87. Raadsbrief voortgang Verbeteragenda Raad
Tekst van het document
Raadsbrief Datum:
14 maart 2023
Verzenddatum:
14 maart 2023
Behandeld door:
Bart Hekkema
Mailadres:
bart.hekkema@midden-groningen.nl
Zaak:
1058274
Portefeuillehouder:
Onderwerp:
Raadsbrief voortgang Verbeteragenda Raad
Geachte leden van de raad, We blijven als college graag met u in gesprek over de Verbeteragenda Raad. Daarom sturen wij u deze raadsbrief. In deze raadsbrief praten we u bij over de acties die wij hebben ondernomen en de verdere stappen die we verwachten te zetten. Op 6 juni houden we een informatiebijeenkomst over de Verbeteragenda waarin we specifieker ingaan op de ontwikkelingen met betrekking tot gebiedsgericht werken en participatie. Ontstaan van de Verbeteragenda In 2021 is aan onze inwoners gevraagd hoe tevreden ze zijn over de democratie in Midden-Groningen ('Quick Scan Lokale Democratie'). Daar kwamen duidelijke punten uit om te verbeteren. U heeft die verbeteringen als raad verwerkt in de Verbeteragenda Raad. De verbeteragenda bevat 8 punten voor ons college om uit te werken en uit te voeren. In februari 2022 hebben we u daar een raadsbrief over gestuurd. We hebben toen per actiepunt verteld hoe we dat gingen aanpakken. Hoe staat het nu met de Verbeteragenda In deze raadsbrief gaan we niet op ieder afzonderlijk actiepunt in, maar behandelen we de onderwerpen samenhangend. Dat doen we op de thema's gebiedsgericht werken en participatie, communicatie en dienstverlening. We laten zien wat we als college zelf doen en wat we graag met u als raad samen doen. I.
Gebiedsgericht werken en participatie
We gaan het gebiedsgericht werken verder ontwikkelen. We hebben inmiddels vastgesteld hoe we dat willen doen met een groter deel van de gemeentelijke organisatie. Gebiedsgericht werken
Pagina:
2 van 4
Datum:
14 maart 2023
Zaak:
1058274
betekent meer dan (alleen) een goede relatie onderhouden met inwoners in dorpen en wijken. We willen ook beter per dorp of wijk inspelen op wat daar nodig is; maatwerk leveren. We hebben een programmaleider aangesteld die dit stap voor stap ontwikkelt. Met onze eigen organisatie, met onze inwoners en met partners zoals de politie, Kwartier Zorg en Welzijn en woningcorporaties. Daarnaast werken we verder aan het vraagstuk hoe we als gemeentelijke organisatie omgaan met maatschappelijke initiatieven. Wij vinden het belangrijk dat inwoners invloed hebben op hun eigen leefomgeving; voor het versterken van de samenwerking én het vertrouwen tussen inwoners en overheid. Hiermee doen we recht aan de kennis en ervaring in de samenleving. Die kennis en ervaring kunnen we ook aanwenden voor ons eigen beleid. De gebiedsregisseurs en de onlangs aangestelde regisseur inwoners- en overheidsparticipatie gaan hier samen met andere collega's mee aan de slag. Dat doen we ook in het kader van de NPG dorpsen wijkplannen, waar sinds eind 2022 vergoedingen voor zijn. Alle 37 dorpen en wijken kunnen een eigen plan voor de toekomst maken. Dorpen en wijken kunnen subsidie krijgen voor het maken en het uitvoeren van deze plannen. Verder zien we de nieuwe LEADER+ subsidieregeling als een kans om meer initiatieven van inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven tot een succes te maken.
