Accountantsverslag 2020.pdf

Accountantsverslag 2020 Gemeente Oudewater

Aan de raad van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

Onderwerp Accountantsverslag 2020 Datum 12 juli 2021 Kenmerk 312018010.21.211

Geachte leden van de raad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2020 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Oudewater is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 30 juni 2021 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met de concern-controller van de uitvoeringsorganisatie en enkele bij het jaarrekeningproces betrokken ambtenaren. Op 1 juli hebben wij onze bevindingen besproken met de auditcommissie. Bij de jaarrekening 2020 hebben wij op 12 juli 2021 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor de getrouwheid. Voor het aspect rechtmatigheid is ons oordeel afkeurend. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2020. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA

Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing. Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 11

Tel: 06 – 1509 2689

4. Interne beheersing ................................................................ 23

Arjan Sallehart

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 28

Tel: 06 – 1509 2694

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312018010.21.211 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 14 juli 2020 (kenmerk 312018010.20.220) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Oudewater. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol WNT 2020. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 22 april 2021 vastgestelde “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Oudewater”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2020 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 245.000

€ 735.000

De gemeenteraad heeft in het accountantsprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 25% van materialiteit, derhalve € 61.250.

312018010.21.211 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed.      

   

  

De verantwoording en waardering van vorderingen cliënten bijstand. Uw samenwerking met de uitvoeringsorganisatie gemeente Woerden en uw grip daarop. De boekingsgang van de lasten DVO: zijn de interne doorbelastingen in 2020 geëlimineerd? Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. De status van het actualiseren van beheerplannen voor het onderhoud aan uw kapitaalgoederen. De voortgang en waardering met betrekking tot lopende grondexploitaties: • Is afsluiting De Noort Syde II in 2020 mogelijk? • De voortgang van Tappersheul III: zijn de in 2019 opgelopen achterstanden ingehaald en loopt 2020 volgens planning? Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2019 gerapporteerde onzekerheden. De beheersing van investeringskredieten, inclusief het toerekenen van lasten aan het juiste jaar. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

De voortgang van het project om te komen tot de collegeverantwoording rechtmatigheid (over 2021).

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

312018010.21.211 - 3

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol en het normenkader 2020 (wat ter kennisgeving aan de raad is voorgelegd met de raadsinformatiebrief van 22 maart 2021 met kenmerk Z/21/010379/D/21/012750) hebben wij de naleving van het financieel balansmutaties, zijn in rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn de volgende afwijkingen geconstateerd: materiële zin niet rechtmatig  Afwijkingen van Europese aanbestedingsregels voor een bedrag van (minimaal) € 395.000; en 

Overschrijdingen van investeringskredieten voor een bedrag van € 944.000.

De totale rechtmatigheidsfout bedraagt derhalve (minimaal) € 1.339.000. Omdat deze afwijkingen meer dan driemaal de materialiteit bedraagt, is het oordeel voor rechtmatigheid afkeurend.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Oudewater. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen het BBV van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Oudewater zijn uiteengezet in de jaarstukken 2020 in de jaarrekening in onderdeel II “Waarderingsgrondslagen balans”. In de jaarrekening 2020 hebben zich ten opzichte van 2019 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de Gemeente Oudewater. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geen overige geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen overige van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden voor de getrouwheid. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312018010.21.211 - 4

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Oudewater een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader, wat ter kennisgeving aan de raad is voorgelegd met de raadsinformatiebrief van 22 maart 2021 met kenmerk Z/21/010379/D/21/012750. De onrechtmatigheden hebben betrekking op afwijkingen van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312018010.21.211 - 5

Financiële positie en resultaat

312018010.21.211 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute en relatieve zin af

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 228.000 nadelig. Per saldo is tussentijds € 368.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 139.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

5.456

6.197

6.662

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 368

-/- 445

-/- 1.786

139

-/- 296

1.321

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 228

-/- 741

-/- 465

Eigen vermogen per 31 december

5.227

5.456

6.197

Gerealiseerd resultaat (-/- = voordelig)

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 17,2 % van het balanstotaal (2019: 25,1% van het balanstotaal). In relatieve en absolute zin is het eigen vermogen gedaald in 2020. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de

312018010.21.211 - 7

jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2020 Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Resultaat 2020 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Oudewater ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

23.325

Totale lasten

23.553

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

-/-228

Af: stortingen in reserves

1.021

Bij: onttrekkingen aan reserves

1.388

Saldo mutaties reserves

368

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

139

NB: door afronden op €1.000 kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan.

De exploitatie over 2020 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 228.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 468.000 nadelig. Dit is derhalve € 240.000 minder nadelig. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 139.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u hiervoor naar hoofdstuk II. Voor de verschillenanalyse verwijzen wij u tevens naar de toelichting op de programmaverantwoording (onderdeel “Financiële analyse” per thema) waarin per thema de belangrijkste verschillen nader zijn geanalyseerd. 312018010.21.211 - 8

Het nadelige exploitatieresultaat 2020 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat het beschikbare weerstandsvermogen past binnen het kaders zoals dit door de raad is vastgesteld

