Raadsvoorstel aanbesteding accountantsdiensten.pdf

Raadsvoorstel Opsteller A. Strijers/M. Bosma Vergadering van 3 november 2022 Kenmerk 2022-11.01 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Financiën Onderwerp Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten

Samenvatting Het huishoudboekje van gemeente Woerden wordt jaarlijks door een accountant gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad om een accountant voor een bepaalde periode aan te wijzen. Net als in de vorige bestuursperiode zullen de gemeenten Woerden en Oudewater hierin samen optrekken. In verband met het aflopen van de huidige overeenkomsten ten aanzien van accountantsdiensten willen de gemeenten Woerden en Oudewater nieuwe overeenkomsten afsluiten. De auditcommissie heeft als financiële adviescommissie van de gemeenteraad als taak de aanbesteding voor te bereiden. De auditcommissie heeft hiervoor een aanbestedingsdocument voorbereid en ze legt dit ter besluitvorming voor aan de gemeenteraad. Na vaststelling van dit document kan de Europese aanbesteding worden gestart en zal een beoordelingscommissie de inschrijvingen beoordelen aan de hand van de in het aanbestedingsdocument opgenomen minimumeisen, uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Na dit voorwerk zal de auditcommissie een advies tot aanwijzing van een accountant vanaf controlejaar 2023 aan de gemeenteraad voorleggen.

Gevraagd besluit De raad besluit: 1. de aanbestedingsleidraad Europese Openbare Aanbesteding Accountantsdiensten vast te stellen; 2. de aanbesteding volgens de in dit document beschreven procedure te starten.

Inleiding In verband met het aflopen van de huidige overeenkomsten ten aanzien van accountantsdiensten willen de gemeenten Woerden en Oudewater nieuwe overeenkomsten afsluiten met een accountant met de beste prijs-kwaliteitverhouding voor accountantsdiensten. Op deze manier wordt de continuïteit van de dienstverlening van de accountant gewaarborgd. De aanbesteding dient Europees gevolgd te worden, omdat de geschatte waarde van de opdracht boven de Europese drempelwaarde ligt. De auditcommissies van Woerden en Oudewater hebben op basis van de controleverordeningen als taak de aanbesteding van de accountantscontrole voor te bereiden. De gemeenteraden zijn opdrachtgever voor de accountantscontrole. De afgelopen maanden hebben de auditcommissies de aanbestedingsstrategie en het daaruit volgende aanbestedingsdocument met het programma van eisen besproken. Na een algemene aankondiging kunnen partijen zich op de aanbesteding inschrijven. Een beoordelingscommissie zal de inschrijvingen beoordelen aan de hand van de in het aanbestedingsdocument opgenomen minimumeisen, uitsluitingsgronden en selectiecriteria. De auditcommissies stellen een beoordelingscommissie voor, bestaande uit vier leden van de auditcommissie van de gemeente Woerden, twee leden van de auditcommissie van de gemeente Oudewater, de concerncontroller, de interne auditor en de teammanager Strategie Financiën en Control.

De portefeuillehouders Financiën Woerden en Oudewater hebben een adviserende rol. De griffier van Oudewater en een raadsadviseur van de gemeente Woerden zullen ondersteunen. De beoordeling wordt begeleid door een inkoopadviseur. Doel is een overeenkomst af te sluiten voor in ieder geval de controlejaren 2023 en 2024, met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van maximaal twee keer één jaar (onder dezelfde condities en voorwaarden). Het voorstel tot gunning wordt na afloop van de hele procedure voorgelegd aan de raad. Ook dan zal de auditcommissie een advies uitbrengen. Voor beide gemeenteraden is een gelijkluidend raadsvoorstel geschreven.

Participatieproces De afgelopen maanden hebben de auditcommissies de aanbestedingsstrategie en het daaruit volgende aanbestedingsdocument met het programma van eisen besproken met team Concernzaken en afdeling Inkoop.

Wat willen we bereiken Het beoogd resultaat is dat de gemeenteraden van Woerden en Oudewater voor een nieuwe periode een gezamenlijke geschikte accountant aan kunnen wijzen. De accountant zal in opdracht werken van, en zijn bevindingen rapporteren aan, de gemeenteraden.

Wat gaan we daarvoor doen Een Europese aanbesteding uitschrijven.

Argumenten 1.1 Het aanbestedingsdocument bevat de uitgangspunten van de aanbesteding, de eisen aan de inschrijver, de gunningscriteria en het inhoudelijk programma van eisen 1.2 De onderdelen uit 1.1 bevatten de wettelijke vereisten, specifieke eisen en gunningscriteria voor de aanbesteding 1.3 De specifieke eisen en gunningscriteria hebben de auditcommissies, de concerncontroller, de interne auditor, teammanager SFC en de inkoopadviseur aangeleverd en besproken. Deze specifieke eisen en gunningscriteria hebben tot doel te komen tot een accountant die het best past bij de gemeentelijke context van de gemeenten Woerden en Oudewater 1.4 Bij de beoordeling van de aanbiedingen telt het criterium Prijs voor 30% mee en het criterium Kwaliteit voor 70%. 1.5 Kwaliteit bestaat uit zes onderdelen die als volgt worden meegeteld in de beoordeling: 1.5.1 Implementatie (10%) 1.5.2 Controlefilosofie en –aanpak (30%) 1.5.3 Bijdragen aan kennisniveau organisatie (25%) 1.5.4 Samenstelling controleteam (10%) 1.5.5 Rapportage & Communicatie (15%) 1.5.6 Presentatie (10%) 1.6 De auditcommissie heeft het aanbestedingsdocument beoordeeld en heeft het vertrouwen uitgesproken dat deze kan leiden tot een overeenkomst met de meest geschikte accountant in de specifieke context van de gemeente. 1.7 De accountant wordt geworven voor een periode van 2 jaar met een optie op 2 keer 1 jaar verlengen.

Kanttekeningen, risico's en alternatieven De kans bestaat dat er geen inschrijvingen worden gedaan of dat inschrijvingen niet voldoen aan de gestelde eisen.

Financiële gevolgen van het voorgestelde besluit Wordt inzichtelijk gemaakt bij het raadsbesluit dat tot een overeenkomst leidt. Het nu voorgestelde besluit heeft geen gevolgen voor de begroting, omdat daar al rekening mee is gehouden.

Communicatie - De aankondiging van een opdracht wordt via Tenderned gepubliceerd. - De aankondiging van de gegunde opdracht wordt via Tenderned gepubliceerd.

Vervolgproces 18 november 2022 Januari 2023 Februari 2023 Februari 2023 Februari 2023

Start aanbesteding (publicatie Tenderned) Beoordeling offertes Opstellen gunningsadvies Besluitvorming gunning in raad Opstellen en verzenden gunningsbrief

Inkoop Beoordelingscommissie Auditcommissie Raad Controller

Bevoegdheid raad Artikel 2 van de controleverordening gemeente Oudewater stelt dat de accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

Bijlagen -

Aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten Bijbehorende bijlagen 1 tot en met 10, waaronder: o Bijlage 2 Programma van Eisen

De Auditcommissie, M.W. Bosma,

J. Broere,

griffier

voorzitter