310 2 Collegevoorstel jaarverslag Archiefzorg en -beheer 2020 MG

Openbaar

Voorstel College

Datum:

24 augustus 2021

Opsteller:

Harry Jager

Zaak:

4125

Contactgegevens:

harry.jager@midden-groningen.nl

Portefeuillehouder: Adriaan Hoogendoorn Onderwerp:

Jaarverslag Archiefzorg en -beheer 2020 gemeente Midden-Groningen

1. Voorstel - Vaststelling van het jaarverslag Archiefzorg en –beheer 2020 van de gemeente MiddenGroningen. - Na vaststelling: a. Met raadsbrief ter inzage aanbieden aan de Gemeenteraad van Midden-Groningen. b. De provinciaal Toezichthouder informeren. 2. Inleiding Evenals voorgaande jaren scoort de gemeente Midden-Groningen, ondanks de Coronapandemie, een ruime voldoende op het gebied van de Archiefzorg en -beheer. Het verslag wordt jaarlijks opgesteld ter uitvoering van de Archiefverordening, waarin is bepaald dat het college van Burgemeester en Wethouders aan de Gemeenteraad verslag uitbrengen over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. De verantwoording van de zorg over en het beheer van de gemeentelijke archieven is, zoals te doen gebruikelijk, gebaseerd op een door de VNG opgestelde set van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en vormt de basis voor het jaarverslag. In deze systematiek is in april 2020 door de VNG een wijziging doorgevoerd. De KPI-set is opgewaardeerd en is daardoor meer afgestemd op de nieuwste ontwikkelingen. De set bestond tot dusverre uit 10 Kritische Prestatie Indicatoren. Dat aantal is teruggebracht naar 8, waardoor het geheel logischer is geordend en er minder sprake is van overlap. De nieuwe KPI-set is als bijlage 2 toegevoegd aan de stukken.

De inzet over 2020 is met name gericht geweest op het opschonen van de archieven van de drie voormalige gemeenten, conform de daarbij behorende 5-jarige planning en de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Daarnaast is het ons gelukt om de primaire processen binnen het team operationeel te houden vanaf het moment dat de Coronacrisis uitbrak.

Pagina:

2 van 3

Datum:

24 augustus 2021

Zaak:

4125

Ondanks de Coronapandemie en de daaruit voortvloeiende maatregelen zijn de oorspronkelijk geplande doelen gehaald. Het opschonen van de archieven is nauwelijks vertraagd ondanks het feit dat gedurende een viertal maanden niet of nauwelijks op de locaties waar de archieven liggen opgeslagen mocht worden gewerkt om het risico op besmetting te minimaliseren. De actiepunten vanuit het jaarverslag 2019 zijn grotendeels opgepakt en uitgevoerd, ondanks dat digitale afstemming lastiger werkt. Met name een aantal complexere punten die een team overschrijdende of organisatie brede benadering vergen. Een daarvan is het opzetten van een e-depot oplossing voor de opslag, archivering en ontsluiting van digitale archiefbescheiden die sinds 1-1-2018 op grond van het “besluit digitale vervanging” ontstaan. Aangezien de migratie van deze informatie naar een Document Management Systeemomgeving nog niet geheel is afgerond, is enige vertraging opgetreden. Hierover hebben inmiddels gesprekken plaats gevonden met de Provinciaal Toezichthouder om toe te lichten waar we tegen aanlopen in deze periode en welke invloed het heeft op de planning. Hiervoor wordt begrip getoond. Uit het thans voorliggende enigszins beknopter jaarverslag dan gewend en de nieuwe KPI-set 2020 blijkt, dat de gemeente Midden-Groningen desondanks een ruime voldoende blijft scoren.

Naast de structureel jaarlijks uit te voeren (wettelijke) taken die in het Jaarplan 2021 van het team DIV en Archief zijn opgenomen, staan nog een aantal actiepunten open die de komende tijd aandacht vragen. Een daarvan is de overdracht van dynamische en semi-statische archieven van de drie voormalige gemeenten aan de gemeente Midden-Groningen uiterlijk eind 2022. Daarnaast vormt het verdergaand optimaliseren van de kwaliteit van digitaal zaakgericht werken een aandachtspunt. De belangrijkste actiepunten voor 2021 en volgende jaren zijn: 

Vastleggen van definitieve werkafspraken met de Omgevingsdienst Groningen over de wijze van beschikbaar stellen en het retour zenden van digitale informatie aan de gemeente; daarin moet de invoering van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO)gelijktijdig worden meegenomen.  Uitvoeren en blijven monitoren van de voortgangsplanning 2018-2022 overdracht van de drie voormalige gemeentearchieven aan de gemeente Midden-Groningen. In samenwerking met de Groninger Archieven en/of buur- en regiogemeenten een e-depot bewaaromgeving creëren waarin duurzaam en breed raadpleegbaar informatie kan worden opgeslagen. 3. Publiekssamenvatting Zie Inleiding. 4. Beoogd effect Voldoen aan wet- en regelgeving en de met de provinciaal Toezichthouder gemaakt afspraken nakomen. 5. Historische context De archieven van de drie voormalige gemeenten dienen –op grond van hetgeen hierover in de

Pagina:

3 van 3

Datum:

24 augustus 2021

Zaak:

4125

Wet Arhi is bepaald- zo spoedig mogelijk in goede en geordende staat te worden overgedragen aan de gemeente Midden-Groningen als rechtsopvolger. Hierover zijn in overleg met de provinciaal Toezichthouder afspraken gemaakt en is een overzicht van alle aanwezige archiefblokken en collecties gemaakt, voorzien van een tijdsplanning en prioritering om deze eind 2022 over te dragen aan de gemeente MiddenGroningen. 6. Argumenten Het jaarverslag Archiefzorg en –beheer is verplicht op grond van de Archiefwet om te kunnen voldoen aan de geldende regelgeving op dit punt. 7. Kanttekeningen en risico’s Zie Inleiding. 8. Financiële paragraaf Voor de inzet van extra ingehuurd personeel, in verband met de overdracht van archiefbescheiden c.q. –collecties aan Midden-Groningen binnen de met de provinciaal Toezichthouder overeengekomen termijn, zijn meerjarig middelen opgenomen in de begroting. De beschikbaarheid van deze extra middelen loopt in 2021 af, zodat de afrondende werkzaamheden in 2022 met de reguliere teamformatie moeten worden afgewikkeld. Gelet op de huidige stand van zaken met betrekking tot de voortgang van de werkzaamheden gaat dit lukken. Voor het overige vloeien uit dit voorstel geen extra financiële lasten voort anders dan voorzien in de begroting 2020. 9. Communicatie In deze fase is communicatie niet van toepassing. 10.

Raad Na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders wordt het Jaarverslag 2020, voorzien van een raadsbrief, ter inzage aangeboden aan de Gemeenteraad. 11. Draagvlak en vervolgtraject (afstemming, tijdpad) Verbeterpunten zijn opgenomen in het jaarplan DIV en Archief 2021. Na vaststelling door het college wordt het Jaarverslag 2020 aan de provinciaal Toezichthouder ter beoordeling verstrekt.

Bijlage: 1. Het verslag Archiefzorg en –beheer 2020 van gemeente Midden-Groningen. 2. De KPI-set 2020 (nieuwe opzet 8 KPI’s) 3. De rapportage vanuit het iQ kwaliteitszorgsysteem (kopie 2019 vanwege beperkte ontwikkelingen als gevolg van Corona in 2020)