Bijlage 4.2 - Evaluatie - Brief Aalten.pdf

ONTVANGEN 0 6 0T 2071

Postbus 119 7120 AC Aalten

Achterhoek Ambassadeurs Mevrouw S. Veneman Raadhuisstraat 25 7001 EX DOETINCHEM

T (0543) 49 33 33 E gemeente@aalten.nl www.aalten.nl

AALTEN Verzonden

23 september 2021

Zaaknummer Bijlage(n) Uw brief van Kenmerk Telefoonnummer Beh. Ambtenaar

Z/21/091027 1 17 mei 2021 1595566/WSt/AZ (0543) 49 33 33 mevrouw J.K.J. Tomey Raadsbesluit Gemeente Aalten inz. Evaluatie Samenwerking Achterhoek Ambassadeurs

Onderwerp

27 s~0. 221

Geachte mevrouw Veneman,

Via deze brief informeren wij u als volgt. In zijn vergadering van 21 september 2021 heeft de gemeenteraad van Aalten kennisgenomen van Evaluatierapport samenwerking Achterhoek Ambassadeurs en de daarin opgenomen aanbevelingen. De gemeenteraad van Aalten onderschrijft de in het rapport opgenomen aanbevelingen van de Achterhoek Board en stemmen in met de naar aanleiding daarvan door de Achterhoek Board opgesomde 12 actiepunten. Voor de volledigheid voegen we het betreffende raadsbesluit bij deze brief Vragen Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met de gemeente via ons Klant Contact Centrum, telefoon (0543) 49 33 33. U kunt ook een e-mail sturen naar gemeente@aalten.nl.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Aalten

Pagina 1 van 1

Raadsvoorstel Voorstel tot kennisneming van het Evaluatierapport samenwerking Achterhoek Ambassadeurs en de reactie daarop van Achterhoek Board en de aanbevelingen van de Achterhoek Board te onderschrijven en in te stemmen met de 12 actiepunten.

AAN DE RAAD

Samenvatting Zoals u weet is in het afgelopen half jaar de samenwerking in de Achterhoek (Achterhoek Ambassadeurs) geëvalueerd. Eind april hebben de onderzoekers Roeland Stolk (Berenschot) en Caspar van der Berg (Rijksuniversiteit Groningen) de evaluatie opgeleverd. Hierbij treft u de evaluatie "voortbouwen op een goede basis" aan en de reactie van de Achterhoek Board hierop. De Achterhoek Board is verheugd te constateren dat de hoofdconclusie van de evaluatie is dat het goed gaat met de samenwerking. Er liggen geen wezensvragen op tafel. De brede wens is om de samenwerking voort te zetten conform de ingezette lijn.

Inleiding In de bijlage zijn de 12 aanbevelingen opgenomen en voorzien van een reactie van de Achterhoek Board. Hierin kunt u lezen dat, om een volgende stap te kunnen maken, er samen en ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid een bijdrage moet worden geleverd. Samengevat stelt de Achterhoek Board de volgende actiepunten voor: Achterhoek Raad 1. De Achterhoek Board doet, voor het versterken van de verbinding tussen Achterhoek Raad en lokale Raden, een beroep op de griffies en de werkwijze commissie. De Achterhoek Board staat open voor suggesties van hen om deze te verbeteren. Daarnaast wil de Achterhoek Board met de werkwijze commissie van de Achterhoek Raad in gesprek over hoe het two level game gespeeld kan worden in de (raads)praktijk. Hierbij wil de Achterhoek Board ook de rolvastheid van Achterhoek Raad en Achterhoek Board bespreken. 2. Zodra het fysiek weer mogelijk is worden inhoudelijke netwerkbijeenkomsten georganiseerd voor zowel leden van de Achterhoek Raad als raadsleden die hier geen lid van zijn. Dit kunnen ook bredere ambassadeurs netwerkbijeenkomsten zijn. Thematafels 1. De linking pins van de Achterhoek Board organiseren samen met de Thematafels in Q3 van 2021 een brainstorm over de aanbevelingen, zodat per tafel maatwerk kan worden toegepast.