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) heeft het college bepaald op € 2.193.000. In 2019 bedroeg deze € 3.147.000. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve ten opzichte van 2019 gedaald. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2020 tot een bedrag van € 2.270.000 (2019: € 2.200.000). Op basis van deze kwantificering is de weerstandsratio voor 2020, zo schrijft het college, afgerond 1,0 en voldoet deze daarmee net aan het minimumniveau zoals u heeft vastgelegd in de Nota Financiële Sturing. Ten opzichte van 2019 is sprake van een lichte stijging van de gekwantificeerde risico’s en een daling van de beschikbare weerstandcapaciteit. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312018010.21.211 - 9

Bevindingen eindejaarscontrole

312018010.21.211 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was niet voldoende, wij zullen het jaarrekeningtraject met de direct betrokken medewerkers evalueren

Bij de start van de controle waren de jaarstukken grotendeels gereed. Het opsteldossier was bij de start van de controle niet geheel gereed en bevatte omissies. Dit is gedurende de controle, op basis van herziene afspraken, aangevuld. Wij hebben op basis daarvan onze controle in een langere doorlooptijd moeten uitvoeren. Overigens zagen wij desondanks een voorzichtige positieve ontwikkeling ten opzichte van voorgaande jaren in de kwaliteit van de ter controle aangeboden cijfers. De onderbouwing van de cijfers die nodig is om snel tot oordeelvorming te kunnen komen behoeft aandacht. Dit is ook onder de aandacht van de concerncontroller. In voorgaande rapportages is nadrukkelijk aandacht gevraagd voor proces en kwaliteit bij de uitvoeringsorganisatie. Dit is opgepakt, maar heeft tijd nodig. Daarnaast is een belangrijke constatering dat door de ingezette verbeterslag bij de uitvoeringsorganisatie er intern wel meer en op een eerder moment is geconstateerd, wat heeft geleid tot diverse (noodzakelijke) aanpassingen en daarmee ook een intensief opstel-en controleproces. Wij zullen het jaarrekeningtraject op een later moment met uw college en medewerkers evalueren om samen scherp te krijgen waar nog (aan beide kanten) ruimte voor verbetering mogelijk is.

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd

Een belangrijk risico dat wij onderkennen in het kader van de jaarrekeningcontrole is de waardering van de grondexploitaties. De grondexploitaties hebben ultimo 2020 een (netto) boekwaarde van circa € 2.861.000 en zijn daarmee ten opzichte van 2019 circa € 264.000 toegenomen. De toename van de boekwaarde (mutatie onderhanden werk) betreft de gemaakte kosten in 2020. De grootste mutaties zien we bij het complex Tappersheul, wat momenteel nog volop in ontwikkeling is. De grondexploitatie is één van de posten die het meest gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. Hierdoor kan het verwachte resultaat van een project (fors) afnemen of zelfs omslaan in een verwacht verlies, maar bij een voorspoedige realisatie van verkopen (voorlopen op plan) is juist weer sprake van een voordelig effect. Voor een nadere onderbouwing van de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties verwijzen wij naar de paragraaf “Grondbeleid” in het jaarverslag. Daarin worden ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht. De controle van de grondexploitatie vraagt veel aandacht, vanwege de (hoge mate van) schattingsonzekerheid die met de (waardering van de) jaarrekeningpost samenhangt.

Wijzigingen in de uitgangspunten die bij het doorrekenen van grondexploitaties gehanteerd zijn veelal van (substantiële) invloed op de financiële uitkomst van de grondexploitatie. Ook hebben (op projectniveau) 312020004.21.113 - 11

de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten, inclusief de timing daarvan, mogelijk invloed op de waardering. Op basis van onze controle brengen wij het volgende onder uw aandacht: De Noort Syde II loopt langer door De verwachting was dat in 2020 de laatste vrije kavel verkocht zou worden en dat de laatste uitgaven voor woonrijpmaken konden worden gedaan. Door bezwaar- en beroepsprocedure is dit vertraagd en wordt dit nu waarschijnlijk 2021. Met de verkoop van deze laatste kavel (in 2021) zal het complex dan ook afgesloten kunnen worden. In de paragraaf grondbeleid geeft het college aan dat er in 2021 geen kosten meer zullen worden gemaakt. Gelet op de huidige boekwaarde van de exploitatie (deze bedraag € 157.000) en de verwachte verkoopopbrengst die in 2020 nog gerealiseerd zal worden (€ 337.000) zal het resultaat uitkomen op circa € 180.000. Wij adviseren u het verdere verloop van deze exploitatie te blijven volgen. Industrieterrein Tappersheul III In 2018 is de grondexploitatie Tappersheul III geopend en zijn de (eerste) investeringen gedaan. Ultimo 2020 bedraagt het geïnvesteerd vermogen € 2.704.000. Ten behoeve van de jaarrekening 2020 heeft het college de grondexploitatie geactualiseerd. Zowel de nog te maken kosten als de nog te realiseren opbrengsten zijn daarbij hoger ingeschat dan bij de vorige actualisatie het geval was.

