2021.06.01 Beantwoording artikel 32-vragen CDA-fractie inzake 'Memo van portefeuillehouder financiën aan Auditcommissie Oudewater'.pdf

VOORSTEL Opsteller Mani, Sofie Team Strategie en Control Vergadering van 1 juni 2021 Kenmerk Z/21/016919 / D/21/022063 Portefeuillehouder Bas Lont Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Artikel 32 vraag Oudewater - “Memo” van portefeuillehouder financiën aan de Auditcommissie Oudewater d.d. 29 april 2021.

Beantwoording van de vragen 1. Er is sprake van een “memo” aan de auditcommissie. Normaliter is sprake van communicatie via raadsinformatiebrieven (RIB’s). Waarom is hier sprake van een “memo”, hoe moet de status van dit memo gezien worden en is er sprake van een verschil met een RIB? De accountant heeft tijdens de controle bij grote afwijkingen contact met de auditcommissie. Onze inschatting is dat de accountantsverklaring op basis van de huidige, eigen constateringen een verklaring met beperking op de rechtmatigheid oplevert. Daarom is ervoor gekozen om de auditcommissie met een memo al te informeren ten behoeve van hun contact met de accountant. De raad wordt als geheel geïnformeerd bij het toezenden van de jaarrekening. 2. Het memo is ondertekend door de portefeuillehouder financiën. Houdt dit in dat het memo niet onder verantwoordelijkheid van het college is uitgebracht? Het memo is ondertekend door de portefeuillehouder financiën als vertegenwoordiger van het college. De inhoud is bekend bij het college. 3. Wat is de reden dat het memo aan de auditcommissie is verzonden en niet aan de raad? Het memo is naar de auditcommissie verzonden als technische commissie van de raad. Voor onderwerpen vanuit de jaarrekeningcontrole is de auditcommissie vooral het technisch beraad waar dergelijke onderwerpen eerst worden besproken. De raad mag er uiteraard kennis van nemen. 4.

Wat is het doel van het memo? In het memo wordt niet aangegeven wat de portefeuillehouder beoogt met het memo. Het doel van het memo is het tijdig informeren van de auditcommissie van het feit dat de gemeente Oudewater over de tolerantiegrens gaat voor een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring en uitkomt op een verklaring met beperking op het proces inkoop-en aanbesteding. Eigen constateringen hoor je idealiter eerst van het college te horen in plaats van via de accountant. 5. In de eerste alinea wordt aangegeven dat een aantal financiële/formele onrechtmatigheden en financiële onzekerheden zijn vastgesteld. Dit zijn 3 verschillende zaken: welke financiële onrechtmatigheden zijn exact vastgesteld, welke formele onrechtmatigheden zijn exact vastgesteld en van welke financiële onzekerheden is sprake? Is er sprake van financiële schade? Er is geen sprake van financiële schade. Deze fouten geven aan dat de gemeente Oudewater bij slechts enkele inkopen zich onvoldoende heeft gehouden aan de wet- en regelgeving op het gebied van Europese aanbestedingen. Bij de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden is geconstateerd dat 2 contracten met een totaal bedrag van € 395.033,35 over 2020 en 2021 niet Europees zijn aanbesteed terwijl dat wel had gemoeten.

6. Bij “oorzaak” wordt vermeld dat in 2019 afwijkingen geconstateerd zijn in het aanbestedingsproces in de gemeente Woerden. “Direct” zijn passende acties gestart, aldus het memo. Echter, de nieuwe maatregelen zijn eerste eind 2020 ingegaan. M.a.w., als in november/december 2019 direct passende acties zijn gestart, waarom zijn deze dan eerst een jaar later ingegaan? In juni 2020 is tijdens de controle van de jaarrekening 2019 geconstateerd dat in 2019 is afgeweken van de aanbestedingsrichtlijnen. Op dat moment zijn passende maatregelen genomen. Voor de nieuwe contracten die eind 2020 zijn aangegaan is een strikter regime gevolgd. De contracten die nu de onrechtmatigheidsfout vormen zijn oudere contracten. Gezien de continuïteit van de werkzaamheden in de organisatie en de specialistische kennis van de inhuurmedewerkers zijn deze contracten niet altijd per direct op te zeggen zonder nadelige gevolgen voor de uitvoering. 7. Het effect van deze maatregelen is pas medio 2021 zichtbaar, m.a.w. ca 1 ½ jaar na de constateringen. In de tussentijd gaan de onrechtmatigheden door. Er is sprake van onrechtmatigheden onder het toeziend oog van college/organisatie. Is deze tijdspanne in de ogen van de portefeuillehouder/college acceptabel? Is deze handelwijze van gecontinueerde onrechtmatigheden in de ogen van de portefeuillehouder/college acceptabel? Zie vraag 6. 8.

