Rapport Evaluatie raadsakkoord

TOCH RESULTAAT: Evaluatie van het raadsakkoord Middenin Midden-Groningen

Opdrachtgegevens Opdrachtnaam

Evaluatie Raadsakkoord Midden-Groningen

Opdrachtgever

Griffie gemeenteraad Midden-Groningen

Opdrachtnemer

Parma Groep, Avelien Haan

Versie

Eindrapport

Datum

6 oktober 2025

2

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................................... 3 Overzicht Tabellen ............................................................................................................................. 4 Overzicht Afbeeldingen...................................................................................................................... 4 Samenvatting van het onderzoek....................................................................................................... 5 1.

Inleiding ................................................................................................................................... 8 1.1

Aanleiding ....................................................................................................................... 8

1.2

Onderzoeksvragen .......................................................................................................... 8

1.3

Aanpak van het onderzoek .............................................................................................. 9

1.4

Leeswijzer ..................................................................................................................... 10

2.

Doel en onderzoeksvragen.................................................................................................... 11 2.1

Inleiding ......................................................................................................................... 11

2.2

Doelen van het raadsakkoord ........................................................................................ 11

2.3

Totstandkoming raadsakkoord ...................................................................................... 12

2.4

Voornemens uit het raadsakkoord ................................................................................. 13

2.5

Werkwijze uitvoering raadsakkoord ............................................................................... 15

2.6

Midden-Groningen vergeleken ...................................................................................... 16

3.

Acties en resultaten van het raadsakkoord ............................................................................ 19 3.1

Inleiding ......................................................................................................................... 19

3.2

Wat is er gedaan en bereikt van de voornemens uit het raadsakkoord? ........................ 19

3.2.1

Werken vanuit vertrouwen ............................................................................................. 19

3.2.2

Vergader/debatcultuur ................................................................................................... 20

3.2.3

Samenleving voorop ...................................................................................................... 20

3.2.4

Samenspel .................................................................................................................... 21

3.2.5

Proces ........................................................................................................................... 24

3.2.6

Inhoud ........................................................................................................................... 25

3.3

Wat is er gedaan en bereikt in de bestuursopdrachten? ................................................ 26

3.3.1

Wonen ........................................................................................................................... 26

3.3.2

Integrale aanpak............................................................................................................ 27

3.3.3

Armoede........................................................................................................................ 27

3.3.4

Energie .......................................................................................................................... 28

3.3.5

Jeugd ............................................................................................................................ 28

3.4

Hoe heeft de raad zijn voornemens uitgevoerd?............................................................ 29

4.

Evaluatie raadsakkoord ......................................................................................................... 30 4.1

Inleiding ......................................................................................................................... 30 3

4.2

Waardering voor inspanningen en resultaten................................................................. 30

4.2.1

Raadsleden ................................................................................................................... 30

4.2.2

Griffie............................................................................................................................. 31

4.2.3

College .......................................................................................................................... 32

4.2.4

Ambtenaren ................................................................................................................... 32

4.3

Succesfactoren en knelpunten in de uitvoering van het raadsakkoord ........................... 33

4.3.1

Succesfactoren.............................................................................................................. 33

4.3.2

Knelpunten .................................................................................................................... 33

4.4

Zijn de doelen van het raadsakkoord bereikt? ............................................................... 35

4.5

Reflectie en randvoorwaarden ....................................................................................... 35

5.

Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................ 37 5.1

Antwoord op de onderzoeksvraag ................................................................................. 37

5.2

Conclusies ..................................................................................................................... 38

5.3

Aanbevelingen............................................................................................................... 39

Bestudeerde documenten ................................................................................................................ 42 Bijlage 1 Overzicht respondenten .................................................................................................... 45

Overzicht Tabellen Tabel 1 Overzicht voornemers uit het raadsakkoord ........................................................................ 13 Tabel 2 Vergelijking raadsakkoorden ............................................................................................... 17 Tabel 3 Uitvoering voornemens werken vanuit vertrouwen .............................................................. 19 Tabel 4 Uitvoering voornemers vergader/debatcultuur..................................................................... 20 Tabel 5 Uitvoering voornemens samenleving voorop....................................................................... 21 Tabel 6 Uitvoering werkafspraken samenspel.................................................................................. 22 Tabel 7 Uitvoering rolopvatting samenspel ...................................................................................... 22 Tabel 8 Uitvoering waarden samenspel ........................................................................................... 23 Tabel 9 Uitvoering voornemens proces ........................................................................................... 24 Tabel 10 Uitvoering inhoudelijke voornemens .................................................................................

25 Tabel 11 Succesfactoren en knelpunten raadsakkoord.................................................................... 34

Overzicht Afbeeldingen Afbeelding 1 Overzicht doelen raadsakkoord ................................................................................... 11 Afbeelding 2 Procesvoorstel totstandkoming raadsakkoord ............................................................. 12

4

Samenvatting van het onderzoek Inleiding en aanpak De raad van de gemeente Midden-Groningen heeft deze bestuursperiode gewerkt met een Raadsakkoord en Raadswerkprogramma. Richting de afronding van de bestuursperiode wil de gemeenteraad weten wat het werken met het raadsakkoord heeft opgeleverd. Daartoe heeft de Parma Groep dit evaluatieonderzoek uitgevoerd. De vraag die daarin centraal staat is: In hoeverre zijn de inhoudelijke en procesmatige voornemens uit het raadsakkoord daadwerkelijk uitgevoerd en hebben deze ook bijgedragen aan de versterking van de positie van de raad door heldere en goed uitvoerbare bestuursopdrachten volgens raad, griffie, college en betrokken ambtenaren? Voor het onderzoek zijn documenten bestudeerd en is gesproken met raadsleden, college, griffie en ambtenaren. Doel en voornemens raadsakkoord Het doel van het raadsakkoord valt uiteen in een aantal doelstellingen. Het hoofddoel is het herstel van vertrouwen, door krachtiger bestuur en door het vertrouwen van inwoners te versterken. Om dat te bereiken wil de raad zijn eigen positie versterken en inwoners meer invloed geven. Het raadsakkoord is breed en compleet: het bevat spelregels en procesafspraken, democratische afspraken voor de samenleving en een aantal inhoudelijke thema’s om mee aan de slag te gaan.

Bij de keuze van thema’s zijn inwoners betrokken, doordat zij onderwerpen hebben kunnen aandragen. In het raadsakkoord zijn veel voornemens geformuleerd voor deze raadsperiode. Sommige voornemens zijn heel concreet: nieuwe werkafspraken. Andere zijn meer algemene uitgangspunten (waarden) of rolopvattingen. Het gaat om 42 voornemens, die ingedeeld kunnen worden in de thema’s: werken vanuit vertrouwen, vergader/debatcultuur, samenleving voorop, procesvoornemens, inhoudelijke voornemens en voornemens over samenspel (raad, college, ambtenaren, griffie, begeleidingscommissie, agendacommissie). Daarnaast zijn er vier thema’s gekozen om mee aan de slag te gaan, met daarbij een aantal randvoorwaarden (waaronder een integrale benadering en een participatieve aanpak). Activiteiten en resultaten De meeste voornemens zijn deels uitgevoerd. Hoe concreter het voornemen, hoe groter de kans dat het ook is uitgevoerd, slechts een enkele werkafspraak is blijven liggen. De afspraken over rollen zijn goed opgevolgd. Daar waar de voornemens de vorm hebben van waarden en algemene uitgangspunten, blijkt het vaakst dat het niet helemaal is uitgevoerd, men er verschillende verwachtingen van had of de uitwerking niet het gewenste resultaat heeft gehad.