De gerealiseerde kosten blijven overigens vooralsnog achter op de begroting (jaarschijven) en ook de opbrengsten worden later gerealiseerd dat eerst was voorzien. Het achterblijven van zowel de kosten als de opbrengsten komt omdat sprake is van enige vertraging in de uitvoering. In de paragraaf grondbeleid geeft het college hier ook inzicht in en noemt zij vertraging ook als risico voor de financiële (verwachte) uitkomsten. U heeft een bedrag van € 2 miljoen gereserveerd uit de toekomstige winsten voor de revitalisering van Tappersheul I en II. De resterende winst dient als buffer voor eventuele risico’s en zal in de komende jaren onderdeel uit maken van uw (te bestemmen) resultaat. Gelet op de door het college onderkende risico’s die verdere vertraging met zich mee kunnen brengen en gelet op de afspraken die u heeft gemaakt met de provincie om een deel van het resultaat te bestemmen voor de revitalisering van Tappersheul I en II, is het van belang te blijven sturen op de voortgang en financiële ontwikkelingen van deze exploitatie. Met ingang van het verslagjaar 2020 zijn de vorderingen op cliënten bijstand weer verwerkt op uw balans. Van de nominale Vorderingen cliënten bijstand verwerkt op balans vordering ad € 204.000 is en bedrag van € 116.000 voorzien. Het resterende netto bedrag ad € 88.100 is voor een bedrag van €

58.000 verwerkt onder de financiële vaste activa omdat de looptijd van deze vorderingen langer dan één jaar is. De resterende vorderingen ad € 30.000 zijn verantwoord onder de kortlopende vorderingen. Uw gemeente heeft hierbij de classificatie gevolgd die de uitvoeringsorganisatie FermWerk heeft gehanteerd. FermWerk is daarbij uitgegaan van de verwachte resterende aflossingstermijn die aan de vorderingen gekoppeld is, terwijl juist de oorspronkelijk ingeschatte aflossingstermijn bepalend is voor de classificatie. Wij adviseren u om in het vervolg jaarlijks vast te stellen of de vorderingen juist geclassificeerd zijn, zodat u deze ook “één op één” op de juiste wijze in uw jaarrekening kunt opnemen. Daarnaast adviseren wij u om de inschatting van de voorziening dubieuze debiteuren ook zichtbaar te valideren, door kennis te nemen van de methode die FermWerk hanteert bij de bepaling van de voorziening dubieuze debiteuren (uitgangspunten) en vast te stellen (navraag doen en op hoofdlijnen toetsen) dat deze zijn 312018010.21.211 - 12

toegepast. Het zijn immers uw vorderingen en de waardering door de uitvoeringsorganisatie heeft uiteindelijk gevolgen voor uw SiSa-bijlage.

Afrekening FermWerk

In de jaarrekening van uw gemeente zijn de baten en lasten die verband houden met het verstrekken van uitkeringen door de uitvoeringsorganisatie FermWerk overeenkomstig de afrekening 2020 van FermWerk verwerkt. De baten en lasten die verband houden met het verstrekken van uitkeringen, het terugvorderen daarvan en het inschatten van de eventueel benodigde voorziening voor oninbare debiteuren sluiten per saldo niet aan op de baten en lasten zoals deze in de SiSabijlage 2020 zijn opgenomen van FermWerk. Deze SiSa-bijlage moet u in uw jaarrekening 2021 verwerken. Het verschil tussen de uitkeringsgerelateerde baten en lasten zoals deze in de afrekening 2020 van FermWerk zijn opgenomen en de baten en lasten zoals deze uit de SiSa-bijlage blijken, wordt waarschijnlijk veroorzaakt door de mutatie in de voorziening dubieuze debiteuren. Deze mutatie wordt met de afrekening verwerkt onder de “normale bedrijfsvoeringskosten” van FermWerk, terwijl deze onder de uitkeringsgerelateerde kosten verwerkt had moeten worden. Per saldo is daarmee weliswaar de juiste last in uw jaarrekening opgenomen, echter deze is mogelijk niet geheel juist geclassificeerd. Het gevolg hiervan is dat per saldo de te verrekenen bedragen met het Rijk en FermWerk juist verantwoord zijn, alleen de uitsplitsing naar het Rijk en FermWerk is niet geheel juist.

Wij adviseren u na te gaan wat de juiste posities zouden moeten zijn en dit in 2021, indien noodzakelijk, administratief te corrigeren. Daarnaast adviseren wij u om, samen met de overige deelnemende gemeenten, met FermWerk in overleg te gaan of de huidige wijze van verantwoorden in de afrekening, de meest wenselijke is. Naar onze mening verdient het aanbeveling om een zuiver onderscheid te maken tussen de kosten van bijstand en de bedrijfsvoeringskosten. De verschillen tussen de afrekening 2020 van FermWerk en de SiSa-bijlage zijn op basis van onze controle geconstateerd. Wij adviseren u om de interne controle op de afrekening aan te scherpen en daarbij ook verbanden te leggen met de SiSa-bijlage. Een optie zou ook kunnen zijn, om een controleverklaring bij de afrekening van FermWerk op te vragen, waarbij expliciet door de accountant van FermWerk is vastgesteld dat de afrekening aansluit op de SiSa-bijlage.

