3
BESTUURSSTUKKEN .................................................................................................................... 22
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
3/62
5.4
BESCHIKKINGEN......................................................................................................................... 22
5.5
WOO/WOB-VERZOEKEN ............................................................................................................ 22
5.6
JAARPLANNEN EN -VERSLAGEN ..................................................................................................... 23
5.7
WET- EN REGELGEVING .............................................................................................................. 23
5.8
ONDERZOEKEN .......................................................................................................................... 23
5.9
ADVIEZEN................................................................................................................................. 23
5.10
CONVENANTEN ......................................................................................................................... 24
5.11
SCHRIFTELIJKE OORDELEN IN KLACHTPROCEDURES ........................................................................... 24
5.12
INSPANNINGSVERPLICHTING ........................................................................................................ 24
6
INFORMATIEHUISHOUDING ............................................................................................ 25
7
AMBITIENIVEAU RAAD EN COLLEGE ................................................................................ 26 7.1
COLLEGE .................................................................................................................................. 26
7.2
RAAD....................................................................................................................................... 26
8
BEVINDINGEN ................................................................................................................... 28
9
CONCLUSIE ....................................................................................................................... 29 9.1
ALGEMEEN ............................................................................................................................... 29
9.2
PASSIEVE OPENBAARMAKING ....................................................................................................... 30
9.3
ACTIEVE OPENBAARMAKING ........................................................................................................ 30
9.4
INFORMATIEHUISHOUDING.......................................................................................................... 30
9.5
AMBITIENIVEAU RAAD EN COLLEGE ............................................................................................... 30
10
AANBEVELINGEN .......................................................................................................... 32
BIJLAGE 1: WETTELIJKE BEPALINGEN INFORMATIE ................................................................. 34 BIJLAGE 2. INTERVIEWVRAGEN ................................................................................................ 37 BIJLAGE 3. VRAGEN COLLEGE ................................................................................................. 39 BIJLAGE 4. ENQUÊTE RAAD...................................................................................................... 40 BIJLAG 5. 0-METING PIJNACKER NOOTDORP .......................................................................... 41 BIJLAGE 6. ONDERWERPEN WOO ........................................................................................... 46 BIJLAGE 7. WOO PROCES IN 2022........................................................................................... 49 BIJLAGE 8 WOO PROCES VOORSTEL 2023 ............................................................................. 51 BIJLAGE 9 WOO IN BEELD (CONCEPT) .................................................................................... 52 BIJLAGE 10 BRONNEN ............................................................................................................. 53 BIJLAGE 11 PROCESBESCHRIJVING OMGEVINGSRECHT ........................................................
54 BIJLAGE 12 OVERZICHT VAN BESCHIKKINGEN ............................................................................. 61 Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
4/62
Versiebeheer Versie 0.1 0.2
Datum 16-6-2023 22-6-2023
Wijzigingen Eerste concept opgezet Aangevuld door Guido Enthoven
0.3 0.4
29-6-2023 23-8-2023
Obv commentaar RPN op 27 juni Obv Ambtelijke reactie
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
Gedistribueerd aan Beslissing Guido Enthoven reviewcommentaar Rekenkamercommis sie PijnackerNootdorp RPN RPN
5/62
1 Aanleiding en achtergrond 1.1
Inleiding
Hoe transparant is de gemeente Pijnacker-Nootdorp? Dit onderzoek schetst een beeld waar de gemeente Pijnacker-Nootdorp staat met betrekking tot de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de rekenkamer Pijnacker-Nootdorp en is uitgevoerd door Instituut Maatschappelijke Innovatie in samenwerking met BECIS|DIOR. Het biedt een eerste 'temperatuur-opname' voor deze gemeente, ruim een jaar na de invoering op 1 mei 2022. Het onderzoek richt zich op drie centrale onderzoeksvragen namelijk: 1.
Wat is de stand van zaken en in hoeverre loopt de gemeente Pijnacker-Nootdorp op schema met de implementatie van de Woo? Wat is het ambitieniveau van de organisatie op het gebied van openbaarmaking en transparantie en welk budget is daarvoor nodig? Welke rol heeft de gemeenteraad bij het implementatietraject van de Woo? Wat zijn mogelijke handelingsperspectieven van de raad?
2. 3.
Eerst wordt de achtergrond en de belangrijkste bepalingen van de Woo uiteengezet. In hoofdstuk 2 wordt het onderzoek en de werkwijze van het onderzoek beschreven. In hoofdstukken 3 tot en met 7 worden de inhoudelijke resultaten beschreven per onderdeel. In hoofdstuk 8 worden de bevindingen gesummeerd en in hoofdstuk 9 worden de conclusies gepresenteerd. Tot slot volgt er in hoofdstuk 10 een aantal aanbevelingen.
1.2
Achtergrond en Wet Open Overheid
De Woo is de wet die het recht op toegang tot informatie van de overheid regelt. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) per 1 mei 2022 en is een belangrijke stap naar een transparantere overheid. Iedereen heeft recht op toegang tot publieke informatie. Daarbij is het uitgangspunt dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij er een reden is waarom dat niet mag. Een open overheid is essentieel voor het vertrouwen tussen de samenleving en haar overheid, een belangrijke pijler van onze democratie. De Woo kent kortgezegd drie plichten: 1.
Actieve openbaarmaking: het uit eigen beweging openbaar maken van bepaalde overheidsinformatie. De Woo kent een inspanningsplicht om overheidsinformatie actief openbaar te maken als dit zonder onevenredige inspanningen of kosten redelijkerwijs mogelijk is en de openbaarmaking een redelijk belang dient. Het is aan bestuursorganen zelf om te beoordelen welke documenten hieronder vallen. De Woo heeft daarnaast een resultaatsverplichting om bepaalde categorieën van overheidsinformatie actief openbaar te maken. In de Woo zijn 11 categorieën van informatie aangewezen die bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten maken. De precieze invoeringsdatum van deze 11 categorieën wordt nog bepaald per Koninklijk Besluit. Voor iedere informatiecategorie geldt dat in ieder geval: • De te publiceren informatie makkelijk vindbaar is (systeem/informatiehuishouding op orde); •
Bestandsnaam Versie Datum
Het proces voor het openbaar maken van de informatie is ingericht en vastgelegd; : : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
6/62
•
Medewerkers bewust zijn dat de informatie openbaar gemaakt dient te worden en wat dat voor hun functie betekent;
2.
