A02.1 Plan van aanpak evaluatie DVO (231222) def.pdf
Tekst van het document
Evaluatie DVO Woerden en Oudewater Plan van aanpak
Auteurs Versie Plaats
Stan van de Laar, Ben Maes en Maartje de Rond Definitief, ter vaststelling colleges Woerden en Oudewater/Eindhoven
Inhoudsopgave
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
1.
Context en aanleiding
2.
Doel en reikwijdte
3.
Hoofd- en deelvragen evaluatie
4.
Nadere duiding elementen evaluatie
5.
De aanpak van de evaluatie
6.
Eerste beeld bij outline evaluatierapport
7.
De aanpak in de tijd uitgelijnd
2/10
1. Context en aanleiding
2. Doel en reikwijdte
Context
Doel van de evaluatie
De samenwerking tussen Woerden en Oudewater gaat terug naar 2011.
Rekening houdend met de hiervoor geschetste aanleiding voor de evaluatie én de context
Organisatieadviesbureau Berenschot voerde een verkenning uit voor het versterken van de
waarin Woerden en Oudewater functioneren is het van belang het doel van de evaluatie
bestuurskracht in de Lopikerwaard.
nader te duiden.
Uit dit onderzoek bleek dat een samenwerking tussen de gemeenten Woerden en Oudewater kansrijk was. Naar aanleiding hiervan hebben de colleges van burgemeester en wethouders van Woerden en Oudewater in december 2011 besloten om de ambtelijke organisatie van Oudewater te integreren in de organisatie van Woerden. In 2012 hebben de gemeenteraden van beide gemeenten het formele besluit tot ambtelijke integratie genomen. In 2013 is de eerste kaderstellende dienstverleningsovereenkomst (hierna DVO) vastgesteld, waarmee de ambtelijke integratie per 1 januari 2015 operationeel is geworden. Na
Het doel van de evaluatie is de ervaren sterktes en verbeterpunten in de taakuitvoering en samenwerking tussen Woerden en Oudewater te onderzoeken en daardoor tijdig duidelijkheid te verkrijgen over het vervolg van de samenwerking na 2025. De evaluatie dient bevindingen en aanbevelingen op te leveren die richting geven aan beide gemeentebesturen voor besluitvorming over de mogelijkheid tot vernieuwing van de DVO of te kiezen voor andere scenario’s. Reikwijdte van de evaluatie
individuele externe evaluaties in 2019 vanuit beide gemeenten op de samenwerking, is
Met het hiervoor geschetste doel als gegeven, is de reikwijdte van de evaluatie vervat in het
besloten om de DVO te herijken en verlengen.
hieronder uiteengezette model. Dit model dient als ons overkoepelende analysekader voor de uitvoering van deze evaluatie. We diepen in hoofdstuk 4 van dit plan van aanpak de
Aanleiding
afzonderlijke elementen van dit model verder uit, met als doel tot een eenduidig beeld te komen van de reikwijdte van de evaluatie.
De huidige DVO loopt op 1-1-2026 van rechtswege af. In de DVO is bepaald dat anderhalf jaar voor afloop beide gemeenten gezamenlijk afspraken maken over het vervolg na 2025. Dit betekent dat voor beide partijen het moment aanbreekt om een besluit te nemen over het al dan niet verlengen van de samenwerking en het opstellen van een herijkte DVO óf het verkennen van andere scenario’s. Hiertoe is & Van de Laar gevraagd om voor beide gemeentebesturen een evaluatie van de huidige DVO uit te voeren.
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
3/10
3. Hoofd- en deelvragen evaluatie De hoofdvraag voor de uitvoering van deze evaluatie is:
•
In hoeverre is er tevredenheid over (de werking van) de afspraken over financiering van de taakuitvoering?
•
In hoeverre staat geleverde inzet in verhouding tot de kosten?
‘Evalueer de Dienstverleningsovereenkomst 2021-2025 tussen Woerden en Oudewater en kom tot een advies ten aanzien van nader uit te werken toekomstscenario’s voor de samenwerking. Geef daarbij concrete handelingsperspectieven naar de toekomst toe. Hierbij onderscheidend
4. Nadere duiding elementen evaluatie
tussen 3 hoofdscenario’s: 1.
Verlengen (eventueel herijkte) dienstverleningsovereenkomst
2.
Intensiveren samenwerking (bestuurlijke fusie)
3.