Onzekerheden sociaal domein

Zorg in natura Jeugd en WMO Het college is voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg en de daadwerkelijke levering (mede) afhankelijk van de controle-informatie van zorgaanbieders. De gemeente heeft aan de zorgaanbieders een productieoverzicht gevraagd en, als de productie een bepaald bedrag overschrijdt, een controleverklaring van de externe accountant van de zorgaanbieder over de rechtmatigheid van de in totaal in rekening gebrachte lasten door de desbetreffende zorgaanbieder op basis van het landelijk controleprotocol. Daarnaast heeft uw gemeente voor een aantal grote aanbieders waarvoor nog geen productieverantwoording en/of goedkeurende controleverklaring was verkregen zelf onderzoek verricht om de levering van de zorg alsnog zeker te maken. De totale onzekerheid hebben wij per 7 juli 2021 bepaald op maximaal € 209.000. Een onzekerheid betekent niet dat een bedrag in de jaarrekening fout is of dat er lasten voor dit bedrag gaan komen. De lasten zitten terecht in de jaarrekening 312018010.21.211 - 13

2020, alleen is het op dit moment niet met voldoende zekerheid te zeggen of deze lasten getrouw en rechtmatig zijn of heeft het vanuit controleperspectief geen toegevoegde waarde meer om de exacte omvang van de onzekerheid te onderzoeken, wanneer duidelijk is (zie ook onze opmerking bij de Pgbs) dat de totale onzekerheid nooit meer materieel kan zijn. De door ons genoemde onzekerheden zijn dan ook maximale bedragen en zullen, wanneer wij hier meer controlewerkzaamheden aan verrichten, alleen maar lager worden. Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdzorg) Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdzorg is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeente Woerden kent de pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2020 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt circa 2,4% van de bestedingen ten laste van de pgb-budgetten als onrechtmatig. In het geval het college zelf geen nadere werkzaamheden zou uitvoeren om de getrouwheid en rechtmatigheid van de verstrekte Pgb’s vast te stellen, zou voor de Jeugd-pgb’s sprake kunnen zijn van een onzekerheid van € 166.600 en voor de Wmo Pgb’s van € 93.900.

Deze bedragen vallen samen met de omvang van de verstrekte Pgb’s. Echter omdat het college wel werkzaamheden heeft verricht om de onzekerheden te verkleinen zijn deze in werkelijkheid lager. Gelet op het feit dat de eventuele onzekerheid niet materieel kan zijn of worden, hebben wij, omdat dit economisch niet rationeel meer was, de exacte onzekerheid niet meer onderzocht, maar deze zal dus veel lager zijn dan de genoemde bedragen.

Nauwkeurigheid administratievoering (kosten/investeringen)

Op basis van interne signalering is geconstateerd dat investeringsuitgaven en exploitatielasten niet altijd juist geclassificeerd waren in de administratie. Ook werd vastgesteld dat initieel kredietoverschrijdingen als last genomen werden. Deze interne bevindingen hebben geleid tot diverse (interne) analyses en correcties. Een onderliggende oorzaak voor de geconstateerde fouten is onvoldoende kennis van het BBV bij de medewerkers die de initiële boekingen maken en controleren. Daardoor werden deze bevindingen pas – in een laat stadium – door de verbijzonderde interne controle ontdekt. Uiteraard is het zaak dat uw uitvoeringsorganisatie maatregelen treft om de kwaliteit van de initiële boekingen en interne controle (in het proces) te verbeteren. Daarvoor is het belangrijk dat een integrale oorzaakanalyse wordt uitgevoerd. Een gevolg van de foute boekingsgang en de daardoor noodzakelijke correcties bij het opstellen van de jaarrekening is dat er sprake is van extra boekingen op kredieten, waardoor deze nu een overschrijding hebben. Wij adviseren u door het college te laten informeren over het door de uitvoeringsorganisatie op te stellen verbeterplan.

Covid-19 in de jaarrekening 2020

Het college gaat op diverse plekken in de jaarstukken in op de impact van Corona op de jaarstukken 2020. In paragraaf 8 “Impact corona” geeft het college inzicht in de financiële gevolgen van Corona op de jaarstukken 2020. De paragraaf geeft inzicht in de Corona-aanpak en op hoofdlijnen in de financiële gevolgen daarvan. Graag verwijzen wij u naar deze paragraaf.

312018010.21.211 - 14

Zowel vanuit het Rijk als vanuit de gemeente zelf, is geld beschikbaar gesteld (door middel van specifieke uitkeringen en via de september- en decembercirculaire) om de financieel nadelige gevolgen van Corona te kunnen dekken. In de toelichting op de diverse programma’s heeft het college van burgemeester en wethouders inzicht gegeven in de financiële effecten voor uw gemeente als gevolg van Corona. Daarnaast wordt u periodiek geïnformeerd met een raadsinformatiebrief over financiële ontwikkelingen als gevolg van corona. Wij adviseren u de financiële gevolgen te blijven volgen.

Het periodiek actualiseren van beheerplannen is van belang ter onderbouwing van te treffen onderhoudsvoorzieningen

Voor de dekking van kosten van groot onderhoud aan de gemeentelijke kapitaalgoederen, beschikt uw gemeente over een bestemmingsreserve “Onderhoud gemeentelijk vastgoed”’ De omvang daarvan bedraagt ultimo 2020 € 1.139.000. Uw gemeente heeft, net als in de afgelopen jaren, geen (egalisatie) voorzieningen gevormd voor groot onderhoud aan de kapitaalgoederen (zoals bijvoorbeeld gebouwen, wegen, kunstwerken, riolering et cetera). In 2015 heeft de commissie BBV zich over de vraag gebogen (vraag 2015.001) of het wenselijk is dat bestemmingsreserves gevormd worden ter dekking (egalisatie) van toekomstige onderhoudslasten, in het geval een actueel beheerplan ontbreekt. De commissie BBV is van mening dat, als actuele beheerplannen ontbreken, niet kan worden onderbouwd wat de benodigde omvang van een voorziening moet zijn. Daarmee ontbreekt dan het inzicht in de mate waarin de doelstelling van egalisatie van lasten over meerdere begrotingsjaren wordt gerealiseerd. In dat geval, zo stelt de commissie BBV, wordt niet voldaan aan de vereisten om een voorziening voor groot onderhoud te vormen. In de praktijk blijkt bij veel gemeenten en gemeenschappelijke regelingen als alternatief dan een bestemmingsreserve gevormd te worden, zodat er dekkingsmiddelen zijn voor het uitvoeren van groot onderhoud. Dit is bij uw gemeente nu dus ook het geval (geweest).