Over de subsidieregeling inhoudelijk hopen we uw raad nog voor de zomer te kunnen informeren. In de verbeteragenda is afgesproken dat er een duidelijk aanspreekpunt voor inwoners met een initiatief moet zijn. Voor onze inwoners hebben we in beeld gebracht wie hun aanspreekpunten zijn bij de gemeente. Ieder dorp en iedere wijk heeft een eigen gebiedsregisseur en gebiedsbeheerder als aanspreekpunt en informatie hierover is makkelijk te vinden. We helpen inwoners op weg als zij een idee of initiatief hebben. Dat doen we niet alleen aan de hand van de dorps- en wijkplannen maar in alles wat we doen. Ook geven we verder invulling aan het dorps- en wijkwethouderschap, waarmee we inzetten op het vergroten van het vertrouwen van de inwoners in de politiek en het openbaar bestuur. Voor de rol van dorps- en wijkwethouder kijken we goed naar de taken en verantwoordelijkheden en hoe die zich verhouden tot die van de portefeuillehouder en gebiedsregisseur. Dit maken we inzichtelijk en hierin begeleiden we ook. Belangrijk is ook een goede afstemming en samenwerking, op basis van collegiaal bestuur. Met het dorps- en wijkwethouderschap willen we de bestuurlijke nabijheid versterken. Een ander aspect daarvan is dat het college sinds kort regelmatig op verschillende locaties in de gemeente vergadert en met inwoners in gesprek gaat. Dit zetten we de komende jaren voort.
We werken aan een integrale visie op inwoners- en overheidsparticipatie en het opstellen van een participatieverordening. We vinden het belangrijk dat we inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers vroegtijdig betrekken in het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. We zien kansen om meer 'beginspraak' te organiseren, als toevoeging op de formele momenten waarop belanghebbenden zienswijzen kunnen indienen. We zien kansen om partijen al eerder te betrekken, dus voordat het formele besluitvormingsproces begint. Met een door de raad vastgestelde verordening kunnen we dus beter sturen op het betrekken van
Pagina:
3 van 4
Datum:
14 maart 2023
Zaak:
1058274
inwoners bij plannen en het faciliteren van inwonersinitiatieven. Over de visie op inwoners- en overheidsparticipatie en het toewerken naar een verordening voeren we graag op termijn het gesprek met uw raad. Met een participatieverordening en een nog op te stellen gemeentelijke handreiking en toolkit voor participatie denken we initiatiefnemers te kunnen inspireren om belanghebbenden zo goed en zo vroeg mogelijk in planvormingsprocessen te betrekken. We zien daarin – naast andere instrumenten - ook een rol voor het digitale platform 'Stem van Midden-Groningen' om verder invulling te geven aan het versterken van de lokale democratie in Midden-Groningen. We beseffen ons als college dat een sterke lokale democratie voortdurend aandacht en onderhoud vraagt. We laten u 6 juni graag zien hoe we dit aanpakken en hoe we hier het gesprek met uw raad over blijven voeren. II. Communicatie Open en begrijpelijke communicatie is belangrijk voor de relatie tussen inwoners en de gemeente. Dit zorgt voor meer verbinding en begrip. De afgelopen jaren hebben het college en de ambtelijke organisatie hieraan veel aandacht besteed. De inwoner staat centraal: bij een persoonlijk gesprek, schriftelijk contact of bij de inzet van digitale middelen proberen we zo goed mogelijk vanuit de behoefte van onze inwoner te denken en te reageren.
