2022-27 RIB Bijlage verbeterplan
Tekst van het document
Verbeterplan Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)
Risico
Prioriteit
Omschrijving eindresultaat (oplossing) Aanpak op hoofdlijnen
Datum aanbeveling archivaris
1=hoog 3=laag
Geplande Voortgang in % Start activite realisati e it activitei t 25 50 75
Realisati Eventueel korte toelichting, afhankelijkheden of status voortgang e activitei t
1. Lokale regelingen #
De gemeenten beschikten niet over een actuele archiefregeling en besluit informatiebeheer/ beheerregeling informatiebeheer. De GR Dienst Dommelvallei voldoet niet middel aan de eisen wat betreft de archiefbepalingen in de GR
1
GR Dienst Dommelvallei is aangepast en - Aanpassing GR vanwege wijzigingen in Wgr is voldoet aan de regels voor wat betreft noodzakelijk. - Aanpassing archiefbepalingen kan hierin de archiefparagraaf. meegenomen worden. IDV treedt in overleg met verantwoordelijke voor GR. - 'Handreiking informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden' gebruiken voor aanpassingen op gebied van archiefbeheer.
middel
1
Dienst Dommelvallei heeft een beheerregeling informatiebeheer en andere beleidsstukken op het gebied van archief- en informatiebeheer vastgesteld.
Dienst Dommelvallei publiceert besluiten waarvoor dit verplicht is niet zelf op www.officielebekendmakingen.nl
middel
2
Het is niet zeker of alle mandaatregelingen volledig zijn.
middel
1
- In MT van Dienst Dommelvallei wordt besluit Dienst Dommelvallei publiceert genomen wie verantwoordelijk is voor besluiten waarvoor dit verplicht is zelf op www.officielebekendmakingen.nl publiceren. - Publiceren van officiele bekendmakingen wordt deel van takenpakket van verantwoordelijke afdeling. - Dienst Dommelvallei moet In breder verband Alle mandaatregelingen zijn
1
1
2
1
Dienst Dommelvallei heeft zelf geen beheerregels en overig archiefbeleid opgesteld.
3
1
4
1
5
1
2018 en 2019
De gemeenten beschikken over een actuele archiefverordning en beheerregeling informatiebeheer.
Van gemeenschappelijke regelingen middel waarin de gemeenten participeren, is niet altijd duidelijk of de archiefbeheertaken op de juiste manier zijn belegd.
3
- Na vaststelling van de vernieuwde GR met correcte archiefbepalingen moet een beheerregeling informatiebeheer conform VNG format en in samenwerking met PlusTeam opgesteld worden en ter vaststelling voorgelegd aan DB. - Vaststellen van overig beleid (zoals vervangingsbesluit, metadataschema, etc.) waarvoor we voorheen Gedlrop-Mierlo als centrumgemeente beschouwden.
Gemeenschappelijke regelingen (GR’en) hebben tot 1 juli 2024 de tijd om aangeaste Wgr te implementeren en de regelingen aan te passen.
2022
Q3 2022
1 juli 2024
2022
2023
2023
2022
Q2 2022
Q3 2022
2022
2022
2024
Actie in samenhang met aanpassen GR. Planning hangt af van breder project.
Q2 2023
Q1 2024
Voor Dienst Dommelvallei en PlusTeam is de stand van zaken duidelijk. Dit probleem speelt bij meer gemeenten. DD heeft op korte termijn niet de capaciteit om hier op in te gaan.
geïnventariseerd en indien nodig aangepast.
kijken naar de mandaten, waavan de meeste al sinds 2014 ongewijzigd zijn (o.a. I&A, Financiën, Inkoop). - Archiefmandaten worden hierin meegenomen en gecontroleerd op volledigheid en correctheid. - Indien nodig, worden aanpassingen voorgesteld en deze worden meegenomen in het bredere project. - Betrokkenen worden op de hoogte gesteld van de aangepaste mandaten.
Van alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeenten participeren, is volledig duidelijk hoe de verantwoordelijkheden voor archiefbeheertaken zijn belegd.
- Inventariseren voor welke GR-en dit geldt. 2019 - Gezamenlijk met andere gemeenten GR aanspreken op verantwoordelijkheid t.a.v. het goed regelen van archiefverantwoordelijkheden.
2. Mensen en middelen geen verbeterpunt 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot # 6
3
Het in kaart brengen van de problematiek en mogelijke oplossingen inzake het archiefdepot De archiefruimten wordenzodat niet wordt voldaan aan de gecontroleerd gestelde eisen.op de gestructureerd eisen die gesteld zijn in de geldende archiefwet- en -regelgeving.
laag
Ondertekend op: 07-07-2022 12:50 Ondertekend door: Hilko van Hell Locatie: Nuenen Reden: Digitaal Uitgaand
3
Archiefruimten zijn beoordeeld en een plan is gemaakt voor renovatie van het gemeentehuis Soncheck en Breugel - Opstellen van een checklist voor Een regelmatige op de bewaaromstandigheden in archiefruimten. archiefruimten met eventuele - Inventarisatie omvat tenminste aanpassingen indien nodig. luchtkwaliteit en -vochtigheid, ongedierte, brandveiligheid, toegankelijkheid en wateroverlast. - Opnemen in regulier werkproces - Eventuele benodigde aanpassingen worden gemeld bij gebouwbeheer
2020 2021
Q4 2022
Q4 2022
Als werving voor de vacature adviseur informatiebeheer per 1 september nog geen perspectief op vervulling heeft, wordt inhuur onderzocht voor specifieke taken uit dit Verbeterplan.