Beëindigen samenwerking (taken zelfstandig uitvoeren)
De te onderzoeken elementen in de evaluatie worden hierna één voor één kort geduid voor een goed en eenduidig begrip van de reikwijdte van de evaluatie. 4A. Geldende afspraken
Het rapport stelt beide gemeentebesturen in staat om een principebesluit te nemen over een voorkeursscenario ten aanzien van de samenwerking. Een definitief besluit vraagt om
Deelvraag
verdere verkenning en verdieping.
In het kader van de evaluatie wordt de volgende deelvraag beantwoord:
Deze hoofdvraag valt uiteen in de volgende 6 deelvragen:
‘Wat zijn de geldende afspraken ten aanzien van taakuitvoering en samenwerking?’
•
Wat zijn de geldende afspraken ten aanzien van taakuitvoering en samenwerking?
•
Wat zijn de huidige en toekomstige opgaven, ontwikkelingen en bestuurlijke ambities van Woerden en Oudewater en in hoeverre is sprake van inhoudelijke meerwaarde in de samenwerking?
•
In hoeverre is de geleverde kwaliteit en kwantiteit van dienstverlening conform wat
Reikwijdte evaluatie Tijdens de evaluatie worden de geldende afspraken ten aanzien van de taakuitvoering en samenwerking uiteengezet. Hiervoor bestuderen wij de DVO, als basis voor de samenwerking, en de bijbehorende bijlage (basisdienstverleningsovereenkomst). Ook bestuderen we de uit de DVO voortvloeiende (jaarlijkse) uitvoeringsovereenkomst tussen Woerden en Oudewater.
hierover is afgesproken en wat zijn de sterkten en ontwikkelpunten in de taakuitvoering?
Deze uitwerking geeft de lezer van het evaluatierapport een heldere context – een startfoto – voor een goed begrip van het rapport en de feitelijke afspraken ten aanzien van de
•
Hoe is het samenspel tussen Woerden en Oudewater in het opdrachtgever- en
samenwerking. Bij de startfoto betrekken we ook het doel bij/ de waarom achter de start
opdrachtnemerschap georganiseerd, hoe werkt het samenspel in de praktijk en wat
van de samenwerking.
zijn de sterkten en ontwikkelpunten?
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
4/10
4B. Opgaven, ontwikkelingen en ambities Woerden en Oudewater
Reikwijdte evaluatie Voor de beantwoording van deze deelvraag zoomen wij met name in op onderstaande
Deelvraag In het kader van de evaluatie wordt de volgende deelvraag beantwoord:
aspecten: •
gemeentebestuur (colleges en raden) – beleidsvorming, advisering, strategische
‘Wat zijn de huidige en toekomstige opgaven, ontwikkelingen en bestuurlijke ambities van Woerden en Oudewater en in hoeverre is daarmee sprake van inhoudelijke meerwaarde in de samenwerking?’ Reikwijdte evaluatie
Kwaliteit van taakuitvoering én dienstverlening aan inwoners, partners én denkkracht, uitvoering
•
Organisatie van dienstverlening aan Oudewater vanuit Woerden: dienstverleningsconcept
•
Integraliteit van taakuitvoering/ dienstverlening
•
Mate van adaptief vermogen: inspelen op veranderende behoeften vanuit
Het is belangrijk dat de geldende afspraken, taakuitvoering in de praktijk én gekozen
opdrachtgever
samenwerkingsvorm altijd zo goed mogelijk aansluiten op de opgaven van de ambities van
•
Innovatief vermogen: kansen en mogelijkheden zien voor vernieuwing van werkwijzen
beide gemeenten: ‘structure follows strategy’.
•
Robuustheid in dienstverlening en taakuitvoering (kwetsbaarheid en vervangbaarheid)
Daarom ligt aan de basis van de evaluatie – naast de feitelijke afspraken uit de formele
Bij de beantwoording houden wij rekening met de verschillende perspectieven in de
overeenkomsten – een opgavenprofiel van beide individuele gemeenten en deze
samenwerking en maken daartoe waar nodig onderscheid tussen ambtelijk, bestuurlijk en
gemeenten tezamen. In dit opgavenprofiel worden de belangrijkste maatschappelijke
politiek perspectief. Bij het bepalen van geleverde ‘kwaliteit’ gaan we waar mogelijk uit van
opgaven, ontwikkelingen en bestuurlijke ambities geduid. Wij bestuderen hiertoe
de daartoe overeengekomen afspraken en beschikbare data. Of bijvoorbeeld wettelijke
verschillende documenten die hier inzicht in geven, zoals bijvoorbeeld de omgevingsvisies
termijnen. Voor het in kaart brengen van het niveau van dienstverlening aan inwoners,
en begrotingen van beide gemeenten. Inclusief overlap én verschillen tussen beide
instellingen en ondernemers en andere partners betrekken wij onder meer
gemeenten. Dit geeft daarmee ook een doorkijk naar de meerwaarde van de samenwerking
cliënttevredenheidsonderzoeken en andere beschikbare stukken die hier inzicht in bieden.
vanuit inhoudelijk perspectief. Uiteraard is er tijdens de evaluatie ook expliciet aandacht voor in hoeverre deze meerwaarde in de praktijk wordt ervaren.