Verder valt op dat als het gaat om werken aan het raadsakkoord, er twee lijnen zijn: de begeleidingscommissie hield zich bezig met de voortgang van de bestuursopdrachten, de voornemens over het gedrag in de raad zelf hebben vooral een plek gekregen in het fractievoorzittersoverleg. Er zijn uiteindelijk vijf werkgroepen geformeerd: integrale aanpak is als vijfde thema toegevoegd. Daaruit zijn vier bestuursopdrachten voortgekomen (het thema jeugd is pas later opgepakt en uiteindelijk op verzoek van de coalitie niet meer afgerond). De bestuursopdrachten hebben allemaal de vorm van een opdracht met een aantal kaders/uitgangspunten en concrete verzoeken aan het college om te komen met een visie of aanpak. Bij wonen is de werkgroep nog steeds actief in het bijhouden van de voortgang van de acties die voortvloeien uit de bestuursopdracht. De bestuursopdracht integrale aanpak heeft geleid tot een pilotproject. De 5

bestuursopdracht armoede heeft geleid tot een dashboard en een aantal concrete activiteiten, de gevraagde kadernota is er nog niet. De bestuursopdracht energie heeft een andere invulling gekregen dan beoogd bij het raadsakkoord en heeft als focus circulariteit. Het college is aan de slag met maatregelen, maar nog niet met een lange termijnvisie. De ervaring bij de bestuursopdrachten is dat de uitvoering langer op zich laat wachten dan vooraf gedacht, maar er worden bij iedere opdracht wel concrete stappen gezet. In twee verantwoordingsdebatten heeft het college verantwoording afgelegd over de voortgang. Evaluatie raadsakkoord De raadsleden zijn zelf gemiddeld genomen niet zo positief over het werken met een raadsakkoord: de doelen zijn volgens hen niet bereikt. Ook het college had andere verwachtingen van het werken met een raadsakkoord. Tegelijk zijn er wel degelijk een aantal positieve effecten geweest: op de thema’s van de bestuursopdrachten vinden alle betrokkenen dat de raad een sterkere informatiepositie heeft gekregen. En, in de werkgroepen is op een andere manier met elkaar samengewerkt dan in de raadszaal. Bovendien is er veel tijd besteed aan nieuwe vormen van contact met inwoners (maar niet bij de bestuursopdrachten).

En: raadsleden en griffie hebben de hele bestuursperiode tijd besteed aan de werkgroepen – het is een levend raadsakkoord geworden en geen dode letter. Er zijn ook minder sterke punten: het samen leren en reflecteren op het samenspel heeft niet echt een plek gekregen, mede door de vele incidenten, maar ook doordat die rol in de praktijk lag bij de fractievoorzitters en niet bij de begeleidingscommissie. En: het ondersteunen bij de bestuursopdrachten zorgde voor verschil in verwachtingen over rol/inzet tussen ambtenaren en griffie. De meeste betrokkenen zijn tevreden over de bestuursopdrachten, maar constateren ook dat het budget niet is benut. Tenslotte is het afgesproken moment voor voortgang en verantwoording, de P&C cyclus niet benut. De conclusie is dan ook: de raad heeft een sterkere informatiepositie gekregen. Er is meer contact geweest met inwoners, maar inwoners hebben niet meer invloed gekregen. De verwachting is niet dat het vertrouwen van inwoners in de overheid en ook het onderling vertrouwen is onvoldoende verbeterd. Conclusies en aanbevelingen Kortom: het raadsakkoord was een compleet akkoord, met aandacht voor spelregels en verhouding, procesafspraken en inhoudelijke thema’s. Bovendien was er een begeleidingscommissie en een budget om aan de slag te kunnen gaan.

Daarmee waren er voldoende randvoorwaarden om daadwerkelijk aan de slag te gaan en resultaat te bereiken. Het onderzoek concludeert (verkort): Dat de inhoudelijke voornemens op één na zijn vertaald in heldere bestuursopdrachten; Dat de raad op de bestuursopdrachten een steviger informatiepositie heeft gekregen; Dat de positie van de raad in brede zin onvoldoende is versterkt; Dat de procesafspraken en gedragsvoornemens deels zijn uitgevoerd, maar niet tot volle tevredenheid en met wisselend resultaat; Dat er in de werkgroepen wel is gewerkt vanuit vertrouwen, maar buiten de werkgroepen om niet. Om de raad te helpen bij het besluiten over het wel of niet werken met een raadsakkoord in de volgende periode is een aantal aanbevelingen geformuleerd. Daarbij geldt allereerst: bedenk vooraf waarom en waartoe je een raadsakkoord wilt, stem daar de vorm en inhoud van het raadsakkoord op af en hou het aantal doelen beperkt en haalbaar. Elementen om te behouden 6

zijn de contacten met inwoners en de thematische werkgroepen. Die onderdelen kan de raad ook zonder raadsakkoord een plek geven in een volgende periode. Als de raad weer gaat werken met een raadsakkoord, dan kan een aantal aanbevelingen helpen om de knelpunten die in deze bestuursperiode zichtbaar zijn geworden te voorkomen: Kies voor een democratisch, inhoudelijk of procesakkoord, maar combineer niet alles; Bereid je voor: leg procesafspraken al voor de verkiezingen vast en doe eventueel al een deel van de inhoudelijke voorbereiding; Bespreek vooraf de verhouding met het coalitieakkoord en richt de volgorde zo in dat het raadsakkoord eerder klaar is; Bepaal in het raadsakkoord wanneer er debat plaatsvindt over de inhoudelijke opdrachten; Wijs een orgaan aan dat zowel de voortgang bewaakt als het gezamenlijk reflecteren op samenspel bewaakt; Blijf raadsleden betrekken bij de werkgroepen, maar maak ook afspraken over voortgang en verantwoording naar de hele raad (beschouw de werkgroepen als rapporteurs aan de raad); Maak werkafspraken met ambtenaren over de ondersteuning van werkgroepen; Zorg voor voldoende vergadertijd in de agenda en beperk het aantal werkgroepen; Werk met een format voor bestuursopdrachten waarin is aangegeven hoeveel richting/uitwerking erin zit en maak ook duidelijk hoe de kosten voor uitvoering gedekt worden; Zorg dat de verantwoording van de

bestuursopdrachten een herkenbare plek krijgt in de P&C cyclus.

7

1. Inleiding 1.1

Aanleiding

In 2022 heeft de raad van de gemeente Midden-Groningen ervoor gekozen om te werken met een raadsakkoord en een raadswerkprogramma. Tegelijk is er gewerkt aan een coalitieakkoord en de vorming van een college. Het motief voor het raadsakkoord is om een sterke raad te kunnen zijn, die in verbinding met de inwoners op transparante wijze besluiten neemt over de grote opgaven waar de gemeente voor staat. Door de positie van de raad te versterken en actief in te zetten op het betrekken van inwoners (direct en vertegenwoordigend) wil de raad het vertrouwen van inwoners in de lokale overheid versterken of herstellen. Het raadsakkoord is uitgewerkt in het raadswerkprogramma en het college heeft in het collegeakkoord aangegeven de onderwerpen uit het raadsakkoord niet op te nemen in het collegeakkoord. In de verhouding tussen beide programma’s gaat daarmee het raadsakkoord voor. Het raadsakkoord en het raadswerkprogramma leggen spelregels vast en kiezen een aantal inhoudelijke speerpunten om de komende periode aan te werken. Het is daarmee een raadsakkoord dat zowel gaat over inhoud, het samenspel in de uitvoering van het raadsakkoord en de verhouding met de inwoners. De raad heeft in deze bestuursperiode actief gewerkt met het raadsakkoord. Er zijn bestuursopdrachten geformuleerd voor het college en het college is ermee aan de slag gegaan.