Passieve
openbaarmaking:
het
op
verzoek
openbaar
maken
van
gevraagde
overheidsinformatie. De termijn voor afhandeling van een Woo-verzoek blijft vier weken, maar kan bij een omvangrijk of complex verzoek met maximaal twee weken worden verlengd (in plaats van vier weken onder de Wob). Dat betekent dat de maximale wettelijke afhandelingstermijn 42 dagen bedraagt. 3.
Informatiehuishouding op orde: het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. De informatiehuishouding is de basis voor een goede informatievoorziening; onze overheidsinformatie moet duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar zijn. Als de informatiehuishouding op orde is, maakt dit het makkelijker om informatie openbaar te maken.
1.2.1 Andere bepalingen De Woo-contactpersoon handelt vragen om informatie af zoals bij het Rijk gebruikelijk is bij burgerbrieven, mails of telefoontjes. Hij of zij verstrekt zoveel mogelijk informatie zelf, maar weet ook makkelijk een brug te slaan naar informatiespecialisten en Woo-juristen indien er meer nodig is, en verwijst indien van toepassing door naar het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding. Doorverwijzen gebeurt in alle gevallen klantgericht; het principe van ‘geen verkeerde deur’ is daarbij essentieel. De openbaarheidsparagraaf is een tekst in de jaarlijkse begroting waarin het bestuursorgaan aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de Woo. Daarnaast doen bestuursorganen in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering ervan, ook in relatie tot de beleidsvoornemens.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
7/62
2 Onderzoek en werkwijze De rekenkamer wil meer inzicht krijgen in, in hoeverre de Woo, die 1 mei 2022 in werking is getreden, is geïmplementeerd bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp en welk ambitieniveau de organisatie heeft. Waar staat de organisatie op dit moment? En welk rol heeft de gemeenteraad in dit implementatietraject? Om inzicht te krijgen in de stand van zaken van de invoering van de Woo voeren we dit onderzoek uit met een drietal centrale onderzoeksvragen: 1. Wat is de stand van zaken en in hoeverre loopt de gemeente Pijnacker-Nootdorp op schema met de implementatie van de Woo? 2. Wat is het ambitieniveau van de organisatie op het gebied van openbaarmaking en transparantie en welk budget is daarvoor nodig? 3. Welke rol heeft de gemeenteraad bij het implementatietraject van de Woo? Wat zijn mogelijke handelingsperspectieven van de raad? Om deze drie onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is een aantal deelvragen opgesteld.
2.1
Deelvragen •
Hoever is de gemeente met de implementatie van de Woo? o Is de invoering van de Woo besproken in de raad en in het college? o Is er een Woo-contactpersoon en is deze vindbaar via de website van de gemeente? o In hoeverre is het bedrag uit de algemene uitkering voor de implementatie van de Woo in Pijnacker-Nootdorp gebruikt voor die implementatie?
•
Wat is de stand van zaken op het gebied van passieve openbaarheid? o Welke handvatten gebruikt de ambtelijke organisatie bij de afweging rondom het openbaar maken van stukken? o Hoe worden de weigeringsgronden ingezet? o Hoeveel Wob-/Woo-verzoeken zijn er in de afgelopen jaren gedaan? o Waar gingen deze over? o Welke kosten zijn verbonden aan de Woo-verzoeken die bij de gemeente worden ingediend? o Hoe verhouden de aantallen zich tot de mogelijke ambitieniveaus, waarbij het hoogste ambitieniveau ervoor kan zorgen dat Woo-verzoeken niet of nauwelijks nodig zijn?
•
Wat is de stand van zaken op het gebied van actieve openbaarheid? o In welke mate worden de verplicht openbaar te maken informatiecategorieën uit art. 3.3 van de Woo nu reeds actief openbaar gemaakt? o In welke mate voldoet de gemeente Pijnacker-Nootdorp aan de inspanningsverplichting van art. 3.1 van de Woo om informatie over de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid actief openbaar te maken?
• In hoeverre is de informatiehuishouding van de gemeente op orde, dan wel in welke mate staan problemen in de informatiehuishouding in de weg om Woo-verzoeken snel en adequaat te kunnen behandelen? Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
8/62
2.2
Ambitieniveau en de rol van de raad
• • • •
Welk ambitieniveau streeft het college na? Welk ambitieniveau streeft de raad na? Hoe verhouden deze ambities zich dan tot de eisen uit de Woo? Hoe verhoudt het ambitieniveau zich tot de mate van transparantie/openheid op dit moment? Wanneer wordt het exacte ambitieniveau bepaald? Wat is de rol van de raad daarbij? Welke handelingsopties heeft de raad hierbij?
•
2.3
GAP-Analyse
Naast deze drie onderzoeksvragen is er ook gekozen om in diepte te gaan bij een aantal informatie categorieën doormiddel van een GAP-analyse. In de GAP-analyse wordt de huidige situatie vergeleken met de gewenste situatie. De gewenste situatie is gebaseerd op de wettelijke bepalingen en het ambitieniveau van de gemeente op het gebied van actieve openbaarmaking. Er wordt gekeken welke stappen nog gezet moeten worden om aan de gewenste situatie te voldoen. In deze analyse wordt gekeken de volgende informatiecategorieën: • Organisatiegegevens; • Raadsstukken; • Agenda's en verslagen B&W (Bestuursstukken); • Wob/Woo-verzoeken; • Beschikkingen; In dit onderdeel ligt de aandacht bij de vraag: in hoeverre deze al gepubliceerd worden, hoe de processen in elkaar zitten en in welke systemen de informatie is opgeslagen en of het toegankelijk is. Hierbij wordt ingezoomd per proces naar de volgende onderdelen: • Publicatie: Wordt de categorie al gepubliceerd? • Proces: Is de proces ingericht en wordt het proces gemonitord? • Systeem: Is de informatie vindbaar in de juiste systemen?
