A18 - Ingekomen stuk ODRU - Verzoek om zienswijze eerste (ontwerp) Begrotingswijziging 2021 en (ontwerp) Begroting 2022.pdf
Tekst van het document
Deze structurele en noodzakelijke uitbreidingen in de kosten hebben door een adequaat financieel beleid niet geleid tot een hoger uurtarief. Ook voor 2022 (en gedeeltelijk al in 2021)
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
8 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
worden als gevolg van nieuwe ontwikkelingen extra structurele en noodzakelijke kosten verwacht om verder te professionaliseren. Daarnaast zijn er twee bestuurlijke ontwikkelingen die effect kunnen hebben op onze begroting voor 2022: •
De commissie van Aartsen onderzocht het stelsel van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) in het milieudomein. De hoofdvraag voor de commissie was hoe milieuhandhaving, -toezicht en vergunningverlening effectiever en slagvaardiger kan worden gemaakt. Begin maart publiceerde de commissie het rapport. De commissie-Van Aartsen noemt tien maatregelen om het VTH-stelsel te verbeteren. Zo moet onder meer de ondergrens voor de omvang van de omgevingsdiensten worden verhoogd. Er moet meer prioriteit, capaciteit en inzet komen voor strafrechtelijke handhaving en vervolging. Takenpakket en financiering van omgevingsdiensten moeten landelijk worden afgestemd. Verder stelt de commissie dat omgevingsdiensten moeten worden verplicht tot informatie-uitwisseling en tot investeren in kennisontwikkeling. Ook moet er Rijkstoezicht komen op het functioneren van de omgevingsdiensten.
•
De Raad van State heeft afgelopen juli haar advies gepubliceerd over de wetswijziging om de politieke verantwoording over gemeentelijke samenwerkingen te versterken. De wijziging heeft betrekking op maatregelen die de betrokkenheid van raadsleden statenleden en inspraak van inwoners en maatschappelijke organisaties verbeteren. Dit kan gevolgen hebben voor de werkwijze de producten en de diensten van de ODRU.
2.2.2
Beleidsontwikkelingen 2021 en verder
De ontwikkelingen voor 2022 die afkomstig zijn uit het DNO, verdelen wij in deze paragraaf onder naar vier onderdelen: duurzaamheid; het klimaat; vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) en overige wettelijke ontwikkelingen. De ontwikkelingen in het kader van de Omgevingswet zijn separaat beschreven in hoofdstuk 6. Duurzaamheid en klimaat In de energie- duurzaamheidsopgave zijn er wettelijke taken met financiële consequenties die mogelijk een effect op het uurtarief van de ODRU hebben. •
•
•
•
•
In 2021 stellen de RES-regio’s de definitieve Regionale Energiestrategie (RES 1.0) vast en borgen ze de besluiten en doelstellingen in de gemeentelijke omgevingsplannen en omgevingsvergunningen. De besluitvorming is twee jaar van kracht. Als trekker van het transitieproces stellen de gemeenten in 2021 een Transitievisie Warmte op. De gemeenten concretiseren de Transitievisies in wijkuitvoeringsplannen warmtetransitie. De Transitievisie Warmte en de wijkuitvoeringsplannen zijn een programma binnen het Omgevingsplan van de gemeente. Gemeenten hebben in 2020 een Duurzaam mobiliteitsplan voor de vervoersregio’s opgesteld en werken dat vanaf 2021 uit in projecten. Dat vergt investeringen in duurzame mobiliteit bij bedrijven. Omgevingsdiensten krijgen een rol in het toezicht op duurzaam vervoersmanagement bij bedrijven. De klimaatadaptatie gaat over de thema’s waterveiligheid/overstromingen, wateroverlast, droogte en hittestress. Vanaf 2021 voeren de gemeenten de uitvoeringsagenda’s uit van adaptatiestrategie. De agenda kan voor iedere gemeente anders zijn, afhankelijk van de lokale situatie. De ODRU kan, vanwege gebiedskennis en beschikbare data, de gemeenten en provincie hierbij ondersteunen. De bodemdaling in een groot gedeelte van deze regio verergert de kwetsbaarheid van dit gebied. De ODRU neemt momenteel actief deel aan het Nationaal Kennisprogramma Bodemdaling.
Er lopen diverse pilots in de regio Midden-Holland om bodemdaling te beperken. De Omgevingswet biedt kansen voor de toepassing van specifieke innovaties voor specifieke problemen.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
9 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Vergunningverlening, toezicht en handhaving Ook in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn er ontwikkelingen met betrekking tot wettelijke taken met mogelijk financiële consequenties. •
•
Vanaf 1 januari 2023 moet een kantoorgebouw, vanaf een bepaalde minimale grootte, minimaal een geregistreerd energielabel C hebben. Het bevoegd gezag voor het Bouwbesluit – meestal de gemeente waar het kantoorgebouw staat – is verantwoordelijk voor de handhaving van de label Cverplichting. Op moment van opstellen van deze begroting zijn de ontwikkelingen rondom PAS en stikstofemissie nog volop in beweging. De impact hiervan is veelomvattend en zal ook in 2021 nog zijn weerslag hebben. Veel hangt af van de landelijke regelgeving en de besluitvorming in beide Kamers. Uiteraard zal de ODRU hierbij aanhaken en de consequenties verwerken in onze aanpak en uitwerking.
Overige wettelijke ontwikkelingen • De beoogde ingangsdatum van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen is op dit moment 1 januari 2022. De hoofddoelen van de Wkb zijn de positie van de bouwconsument ten opzichte van de bouwende partijen te versterken en een nieuw systeem van kwaliteitsborging bij bouwactiviteiten. Dit houdt onder andere in dat de bouwbesluittoets bij gevolgklasse 1 bouwwerken niet meer door de gemeente (of de ODRU) wordt uitgevoerd, maar door een gecertificeerde partij. • Naar alle waarschijnlijkheid treedt de Wet open overheid per 1 januari 2022 in werking. De Woo zal de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Het uitgangspunt is dat informatie in principe openbaar wordt gemaakt en kan worden hergebruikt. Informatie moet digitaal en duurzaam toegankelijk zijn. De ODRU zal vergunningen, andere beschikkingen en documenten openbaar moeten maken (geanonimiseerd) en contactfunctionarissen aanstellen die burgers wegwijs maken in de overheidsinformatie. • Door een wijziging van de Wet Bibob kan de aanpak van ondermijnende criminaliteit worden versterkt. De ODRU kan voor de gemeenten een grotere rol spelen met betrekking tot dit onderwerp, vanwege inhoudelijke expertise en de regionale kennis. De genoemde ontwikkelingen kunnen leiden tot verschuiving van accenten en een verandering in uren van het DVO.
Wanneer de DVO’s in 2021 gewijzigd worden zal dit via een begrotingswijziging meegenomen worden in de bijgestelde begroting van 2022. Dit geldt ook voor tijdelijke en projecturen die opgenomen worden in de uitvoeringsprogramma’s van 2022. In voorbereiding op 2022 worden de beschreven ontwikkelingen met de regievoerders van de gemeenten gedeeld. We blijven samen in gesprek om ambities op de ontwikkelingen te bepalen, afspraken te maken en deze vast te leggen in DVO’s en UVP’s zodat we hier in 2022 uitvoering aan kunnen geven. Doordat kwantificatie op dit moment niet goed mogelijk is – vooral voor de structurele impact van de Omgevingswet – is een eventuele ophoging door de ontwikkelingen niet opgenomen in deze begroting.
2.3 Samenwerking met de RUD In de provincie Utrecht is een tweetal omgevingsdiensten actief, te weten de ODRU en de RUD Utrecht. De laatste jaren is er vanuit de werkvloer van beide diensten samenwerking op inhoud ontstaan. De laatste maanden is er ook op directie en bestuursniveau de wens uitgesproken om deze samenwerking meer te formaliseren. Op dit moment wordt er gezamenlijk aan een bestuursovereenkomst gewerkt. Deze bestuursovereenkomst zal de basis vormen voor eventuele verdere formele afspraken. Voor de komende periode is de wens uitgesproken de samenwerking te intensiveren. Vanuit het maatschappelijk belang is het wenselijk dat er in de regio Utrecht gezamenlijk wordt opgetrokken om zo burgers en bedrijven op een zelfde manier te benaderen en een level playing field te creëren. Daarnaast is het voor de efficiëntie van beide diensten wenselijk daar waar mogelijk de samenwerking te zoeken, zowel op inhoud als op bedrijfsvoering.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
10 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
3.
