2022-27 RIB Bijlage inspectieverslag RHCe NU
Tekst van het document
INSPECTIEVERSLAG GEMEENTE NUENEN
Opsteldatum: 16 maart 2022
Vastgesteld door: Directeur RHCe,
Gemeentesecretaris,
tevens fungerend streekarchivaris
………………………..
………………………..
H.C. Noppen
M. Arents
Datum:
Datum:
Ondertekend op: 07-07-2022 12:50 Ondertekend door: Hilko van Hell Locatie: Nuenen Reden: Digitaal Uitgaand
1. INLEIDING Op grond van de wettelijke taken van de archivaris heeft het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) in januari 2022 een inspectie uitgevoerd naar het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Nuenen. Het informatie- en archiefbeheer betreft meer dan alleen de documenten die de organisatie beheert. De archiefwetgeving en ondersteunende normen omvatten ook het beleid en de inrichting ten behoeve van archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen, op basis van de Archiefwet, omschreven worden als documenten en bestanden (ongeacht de vorm) die door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt zijn. Ter ondersteuning van de inspectie wordt de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer getoetst aan wet- en regelgeving aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), ontleend aan die van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De KPI’s kunnen tijdens de inspectie worden aangevuld en uitgebreid met verdiepende vragen. De KPI’s en de verdiepende vragen toetsen of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normenkaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. De beoordeling is een weerspiegeling van de actuele situatie op de inspectiedata: Rood
=
voldoet niet
Oranje =
voldoet gedeeltelijk
Groen
voldoet
=
De gemeente heeft de ambtenaren aangewezen die het RHCe te woord hebben gestaan; het RHCe dankt hen voor de antwoorden op vragen en verdere begeleiding van de inspectie.
2. ALGEMENE CONCLUSIE De zorg en het beheer van archiefbescheiden door de gemeente Nuenen voldoet gedeeltelijk aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Deze conclusie vormt zich o.a. op basis van de volgende constateringen: • •
De gemeente beschikt daar waar dat noodzakelijk is niet over een opschorting van overbrenging voor alle achterstanden. (KPI 7). Het informatiebeheer voldoet gedeeltelijk aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem cf. Ar art. 16. (KPI 4)
2
•
Omdat de gemeente vervangen analoge archiefbescheiden niet vernietigt, voert deze de vervanging niet cf. het Besluit Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Nuenen (26-11-2020) uit. (KPI 6)
Aanbevelingen van het RHCe zijn deels al in gemeente-planningen opgenomen. Diverse verbetertrajecten zijn gaande. Zo is de gemeente bezig met een steekproefcontrole om de onrechtmatigheid wat betreft het niet uitvoeren van vervanging cf. het vervangingshandboek in te halen (KPI 6). RESULTAAT INSPECTIE. TOELICHTING IN HOOFDSTUK 3. Tabel 1: Algemeen beeld van het archief- en informatiebeheer KPI
TOELICHTING
KPI 1
Lokale regelingen
KPI 2
Middelen en mensen
KPI 3
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en E-depot
KPI 4
Interne kwaliteitszorg en toezicht
KPI 5
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
KPI 6
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
KPI 7
Overbrenging van archiefbescheiden
KPI 8
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
RESULTAAT
3
De gemeente dient naar aanleiding van de bovenstaande inzichten de volgende vier gesignaleerde knelpunten op te pakken, zie tabel 2. Tabel 2: Aanbevelingen RHCe Aanbevelingen RHCe
KPI
1
Uitvoeren vervanging cf. het Besluit Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Nuenen (26-11-2020).
6
2
Zorgdragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem cf. Ar art. 16.
4
3
Tijdig overbrengen van archiefbescheiden die daarvoor cf. de wet in aanmerking komen.
7
4
Het opstellen van een calamiteitenplan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten
3
3. DETAILS CONCLUSIES INSPECTIE In tabel 3 zijn de conclusies van de inspectie per KPI beschreven. In de laatste kolom is vermeld welke aanbevelingen prioriteit hebben (1=hoogste prioriteit). Tabel 3: Resultaten per sub-KPI KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIO
KPI 1 LOKALE REGELINGEN 1.1
De gemeente heeft een archiefverordening vastgesteld (12-07-2018).
/
1.2
De gemeente heeft een Beheerregeling informatiebeheer vastgesteld (09-07-2019).
/
1.3
De gemeente heeft o.b.v. artikel 4 Beheerregeling Informatiebeheer een SIO ingesteld.
/
1.4
De gemeente heeft o.b.v. Artikel 5 Beheerregeling Informatiebeheer beleid inzake archiefbescheiden vastgesteld.
