53 3 Getekend exempl bijlage 3

Bijlage 3 Machtiging tot opschorting van overbrenging gemeente Midden-Groningen Conform artikel 13, lid 3 van de Archiefwet 1995 en artikel 9, lid 1, van het Archiefbesluit 1995

De eerste ondertekenaar, De heer H.W.J. Mulder, gemeentesecretaris/algemeen directeur, Vraagt namens het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Midden-Groningen toestemming tot plaatsing in de archiefbewaarplaats, onder machtiging tot opschorting van overbrenging, Vanwege: - Veelvuldige raadpleging en gebruik. - De aanwezigheid van op termijn nog te vernietigen archiefbescheiden. - Wijziging van vechtgevolgen, bij overbrenging wijzigt het wettelijk regime voor openbaarheid vanuit de Wet Open Overheid namelijk in bepalingen zoals opgenomen in de Archiefwet en Archiefbesluit 1995. - Maatregelen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. - De aanwezigheid van oudere stukken die eerder openbaar zijn dan de jongste stukken in bijvoorbeeld verzameldossiers, afhankelijk van de datering. De heer R.

Janssen, medewerker DIV/depotbeheerder, Verklaart als beheerder van de archiefbewaarplaats van de gemeente Midden-Groningen in te stemmen met plaatsing in de archiefbewaarplaats onder machtiging tot opschorting van daadwerkelijke overbrenging tot eind 2028: Van archiefbescheiden van de gemeente: - Hoogezand-Sappemeer over de periode 1994-2017, met een omvang van 220 strekkende meters - Menterwolde over de periode 1990-2017, met een omvang van 75 strekkende meters - Slochteren 1999-2017, met een omvang van 110 strekkende meters De inhoud daarvan is nader beschreven in de hierbij als bijlage (3) opgenomen toegangen. Inzage en reproducties: 1. Raadpleging, gebruik of het vervaardigen van reproducties van de archiefbescheiden is tot het moment van openbaarmaking uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijk toestemming van de medewerker DIV/beheerder. 2. De medewerkers DIV/Beheerder verlenen uitsluitend toestemming na een schriftelijk verzoek tot raadpleging in het geval: a. het archiefbescheiden de verzoeker zelf betreft; b. de verzoeker kan aantonen dat de betrokken) wiens archiefbescheiden hij wil raadplegen is (zijn) overleden; c. de verzoeker een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de betrokkenen) wiens archiefbescheiden hij wil raadplegen ondubbelzinnig toestemming heeft (geven) voor inzage; d.

het voor verzoeker onmogelijk is of het onevenredige inspanningen kost vast te stellen dat betrokkenen) is (zijn) overleden of toestemming heeft gegeven voor raadpleging. 3. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Bij instemming met deze voorwaarden, maakt verzoeker dit kenbaar door ondertekening van de verklaring die daarvoor is vastgesteld.

Planning afronding: De afrondende werkzaamheden aan deze laatste drie archiefblokken, om te komen tot definitieve verklaringen van overbrenging, worden jaarlijks in gefaseerde en geprioriteerde vorm opgenomen in het jaarplan van het team DIV£tArchief. Eind 2028 moet overbrenging formeel afgewikkeld zijn (11 jaar na dato afsluiting van de betreffende archiefblokken van de drie voormalige gemeenten per 31-12-2017). Na afwikkeling van deze laatste schoningsronde kan definitieve overbrenging bij verklaring van overbrenging en publicatie worden geregeld.

Hoogezand,22-11-2022.

Hoogezand, 22-11-2022

De eerste ondertekenaar,

De tweede ondertekenaar,

r .W Mulder

R. Janssen