Wat mag het kosten
3.1
Financiering
De financiële exploitatie van de ODRU is gebaseerd op de bijdragen van de eigenaargemeenten. Die kent op dit moment de vorm van inputsturing: per gemeente worden de te maken uren afgesproken, er wordt vooraf één vast uurtarief afgesproken (via de Kadernota) en daarmee is de bijdrage van elke gemeente bekend, evenals bijna alle inkomsten voor de ODRU begroting. Op jaareinde wordt een afrekening gemaakt op basis van de werkelijk gerealiseerde uren. Figuur 2 geeft de systematiek van begroten grafisch weer.
FIGUUR 2: BEGROTINGSMETHODIEK BIJ DE ODRU
1. Jaarlijks wordt een begroting opgesteld op basis van de gegarandeerde (G) gecontracteerde uren die voor onbepaalde tijd per gemeente zijn vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst (DVO). Daarnaast worden langlopende contracten begroot. De formatie en vaste kosten zijn hierop afgestemd, de begroting is zo tenminste budgettair neutraal. Dit geeft een stabiele financiële basis voor de ODRU en de gemeenten. 2. Afhankelijk van de rechtmatigheid en noodzaak wordt jaarlijks een begrotingswijziging (BGW) gemaakt. In de begrotingswijziging worden extra baten vanuit de vastgestelde UVP’s (T+Puren) opgenomen tegen het afgesproken basistarief. Hierdoor ontstaat dekking voor incidentele lasten, voornamelijk in te huren capaciteit om de productie te realiseren. De BGW wordt opgesteld met een mate van voorzichtigheid. Hiermee wordt bedoeld dat niet alle extra gecontracteerde UVP-uren worden opgenomen, maar gemiddeld 90% van de extra uren. Dit percentage is in recente jaren opgehoogd vanaf 70%. De systematiek van BGW draagt bij aan de financiële solide basis. Mocht er onverhoopt iets minder worden gerealiseerd en zijn er dus minder inkomsten, dan staan daar vanuit dit voorzichtigheidsbeginsel geen uitgaven tegenover die tot een negatief resultaat kunnen leiden. 3.
Naast de DVO (G-uren), UVP (T+P uren) is het gebruikelijk dat in het lopende jaar de gemeente of andere opdrachtgevers aanvullende taken afnemen bij de ODRU. Voor deze aanvullende uren wordt het basistarief met een opslag van 10% gehanteerd. 4. Daarnaast is het mogelijk dat er meer UVP uren worden gerealiseerd dan vooraf gecalculeerd, omdat deze UVP uren (de uren die bovenop het DVO worden afgenomen) voorzichtig worden Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
11 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
begroot (+/-90%). De extra baten geven dekking voor inhuur van tijdelijke capaciteit, de organisatie van deze inhuur en onvoorziene kosten. 3.2
Financiële uitgangspunten begroting 2022
De begroting 2022 van ODRU is opgesteld met inachtneming van de vereisten van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Cijfermatig vormen de Kadernota 2022 en de meerjarenbegroting 2022-2024 de basis voor het opstellen van de begroting 2022. Hierbij is, in lijn met de wijze van begroten in eerdere jaren de basisbegroting (formatie en kosten) afgestemd op de zekere omzet. Evenals vorig jaar en in het kader van rechtmatigheid wordt jaarlijks een begrotingswijzing opgesteld waarmee we materiële wijzigingen formaliseren en toevoegen aan de vastgestelde begroting. De meerjarenbegroting 2023-2025 van de ODRU is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de directeur en het dagelijks bestuur. De begroting 2022 borduurt voort op de huidige manier van begroten (zie figuur 2). De producten- en dienstencatalogus (PDC) is de basis voor de vertaling van de DVO in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s (UVP). Het aantal uren uit de DVO’s vormt de basis voor de toegestane formatie. Wanneer de vaste formatie niet volledig is ingevuld en dus onze streefwaarde van 100% niet wordt gerealiseerd, werkt de ODRU met inhuur om deze plekken op te vullen. Binnen de verschillende taakvelden, is er nadrukkelijk aandacht voor de juiste inzet van in te huren personeel in relatie tot het vaste personeel. Dit is mede gerelateerd aan de aard en omvang van de aanvullende omzet.
Op dit moment zijn er verschillen tussen de gemeenten met betrekking tot de verhouding DVO/UVP. We streven naar een verhouding van “80/20”. Deze wordt niet bij alle gemeenten gerealiseerd. En in 2022 kan de verhouding toch al verschuiven richting meer tijdelijke uren, vanwege de komst van de nieuwe taken als gevolg van de Omgevingswet, welke niet direct in de DVO’s worden opgenomen (vooral: de bodemtaken). Deze verhouding heeft zowel invloed op de efficiency als de kwaliteit en continuïteit. Tevens kent de inhuurmarkt steeds hogere inhuurkosten; flexibiliteit kent derhalve zijn grenzen. Alle bedragen in de begroting zijn exclusief btw. De ODRU is door de Belastingdienst aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Omzetbelasting. Hierdoor worden alle facturen die de ODRU voor haar dienstverlening verzendt, verzwaard met het vigerende tarief voor de omzetbelasting. De ODRU kan zelf geen beroep doen op het BTW Compensatiefonds. Verder is in 2016 het officiële standpunt van de Belastingdienst ontvangen dat de ODRU géén activiteiten verricht die vennootschapsbelasting (VpB) plichtig zijn. Het beleid is er op gericht om ook in 2022 en de jaren daarna geen activiteiten te verrichten die niet vrijgesteld zijn van VpB. Voor 2022 is uitgegaan van een gegarandeerde omzet vanuit de eigenaargemeenten van 155.576 gegarandeerde uren en 319 tijdelijke en projecturen.
De belangrijkste gehanteerde kaders vanuit de vastgestelde Kadernota 2022 zijn: • •
• •
de meerjarenkaders uit de begroting 2021 vormen de basis voor de begroting 2022; voor de begroting 2022 wordt uitgegaan van de zekere gecontracteerde omzet, de contractaanpassingen als gevolg van de Wet kwaliteitsboring bouwen (Wkb), de Omgevingswet en alle overige genoemde ontwikkelingen in paragraaf 2.2 maken hier zodoende geen deel vanuit; het vastgestelde formatieplan is doorgerekend op basis van het maximum schaalniveau conform CAO en verwachte loonontwikkeling van 2,0% voor 2022; en de meerjarenbegroting is opgesteld in zogenaamde constante prijzen. Er is geen loon- of prijsaanpassing verwerkt voor de jaren na 2022.
Daarnaast zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: •
Naar verwachting wordt de bestemmingsreserve Omgevingswet in 2021 volledig benut en wordt het programma afgerond. De Omgevingswet is per 2022 ondergebracht in de lijn.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
12 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
•
Uitdagingen op het gebied van de organisatiethema’s, inclusief de Omgevingswet, worden in 2022 gedekt vanuit interne uren.
Het basistarief voor 2022 is vastgesteld op € 96,75 per uur. Net zoals de gemeenten, is de ODRU bezig kostenbesparingen te realiseren. In de zienswijzen op de kadernota hebben gemeenten aangegeven dat zij graag zien dat kostenbesparingen waar mogelijk in de begroting zijn verwerkt. Vanwege alle onzekerheden omtrent de Omgevingswet, de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen en de veranderopgaven die dit met zich meebrengt, is het in dit stadium nog niet verstandig de beoogde besparingen volledig in de begroting te verwerken. De ODRU werkt aan kostenbesparingen door actief te werven om de vaste personele bezetting meer aan te laten sluiten op de toegestane formatie. Er is door het bestuur een taakstelling opgenomen in de begroting van € 100.000, te besparen op inhuur derden vanaf 2022. Dit werkt door in de meerjarenbegroting 20232025. De ODRU blijft zich hiernaast inzetten om meer besparingen te realiseren, bijvoorbeeld door de processen te optimaliseren en door in de samenwerking en taakverdeling met gemeenten dingen slimmer te organiseren. De gemeenten kunnen hieraan bijdragen door structurele uren zoveel mogelijk onder te brengen in de gegarandeerde (DVO-) uren en door uniformiteit na te streven in wat van de ODRU gevraagd wordt. Het omgaan met financiële beperkingen is een gedeelde verantwoordelijkheid van de ODRU en de eigenaargemeenten.