Bij een bestemmingsreserve groot onderhoud wordt vanuit de verslaggevingsregels geen nadere onderbouwing afgedwongen inzake de omvang en afloop van de bestemmingsreserve (in tegenstelling tot voorzieningen). Het is hierbij aan de raad om de kaders en voorwaarden voor de bestemmingsreserve goed te omschrijven. Een bestemmingsreserve groot onderhoud kan echter, zo stelt de commissie BBV, nooit de functie van het egaliseren van onderhoudslasten over meerdere begrotingsjaren overnemen. Dit kan hooguit een tijdelijke situatie zijn gedurende de periode dat het beheerplan wordt geactualiseerd. Vanuit het oogpunt van risicobeheersing en inzicht in de financiële positie is het overigens welke systematiek ook wordt gekozen door de raad - aan te raden altijd zorg te dragen voor actuele beheerplannen. Wij adviseren u om de aanwezige beheerplannen regelmatig te actualiseren en te laten voldoen aan de vereisten van het BBV. Op basis van deze beheerplannen dienen (op basis van artikel 44 lid 1c van het BBV ) de bestemmingsreserves die gevormd zijn, dan weer omgezet te worden in voorzieningen. Daarmee realiseert een gelijkmatige verdeling van lasten over de komende begrotingsjaren en worden jaarlijkse (mogelijke) schommelingen in het resultaat opgevangen.

Evalueer de onderbouwingen voor de

Uw gemeente kent twee tarief-egalisatievoorzieningen, namelijk voor Riolering en de Afvalstoffenheffing. De voorzieningen zijn in het leven geroepen om verrekening van de specifieke kosten die uw gemeente maakt voor de riolering respectievelijk de verwerking 312018010.21.211 - 15

mutaties in de tariefsegalisatievoorzieningen

van huishoudelijke afvalstoffen en de van de burgers verkregen inkomsten (heffingen) over meerdere begrotingsjaren mogelijk te maken. De heffingen betreft namelijk van derden verkregen middelen die specifiek in dit kader moeten worden besteed. Met andere woorden: als u minder kosten maakt dan u bij de burgers in rekening brengt, dan dient het meerdere in een voorziening te worden opgenomen totdat deze ook besteed zijn. Voor het bepalen van de lasten bestaan regels en jurisprudentie over welke kosten mogen worden toegerekend. Daarbij gaat hij bijvoorbeeld om de toerekening van BTW en een deel van het reinigen van kolken. Bij uw gemeente valt op dat de kosten van het innen van de heffing en kwijtschelden niet als lasten worden meegenomen, terwijl er in uw financiële verordening wel richtlijnen voor opgenomen zijn. Daardoor blijft er meer in de voorziening als “beklemd” opgenomen dan strikt verplicht zou zijn. Feitelijk is dit een extra bijdragen vanuit de algemene middelen aan de riolering- en afvalstoffenlasten. Daarnaast wordt er voor overhead al jaren een bedrag toegerekend aan de lasten dat gebaseerd is op de begroting. Daarbij is niet goed de relatie naar de werkelijke overheadlasten te maken, waardoor niet zeker is of het juiste bedrag aan de lasten wordt toegerekend.

Wij adviseren u daarom de methodiek en onderbouwing van de aan de beide voorziening toegekende lasten dit jaar te herzien.

Europese aanbestedingen: rechtmatigheidsfouten van in totaal € 395.000

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2020 is nageleefd. Uit de uitgevoerde (interne) controlewerkzaamheden voor de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn onrechtmatigheden vastgesteld voor een bedrag van € 395.000. Hiervan had € 310.000 betrekking op onrechtmatige uitgaven in 2020 en een bedrag, ter grootte van de resterende contractwaarde van € 85.000 op 2021. De fouten hebben betrekking op contracten welke in voorgaande jaren Europees aanbesteed hadden moeten worden, maar in 2020 (of daarna) nog doorlopen of verlengd zijn of uitgaven waar geen contract aan ten grondslag ligt, maar waar uw gemeente al geruime tijd leveringen en diensten afneemt van derden. Gelet op de omvang van dit bedrag heeft deze rechtmatigheidsfout tezamen met de afwijking op het gebied van begrotingsrechtmatigheid (de kredietoverschrijdingen) effect op de strekking van de controleverklaring. Omdat ons oordeel reeds afkeurend was hebben wij geen verdere controlewerkzaamheden uitgevoerd, om vast te stellen of mogelijk sprake was van een grotere fout. Dit was immers niet “economisch rationeel”.

De mogelijkheid bestaat derhalve dat sprake is van meer afwijkingen dan nu meegewogen. Wij adviseren om samen met het college de komende periode, de bevindingen op basis van de interne controle uitkomsten en het actieplan van de uitvoeringsorganisatie te bespreken .