Daarbij gaat het onder andere over: Het tegen het licht houden van de gestelde doelen in de Visie2030, en waar nodig deze te actualiseren of te concretiseren. De open samenwerkingscultuur waarin transparantie en met elkaar in gesprek blijven essentieel zijn. Bespreken of de samenstelling van de tafel nog voldoet aan de behoefte en hierbij zo mogelijk ook een zelfevaluatie houden. Hierbij worden de resultaten van de evaluatie betrokken (bijv. over de

Pagina 1 van 5

aansluiting van de accounthouders) zodat per tafel verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Achterhoek Board 1. De Achterhoek Board zal in 2021 nader verkennen en onderbouwen of het thema landelijke gebied (vitaal platteland, droogte en stikstof) binnen de samenwerking een plek moet krijgen, of dat dit beter op een andere manier georganiseerd kan worden. 2. Op basis van bovenstaand punt en de actualisatie van de doelen door de thematafels zal de Achterhoek Board in 2022 de visie actualiseren. 3. De Achterhoek Board wil samen met de 30 achterbannen kijken waar in aanpak en werkwijze er van elkaar kan worden geleerd. Met als doel de verschillende werelden dichter bij elkaar te brengen en zo de samenwerking verder te optimaliseren. Algemeen Bestuur en gemeenten 1. De Achterhoek Board zal zich inspannen om alle O's goed aangehaakt te houden op de Achterhoekse samenwerking. Aan de gemeentesecretarissen zal worden gevraagd het initiatief te nemen om met een voorstel te komen hoe de aanhaking van de gemeenten (rol en positie accounthouders, behoefteverschillen per thematafel) kan worden verbeterd en hoe er van elkaar geleerd kan worden. 2. De Achterhoek Board gaat met het algemeen bestuur in gesprek over de behoefte aan checks and balances. En zullen minimaal twee keer per jaar samen met de algemeen bestuur in gesprek gaan over (actuele) ontwikkelingen.

Communicatie 8RHK-organisatie 1. Zodra het weer kan en mag wil de 8RHK organisatie weer meer zichtbaar en fysiek naar buiten treden door het organiseren van bijeenkomsten of ontmoetingen. Zowel in als buiten de Achterhoek. Zie ook actiepunt 1 bij de Achterhoek Raad. 2. Bekeken wordt of het ambassadeurschap wat breder kan worden ingezet. Bijvoorbeeld door op de website aan te geven wat het betekent om ambassadeur te zijn met een aanmeld mogelijkheid. Op die manier wordt er gebouwd aan een community op -die breder is dan alleen de deelnemers van de gremia of projecten- en is het mogelijk bij bijeenkomsten deze mensen gericht uit te nodigen. 3. De communicatie wordt versterkt door: a. Een nieuwe -meer interactieve website- op korte termijn. b. Meer abonnees te werven voor onze nieuwsbrieven en meer volgers voor onze social mediakanalen c. Meer structureel te communiceren over de besluitvorming in de Achterhoek Board. 4. Op de nieuwe website zullen de bevoegdheden en besluitvormingsprocedure in een factsheet helder worden gecommuniceerd, en zal dit worden geagendeerd bij alle betrokken gremia. Waar relevant zal in de stukken voor de Achterhoek Raad de status van het besluit ten opzichte van de rol van de individuele gemeenteraden worden verhelderd.

Beschrijving beleidsterrein inclusief toepasselijke regelgeving Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

Inhoudelijke toelichting op het voorstel Toelichting Op 21 april hebben de onderzoekers de evaluatie aan de Achterhoek Raad gepresenteerd. Op 22

Pagina 2 van 5

april is de laatste bespreking met de begeleidingscommissie geweest, waarna de onderzoekers het rapport definitief hebben opgeleverd. Hoofdconclusie van de evaluatie is dat het goed gaat met de samenwerking. Er liggen geen wezensvragen op tafel. De brede wens is om de samenwerking voort te zetten conform de ingezette lijn. Dit is een erg mooi resultaat. De aanbevelingen van de onderzoekers richten zich met name op elementen van de inrichting van de samenwerking. Met veel aandacht voor de verbinding met en binnen de gemeenten. Geadviseerd wordt om het niet te veel over de structuur en procedures te hebben. Met de inrichting van de nieuwe samenwerking wilden we het volgende bereiken: 1. 2. 3.

