Advies Auditcommissie inzake Jaarrekening 2020.pdf

Bezoekadres: Waardsedijk 219 3421 NE Oudewater Postadres: Postbus 100 3420 DC Oudewater Telefoon: 14 0348 Fax: (0348) 42 4108 info@oudewater.nl www.oudewater.nl KvK nummer: 53878388 IBAN nummer: NL88BNGH0285006789

Onderwerp: Advies Auditcommissie inzake Jaarrekening 2020 Uw brief van: Geregistreerd onder nummer: n.v.t.

Uw kenmerk:

Documentnr.:

D/21/029045

Zaaknr.: Z/21/004976

Datum: 14 juli 2021

Behandeld door/Doorkiesnummer: A. van der Lugt

0348-425909 /

Geachte raad, Op donderdag 1 juli 2021 heeft de Auditcommissie het raadsvoorstel inzake de jaarrekening 2020 behandeld. In dit document doet de Auditcommissie verslag van het onbevredigende traject rondom de behandeling van de jaarrekening en geeft de commissie advies aan de gemeenteraad over de besluitvorming bij de jaarrekening. De voorzitter zal dit document nader toelichten tijdens de raadsvergadering van donderdag 15 juli 2021. Terugkijkend naar de behandeling van de voorgaande jaarrekeningen, kan geconstateerd worden dat jaarlijks afspraken worden gemaakt over de wijze van behandeling van de jaarrekening en dat de afgelopen jaren steeds tegen het feit wordt aangelopen dat de definitieve jaarrekening en het bijbehorende verslag van de accountant te laat worden opgeleverd. Dit was reeds het geval bij de vorige accountant (Mazars); helaas moet geconstateerd worden dat dit de afgelopen jaren niet verbeterd is bij de benoeming van een nieuwe accountant (Publieke Sector Accountants).

Afspraken bij behandeling Voor de behandeling van de jaarrekening 2020 zijn al in een vroeg stadium afspraken gemaakt tussen de secretaris en ambtelijke organisatie enerzijds en de Auditcommissie en accountant anderzijds. Op 18 maart 2021 is een planning voor de behandeling vastgesteld door de Auditcommissie, die ruim voorafgaand aan de vergadering is afgestemd tussen de secretaris en ambtelijke organisatie. Al tijdens de vergadering van de Auditcommissie op 29 oktober 2020 zijn afspraken gemaakt met de accountant over de controle van de jaarrekening 2020. Daarbij is al expliciet door de commissie aangegeven dat wordt verwacht dat de jaarrekening dit keer eerder wordt opgeleverd. Tijdens de vergadering op 18 maart 2021 is tevens met de accountant gesproken, over de Managementletter 2020. Daarbij is vanuit de organisatie de toezegging gedaan dat de commissie nog een brief zou ontvangen vanuit het College van B&W van Woerden, met daarin een stand van zaken rondom de interne beheersing en controle van de jaarrekening.

Constateringen bij procedure In de planning is uitgegaan van een vergadering van de Auditcommissie op donderdag 24 juni 2021, waarbij de jaarrekening en het verslag van de accountant besproken zouden worden. Op 19 mei 2021 deed de concerncontroller van de gemeenten Woerden en Oudewater – via de secretaris - echter het verzoek aan de commissie om de vergadering met een week te verplaatsen, naar donderdag 1 juli 2021. Hierin is gesteld dat de definitieve jaarrekening en het verslag van de accountant in de laatste week van juni beschikbaar zouden zijn. De concept jaarrekening was uiteindelijk ruim voorafgaand aan de vergadering beschikbaar, op 17 juni 2021. Bij het officieel uitnodigen van de accountant voor de vergadering van donderdag 1 juli, liet de accountant echter weten dat geen verslag beschikbaar zou zijn voor de vergadering van 1 juli 2021 en dat de commissie een presentatie zou krijgen van de voorlopige stand van zaken. Daarnaast bleek dat de eerder toegezegde brief vanuit de organisatie aan de gemeenteraad nog niet gereed was. Uiteindelijk heeft de commissie net voorafgaand aan de vergadering van 1 juli een concept verslag van de accountant ontvangen, alsmede de toegezegde brief naar aanleiding van de vergadering van 18 maart 2021.

