A18.1 bijlage 1 Progressief Oudewater schr. art32 Vragen over Vernietigde Bestuursinformatie (vervolgvragen).pdf

Onderwerp Datum Toelichting Door

Toetsing aan wet- en regelgeving: wissen/verwijderen van WhatsApp- en andere berichten (vervolg op beantwoording artikel 32 RvO-vragen d.d. 27 januari 2026) 23 februari 2026 Vervolgvragen naar aanleiding van beantwoording door het college over vernietiging bestuurlijke informatie en het wissen van werktelefoons. Fractie Progressief Oudewater

Geacht college, Op 27 januari 2026 heeft het college schriftelijke vragen ex artikel 32 RvO beantwoord over het vernietigen van bestuurlijke informatie, waaronder het wissen van werktelefoons en het verwijderen van WhatsAppcorrespondentie. In antwoord 1 wordt gesteld dat dit in 2022 geen integriteitsrelevant incident was, omdat het destijds de werkwijze was om telefoons van vertrekkende medewerkers of bestuurders te wissen. In de antwoorden 2 tot en met 5 wordt daarop voortgebouwd, onder meer door te stellen dat informeren van de raad niet nodig was en dat de handelwijze in overeenstemming zou zijn met wat de Gemeentewet vraagt. Deze redenering roept grote twijfels op. Namelijk of de gekozen werkwijze en de daarop gebaseerde afwegingen daadwerkelijk in lijn zijn met de geldende wettelijke kaders voor openbaarheid en archivering (Woo/Wob en Archiefwet), en met de informatie- en verantwoordingsplicht richting de raad (Gemeentewet). Ook stelt het college dat juridisch advies is ingewonnen bij de huisadvocaat en dat (mogelijk) strafrechtelijke toetsing achterwege kan blijven. Dit overigens zonder de raad in te lichten over de inhoud van dit advies.

De raad kan zijn controlerende taak alleen uitoefenen als hij inzicht krijgt in de juridische toetsing die het college zegt te hebben uitgevoerd, de feitelijke gang van zaken, en de onderliggende adviezen waar het college zich op beroept. Daarom stelt de fractie onderstaande vervolgvragen, gericht op een expliciete toetsing aan wet- en regelgeving en op inzage in de juridische adviezen. Wij twijfelen of de transparantie die het college zegt te na te streven, correspondeert met de daadwerkelijke handelwijze. Naar aanleiding hiervan stellen wij - voor de derde keer in deze kwestie - de onderstaande vragen. Ten overvloede merken wij op dat wij waarde hechten aan het vertrouwen tussen raad en college, maar dat herhaalde gebrekkige, trage en vage beantwoording dat vertrouwen op het spel kan zetten.

A. Uitgangspunt in antwoord 1: 'werkwijze' versus wettelijke norm 1. Kan het college toelichten op basis van welke wettelijke criteria het concludeert dat het wissen van een werktelefoon (inclusief WhatsApp-/sms-berichten) in 2022 geen integriteitsrelevant incident was? Graag met verwijzing naar relevante artikelen en gemeentelijke integriteitskaders. 2. Erkent het college dat een interne werkwijze op zichzelf geen juridische grondslag kan vormen om bestuurlijke informatie te vernietigen of onvindbaar te maken? Zo nee: op welke wettelijke grondslag baseert het college dit? Graag met een uitgewerkte juridische motivering. 3. Welke definitie hanteert het college voor 'integriteitsrelevant incident' en waar is deze definitie vastgelegd (gedragscode, meldprotocol, integriteitsbeleid)? 4. Heeft het college destijds beoordeeld of het wissen/verdwijnen van bestuurlijke informatie het vertrouwen in bestuur en informatievoorziening kan raken (integriteitsaspect)? Zo ja: verstrek die beoordeling. Zo nee: (graag een onderbouwd antwoord) waarom niet? En graag met verwijzing naar relevante artikelen en gemeentelijke integriteitskaders. 5.