Begroting na wijziging: huidige wijze van

Gedurende het jaar stelt de gemeenteraad meerdere begrotingswijzigingen vast. Deze begrotingswijzigingen worden vervolgens verwerkt in de financiële administratie en uiteindelijk de jaarstukken. Om de juistheid en volledigheid van de begrotingswijzigingen 312018010.21.211 - 16

vast te stellen, vragen wij uw gemeente elk jaar om een zogenaamde nulproef van de begroting. Dit betekent dat wij een overzicht vastlegging biedt willen ontvangen met alle mutaties op de primaire begroting die uiteindelijk leiden tot de begroting na wijziging. onvoldoende inzicht in juistheid begrotingsmutaties Op basis van de ontvangen nulproef constateren wij, samen met uw medewerkers, dat de medewerkers op de financiële afdelingen gedurende het boekjaar veel moeite hebben met het zichtbaar kunnen aansluiten van de verwerkte begrotingswijzigingen conform de nulproef met de onderliggende raadsbesluiten. Daarnaast constateren wij dat er geen zichtbare interne controle plaatsvindt op de juistheid van verwerkte begrotingswijzigingen. Wij adviseren u daarom om bij elk raadsvoorstel waarin een begrotingswijziging (financieel) is opgenomen een financiële bijlage toe te voegen met daarbij de financiële consequentie van het voorstel op de gehele begroting per programma. Vervolgens adviseren wij u om in het proces een vierogen- principe te creëren. Tot slot geven wij u in overweging om tevens in het interne controleplan een interne controle op de juistheid van begrotingswijzigingen op te laten nemen.

Begrotingsrechtmatigheid op de programma’s is adequaat toegelicht in de jaarrekening; kredietoverschrijdingen werken door in ons oordeel

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. In totaal heeft uw gemeente € 23,4 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover € 23,6 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een overschrijding van € 0,2 miljoen (1,2%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 22,9 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 23,3 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een overrealisatie van baten van € 0,4 miljoen (2,1%). Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 0,2 miljoen nadelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van een overschrijding van programma 3. Sociaal Domein, programma 5. Sport en Onderwijs, programma 7 Algemene inkomsten en op het programma Overhead. In het onderdeel “Begrotingsrechtmatigheid” heeft het college een analyse van de begrotingsafwijkingen opgenomen en komt zij tot de conclusie dat de afwijkingen niet door werken als rechtmatigheidsfout in ons oordeel. Wij hebben de analyse en toelichting die het college gegeven heeft gevalideerd en kunnen ons verenigen met haar standpunten.

Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotings-rechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze heeft zich in 2020, zoals het college aangeeft, voor een totaalbedrag van € 811.000 voorgedaan, welke als afwijking doorwerkt in ons rechtmatigheidsoordeel.

312018010.21.211 - 17

Toerekening baten en lasten Net als in voorgaande jaren blijkt uit onze controlewerkzaamheden dat facturen die u ontvangt rond de jaarwisseling mogelijk niet altijd in het juiste verslagjaar worden verwerkt. De reden hiervan is dat uit de factuur niet altijd eenduidig is op te maken welk deel verdient aandacht

van de factuur betrekking heeft op 2020 en welk deel op 2021. Uw gemeente verwerkt deze facturen dan in principe in het jaar waarin de factuur ontvangen wordt. Ook is het zo dat er binnen de organisatie soms onvoldoende informatie beschikbaar om eenduidig vast te kunnen stellen op welk jaar welk deel van de factuur betrekking heeft. Daarmee ontstaat onzekerheid of de investeringen en de verplichting ultimo 2020 volledig op de balans zijn verantwoord. De inschatting van het college en ons is dat dit geen materieel ander beeld geeft van de balans. Deze onzekerheid is opgenomen in de toelichting op de balans bij de materiële vaste activa. Deze onzekerheid heeft ook gevolgen voor de kredietbewaking op investeringsprojecten en uw kengetallen. Mogelijk is de kredietuitputting groter dan in de jaarrekening is opgenomen. Daarnaast kunnen de kengetallen, marginaal, afwijkingen vertonen. Wij adviseren u scherper toe te zien op de juiste toerekening van de facturen. Daarbij kan het behulpzaam zijn om afspraken te maken met leveranciers dat er ultimo 2021 wordt afgerekend en/of dat op facturen duidelijker aan wordt gegeven op welk boekjaar de op de factuur opgenomen bedragen betrekking hebben.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2020 van € 201.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen.

312018010.21.211 - 18

Bij de controle van de WNT-verantwoording 2020 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2021 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2020 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Hierna treft u deze tabel aan. Nr.

Specifieke uitkering of overig

FIN B1 OCW D8 EZK F9 SZW G2 SZW G2A SZW G3

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

SZW G3A

Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_Totaal 2019 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeentedeel 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_Totaal 2019

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro's

N.v.t.

N.v.t.

