Advies auditcommissie Financiële verordening 2024

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie Financiële verordening 2024 J.P. van der Haas verzenddatum 10 april 2024 zaaknummer 1478999 briefnummer 1348071 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de raad, Tijdens deze raadscyclus bespreekt u de Financiële verordening 2024. De verordening is ten opzichte van de huidige verordening uit 2021 flink aangepast. Met name rondom de rechtmatigheidsverantwoording, die vanaf het boekjaar 2023 voor het eerst door het college wordt afgelegd, zijn diverse bepalingen in voorliggende verordening opgenomen. Daarnaast bepaalt de Financiële verordening voor een belangrijk deel de inrichting van de planning- en controlecyclus én de documenten die daarbij horen: kadernota, begroting, voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening. Voorproces Het is om deze reden dat de wethouder en ambtelijke ondersteuning op dit punt vroegtijdig via de griffie met de auditcommissie in gesprek wilden. De auditcommissie is tijdens haar vergaderingen in februari, maart en april het gesprek over dit document aangegaan. Daarbij heeft de commissie expliciet uitgesproken slechts de functie van klankbord te kunnen vervullen, omdat zij geen mandaat heeft om namens de gemeenteraad iets te vinden. Tijdens de besprekingen zijn daarom enkel aandachtspunten aan wethouder en ambtelijke ondersteuning meegegeven. Tijdens de vergadering van februari jl. lag in de auditcommissie een werkdocument van de verordening voor.

De commissie heeft onder meer gevraagd naar inzicht in op welke plek welke normbedragen zijn opgenomen en waarom die keuze is gemaakt.1 Ook is gevraagd naar een overzicht van keuzeopties die de VNG in haar model biedt en welke keuzes zijn gemaakt. Deze beide vragen hebben geleid tot bijlagen bij het raadsvoorstel, zodat de keuzes en toelichtingen ook voor u inzichtelijk zijn. Algemene opmerkingen De auditcommissie heeft tijdens de vergadering van februari en maart om meer achtergrondinformatie gevraagd over normbedragen, omdat het voor de commissie lastig in te schatten is wat de consequenties van de normbedragen zijn als er niet voldoende inzicht is in de betekenis ervan. Deze informatie is tegelijk 1 Het bepalen van normbedragen is belangrijk voor de mate van inzicht voor de gemeenteraad. Het normbedrag

over de hoogte van afwijkingen in de budgetten, bijvoorbeeld, bepaalt tot welk bedrag niet over afwijkingen gerapporteerd hoeft te worden en waarboven dat wel moet. De bedragen zijn daarmee voor de raad een manier om te sturen.

pagina

1/3

met de beantwoording op de beeldvormende vragen ontvangen en tijdens de vergadering van april besproken. Uit de beantwoording en de bespreking blijkt voor de auditcommissie dat een normbedrag van €100.000 zorgt voor een goede balans tussen informatievoorziening aan de raad en rapportagedruk(te) en daarmee leesbaarheid van de jaarrekening. De auditcommissie adviseert zodoende positief over de hoogte van dit bedrag. Daarnaast heeft de auditcommissie geconstateerd dat een toelichting bij de verordening ontbreekt. De als bijlage bij de stukken meegestuurde toelichting is de toelichting op de VNG-modelverordening. Deze kan als basis worden gebruikt voor het op maat maken van de toelichting bij de eigen verordening. De commissie adviseert om alsnog een toelichting bij de verordening te voegen, zodat er voldoende uitleg van de bedoeling van de artikelen is. De wethouder heeft hierop aangegeven bereid te zijn bij een eerstvolgende wijziging een complete toelichting op te nemen. De auditcommissie vindt dit acceptabel, omdat de in de praktijk geleerde lessen dan ook meteen verwerkt kunnen worden in die toelichting. Artikelsgewijs Naast enkele algemene opmerkingen geeft de auditcommissie ook graag bij enkele artikelen een opmerking mee.

In het kader van artikel 6, eerste lid, heeft de commissie uitgebreid gesproken over het aantal maanden dat de voorjaars- en najaarsrapportage zouden moeten beslaan. De vraag die daarbij centraal stond, was of er met de voorgestelde 3 (voorjaar) en 8 (najaar) maanden rapportage een voldoende representatief beeld is te geven van de financiële situatie. Dit omdat de VNG-modelverordening 4 respectievelijk 9 maanden voorstelt. Geconstateerd werd dat de besluitvormingsprocessen in Pijnacker-Nootdorp rondom kadernota/jaarrekening en begroting het lastig maken om 4 en 9 maanden in de stukken te verwerken. Overigens gebruikt de gemeente op dit moment ook al de termijnen van 3 en 8 maanden, zodat er met de voorgestelde financiële verordening geen verandering is. Daarnaast wordt in artikel 10, tweede lid, gesproken over ‘t’, ‘t-1’ en ‘t+1’ om de rapportages over diverse jaren te beschrijven. De auditcommissie acht deze manier van schrijven multi-interpretabel en adviseert om hier woorden als ‘huidige boekjaar’ en ‘voorgaande boekjaar’ te gebruiken. De auditcommissie adviseert om dit middels een amendement aan te passen. Als bijlage bij dit advies is een conceptamendement toegevoegd. Deze is afgestemd met de wethouder en ambtelijke ondersteuning.

Tevens heeft de auditcommissie zich, mede naar aanleiding van artikel 16, afgevraagd of beleid voor ‘overhead’ nodig is en of dat eventueel expliciet in de financiële verordening zou moeten staan. De wethouder heeft aangegeven een nota overhead te willen opstellen die eens per vier jaar herzien zal worden. Op dit moment is er in de financiële verordening nog geen verwijzing naar het opstellen van een nota overhead. Zodra het college een nota overhead aan de gemeenteraad aanbiedt, zal daar ook een aanpassing van de financiële verordening bij zitten. Ook heeft de auditcommissie het gehad over artikel 24 en de eventuele noodzaak om daarin op te nemen dat de gemeenteraad jaarlijks in plaats van tweejaarlijks een nota grondprijzen moet vaststellen. De commissie constateert echter ook dat de nota grondprijzen mogelijkheden tot indexatie biedt en met minimumprijzen werkt, waardoor er in ieder geval geanticipeerd kan worden op stijgende marktprijzen. Ten slotte sprak de auditcommissie over artikel 29. In dat artikel wordt voorgesteld om de verordening met terugwerkende kracht te laten ingaan. Dat betekent dat de accountant het boekjaar 2023 op basis van de huidige én de nieuwe verordening zal controleren. De auditcommissie heeft van de accountant begrepen dat het met terugwerkende kracht laten ingaan van deze verordening mogelijk is, omdat de verordening slechts ‘intern bindend’ is.

Dit betekent dat enkel de gemeente zelf aan de regels gehouden

pagina

2/3

briefnummer

1348071

is. Daarnaast gaf de accountant aan dat het werken op basis van twee verordeningen voor de accountant werkbaar is. Tot slot De auditcommissie spreekt haar dank uit aan de wethouder en de ambtelijke ondersteuning voor de constructieve besprekingen in de afgelopen vergaderingen. De commissie is, als daartoe de wens bestaat, uiteraard bereid tot een nadere toelichting op haar advies.

Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie,

Jorden van der Haas griffier commissie

pagina

3/3

Jim Verdegaal voorzitter