Het memo spreekt over onrechtmatigheden met betrekking tot inhuur. Ik begrijp dat nieuwe aanbesteding moet plaats vinden. Wordt daarbij ook afgewogen of, mede gezien de financiële positie van de gemeente, de inhuur beëindigd kan worden? Beëindiging van een bestaand contract kan ook een kans zijn op een lager aanbestedingsbedrag. Van de twee onrechtmatige contracten is één contract reeds gestopt. Het andere contract wordt stopgezet en opnieuw aanbesteed wat mogelijkheden geeft tot nieuwe onderhandelingen. Die kunnen wat prijs betreft zowel voordelig als nadelig uitpakken. Naast de afweging van financiën is er ook een afweging van het belang van het uit te voeren werk. We streven er natuurlijk naar de balans tussen kosten en effectiviteit zo goed mogelijk te houden. 9. De zin “Contracten blijven lopen totdat het contract opnieuw is aanbesteed” bevat een stelling. Dit is geen automatisme, contracten zijn opzegbaar. Zelfs een contract zonder einddatum zal (mag ik hopen, graag bevestiging) een opzegclausule bevatten. Het laten doorlopen tot opnieuw is aanbesteed vergt dus een besluit daartoe. Is een dergelijk besluit genomen? Van de twee onrechtmatige contracten is binnen de organisatie besloten om deze stop te zetten. Een contract is al stopgezet waarbij geen nieuw contract is aangegaan en het andere contract zal opnieuw worden aanbesteed.

Een van de maatregelen die naar aanleiding van deze onrechtmatigheden is getroffen is dat de teammanagers per onrechtmatig contract aan moeten geven op welke acties zij ondernemen om verdere onrechtmatigheden te voorkomen zonder nadelige gevolgen voor de continuïteit van de uitvoering van de werkzaamheden. 10. In het memo wordt het begrip “uitvoeringsmaterialiteitsgrens” genoemd. Als verklaring van dit begrip wordt gegeven: ”Deze materialiteit is afgeleid van de jaarrekeningmaterialiteit, namelijk door daarop een afslag toe te passen om het risico in te calculeren op afwijkingen van materieel belang waarvan de accountant zich niet bewust is geworden”. Kunt u in heldere, in elk geval voor mij, begrijpelijke bewoordingen uiteen zetten wat hier gelezen zou moeten worden? De jaarrekeningmaterialiteit is de maximale toegestane fout in de jaarrekening. De materialiteit geeft aan hoe groot de afwijking mag zijn, wil het beeld dat uit de jaarrekening blijkt voor de gebruiker niet veranderen. Als dit wel zo is en het beeld wijzigt, zou de gebruiker van de jaarrekening een andere beslissing kunnen nemen op basis van deze jaarrekening (afwijking van materieel belang). De jaarrekeningmaterialiteit is gebaseerd op 1% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves (conform BADO[1]1).

De uitvoeringsmaterialiteit wordt toegepast om het risico in te calculeren op afwijkingen van materieel belang waarvan de accountant zich niet bewust van is geworden. Omdat de accountant geen integrale controle uitvoert, zal de accountant niet alle fouten constateren tijdens de controle. Derhalve is deze uitvoeringsmaterialiteit lager van de jaarrekeningmaterialiteit. De uitvoeringsmaterialiteit is dus de materialiteit gebruikt gedurende de uitvoering van de controle door de accountant. Deze ligt lager dan de jaarrekeningmaterialiteit en dit verschil wordt veroorzaakt doordat een buffer voor niet geconstateerde fouten wordt ingebouwd. Indien de geconstateerde fouten in de jaarrekening controle tezamen groter zijn dat de jaarrekeningmaterialiteit, zal er geen goedkeurende accountantsverklaring afgegeven kunnen worden. Indien de fouten gecorrigeerd worden en de resterende fouten lager zijn dan de jaarrekeningmaterialiteit, kan er wel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven worden. Voor de interne controle is dezelfde materialiteit toegepast zoals de externe accountant ook doet. De externe accountant controleert conform de SDO[2]2 notitie op inkopen vanaf de uitvoeringsmaterialiteit. De uitvoeringsmaterialiteit is bepaald op basis van 75% van de materialiteit. 11. Wat is de consequentie van een verklaring met beperkingen?

Er zijn geen directe consequenties van een verklaring met beperking op de rechtmatigheid. Het valt niet onder het toezichtregime van de provincie en het heeft geen financiële consequenties. Wel zal bezien worden of er aanvullende maatregelen nodig zijn om de ingezette verbetering van het inkoopproces verder te optimaliseren.

[1] Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden

[2] Sectorcommissie Decentrale overheden

Bijlagen D/21/022066 vragen van fractie CDA inzake “Memo” van portefeuillehouder financiën aan de Auditcommissie Oudewater d.d. 29 april 2021