Advies auditcommissie Jaarstukken 2025

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie Jaarstukken 2025 P.G. Struik verzenddatum 25 juni 2025 zaaknummer 1648137 briefnummer 1535641 onderwerp

nadere informatie

Geachte gemeenteraad, Op 2 en 9 juli 2026 behandelt u als gemeenteraad de Jaarstukken 2025, de Voorjaarsnota 2026 en de Kadernota 2027. Met deze documenten oefent u uw budgetrecht uit en geeft u inhoudelijk en financieel sturing aan de gemeente. Het college verantwoordt zich met de jaarstukken over het afgesloten boekjaar 2025. De accountant controleert de jaarrekening en brengt hier een verslag over uit aan de gemeenteraad. Dit accountantsverslag is in concept verstrekt aan de auditcommissie. Het definitieve accountantsverslag is vandaag naar de raad gestuurd en toegevoegd aan de vergaderstukken van 2 en 9 juli. In de voorjaarsnota zijn financiële actualisaties opgenomen ten opzichte van de Begroting 2026 en er wordt gerapporteerd over de voortgang per programma. In de kadernota staan de kaders voor de Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028 - 2030. Deze kadernota is beleidsarm en veel zal nog nader worden ingevuld in de Begroting 2027 die dit najaar aan de raad zal worden voorgelegd. De auditcommissie heeft als taak om te adviseren over de verslagen van de accountant en de kwaliteit en inrichting van de P&C-stukken te bewaken. Hiervoor nodigt zij geregeld de accountant, wethouder en ambtelijke ondersteuning uit bij haar vergaderingen om informatie aan te reiken en vragen te beantwoorden. Bespreking van de stukken In haar vergadering van 16 juni jl.

heeft de auditcommissie gesproken over de Jaarstukken 2025, inclusief het concept-accountantsverslag, de Voorjaarsnota 2026 en de Kadernota 2027. De auditcommissie heeft de jaarstukken en het concept-accountantsverslag eerst met de accountant besproken. De accountant heeft tijdens deze bespreking aangegeven dat een goedkeurende verklaring over de getrouwheid van de jaarrekening 2025 zal worden afgegeven. Daarbij was er ruimte om op het verslag van de accountant in te gaan en een beeld te vormen van hoe de accountant tot zijn verslag is te komen. Vervolgens vond een bespreking plaats van de planning-en-control-stukken met wethouder Hennevanger en ambtelijke ondersteuning. Advies Jaarstukken 2025 Naar aanleiding van de bespreking van de jaarstukken en het concept-accountantsverslag heeft de auditcommissie enkele aandachtspunten en adviezen aan de raad. De auditcommissie beperkt zich daarbij tot enkele kernpunten die eruit sprongen tijdens de bespreking. Personele bezetting financiën Een zorgpunt van de auditcommissie blijft de personele bezetting van de teams financiën en control. Er is al een aantal jaar sprake van onderbezetting en daarmee samenhangende tijdelijke inhuur van

pagina

1/3

personeel. Dit zorgt voor veel druk op de organisatie en beperkte ruimte voor het oppakken van verbeteringen zoals bijvoorbeeld de aanbevelingen van de accountant. In het advies over de jaarstukken van 2024 schreef de auditcommissie “De organisatie lijkt (…) op de goede weg.”, maar een jaar verder lijkt de situatie helaas onveranderd. De personele problemen worden onderkend door de wethouder. Uit de toelichting van wethouder en de ambtelijke ondersteuning blijkt ook dat er veel inzet wordt gepleegd om nieuwe medewerkers te werven. Ondanks de inzet van afgelopen jaar is er nog geen stabiel en goed bezet team van vaste medewerkers. Hoewel andere gemeenten in de regio ook moeite hebben om financiële medewerkers te vinden, lijkt het probleem in Pijnacker-Nootdorp groter. De oorzaken hiervan zijn onduidelijk. De auditcommissie adviseert de raad daarom om met het college in gesprek te gaan over het doen van een diepgaande analyse door een externe deskundige naar de oorzaken van de onderbezetting om zo tot structurele oplossingen te komen. Onzekerheden Jeugd en Wmo Uit de accountantscontrole blijkt dat er veel onzekerheden zijn bij de uitvoering van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning. Er is sprake van onzekerheden omdat niet goed vastgesteld kan worden of hulp waarvoor is betaald ook daadwerkelijk is verleend.

De onzekerheid is er met name doordat kleine zorgaanbieders niet verplicht worden om een accountantsverslag te overleggen wanneer de totale kosten onder de 200.000 euro liggen. Deze kostendrempel lag eerst lager, maar centraal is de keuze gemaakt om in het landelijke controleprotocol deze drempel te verhogen en zo de kosten en administratieve druk voor kleine aanbieders te verlagen. Directe consequentie hiervan is dat de onzekerheid voor de gemeente groter wordt. Bij de Wmo heeft de gemeente de onzekerheid verkleind door zelf cliënten te bellen met de vraag of de gefactureerde hulp daadwerkelijk is verleend. Bij Jeugdhulp is dit niet mogelijk omdat de administratie is belegd bij het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Mogelijk zou het Servicebureau wel een vergelijkbare inzet kunnen plegen als de gemeente doet bij de Wmo. Dit kan echter niet binnen het bestaande takenpakket van het Servicebureau en kost dus extra geld. De afweging om te betalen om de onzekerheid te verkleinen of om de bestaande, grotere onzekerheid te accepteren moet door de raad gemaakt worden. Prestatielevering Uit de controles van de accountant blijkt dat in de organisatie niet altijd goed wordt vastgelegd of prestaties waarvoor is betaald (inkopen) daadwerkelijk zijn verleend of geleverd. Bij de accountantscontrole is hierop gecontroleerd en veelal kon de prestatie achteraf goed worden aangetoond.

Het achteraf aantonen kostte echter veel tijd van zowel de organisatie als de accountant. De auditcommissie is daarom positief gestemd over het feit dat er maatregelen worden genomen om de prestatielevering beter vast te leggen. Een van de verbeteringen die genoemd is in de vergadering van de auditcommissie is het meerdere keren per jaar doen van tussentijdse interne controles op de prestatieleveringen. Problemen salarisadministratie Uit het accountantsverslag blijkt dat er sinds oktober 2025 problemen zijn met het maken van rapportages uit het salarissysteem. Op 23 april 2026 heeft het college een informatienota gestuurd waaruit blijkt dat deze problemen niet zijn opgelost en dat het college inmiddels besloten heeft het contract van het HR-systeem op te zeggen en een ander systeem aan te schaffen. De auditcommissie wijst de raad nogmaals op deze informatienota omdat de problemen zeer waarschijnlijk opnieuw een rol zullen spelen bij de controles over het jaar 2026.

pagina

2/3

briefnummer

1535641

Advies De auditcommissie zal de genoemde onderwerpen blijven volgen en wanneer nodig bespreken met de wethouder en accountant. Concluderend adviseert de auditcommissie om de Jaarstukken 2025 vast te stellen. Over de (inmiddels gecorrigeerde) Voorjaarsnota 2026 en Kadernota 2027 heeft de auditcommissie geen aanvullende adviezen. Tot slot De auditcommissie wil de accountant, wethouder en ambtelijke ondersteuning hartelijk danken voor de prettige bespreking van de stukken en de gegeven antwoorden. De commissie vertrouwt erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Geerd Struik commissiegriffier

pagina

3/3

Jim Verdegaal voorzitter