Raadsvoorstel 'Vaststellen Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2021'.pdf
Tekst van het document
Raadsvoorstel Opsteller Lugt, Arjen van der Vergadering van 23 maart 2021 Kenmerk Z/21/011412 / D/21/014157 Portefeuillehouder Danny de Vries Portefeuille Algemeen bestuurlijke zaken Onderwerp Vaststellen Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2021
Inleiding In 2018 heeft de gemeenteraad van Oudewater een nieuwe Verordening op de fora vastgesteld, tegelijkertijd met een nieuw Reglement van Orde. Op dat moment was de huidige gemeenteraad net aangetreden. Na bijna twee jaar werken zijn het Reglement van orde en de Verordening op de fora in de zomer van 2020 geëvalueerd door een werkgroep vanuit de gemeenteraad, bestaande uit Leendert Oosterom, Ronald Gabriëls, Monique van den Berg, Vincent Bos en Wim Knol. Op basis hiervan is een document aan het presidium gestuurd met bevindingen van deze werkgroep. Het presidium heeft besloten om te wachten met het voorleggen van een nieuw Reglement van Orde en nieuwe Verordening op de fora aan de gemeenteraad, zodat de nieuwe burgemeester ook zijn input kan geven. Dat is inmiddels gebeurd. Dit raadsvoorstel voorziet dan ook in een wijziging van de Verordening op de fora, met inachtneming van het advies van de werkgroep en de input van burgemeester De Vries.
De raad besluit De 'Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2021' vast te stellen.
De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving Artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet.
Beoogd effect Een geactualiseerde verordening, waardoor de vergaderingen van de fora van de gemeente Oudewater op goede wijze plaats kunnen vinden.
Argumenten In de zomer van 2020 is een werkgroep, bestaande uit de raadsleden Leendert Oosterom (CDA), Ronald Gabriëls (VVD/D66), Monique van den Berg (Onafhankelijken), Vincent Bos (CU/SGP) en Wim Knol (Wakkere Geelbuik) tweemaal bij elkaar geweest om het Reglement van Orde van de gemeenteraad en de Verordening op de fora te evalueren. De Verordening op de fora is vastgesteld op 20 september 2018, een halfjaar na de installatie van de huidige gemeenteraad. De bespreking door de werkgroep heeft geleid tot een advies aan het presidium, wat uiteindelijk vervat is in het voorstel
dat nu voor u ligt. In dit voorstel worden - naast enkele tekstuele correcties - de volgende verbetervoorstellen gedaan: Geheime documenten Voorheen was het voor raads - en foraleden (voor geheime documenten die niet alleen aan de raad, maar ook aan fora zijn overlegd) alleen mogelijk om geheime documenten in te komen zien bij de griffier. In 2020 heeft een pilot plaatsgevonden, waarbij de geheime documenten op een besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem zijn geplaatst. Deze pilot is geslaagd, waardoor de raad wordt voorgesteld om deze werkwijze te formaliseren. In de Verordening op de fora wordt het derhalve mogelijk gemaakt om geheime documenten op een besloten van het raadsinformatiesysteem te plaatsen. Ditzelfde geldt voor besluitenlijsten van besloten forumvergaderingen. Vooraf stellen van vragen De afgelopen jaren is het voorafgaand aan de forumvergaderingen indienen van vragen op verschillende wijzen toegepast. In de praktijk blijkt het beste te werken dat technische vragen voorafgaand aan de vergadering ingestuurd worden en ook schriftelijk worden beantwoord. Dit bespoedigt de behandeling van raadsvoorstellen en andere zaken op de agenda. Politieke vragen kunnen eventueel voorafgaand aan de forumvergaderingen ter informatie alvast worden ingediend, maar deze worden niet schriftelijk beantwoord. Deze vragen worden mondeling beantwoord tijdens de vergaderingen.
Aanpassen van voorstellen Op dit moment is het alleen mogelijk om te adviseren om raadsvoorstellen na behandeling in de fora te agenderen als hamerstuk of bespreekstuk of om het voorstel niet te agenderen. Formeel gezien is het niet mogelijk om te adviseren om een stuk aan te passen. Dit terwijl een kleine aanpassing vaak kan leiden tot agendering (als bespreekstuk of hamerstuk). Door mogelijk te maken om te adviseren om het college een stuk aan te laten passen voorafgaand aan de raadsvergadering, wordt tegengegaan dat stukken abusievelijk niet geagendeerd worden of onnodig geamendeerd moeten worden door de gemeenteraad. Debat tijdens fora Volgens de huidige verordening is het mogelijk om debat toe te staan tijdens forumvergaderingen, maar hier wordt terughoudend mee omgegaan. Het voorstel voorziet in een eerste termijn in het fora waarin vooral (politieke) vragen aan het college aan de orde komen en een tweede termijn waarbij de forumleden onderling standpunten uit kunnen wisselen. Interrupties In de geldende versie van de Verordening op de fora staat niets opgenomen over interrupties. Dit is wel opgenomen in de voorliggende versie. Deze interrupties dienen dan wel te bestaan uit een vraag en geen losstaande termijn te worden. Gebruik van digitale middelen Steeds vaker wordt door raads- en collegeleden gebruik gemaakt van digitale middelen, zoals een PowerPoint presentatie.
Deze mogelijkheid bestaat ook, zowel in de raadszaal als digitaal. In de nieuwe versie van de Verordening op de fora staat dit expliciet opgenomen. Afdoeningstermijn Tijdens forumvergaderingen wordt de Politieke Agenda behandeld. Hierin staat de status van moties en toezeggingen opgenomen. In de huidige versie van de verordening staan geen standaard termijnen voor afdoening opgenomen, wat leidt tot moties en toezeggingen die wel erg lang in de Politieke Agenda staan. In het voorstel staat een standaard afdoeningstermijn van drie maanden voor toezeggingen en zes maanden voor moties opgenomen. Hiervan kan worden afgeweken door tijdens een toezegging een kortere of langere afdoeningstermijn aan te geven of door in een motie expliciet een andere afdoeningstermijn te benoemen.
Kanttekeningen Tegelijkertijd met het voorstel tot wijziging van de Verordening op de fora, wordt de gemeenteraad ook voorgesteld om het Reglement van Orde te wijzigen. Deze documenten kunnen immers niet los van elkaar gezien worden.
Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit raadsvoorstel.
Uitvoering De nieuwe verordening treedt in werking op de dag na de bekenmaking.
Communicatie De nieuwe verordening wordt op de website van de gemeenteraad geplaatst.
Samenhang met eerdere besluitvorming Niet van toepassing.
Bijlagen - Concept raadsbesluit (Bijlage 1) - Complete tekst (Bijlage 2) - Overzicht van wijzigingen (Bijlage 3) - Verslag bijeenkomst werkgroep 27 juli 2020 (Bijlage 4) - Verslag bijeenkomst werkgroep 10 augustus 2020 (Bijlage 5) - Advies van de werkgroep aan het presidium (Bijlage 6)