A11. Focus en aanpak Evaluatie 2025 van Bestuursconvenant Samenwerking U10.pdf

MEMO Aan Van Datum Onderwerp

De colleges van burgemeester en wethouders Het regieoverleg 19 december 2024 Focus en aanpak Evaluatie 2025

Dit memo bestaat uit de onderdelen: 1. Achtergrond en aanleiding 2. Doel en reikwijdte 3. Besluitvorming, rolverdeling en mijlpalenplanning

1. Achtergrond en aanleiding In 2019-2020 is de U10 governance herijkt en hebben de indertijd twaalf deelnemende colleges van B&W op basis hiervan het bestuursconvenant Samenwerking U10 gemeenten ondertekend. De burgemeesters en secretarissen vervulden een leidende rol in het proces van de totstandkoming van het besluit governance en het convenant. In 2021-2022 is het Bestuursconvenant Samenwerking U10 gemeenten opnieuw ondertekend samen met de toetredende colleges van B&W van de gemeenten De Ronde Venen, Lopik, Montfoort en Oudewater. In artikel 20 van het convenant Samenwerking U10 gemeenten staat bepaald: 1. In 2025 vindt een evaluatie plaats van dit bestuursconvenant. Opvolgend wordt er iedere vijf jaar een evaluatie van de samenwerking op basis van dit bestuursconvenant uitgevoerd. 2. De evaluatie richt zich onder meer op: a. de bestuurlijke samenwerking; b. de behaalde resultaten; c. de organisatorische ondersteuning, en d. de benodigde financiële bijdrage. In dit memo geven wij u ter informatie een toelichting op ons besluit over de focus en aanpak van de Evaluatie 2025. Eerdere versies van het document Focus en aanpak Evaluatie 2025 zijn ter toetsing en aanscherping besproken in het netwerkdirectieoverleg van 25 september jongstleden en aan het burgemeestersoverleg van 2 december jongstleden. De inbreng van deze overleggen hebben wij verwerkt in ons besluit.

2. Doel en reikwijdte Het doel van de Evaluatie 2025 is drieledig: 1. Leren van de werking van de governance in de afgelopen vijf jaar en op basis hiervan versterken van de bestuurlijke en organisatorische randvoorwaarden. 2. Vooruitzien naar de te verwachten ontwikkelingen in de komende vijf jaar en op basis hiervan versterken van de bestuurlijke en organisatorische randvoorwaarden.

3. Benutten van de gelegenheid om direct betrokken bestuurders en ambtenaren mee te nemen in een geactualiseerd beeld van het waarom, hoe en wat van de U10. Artikel 20.2 van het bestuursconvenant (zoals hierboven in paragraaf Achtergrond en aanleiding genoemd) biedt op hoofdlijnen een heldere beschrijving van de reikwijdte van de Evaluatie 2025. De evaluatie van de bestuurlijke samenwerking (2a), organisatorische randvoorwaarden (2c) en de benodigde financiële bijdrage (2d) zijn onderdeel van de Evaluatie 2025. De evaluatie van de behaalde resultaten (2b) bestaat in de kern uit de bijlagen Uitvoeringsagenda Integraal Ruimtelijk Perspectief (IRP) en Herijking Regionale Energiestrategie (RES), die beiden in de loop van 2025 ter instemming door alle colleges van B&W zullen worden behandeld. Passend binnen deze reikwijdte van artikel 20.2 en de bovengenoemde drie doelen benoemen wij alvast enkele thema’s die wij in ieder geval, maar niet uitputtend, willen adresseren in de Evaluatie 2025. Dit zijn: betekenis samenwerking Rijk-Regio voor onze manier van organiseren; effectieve en efficiënte inzet van onze middelen en; verantwoordelijkheid individuele colleges in betrekken van de gemeenteraad. Deze drie focus-thema’s lichten wij hieronder nader toe.

Betekenis samenwerking Regio-Rijk voor onze manier van organiseren Een belangrijke aanleiding voor de herijking van onze governance in 2019-2020 was dat wij een slagkrachtige en attractieve samenwerkingspartner willen zijn, waarin wij ons als netwerkorganisatie steeds sterker verbinden met de voor onze inwoners en voor ons relevante netwerken van ondernemingen, wetenschap en overheden. Met andere woorden: van primair netwerkorganisatie van de deelnemende colleges onderling naar een organisatie die de netwerken van Den Haag en Brussel, de provincie en de triple helix partners effectief verbindt met onze regionale doelen en behoeften; met blijvend het netwerk van de deelnemende colleges van B&W als ankerpunt. In de samenwerking Regio-Rijk hebben zich in de collegeperiode 2022-2026 onderliggend drie ontwikkelingen voorgedaan. Om beter aan te sluiten bij de behoeften en wensen van het Rijk, is allereerst de Regio Amersfoort toegetreden tot U Ned (bestuurlijk voorportaal van Bestuurlijk Overleg Leefomgeving en Bestuurlijk Overleg MIRT). Daarnaast gebruiken we voor lobby-doeleinden gezamenlijk met de Regio Amersfoort en de provincie Utrecht – en regelmatig ook samen met de triple helix partners verenigd in de Economic Board Utrecht - het label Metropoolregio Utrecht (MRU).