Naast de normale bedrijfsuitoefening wordt in deze begroting nadrukkelijk ingegaan op het inwerking treden van de Omgevingswet. Dit is opgenomen in hoofdstuk 6. 3.3
Financiële ontwikkeling
Het AB, management en de organisatie van de ODRU zijn ervan doordrongen dat naast een goede dienstverlening, efficiency en kostenbesparing van groot belang zijn. De gemeenten zijn de afgelopen jaren enerzijds geconfronteerd met bezuinigingen op en de herijking van het gemeentefonds en anderzijds met nieuwe taken voortvloeiende uit decentralisaties (onder andere jeugdzorg, participatiewet en de WMO). Ook de komende jaren krijgen gemeenten te maken met veel extra taken en budgettaire beperkingen. De ODRU zal ernaar streven de lastenontwikkeling in samenspraak met de gemeenten zo laag mogelijk te houden. Loonkosten vormen voor de ODRU het hoofdbestanddeel van de kosten. Voor de begroting 2022 is uitgegaan van een loonkostenstijging van 2,0% (conform de Kadernota 2022). De overige kosten zijn waar nodig aangepast aan de recente ontwikkelingen. De huisvestingskosten blijven ongewijzigd ten opzichte van de begroting 2021. De indexering van de huur- en servicekosten en de kapitaallasten zijn doorgerekend op basis van het investeringsplan (bijlage 3). De algemene kosten zijn vanaf de begrotingswijziging 2021 toegenomen als gevolg van een verschuiving vanuit inhuur derden en indirecte personele lasten voor verschillende IT-gerelateerde kosten. De grafiek geeft de onderliggende verdeling weer van de begrote kosten in 2022.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
13 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
2% 9%
0%
4% 0%
Directe personeelskosten
1%
Inhuur derden
4%
Indirecte personele lasten Bestuurskosten Algemene kosten Huisvestingskosten Kapitaallasten
80%
Diversen
FIGUUR 3: KOSTENVERDELING BEGROTING 2022
•
Tariefontwikkeling Het uurtarief zoals opgenomen in de begroting 2022 wordt, op basis van de in de afgelopen jaren gehanteerde rekenmethodiek, als volgt berekend: begrote vaste kosten voor 2022 verminderd met de ‘niet uren gerelateerde opbrengsten’ (meerjarenbegroting) gedeeld door de gegarandeerde G-uren (huidige DVO’s/vaste contracten). In 2022 is dit 155.895 uur (= 155.576 G-uren + 319 T+P-uren). In figuur 4 is de tariefontwikkeling van de afgelopen vier jaar opgenomen. Rekening houdend met de nacalculatie voor 2020 en voorlopige nacalculatie voor 2021 van respectievelijk +1,25% en -1,23% volgens de systematiek in de kadernota (zie tabel 2) stijgt het tarief voor 2022 daardoor met 1,92%. Het tarief komt daarmee uit op: € 96,75. Voor uren boven de in de contracten vastgelegde uren (veelal aanvullende opdrachten) geldt een opslag van 10%.
€ 89,75 2019
€ 92,50
2020
€ 95,00
2021
€ 96,75
2022
FIGUUR 1: ONTWIKKELING UURTARIEF
Eind 2021 verwachten wij dat de eigenaargemeenten ons meer duidelijkheid kunnen geven over het extra af te nemen aantal uren (projecturen en tijdelijke uren) voor 2022. In een begrotingswijziging zullen de financiële consequenties van de eventueel meer af te nemen uren afzonderlijk aan het AB worden voorgelegd. •
Loon- en prijsontwikkeling De voor- en nacalculatie op de methodiek van loon- en prijsontwikkeling die in 2016 is geïntroduceerd, wordt gehandhaafd. Hiermee voorkomen we dat ieder jaar een intensieve discussie moet worden gevoerd over de aanpassing van de tarieven. Hierdoor is een reële aanpassing van de tarieven niet mogelijk. Doordat er ieder jaar een nacalculatie wordt gedaan op de eerdere voorcalculatie en het verschil wordt verrekend met de nieuwe tarieven voor het nieuwe begrotingsjaar vallen de tarieven over een langere periode nooit hoger uit dan de gerealiseerde loon- en prijsontwikkeling.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
14 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Jaar t
Jaar t+1
Jaar t+2
Voorcalculatie lonen t+2 reëel verwachte ontwikkelingen
Voorlopige nacalculatie loonvoet sector overheid (CPB)
Definitieve nacalculatie gerealiseerde ontwikkeling lonen (cao)
Voorcalculatie prijzen t+2 reëel verwachte ontwikkelingen
Voorlopige nacalculatie consumenten prijsindexcijfer (CPI)
Definitieve nacalculatie consumenten prijsindexcijfer (CPI)
TABEL 2:LOON- EN PRIJSONTWIKKELINGSMETHODIEK
De volgende gegevens zijn conform de Kadernota 2022. In het gehanteerde rekenmodel voor de ODRU zijn deze mutaties verwerkt tot en met 2021. In de Kadernota 2022 is voorgesteld om de voorcalculatie voor de verwachte loonontwikkeling in 2021 op 2,0% te zetten en die voor de prijsontwikkeling ook op 1,5%. De bovenstaande percentages zijn in tabel 3 weergegeven. 2020
2021
2022
Tarief 2022
Voor- en nacalculatie
Lonen Prijzen Gewogen Lonen
Schatting Kadernota Voorlopige Nacalculatie 2,90%
1,50%
2,59%
Verminderd
4,50%
1,50%
3,84%
Loon correctie
1,60%
Prijs correctie
Prijzen Gewogen Lonen Prijzen Gewogen
2,50%
1,80%
2,35% 2,00%
1,00%
1,60%
1,12%
-1,50% 0%
1,50%
1,90%
2,00% -0,20%
Gewogen L/P 1,25% -1,23% TABEL 3: BEREKENING VOOR- EN NACALCULATIE (BRON: KADERNOTA 2022)
2,10% 1,50%
1,30% 1,90%
1,92%
3.4 Efficiency De ODRU is zich bewust van de huidige precaire financiële situatie bij onze gemeenten, terwijl alle landelijke (wettelijke) ontwikkelingen die op de gemeenten en de ODRU afkomen, dit beeld nog verder bemoeilijken. Dat geeft nog meer belang aan het zo efficiënt mogelijk werken, waar de ODRU altijd al mee bezig is. Mogelijkheden tot efficiencyverbetering ziet de ODRU middels een drie-sporentraject, hetgeen ook besproken is met het algemeen bestuur op 1 oktober 2020. Dit betreft (1) het realiseren van kostenbesparingen in de sfeer van de interne bedrijfsvoering, (2) kostenbesparingen door minder besteding van uren en (3) kostenbesparingen in de keten. Binnen de interne bedrijfsvoering is het belangrijkste aandachtspunt het vergroten van het aandeel vast personeel ten opzichte van het aandeel tijdelijk personeel. In de huidige situatie opereert de ODRU structureel met een 10% lagere bezetting dan de formatie. Daarnaast kunnen verdere besparingen worden gerealiseerd in bijvoorbeeld het verder afbouwen van papierwerk door digitalisering. Binnen het tweede spoor kunnen minder uren benodigd zijn op twee verschillende wijzen. Ten eerste kunnen minder uren nodig zijn met dezelfde kwaliteit en omvang van de dienstverlening door middel van standaardisering, digitalisering in combinatie met procesoptimalisatie en door werkstructuur, rolvastheid en sturing te verbeteren.