Toelichting fout/onzeke rheid N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

312018010.21.211 - 19

SZW G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

SZW G4

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

SZW G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

Niet te kwantificeren

Zie toelichting *

SZW G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020) Regeling specifieke uitkering stimulering sport

Formele onrechtmatig heid (onzekerheid) N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

SZW G4 SZW G4 SZW G4 SZW G4

VWS H4 VWS H8

Regeling Sportakkoord

Strekking controleverklaring rechtmatigheid: afkeurend Strekking controleverklaring getrouwheid: goedkeurend * Regeling G4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) De regeling G4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) wordt voor de gemeente Oudewater, uitgevoerd door de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk. Ferm Werk verantwoordt zich over de (financiële) uitvoering met haar 312018010.21.211 - 20

jaarrekening aan de gemeente Oudewater, waarbij een goedkeurende controleverklaring door de accountant van Ferm Werk is afgegeven. Bij de verstrekkingen voor levensonderhoud Tozo 1 is vastgesteld dat niet alle benodigde documentatie, concreet de eigen verklaring dat de zelfstandige beschikt over de vergunningen die nodig zijn om de onderneming uit te voeren, beschikbaar waren op het moment dat besloten is tot toekenning (of afwijzing) van uitkeringen. De ontbrekende verklaringen over de vergunningen zijn nadien ook niet meer opgevraagd. In haar accountantsverslag bij de jaarrekening 2020 van Ferm Werk geeft de accountant van Ferm Werk aan dat zij begrepen hebben dat het algemeen bestuur van Ferm Werk in het kader van de hardheidsclausule op dit punt een bestuursverklaring bij SZW zal indienen. Deze constatering is niet nauwkeurig te projecteren naar een financiële omvang voor de gehele populatie. Er is sprake van een formele onrechtmatigheid en is daarom niet van invloed op ons oordeel.

312018010.21.211 - 21

Interne beheersing

312018010.21.211 - 22

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- In onze managementletter van 16 februari 2021 hebben wij het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd over onze bevindingen en aanbevelingen gegeven om de financiële bedrijfsvoering verder te verbeteren. Op 18 maart 2021 hebben wij de controle 2020 belangrijkste bevindingen ook met de auditcommissie besproken.

Uw gemeente heeft de bedrijfsvoering door een op samenwerking gerichte dienstverleningsovereenkomst (DVO) uitbesteed aan een uitvoeringsorganisatie, welke belegd is bij de gemeente Woerden. De gemeente Woerden draagt in juridische zin de verantwoordelijkheid over deze organisatie. Het college van de gemeente Oudewater is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening (en tussentijdse verantwoordingsinformatie aan de raad) van uw gemeente. Daarentegen vinden alle processen die uiteindelijk leiden tot de verantwoording van baten, lasten en balansposities in de jaarrekening, plaats bij de uitvoeringsorganisatie. Om de betrouwbaarheid van de informatie in uw jaarrekening (en tussentijdse rapportages) te waarborgen, is het vanuit de formele rol van het college die bij deze juridische structuur hoort, belangrijk om goed toezicht te houden op de realisatie van de afspraken die uw gemeente gemaakt heeft met de uitvoeringsorganisatie. Het college heeft dat geborgd met de afgesloten dienstverleningsen uitvoeringsovereenkomst welke daar handvatten voor geven. Daarnaast hanteert u het principe van vertrouwen. In verband met de uitbesteding van uw bedrijfsvoering, hebben wij in onze managementletter aangegeven dat het van belang is om onze managementletter ook mede in het perspectief van uw toezicht op de ambtelijke ondersteuning door de uitvoeringsorganisatie te plaatsten.

Wij vinden het in dat verband van belang, dat u zich door het bestuur van de uitvoeringsorganisatie laat informeren over de voor de gemeente Oudewater relevante onderwerpen. Daarvoor zou onze managementletter aan de uitvoeringsorganisatie en de reactie van het bestuur daarop een goede basis kunnen zijn. De kernboodschappen uit onze interim-controle 2020 die de interne beheersing raken zijn: Verbetermogelijkheden interne beheersing Wij hebben het bestuur van de uitvoeringsorganisatie een aantal bevindingen gerapporteerd en adviezen gegeven om de interne beheersing te verbeteren. De belangrijkste punten zijn: 





De uitvoeringsorganisatie is zich er meer en meer van bewust dat de interne beheersing op onderdelen verbeterd moet worden. Aandachtspunten zijn het jaarlijks actualiseren van financiële processen en het actualiseren en uitvoeren van een allesomvattend intern controleplan. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft de aandacht nodig. De uitvoeringsorganisatie stelt, ten behoeve van uw college, (nog) geen integrale frauderisicoanalyse op en deelt onderkende frauderisico’s ook niet met de raad (via de auditcommissie). In het kader van de ondersteuning van de raad in zijn toezichthoudende functie vinden wij dit wel belangrijk. Stuur op de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles. Daarmee realiseert de uitvoeringsorganisatie dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. Hier moeten nog stappen gemaakt worden. Ons advies 312018010.21.211 - 23

is om een follow up rapportage op te stellen en deze regelmatig intern te bespreken en te rapporteren aan de raad (auditcommissie) over de voortgang. Voor uw gemeente is een dergelijke rapportage ook van belang. Het helpt u als college vanuit uw toezichthoudende rol om het gesprek over de ontwikkelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering te kunnen voeren en u kunt aan uw raad (auditcommissie) rapporteren over de voortgang. De uitvoeringsorganisatie is actief bezig met het versterken van de (verbijzonderde) interne controle Wij hebben het bestuur van de uitvoeringsorganisatie bevindingen gerapporteerd en adviezen gegeven om de (verbijzonderde) interne controle in de financiële processen verder te verbeteren. De belangrijkste adviezen geven wij hieronder weer:  

 

De noodzakelijke verdere professionalisering van de interne controle staat bij de uitvoeringsorganisatie op de planning en zal meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. De actualiteit van processen dient (in continuïteit) aangetoond te worden door middel van het uitvoeren en vastleggen van lijncontroles. Het jaarlijks actualiseren van de opzet en inrichting van de processen en het zichtbaar vaststellen van het bestaan aan de hand van voorbeelddocumentatie moet verbeterd worden. Tijdige afstemming van deelmassa’s (scoping) ondersteunt u bij de mogelijkheid tot data-analyses en kan bijdragen aan een efficiënte(re) interne controle. De IT-organisatie is nog niet aantoonbaar ondersteunend aan de interne beheersing.