7
3
De 4 organisaties beschikken niet over middel een calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten
2
De 4 organisaties beschikken over een vastgesteld en gecommuniceerd calamiteitenplan betreffende veiligheid van archiefbescheiden en ontruiming van archiefruimten
- Het concept-calamiteitenplan ten aanzien van 2019 archiefbescheiden actualiseren voor zover nodig. - Bespreken calamiteitenplan met gebouwbeheer, veiligheidscoördinatoren en evt. andere betrokkenen. - Calamiteitenplan laten vaststellen. - Communiceren calamiteitenplan aan alle betrokkenen. - Calamiteitenplan up-to-date houden.
Q4 2022
Q2 2023
Als werving voor de vacature adviseur informatiebeheer per 1 september nog geen perspectief op vervulling heeft, wordt inhuur onderzocht voor specifieke taken uit dit Verbeterplan.
3
Kaders en richtlijnen archief- en informatiebeheer geven een duidelijke inkadering van archiefbeleid en visie op archiefbeheer.
2021 - Instellen van/ structureel aandacht geven aan record management binnen Dienst Dommelvallei. - Opstellen van kaders en richtlijnen archiefen informatiebeheer
Q1 2023
Q3 2023
Als werving voor de vacature adviseur informatiebeheer per 1 september nog geen perspectief op vervulling heeft, wordt inhuur onderzocht voor specifieke taken uit dit Verbeterplan.
2
Een vastgesteld kwaliteitssysteem waarin verantwoordelijkheden en taken op gebied van kwaliteitszorg zijn belegd, inclusief interne toetsing en evaluatie.
- Opstellen plan van aanpak kwaliteitssysteem. 2019 - Mogelijk gebruik maken van KIDO, KIDO-light of andere beproefde systematiek. - Uitvoeren plan van aanpak; inrichten, controleren en toetsen van stappen. - Implementeren kwaliteitssysteem. - Monitoren kwaliteitssysteem.
Q1 2023
Q3 2023
Als werving voor de vacature adviseur informatiebeheer per 1 september nog geen perspectief op vervulling heeft, wordt inhuur onderzocht voor specifieke taken uit dit Verbeterplan.
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 8
4
laag Naast de opgestelde 'Kaders en richtlijnen zaakgericht werken' zijn er geen algemene kaders en richtlijnen opgesteld voor het archief- en informatiebeheer
9
4
De gemeenten beschikt niet over een kwaliteitssysteem archief- en informatiebeheer met toetsbare eisen.
middel
5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden # 10 5
Gemeenten beschikken niet over een vastgesteld metadataschema De organisaties beschikken niet over een volledig overzicht van de te beheren archiefbescheiden.
middel
1
11 5
De organisaties beschikken niet over een informatiebeheerplan.
middel
1
12 5
Tekstberichten worden niet gearchiveerd. Het is niet bekend of afzonderlijke gemeenten maatregelen hebben getroffen inzake gebruik van sociale media.
middel
2
13 5
5 14
laag De status van archivering van audioen videotulen is niet duidelijk omdat afspraken met leveranciers van raadsinformatie niet in beeld zijn bij IDV.
2
IDV was niet betrokken bij informatiebeveiliging
1
laag
Een metadataschema op basis van TMLO is vastgesteld. Organisaties beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, vastgesteld door colleges/ DB, op basis waarvan een informatiebeheerplan kan worden opgesteld.
- Inventariseren van het applicatielandschap i.s.m. de ICT-architect, beheerteam zaakgericht werken en applicatiebeheerders en de locatie van archiefbescheiden/ informatieobjecten. - Het overzicht van archiefbescheiden dynamisch opstellen, mogelijk met behulp van toegepaste software. - Via regulier architectuuroverleg worden gevolgen van wijzigingen voor archiefbescheiden gemonitord. - Op basis van het overzicht van Organisaties beschikken over een informatiebeheerplan, vastgesteld door archiefbescheiden wordt het beheer van archiefbescheiden/ informatieobjecten colleges/ DB. vastgelegd. - Dynamisch wijzigingenbeheer, bijvoorbeeld koppeling met iNavigator. ligt bij -viaEerste verantwoordelijkheid Er is beleid over het gebruik van gemeenten (bestuurssecretariaat, juridische sociale media. Archiveren van zaken, communicatie). Voor archivering sluit tekstberichten wordt uitgevoerd voro IDV aan. zover apps gebruikt worden voor - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. formele communicatie informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Meewerken aan een richtlijn voor omgang met sociale media door bestuurders, managers en medewerkers. - Met gebruikmaking van de uitwerking van de ‘Handreiking archivering tekstberichten’ van de VNG een werkwijze ontwikkelen voor het archiveren van archiefwaardige tekstberichten.