Kan het college expliciet aangeven of het college in 2022/2023 heeft vastgesteld of er (a) werkgerelateerde WhatsApp-berichten, (b) bestuurlijke notities of (c) andere dossierinformatie op de betreffende werktelefoon(s) stonden, voordat tot wissen werd overgegaan? B. Bestuurlijke informatie en archiefbescheiden: WhatsApp en tekstberichten als document 6. Erkent het college dat berichten (WhatsApp, sms, Signal, chat, etc.) die naar hun aard verband houden met de publieke taak, documenten/publieke informatie kunnen zijn in de zin van de Wet open overheid (o.a. artikel 2.1 Woo) en voorheen de Wob, ongeacht het medium? Graag met een uitgewerkte juridische motivering. 7. Erkent het college dat archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet vormneutraal zijn (ongeacht drager; zie o.a. artikel 1 Archiefwet), en dus ook digitale berichten kunnen omvatten indien zij zijn ontvangen of opgemaakt in het kader van de publieke taak? Graag met een uitgewerkte juridische motivering. 8. Kan het college aangeven welke inhoudelijke criteria (werkgerelateerd/privé, dossierwaarde, besluitvorming, verantwoording) in Oudewater worden gehanteerd om te bepalen of een bericht archiefwaardig is? Graag met een uitgewerkte juridische motivering en duiding. 9.

Is het college bereid expliciet te bevestigen dat WhatsApp-berichten van ex-wethouder Duindam en betrokken ambtenaar over het dossier Basisschool Goejanverwelle in Hekendorp bestuurlijke informatie kunnen zijn en dus onder archivering/openbaarheid kunnen vallen? Zo nee: waarom niet? 10. Kan het college toelichten hoe de beantwoording van 27 januari 2026 zich verhoudt tot de lijn in de jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak dat sms-/WhatsApp-berichten documenten kunnen zijn in de zin van de Wob/Woo? Graag met een uitgewerkte juridische motivering. C. Archiefwet: zorgplicht, selectie en (rechtmatige) vernietiging 11. Op welke wijze heeft het college invulling gegeven aan de zorgplicht uit de Archiefwet (artikel 3: in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren) voor berichten op werktelefoons van bestuurders en ambtenaren in 2022? 12. Bestond er in 2022 een vastgestelde werkinstructie of procedure voor het archiveren van tekstberichten/WhatsApp-berichten? Zo ja: verstrek deze. Zo nee: (graag antwoord met motivering en en kenbare afwegingen) waarom niet?

13. Welke selectielijst(en) en bewaartermijnen zijn door de gemeente Oudewater toegepast op berichtenapps en telefoondata in 2022 (inclusief de wijze waarop selectie/vernietiging wordt vastgelegd)? 14. Heeft het college vóór het wissen van de betreffende werktelefoon(s) een selectie uitgevoerd om archiefwaardige berichten veilig te stellen (export/overdracht naar DMS/zaaksysteem)? Zo ja: door wie, hoe, en waar is dat vastgelegd? Zo nee: (graag antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet? 15. Is er een formeel vernietigingsbesluit of vernietigingsregistratie (bijvoorbeeld vernietigingslijst/procesverbaal) opgesteld met betrekking tot het wissen van de betreffende werktelefoon(s)? Zo ja: verstrek die stukken. Zo nee: (graag antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet? 16. Is de (gemeente)archivaris of een archiefdeskundige betrokken geweest bij de inrichting van de werkwijze 'telefoon wissen bij vertrek'? Zo ja: wanneer en met welk advies? Zo nee: (graag antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet? 17. Kan het college aangeven hoe wordt geborgd dat bij vertrek van bestuurders/medewerkers de privacy (AVG) wordt beschermd zonder dat archiefwaardige/bestuurlijke informatie wordt vernietigd? 18.

Heeft het college onderzocht of de gewiste berichten nog konden worden hersteld (back-up, MDMlogs, provider, forensisch herstel)? Zo ja: wat is de uitkomst? Zo nee: (antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet? D. Woo/Wob: vindbaarheid en gevolgen voor Woo-verzoeken 19. Heeft het college beoordeeld welke gevolgen het wissen van de werktelefoon(s) had voor (toekomstige) Woo-verzoeken over het betreffende dossier? Zo ja: verstrek die beoordeling. Zo nee: waarom niet? Graag een onderbouwd antwoord. 20. Kan het college aangeven of er in 2022/2023 Woo- of Wob-verzoeken liepen of voorzienbaar waren die betrekking hadden op de onderwerpen waarover op de werktelefoon(s) is gecommuniceerd? Zo ja: welke (globaal)? 21. Op welke wijze borgt het college dat Woo-verzoeken niet worden gefrustreerd doordat relevante communicatie uitsluitend in berichtenapps plaatsvindt en vervolgens wordt gewist? 22. Deelt het college de opvatting dat het enkel bestaan van een automatische e-mailarchivering niet volstaat, indien bestuurlijke besluitvorming/afstemming ook via berichtenapps plaatsvindt? Zo nee: waarom niet? E. Gemeentewet: actieve informatieplicht en de beantwoording 'niet nodig' 23.

