B19. Provincie Utrecht, afschrift Brief GS aan BenW Oudewater beoordeling informatiebeheer over 2022-2023 (1).pdf

College van burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht TELEFOONNUMMER / Informatiebeheer over 2022-2023 E-MAILADRES DATUM 21 maart 2024 DOCUMENTNUMMER UTSP-1913279266-4914 DOMEIN/OPGAVE VAN Irmgard Broos TEAM ONDERWERP

+31651392542 irmgard.broos@provincieutrecht.nl Strategie en Bestuur BEI

Geacht college,

U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Onze beoordeling is gebaseerd op de door u aangeleverde toezichtinformatie over 2022, aangevuld met actuele informatie uit het gevoerde gesprek op 8 februari jl. met uw medewerkers ICT-Informatiebeheer en archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC). Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2021-2022 luidt ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar op een aantal onderdelen nog (net) niet. Ten opzichte van onze vorige toetsingsronde zien wij zeker een positieve ontwikkeling. In plaats van de stagnatie in verbeteringen die wij in onze vorige toezichtbrief meldden, zien wij nu dat uw organisatie gestaag werkt aan de nog openstaande verbeteringen in het informatiebeheer. Indien we bij het volgende toetsingsmoment deze positieve ontwikkellijn blijven zien, verwachten wij dat wij uw informatiebeheer dan als ‘voldoet’ kunnen beoordelen. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten.

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt.

1 van 3

Bevindingen en beoordeling Bij onze vorige beoordeling benadrukten wij het belang van een realistisch verbeterplan dat rekening houdt met de bestaande bezetting en met een duidelijke prioritering. Wij onderschrijven het beeld van uw archivaris in zijn rapportage over het informatiebeheer 2022 dat een (positieve) kentering zichtbaar is. In het recent gevoerde gesprek is deze positieve tendens bevestigd. Het kwaliteitssysteem informatiebeheer wordt toegepast, inclusief het uitvoeren van een jaarlijkse audit en een periodieke monitoring van het verbeterplan. Het strategisch informatie overleg (SIO) wordt gestructureerd gevoerd en functioneert goed. Belangrijke instrumenten voor het digitaal informatiebeheer, die tevens dienen ter voorbereiding op het e-depot, zijn gereed (metadataschema, handboek vervanging) of in de maak (digitale bewaarstrategie). Om grip te krijgen en te houden op alle informatiestromen is een eerste overzicht opgesteld van alle applicaties met archiefwaardig materiaal. De achterstanden in de analoge en digitale vernietiging zijn voor een flink deel weggewerkt. De bouwvergunningen Oudewater 1923-2000 en het 10 jarenblok 1989-1999 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHC. Hiermee voldoet u nu geheel aan de wettelijke vereisten van overbrenging.

Naast de genoemde resultaten zien wij ook dat een aantal zaken nog uitgevoerd en afgerond moet worden en dit vraagt om (blijvende) aandacht om uw informatiebeheer in het geheel te laten voldoen aan wet- en regelgeving. Een belangrijk zorgpunt daarbij is het behouden van voldoende formatie, kennis en expertise om het kwaliteitsniveau van uw informatievoorziening op peil te brengen en te houden. Verbeterpunten: 1.

Onze belangrijkste aanbeveling is dan ook om alle verbeterpunten uit de jaarlijkse KPI-rapportage van het RHC en uw daarop gebaseerde verbeterplan 2022 uit te voeren en de voortgang te blijven monitoren.

2.

Werk verder aan het onder beheer brengen van alle informatiestromen in uw organisatie via het continu aanvullen en actualiseren van het overzicht van centrale en decentrale applicaties. Betrek daarbij ook de informatie uit e-mailboxen.

3.

Rond de digitale bewaarstrategie af en implementeer deze. Zorg ervoor dat deze strategie ook van toepassing wordt voor het beheer van de decentrale informatiestromen (zie aanbeveling 2).

4.

Pas het metadataschema en het handboek vervanging toe. Zorg voor een strakke controle (via het kwaliteitssysteem) van de toepassing van deze instrumenten.

5.

Voer de wettelijk verplichte vernietiging van papieren en digitale informatiebestanden uit, zodat de laatste achterstanden worden weggewerkt. Werk ook de achterstanden weg in de digitale dossiervorming.

6.

Maak met alle gemeenschappelijke regelingen (maar in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD en met Ferm Werk) praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. voor selectie en vernietiging van digitale informatie) en toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem.

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervanuit dat u de verbeterpunten van uw archivaris en van ons, in nauw overleg met het RHC, doorvoert. Begin 2025 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2023 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2024. Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gaat met de uitvoering van de aanbevelingen. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven.

2 van 3

Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBT-kaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

cc. streekarchivaris RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

3 van 3