2.4
Werkwijze onderzoek
Om de informatie te verzamelen is er eerst deskresearch gedaan, daarna zijn er interviews gehouden met belanghebbenden uit de organisatie en de burgermeester en gemeentesecretaris. Er is ook een enquête uitgestuurd aan de raadsleden. Tijdens deze interviews zijn de onderzoeksvragen behandeld op basis van vragenlijsten waar alle thema’s aan bod zijn gekomen. Door het inzetten van zowel deskresearch, interviews en een enquête is een goed beeld ontstaan van de huidige stand van zaken bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp
2.4.1 Deskresearch: De deskresearch is uitgevoerd door het bestuderen van bestaande documentatie van de gemeente en relevante achtergrondstukken vanuit bijvoorbeeld VNG. Een volledige lijst van gebruikte Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
9/62
documenten is te vinden in de bijlage (bijlage 10). Naast het verkennen van de documentatie is er ook gekeken naar wat er al online op de website van de gemeente of op overheid.nl wordt gepubliceerd en welke informatie al beschikbaar is.
2.4.2 Interviews: Er zijn zeven gestructureerde interviews afgenomen met medewerkers van verschillende afdelingen binnen de organisatie. Ieder interview nam ongeveer 90 minuten tijd in beslag. Tijdens deze interviews werden alle onderzoeksvragen behandeld door middel van een vragenlijst (bijlage 2). De geïnterviewden waren afkomstig vanuit verschillende afdelingen (Juridische Zaken (JZ), Bestuurszaken, Informatiemanagement, Bedrijfsvoering) waardoor de thematiek vanuit verschillende invalshoeken benaderd kon worden. Bij sommige interviews zijn ook de extra vragen voor de GAP-analyse behandeld, omdat deze medewerkers proceseigenaren waren of veel informatie hadden over deze processen. Over het algemeen kregen we de indruk dat de informatie tijdens de interviews open en ruimhartig werd gedeeld; men praatte niet 'met meel in de mond'. De expertise van de geïnterviewden en hun kennis van de organisatie geven alles bij elkaar een goed beeld van de huidige stand van zaken op het gebied van transparantie bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
Functie Directeur Bedrijfsvoering Concernstaf Informatiemanager Woo-jurist Burgemeester en gemeentesecretaris Senior Informatiebeheer Woo-contactpersoon
Datum 22-5-2023 23-5-2023 24-5-2023 1-6-2023 2-6-2023 6-6-2023 9-6-2023
Tabel 1. Geïnterviewde medewerkers
2.4.3 College en raad Er is een interview gehouden met de burgemeester en de gemeentesecretaris van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Met de gemeenteraad is er gekozen voor een vragenlijst (Bijlage 4.). De vragenlijst is door middel van een Microsoft Forms enquête gestuurd aan de 31 raadsleden en 10 commissieleden. 17 van de 41 respondenten (41%) hebben gereageerd op de enquête.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
10/62
3 Algemeen Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft een aantal stappen gezet voor de implementatie van de Woo. Er is in het begin van 2022 een projectgroep samengesteld en er is een projectopdracht gemaakt die vastgesteld is door de directie en gedeeld met het college. Er zijn ook presentaties gegeven aan het college (19-4-2022), het gemeentelijke managementteam (GMT) en de afdelingen binnen de gemeente om informatie te delen over de Woo. Tijdens de presentaties voor de afdelingen is er ook dieper ingegaan op Woo-verzoeken, aangezien de afdelingen hiermee te maken hebben. In totaal zijn er in het kader van de implementatie van de Woo een tiental presentaties gegeven. Ook is gebruik gemaakt van de handreiking "Van Wob naar Woo" van de VNG. De projectgroep heeft een advies geschreven over het aanstellen van een contactpersoon Woo in april 2022. Dit advies is inmiddels aangenomen en er is een Woo-contactpersoon.
3.1
Ambitie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp ervoor gekozen om de landelijke fasering te volgen met betrekking tot de openbaarmaking van informatie. De projectopdracht is vastgesteld in de Directie, gedeeld met het college, waar het ambitieniveau 'Basis' is gekozen. Het ambitieniveau 'Basis' is een van de vier opties die landelijk zijn gegeven (Beneden-Basis/Basis/Medium/Plus). De VNG beschrijft de vier ambitieniveaus als volgt1: • • •
•
Beneden-basis: De gemeente voldoet niet aan de in de Woo gestelde eisen. Basis: De gemeente volgt de wettelijke fasering van de Woo. De actieve openbaarmaking per categorie wordt uitgevoerd vanaf de wettelijk verplichte datum. Medium: De gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen en maakt daarnaast ook een aantal extra categorieën openbaar, waarvoor openbaarmaking (nog) niet wettelijk verplicht is. Plus: De gemeente voldoet aan de wettelijke minimum en maakt ook alle stukken uit de nog niet in werking getreden fases al actief openbaar. En maakt de gemeente stukken openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt, zoals onderliggende informatie.
De keuze voor het niveau 'Basis' is gemaakt vanwege de verwachte tijd, capaciteit en kosten die het zou vergen om de ambitieniveaus Medium of Plus te realiseren.
3.2
Organisatie
Er is een project opgezet met een projectgroep voor de implementatie van de Woo. Naast de openbaarmaking van informatie richt dit project zich ook op het vergroten van het bewustzijn onder medewerkers. De projectleider van de projectgroep heeft afgelopen jaar afscheid genomen van de gemeente en er is sindsdien geen nieuwe projectleider benoemd. De verantwoordelijkheden zijn binnen de projectgroep verdeeld over verschillende medewerkers. Echter, deze medewerkers zullen in de nabije toekomst mogelijk ook uit de projectgroep stappen vanwege nieuwe posities binnen de gemeente of
1
Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Implementatieplan actief openbaar maken (woo), November (2020) Den Haag. Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
11/62
pensioen. Er zijn gesprekken gevoerd over de benoeming van een nieuwe projectleider, mede omdat de vraag nog bestaat bij welke afdeling deze rol moet worden belegd. De gemeente wil namelijk graag dat de implementatie van de Woo niet afhankelijk is van één specifieke afdeling, maar een integrale samenwerking tussen alle afdelingen betreft, aangezien het raakvlakken heeft met onderwerpen als ICT, juridische zaken en cultuurverandering. Er is geen projectplan opgesteld en er is geen exacte planning vastgelegd. De projectgroep werkt volgens een Scrum-achtige werkwijze, waarbij ze gebruikmaken van een backlog in Microsoft Teams waarin alle activiteiten zijn opgenomen. Daarnaast heeft de projectgroep een 0-meting (Bijlage 5) uitgevoerd, waarin de huidige stand van zaken voor alle informatiecategorieën wordt beschreven. De projectgroep komt tweewekelijks bij elkaar
3.3
Woo- budget
In de projectopdracht is er budget aangevraagd voor de periode 2022-2025 (zie tabel 2). Dit budget is gebaseerd op een schatting van de benodigde mensuren om de Woo te implementeren met het gekozen ambitieniveau 'basis'. In de begrotingen van 2022 en 2023 is de Woo opgenomen onder het programma 'bestuur en dienstverlening'. In de begroting hebben we geen geoormerkte bedragen voor de implementatie van de Woo kunnen vinden. Ook is er nog geen helderheid welke bedragen de gemeente van het Rijk heeft ontvangen voor de implementatie van de Woo.