- Inventariseren van het gebruik van software Audio- en videotulen worden duurzaam voor vergaderen en vastleggen van de toegankelijk opgeslagen. vergaderingen binnen de 3 gemeenten. - Inventariseren in hoeverre de leveranciers van deze software voldoen aan verantwoorde en duurzaam toegankelijke opslag van de informatie; - Inventariseren welke oplossingen voor duurzame opslag beschikbaar zijn, waaronder ook het e-depot van RHCe. - Als andere zaken niet op orde zijn (bv. informatiebeheerplan) kan dit verbeterpunt niet fundamenteel aangepakt worden. - Per gemeente een werkwijze ontwikkelen om de archivering verantwoord en efficiënt uit te voeren, en waar mogelijk een generieke werkwijze vaststellen. IDV is betrokken bij informatiebeveiliging
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
2020 2019
Q2 2022
Q2 2023
2021
Q1 2023
Q4 2023
2021
Q3 2023
Q4 2023
Planning afhankelijk van andere organisatieonderdelen. Als werving voor de vacature adviseur informatiebeheer per 1 september nog geen perspectief op vervulling heeft, wordt inhuur onderzocht voor specifieke taken uit dit Verbeterplan.
2021
Q3 2023
Q2 2024
2021
Q4 2021
Q4 2021
Als werving voor de vacature adviseur informatiebeheer per 1 september nog geen perspectief op vervulling heeft, wordt inhuur onderzocht voor specifieke taken uit dit Verbeterplan.
Q3 2021
#
15 6
16 6
Er is geen vervangingsbesluit vastgesteld terwijl er (in GeldropMierlo) al digitaal zaakgericht gewerkt wordt. De gemeente beschikt niet over een hotspotmonitor.
Dagdozen (Geldrop-Mierlo 2016-2022, Nuenen, Son en Breugel, Dienst Dommelvallei 2020-2022) worden niet tijdig vernietigd waardoor vervanging niet volledig volgens handboek vervanging plaats vindt.
laag
2
laag
1
Er is een vervangingsbesluit vastgesteld voor de 3 gemeenten, met terugwerkende kracht voor GeldropMierlo Een door het SIO geaccordeerde en het college van B&W vastgestelde hotspotmonitor waarin gebeurtenissen en kwesties in de samenleving zijn benoemd die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente en waardoor de neerslag ervan voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Dagdozen worden regelmatig volgens planning vernietigd.
2020
- Procedure opstellen om regelmatig een hotspot-monitor uit te voeren. - Beleggen in 'Beleid- en strategie overleg voor informatievoorziening' - Indien nodig, een voorstel voor een hotspot maken voor het SIO; op advies van het SIO worden aan de colleges een voorstel voor hotspots voorgelegd. - Uitvoeren van het archiefbeheer om betreffende archiefbescheiden veilig te stellen. - Uitvoeren van checks op achterstallige dagdozen i.v.m. vervanging achteraf (periode 2016-2020) - Procedure van vernietiging van de dagdozen (volgens handboek vervanging) uitvoeren.
2021
Q4 2022
Q4 2022
2022
Q4 2021
Q3 2022
Q2 2021
Q1 2023
2021
Q4 2022
Q4 2022
Q1 2023
7. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 17 7
De gemeente Geldrop-Mierlo heeft een achterstand in de overbrenging van Archiefblok Geldrop 1986-2003.
laag
1
Een door de archiefdienst en de gemeente ondertekende verklaring van overbrenging van het Archiefblok Geldrop 1986-2003.
- Voortzetting van het al lopende 2020 bewerkingsproject voor dit archiefblok. - Doorgaan met kwaliteitscontroles en overleg met RHCe. - Afspraken maken met de archiefdienst over de overbrenging.
18 7
De gemeenten hebben een achterstand in laag de overbrenging van bouwvergunningen t/m 1989.
1
Een door de archiefdienst en de gemeente ondertekende verklaring van overbrenging van de bouwvergunningen t/m 1989 en/ of een door provincie afgegeven machtiging tot opschorting van overbrenging.
- In overleg met RHCe overbrengen van de geschikte batches gedigitaliseerde bouwvergunningen. - Uitvoeren benodigde controles bij andere batches. - Aanvragen machtigng tot opschorting voor zover nodig voor bepaalde batches.
19 7
De gemeenten hebben een achterstand in laag de overbrenging van de aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven.
3
De aanvullingen op de al overgebrachte openbare archieven zijn toegevoegd aan de betreffende overgebrachte archieven en/ of door de provincie zijn machtigingen tot opschorting van overbrenging afgegeven.
- Een afweging zal gemaakt worden of 2022 regelmatig opvragingen op deze dossiers gedaan worden en of capaciteit beschikbaar is om deze delen toe te voegen aan de al overgebrachte archieven. - Een Plan van Aanpak wordt opgesteld om deze archiefdelen toe te voegen en/ of machtigingen tot opschorting van overbrenging aan te vragen.
8.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
geen verbeterpunt
2019