Er is gewerkt met een begeleidingscommissie en werkgroepen om de bestuursopdrachten voor te bereiden. De vraag is: heeft de raad met het raadsakkoord ook bereikt wat hij wilde bereiken? En wat is de impact geweest van deze werkwijze op de positie en het functioneren van de raad? De raad wil op die vragen een antwoord, om zo in de voorbereiding op de volgende bestuursperiode te kunnen besluiten of er weer wordt gewerkt met een raadsakkoord of niet.

1.2

Onderzoeksvragen

De Parma Groep heeft de opdracht gekregen om het evaluatieonderzoek uit te voeren. De doelstelling van het onderzoek is om in beeld te brengen wat de ervaringen en resultaten van het werken met een raadsakkoord zijn om op basis daarvan een geïnformeerde beslissing te kunnen nemen over een eventueel nieuw raadsakkoord in de volgende bestuursperiode. Voor het onderzoek heeft de Parma Groep de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: In hoeverre zijn de inhoudelijke en procesmatige voornemens uit het raadsakkoord daadwerkelijk uitgevoerd en hebben deze ook bijgedragen aan de versterking van de positie van de raad door heldere en goed uitvoerbare bestuursopdrachten volgens raad, griffie, college en betrokken ambtenaren? De onderzoeksvraag valt uiteen in een aantal deelvragen: 1. Welke procesvoornemens zijn uitgevoerd, wat heeft dat opgeleverd en hoe wordt dat gewaardeerd door raad, college en griffie? a. Welke procesvoornemens zijn opgenomen in het raadsakkoord? b. Met welke activiteiten, afspraken en handelingen is hier in de praktijk vorm aan gegeven en komt dat overeen met de voornemens? (het gaat hier over de vergaderstructuur/cultuur, de informatievoorziening en de rolopvatting) 8

c. Welke ontwikkeling is hierin waar te nemen in de verschillende fasen van het raadsakkoord en in vergelijking met de vorige periode? d. Wat heeft dat opgeleverd voor de versterking van het onderling vertrouwen volgens raad, college en griffie? e. Wat heeft dat opgeleverd voor versterking van de positie van de raad volgens raad, college en griffie? 2. Welke inhoudelijke voornemens zijn uitgevoerd, wat heeft dat opgeleverd en hoe wordt dat gewaardeerd door raad, college en organisatie? a. Welke inhoudelijke voornemens zijn opgenomen in het raadsakkoord? b. Met welke activiteiten, afspraken en handelingen is hier in de praktijk vorm aan gegeven en komt dat overeen met de voornemens? (het gaat hier de voorbereiding en uitvoering van de bestuursopdrachten) c. Wat heeft dat opgeleverd voor de versterking van vertrouwen van inwoners in de lokale overheid volgens raad, college en organisatie? d. Wat heeft dat opgeleverd voor de versterking van de positie van de raad volgens raad, college en organisatie?

1.3

Aanpak van het onderzoek

Bij de startbijeenkomst is aan de raad gevraagd wat zij zien als doelen van het raadsakkoord, wat ze verstaan onder een sterke positie van de raad en welke vragen ze beantwoord willen zien in het rapport. De informatie voor dit onderzoek is verzameld door documentanalyse en interviews. Alle raadsleden zijn ingedeeld bij één van de werkgroepen voor het raadsakkoord en konden meedoen aan de interviews. Uiteindelijk hebben 19 raadsleden meegedaan aan de gesprekken, een enkeling heeft meerdere gesprekken bijgewoond. De interviews zijn steeds afgenomen in een groep die bestond uit deelnemers aan een werkgroep en een aantal raadsleden die geen lid van een werkgroep waren. Verder zijn er drie wethouders geïnterviewd, drie griffiemedewerkers en vijf ambtenaren. In alle gevallen is gekozen voor interviews in groepen, waarbij een aanpak met waarderende vragen is gebruikt. De verslagen zijn voor een controle op onjuistheden teruggelegd bij de deelnemers. De interviews van raad en griffie zijn zo ingedeeld dat eerst thematisch is gevraagd naar de voornemens uit het raadsakkoord, daarna naar de werkwijze bij de bestuursopdrachten en tenslotte een meer algemeen evaluatief deel. De interviews van college en ambtenaren zijn niet specifiek op de losse voornemens ingegaan, maar op de ervaringen met het raadsakkoord en de bestuursopdrachten in het algemeen.

Voor het onderzoek zijn de volgende documenten bestudeerd: voorbereidingsmateriaal en conceptversies van het raadsakkoord en raadswerkprogramma; raadsakkoord, raadswerkprogramma en collegeprogramma; verslagen van de voorbereidingsbijeenkomsten; verslagen van de begeleidingscommissie; verslagen van de werkgroepen en alle bijbehorende presentaties en documenten; de P&C documenten van de bestuursperiode; 9

de raadsvergaderingen waarop het raadsakkoord aan de orde is geweest (inclusief de verantwoordingsdebatten). In de bijlagen staat een overzicht met respondenten en een documentenlijst.

1.4

Leeswijzer

Het rapport is als volgt ingedeeld: Hoofdstuk 2 bevat een analyse van het raadsakkoord en raadswerkprogramma en de wijze waarop de uitvoering is ingericht. Hoofdstuk 3 bevat de activiteiten en resultaten die horen bij de voornemens uit het raadsakkoord en de bestuursopdrachten. Hoofdstuk 4 is de evaluatie, het bevat de beleving van en waardering voor de activiteiten en resultaten en een algemene terugblik. Hoofdstuk 5 bevat de conclusies en aanbevelingen: heeft Midden-Groningen de voornemens uitgevoerd zoals afgesproken en wat heeft dat opgeleverd?

10

2. Doel en onderzoeksvragen 2.1

Inleiding

Dit hoofdstuk schetst wat de raad van Midden-Groningen wilde bereiken met het raadsakkoord. Paragraaf 2.2 analyseert wat de doelen zijn van het raadsakkoord en biedt daarmee een kader voor de verwachte en gewenste resultaten. Paragraaf 2.3 beschrijft hoe het raadsakkoord tot stand is gekomen. Paragraaf 2.4 beschrijft welke voornemens het raadsakkoord en raadswerkprogramma bevatten. Deze paragraaf bevat daarmee het kader voor oordeel over de vraag of de raad zich aan zijn eigen voornemens heeft gehouden. Paragraaf 2.5 beschrijft de wijze waarop de uitvoering van het raadsakkoord is ingericht.

2.2

Doelen van het raadsakkoord

Het raadsakkoord beschrijft in de inleiding en in de paragraaf doel raadsakkoord wat het doel van het raadsakkoord is. Het is geen eenduidig en eenvoudig doel, maar een samengesteld doel dat uit de volgende onderdelen bestaat: vertrouwen van inwoners in de overheid verbeteren; verbinding met de samenleving versterken; een stevige positie innemen als raad. De analyse van de tekst van het raadsakkoord leidt tot het volgende schema waarin de doelen in verhouding tot elkaar zijn geplaatst. In de startbijeenkomst is met de raad verkend Afbeelding 1 Overzicht doelen raadsakkoord hoe zij naar de doelen kijken. Het herstel van vertrouwen van de samenleving in de overheid is de belangrijkste opgave en het doel om na te streven. Er zijn twee hoofddoelen: krachtig bestuur door een sterkere positie van de raad ten opzichte van het college en het herstel van vertrouwen door inwoners meer invloed te geven. Beide doelen komen samen in de inhoudelijke bestuursopdrachten: de raad wil op basis van wensen van inwoners heldere opdrachten formuleren voor het college. De indruk van de raad bij de startbijeenkomst was dat het vertrouwen van inwoners in de overheid niet is verbeterd en dat aan dat doel ook het minst is gewerkt. De raadsleden denken dat ze door de bestuursopdrachten invulling hebben gegeven aan een sterkere positie en krachtiger bestuur.