2022
2023
2024
2025
136.000
154.000
174.000
195.000s
Tabel 2. Aangevraagd budget in projectopdracht Woo
Er is geen duidelijkheid over welke kosten er al zijn gemaakt met betrekking tot de Woo, en in hoeverre het bedrag van de algemene uitkering is gebruikt voor de implementatie van de Woo. Het is daarbij ook de vraag in hoeverre een dergelijk overzicht toegevoegde waarde zou hebben. Tot dusver is er vooral geïnvesteerd in het houden van presentaties. De echte kosten zullen waarschijnlijk pas worden gemaakt op het moment dat er meer helderheid is over het invoeringsritme van de verplicht actief openbaar te maken categorieën. Tijdens het onderzoek kwam naar voren dat er enige kosten worden gemaakt voor de implementatie van de Woo. Zo krijgt de Woo-contactpersoon 4 uur per week om werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot de Woo, en krijgen andere leden van de Woo-projectgroep ook tijd toegewezen voor hun werkzaamheden in het implementatietraject. Daarnaast is er een anonimiseringstool aangeschaft voor de gemeente, die structureel €6000 per jaar kost. Er is ook ongeveer €3000 gebruikt voor de implementatie ervan. Deze kosten worden gedekt vanuit het informatiemanagementbudget dat is gereserveerd in het ICT-beheerplan voor de implementatie van de Woo. Verder worden er kosten gemaakt bij het afhandelen van Woo-verzoeken, zoals dat vroeger ook het geval was bij het afhandelen van Wob-verzoeken.
Hoewel er geen concrete bedragen zijn genoemd, wordt geschat dat ongeveer 1,5 fte vanuit het juridische team en 1 fte vanuit de lijnorganisatie nodig is om deze verzoeken af te handelen.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
12/62
3.4
Cultuur
De geïnterviewden vinden dat de gemeente openbaar en transparant is in haar interactie met burgers. Burgers worden goed op de hoogte gehouden van zaken die spelen binnen de gemeente, en de participatiegraad is hoog. Transparantie wordt in deze gemeente vooral gezien in relatie tot burgerparticipatie. Hierbij worden inwoners geïnformeerd over gemeentelijke plannen en wordt gevraagd om hun meningen en opvattingen hierover. De projectgroep Woo heeft actie ondernomen om meer bewustwording te creëren binnen de gemeente over de Woo door middel van presentaties en gesprekken met het college, het GMT en de verschillende afdelingen. Sinds deze eerste acties is er echter weinig gedaan op het gebied van cultuurverandering, behalve enkele intranetberichten over het onderwerp en trainingen voor het gebruik van het zaaksysteem. De projectgroep heeft op dit moment geen concrete plannen voor een bewustwordingscampagne, maar ze willen deze wel graag inzetten binnen de gemeente. Er bestaat nog steeds het gevoel dat Woo-verzoeken voornamelijk tot de verantwoordelijkheid behoren van de afdeling JZ en niet van de andere afdelingen zelf. Sommige medewerkers ervaren dat de Woo extra werk met zich meebrengt en beschouwen het als een soort 'corvee'. De houding ten opzichte van de Woo verschilt ook per afdeling en soms zelfs per persoon.
Sommige medewerkers werken graag mee aan Woo-verzoeken, terwijl anderen wat meer weerstand tonen en vinden dat het afleidt van 'hun echte werk'. Vaak zijn ambtenaren niet goed op de hoogte van de veranderingen in hun werk en wat er van hen wordt verwacht. De Woo-contactpersoon heeft dit als een kans gezien en probeert zichtbaar te zijn binnen de gemeente om zo meer aandacht te genereren voor de Woo en de veranderingen die het met zich meebrengt. Zowel het college als een aantal medewerkers spraken hun zorg uit over de mogelijke gevolgen van de Woo op de cultuur binnen de gemeente. Doordat meer informatie openbaar gemaakt wordt, wordt er gevreesd dat ambtenaren zich niet meer veilig voelen om alles op papier te zetten en dat zij voorzichtiger zullen worden in schriftelijke communicatie. Op dit moment speelt dit nog niet binnen de gemeente, maar medewerkers maken zich zorgen voor de mogelijke ontwikkelingen en de vermindering van het gevoel van sociale veiligheid binnen de gemeente. Een medewerker die geïnterviewd is, gaf aan dat er wel enige verandering te zien is in de houding van medewerkers ten opzichte van de Woo binnen de organisatie, in vergelijking met een jaar geleden. Echter, de urgentie voor verdere implementatie van de Woo lijkt iets afgenomen te zijn sinds 2022.
Er is al geruime tijd niet over de Woo gesproken in de raad en er is geen nieuwe projectleider aangesteld. Deze situatie kan deels worden verklaard doordat de gemeente heeft gekozen voor het ambitieniveau 'basis' en daardoor op schema ligt met de implementatie. Anderzijds kan het ook een capaciteitskwestie zijn, waarbij er simpelweg niet genoeg personeel beschikbaar is om het werk daadwerkelijk uit te voeren.
3.5
Woo-contactpersoon
De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft een Woo-contactpersoon aangesteld. De huidige Woocontactpersoon vervult de rol sinds oktober 2022. De rol is belegd bij het Klantcontactcentrum (KCC) en de contactinformatie staat op de website. De huidige medewerker besteedt ongeveer 4 uur per week aan taken met betrekking tot de Woo, maar is niet inhoudelijk betrokken bij de Woo-verzoeken. Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
13/62
De contactpersoon is alleen betrokken aan het begin (ontvangst van het Woo-verzoek) en aan het einde van het proces wanneer het besluit naar de verzoeker wordt gestuurd. Tussentijds contact met de verzoeker wordt verzorgd door de behandelaar (Woo-jurist). Naast de werkzaamheden rondom de Woo-verzoeken heeft de Woo-contactpersoon ook een rol binnen de organisatie om meer bewustzijn te creëren binnen de afdelingen. Dit doet de Woo-contactpersoon door middel van netwerken binnen de organisatie, zich laten zien en horen op de werkvloer en het vertellen over de Woo.