De betrokkenheid en sturingsmogelijkheden vergroten die raadsleden hebben voor de regionale ontwikkelingen/besluitvorming. De slagkracht in de bestuurlijke besluitvorming versterken (makkelijker en sneller tot een besluit komen). De uitvoeringskracht versterken. In de evaluatie zijn deze punten niet afzonderlijk geëvalueerd, maar zijn onderdeel van de drie hoofdvragen over inhoud, cultuur en proces.

Over de drie boven genoemde punten kan het volgende uit het rapport gehaald worden: 1.

Het regionaal denken is in het algemeen bevorderd (conclusie 5), de appreciatie van de werkwijze van de Achterhoek Raad verschilt bij de betrokkenen: van sterk positief tot sterk negatief (conclusie 6). In de aanbevelingen wordt hier uitgebreid op ingegaan. (aanbevelingen 4, 5, 6 en 9). 2. De governance is passend om de doelen beter te formuleren en te bereiken (conclusie 1), er zijn concrete resultaten bereikt (conclusie 2) en er zijn kortere lijnen en snellere klappen (conclusie 12). Wel is de besluitvorming soms trager dan gehoopt (conclusie 8) of niet helemaal helder (conclusie 7). Winstpunten zijn te behalen door de besluitvorming nog scherper te communiceren (aanbeveling 8) en te kijken naar een meer evenwichtige samenstelling aan de tafels (aanbeveling 12). 3. De onderzoekers constateren dat de Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking voldoende capaciteit heeft om de samenwerking goed te laten draaien. De Thematafels zijn voldoende bezet en er is tevredenheid over de ambtelijke ondersteuning vanuit de regionale organisatie. Deze tevredenheid is de afgelopen periode bovendien toegenomen. Zeker ook de rol van de programmaregisseurs wordt gewaardeerd. Aandachtspunt is de aanhaking van de ambtelijke organisaties (aanbeveling 10). Op 12 mei heeft de Achterhoek Board gesproken over de aanbevelingen in het rapport en daarbij per aanbeveling een reactie gegeven.

In de aanbevelingen en de reactie van de Board zit overlap. De Board heeft daarom een concretiseringslag gemaakt in de vorm van actiepunten op basis van de aanbevelingen. De actiepunten zijn daarbij gekoppeld aan de verschillende partners en gremia in de samenwerking. De reactie op de aanbevelingen en de actiepunten legt de Achterhoek Board nu voor aan de verschillende Achterbannen waaronder de gemeenteraden. Voor de Achterhoek Raad van oktober zal de evaluatie ook geagendeerd worden. Met name waar het gaat over de aanbevelingen die gericht zijn op de Achterhoek Raad. De Achterhoek Board bespreekt in haar vergadering van oktober 2021 de binnengekomen reacties (van onder meer de raden en de Achterhoek Raad) op de voorgestelde acties en besluit dan over welk verbeteracties er daadwerkelijk opgepakt worden.

Pagina 3 van 5

Reactie algemeen bestuur Het algemeen bestuur onderstreept dat het goed gaat met de samenwerking. Daar mogen we met z'n allen trots op zijn. Het bestuur sluit zich aan bij de Board dat zij de Achterhoek Raad ziet als een van de essentiële en meest vernieuwende onderdelen in de 8RHK samenwerking. Het Algemeen Bestuur wil dan ook het belang van de Achterhoek Raad nogmaals onderstrepen. Democratische legitimatie Bij de start van de samenwerking is veel aandacht gegaan naar de democratische legitimatie van de samenwerkingsvorm. De onderzoekers constateren in paragraaf 4.3: dat op nationaal niveau bewegingen te zien zijn voor een (juridisch) antwoord, maar dat dit nog veel discussie zal vragen. Tegelijkertijd geeft het ministerie van BZK experimenteerruimte. De onderzoekers doen op dit vlak op dit moment dan ook geen aanbevelingen voor wijzigingen. Het Algemeen Bestuur zit hierin op dezelfde lijn als de onderzoekers en stelt op dit moment geen wijzigingen voor op juridisch vlak. Rol AB richting raden Hiermee samenhangend wordt er in het onderzoeksrapport ook aandacht besteed aan de rol van het Algemeen Bestuur. De afspraken in de samenwerking maken dat de inhoudelijke rol van de AB leden beperkt is. Dit is immers belegd bij de Thematafels en de Board. De AB-leden leggen eindverantwoording af aan de individuele gemeenteraden.