4D. Samenspel Woerden en Oudewater
4C. Kwaliteit en kwantiteit dienstverlening
Deelvraag In het kader van de evaluatie wordt de volgende deelvraag beantwoord:
Deelvraag In het kader van de evaluatie wordt de volgende deelvraag beantwoord:
‘Hoe is het samenspel tussen Woerden en Oudewater in het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap georganiseerd, hoe werkt het samenspel in de praktijk en wat zijn de
‘In hoeverre is de geleverde kwaliteit en kwantiteit van dienstverlening conform wat
sterkten en ontwikkelpunten?’
hierover is afgesproken en wat zijn de sterkten en ontwikkelpunten in de taakuitvoering?’
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
5/10
Reikwijdte evaluatie
•
gekoppelde taakuitvoering voor Oudewater en eventuele waarborgen daartegen
Voor de beantwoording van deze deelvraag zoomen wij met name in op onderstaande aspecten: • •
bijvoorbeeld ten aanzien van verantwoording op geleverde prestaties
Deelvraag 6:
Helderheid in onderlinge verwachtingen tussen Woerden en Oudewater ten aanzien
In het kader van de evaluatie wordt de volgende deelvraag beantwoord:
klant-leverancier relatie Beleving van samenspel op ambtelijk, bestuurlijk en politiek niveau (en eventueel verschil hierin) •
De ambtelijke en bestuurlijke governance en werking hiervan in de praktijk
•
Mate van sturing/ invloed/ zeggenschap op taakuitvoering vanuit Oudewater als opdrachtgever, hierbij waar mogelijk onderscheid makend tussen beleidsontwikkeling en –uitvoering
•
4F. Verhouding inzet en kosten
Mate van bekendheid met, naleving van én wenselijkheid van geldende afspraken,
van grondhouding in samenwerking: ontwikkeling en dynamiek in partnerschap en •
Risico’s van Woerden als opdrachtnemer ten aanzien van financiering en daaraan
Beelden bij mate van gemeentespecifieke taakuitvoering en dienstverlening versus
'In hoeverre staat geleverde inzet in verhouding tot de kosten?’ Reikwijdte evaluatie Voor de beantwoording van deze deelvraag zoomen wij met name in op onderstaande aspecten: •
(afgesproken) kosten. Dit wordt bekeken vanuit beide perspectieven, dus zowel vanuit
wens en behoefte tot efficiency gemeente Woerden 4E. Financiering Deelvraag 5:
Verhouding tussen inzet (capaciteit en kwaliteit) vanuit Woerden naar Oudewater en perspectief Woerden als ook perspectief Oudewater
•
Mate van invloed op kosten(ontwikkeling) door Oudewater
5. De aanpak van de evaluatie
In het kader van de evaluatie wordt de volgende deelvraag beantwoord: In voorgaande hoofdstukken is de reikwijdte van de evaluatie uitgewerkt. Hierna zijn de ‘In hoeverre is er tevredenheid over (de werking van) de afspraken over financiering van de
daarop passende aanpak en in te zetten onderzoeksmethodieken uitgewerkt.