In de startbijeenkomst is ook verkend wat de raad verstaat onder een sterkere positie. De raadsleden hebben in kleine groepen voorbeelden gedeeld van situaties waarin ze de raad sterk in positie vonden staan. Uit de voorbeelden komt naar voren dat de raad sterk in positie is als ze eensgezind optreedt in het belang van inwoners. Dat gaat het snelst als er druk van buiten komt (andere overheden of uit de samenleving). Ook wordt genoemd dat de raad het goed oneens kan zijn, maar dan toch weer in gesprek gaat. Tenslotte wordt genoemd dat de raad sterk staat door het soms oneens te zijn met het college en daadwerkelijk bij te sturen.

11

Voor de evaluatie is van belang: heeft de raad een sterkere positie gekregen en is het gelukt om inwoners meer invloed te geven?

2.3

Totstandkoming raadsakkoord

Het werken met een raadsakkoord was een initiatief van de grootste fractie na de verkiezingsuitslag. Na de duidingsbijeenkomst waarop de verkiezingsuitslag is besproken is daarom een informatiebijeenkomst belegd met bureau Perikles. Op deze bijeenkomst (6 april 2022) kreeg de raad meer informatie over wat het werken met een raadsakkoord inhield en welke opties er waren. Er was in deze eerste bijeenkomst veel aandacht voor de verhoudingen raad - college en raadsakkoord - coalitieakkoord. Voor het raadsakkoord werd een procesvoorstel geschreven door Perikles.

Afbeelding 2 Procesvoorstel totstandkoming raadsakkoord

De raad vond het belangrijk dat er inhoudelijke aandachtspunten zouden komen, naast veranderd samenspel. De basis daarvoor moest liggen in wensen van inwoners. Daarom is er op 14 april 2022 een bijeenkomst geweest met vooral maatschappelijke organisaties. De thema’s die daar zijn genoemd zijn meegenomen in zowel het raadsakkoord als de collegeonderhandelingen. Het formatieproces verliep onrustig door splitsing van een grote fractie en dat leidde ertoe dat in het fractievoorzittersoverleg het werken met een raadsakkoord en de verhoudingen met het collegeprogramma ter discussie werden gesteld. Bij een nieuwe bijeenkomst in mei werd gesteld dat de inwonersbijeenkomst vooral bestond uit usual suspects. Ondanks de kritiekpunten over de inwonersbijeenkomst en de verhouding met het collegeprogramma, ging de raad uiteindelijk wel door met het raadsakkoord. De raad koos ervoor te focussen op drie onderdelen: het onderlinge debat, samenwerking met inwoners, onderlinge samenwerking en vertrouwen. In juni was er weer een bijeenkomst waarop de raad aan de slag gaat met de inhoudelijke onderwerpen. Die kwamen uit de duidingsbijeenkomst, de inwonersbijeenkomst en de lijst op 12

basis van de verkiezingsprogramma’s. De griffie heeft hiervan een groslijst gemaakt op basis waarvan de raad in kleinere groepen komt tot een prioritering van onderwerpen. De raad kiest voor vier onderwerpen voor het raadsakkoord: Jeugdzorg, Energietransitie en duurzaamheid, Armoede, Betaalbare woningen. Ook formuleerde de raad als randvoorwaarden voor de opdrachten uit het raadsakkoord dat er gezonde financiën en een stevige bestuurscultuur moeten zijn. Het was de bedoeling om meer focus aan te brengen in de onderwerpen, zodat het relevant, afgebakend en beïnvloedbaar is. De raad installeerde een begeleidingscommissie voor het raadsakkoord. Eind juni lag de tekst van het raadsakkoord er, de uitwerking van het raadswerkprogramma volgt dan nog. Het raadsakkoord bevat spelregels voor de verschillende rollen/verhoudingen, het onderlinge vertrouwen, de debatcultuur en de verhouding tot de samenleving. De griffie heeft met ondersteuning van ambtenaren de onderwerpen uitgewerkt en maakte een tekstvoorstel voor het raadswerkprogramma. Ondertussen is de begeleidingscommissie aan de slag gegaan die nauw betrokken is bij de teksten en procesafspraken. In een bijeenkomst met de hele raad in september volgde een uitwerking per thema en in oktober wordt de tekst van het raadswerkprogramma besproken.

In die bijeenkomst maakte de raad nadere afspraken over hoe ze met de prioritering van onderwerpen willen omgaan en is er aandacht geweest voor het organiseren van invloed voor inwoners. In het najaar van 2022 werd het raadswerkprogramma vastgesteld, met daarin het raadsakkoord en de uitwerking van de thema’s. De raad kiest uiteindelijk voor vier thema’s en stelt daarbij als voorwaarden dat bij de thema’s een integrale aanpak past, dat participatie erbij hoort en dat er jaarlijks budget gereserveerd wordt voor de punten uit het raadswerkprogramma (€500.000,- per jaar).

2.4

Voornemens uit het raadsakkoord

In de aanloop naar het raadsakkoord en onder begeleiding van het externe bureau is allereerst stilgestaan bij de spelregels en verwachtingen rond het werken met een raadsakkoord. De uitkomst daarvan is opgenomen in het hoofdstuk spelregels in het raadswerkprogramma. Het is een tekst geordend in de voor de raad belangrijke thema’s, geen opsomming van werkafspraken. De analyse van dit hoofdstuk bevat verschillende soorten voornemens: soms is het een gedeelde waarde of uitgangspunt, soms een concrete werkafspraak, soms een rolopvatting voor één van de spelers rond het raadsakkoord. De voornemens zijn geordend rond drie thema’s (vertrouwen, vergader/debatcultuur, samenleving voorop) en de relaties tussen de spelers (raad en college, organisatie, griffie, begeleidingscommissie, agendacommissie). Daarnaast zijn er inhoudelijke voornemens geformuleerd: de thema’s maar daarbij ook een aantal randvoorwaarden. In tabel 1 zijn de voornemens uit de tekst per thema geordend. Tabel 1 Overzicht voornemers uit het raadsakkoord

Thema

Soort voornemen

Voornemens

Vertrouwen

Waarden

Open en respectvol communiceren Veilige sfeer bewaken

Werkafspraken

Op heidagen en daarbuiten investeren in het gesprek over onderling vertrouwen Reflecteren op het samenspel op de heidagen

13

Vergader/debat cultuur

Samenleving voorop

Raad en college

Raad en ambtelijke organisatie

Raad en griffie

Raad en begeleidingscommissie

Waarden

Luisteren, vragen stellen en niet te vroeg standpunten innemen In debatten luisteren en interrupties beperken

Werkafspraken

Een debattraining volgen Spelregels maken met de voorzitters van commissies Moties en amendementen tijdig aankondigen

Waarden

Democratische waarden bewaken bij nieuwe vormen van democratie Open, transparant, betrouwbaar en toegankelijk zijn Maatschappelijke initiatieven steunen

Werkafspraken

Inwoners vroeg betrekken bij planvorming Inwoners betrekken met een variatie aan instrumenten Contact door wijk/werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en rondetafelgesprekken

Waarden

Het college is volgend Het college brengt de raad tijdig in positie Het college is verbindend naar raad en samenleving Raad formuleert scherpe opdrachten

Rolopvatting

Raad is opdrachtgever, college opdrachtnemer

Werkafspraken

Een jaarlijks functioneringsgesprek met wethouders De LTA goed gevuld houden

Waarden

Ambtenaren tonen zich initiatiefrijk, denken mee, geven goed advies en hebben een coöperatieve houding