Tot slot zijn we er in de eerste helft van deze collegeperiode in geslaagd om de brede inhoud van het Integraal Ruimtelijk Perspectief (IRP) - dus bijvoorbeeld ook de uitdagingen Vitale kernen en Regiopoorten - goed onder te brengen en verdiepend uit te werken in het U10 regio dekkende Novex Ontwikkelperspectief Utrecht-Amersfoort, dat door alle bestuurslagen wordt gedragen. Gevolg hiervan is dat we door partijen als het Rijk ‘voor de schermen’ steeds beter op waarde worden geschat als vanzelfsprekende en stevige partner. Het lijkt ons goed om te beschouwen in hoeverre het voor de komende jaren wenselijk of noodzakelijk is om ‘achter de schermen’ onze manier van organiseren en besturen aan te passen, zodat we ook daadwerkelijk een stevige partner zijn en blijven. Dit met specifiek aandacht voor: • De balans tussen integrale versus sectorale sturing. Sinds deze collegeperiode richten we ons op de realisatie van het Integraal Ruimtelijk Perspectief (IRP), met het BO IRP en het DO IRP als kristallisatiepunten. Tegelijkertijd is er de wereld van de sectorale bestuurstafels, die afgelopen jaren het kloppend hart van de U10 samenwerking vormden. Vraag is hoe we de balans en de verbinding tussen beiden effectief en efficiënt organiseren, zodat het BO IRP en sectorale bestuurstafels zich ieder vanuit hun eigen rol strategisch kunnen richten.

Dit met als randvoorwaarde dat niet alles tot in den treure besproken wordt, maar dat de dialoog en de te maken keuzes helder worden voorgelegd. Mogelijk leidt dit tot een lagere frequentie van en benodigde tijdsinzet voor sectorale bestuurstafels.

•

•

De balans tussen bestuurlijke en ambtelijke sturing. Waar we voor de realistie van het IRP recent zijn gaan werken met een DO IRP met hierin directeuren of managers van gemeenten, daar geldt aan de bestuurstafels sinds 2015 een praktijk van zelfbestuur door wethouders met advisering door een ambtelijk overleg en procesmanager. Vraag is in hoeverre we hieraan willen vasthouden en wat dit betekent voor de manier van rolneming en mate van gezamenlijke sturing door de gemeentesecretarissen en regiosecretaris in de netwerkdirectie die deelnemen aan interbestuurlijke overleggen zoals het Directeurenoverleg (DO) Woondeal, DO Groen groeit mee, DO Regionale Energiestrategie, DO U Ned, DO Metropoolregio Utrecht en het DO MIRT en DO BOL Landsdeel Noordwest Bijvoorbeeld: doorgaan met deelname aan deze interbestuurlijke overleggen door secretarissen uit de netwerkdirectie, of dit wijzigen door directeuren en managers uit het DO IRP en/of U10-organisatie. De samenwerking met de publieke U Ned partners (U10, regio Amersfoort en de provincie). Effectieve samenwerking op dit schaalniveau vraagt ook om structureel en gezamenlijk aandacht te besteden aan relationele en procesmatige aspecten van onze samenwerking. We willen elkaar goed blijven begrijpen, om ieder rolvast te kunnen optreden en om uit te wisselen hoe we elkaar kunnen helpen.

Natuurlijk zijn er politieke verschillen en het is goed dat dit politiek conflict op tafel komt (dit is en blijft een cruciale functie van onze bestuurstafels en het Bestuurlijk Overleg IRP, waar we indien opportuun ook een of meer gedeputeerden voor uitnodigen), maar de inwoners mogen bovenal verwachten dat wij denken en handelen als één overheid. Daarom zijn we vorig jaar bijvoorbeeld gestart met een periodieke lunchbijeenkomst tussen het college van gedeputeerde staten en het U10 voorzittersoverleg. Een volgende stap zou kunnen zijn om dit te verbreden met collega bestuurders van de Regio Amersfoort.