taakuitvoering?’ Stap 1. Inventarisatie feiten: documentenanalyse Reikwijdte evaluatie
Voordat de eerste fase van het onderzoek van start gaat, hebben wij al enkele
Voor de beantwoording van deze deelvraag zoomen wij met name in op onderstaande
kerndocumenten geanalyseerd. Tijdens de evaluatie gaan we een tandje dieper en
aspecten:
zullen wij gerichte documentatie opvragen, passend bij de elementen die in de evaluatie een plaats krijgen. Vervolgens wordt er op de benoemde elementen en
•
Mate van tevredenheid ten aanzien van de financieringssystematiek: gehanteerde verdeelsleutel en verrekening
onderzoeksonderwerpen een feitenanalyse uitgevoerd. Hiertoe bestuderen wij graag onder andere:
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
6/10
•
Toekomstvisies en beleidsnota’s
•
Coalitieakkoorden
•
Eventuele tussenevaluaties
•
Programmabegrotingen en jaarverslagen (2020-2024)
•
Documenten die inzicht bieden in gemeentelijke opgaven en ambities (bijv. omgevingsvisies, begrotingen, visiestukken)
Tijdens deze gesprekken staan we stil bij de diverse elementen uit dit plan van aanpak, binnen de reikwijdte van het onderzoek. Afhankelijk van de gesprekspartner zullen we op bepaalde elementen in meer of mindere mate inzoomen. Aanvullend voeren we ook graag vijf groepsgesprekken met medewerkers over hun beelden bij de dienstverlening en ervaringen met het samenwerkingsconstruct. Ook zoomen wij met
•
Functie- en formatieoverzicht
•
Documentatie met betrekking tot financieringssytematiek en kosten
hen inhoudelijk in op de opgaven en ambities van beide gemeenten, ten behoeve van de
•
Documentatie aangaande lopende organisatieontwikkeling
opgavenprofielen.
•
Documentatie die inzicht geeft in niveau van dienstverlening aan inwoners en andere
•
stakeholders
Wij organiseren deze gesprekken op basis van het inhoudelijk domein. Door de
Relevante raadsinformatiebrieven en moties met betrekking tot de samenwerking
groepsgesprekken per domein te organiseren, en niet per team, belasten we niet onnodig de capaciteit van de ambtelijke organisatie terwijl we wel breed input verzamelen. Uiteraard
Stap 2. Inventarisatie meningen: verdiepende gesprekken sleutelpersonen en
is het, om dit brede beeld te borgen, belangrijk dat er vanuit ieder team tenminste één
groepsgesprekken medewerkers
medewerker wordt betrokken in de groepsgesprekken. Deze medewerker kan van tevoren
De feiten uit stap 1 worden vervolgens verdiept en verrijkt met meningen van
input verzamelen bij zijn of haar collega’s en daarmee als vertegenwoordiger fungeren.
sleutelpersonen. Er wordt een brede gespreksronde gehouden. De volgende
Hierbij is het belangrijk dat er bij de selectie van deelnemers aan de groepsgesprekken
sleutelpersonen worden hierin meegenomen:
aandacht voor is dat zij een beeld hebben van de taakuitvoering voor beide gemeenten.
•
College B&W Woerden en Oudewater (2 gesprekken)
•
Burgemeester gemeente Woerden en Oudewater (2 gesprekken)
•
Griffiers Woerden en Oudewater (2 gesprekken)
•
Gemeentesecretaris/ algemeen directeur Woerden
•
Gemeentesecretaris én voormalig gemeentesecretaris Oudewater
•
Concerncontroller
•
Business controllers (groepsgesprek)
•
Hoofd financiën/financieel adviseur
•
MT/Directieteam (groepsgesprek)
•
Ondernemingsraad (groepsgesprek)
•
Fractievoorzitters gemeenteraden Woerden en Oudewater (2 groepsgesprekken)
Wij onderscheiden de volgende domeinen voor deze gesprekken, in lijn met de inrichting van de ambtelijke organisatie: •
Sociaal domein
•
Openbare ruimte
•
Ruimte
•
Bedrijfsvoering
•
Dienstverlening
Stap 3. Expertmatige analyse feiten en meningen én spiegelsessies Alle input uit de eerdere onderzoekstappen wordt zorgvuldig gebundeld en in de analyse worden feiten van meningen onderscheiden. Uit deze analyse volgt een expertmatig oordeel, wat leidt tot bevindingen per element uit het analysekader en een daaruit voortvloeiend (voorlopig) advies.
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
7/10
valt buiten de scope van deze evaluatie. De nu voorziene outline van het rapport is in Deze bevindingen en voorlopige advieslijn delen wij graag in een zogenaamde
hoofdstuk 6 weergegeven.
spiegelsessie met onze stuurgroep. Vervolgens (na eventuele aanscherping) organiseren wij een ambtelijke spiegelsessie met het MT/DT. Aansluitend organiseren wij twee individuele spiegelsessies met respectievelijk de colleges van beide gemeenten en ten slotte ook twee
Stap 5. Bespreken en vaststellen eindrapport
individuele spiegelsessies met (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraden van
Wij bespreken het conceptrapport met de stuurgroep, waarna het – na eventuele bijstelling
Woerden en Oudewater.
– door de stuurgroep wordt vastgesteld. Vervolgens wordt het definitieve rapport in routing gebracht richting beide colleges en raden.