3.6
Digitoegankelijkheid en machine leesbaarheid
Overheidsorganisaties moeten websites en apps toegankelijk maken voor alle burgers 2, dit heet digitoegankelijkheid. Toegankelijk betekent hierbij dat de systemen of informatie op de website of app bruikbaar is voor iedereen, dat wil zeggen onafhankelijk van je leeftijd en of je wel of geen visuele beperking hebt. De gemeente heeft zich ingezet om de website digitoegankelijk te maken en heeft daarvoor een keurmerk ontvangen. Er wordt geprobeerd om het gebruik van Pdf-bestanden op de website zoveel mogelijk te beperken, en informatie wordt bij voorkeur gedeeld op webpagina's. Er wordt regelmatig aandacht besteed aan digitale toegankelijkheid op het intranet van de gemeente. Daarnaast is de machineleesbaarheid van documenten een belangrijk aandachtspunt binnen de gemeente. Alle documenten die worden opgeslagen in het zaaksysteem bevatten metadata. Documenten worden op een enkele uitzondering na, digitaal aangemaakt, vastgesteld en in een duurzaam bestandsformaat omgezet waardoor het scannen van documenten zoveel mogelijk wordt beperkt. Dat is een verbetering, maar zeker nog niet optimaal, in termen van de FAIR-principes. FAIR staat voor findable, accesible, interoperable en reusable ontsluiten van informatie. De gemeente werkt ook aan het duurzaam toegankelijk maken van documenten, wat een doorlopend proces is.
Machineleesbaarheid is met name relevant voor de categorie Woo-verzoeken bij het actief openbaar maken van informatie. Alle documenten die worden opgeslagen in het zaaksysteem bevatten metadata. Deze documenten worden op een enkele uitzondering na, digitaal aangemaakt, vastgesteld en in een duurzaam bestandsformaat omgezet waardoor het scannen van documenten zoveel mogelijk wordt beperkt. De komende jaren zal de gemeente de terugvindbaarheid van documenten verbeteren. Met name wordt gewerkt aan de informatie die decentraal is opgeslagen. De gemeente is in gesprek met de leverancier van het programma MyLex, een zoekmachine, om te verkennen op welke manier het systeem kan bijdragen aan de terugvindbaarheid van documenten. Dat is een verbetering, maar zeker nog niet optimaal, in termen van de FAIR-principes. FAIR staat voor findable, accesible, interoperable en reusable ontsluiten van informatie.
3.7
Openbaarheidsparagraaf
Artikel 3.5 van de Woo bepaalt dat de gemeente in de jaarlijkse begroting aandacht moet besteden aan de beleidsvoornemens in het kader van de Woo. In de jaarlijkse verantwoordingsstukken moet de gemeente verslag doen van de uitvoering ervan. In de programmabegroting 2022 is een passage over
2
Een toegankelijke digitale overheid | Digitoegankelijk Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
14/62
de implementatie van de Woo opgenomen in het programma ‘Bestuur en dienstverlening’. In de jaarstukken 2022 is er een paragraaf, genaamd ‘Wet open overheid’.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
15/62
4 Passieve openbaarmaking Bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp worden jaarlijks tientallen Woo-verzoeken ingediend en afgehandeld, zoals weergegeven in tabel 3. De Woo-verzoeken hebben betrekking op verschillende onderwerpen, zoals vergunningen, bouwtekeningen en belastinginformatie (WOZ-aantallen), evenals communicatie over nieuwbouwprojecten. Een volledige lijst met onderwerpen van Woo-verzoeken van 2022-2023 is te vinden in bijlage 6. Het aantal bezwaren tegen besluiten van de gemeente is klein, met slechts drie bezwaren in de afgelopen twee jaar. Er is één verzoek dat voor 1 mei 2022 onder de Wob is ingediend en momenteel in hoger beroep wordt behandeld.
Jaar
Aantal Woo-verzoeken
2020
26
2021
41
2022
26
2023 tot 1.6.2023
20
Tabel 3. Aantal Woo-verzoeken bij gemeente Pijnacker-Nootdorp tussen 2020-2023
In 2022 bedroeg de gemiddelde afhandelingstermijn van Woo-verzoeken in de gemeente PijnackerNootdorp 47 dagen. Het merendeel van de verzoeken (73% in 2022) wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Hierbij worden ook verzoeken meegeteld waarbij er afspraken zijn gemaakt met de verzoeker over de termijn of waarbij de termijn tussentijds is opgeschort, bijvoorbeeld voor een zienswijze. Hiermee scoort de gemeente Pijnacker-Nootdorp opvallend goed. Ter vergelijking: in het rapport 'Ondraaglijk Traag' van Instituut Maatschappelijke Innovatie en Open State Foundation werd geconstateerd dat ministeries gemiddeld 161 dagen doen over de afhandeling van een Woo-verzoek. Dat zal ongetwijfeld deels te maken hebben met de complexiteit van de informatiehuishouding van het Rijk. De omvang van de verstrekte informatie varieert sterk, waarbij het grootste Woo-verzoek ongeveer 20.000 pagina's aan informatie omvat en het kleinste verzoek slechts 4 pagina's beslaat. Volgens een schatting van een medewerker ligt het gemiddelde aantal pagina's per verzoek ongeveer op hetzelfde niveau als het landelijke gemiddelde. Bij het landelijke gemiddelde bestaat 50% van de verzoeken uit minder dan 50 pagina's, 25% uit 50-200 pagina's en 25% uit meer dan 200 pagina's. We hebben deze indicatie voor de omvang niet kunnen checken.