Een tweede wijze waarop het aantal benodigde uren kan worden Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
15 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
verlaagd is door bewust de kwaliteitseisen te verlagen en/of taken te schrappen (binnen de wettelijke mogelijkheden). Dit is afhankelijk van de keuzes die gemeenten willen maken. Als derde spoor kunnen binnen de keten besparingen worden gerealiseerd door het beter inrichten en harmoniseren van processen en procedures en het behalen van voordeel uit schaalvergroting ten behoeve van de vijftien aangesloten gemeenten. Diverse trajecten lopen op dit gebied om te komen tot andere samenwerkingsvormen en/of taakverdelingen. Zowel bij de gemeente als bij de ODRU kunnen als gevolg hiervan minder uren benodigd zijn voor hetzelfde resultaat op bestaande taken. Ook kunnen aan de gemeentezijde besparingen realiseerbaar zijn, door taken te beleggen bij de ODRU die wij vanuit schaalvoordelen en uitvoeringsoriëntatie efficiënter kunnen uitvoeren. Daarnaast zullen voor nieuwe taken vanuit bijvoorbeeld de Omgevingswet onnodige kosten zoveel mogelijk worden voorkomen. In het voorjaar van 2021 zou ODRU bekijken of en welke besparingen in de begroting kunnen worden opgenomen (hiertoe is ook een separate notitie ‘voortgangsrapportage kostenbesparing’ opgesteld). Ten aanzien van de inschatting van netto-kostenbesparingen bestaan op dit moment grote onzekerheden voor de jaren 2021 en 2022.
Bijvoorbeeld door de aanbesteding van een nieuw VTHzaaksysteem, de introductie van de Omgevingswet, de Wet Kwaliteitsborging Bouw en de mogelijkheden die de arbeidsmarkt biedt om voldoende vast personeel te werven. Daarom worden mogelijke kostenbesparingen nu nog niet volledig in de begroting verwerkt. Dat past bij het voorzichtige begrotingsbeleid van de ODRU, dat negatieve verassingen wil voorkomen. Een deel van de beoogde besparingen waarvan realisatie aanneembaar wordt geacht, is wel opgenomen in de begroting 2022. Dit betreft een taakstelling op inhuur derden van € 100.000, welke structureel te realiseren valt vanaf 2022 en doorwerkt in de meerjarenbegroting. De efficiencyverbetering van de bedrijfsvoering van de ODRU kan deels door de interne organisatie zelf worden gerealiseerd en deels alleen door én met onze gemeenten, door het maken van slimme keuzes. In samenwerking met de gemeenten is de koers ingezet op meer uniformiteit, standaardisatie en schaalvoordelen. Dat is in 2021 extra belangrijk in verband met de voorbereiding op de Omgevingswet, die per 1 januari 2022 in werking treedt.
Een gemeente (raad en college) kan de efficiency bevorderen door het maken van heldere beleidskeuzes, de sturing op de verhouding DVO/UVP (projecturen en aanvullende uren zijn duurder voor de ODRU), het verlenen van mandaat aan de ODRU en een goede samenwerking door accurate invulling van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. Vervolgens mag de gemeente verwachten dat de ODRU doorgaat met het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van de opgedragen taken, met behoud van de noodzakelijke kwaliteit. 3.5
Effecten van de Uitvoering Koers op de begroting 2022
Sinds de start van de Uitvoering Koers in 2015 is de bestemmingsreserve benut om de opgerichte programma’s te financieren ten aanzien van de organisatieontwikkeling. Het laatste programma uit de Uitvoering Koers dat in 2021 loopt, is de Omgevingswet. Dit programma komt in 2021 ten einde, waarna de bestemmingsreserve naar verwachting volledig benut is. De Omgevingswet wordt per 2022 verder vormgegeven in de lijn. Het programma heeft derhalve geen effect op de begroting 2022. De ODRU zet de vastgestelde Koers 2019-2022 wel gewoon voort. In het verleden is de organisatieontwikkeling gefinancierd door extra middelen vanuit de gemeenten. Wij willen in staat zijn om uit de reguliere financiering door gemeenten voldoende middelen te generen om de verdere ontwikkeling van de organisatie mogelijk te maken. Door besparingen die de ODRU realiseert (deels) in te zetten om de organisatieontwikkeling mogelijk te maken, is structurele organisatieontwikkeling geborgd, waaruit verdere schaalvoordelen kunnen worden gerealiseerd.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
16 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
4.
Paragrafen
Dit hoofdstuk bevat de verplichte paragrafen volgens het BBV. 4.1
Treasury paragraaf / financiering
In 2017 is het treasurystatuut door het AB vastgesteld. Hierin staat beschreven op welke wijze ODRU inhoud geeft aan treasury en financiering. ODRU beperkt de interne liquiditeitsrisico´s door de treasury activiteiten te baseren op informatie waarmee een korte termijn liquiditeitsprognose opgesteld kan worden. Valutarisico´s zijn bij ODRU uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s. Bij ODRU is er in de liquiditeit sprake van een vast patroon voor wat betreft de inkomsten. Dit heeft te maken met de voorfacturatie per kwartaal. Jaarlijks maken we een liquiditeitsprognose. Deze maakt inzichtelijk wat de verwachte liquiditeitspositie in het jaar zal zijn. Bij ODRU is sprake van een strakke controle op de uitstaande vorderingen. Het betalingsgedrag van de eigenaargemeenten is goed. Dit heeft er mede toe bijgedragen dat de liquiditeitspositie in orde is. 4.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
4.2.1
Weerstandsvermogen
In december 2020 heeft het AB de geactualiseerde notitie Weerstandsvermogen en Risicomanagement vastgesteld. Volgens de gemeentelijke regelgeving dient de omvang van de weerstandscapaciteit gerelateerd te zijn aan de omvang van de risico’s die de organisatie loopt. Met de weerstandscapaciteit kunnen alle voorziene risico’s worden opgevangen zonder dat de exploitatie daarbij in het geding komt. In deze geactualiseerde notitie zijn de risico’s in kaart gebracht en gekwantificeerd op € 672.000. Hierin wordt aangesloten op de methodiek van het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR). In deze methodiek wordt gewerkt met waarderingscijfers en bandbreedte in de ratio’s voor het weerstandsvermogen. Conform de systematiek wordt uitgegaan van waarderingscijfer C, wat een weerstandsvermogen betekent met een bandbreedte tussen 1,0 tot 1,4. Het huidige weerstandsvermogen van € 703.000 valt binnen deze bandbreedte met een ratio van 1,1. Jaarlijks worden de risico’s geactualiseerd. Dit kan leiden tot nieuwe inzichten in de omvang van het aan te houden weerstandsvermogen. De jaarlijkse notitie weerstandsvermogen wordt in het najaar opgesteld. 4.2.2 Risicobeheersing In de geactualiseerde notitie Weerstandsvermogen en Risicomanagement heeft ODRU de beheersing van risico’s meer vormgegeven via uit te voeren interne controles.
In december 2020 heeft het DB in dit verband het geactualiseerd (verbijzonderd) intern controleplan ((VB)IC) 2021 vastgesteld. Hierin staan de uit te voeren activiteiten om de getrouwheid en rechtmatigheid van de interne beheersing binnen de ODRU te toetsen en daarmee te waarborgen. Bij de uitwerking van de interne controleactiviteiten krijgen de onderdelen met het grootste risico de meeste aandacht. Hierbij is een risico-inschatting gemaakt op basis van impact en waarschijnlijkheid. Hieronder treft u de uitwerking aan van de in de notitie opgenomen risico’s. De risico’s die in de tabel zijn opgenomen bevatten risico’s die binnen het risicoprofiel van de ODRU vallen en redelijkerwijs kwantificeerbaar zijn. Er is een aantal risico’s dat direct voortvloeit uit de operationele werkzaamheden van de ODRU (a t/m d), de risico’s e t/m g komen voort uit externe ontwikkelingen, zoals corona, marktontwikkeling en economische groei, andere risico’s komen voort uit (vernieuwde) wet- en regelgeving (risico h). De risico’s i en j komen voort uit de ICT-voorzieningen. De risico’s vanuit de vernieuwde wet- en regelgeving en economische ontwikkelingen hebben we per heden waar mogelijk getracht te kwantificeren, echter de onzekerheden hierin zijn groot.