Gezien de rolverdeling met de Board ligt de nadruk hierbij op de begroting en de jaarverantwoordingen. Daarnaast heeft het AB een belangrijke rol in de processen en bij overkoepelende activiteiten zoals de lobby. Dil alles betekent dat wanneer individuele raden behoefte hebben aan inhoudelijke toelichting niet altijd het AB lid hier de aangewezen persoon voor is. Balans Overheid-andere O's Uit de evaluatie komen relatief veel aanbevelingen die betrekking hebben op de gemeenten. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Bijvoorbeeld omdat er in verhouding veel interviews zijn geweest mei de gemeenten (colleges, raden, secretarissen). Maar hel kan ook zijn dat de andere O's vooral de samenwerking met de gemeenten naar voren hebben gebracht. Uit aanbeveling 12 komt in ieder geval naar voren dat er een gevoel is dat de overheid soms wat overheerst. Het AB neemt dit graag ter harte en benadrukt dat het verankering van de andere O's in de samenwerking erg belangrijk is voor de toekomst. Formatie Regio Achterhoek De onderzoekers constateren dat de Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking voldoende capaciteit heeft om de samenwerking goed te laten draaien. De Thematafels zijn voldoende bezet en er is tevredenheid over de ambtelijke ondersteuning vanuit de regionale organisatie. Echter deze formatie staat onder druk door de huidige indexeringssystematiek.

Met de huidige systematiek verliezen we iedere drie jaar ongeveer één formatieplaats. Om de organisatie op het huidige niveau te houden is het nodig dat, net als bij andere gemeenschappelijke regelingen, gekozen wordt voor een gezonde indexeringssystematiek Het AB heeft eerder besloten opnieuw te willen kijken naar een passende indexering voor onze loonen prijsindexen. Hiervoor zullen we met een apart voorstel komen, waarbij de insteek is dit Ie verwerken vanaf de begroting van 2023.

Alternatieve beleidskeuzes n.v.t.

Financiële consequenties n.v.t.

Pagina 4 van 5

Participatie en Communicatie n.v.t.

Vervolgstappen inclusief tijdspad De Achterhoek Board verneemt graag of u de actiepunten wel of niet onderschrijft of dat u mogelijk nog andere suggesties voor de Achterhoek Board heeft naar aanleiding van de 12 aanbevelingen. De reactie van de gemeente Aalten dien vóór 1 oktober 2021 te worden aangeleverd bij de Achterhoek Board.

Bijlagen Definitief Rapport Evaluatie samenwerking Achterhoek Ambassadeurs Reactie Achterhoek Board op aanbevelingen Aanbiedingsbrief gemeenten Raadsbesluit

Aalten, 24 augustus 2021

Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalten,

G.J van Vliet Plv secretaris/algemeen directeur

Pagina 5 van 5

mr. A.B. Stapelkamp burgemeester

De raad van de gemeente Aalten gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 augustus 2021;

gelet op het bepaalde in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;

BESLUIT

1.

kennis te nemen van het Evaluatierapport samenwerking Achterhoek Ambassadeurs en de daarin opgenomen aanbevelingen;

2.

evenals de Achterhoek Board de aanbevelingen in het rapport te onderschrijven en in te stemmen met de naar aanleiding daarvan door de Achterhoek Board opgesomde 12 actiepunten.

AALTEN, 21 september 2021 De Raad voornoemd,

. Fiering

mr. A.B.