4.1
Het proces
Bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp worden de Woo-verzoeken behandeld door de afdeling JZ. Er is een procesbeschrijving opgesteld voor hoe het proces eruitzag in 2022 (Bijlage 7), en er is momenteel een verbeteractie gaande om het proces verder te optimaliseren (Bijlage 8). De verzoeken worden behandeld door drie juristen, die ongeveer de helft van hun tijd besteden aan Woo-verzoeken en de andere helft aan andere werkzaamheden. Vanuit de afdeling JZ is ongeveer 1,5 fte per week nodig om de Woo-verzoeken tijdig af te kunnen handelen, en vanuit de vakafdeling is 1 fte nodig. Vanwege personeelstekort en het toenemend aantal (grote) Woo-verzoeken is er een Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
16/62
externe partij ingehuurd om te ondersteunen bij de behandeling van Wooverzoeken (waaronder het anonimiseren van documenten). De Woo-verzoeken komen centraal binnen bij de afdeling JZ, of soms direct bij de Woocontactpersoon, die het verzoek doorstuurt naar de afdeling JZ. Allereerst wordt gecontroleerd of het verzoek voldoet aan de eisen voor een Woo-verzoek. Indien nodig wordt er ook contact opgenomen met de verzoeker om het verzoek te verduidelijken. Als het verzoek in behandeling wordt genomen, schakelt de afdeling JZ met de betreffende vakafdeling die de benodigde informatie moet aanleveren. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van de relevante documenten. Vervolgens wordt er in samenwerking met de betreffende afdeling een inhoudelijke controle uitgevoerd om te bepalen of er informatie is die niet openbaar gemaakt mag of kan worden. Daarna volgt het proces van lakken en anonimisering op basis van de weigeringsgronden. De stukken met het besluit worden alleen aan de verzoeker toegestuurd. Het huidige proces van afhandeling van Woo-verzoeken bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp wordt hoofdzakelijk uitgevoerd door de afdeling JZ, maar er is de wens om een verandering te zien waarbij de verzoeken integraal worden opgepakt door de betrokken afdelingen. Een van de grootste uitdagingen voor de gemeente is het zoeken en vinden van de benodigde informatie.
JZ moet eerst achterhalen bij welke persoon of afdeling de informatie aanwezig is. Vervolgens zijn ze afhankelijk van de medewerking en bereidwilligheid van de betreffende afdeling of persoon om de informatie tijdig te verstrekken. Hierdoor varieert de snelheid van het vinden en verstrekken van informatie sterk.
Figuur 1 Acties die gemeenten ondernemen om de passieve openbaarmaking te verbeteren. Bron: Matglas, IMI, Open State Foundation, 2023
Figuur 1 biedt een beeld welke actie gemeenten in gang hebben gezet om de afhandeling van Wooverzoeken binnen de wettelijke termijn te realiseren. Dit onderzoek werd uitgevoerd onder 23 gemeenten. De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft verschillende van deze acties gecombineerd: investeren in laksoftware, vaker contact opnemen met de verzoeker en het aanpassen van het afhandelingsproces.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
17/62
Het zoeken naar informatie wordt door de afdelingen zelf gedaan, waarbij medewerkers ook hun eigen e-mailboxen doorzoeken op informatie met betrekking tot Woo-verzoeken. Sommige afdelingen werken graag mee en leveren de gevraagde informatie tijdig aan JZ, terwijl andere afdelingen minder prioriteit hechten aan een tijdige afhandeling van Woo-verzoeken en dit als extra last ervaren bovenop hun al drukke agenda's. JZ heeft een checklist opgesteld voor de afdelingen over hoe zij de informatie moeten aanleveren, namelijk gebundeld op onderwerp en gesorteerd op datum, maar niet alle collega's volgen deze richtlijnen consistent. Daarnaast bestaat er bij sommige medewerkers het gevoel dat burgers verzoeken indienen vanwege andere conflicten met de gemeente of vanuit een algemeen wantrouwen jegens de overheid. De gemeente kampt in het algemeen ook met krapte op de arbeidsmarkt en hoge werkdruk op alle afdelingen. Verder heeft ook de datering van de gevraagde informatie invloed op het vinden van documentatie. Hoe ouder de informatie, hoe moeilijker het kan zijn om deze boven water te krijgen, vooral omdat de informatie soms nog in oude systemen, netwerkschijven of e-mailboxen van voormalige collega's kan staan.
Kengetallen passieve openbaarheid Gemiddeld aantal Woo-verzoeken per jaar
31
Aantal fte afhandeling
2.5 (indicatie)
Kosten per jaar afhandeling Woo-verzoeken
€ 200.000.- (indicatie, obv kengetallen)
Kosten per afgehandeld Woo-verzoek
€ 6.500.-
Maximale wettelijke termijn
42 dagen
Gemiddelde afhandelingstermijn
47 dagen
Percentage Woo-verzoeken binnen 28 dagen
50 %
Percentage Woo-verzoeken binnen 42 dagen
55 %
Percentage Woo-verzoeken dat 'op tijd' wordt afgehandeld. Hierbij komt de tijd voor het vragen van zienswijzen bovenop de wettelijke termijn. Indien met verzoeker een latere termijn wordt overeengekomen geldt de afhandeling ook als 'tijdig.'
73 %
Tabel 4. Kerngetallen passieve openbaarheid.
4.2
Contact met verzoeker
De gemeente neemt, afhankelijk van het type verzoek, contact op met de verzoeker. Dit gebeurt meestal bij grote, complexe, onduidelijke of politiek-gevoelige Woo-verzoeken. Het initiële contact met de verzoeker is vaak telefonisch, maar gedurende het proces kan er ook tussentijds contact plaatsvinden tussen de gemeente en de verzoeker, zowel telefonisch als schriftelijk. Het verloop van het contact met de verzoeker varieert. Ongeveer bij de helft van de Woo-verzoeken verloopt het contact soepel, waarbij de verzoeker meewerkend is. Bij de andere helft van de verzoeken verloopt het contact minder goed, vaak omdat de burger wat wantrouwend staat tegenover de
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
18/62
overheid. Volgens de medewerker van de gemeente is er een trend merkbaar dat steeds grotere verzoeken worden ingediend en dat burgers ook steeds meer wantrouwend zijn. Het contact met de verzoeker is iets wat in de afgelopen jaren steeds vaker wordt gedaan. Dit stelt de gemeente in staat om verduidelijking te vragen bij complexe verzoeken. Artikel 4.2.a van de Woo bepaalt dat bij omvangrijke verzoeken het bestuursorgaan met de verzoeker moet overleggen over de prioritering van de afhandeling van het verzoek. Het bestuursorgaan verstrekt de gevraagde documenten daarbij zoveel mogelijk in de door de verzoeker gewenste volgorde. We hebben niet kunnen vaststellen of deze aanpak gevolgd wordt.