/
1.5
De gemeente beschikt d.m.v. overheid.nl over een register van gemeenschappelijke regelingen.
/
4
1.6
Verzoeken tot raadpleging worden behandeld door niet -bevoegde personen (i.r.t. het mandaatregister).
4
1.7
Dienstverleningsovereenkomsten met private partijen vermelden geen paragraaf over faillissement, beslaglegging of inbeslagname.
4
1.8
De gemeente publiceert publicaties en bekendmakingen via DROP.
/
KPI 2 MIDDELEN EN MENSEN 2.1
Respondenten geven aan dat er voldoende middelen zijn om zorg voor, het beheer van en toezicht op archiefbescheiden uit te voeren.
/
2.2
Inspecteur constateert:
1
- Achterstanden m.b.t. wettelijke overbrengingen archiefbescheiden. 2.3
Respondenten geven aan dat de kwalitatieve capaciteit van medewerkers voldoende is om alle wettelijke verplichte werkzaamheden naar behoren te doen.
/
KPI 3 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS, EDEPOT 3.1
De depots waarin archiefbescheiden worden bewaard voldoen niet aan Archiefregeling art. 28, 34 en 39.
4
3.4
De gemeente beschikt over een vastgesteld rampenplan middels het rampenplan van de Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant.
/
3.5
De gemeente beschikt niet over een vastgesteld calamiteitenplan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten.
2
KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 4.1
Het beheer van de archiefbescheiden voldoet slechts gedeeltelijk aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem cf. Ar art. 16.
1
KPI 5 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN 5.1
Er is geen overzicht van archiefbescheiden op netwerkschijven en Sharepoint.
1
5.2
Respondenten kunnen niet bevestigen dat er een vastgesteld metadataschema is geïmplementeerd in applicaties met een archieffunctie.
2
5
5.3
De volgende archiefbescheiden bevinden zich niet in toegankelijke staat: -
2
Analoge bescheiden die niet wettelijk te vernietigen zijn, zich onbedoeld in dozen bevinden die als te vernietigen zijn aangewezen, en niet in Djuma zijn geregistreerd.
5.4
De gemeente gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van archiefbescheiden.
/
5.5
De gemeente gebruikt duurzaam verpakkingsmateriaal voor de opslag van archiefbescheiden.
/
5.7
De gemeente werkt slechts gedeeltelijk met standaarden voor beleid ten aanzien van duurzaam beheer digitale archiefbescheiden.
2
5.8
De gemeente heeft de beschrijving van de metagegevens opgenomen in een vastgesteld metadataschema.
/
5.9
De gemeente heeft geen vastgestelde leidraad voor bestandsformaten.
4
6
5.10
De gemeente beschikt niet over een overzicht van systemen/applicaties waarin zich informatieobjecten bevinden; waarbij een geheel van dynamische en interactieve kenmerken (gedrag) een rol speelt bij het begrijpen hiervan.
5
5.11
De gemeente heeft geen vastgesteld beleid of voorzieningen voor compressie en encryptie archiefbeheer.
4
KPI 6: VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, SELECTIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 6.1
De gemeente voert vervanging niet uit cf. Besluit Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Nuenen (26-11-2020).
1
6.2
De gemeente heeft geen vastgesteld beleid voor conversie en migratie.
3
6.3
Er is geen hotspot monitor vastgesteld.
1
6.4
De gemeente vernietigt tijdig bestanden die daartoe in aanmerking komen.
/
6.5
Volgens de gemeente is in de afgelopen vijf jaar geen sprake geweest van vervreemding van archiefbescheiden.
/
KPI 7 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 7.1
Er is een achterstand in wettelijk verplicht over te brengen archiefbescheiden. Het gaat om:
1
- Wettelijk verplicht over te brengen aanvullingen archiefblokken die reeds naar het RHCe zijn overgebracht. - Bouwvergunningen 1920-1989 7.2
De gemeente levert bij overbrengingen door B&W vastgestelde Verklaringen van Overbrenging.
/
7.3
Er is geen Opschorting van Overbrenging aangevraagd voor archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn zijn overgebracht. Het gaat om:
1
- Bouwvergunningen 1920-1989 - Wettelijk verplicht over te brengen aanvullingen archiefblokken die reeds naar het RHCe zijn overgebracht.
7
KPI 8 TERBESCHIKKINGSTELLING OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 8.2
Gemeente heeft geen archiefbescheiden overgebracht waarop beperking van de openbaarheid van toepassing is.
/
8.3
De gemeente heeft geen archiefbescheiden ouder dan 75 jaar waarop een openbaarheidsbeperking rust.
/
8