Advies Auditcommissie Jaarrekening 2020

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp

Advies Auditcommissie Jaarrekening 2020 J.P. van der Haas verzenddatum 28 juni 2021 zaaknummer 1212730 briefnummer 1130450 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de raad, Op 23 juni jl. heeft de Auditcommissie de jaarrekening 2020 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en het bijbehorende concept-accountantsverslag besproken. De jaarrekening vormt het sluitstuk van de planning en controlecyclus (P&C-cyclus). In de jaarrekening legt het college verantwoording af over de baten en lasten ten opzichte van de begroting. Daarmee is de jaarrekening voor de gemeenteraad een middel om te controleren of het college in overeenstemming met de in de begroting gestelde kaders heeft gehandeld. In het accountantsverslag staan de bevindingen van de accountant met betrekking tot de jaarrekening. De accountant heeft de baten, lasten, activa en passiva bekeken en een oordeel opgesteld ten aanzien van de getrouwheid. Ook heeft de accountant gekeken of een en ander in overeenstemming met de begroting en relevante wet- en regelgeving is gebeurd, waarmee hij zich een oordeel heeft gevormd ten aanzien van de rechtmatigheid. Op basis van het accountantsverslag is de accountant voornemens een positief oordeel te geven over de jaarrekening. Toelichting door en bespreking met de accountant Conform artikel 4, lid 8 van het Reglement van Orde van de raad heeft de auditcommissie het accountantsverslag besproken. De accountant heeft het verslag tijdens de vergadering toegelicht.

De auditcommissie heeft onder meer vragen gesteld over de jeugdzorg en de overschrijding van afgegeven beschikkingen, de Wmo, Europese aanbestedingen, het verbeteren van de inkoopprocessen en de Tozouitkeringen. Tevens is nader ingegaan op de drie aandachtspunten die de accountant in zijn verslag heeft beschreven. Daarnaast heeft de auditcommissie gesproken met de wethouder en de ambtelijke ondersteuning. Hierbij is onder meer ingegaan op het verschuiven van interne uren, Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s), onzekerheden binnen het sociaal domein, kennis en processen met betrekking tot Europese aanbestedingen en door de accountant gedane aanbevelingen uit vorige controles.

pagina

1/3

Toelichting op gewijzigde hoogte bedrag materialiteit1 In het accountantsverslag is te lezen dat de materialiteit in overleg met de auditcommissie is verhoogd. Graag licht de auditcommissie dit nader toe. De auditcommissie heeft op 14 oktober 2020 het controleplan 2020 vastgesteld. Hierbij is op voorstel van de accountant en de wethouder afgesproken dat, om de diepgang van de controle door de accountant gelijk te houden aan voorgaande jaren, het resultaat van de verkoop van de Eneco-aandelen niet betrokken zou worden bij het bepalen van de materialiteit. Dat was een aanscherping van de minimale eisen die aan een accountantscontrole gesteld worden. Begin juni heeft de commissie van de accountant en de ambtelijke organisatie het signaal ontvangen dat er bij controle door de accountant onrechtmatigheden waren geconstateerd op het gebied van Europese aanbestedingen (deze constateringen zijn te vinden in het accountantsverslag). Dit zou volgens het eerder met de auditcommissie afgesproken controleplan leiden tot een uitbreiding van de accountantswerkzaamheden, met alle ureninzet en kosten van dien. Ook zou de deadline van het indienen van de jaarrekening bij de provincie in het geding komen. De auditcommissie heeft hierover op 9 juni jl. uitgebreid gesproken met wethouder, ambtelijke ondersteuning en accountant.

Toen is de suggestie gedaan om bij het bepalen van de materialiteit over 2020 de incidentele baten uit dat jaar, het resultaat van de Eneco-gelden, alsnog te betrekken. Hiermee is niet het percentage verhoogd, enkel het totale bedrag waarop het percentage wordt losgelaten. Dat was 1% van €160 miljoen en wordt door het toevoegen van de Eneco-gelden 1% van €245 miljoen. Daar de gehele controle met de lagere materialiteit is uitgevoerd, heeft deze verhoging enkel een effect op de beoordeling van de geconstateerde onrechtmatigheden, die hoofdzakelijk betrekking hebben op de Europese aanbestedingen. De uitvoeringsmaterialiteit is onveranderd gebleven, hetgeen betekent dat de ophoging van het bedrag geen invloed heeft gehad op de diepgang van de controle zelf. Eveneens van belang is dat het betrekken van incidentele baten slechts mogelijk is in het jaar waarin die baten zijn ontvangen. De Eneco-gelden kunnen dus niet in volgende boekjaren nogmaals op deze manier meegenomen worden. Dit alles afgewogen hebbend heeft de auditcommissie besloten akkoord te geven op het meenemen van de resultaten van de Eneco-gelden in de materialiteit. Advies auditcommissie aan gemeenteraad Ten behoeve van de bespreking van de jaarrekening 2020 door de raad geeft de auditcommissie de volgende punten mee. 1. De auditcommissie heeft over de onrechtmatigheden bij Europese aanbestedingen gesproken.

De commissie heeft begrepen dat de gemeentelijke organisatie kennis over de aanbestedingen en de aanbestedingsprocessen onder de loep zal nemen en verbeteren; 2. De onzekerheden binnen de jeugdhulp zijn sterk gestegen ten opzichte van vorige jaren. De gemeente heeft sinds 1 januari jl. een nieuwe werkwijze geïmplementeerd waarbij gestuurd wordt op de bestedingsruimte. Hiermee is meer controle op en over de uitgaven mogelijk; 3. Vanaf 2022 is het college verantwoordelijk voor het controleren van de rechtmatigheid van de jaarrekening. De gemeentelijke organisatie heeft hiervoor een plan van aanpak opgesteld en is reeds gestart met de uitvoering van dat plan. De auditcommissie blijft de voortgang van de implementatie van bovengenoemde acties en plannen monitoren.

1

Met ‘materialiteit’ wordt de grens bedoeld waarbinnen afwijkingen ten opzichte van de begroting binnen de jaarrekening mogen plaatsvinden. Zou de afwijking te groot zijn, dan heeft dat invloed op het beeld dat de jaarrekening de lezer geeft en leidt dat tot een negatief oordeel van de accountant. Voor Pijnacker-Nootdorp geldt een materialiteit van 1%, zoals vastgesteld in het Controleprotocol van september 2020.

pagina

2/3

briefnummer

1130450

Vanwege de oordeelvormende bespreking van de jaarrekening op 1 juli aanstaande heeft de auditcommissie de accountant gevraagd het definitieve verslag zo spoedig mogelijk aan de gemeenteraad te sturen. Met vriendelijke groet, namens de Auditcommissie,

Anne Volkers voorzitter

pagina

3/3