De huidige actuele risico’s uit de notitie Weerstandsvermogen en Risicomanagement zijn in tabel 6 weergegeven inclusief de kwantificering van deze risico’s. Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
17 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Risico Risico's a. Hoger ziekteverzuim dan de norm
Beheersingsmaatregel Sturing op het verzuimbeleid
Strategisch personeelsbeleid, regeling b. Personele frictiekosten 'generatiepact' en mobiliteitsbevordering en loopbaanbegeleiding Protocol en instructie om contact te c. Risico op claim asbestslachtoffers vermijden Het effect van loon of prijs stijging/daling d. Berekeningsmethodiek uurtarief opnemen in de begrotingswijziging en uitgaan (loon- en prijsindexatie) van reële kostenstijging Strategisch personeelsbeleid, Young e. Onderbezetting op formatieplan professional programma, stagebeleid Tijdige communicatie en afspraken met de f. Conjunctuurgevoeligheid klant maken g. Stop op buitenwerkzaamheden Werkzaamheden mogelijk maken in als gevolg van corona aangepaste vorm Strategisch personeelsbeleid, rekening h. Verandering van wettelijke houden met ruimere flexibele schil bij milieunormen gevoelige taakgebieden Strategisch ICT-plan opgesteld en functies i. Informatiebeveiliging / privacy geformaliseerd voor informatiebeveiliging Actief werken aan implementatie beveiligingsmaatregelen j. Beveiliging IT-omgeving Periodiek uitvoeren van risico-inventarisaties conform Baseline Informatiebeveiliging Overheid De uitvoering van de Omgevingswet brengt gegarandeerd risico’s met zich mee, die in dit k. Uitvoering omgevingswet stadium nog niet te kwantificeren zijn. Beheersingsmaatregel is de investering in de implementatie.
Met de inwerkingtreding van de Wet Kwaliteitsborging Bouwen in 2022 is nog niet l. Wet Kwaliteitsborging Bouw duidelijk welke risico's dit met zich meebrengt. Zowel de implementatie, alsook de uitvoering. Totaal restrisico
I/S*
x€ 1.000
Kans %
Restrisico x € 1.000
S
200
50%
100
S
165
75%
124
I
240
10%
24
S
170
25%
43
I
300
25%
75
I
300
50%
150
I
190
25%
48
S
150
10%
15
S
600
10%
60
S
327
10%
33
I
Pm
Pm
Pm
I
Pm
Pm
Pm
672
* I = INCIDENTEEL / S = STRUCTUREEL ** DEZE RISICO’S ZIJN IN NAJAAR 2020 BEPAALD
TABEL 6: OVERZICHT RISICO’S
4.2.3
Financiële Kengetallen
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de resultatenrekening of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie van de ODRU. Deze kengetallen maken inzichtelijk(er) over hoeveel (financiële) ruimte de ODRU beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. De kengetallen bedoelt in artikel 11, tweede lid, onderdeel d uit het BBV, zijn in de onderstaande tabel berekend en toegelicht en zijn afgeleid
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
18 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
uit de geprognosticeerde balans over meerdere jaren (zie hoofdstuk 7). Zie voor een nadere toelichting ook bijlage 5. Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
Realisatie 2020
Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2021 2022 2023 2024 2025
-6,28%
-1,90%
-1,08%
-0,66%
-0,04%
0,71%
-6,28% 12,83% n.v.t. -0,53% n.v.t.
-1,90% 7,99% n.v.t. 0,37% n.v.t.
-1,08% 8,14% n.v.t. 0,49% n.v.t.
-0,66% 8,17% n.v.t. 0,49% n.v.t.
-0,04% 8,19% n.v.t. 0,49% n.v.t.
0,71% 8,20% n.v.t. 0,49% n.v.t.
TABEL 7: FINANCIËLE KENGETALLEN
•
Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de ODRU ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Zoals uit de tabel is af te lezen is de quote licht negatief in 2022, en zal deze licht positief zijn vanaf 2024. Dit houdt in dat het saldo van de kortlopende schulden iets lager is dan de financiële activa. De verklaring hiervoor is dat een aanzienlijk deel aan overlopende passiva bestaat uit ontvangen voorschotbedragen en de huurkorting.
4.3
•
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De ODRU heeft geen verstrekte leningen, waardoor het kengetal niet afwijkt van het eerste kengetal, de netto schuldquote.
•
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de ODRU in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe groter de weerbaarheid van De ODRU. De solvabiliteit zal in 2021 afnemen ten opzichte van 2020, als gevolg van de volledige uitputting van de huidige bestemmingsreserves, waarna de ratio richting 2025 minimaal stijgt.
•
Grondexploitatie De ODRU exploiteert geen grond, waardoor dit kengetal niet van toepassing is.
•
Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Het percentage blijft de komende jaren ongeveer stabiel, hetgeen betekent dat ook in komende jaren structurele lasten met structurele baten worden opgevangen.
•
Belastingcapaciteit Dit kengetal is niet van toepassing voor de ODRU, omdat ze zelf geen belastingen int.
Bedrijfsvoering & personeel
Het Bedrijfsbureau en Staf leveren de ondersteuning die nodig is voor de realisatie van de doelstellingen van de organisatie die ten dienste staan van een optimale de dienstverlening door de ODRU aan de eigenaar gemeenten. Dit gebeurt op het onderdeel ICT en processen, maar ook op personeel, huisvesting, facilitair en inkoop. Hierna worden deze afzonderlijk toegelicht.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
19 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
4.3.1 ICT en processen We brengen de informatievoorziening en processen op het hogere professionele plan dat past bij de toegenomen omvang van de organisatie en waarmee we voorbereid zijn op de Omgevingswet. Hiervoor is een plan opgesteld voor de periode 2019 – 2022. In deze periode ligt het accent op het op orde krijgen van de basis van onze ICT en meer en beter gebruiken van informatie, afkomstig uit de kernapplicaties. Dit levert immers meer en beter inzicht in de prestaties van de ODRU. Hiermee versterken we onze positie als kenniscentrum en leggen we een belangrijke basis voor de ontwikkeling van kengetallen en (Kritische) Prestatie Indicatoren. ICT is een steeds belangrijker factor bij het leveren van diensten door de ODRU. Op de korte termijn zit dit vooral in een uniforme werkwijze die zoveel mogelijk wordt ondersteund door goede ICT-middelen. De invoering van de Omgevingswet op 1 januari 2022 brengt extra eisen met zich mee zoals het zoveel mogelijk automatiseren van het aanvraagproces van vergunningen. Daarnaast is het hebben van kwalitatief goede informatie een belangrijke voorwaarde voor het uitvoeren van toezicht. Binnen het Thema ICT en digitalisering worden in 2022 de volgende programma’s uitgevoerd: •
Digitalisering van documentenstromen Digitaal ontvangen, versturen, archiveren en vernietigen van alle documenten. Volledig transparant maken waar stukken te vinden zijn en documenten snel toegankelijk maken.
•
Processen / continu verbeteren De ODRU als lerende organisatie, waarbij iedereen continu aandacht heeft voor het verder optimaliseren van processen. Uitgangspunt hierbij is dat we een eenduidig procesmodel hebben met zo min mogelijk afwijkingen voor de individuele gemeenten en de interne afdelingen. Ons in 2021 aanbesteed VTH/Zaaksysteem vormt de basis voor onze primaire processen.
•
Geografische informatie Alle informatie binnen de ODRU is geografisch te relateren. Dit maakt het mogelijk om alle informatie ook via een geografische applicatie te benaderen en eventueel te muteren. We gaan ons GEO-platform verder ontwikkelen zodat deze een centrale rol heeft in het eenvoudig toegankelijk maken van onze informatie voor gemeenten, ketenpartners en burgers om het gelijk speelveld voor burgers en bedrijven en de overheid te realiseren.
•
Business Intelligence en datakwaliteit Naast geografische informatie is onze data van belang voor het sturen van de processen in de eigen organisatie. Denk hierbij aan KPI’s voor vergunningverlening, maar ook aan informatie gestuurd toezicht.