Rolopvatting

Ambtenaren werken in opdracht van het college, voor raad en college

Werkafspraken

Raad doet via de griffie een beroep op ambtenaren

Waarden

De griffier adviseert, coacht, begeleidt en ondersteunt De griffier verbindt raad en inwoners en bewaakt democratische waarden

Rolopvatting

Griffier is eerste adviseur en vertrouwenspersoon voor raadsleden Griffie werkt in opdracht van de raad

Rolopvatting

Adviseert over samenspel raad, college, samenleving en organisatie Bewaakt de spelregels van de nieuwe werkwijze

Werkafspraken

Griffier is adviseur en secretaris van de commissie College/organisatie kan aansluiten als adviseur

14

Agendacommissie

Inhoudelijke voornemens

2.5

Waarden

Bewaakt de spelregels voor tijdige informatie en positionering Raadsakkoord en raadswerkprogramma bepalen de prioriteiten van de raad

Werkafspraken

Verwerkt de prioriteit in de agenda van de raad Evaluatie van het raadswerkprogramma wordt gekoppeld aan de voorjaarsnota en begroting

Waarden

Een integrale benadering hanteren bij de thema’s Participatief werken volgens de actiepunten uit de Quickscan lokale democratie Een gezonde financiële basis aanhouden

Werkafspraken

De participatienota en participatieverordening vaststellen 500.000 per jaar reserveren voor het betrekken van inwoners en de uitvoering van het raadswerkprogramma

Werkwijze uitvoering raadsakkoord

Nadat het raadsakkoord is vastgesteld, is op de heidagen in september 2022 een start gemaakt met de uitvoering van de voornemens: een gesprek over opdrachtgeverschap en de vergadercultuur. Met de uitvoering van de inhoudelijke thema’s is gestart op 14 december 2022 met een benen-op-tafel-sessie onder begeleiding van het externe bureau. Voor de eerste bijeenkomst is door het externe bureau een handreiking gemaakt met vragen om te bespreken bij de bestuursopdrachten. De raad heeft ervoor gekozen te starten met twee thema’s: de integrale aanpak (die nieuw is toegevoegd) en het thema wonen. De overige thema’s worden uitgesteld. Voor ieder thema wordt een werkgroep samengesteld, waarbij iedere fractie een lid kan leveren. Zo is een groot deel van de raad actief in één of meer werkgroepen, maar niet alle raadsleden zijn actief geweest. Voor kleinere fracties betekende het dat raadsleden soms in meerdere werkgroepen meededen. De overige drie thema’s zijn opgestart op 30 maart 2023, met een informatiebijeenkomst met ambtenaren en in een latere fase ook een benen-op-tafelsessie. Er lag geen draaiboek voor de bijeenkomsten of een format voor de bestuursopdrachten: het was aan de werkgroepen zelf om focus aan te brengen, met behulp van externe experts of ambtenaren. In de praktijk zijn er wel patronen ontstaan.

De werkwijze is dat op de eerste bijeenkomst een aantal vaste vragen worden doorlopen en de werkgroep een voorzitter kiest. Bij de eerste bijeenkomst is een externe begeleider en vaak ook een ambtenaar aanwezig. Daarna beslist de werkgroep wat de volgende stap wordt en op welke manier die wordt ingericht. Dat verschilt per bestuursopdracht/werkgroep. In hoofdstuk 3 staat in meer detail hoe er bij iedere bestuursopdracht is gewerkt. Soms is dat met ambtenaren, soms zonder, soms met externen of in een andere vorm. De griffie maakt verslagen van de bijeenkomsten en bereidt conceptteksten voor de bestuursopdracht voort (soms al na de eerste bijeenkomst, soms na een paar vergaderingen). Na verschillende overleggen volgt er een concept-bestuursopdracht die met de wethouder wordt afgestemd (soms in de werkgroep, soms via ambtenaren). Als de bestuursopdracht is vastgesteld door de werkgroep gaat het naar de agendacommissie, soms via het fractievoorzittersoverleg. De opdrachten worden besproken in 15

de commissie en vastgesteld in de raad. Er is in de commissievergadering geen echt debat, omdat in de werkgroepen al overeenstemming was. In de raad worden de bestuursopdrachten met algemene stemmen en zonder uitgebreid debat aangenomen. Als een opdracht is vastgesteld is het aan het college om de opdracht uit te voeren. Alleen bij de bestuursopdracht wonen is er ook een vervolg na de bestuursopdracht: de werkgroep blijft bijeenkomen en blijft betrokken bij de verdere uitvoering. De werkgroep wordt een blijvende plek om de voortgang van de inspanningen rond deze bestuursopdracht bij te houden. De voortgang van de bestuursopdrachten wordt bijgehouden door de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie stuurt aan op het inplannen van de een eerste en een tweede verantwoordingsdebat over de bestuursopdrachten. Op 24 oktober 2024 en 5 juni 2025 is er een verantwoordingsdebat tussen raad en college over de uitvoering van de bestuursopdrachten. De focus van de begeleidingscommissie ligt duidelijk op de totstandkoming en uitvoering van de bestuursopdrachten - de inhoudelijke voornemens uit het raadsakkoord. Het raadsakkoord bevat echter ook een heel aantal andere voornemens (vertrouwen, inwoners betrekken, vergaderen etc). Met die aspecten heeft de begeleidingscommissie zich niet zozeer beziggehouden. Een ander orgaan in de raad deed dat wel: het fractievoorzittersoverleg.

Dat is de plek waar het gesprek werd gevoerd over vertrouwen en de vergader/debatcultuur. In het fractievoorzittersoverleg worden spelregels voorgesteld en wordt vergadergedrag besproken. De thema’s voor de heidagen van de raad worden ook afgestemd in het fractievoorzittersoverleg. De spelregels van het raadsakkoord krijgen meer een plek in het fractievoorzittersoverleg, niet zozeer gekoppeld aan het raadsakkoord, maar meer aan het gedrag van de leden van de raad. In de praktijk van de uitvoering zijn er zo twee sporen ontstaan: gedragsvoornemens die een plek hebben gekregen bij fractievoorzittersoverleg en de inhoudelijke voornemens die een plek hebben gekregen bij de begeleidingscommissie, met de griffie als verbindende schakel bij beide sporen.

2.6

Midden-Groningen vergeleken

Het raadsakkoord en raadswerkprogramma van Midden-Groningen is een uitgebreid en compleet raadsakkoord: het bevat zowel spelregels (proces), inhoudelijke thema’s (inhoud) als een visie op de verhouding tot inwoners (democratie). In Nederland is steeds meer ervaring met raadsakkoorden. Hoewel er een typering is ontwikkeld (Van Kalken, 2025), kiest iedere raad een eigen aanpak. In de basis gaat het na de verkiezingen om twee activiteiten: de vorming van en college en de vorming van een agenda/programma. Klassiek doen de collegepartijen beide, maar een volledig raadsakkoord bestaat uit een programma van de raad met een zakencollege voorgedragen door de raad. Daartussen zijn allerlei varianten denkbaar, waarbij de coalitie het college vormt en al dan niet een eigen programma heeft en waarbij de raad ook een eigen programma heeft. In die gevallen hebben raad en college de uitdaging om zowel het programma van het college als het programma van de raad goed op elkaar af te stemmen. Daarbij kiest iedere raad zijn eigen terminologie en werkafspraken om het opdrachtgeverschap vorm te geven. In de praktijk van het werken met raadsakkoorden komen de raden allerlei vragen tegen over de verhouding raad/college en de werkwijze bij bestuursopdrachten. In het bespreken van deze vragen en het formuleren van onderlinge werkafspraken, geven raden en colleges samen vorm aan de nieuwe verhoudingen.