Belangrijke overige bevindingen die wij gerapporteerd hebben Wij hebben het bestuur van de uitvoeringsorganisatie verder de volgende belangrijke adviezen gegeven:         

Blijf sturen op de verdere implementatie van maatregelen vooraf om te waarborgen dat de aanbestedingen correct verlopen en stel de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen tijdig vast voor de jaarrekening 2020. Werk een uitvoeringsinstructie voor de prestatielevering nader uit. De projectbeheersing van inkomende subsidies is in opzet verbeterd, er wordt nog onvoldoende gebruik gemaakt van de sturingsmogelijkheden. U zult aanvullende werkzaamheden uit moeten voeren om de rechtmatigheid van subsidielasten (als gevolg van de COVID-19 pandemie) vast te kunnen stellen (zie ook het volgende hoofdstuk in deze managementletter). Risico op onjuiste verwerking mutaties in crediteurenstambestand nog aanwezig. Er heeft geen zichtbare interne controle op de Algemene Uitkering en op de personele mutaties (standenregister) plaats gevonden. Actie is noodzakelijk. Uw interne procedure rondom het gebruik van memoriaalboekingen blijft aandacht verdienen op aspecten als autorisatie en documentatie. De verantwoording en controle van de Tozo-bestedingen (inclusief de uitvoeringskosten) verdient uw aandacht. Actualisatie van beheerplannen is vertraagd, waardoor er nog geen onderhoudsvoorzieningen gevormd kunnen worden (zie ook het volgende hoofdstuk in deze managementletter).

312018010.21.211 - 24

In de managementletter hebben wij het college tenslotte aandacht voor de volgende punten gevraagd: De actualisatie van beheerplannen De Rechtmatigheid van de verstrekte subsidies in het kader van de Covid-19 pandemie De realisatie van de financiële resultaten van de lopende grondexploitaties Wij verwijzen u verder naar onze managementletter, welke wij op 18 maart 2021 met de auditcommissie besproken hebben

Rechtmatigheidsverantwoording 2021

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. In de recente nieuwsbrief van postbus IBI (juni 2021) lijkt de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording overigens een jaar uitgesteld te worden. Met deze verantwoording verklaart het college dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, rechtmatige tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder uw verordeningen. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening van de gemeente en als zodanig object van onderzoek worden voor de accountant in zijn opdracht om een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af te geven. De raad dient de materialiteits- en rapporteringsgrens te bepalen, mogelijk wel binnen een bepaalde wettelijke bandbreedte. De aanstaande wetswijziging (deze is nog steeds niet definitief vastgesteld door het ministerie) veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeente primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het college. De intentie is dat de accountant hierbij als “vierde lijn” gaat functioneren.

In dit verband is het van belang dat het zelfcontrolerend vermogen in de 1e, 2e en 3e lijn binnen uw mogelijkheden en ambities optimaal is ingeregeld en ook werkt. In onze managementletter hebben wij daarom ook veel aandacht voor uw intern beheers instrumentarium gehad en met uw college meegedacht over de mogelijk verbeteringen die daarin aangebracht konden worden. Wij merken in de gesprekken die wij hierover voeren met uw college en uw betrokken medewerkers en de documenten die hieraan ten grondslag liggen, dat hier voldoende aandacht voor is binnen de organisatie. Vanuit het team Strategie & Control binnen uw uitvoeringsorganisatie is een voorstel uitgewerkt om de organisatie voor te bereiden om tot een rechtmatigheidsverantwoording over 2021 te komen. De uitwerking van dit voorstel wilt u voor een belangrijk deel parallel laten lopen met de verdere uitrol van het (geactualiseerde) interne controleplan. Daarbij is het de bedoeling meer taken en verantwoordelijkheden bij de zogenaamde eerste en tweede lijn neer te leggen en uw auditors vooral de coördinerende en toetsende rol hierin te geven. Deze aanpak juichen wij toe. Hiermee realiseert u namelijk opzet dat de kwaliteit van de interne beheersing niet “het feestje van de VIC” is, maar juist een aandachtspunt voor de gehele organisatie is. Met het plan en de beoogde uitrol heeft u conceptueel een goede basis in gedachten.

Wat belangrijk is de komende tijd, is dat geplande activiteiten ook worden opgepakt, zodat de tijd die hiervoor resteert optimaal wordt gebruikt. In de komende periode zal het college een besluit moeten nemen om de ambitie van de gemeente te bepalen (rechtmatigheidsverantwoording of een in control statement). 312018010.21.211 - 25

Aandachtspunten die wij het college verder in onze managementletter hebben meegegeven zijn:  Beleg de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording breed in uw gemeentelijke organisatie.  Actualiseer jaarlijks alle (materiële) processen, doe dat tijdig en voer per proces een zichtbare lijncontrole uit.  Borg dat uw interne controle(-plan) “allesomvattend” is.  Voer interne controles tijdig en gedurende het jaar uit. Wij verwijzen u verder graag naar onze managementletter van 16 februari 2021.