4.3.2
Inkoop, huisvesting en facilitair
In 2022 vindt er mogelijk een verhuizing plaats binnen het Provinciehuis vanwege renovatie en herindeling door de verhuurder. De consequenties hiervan zullen in de loop van 2021 duidelijk worden. 4.3.3
Personeel
Hoewel bij de ODRU sinds enkele jaren gewerkt wordt met strategische personeelsplanning zal in de komende periode het gebruik van dit instrument geïntensiveerd worden. Daarnaast zal verder diepgang worden gegeven aan het spanningsveld tussen openstaande vacatures en het vinden van vakspecialistische medewerkers. Voor de vakspecialistische vacatures wordt al gebruik gemaakt van een wervingsbureau. Daarnaast is in 2020 een themagroep Vinden Boeien en Binden ingesteld. Het doel van deze themagroep is o.a. om de instroom van nieuw (gekwalificeerd) personeel te bevorderen en te behouden. Hierbij komen o.a. de
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
20 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
volgende deelthema’s aan bod: arbeidscommunicatie (gericht op werving en selectie); introductie nieuw personeel; inzetten stagiaires; begeleiden van mentoren t.b.v. het inwerken van nieuw personeel. Strategische personeelsplanning dient om de personen met de juiste kwaliteiten, kosten en flexibiliteit op de juiste momenten aanwezig te hebben op de juiste plaats in de organisatie. In 2021 wordt ten aanzien van dit sturingsinstrument een actualiseringsslag gedaan. Dit is nodig om te sturen op het behalen van de strategische doelen en uitvoering van de koers ODRU 2019-2022. De te behalen doelen zijn uitgewerkt en uitgedrukt in streefwaarden (Kritische Prestatie Indicatoren KPI). Sinds 2017 wordt er gewerkt met deze streefcijfers (KPI’s) die ook in 2022 zullen worden nagestreefd. In de komende twee jaar zal de aandacht van het personeelsbeleid met name worden gericht op het invullen van een 100% formatie. In onderstaande tabel wordt een overzicht van de KPI’s weergegeven. KPI
KPI + streefwaarde
1. 2. 3. 4. 5.
Bezettingsgraad t.o.v. formatie Doorstroming naar andere functie Generatie index conform landelijk gemiddelde Aantal YP in dienst < 30 jaar Aantal medewerkers dat een opleiding/cursus heeft gevolgd
Streefwaarde 100% 7,5% 1,1 2à3 70-75%
Resultaat 2019 86% 6,2% 1,90 7 100%
Resultaat 2020 87% 2,0% 1,6 5 65%
TABEL 8: KENGETALLEN STRATEGISCHE PERSONEELSPLANNING
Hoewel er sprake is van een spanningsveld tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt en daarnaast vakspecialistische vacatures moeilijk vervulbaar zijn, worden de komende periode de volgende acties ondernomen om er zorg voor te dragen dat de bezettingsgraad wordt verhoogd. Voor de vakspecialistische vacatures wordt al gebruik gemaakt van een wervingsbureau. Tijdens een wervingscampagne wordt zowel de vakspecialistische vacatures alsmede de ODRU-organisatie door middel van een korte film gepromoot. Daarnaast wordt tijdens een wervingscampagne doelgericht gezocht naar geschikte en potentiële kandidaten. Ook zal in 2020 opnieuw het project Young Professionals worden opgestart, dat ertoe moet leiden dat wederom jongeren instromen op vacatures, zoals dat ook in 2017 heeft plaatsgevonden. Met betrekking tot stagiaires zal in plaats van het aanbod gericht werken (bij ontvangst van een stageverzoek wordt de mogelijkheid voor een stageplaats bekeken), meer vraaggericht worden gewerkt (het investeren in stageplaatsen en het zoeken daarvoor naar geschikte stagiaires). Het doel hierbij is dat studenten na voltooiing van hun opleiding mogelijk kunnen instromen binnen de ODRU-organisatie. Hiervoor wordt in 2020 beleid ontwikkeld. Daarnaast zal in het kader van arbeidsmarktcommunicatie in 2021 een plan van aanpak worden opgesteld en uitgevoerd.
Dit moet ertoe leiden dat door planmatige integratie en inzet van verschillende communicatiedisciplines de communicatie wordt beheerst en bestuurd. Dit gebeurt met potentieel personeel en met die personen en instellingen die voor de ODRU-organisatie van belang zijn voor het aantrekken daarvan. De personele formatie daalt in 2022 van 148,95 fte naar 146,55 fte. Dit wordt veroorzaakt door het beëindigen van het langdurig handhavingscontract van de gemeente De Bilt. Het percentage formatieve overhead wijkt in 2022 nauwelijks af van de situatie in 2021 (zie tabel 9). Als gevolg van mogelijke DVO-verlagingen, de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging bouw zal naar verwachting een nieuwe situatie ontstaan. Wanneer hier meer duidelijkheid over is, zal dit worden verwerkt in een begrotingswijziging.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
21 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Onderdeel
Aantal fte begroting 2021
Aantal fte bijgestelde begr. 2021
%
Aantal fte begroting 2022
%
%
Productie
115,97
79%
116,59
78%
114,59
78%
Overhead
31,71
21%
32,36
22%
31,96
22%
Totaal
147,68
100%
148,95
100%
146,55
100%
TABEL 9: FTE VERHOUDING PRODUCTIE & OVERHEAD
•
Flexibilisering De ODRU streeft ernaar om een flexibele organisatie met beperkte financiële risico’s te zijn voor de eigenaar gemeenten. De personeelsplanning dient goed aan te sluiten op de DVO’s, die met de eigenaar gemeenten zijn afgesloten. Deze bepalen de financiële ruimte van de ODRU; zorgvuldige personeelsplanning en realisatie van de planning is van het grootste belang om aan de overeengekomen verplichtingen te voldoen. De DVO’s vertalen zich in Uitvoeringsprogramma’s (UVP). Daarmee zijn zowel de financiële ruimte, als de verplichting ten aanzien van de te leveren diensten op voorhand bekend. Hierbij maakt ODRU zelf keuzes over de inrichting van de organisatie en de verdeling van de beschikbare formatieruimte. Hierbij wordt de begroting opgesteld op basis van de vaste contracten en zoals hierboven aangegeven is daar de formatie op afgestemd. In de praktijk is de formatie nooit volledig ingevuld en wordt het vrijkomende budget toegevoegd aan het inhuurbudget.
•
Ontwikkeling Als kennisintensieve hoogwaardige uitvoeringsorganisatie is kwaliteit van de medewerkers een eerste, minimale vereiste voor een kwalitatieve uitvoering van de dienstverlening. Voor een deel worden deze vereisten opgelegd (kwaliteitscriteria 2.1), voor een deel is dit een zelf gestelde ambitie van de organisatie. De basis voor kwaliteit is het beschikken over de juiste vakkennis. Kennis als vereiste dus, maar dat is nog niet voldoende. Goede inzet van kennis is pas mogelijk als de medewerkers ook beschikken over de benodigde competenties. Enerzijds betreft dat ervaring en vaardigheden, anderzijds houding en gedrag. Met name zal dit de komende jaren gericht zijn op de Omgevingswet. De Omgevingswet betekent een andere manier van werken wat inhoudt andere kennis en vaardigheden vereist wordt voor de functie. Dit geldt ook voor de wet Kwaliteitsborging Bouwen. Alle medewerkers dienen minimaal te voldoen aan de kennisvereisten voor hun eigen functie. Voor medewerkers met groeipotentieel is gerichte investering in (persoonlijke) ontwikkeling mogelijk, mits passend binnen het budget. De aandacht voor kennisontwikkeling blijkt ook uit tabel 8 over het aantal medewerkers dat een opleiding volgt en uit de benutting van het budget over 2020. Deze ingezette lijn zal de komende jaren worden vastgehouden en blijft belangrijk.