16

Gemeenten die werken met een raadsakkoord kiezen verschillende namen: raadsakkoord. raadsagenda, raadsprogramma, hoofdlijnenakkoord, samenwerkingsagenda etc. Ook het coalitieakkoord krijgt soms een nieuwe naam: collegeakkoord, hoofdlijnenakkoord, collegeprogramma. Gemeenten in het Noorden die net als Midden-Groningen werken met een raadsakkoord en coalitieakkoord zijn: Tytsjerksteradiel, Heerenveen, Dantumadiel en Ooststellingwerf. Een aantal punten zijn interessant om te vergelijken: welke namen worden er gebruikt, hoe wordt er geleerd/gereflecteerd, hoe is de afstemming met het coalitieakkoord, hoe uitgebreid/compact is het akkoord? In tabel 2 staan de verschillen en overeenkomsten op een rij. Wat direct opvalt is de grote betrokkenheid van de raad van Midden-Groningen bij het nader uitwerken van de bestuursopdrachten. Tabel 2 Vergelijking raadsakkoorden

Midden-Groningen

Ooststellingwerf

Heerenveen

Dantumadiel

Tytsjerksteradiel

Raadsagenda

Raadsakkoord

Raadsprogramma

Begeleidingscommissie

Raad als geheel

Klankbordgroep

Naam document van de raad Raadsakkoord en raadswerkprogramma

Samenwerkingsagenda

Begeleiding vanuit de raad Begeleidingscommissie

Commissie planning en control

Betrokkenheid raad bij uitvoering raadsakkoord Werkgroepen uit de raad werken de opdrachten uit

Initiatief vanuit het college of via de reguliere instrumenten door de fracties

Vanuit de meerjarenplanning (initiatief griffie/organisatie, sturing door begeleidingscommiss ie/agendacommissie)

Initiatief vanuit het college of via de reguliere instrumenten door de fracties

Vanuit het uitvoeringsprogra mma en via de reguliere instrumenten door de fracties

Voortgangsrapp ortage en tussenevaluatie

P&C cyclus, heidagen/themaavonden

P&C cyclus (niet expliciet), thema-avonden

P&C cyclus, thema-avonden, evaluatie klankbordgroep

Werkafspraken, A-B-C dossiers, ca. 30 moties op hoofdlijnen

Werkafspraken, A-BC dossiers, 5 thema’s uitgewerkt tot opdrachten

Intenties, 9 speerpunten op hoofdlijnen

Werkafspraken, voornemens per thema (in verschillende mate concreet)

Voortgang/reflectie P&C cyclus, verantwoordingsde bat, heidagen

Inhoud raadsakkoord Spelregels, prioritering vijf inhoudelijke thema’s deels uitgewerkt, wens tot betrekken inwoners, budget

17

Naam document van het college Collegeakkoord

Collegeakkoord

Hoofdlijnen akkoord

Coalitieakkoord

Coalitieakkoord

Uitgewerkte aanpak van de opgaven, link met programma’s en raadsagenda

Negen basisafspraken

Uitgewerkte speerpunten per beleidsthema

Alleen basisafspraken, alle ruimte voor de raad om opdrachten te geven

Ambities raad en coalitie krijgen vorm in een gezamenlijk uitvoeringsprogra mma

Inhoud coalitieakkoord Uitgewerkte voornemens per beleidsthema

Uitgebreid akkoord op de verschillende beleidsvelden

Afstemming coalitieakkoord en raadsakkoord Coalitieakkoord laat ruimte voor het raadsakkoord, geen aanpassing na totstandkoming raadsakkoord

Thema bestuur: uitvoeren samenwerkings agenda, startnotities als middel

Hoofdlijnenakkoord verwijst naar de raadsagenda, afstemming in een meerjarenplan, sturing door beg.commissie en agendacommissie

18

3. Acties en resultaten van het raadsakkoord 3.1

Inleiding

Dit hoofdstuk is een weergave van de activiteiten en inspanningen rond het raadsakkoord en de daarmee bereikte resultaten. Paragraaf 3.2 bespreekt de activiteiten en resultaten rond de thematisch geordende voornemens. Paragraaf 3.3 bespreekt de activiteiten en resultaten van de inhoudelijke voornemens (de bestuursopdrachten). De laatste paragraaf analyseert in welke mate de raad ook daadwerkelijk aan de slag is gegaan met de voornemens uit het raadsakkoord (paragraaf 3.4). De brongegevens voor dit hoofdstuk zijn de bestudeerde documenten en de interviews met alle betrokkenen.

3.2

Wat is er gedaan en bereikt van de voornemens uit het raadsakkoord?

De voornemens (zie tabel 2) uit het raadsakkoord en raadswerkprogramma hebben soms het karakter van een werkafspraak, soms het karakter van een waarde of rolopvatting. Voor de bespreking van de uitgevoerde activiteiten en bereikte resultaten, is een indeling in een beperkt aantal thema’s mogelijk. De gekozen indeling is: vertrouwen, vergader/debatcultuur, samenleving, samenspel (verhoudingen tussen de actoren), proces en inhoud (afspraken anders dan de bestuursopdrachten). 3.2.1

Werken vanuit vertrouwen

Soort voornemen Voornemens Waarden

Open en respectvol communiceren Veilige sfeer bewaken

Werkafspraken

Op heidagen en daarbuiten investeren in het gesprek over onderling vertrouwen Reflecteren op het samenspel op de heidagen

Tabel 3 Uitvoering voornemens werken vanuit vertrouwen

Vertrouwen is in de bestuursperiode regelmatig onderwerp van gesprek geweest, er is veel tijd aan besteed. Die gesprekken zijn zowel informeel gevoerd in het contact tussen raadsleden, als geagendeerd in het fractievoorzittersoverleg. De aanleiding voor een gesprek over vertrouwen en de onderlinge communicatie of sfeer was meestal een incident (een opmerking in de raadsvergadering of online). Meerdere raadsleden geven aan: er is niet gestructureerd, gezamenlijk gereflecteerd op het onderling vertrouwen. De heidagen zijn hier beperkt voor ingezet, er waren er twee (okt 22 en jan 25) en de raad was op de tweede heidag niet compleet. Wel is er een begeleid gesprek geweest op een externe locatie om het over dit thema te hebben en is er een training over omgaan met agressie en geweld geweest. Alle raadsleden en de griffie zijn het erover eens dat het onderling vertrouwen in het algemeen nog niet is verbeterd: er zijn veel incidenten en er is nog steeds wantrouwen. Bijzonder daaraan is dat ook iedereen noemt: dit verschilt per context. In de werkgroepen lukt het goed om in onderling vertrouwen en op een open en prettige manier met elkaar om te gaan. In de raadsvergaderingen en online is dat echt anders. En, wat ook opvalt is dat de raadsleden het 19

gesprek over het onderling vertrouwen en de communicatie niet koppelen aan het raadsakkoord: het is voor hen iets dat hoort bij het fractievoorzittersoverleg. 3.2.2

Vergader/debatcultuur

Soort voornemen Voornemens Waarden

Luisteren, vragen stellen en niet te vroeg standpunten innemen In debatten luisteren en interrupties beperken

Werkafspraken

Een debattraining volgen Spelregels maken met de voorzitters van commissies Moties en amendementen tijdig aankondigen

Tabel 4 Uitvoering voornemers vergader/debatcultuur

In het begin van 2023 is er een debattraining georganiseerd voor de raadsleden. Op de eerste heidag is er een dagdeel aandacht besteed aan vergaderen en debatteren. Dat is voorbereid door de commissievoorzitters. Op de tweede heidag is aandacht besteed aan het stellen van vragen. Verder is er zowel in de agendacommissie als in het fractievoorzittersoverleg gewerkt aan afspraken over de vergaderingen en de debatten. Ook is er een voorzitterstraining georganiseerd. Er zijn afspraken gemaakt, vastgelegd en ook alweer herzien: het is een blijvend en actueel onderwerp bij de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg. De onderwerpen die aan de orde zijn geweest zijn divers: rol van raadsleden bij informatiebijeenkomsten, deadlines voor moties/amendementen en agenderingsverzoeken, moties vreemd, het stellen van technische vragen en het beperken van lange bijdragen. Over het beperken van het aantal interrupties zijn recent afspraken gemaakt. Op dit thema is er veel inspanning geweest en zijn er meerdere activiteiten ondernomen. De raadsleden koppelen dit niet zozeer aan het raadsakkoord, maar aan de rol van het fractievoorzittersoverleg. Er is ruime inspanning geweest op dit thema.

