A03. Bestuurlijke reactie Boardletter 2023 Oudewater.pdf

Bestuurlijke reactie op de Boardletter 2023 van ETL Accountants Inleiding: Vanaf boekjaar 2023 voert ETL Accountants de controle uit van de jaarrekening van de gemeente Oudewater. In het najaar van 2023 heeft de Week van ETL plaatsgevonden en zijn de gesprekken en werkzaamheden uitgevoerd voor de interim-controle. In de controleaanpak van ETL staat centraal dat niet alleen de ‘harde controls’ worden beoordeeld. Maar juist dat ook de ‘soft controls’ een belangrijk element vormen in de beheersing van de organisatie. Begin februari heeft het college de Managementletter ontvangen met de bevindingen uit deze werkzaamheden. Zoals afgesproken in de aanbesteding ontvangt u als raad een Boardletter. Dit is een beknopte(re) versie van de Managementletter die u als raad de informatie geeft die u nodig heeft voor uw kaderstellende en controlerende rol. In deze bestuurlijke reactie geven wij voor de belangrijkste boodschappen, zoals deze zijn benoemd door de accountant op pagina 3-5 van de Boardletter, hoe het college hier tegenaan kijkt. Op de detailbevindingen gaan we in deze reactie niet in, maar uiteraard zijn deze bevindingen wel onderwerp van gesprek tussen college en ambtelijke organisatie.

Interne beheersing als geheel is nog niet voldoende De accountant geeft in deze Boardletter aan dat de kwaliteit van de interne beheersing binnen onze gemeente als geheel om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen nog niet voldoende is. Dit beeld is in lijn met voorgaande jaren en de accountant signaleert ook dat er goede stappen ter verbetering zijn gezet. Idealiter vinden deze interne beheersingsmaatregelen plaats in de zogeheten eerste lijn (de uitvoerende teams). De werkzaamheden van de VIC (Verbijzonderde Interne Controle) zouden dan gericht zijn op het beoordelen van de effectiviteit van de eerstelijns controles. In de praktijk is de VIC nu nog (teveel) gericht op het repareren van tekortkomingen in de eerstelijnscontroles. Als college herkennen wij dit beeld. Met het Verbeterplan financiële functie en het programma ‘Huis op Orde’ heeft de uitvoeringsorganisatie (gemeente Woerden) de eerste stappen gezet om hier verbetering in aan te brengen. Wij verwachten hiermee, conform het beeld van de accountant, dat wij in staat zijn om een jaarrekening op te leveren die door de accountant voorzien kan worden van een goedkeurende verklaring. Ook inzake de rechtmatigheidsverantwoording die het college vanaf dit jaar zal afgeven verwachten wij op voorhand geen problemen.

Uw controleomgeving kan verder worden verstevigd Het hoge ambitieniveau en het realiseren van onze doelstellingen blijft continu onderwerp van gesprek tussen het college als opdrachtgever en de directie van de gemeente Woerden als opdrachtnemer. Onderdeel hiervan is de beschikbaarheid van capaciteit/ureninzet voor gemeente Oudewater. VIC kan kwantitatief en kwalitatief verbeterd worden De benoemde kwantitatieve tekortkoming herkennen wij. Naar onze mening wordt dit mede veroorzaakt door de langdurig openstaande vacature van senior-auditor die recent ingevuld is. Daarnaast is in de ‘eerste tranche’ van € 1 miljoen voor de versterking van de organisatie 1,0 FTE opgenomen voor de verbetering van de VIC-functie. De adviezen voor kwalitatieve verbeteringen nemen wij in de interne processen en werkwijze op. Risicomanagement Wij herkennen dat risicomanagement verder verbeterd kan worden, maar gezien de lastige vacatureinvulling van diverse financiële beleidsfuncties heeft dit niet de hoogste prioriteit kunnen krijgen.

1

Daarnaast is bekend dat als we het risicomanagement naar het gewenste niveau van de financiële verordening willen brengen, verdere uitbreiding van de financiële afdeling nodig is. Zodra de personele bezetting het toelaat, gaan wij invulling geven aan de verbetering van risicomanagement. Frauderisicomanagement Recent is het zogeheten M&O-beleid (Misbruik & Oneigenlijk Gebruik) gereed gekomen en ter vaststelling aangeboden. De volgende stap die in de komende periode zal plaatsvinden is om de frauderisico-inventarisatie te actualiseren. Het integreren ervan in de dagelijkse bedrijfsvoering zal bij de doorontwikkeling van de organisatie worden meegenomen. Prestatiemanagement Wij herkennen deze aanbeveling en nemen dit mee in de verdere doorontwikkeling van de interne en externe P&C producten. Het benoemen van doelstellingen en opnemen van prestatie-indicatoren wordt meegenomen in het organisatieontwikkelingstraject. Ook de versterking van het financiële bewustzijn binnen de organisatie nemen wij mee in dit traject.

Maatschappelijke effecten subsidieverlening krijgen nog onvoldoende aandacht (pagina 20) Hoewel deze bevindingen niet bij de belangrijkste boodschappen is opgenomen, vinden wij deze opmerking ook wel zeer relevant. Dit is namelijk ook een onderwerp wat in het Hoofdlijnenakkoord 2022-2026 is vastgelegd: “We willen de subsidiestromen, zowel de geldelijke als de subsidies in natura, inzichtelijker maken. Daarmee wordt een fundament gelegd om in breed overleg te treden over wat activiteiten zijn die als subsidiabel worden aangemerkt. Balans tussen kosten en maatschappelijke baten is hierbij het uitgangspunt.” Wij zullen dit onderwerp dan ook in de komende periode oppakken. Tot slot Zoals gezegd onderschrijven wij de bevindingen van de accountant en passen deze naar onze mening in de stappen die momenteel gezet worden ter versterking van de organisatie en het temperen van ambities. Daarnaast zijn we ons ervan bewust dat enkele exogene factoren de prestaties van de organisatie beïnvloeden, zoals de schaarste op de arbeidsmarkt en de extra taken die het rijk de gemeenten oplegt. We zullen over de voortgang van de verbeteringen het gesprek met de Auditcommissie blijven voeren.

Met vriendelijke groet,

B.C. Lont, Wethouder Financiën

2