Effectieve en efficiënte inzet van onze middelen De uitdagingen in het ruimtelijk domein van gemeenten lijken in de afgelopen jaren zeker niet minder te zijn geworden. En de kansrijkheid dan wel noodzaak om hierin samen te werken met andere overheden is mogelijk juist groter geworden. Dit in de context van mogelijk substantiële bezuinigingen wegens het ravijnjaar en de krapte op de gemeentelijke arbeidsmarkt. Het lijkt ons verstandig om te bezien in hoeverre onze huidige manier van inzetten van middelen (in termen van: financiële bijdragen, inzet van ambtenaren van alle gemeenten en medewerkers van de gezamenlijke U10 organisatie) aansluit op de gezamenlijke opgaven die voor ons liggen (ook in het licht van de uitvoering van ons IRP) en om te identificeren welke maatregelen eventueel kunnen helpen om de effectiviteit en efficiënte van de inzet van al deze middelen te versterken (dus: ‘doen we de goede dingen’ en ‘doen we de dingen goed’?). Met als basisvraag: als we alle uren die professionals van de gemeenten en de U10 organisatie zouden optellen en opnieuw zouden toebedelen: waar zouden we onze professionals op inzetten? .

Verantwoordelijkheid individuele colleges in betrekken van de gemeenteraad In artikel 15 van het bestuursconvenant ‘Samenwerking U10 gemeenten’ staat bepaald dat onze colleges zich aan elkaar verplichten om de gemeenteraden actief betrokken te houden bij de samenwerking; waarbij ieder college zich inspant om de gemeenteraad vroegtijdig een oordeel te laten geven over voorgenomen beleid en activiteiten op regionaal niveau. De regionale samenwerking, dat zijn wij immers zélf. We zijn georganiseerd als een collegeregeling en wij als colleges zijn aan zet om onze raad mee te nemen. Dit ook om te voorkomen dat regionale communicatie net niet de juiste snaar raakt in de lokale raad en gemeenschap. In de praktijk lijkt niet ieder college deze verplichting even goed na te komen. Met als gevolg dat sommige raden zich mogelijk onvoldoende betrokken voelen, wat de kracht van de gezamenlijke

netwerkorganisatie kan verminderen. Het lijkt ons goed om te bezien in hoeverre de individuele colleges feitelijk voldoen aan hun verplichting, in hoeverre dit leidt tot negatieve effecten voor de gezamenlijke netwerkorganisatie en welke maatregelen eventueel kunnen helpen om dit waar nodig te verbeteren.

3. Besluitvorming, rolverdeling en mijlpalenplanning De uitkomsten van de Evaluatie 2025, inclusief verbetervoorstellen, worden door het regieoverleg ter instemming voorgelegd aan de colleges van B&W. Vergelijkbaar aan de herijking van de governance in 2019-2020 vervullen de burgemeesters en secretarissen een leidende rol. Het voorbereidingsteam Evaluatie 2025 ondersteunt de burgemeesters en secretarissen hierin; dit door overleggen inhoudelijk voor te bereiden en door het vervullen van de penvoerdersrol. We zullen de colleges van B&W en de voorzitters van de bestuurstafels vragen om feedback te geven op het functioneren van de U10. Ook zullen we een selectie van vergelijkbare regio’s, collega-overheden en experts consulteren. Het voorbereidingsteam Evaluatie 2025 bestaat uit de volgende bemensing: • René Grotens (gemeentesecretaris Zeist en plaatsvervangend voorzitter netwerkdirectie) als voorzitter van het voorbereidingsteam Evaluatie 2025. Dit aangevuld met Saskia van Eck (gemeentesecretaris Oudewater), Michiel Ruis (gemeentesecretaris Utrecht en voorzitter netwerkdirectie), Judith de Jonge (gemeentesecretaris Vijfheerenlanden en namens de U10 netwerkdirectie deelnemer aan het interbestuurlijk directeurenoverleg Woondeal U10) en Maurits Hoeve (secretaris-directeur U10).

• Ter ondersteuning van het voorbereidingsteam: Eelco Sneep (procesmanager U10 organisatie) en Jan-Jaap Schep (adviseur regionale samenwerking gemeente Utrecht). Wij hanteren op hoofdlijnen de volgende mijlpalenplanning: • Juni 2025: eerste Evaluatiesessie netwerkdirectie; • September 2025: tweede Evaluatiesessie netwerkdirectie; • 1 december 2025: burgemeestersoverleg. • 8 december 2025: regieoverleg. • Januari-februari 2026: besluitvorming in de zestien colleges van B&W.