De vraag is: hebben deze afspraken ook het gewenste resultaat opgeleverd? De raadsleden kijken positief terug op de debattraining en geven aan dat dit kortdurend een verbetering in de debatten heeft opgeleverd. Een structureel effect is uitgebleven en oude patronen zijn weer teruggekomen. De griffie verwoordt het als volgt: de raad blijft zoeken naar balans tussen politieke profilering en constructief debat. Ook als het gaat om de afspraken over moties en amendementen geven de raadsleden en de griffie aan dat er wel enige verbetering is geweest, maar dat het houden aan de afspraken wisselvallig is. Rommelige vergaderingen komen nog steeds voor en te laat ingediende moties en amendementen ook. De raadsleden vragen zich ook af of je wel een strenge deadline voor moties kunt aanhouden - soms maakt de actualiteit dat het op het laatste moment allemaal nog ingediend en afgestemd moet worden. 3.2.3

Samenleving voorop

Soort voornemen Voornemens Waarden

Democratische waarden bewaken bij nieuwe vormen van democratie Open, transparant, betrouwbaar en toegankelijk zijn Maatschappelijke initiatieven steunen 20

Werkafspraken

Inwoners vroeg betrekken bij planvorming Inwoners betrekken met een variatie aan instrumenten Contact door wijk/werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en rondetafelgesprekken

Tabel 5 Uitvoering voornemens samenleving voorop

Als het gaat om het vooropzetten van de samenleving, geven de raadsleden in eerste instantie aan: daar hebben we niet zoveel voor gedaan. Als het gaat om de betrokkenheid van inwoners bij het raadsakkoord, dan geven de raadsleden aan dat de inwoners aan de start betrokken zijn bij de selectie van thema’s, maar daarna niet meer bij de bestuursopdrachten. De samenleving voorop is een belangrijk thema in het raadsakkoord en het gaat niet alleen om het raadsakkoord, maar om het betrekken van inwoners in het algemeen. Als gevraagd wordt naar voorbeelden, komen er toch een aantal activiteiten in beeld van het betrekken van en contacten met inwoners. De raadsleden noemen de wijk- en dorpsbezoeken (waarbij niet iedereen aanwezig was), de kinderraad en de jongerenraad (de laatste liep niet zo goed), praat met de raad en gast van de raad. De raadsleden hebben bij praat met de raad leuke en informatieve gesprekken met inwoners gehad. De wijk- en dorpsbezoeken zijn niet nieuw, maar dat het structureel is ingepland wel, en het werkt volgens de raadsleden beter dan hoe het in de vorige bestuursperiode ging. Naar aanleiding hiervan is niet zozeer direct politieke actie ondernomen - opvolging na contacten met inwoners kan beter volgens de raadsleden. Naast de voor alle raadsleden georganiseerde activiteiten organiseren sommige fracties zelf ook bijeenkomsten.

Als er maatschappelijke initiatieven zijn, spreekt de raad daar actief waardering voor uit. De griffie merkt op dat de raad scherp is op participatie bij de collegevoorstellen (in het algemeen, niet specifiek bij de bestuursopdrachten) en het lukt de raad ook om aanpassingen in het participatieproces te organiseren. De raad geeft bij het college aan minder indirecte en meer directe participatie te willen en minder via de lijn van organisaties. Wat is er nu bereikt met de inzet op meer contact met de samenleving? Er is meer contact met inwoners, maar het zijn nog vaak de ‘usual suspects’. Door de wijk- en dorpsbezoeken en praat met de raad is de raad toegankelijker voor meer inwoners. Maar: dat je je mening of wens met de raad hebt gedeeld, wil niet zeggen dat er ook direct een oplossing komt. Raadsleden merken dat inwoners snel resultaat verwachten en ook snel teleurgesteld zijn. 3.2.4

Samenspel

Rond het samenspel zijn vooral veel waarden geformuleerd en rollen gedefinieerd, er is maar een beperkt aantal concrete afspraken gemaakt. Deze paragraaf bespreekt eerst de concrete afspraken, daarna de rolopvatting en tenslotte de waarden uit raadsakkoord op het thema samenspel. Thema

Soort voornemen

Voornemens

Raad en college

Werkafspraken Een jaarlijks functioneringsgesprek met wethouders De LTA goed gevuld houden

21

Raad en ambtelijke organisatie

Werkafspraken Raad doet via de griffie een beroep op ambtenaren

Raad en begeleidingscommissie

Werkafspraken Griffier is adviseur en secretaris van de commissie College/organisatie kan aansluiten als adviseur

Tabel 6 Uitvoering werkafspraken samenspel

Hoe is het gegaan met de werkafspraken voor het samenspel? Het in het raadsakkoord afgesproken jaarlijkse functioneringsgesprek met wethouders is uit het geheugen verdwenen en heeft niet plaatsgevonden. De meer praktische procesafspraken over het beroep op ambtenaren en de rol van de griffie bij de begeleidingscommissie zijn wel volgens afspraak verlopen. Het vullen van de LTA bleek moeizaam: het is niet helemaal duidelijk wie daar verantwoordelijk voor is, organisatie of griffie. Uiteindelijk is het vaak de griffie die het initiatief neemt om informatie voor de LTA bij de ambtenaren uit te vragen. De raadsleden hebben de LTA op een heidag besproken, het document is door de griffie uitgewerkt en door de agendacommissie vastgesteld. De raadsleden denken verschillend over de LTA, een paar raadsleden geven aan dat het niet leidend is geweest, anderen zeggen dat het een goed gevuld document is. De conclusie is: de LTA is bijgehouden en gevuld. Thema

Soort voornemen

Voornemens

Raad en college

Rolopvatting

Raad is opdrachtgever, college opdrachtnemer

Raad en ambtelijke organisatie

Rolopvatting

Ambtenaren werken in opdracht van het college, voor raad en college

Raad en griffie Rolopvatting

Griffier is eerste adviseur en vertrouwenspersoon voor raadsleden Griffie werkt in opdracht van de raad

Raad en begeleidingscommissie

Adviseert over samenspel raad, college, samenleving en organisatie Bewaakt de spelregels van de nieuwe werkwijze

Rolopvatting

Tabel 7 Uitvoering rolopvatting samenspel

Was de rolverdeling ook zoals afgesproken in het raadsakkoord? De rolopvatting voor college, ambtenaren en griffie wordt door iedereen herkend als relevant en passend voor de praktijk - zo zijn de verhoudingen. De rol van de begeleidingscommissie was niet voor alle raadsleden bekend en/of duidelijk. De begeleidingscommissie heeft zich vooral gericht op het begeleiden van het proces van de bestuursopdrachten (zie ook 2.5), en minder op het adviseren over het samenspel. Als er een knelpunt was bij je bestuursopdracht, of je had een procesvraag, dan kon je dat neerleggen bij de begeleidingscommissie en die gaf dan advies. De begeleidingscommissie was daarmee duidelijk de commissie van de spelregels voor het raadsakkoord. Het adviseren over en reflecteren op het samenspel in het algemeen en buiten 22

de bestuursopdrachten om (bijvoorbeeld over vertrouwen of inwoners) is niet direct aan de orde geweest in de begeleidingscommissie en de commissie nam daar ook niet het voortouw in. Thema