Kan het college aangeven op welke onderdelen van artikel 169 Gemeentewet het zich baseert bij de conclusie (antwoord 5) dat de handelwijze 'in overeenstemming is met wat de Gemeentewet van haar vraagt'? Graag met een uitgewerkte juridische motivering. 24. Welke concrete bestuurlijke afweging is in 2022/2023 gemaakt om de raad niet uit eigen beweging te informeren over het verdwijnen/wissen van bestuurlijke informatie, anders dan de stelling 'dit was niet nodig'? Graag een antwoord met motieven en afwegingen. 25. Welke 'openbaar belang'-afweging (artikel 169, derde lid, Gemeentewet) is gemaakt om bepaalde informatie niet te verstrekken, indien het college meent dat dat aan de orde is? Zo ja: verstrek die afweging. Zo nee: bevestig dat die afweging niet is gemaakt.

26. In antwoord 3 wordt gesteld dat actief informeren van de raad niet nodig was. Kan het college toelichten hoe dit zich verdraagt met de controlerende taak van de raad op het terrein van integriteit en informatiehuishouding? Graag met een uitgewerkte juridische motivering. 27. In antwoord 4 wordt gesteld dat eerdere vragen van 12 augustus 2025 over e-mails gingen. Erkent het college dat de kern van de raadscontrole hier gaat over bestuurlijke informatie in brede zin (niet alleen e-mail)? Is het college bereid de eerdere beantwoording alsnog aan te vullen met een expliciete juridische duiding van chatberichten? 28. Kan het college bevestigen dat het college in november 2022 (klacht tegen bestuurder) en februari 2023 (klacht tegen ambtenaar) op de hoogte raakte van de vernietiging/het verwijderen van informatie? Waarom is de raad toen niet (direct) geïnformeerd? 29. In antwoord 7 stelt het college dat de raad pas na klachtbehandeling en Wob/Woo-verzoeken is geïnformeerd 'dat er aandacht moet zijn voor het bewaren en opslaan van bestuurlijke informatie'. Kan het college concreet aangeven wanneer, op welke wijze, en met welke stukken/besluiten de raad hierover is geïnformeerd? F. Feitenrelaas en verantwoordelijken 30. Wie heeft opdracht gegeven tot het wissen van de betreffende werktelefoon(s) (functie/rol), en wie heeft het wissen feitelijk uitgevoerd? 31.

Welke technische methode is gebruikt (bijvoorbeeld factory reset, MDM remote wipe, handmatig verwijderen), en welke logging/registratie daarvan is beschikbaar? 32. Kan het college aangeven of de werktelefoon(s) eigendom waren van de gemeente en/of onder beheer van de gemeentelijke ICT (MDM), en hoe dit zich verhoudt tot 'onder het bestuursorgaan berusten' in Woo/Wob-context? 33. Zijn er nog andere gevallen (naast dit dossier) bekend waarin werktelefoons van bestuurders of sleutelambtenaren zijn gewist zonder dat berichten/dossiers zijn veiliggesteld? Zo ja: hoeveel, van wie en in welke periode? 34. Is sinds 2022 een interne audit of evaluatie uitgevoerd naar de informatiehuishouding rond berichtenapps en werktelefoons? Zo ja: verstrek rapportage/uitkomsten. Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet? G. Juridisch advies huisadvocaat: inzage, vraagstelling en toetsbaarheid 35. Het college stelt dat juridisch advies is ingewonnen bij de huisadvocaat en dat strafrechtelijke stappen niet passend of noodzakelijk zijn. Kan het college het volledige advies (incl. opdracht/vraagstelling, feitenrelaas en conclusies) aan de raad verstrekken? 36.