4.2.1 Weigeringsgronden en anonimisering Bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp worden geen interne handleidingen of richtlijnen opgesteld voor het toepassen van de weigeringsgronden binnen de Woo. In plaats daarvan maakt de gemeente gebruik van de handreikingen die rijksbreed beschikbaar zijn. Daarnaast wordt er informeel kennis gedeeld binnen de organisatie over de cursussen die de juristen volgen en wat ze daaruit halen. De weigeringsgronden zijn opgenomen in de sjablonen van de Woo-verzoeken, zodat altijd duidelijk is, welke gronden van toepassing kunnen zijn. Deze weigeringsgronden worden uit het sjabloon verwijderd als ze niet van toepassing zijn op een specifiek Woo-verzoek. De weigeringsgronden worden vermeld in de gelakte documenten die aan verzoekers worden verstrekt, en ze worden ook toegelicht in het besluit. De gemeente Pijnacker-Nootdorp maakt voornamelijk gebruik van de weigeringsgronden voor persoonsgegevens, concurrentiegevoelige informatie en persoonlijke beleidsopvattingen. Sinds de invoering van de Woo zijn de regels rondom het gebruik van weigeringsgronden strenger geworden, wat invloed heeft op de werkwijze van de gemeente. Juristen ervaren het als lastig om afwegingen te maken of een document persoonlijke beleidsopvattingen ten behoeve van intern beraad bevat. De hoofdlijn binnen de Woo is dat deze geanonimiseerd openbaar worden gemaakt.
Hierover vindt regelmatig overleg plaats binnen de juridische afdeling om gezamenlijk te bepalen hoe hiermee om te gaan. Er is een algemeen gevoel binnen de afdeling JZ dat meer openheid belangrijk is, maar sommige vakafdelingen hebben hier mogelijk wat meer weerstand tegen. De burgemeester en de gemeentesecretaris geven aan dat bij twijfelgevallen er een neiging is tot meer openbaarheid. Eens per maand wordt een overzicht van lopende Woo-verzoeken gedeeld met het GMT. De gemeente verwacht niet dat het aantal Woo-verzoeken zal dalen als gevolg van een toename van de actieve openbaarheid. Sommige inwoners hebben weinig vertrouwen in de overheid en zullen nog steeds het naadje van de kous willen weten.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
19/62
5 Actieve openbaarmaking en GAP-analyse De gemeente Pijnacker-Nootdorp publiceert al informatie, zowel op de gemeentewebsite als op overheid.nl. Zo worden er een aantal informatiecategorieën volledig of deels al actief openbaar gemaakt. Op overheid.nl is informatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp beschikbaar sinds het jaar 2009. Tot en met 2017 gaat het om een tiental documenten per jaar, maar vanaf 2018 worden er meer dan duizend documenten per jaar gepubliceerd. Er is na 2019 een lichte daling te zien in het aantal documenten dat openbaar gemaakt wordt. In totaal zijn er rond 7.500 documenten openbaar gemaakt, waarvan de meerderheid via het Gemeenteblad en de rest via de Staatscourant Zoekresultaat | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl). De onderwerpen variëren breed van organisatie en beleid naar sociale zekerheid, zorg en financiën. Het grootste deel van de documenten gaat over ruimte en infrastructuur en betreft omgevingsvergunningen Zoekresultaat | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl). Er zijn ook een aantal informatiecategorieën uit de Woo die nog niet openbaar gemaakt worden, namelijk: • • •
Klachten Wob- en Woo-verzoeken Convenanten
Er is nog geen wettelijke verplichting voor het openbaar maken van deze categorieën, en de inwerkingtreding per categorie wordt later bekend gemaakt per Koninklijk Besluit. Er is nog geen sprake van "open by design" of geautomatiseerde openbaarmaking voor de informatiecategorieën die openbaar gemaakt worden. Er zijn wel gesprekken geweest met de leveranciers van de systemen om te kijken wat er in de toekomst mogelijk is. Ook de gemeente zou graag deze richting op willen, maar heeft op dit moment niet voldoende capaciteit om dit te gaan onderzoeken en implementeren. De medewerkers zien dit als een ontwikkeling voor de komende 510 jaar. De gemeente is ook bezig met de voorbereidingen voor de implementatie van het programma "Mijn Zaken", zodat burgers de actuele status van hun zaken online kunnen bekijken. De categorieën die openbaar worden gemaakt, worden hieronder per categorie kort beschreven, evenals waar deze informatie wordt gepubliceerd en of het volledig of deels openbaar wordt gemaakt (zie tabel 5 voor een overzicht). De verantwoordelijkheid voor publicatie is niet centraal belegd, maar wisselt per categorie. Vijf categorieën zijn verder in detail uitgewerkt in de GAP-analyse, deze bevindingen worden ook hier behandeld.
Er zijn vijf informatiecategorieën onderzocht om een diepgaander inzicht te krijgen in de huidige situatie met betrekking tot de informatiecategorieën en de gewenste situatie volgens de Woo. In de GAP-analyse is ook gekeken naar het monitoren van publicaties. Echter wordt er niet gemonitord op openbaarmaking bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp op dit moment. Daarom is dit in de tabel (tabel 8) als rood gemarkeerd en wordt het niet verder behandeld.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
20/62
In control
Vaak/ Grotendeels
Soms/ Gedeeltelijk
Onvoldoende
Raadsstukken
Organisatiegegevens
Beschikkingen
Wob/Woo verzoeken
Wet- en regelgeving
Adviezen
Jaarplannen
Onderzoeken Bestuursstukken
Onbekend
Convenanten Klachten
Tabel 5. Overzicht informatiecategorieën onder de Woo.
5.1
Raadsstukken
Raadsstukken worden volledig in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving openbaar gemaakt Gemeente Pijnacker-Nootdorp (raadsinformatie.nl). Raadsstukken bestaan uit vergaderschema’s, ingekomen stukken, kaderstellende nota’s, informatie over de rekenkamer, moties, amendementen en besluitenlijsten. De gemeente heeft ook processen hiervoor ingericht, en de informatie is goed vindbaar in het raadsinformatiesysteem Notubiz. Het wordt gepubliceerd op een aparte webpagina die toegankelijk is via de gemeentewebsite.
