220318 - Protocol Informatiefase 2022 Papendrecht.pdf

Protocol Informatiefase 2022 Aan: Fracties gemeente Papendrecht 2022 Onderwerp: Protocol informatiefase 2022 Datum: 18 maart 2022 De informatiefase van 2022 worden georganiseerd op basis van een protocol. Dit protocol is ter consultatie voorgelegd aan de lijsttrekkers van de aan de verkiezingen deelnemende partijen, de burgemeester en de griffier. Het protocol wordt definitief vastgesteld tijdens de eerste bijeenkomst van de onderhandelende partijen op 18 maart 2022.

Procesinhoud 1. Start  Er worden geen partijen bij voorbaat uitgesloten van de onderhandelingen.  Er zijn maximaal twee vertegenwoordigers per partij. 2. Openbaar duidingsdebat De griffie nodigt alle vertegenwoordigers van de fracties uit voor een duidingsdebat op 18 maart 2022 om 20.00 uur. Dit debat is openbaar en vindt plaats in de raadszaal van het gemeentehuis in Papendrecht. Het debat wordt voorgezeten door een extern technisch voorzitter. In het duidingsdebat komt aan de orde:  Eerste ronde: duiding van de verkiezingen door elke partij o Op welke manier kijkt een partij terug op de verkiezingen en hoe reflecteert men op de voorlopige uitslag? o Kan uw partij zich committeren aan het informatieproces, conform het protocol en de opdracht aan de informateur?  Reacties op de eerste ronde  Opdracht voor de informateur Er is een onafhankelijke informateur aangesteld om te verkennen welke combinatiemogelijkheden recht doen aan de verkiezingsuitslag en draagvlak heeft en welke vorm voor een akkoord passend is. o Akkoord op opdrachtformulering informateur. o o Gezamenlijke aandachtspunten voor de informateur met het oog op het proces van de informatiefase.  Protocol informatiefase o Vaststellen van het protocol als leidraad voor de gesprekken. .

3. Informatiefase Op basis van het duidingsdebat worden onder verantwoordelijkheid van de informateur de gesprekken met de fracties gestart. De vormgeving van de informatiefase verloopt via (minimaal)

twee gesprekken. Hierna presenteert de informateur de resultaten van de informatiefase in een eindrapportage en een openbare bijeenkomst. Gespreksrondes        

Er wordt een gesprek gevoerd met alle fracties, in de eerste gespreksronde van groot naar klein op basis van de verkiezingsuitslag en in de tweede gespreksronde van klein naar groot. Indien nodig, wordt er een extra gespreksronde gehouden. Per fractie worden twee vertegenwoordigers aangewezen. Fracties krijgen van tevoren een aantal vragen van de informateur om zich voor te bereiden op de gesprekken. De gesprekken vinden plaats in vertrouwelijkheid. Van de gesprekken wordt een verslag op hoofdlijnen gemaakt, waarop de fracties hun goedkeuring geven. De informateur heeft de vrije hand in de wijze waarop hij aan de onderhandelingen invulling geeft. Bij elk gesprek wordt de informateur ambtelijk ondersteund.

Eindrapportage 

Op basis van de gesprekken stelt de informateur een eindrapportage op met de bevindingen uit het informatieproces en een advies aan de gemeenteraad.

Tweede openbare bijeenkomst  De eindrapportage wordt tijdens een tweede openbare bijeenkomst gepresenteerd door de informateur  Kort voorafgaand aan de openbare bijeenkomst ontvangen de fracties, de burgemeester en de griffier de eindrapportage onder embargo om zich voor te bereiden  De bijeenkomst besluit over het advies en het vervolg  Op basis van dit besluit wordt de informatiefase gecontinueerd volgens een werkwijze en opdracht die past bij het protocol of vangt de formatiefase aan (als een meerderheid van partijen een college met elkaar wenst te vormen)

4. Openbaarheid  De eerste en tweede bijeenkomsten zijn openbaar. De gespreksrondes spelen zich als regel in beslotenheid af.  De schriftelijke weergaven van de gesprekken zijn vertrouwelijk en worden onder de zorg van de griffier voor vier jaar bewaard, tenzij de fractievertegenwoordigers anders besluiten. 5. Communicatie  De informateur geeft in overleg met de betrokken fractievertegenwoordigers aan op welke momenten eventuele persberichten worden verzonden.  De informateur brengt de burgemeester periodiek verslag uit van de voortgang van het proces van de informatiefase.



Na afloop van de informatiefase legt de informateur verantwoording af in een openbare raadsvergadering over het eindresultaat.

6. Rol informateur  De informateur heeft als taak om te verkennen welke combinatiemogelijkheden recht doen aan de verkiezingsuitslag en draagvlak heeft en welke vorm voor een akkoord passend is.  De informateur heeft de leiding van de gesprekken en zorgt met de ambtelijke ondersteuning voor de voortgang in het proces.  De informateur legt schriftelijk verantwoording af over informatiefase en licht dit toe in een openbare bijeenkomst van de gemeenteraad.

7. Rol burgemeester  De burgemeester komt minimaal de rol toe die haar in art. 35, lid 2 van de Gemeentewet is toebedeeld: “De burgemeester wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de collegeonderhandelingen. Hij wordt alsdan in de gelegenheid gesteld zijn opvattingen over voorstellen ten behoeve van het collegeprogramma kenbaar te maken”  Daarnaast kan de (in)formateur de burgemeester inschakelen voor werkzaamheden van procesmatige aard.  De informateur heeft gedurende het proces desgewenst contact met de burgemeester. Hierbij kunnen alle voor het proces van belang zijnde zaken aan de orde komen. 8. Ambtelijke ondersteuning  De informateur en de fractievertegenwoordigers worden ambtelijk ondersteund door de griffier en een ambtelijk ondersteuner, tot het moment waarop de informateur zijn/haar eindrapport met de raad deelt.  De griffier/ambtelijk ondersteuner heeft als taak het proces te faciliteren, te notuleren, het noteren van afspraken en, vanuit zijn deskundigheid en ervaring, gevraagd en ongevraagd de fractievertegenwoordigers te adviseren over het proces. Hij kan zich hierbij laten flankeren en ondersteunen door een op de griffie werkzame collega.  De griffier is geen tussenpersoon of bemiddelaar tussen onderhandelende partijen. 9.

Rol gemeentesecretaris  De gemeentesecretaris zorgt vanuit de ambtelijke organisatie voor de door de fractievertegenwoordigers gevraagde facilitaire en ambtelijke ondersteuning (‘standby’), die nodig is in aanvulling op hetgeen de griffier in dezen bijdraagt.