•
Productiviteit Bij de berekening van het aantal productieve uren is uitgegaan van 1.360 uur per productieve fte. Het uitgangspunt binnen de organisatie is dat de formatieve overhead en bezetting onder de 25% blijft. Van de overhead levert 6,75 fte van de formatieve overhead een bijdrage aan de uitvoering. Voor wat betreft de interne uren wordt per medewerker onderscheid gemaakt in individuele en collectieve uren. De individuele uren per afdeling kan het afdelingshoofd bestemmen voor bijvoorbeeld werkoverleg, opleiding, etc. De collectieve interne uren kunnen worden ingezet voor organisatie-brede projecten (bijvoorbeeld IT-project, organisatieontwikkeling). Afstemming over de besteding van de interne uren vindt plaats met het afdelingshoofd.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
22 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Berekening productieve uren
Uren
Beschikbaar (36 uur x 52 weken)
1.872
Af: verlof
-166
Af: ziek (beschikbare uren - verlof x 5%)
-86
Af: feestdagen Beschikbaar
-60 1.560
Af: intern basis (individueel)
-75
Af: intern (collectief)
-125
Productieve uren
1.360
TABEL 10: BEREKENING PRODUCTIEVE UREN
•
4.3.4
Arbeidsverzuim In de begroting is rekening gehouden met een arbeidsverzuim van 5%. Het ingezette beleid om het verzuim onder controle te brengen en te houden en waar mogelijk te reduceren zal in 2022 verder worden voortgezet. Duurzaamheid
Een belangrijk thema voor de organisatie is de aandacht voor duurzaamheid. De ODRU vervult hierin een voorbeeldfunctie. Op het provinciehuis wordt zoveel mogelijk papierloos gewerkt en vervoer wordt uitgevoerd met elektrische of hybride auto’s. Voor de korte afstanden wordt gebruik gemaakt van de (dienst)fiets of elektrische scooter. Op de nevenlocaties is ook veel aandacht voor duurzaamheid. Dit is zeker zo belangrijk, omdat daar ook veel bezoekers komen die veel leren over duurzaamheid en de natuur. In 2021 is een project opgestart om de duurzaamheid van onze eigen bedrijfsvoering nog beter te borgen, zodat in 2022 alle inkoop voldoet aan MVI criteria. 4.4
Overige Paragrafen
De overige verplichte paragrafen zoals verbonden partijen, lokale heffingen en grondbeleid zijn niet van toepassing op de ODRU. Voor onze eigenaar gemeenten hebben we in bijlage 6 een overzicht opgesteld met de belangrijkste kengetallen die overgenomen kunnen worden in de paragraaf verbonden partijen.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
23 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
5.
begroting 2022, meerjarenbegroting 2023 – 2025
5.1
Overzicht van de baten en lasten 2021
Vanuit de voorschriften van het BBV onderkennen wij vier taakvelden waarin we de baten en lasten kunnen verdelen. Dit zijn: • Volksgezondheid & Milieu (V&M); hieronder vallen alle taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu en de adviestaken. • Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Stedelijke Vernieuwing (VHROSV); hieronder vallen alle bouwtaken en advisering op het gebied van RO. • Onderwijs; hieronder vallen de taken op het gebied van Natuur- en Milieu Educatie (NDC). • Overhead; hieronder vallen de werkzaamheden en lasten m.b.t. de overhead en de kosten voor het programma Omgevingswet. Overzicht van Baten en Lasten 2022
Baten
Lasten
Saldo
11.630.000 2.845.000
7.496.000 1.677.500
4.134.000 1.167.500
724.000
630.000
94.000
Overhead
-
5.385.500
-5.385.500
Algemene dekkingsmiddelen
-
-
-
Onvoorzien
-
5.000
-5.000
15.199.000
15.194.000
5.000
(per programma in euro's)
Milieu taken (V&M) Bouwen en RO (VHROSV) Natuur- en Milieu Educatie (Onderwijs)
Geraamd saldo van baten en lasten Geraamd resultaat
5.000
TABEL 11: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN 2022 PER PROGRAMMA
5.2
Toelichting op overzicht van baten en lasten
Uit het onderstaande overzicht, conform de eisen uit het BBV, van baten en lasten komt naar voren dat ruim 49% van de kosten, ofwel circa € 7,6 miljoen van de totale kosten, direct wordt besteed aan de uitvoering van taken van op het gebied van Volksgezondheid en Milieu. Dit betreft voornamelijk vergunningverlening, toezicht en handhaving. Daarnaast wordt bijna € 1,7 miljoen besteed aan VHROSV voor de ODRU. Dit om bouwtaken voor de gemeenten IJsselstein, Montfoort en De Ronde Venen mogelijk te maken. Tot slot wordt er ook nog voor een bedrag van € 635.000 besteed aan onderwijstaken. Voor de ODRU gaat het om taken die we uitvoeren in het kader van Natuur- en Milieu Educatie. Onder de overhead vallen niet alleen de personele kosten van overhead maar ook van ICT, huisvesting en anderen kosten zoals beschreven in de notitie overhead conform het BBV. Lasten (in euro's)
Realisatie 2020
Begroting 2021
Begrotings wijziging 2021
Bijgestelde Begroting 2021
Directe personeelskosten
9.738.182 11.894.500
Inhuur derden
5.869.508
40.000
3.570.000
3.610.000
-
Indirecte personele lasten
708.051
736.500
67.000
803.500
668.500
Bestuurskosten
272.417
91.000
-
91.000
86.000
Algemene kosten
1.100.380
1.250.000
289.500
1.539.500
1.298.500
Huisvestingskosten
605.106
670.000
-50.000
620.000
640.000
Kapitaallasten
222.711
361.000
-140.000
221.000
341.000
Diversen
135.661
5.000
-
5.000
5.000
Inhuurtaakstelling
-
-
-
-
-100.000
Totaal structurele lasten
18.652.016 15.048.000
4.168.000
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
431.500
Begroting 2022
12.326.000 12.255.000
19.216.000 15.194.000
24 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Begrotings wijziging 2021
Bijgestelde Begroting 2021
Realisatie 2020
Begroting 2021
45.682
105.000
-
Baten eigenaar gemeenten UVP
17.389.300 14.988.500
3.251.500
Baten aanvullende opdrachten
1.302.538
-
760.000
760.000
-
Overige goederen en diensten
35.324
110.000
-
110.000
110.000
245
1.000
-
1.000
1.000
4.692
-
-
-
-
Diversen
-
-
-
-
-
Inhuurtaakstelling
-
-
-
-
-100.000
Totaal structurele baten
18.777.780 15.204.500
4.011.500
19.216.000 15.199.000
-156.500
0
Baten (in euro's)
Directe personele baten
Huisvestingsbaten Kapitaalbaten
Saldo van structurele baten en lasten
125.764
156.500
Begroting 2022
105.000
105.000
18.240.000 15.083.000
5.000
TABEL 12: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN 2022 NAAR PROGRAMMA EN KOSTENSOORT
5.2.1
Lasten
5.2.1.1 Directe personeelskosten De kosten bestaan uit salaris- en sociale lasten vast personeel en bedragen ruim € 12 miljoen. Bij de berekening van deze lasten is uitgegaan van de gewijzigde formatie in 2021 na de begrotingswijziging van 2021, en het wegvallen van het handhavingscontract De Bilt te weten 2,4 fte. Verder zijn in lijn met eerdere jaren de eindschaal niveaus voor 2021 inclusief cao-wijzigingen aangehouden. Reden om te kiezen voor de eindschaal niveaus is dat circa 80% van de medewerkers is ingeschaald op eindschaal niveau. De resterende ruimte wordt vanuit het voorzichtigheidsprincipe aangehouden voor de opvang van overuren, consignatietoeslag, piketdienst en verkoop van verlof ed. In 2022 houden we rekening met een stijging van cao en sociale lasten met 2,0%. Voor nadere gegevens: zie bijlage 1 formatieoverzicht. De salarislasten voor de overhead komen uit op ruim 2,85 miljoen (23%) en blijven daarmee onder de norm van 25%. 5.2.1.2 Inhuur derden Hieronder vallen de inhuurkosten van medewerkers en uitbesteden van werk aan derden. De hoogte voor het inhuurbudget bij de uitvoerende taken is nul, immers de vaste formatie is nauwkeurig afgestemd op de DVO’s. Bij de vaststelling van de UVP’s over 2022 kan de verhoging ervan aan de orde zijn. Bijstelling van het budget dient te gebeuren via een begrotingswijziging.