5.2
Organisatiegegevens
De organisatiegegevens worden grotendeels openbaar gemaakt op de website van de gemeente Organisatiestructuur - Gemeente Pijnacker-Nootdorp. Op de website staat een beknopt overzicht van de organisatiestructuur, bestaande uit een directie en zes afdelingen. De contactgegevens van de bestuursorganen en organisatieonderdelen staan op de website, evenals informatie over het indienen van een Woo-verzoek en de contactgegevens van de Woo-contactpersoon. Uit de nulmeting blijkt dat de gemeente al op de planning heeft staan om deze gegevens te updaten en aan te vullen met informatie over taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen, evenals meer details over de werkwijze van de gemeente. Zodra deze aanpassingen zijn doorgevoerd, voldoet de gemeente volledig aan de huidige wetgeving. Voor deze categorie is er geen specifieke procesbeschrijving, maar de verantwoordelijke afdeling is Communicatie, die ook de website beheert en indien nodig aanpast. Aangezien het hier om eenmalige gegevens gaat en niet om een categorie waarin voortdurend nieuwe informatie openbaar gemaakt moet worden, is er geen specifiek proces nodig. Het is echter wel een aandachtspunt voor de gemeente om de gegevens up-to-date te houden bij eventuele wijzigingen. De toegankelijkheid van systemen is ook niet van toepassing op deze categorie, aangezien er geen documenten worden gepubliceerd.
Wel is het inzichtelijk gemaakt bij welke afdeling de informatie te vinden is. Zo is het organogram beschikbaar bij de afdeling Organisatie en de contactgegevens bij de afdeling Burgerzaken.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
21/62
5.3
Bestuursstukken
Besluitenlijsten van het college worden op de gemeentewebsite openbaar gemaakt Besluitenlijsten college - Gemeente Pijnacker-Nootdorp. De proceseigenaar is de senior bestuurszaken, die tevens verantwoordelijk is voor het publiceren van de besluitenlijsten via de webredactie. Er worden ongeveer 45 besluitenlijsten per jaar gepubliceerd. Er is ook een procesbeschrijving in de vorm van een werkinstructie voor de BW-vergaderingen, waarin de stappen voor publicatie worden beschreven. Op dit moment worden de agenda’s nog niet openbaar gemaakt, omdat dit nog niet wettelijk verplicht is. Op termijn zal dit echter wel moeten gebeuren en de gemeente zal daarvoor maatregelen moeten treffen. De besluitenlijsten worden opgeslagen in het zaaksysteem, en de agenda’s worden bewaard in Notubiz. Hierdoor zal het publiceren van agenda’s geen grote uitdaging vormen voor de gemeente.
5.4
Beschikkingen
Beschikkingen worden gedeeltelijk openbaar gemaakt. Op dit moment is dit ook niet in strijd met de wet. Het is de verwachting dat beschikkingen pas in fase 3 van de rijksbrede fasering volledig openbaar gemaakt moeten worden. Op dit moment wordt een kennisgeving over aanvragen voor omgevingsvergunningen openbaar gemaakt. Zoekresultaat | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl).. Onder de Woo moeten ook de afhandeling en de volledige beschikking openbaar gemaakt worden, evenals beschikkingen van omgevingsmeldingen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de afdeling Ruimte, Belastingen en Gegevensbeheer (RBG). Overige beschikkingen en meldingen, zoals exploitatie vergunningen, evenementenvergunningen worden momenteel deels openbaar gemaakt door de afdeling Wijkzaken (WKZ). Subsidies worden ook deels openbaargemaakt. In bijlage 11 is een overzicht te vinden van beschikkingen die nu reeds gepubliceerd worden en welke beschikkingen nog openbaar gemaakt moeten worden. Voor de beschikkingen die wel gepubliceerd worden, zijn er processen ingericht. De proceseigenaar is de betreffende afdeling zelf. Er is een voorbeeld van een procesbeschrijving te vinden in bijlage 12. De informatie voor omgevingsvergunningen wordt opgeslagen zowel in het zaaksysteem als in de applicatie PowerBrowser.
Door gebruik te maken van I-navigator, waarin alle processen zijn geborgd, heeft de gemeente inzichtelijk waar welke informatie zich bevindt. Overigens kunnen beschikkingen ook in overzichten worden gepubliceerd langs de lijn van art. 3.3.a van de Woo.
5.5
Woo/Wob-verzoeken
Op dit moment worden Woo/Wob-verzoeken niet actief openbaar gemaakt. Het besluit wordt alleen gedeeld met de aanvrager. De informatiecategorie van Woo/Wob-verzoeken staat nog niet op de planning volgens de fasering van de rijksoverheid, maar naar verwachting zal deze categorie in de eerste fase vallen, wat betekent dat het binnenkort openbaar gemaakt moet worden. Het Woo-proces wordt momenteel aangepast en verbeterd, maar er is nog geen sprake van publicatie. Publicatie zou als nieuwe stap toegevoegd kunnen worden in het proces. De medewerker die verantwoordelijk is voor Woo-verzoeken ziet geen grote uitdagingen voor de publicatie ervan en schat in dat dit relatief Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
22/62
snel gerealiseerd kan worden, mits de randvoorwaarden in orde zijn zoals genoemd in de volgende alinea. De informatie is gemakkelijk terug te vinden, omdat Woo-verzoeken altijd geregistreerd worden in het zaaksysteem met een zaaknummer. Echter, de informatie is wel verspreid, wat een uitdaging kan vormen voor de publicatie. Ook is de machineleesbaarheid van documenten een aandachtspunt bij de publicatie van Woo-verzoeken, aangezien deze vaak uit veel pagina's bestaan en lastig doorzoekbaar kunnen zijn als de documenten niet machineleesbaar zijn. De gemeente moet ook een keuze maken over waar en hoe deze informatie openbaar gemaakt gaat worden, aangezien PLOOI niet langer een optie is, die door het Rijk wordt aangeboden. De gemeente heeft de mogelijkheden voor het publiceren van Woo-verzoeken al onderzocht. Er bestaat een module die hiervoor kan worden ingezet. De uitvoering en implementatie hiervan is nog niet begonnen en het initiatief ligt bij de projectgroep Woo.
5.6
Jaarplannen en -verslagen
Jaarplannen en jaarverslagen in de zin van de Woo worden in Pijnacker-Nootdorp actief openbaar gemaakt. Er wordt financiële informatie, zoals programmabegrotingen, jaarverslagen, kadernota’s en najaarsnota’s op de gemeentelijke website openbaar gemaakt. Overige jaarplannen, bijvoorbeeld van een afdeling, worden niet gepubliceerd, maar dat is volgens de Woo ook niet verplicht.