In deze spiegelsessies koppelen de onderzoekers de voorlopige onderzoeksresultaten en de denkrichtingen voor advies terug en nemen betrokkenen mee in hun analyse en denkwijze.
Uiteraard verzorgen wij graag eventuele technische toelichtingen aan colleges, raden en/of de organisatie.
Betrokkenen worden daarbij in de gelegenheid gesteld hierop te reflecteren, aan te scherpen en waar nodig aan te vullen of kritische vragen te stellen. Dergelijke sessies dragen sterk bij aan het bevorderen van het draagvlak voor het evaluatierapport en de opvolging van de aanbevelingen. Stap 4. Opstellen eindrapport De reflecties uit de spiegelsessie worden door de onderzoekers betrokken bij het opstellen van het eindrapport. Waar nodig worden daartoe aanvullende analyses uitgevoerd (feiten én/ of meningen opgehaald). In het rapport maken wij waar relevant duidelijk onderscheid tussen feiten en meningen. Ten slotte volgt de daadwerkelijke uitwerking van de resultaten uit de voorgaande stappen in een helder leesbaar eindrapport. Uiteraard geven wij in het rapport een helder antwoord op de hoofd- en deelvragen. De evaluatie stelt beide gemeentebesturen in staat om een principebesluit te nemen over een voorkeursscenario ten aanzien van de samenwerking. We werken hiertoe de drie scenario’s uit de hoofdvraag uit en schetsen de impact, wenselijkheid en haalbaarheid van deze scenario’s. Een definitief besluit vraagt echter om verdere uitwerking en verdieping. Dit
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
8/10
6. Eerste beeld bij outline evaluatierapport
7. De aanpak in de tijd uitgelijnd
Hieronder volgt ter illustratie een eerste beeld bij de outline van het evaluatierapport.
Hieronder zetten wij onze planning bij de behorende aanpak kort uiteen.
1.
Aanleiding en context
2.
Feitelijke schets van de context: a.
Samenwerkingsconstruct en organisatie
b.
Geldende afspraken Woerden en Oudewater
3.
Opgavenprofiel Woerden en Oudewater
4.
Bevindingen: a.
Element ‘kwaliteit en kwantiteit dienstverlening’
b.
Element ‘samenspel Oudewater/Woerden’
c.
Element ‘financiering’
d.
Element ‘verhouding inzet en kosten’
5.
Hoofdconclusies: de hoofd- en deelvragen beantwoord
6.
Aanbevelingen: toekomstscenario’s en handelingsperspectieven
Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
9/10
& Van de Laar. Organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Resultaatgericht, betrokken en met energie. Zo maken wij impact op maatschappelijke opgaven, bestuurlijke ambities en organisatorische uitdagingen. In de rol van adviseur, onderzoeker, procesbegeleider of door tijdelijk ín uw organisatie te stappen, brengen wij beweging. Zo dragen onze ervaren adviseurs en jonge talenten bij aan een weerbare en wendbare publieke sector.
Wij helpen bij het verkennen van toekomstscenario’s voor publieke organisaties. En we begeleiden processen om organisaties te vitaliseren. Samenwerking of fusie tot stand brengen? Wij helpen bij de vorming, evaluatie en doorontwikkeling. Wij doen kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar de effecten van beleid en naar de sterke en verbeterpunten in organisaties en samenwerkingsverbanden.
Wij kraken onze hersens op complexe vragen. Daarbij zijn we scherp in onze analyses. En bieden we concreet handelingsperspectief in onze advisering. We steken ook graag onze handen uit de mouwen om samen met u resultaat te boeken.
Onze passie om direct maatschappelijk impact te maken zetten wij in binnen het sociaal domein. Onder andere door het ‘vertalen’ van de Hervormingsagenda Jeugd. Ook helpen wij bij de realisatie van de transities op het gebied van klimaat en energie.
Dat doen we bijvoorbeeld door het ontwerpen van passende organisatiestructuren en sturingsconcepten. Door het versterken van leiderschap en het werken aan gewenst gedrag van medewerkers.
Staat uw vraagstuk er niet tussen? Verras ons. Wij laten ons graag uitdagen op andere thema’s in het publieke domein!
& Van de Laar is in vriendschap verbonden met GNGMKRS, ons label voor interim-bemiddeling, executive search & werving en selectie.
& Van de Laar B.V. Emmasingel 29-11 5611 AZ Eindhoven 085 - 747 06 18
info@en-vdl.nl en-vandelaar.nl
Lid van de Raad van Organisatieadviesbureaus (ROA). Plan van aanpak evaluatie DVO Woerden en Oudewater
10/10