Indien het college meent dat volledige verstrekking niet openbaar kan: is het college bereid het advies vertrouwelijk aan de raad te verstrekken, onder geheimhouding (bijvoorbeeld op grond van artikel 25 Gemeentewet)? Zo nee: welke concrete weigeringsgrond en welke belangenafweging liggen daaraan ten grondslag? 37. Kan het college een openbaar deel leveren (samenvatting) waarin ten minste wordt aangegeven: (a) welke feiten zijn aangenomen, (b) welke wettelijke kaders zijn getoetst (Woo/Wob, Archiefwet, Gemeentewet en eventueel strafrecht), en (c) waarom strafrechtelijke toetsing achterwege kan blijven? 38. Heeft de huisadvocaat ook getoetst of sprake kan zijn van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden (Archiefwet-kader) en/of belemmering van openbaarheid (Woo/Wob-kader)? Zo ja:

wat is de uitkomst? Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet? 39. Is het college bereid een second opinion te vragen bij een onafhankelijke externe jurist (niet de huisadvocaat) over de rechtmatigheid van de informatievernietiging en de informatieplicht richting de raad? Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet? H. Maatregelen en borging: beleid, back-ups en archiefconformiteit 40. In antwoord 9 wordt gesteld dat 'sinds kort' een back-up wordt gemaakt van berichten op telefoons van bestuurders. Sinds welke datum geldt dit, voor welke functionarissen, met welke technische oplossing, en met welke bewaartermijnen? 41. Kan het college toelichten of deze back-up archiefconform is ingericht (selectie, metadatering, duurzame toegankelijkheid), of dat het uitsluitend technische opslag betreft? 42. Geldt de huidige back-up/archiveringsinrichting ook voor sleutelambtenaren/dossierhouders? Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet? 43. Welke instructies gelden momenteel voor bestuurders en ambtenaren over het gebruik van berichtenapps voor bestuurlijke aangelegenheden (wat wel/niet via WhatsApp), en hoe wordt naleving geborgd (training, toezicht, periodieke controle)? 44.

Is het college bereid vast te leggen dat: (a) het ontbreken van een protocol nooit een rechtvaardiging kan zijn voor het vernietigen van bestuurlijke informatie, en (b) incidenten waarbij bestuurlijke informatie verloren gaat of wordt vernietigd actief aan de raad worden gemeld, tenzij gemotiveerd zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten?

Erik Honkoop Progressief Oudewater

Bronnen en juridische kaders [1] Gemeente Oudewater, “Beantwoording artikel 32 vragen” (beantwoording schriftelijke vragen art. 32 RvO van Progressief Oudewater inzake vernietiging bestuurlijke informatie), vergadering 27 januari 2026, kenmerk Z/26/094886 / D/26/213566. [2] Archiefwet 1995 (BWBR0007376), o.a. artikel 1 (begripsbepalingen) en artikel 3 (zorgplicht). https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/ [3] Wet open overheid (Woo) (BWBR0045754), o.a. artikel 2.1 (begripsbepalingen, waaronder ‘document’ en ‘publieke informatie’). https://wetten.overheid.nl/BWBR0045754/ [4] Gemeentewet (BWBR0005416), o.a. artikel 169 (verantwoordings- en inlichtingenplicht) en artikel 25 (geheimhouding). https://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/ [5] Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 20 maart 2019, ECLI:NL:RVS:2019:899 (zaaknr. 201800258/1/A3). https://www.raadvanstate.nl/uitspraken/@114477/201800258-1-a3/ [6] Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 21 oktober 2020, ECLI:NL:RVS:2020:2477 (zaaknr. 201905713/1/A3). Https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI:NL:RVS:2020:2477 [7] Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 12 juli 2023, ECLI:NL:RVS:2023:2689 (zaaknr. 202100997/1/A3). https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI:NL:RVS:2023:2689 [8] Nationaal Archief, “Informatieblad archiveren chatberichten”.

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/informatieblad-archiveren-chatberichten [9] Nationaal Archief, “Q&A Chatberichten (uitspraak RvS 21 oktober 2020)”. Https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/qa-chatberichten-uitspraak-rvs-21-oktober2020 [10] VNG, “Handreiking archivering tekstberichten, zoals sms- en WhatsApp-berichten” (pdf), 24 september 2020. Https://vng.nl/sites/default/files/2020-09/vng_grip-op_02_handreiking-archiveringtekstberichten-v-240920.pdf [11] Open Overheid, “Informatieblad archiveren chatberichten” (Nationaal Archief), publicatie 6 januari 2023. Https://www.open-overheid.nl/documenten/2023/01/06/informatieblad-archiverenchatberichten