De communicatie wordt zoveel mogelijk op de betreffende doelgroep afgestemd. Als gemeente zetten we bijvoorbeeld in op digitale toegankelijkheid, taalgebruik op B1-niveau en gebruiken we beelden die afgestemd zijn op de doelgroep. We willen onze inwoners zo goed en duidelijk mogelijk betrekken en informeren. Bij de uitwerking van beleid werken we vanuit een passende communicatiestrategie en bij grote en belangrijke projecten is een communicatieplan altijd onderdeel van de aanpak. III. Dienstverlening Vanuit onze doelstelling om de dienstverlening continu te verbeteren wordt vanaf augustus 2022 het Adviesteam Dienstverlening ingezet. Dit team is samengesteld uit 3 bestaande functies. Het Adviesteam Dienstverlening heeft de regie over ontwikkelingen die de organisatie de komende jaren, in het kader van de dienstverlening, moet ontwikkelen of oppakken. Daarnaast werkt het team Dienstverlening nauw samen met het programmateam Gebiedsgericht werken, waarbinnen sinds kort ook een regisseur inwoners- en overheidsparticipatie werkzaam is. De focus ligt allereerst op de externe dienstverlening aan inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Het Adviesteam Dienstverlening heeft als doel om verbeteringen te realiseren en monitoringsinstrumenten te implementeren. Zodat we zichtbaar en meetbaar verbeteringen laten zien.
In 2023 gaat het Adviesteam Dienstverlening aan de slag met: •
Het Adviesteam Dienstverlening is in gesprek met de medewerkers en teamleiders om hen te informeren over, en bewust te maken van het belang van een goede dienstverlening.
•
•
•
•
Pagina:
4 van 4
Datum:
14 maart 2023
Zaak:
1058274
Daar waar nodig faciliteert het adviesteam bij de uitvoering. De afspraak is dat we inwoners/organisaties/bedrijven binnen 2 werkdagen terugbellen en dat vragen/verzoeken zo snel mogelijk maar tenminste binnen 3 werkweken worden afgehandeld. Iedereen krijgt een ontvangstbevestiging, we informeren over de uiterste reactietermijn en, indien nodig, houden we de inwoner op de hoogte van de tussentijdse voortgang. In samenwerking met Integraal beheer van de openbare ruimte (IBOR) werken we aan verbetering van de dienstverlening door zowel het proces van melden via Fixi als de afhandeling aan de achterkant te optimaliseren. Hierdoor gaan inwoners merken dat de dienstverlening rondom de afhandeling van meldingen verbetert en krijgen inwoners altijd een duidelijke terugkoppeling over de wijze waarop IBOR de melding heeft afgehandeld. Daarnaast kan IBOR op grond van de meldingen proactief reageren op mogelijke trends en daarmee meldingen en/of klachten voor zijn. Het inwonersonderzoek is een project vanuit het programma Organisatieontwikkeling. Aan de exacte opdracht van het onderzoek wordt op dit moment ambtelijk gewerkt. Met het onderzoek wordt getoetst hoe inwoners de dienstverlening van de gemeente MiddenGroningen ervaren en de input wordt gebruikt om tot mogelijke verbeteringen te komen.
We zijn ook voornemens om op de thema's leefomgeving, sociale veiligheid en democratische betrokkenheid naar de inbreng van inwoners te vragen. Daarmee kunnen we beter inspelen op de vraag van inwoners om hun eigen leefomgeving vorm te geven en geven we input aan het team Gebiedsgericht werken. Invoering van de ‘Dienstverleningstoets’ waardoor binnen de uitvoeringsorganisatie per team wordt vastgesteld hoe ze de dienstverlening extern (inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven) of intern optimaal en haalbaar vorm gaan geven. Daarmee krijgt dienstverlening binnen werkprocessen, voorstellen, inkoop etc. een vast toetsmoment. De training “Eigenaarschap en bondgenoot zijn van inwoners” is een project vanuit het programma Organisatie Ontwikkeling. We willen dat medewerkers kunnen groeien in het tonen van eigenaarschap enerzijds en bondgenoot kunnen zijn voor inwoners en bedrijven anderzijds. Door het volgen van deze training kunnen medewerkers betekenis geven aan deze twee begrippen en deze vertalen naar concrete handelingsperspectieven (houding en gedrag) in hun eigen werkpraktijk. In 2023 krijgen alle medewerkers van de gemeente deze training.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen
A. Hoogendoorn Burgemeester
H.P. Bakker Gemeentesecretaris/algemeen directeur