5.2.1.3 Indirecte personeelskosten Indirecte personeelskosten bestaan uit: opleidingskosten, reiskosten woon- en werkverkeer, verzekering personeel, personeelsadministratie, OR kosten en overige kosten. Voor 2022 bedragen deze ongeveer € 668.500. Een aantal kosten heeft betrekking op zowel de uitvoerende taken als op de overhead. Het gaat hierbij onder andere om de kosten voor opleiding en reiskosten. Met het oog op lage reiskostenvergoedingen na corona, is deze post lager ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met mogelijke nieuwe onkostenvergoedingen die worden genoemd in de huidige CAO-onderhandelingen. Er is ook een aantal kosten dat alleen betrekking heeft op de overhead zoals: personele administratie, Arbokosten, leaseauto’s, verzekering personeel en kosten OR.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
25 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
5.2.1.4 Bestuurskosten Het budget voor bestuurskosten in 2022 komt uit op € 86.000. Dit omvat accountantskosten, externe advieskosten en overige bestuurskosten. 5.2.1.5 Algemene kosten Onder deze post zijn onder andere de kantoorartikelen, telefonie-, inkoop-, porto- en ICT-kosten verantwoord. Het beschikbare budget bedraagt € 1.298.500. 5.2.1.6 Huisvestingskosten Voor de kosten van huisvesting is in totaal € 640.000 gebudgetteerd. Een deel van de kosten is direct toe te rekenen aan de NDC-locaties. De meeste kosten staan opgenomen als overheadkosten. 5.2.1.7 Kapitaallasten De kapitaallasten zijn naar raming € 341.000 in 2022. Het bedrag is met € 20.000 naar beneden bijgesteld ten opzichte 2021. De laatste jaren is er een tendens dat software bij de leverancier wordt geplaatst. Dit heeft tot gevolg dat er minder hoeft te worden geïnvesteerd in hardware (storage, opslag en servers). Hierdoor zijn de kapitaallasten niet evenredig meegestegen na de contractuitbreidingen per 2019 en later. De licentiekosten nemen als gevolg hiervan wel toe. Deze zijn opgenomen als onderdeel van de algemene kosten. Conform de gehanteerde uitgangspunten blijven de investeringen binnen de 3% van de kosten. Een staat van activa is opgenomen in bijlage 3. Bij het taakveld onderwijs is een bedrag opgenomen van € 5.000,- en dit betreft de afschrijving van een verbouwing van de NDC-locatie ‘De Boswerf’.
5.2.1.8 Diversen Conform de voorschriften vanuit de BBV is voor de post onvoorzien in 2022 een bedrag opgenomen van € 5.000. 5.2.1.9 Inhuurtaakstelling Het bestuur neemt een taakstelling op in de begroting om vanaf 2022 € 100.000 te besparen op inhuurkosten. De besparing is te realiseren door waar mogelijk vast personeel in dienst te nemen, in plaats van inhuur. Inhuur wordt conform de begrotingssystematiek pas opgenomen in de bijgestelde begroting na vaststelling van de Uitvoeringsprogramma’s (UVP’s) voor 2022. De taakstelling is daarom nu opgenomen als stelpost, welke in mindering wordt gebracht op inhuur derden bij de begrotingswijziging die zal worden opgesteld naar aanleiding van de vastgestelde UVP’s. 5.2.2
Baten
5.2.2.1 Directe personele baten De post directe baten is in 2022 geraamd op € 105.000. Deze raming is gebaseerd op ervaringen uit vorige jaren en betreft voornamelijk ziektewetuitkeringen en doorbelasting van interne personele kosten. 5.2.2.2 Gemeentelijke bijdragen eigenaar gemeenten Bij de berekening van de gemeentelijke bijdragen, die in totaal ruim € 15 miljoen omvatten, is uitgegaan van 155.895 contracturen. Dit zijn de DVO-uren, plus de meerjarige gecontracteerde uren. De gegarandeerde en tijdelijke uren worden gefactureerd tegen het uurtarief van € 96,75. Bijlage 4 bevat de raming van 155.895 uur, die is verdeeld over de eigenaar gemeenten conform de contracten. Het totaalaantal uren van de eigenaar gemeenten voor het jaar 2022 en volgende jaren is inzichtelijk gemaakt in tabel 13.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
26 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
Uur type / jaar
2021*
2022
2023
2024
2025
DVO uren (G + T)
165.000
155.895
155.895
155.895
155.895
Projectbudget uren (P) en balansuren (B)
27.000
-
-
-
-
Totaal gemeenten
192.000
155.895
155.895
155.895
155.895
Aanvullende uren
8.000
-
-
-
-
200.000
155.895
155.895
155.895
155.895
Totaal
TABEL 13: OVERZICHT MEERJARIGE CONTRACTUREN * AANTAL UREN IN 2022 IS OP BASIS VAN DE BIJGESTELDE BEGROTING 2021 200.000 190.000 180.000 170.000 160.000 150.000 140.000 130.000 2020 DVO uren (G + T)
2021 Projectbudget uren (P)
2022 Balansuren (B)
2023
2024
Aanvullende uren (A)
FIGUUR 5: AANTAL UUR PER CONTRACTTYPE
5.2.2.3 Projecturen en aanvullende opdrachten In 2022 zijn er geen aanvullende uren begroot. 5.2.2.4 Overige goederen en diensten Voor deze niet uren gerelateerde opbrengsten is in 2022 € 110.000 geraamd. Voor Volkshuisvesting en Milieu gaat het voornamelijk om overige projectinkomsten en voor onderwijs gaat het om inkomsten vanuit de diverse NDC-locaties. 5.2.2.5 Huisvestingsbaten Dit betreft verhuur van de NDC-locatie ‘De Boswerf’. 5.2.2.6 Inhuurtaakstelling De beoogde besparing zal bij realisatie leiden tot een korting voor gemeenten, die wordt verwerkt in de eindafrekeningen 2022 conform een verdeling op basis van de hoogte van de DVO’s per 1 januari 2022. Er volgt geen aanpassing op het reeds vastgestelde uurtarief. 5.3
Toelichting op de financiële positie
Investeringen & ontwikkelingen Investering vinden met name plaats voor ICT en Facilitaire voorzieningen. Al geruime tijd is binnen ICT een ontwikkeling gaande van het zelf aanschaffen van software en centrale hardware naar het afnemen van applicatiesoftware als een service (SAAS). Deze ontwikkeling beïnvloed de investeringsbehoefte. Voor begin 2022 is gepland om de huidige decentrale hardware (laptops en telefoons) van alle medewerkers te vervangen. Hiermee is een bedrag gemoeid van ruim EUR 200.000. Verder lopen er projecten waarin veranderingen in de infrastructuur worden doorgevoerd. Hiervoor kan een beperkte investeringsvraag nodig zijn.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
27 Akkoord secretaris:
(ontwerp)Begroting 2022
In 2022 bestaat er tevens de mogelijkheid van een noodzakelijke verhuizing binnen het Provinciehuis, door een voorgenomen renovatie en herindeling door de verhuurder. Hiervoor kan nog geen inschatting worden gemaakt voor de kosten. Bijlage 3 gaat over de vaste activa en investeringen. Omdat exacte investeringsbedragen per onderdeel nog niet bekend zijn, is een stelpost opgenomen. Deze is vastgesteld op basis van ervaringscijfers en de bovengenoemde ICT vervanging. Wanneer door groei van de organisatie of de eerdergenoemde verhuizing aanvullende investeringen nodig zijn, zal dit worden geformaliseerd via een begrotingswijziging. 5.4
Meerjarenbegroting 2023-2025
De meerjarenbegroting 2023 – 2025 sluit de komende jaren steeds met een positief saldo. In 2022 wordt er een resultaat verwacht van € 5.000,-. In de meerjarenbegroting 2023-2025 blijft het geraamde resultaat gelijk met € 5.000. Volgens het huidige inzicht waarover zekerheid bestaat, zullen de komende jaren de kosten en baten ongeveer gelijk blijven. Deze zijn dan ook ongewijzigd opgenomen in de meerjarenbegroting. De meerjarenbegroting laat elk jaar een positief geraamd resultaat zien. Dit geeft de solide en betrouwbare financiële sturing van de ODRU weer. Lasten (in euro's)
Bijgestelde Begr. 2021