Soort voornemen

Voornemens

Raad en college

Waarden

Het college is volgend Het college brengt de raad tijdig in positie Het college is verbindend naar raad en samenleving Raad formuleert scherpe opdrachten

Raad en ambtelijke organisatie

Waarden

Ambtenaren tonen zich initiatiefrijk, denken mee, geven goed advies en hebben een coöperatieve houding

Raad en griffie Waarden

De griffier adviseert, coacht, begeleidt en ondersteunt De griffier verbindt raad en inwoners en bewaakt democratische waarden

Tabel 8 Uitvoering waarden samenspel

Hoe hebben de waarden uit het raadsakkoord vorm gekregen in het handelen van alle betrokkenen bij het raadsakkoord? Het college geeft aan dat volgend voor hen inhoudt dat de raad het initiatief neemt. Verder brengen zij de raad in positie door ambtenaren beschikbaar te stellen bij het uitwerken van de bestuursopdrachten. De werkgroep wonen en de nauwe samenwerking daarin wordt ook gezien als verbindend. Verbinden is ook de basis van het collegeakkoord. De raad geeft een andere invulling aan deze begrippen: zij verwachten dat het college proactief informeert, een eigen visie/duiding geeft aan de opdrachten en voortvarend aan de slag gaat. De raadsleden vinden dat dit beter had gekund: de uitvoering van de opdrachten was vaak later dan gepland en de raad moest zelf actief vragen om informatie. Als het gaat om het formuleren van scherpe opdrachten, verwacht het college dat de raad zelf richting kiest en dat meegeeft in de opdrachten en dat de raad ook heeft nagedacht over de uitvoering. De raad vindt een opdracht scherp als de opdracht helder is, concreet geformuleerd en als de opdracht uitvoerbaar is. Debat over de richting komt voor de raad nadat het college de opdracht heeft vertaald in een concreet voorstel. Ambtenaren vinden een opdracht scherp als er voldoende focus is en het goed aansluit bij de bestaande praktijken, zodat het goed uitvoerbaar is.

Iedereen is het erover eens dat de opdrachten duidelijk waren, maar de college en raad hadden verschillende verwachtingen van de mate waarin er richting in de opdracht zou moeten zitten. Het college vindt dan ook dat het scherper had gekund, waar de raad de opdrachten voldoende scherp vindt. De verwachtingen van ambtenaren zijn niet vertaald in concrete werkafspraken voor de ambtenaren. De ambtenaren geven daarover aan dat het soms wel zoeken was: het moest vaak naast de reguliere werkzaamheden, het was niet altijd duidelijk aan wie er nu gerapporteerd moest worden en hoe. Ze hebben vorm gegeven aan de verwachting door zo goed mogelijk te ondersteunen en informatie aan te leveren en waar mogelijk af te stemmen op lopende werkwijzen. En, hun aanpak in de rapportage was om te rapporteren aan de raad, na afstemming met het college. Tussen griffie en ambtenaren was het soms zoeken wie welke 23

ondersteuning moest leveren op de inhoud - beiden hadden daar graag betere afspraken over gemaakt. De raadsleden geven aan dat de ambtenaren benaderbaar en bereidwillig waren. Een aantal keren is genoemd dat de raadsleden graag meer initiatief van ambtenaren hadden gezien. Bij doorvragen blijkt dat vooral te gaan om meer sturing op de inhoudelijke richting (daar waren de ambtenaren juist terughoudend in) en om het willen aansluiten op de bestaande werkwijzen. De raadsleden hebben grote waardering voor de manier waarop de griffie heeft ondersteund, zonder de inzet van de griffie waren de bestuursopdrachten waarschijnlijk niet tot stand gekomen. Ze herkennen ook de inzet van de griffie in het organiseren van de bijeenkomsten met inwoners. De griffie zelf geeft aan dat de werklast van het raadsakkoord hoog was: extra bijeenkomsten organiseren, een grotere rol in de informatievoorziening en meer processen om te bewaken. De vraag is nu: wat is het resultaat geweest van dit nieuwe samenspel? Heeft de raad hierdoor een sterkere positie gekregen? Het college ziet dat de raad meer dossierkennis heeft gekregen, maar had graag meer richting vanuit de raad gezien bij de opdrachten. De raad zelf ziet dat ze op de thema’s van de bestuursopdrachten steviger mee kunnen praten en op de inhoud beter in positie zijn gekomen. Dat is vooral zichtbaar geworden in de werkgroepen.

Dat herkennen griffie en ambtenaren ook. Tegelijk zijn er ook kanttekeningen: in de raad als geheel speelt vooral de verhouding coalitie/oppositie en doordat de uitvoering van de bestuursopdrachten soms langer duurt, voelt de raad daar zijn positie weer wat afnemen. 3.2.5

Proces

Soort voornemen Voornemens Waarden

De agendacommissie bewaakt de spelregels voor tijdige informatie en positionering Raadsakkoord en raadswerkprogramma bepalen de prioriteiten van de raad

Werkafspraken

De agendacommissie verwerkt de prioriteit in de agenda van de raad Evaluatie van het raadswerkprogramma wordt gekoppeld aan de voorjaarsnota en begroting

Tabel 9 Uitvoering voornemens proces

Rond het raadsakkoord zijn maar weinig procesafspraken gemaakt. In de paragraaf hiervoor is al stilgestaan bij de rol van de begeleidingscommissie: die was duidelijk en heeft zich met name gericht op het proces van de bestuursopdrachten, minder op de andere aspecten van het samenspel en de overige thema’s. De overige procesafspraken zijn gekoppeld aan de rol van de agendacommissie. Het gaat dan vooral om het bewaken van de prioritering van het raadsakkoord in de agenda van de raad en het agenderen van de evaluaties en voortgang bij de P&C cyclus. De raadsleden en de griffie geven aan: de begeleidingscommissie was de commissie van het proces, niet de agendacommissie. De agendacommissie was vooral voor de logistiek, maar heeft daarin niet actief gestuurd op prioritering of op informatie over de voortgang of het 24

bespreken bij de P&C cyclus. Uiteindelijk is het de begeleidingscommissie geweest die de vorm van verantwoordingsdebatten heeft geïntroduceerd. De raadsleden geven zelf ook aan: wij hebben ook niet de P&C cyclus benut om de evaluatie van het raadsakkoord te bespreken. Dat is ook niet eenvoudig, nu er weinig voortgangsinformatie van de punten uit het raadsakkoord in de P&C stukken staat. Er is een algemene paragraaf over het raadsakkoord, maar de voortgang van de opdrachten is niet specifiek benoemd. Als een bestuursopdracht was aangenomen, kreeg het volgens het college een plek in de reguliere rapportagetekst en ook is er op aanvraag geïnformeerd. Het is niet zo dat in de reguliere teksten dan werd verwezen naar het raadsakkoord. Als een opdracht eenmaal was aangenomen, werd het in het reguliere werk en in de reguliere lijn van verantwoorden opgenomen. Voor wonen is wel een aparte monitor ingericht. Zowel raad als college agendeerden de voortgang rond de bestuursopdrachten niet actief bij de P&C momenten. 3.2.6