Dit alles is gebeurd door hier als commissie actief om te vragen; vanuit zowel de organisatie als de accountant heeft geen actieve communicatie plaatsgevonden, anders dan het verzoek tot verzetten van de vergadering van 24 juni naar 1 juli. Wel verdient de organisatie een compliment voor de snelle beantwoording van technische vragen bij de jaarrekening. Tijdens de vergadering op 1 juli is toegezegd dat de gemeenteraad uiterlijk op vrijdag 9 juli de definitieve jaarstukken zou ontvangen, alsmede het definitieve verslag van de accountant. Op vrijdag 9 juli moest echter geconstateerd worden dat de stukken nog niet gereed waren, met de toezegging dat dit om maandag 12 juli wel het geval zou zijn. Maandagavond volgde inderdaad het definitieve verslag van de accountant; de definitieve jaarstukken volgden op dinsdagochtend 13 juli.

Conclusies bij procedure Ten aanzien van de procedure rondom de jaarrekening 2020, trekt de commissie de volgende conclusies: -

-

-

-

-

Ruim voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening zijn goede afspraken gemaakt over het aanleveren van (definitieve) stukken, maar ook dit jaar konden de afspraken niet nagekomen worden; Door zowel de organisatie als de accountant is niet voldoende actief gecommuniceerd richting commissie. De commissie diende vaak zelf achter de status van stukken en het halen van deadlines aan te gaan; De samenwerking tussen organisatie en accountant verloopt niet goed. Gezien alle voorvallen wordt de commissie graag in kennis gesteld van de uitkomst van de evaluatie tussen accountant en organisatie; Er is een verbetertraject ingezet binnen de ambtelijke organisatie. Resultaten blijven vooralsnog uit. De commissie acht het wenselijk op iedere vergadering een update vanuit de organisatie te ontvangen waarin de commissie meegenomen wordt inzake de behaalde resultaten. De commissie wil de vinger aan de pols houden; Op basis van het bovenstaande is het dus zeer evident dat strakker op de naleving van procedures en afspraken wordt toegezien.

Als het bovenstaande niet verbetert en er geen wijzigingen plaatsvinden binnen de werkwijze van de organisatie en samenwerking met accountant, dan blijven de commissie en gemeenteraad in een onmogelijke positie om het werk goed te doen. Niet alleen vanuit controlerende rol, maar ook vanuit kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol. Niet alleen het proces rondom de jaarrekening verliep immers slecht; ook zijn er bijvoorbeeld fouten gemaakt rondom de berekening van de hoogte van de onroerende zaakbelasting.

Inhoudelijk De commissie constateert dat de accountant een goedkeurend oordeel geeft ten aanzien van getrouwheid, maar tegelijkertijd een afkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid. Hierdoor zijn de verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand gekomen. Dit heeft te maken met het onterecht niet naleven van Europese aanbestedingsregels voor een bedrag van € 395.000. Daarnaast is sprake van een overschrijding van investeringskredieten voor een bedrag van € 994.000. De totale afwijking in het kader van rechtsmatigheid bedragen hiermee € 1.339.000. De commissie is vanzelfsprekend ontevreden over dit afkeurende oordeel ten aanzien van rechtmatigheid en stelt de gemeenteraad voor om het college van B&W op te dragen om deze ontevredenheid over te brengen aan het college van B&W van Woerden en in gesprek te gaan over de reden van deze onrechtmatigheden en ervoor te zorgen dat deze onrechtmatigheden in de toekomst niet meer voorkomen.

Advies Wij stellen de gemeenteraad voor om de jaarrekening 2020 vast te stellen, kennis te nemen van de verklaring en het advies van de accountant en het college van B&W de hierboven geformuleerde opdracht mee te geven om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

Tot slot De commissie wil benadrukken dat de – vaak massale – aanwezigheid van ambtelijke ondersteuning tijdens de vergaderingen zeer op prijs wordt gesteld.

Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie, De secretaris,

De voorzitter,

mr. A. van der Lugt

J. Broere

Deze brief is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.