05. Jaarrekening 2020 Stichting Ultiem

OPENBAAR BASISONDERWIJS Jaarverslag 2020

7juni2021

Bestuursnummer: Adres: Postcode/plaats: Telefoon : E-mail: Website:

42761 Groen van Prinstererstraat 94 9602 VL Hoogezand 0598-724844 info@ultiemonderwijs.nl www.ultiemonderwijs.nl

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

INHOUDSOPGAVE A JAARVERSLAG Bestuursverslag

1

B JAARREKENING Bl Grondslagen B2 Balans per 31 december 2020 B3 Staat van baten en lasten 2020 B4 Kasstroomoverzicht 2020 BS Toelichting behorende tot de balans B6 Toelichting behorende tot de staat van baten en lasten B7 Overzicht verbonden partijen BS Niet uit de balans blijkende activa en verplichtingen B9 Gebeurtenissen na balansdatum Bl0 Statutaire regeling omtrent bestemming resultaat Bll Vaststelling jaarverslag

52 58

60 61

62 69 76 77 78 79

80

C OVERIGE GEGEVENS Cl Controleverklaring

81

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Bestuursverslag 2020

Inhoudsopgave

Voorwoord ..... ..... .. ..... .... ...... ......................... ............. ....... ......... ...... .......... ... ........ ... ....... ...... 3 Het schoolbestuur .... ........... .......... .. ...... .......... ................................................ .... ..... ..... 4

2

1. 1

Profiel .. ..... ... ...... .... ....... .... .... ...... .. ......... ........ ........ ....... ...... .... ...... ......... .. ..... .. .. ...... .4

1.2

Organisatie ....... ..... .. ..... .... .. ... .... ................ ...... ................... ......... .... ....... ........ ........ 5

Verantwoording van het beleid .. ....................... .... ........... ................................ .. ...... 11 2.1

Onderwijs & kwaliteit ...... .. .. .. .................. ...... ....................................................... 11

2. 1. 1 Onderwijskwaliteit ............. ......... .. ....... .............. ...... .. .... ...... .... .. .... .. .............. 11 2.1.2 Onderwijsresultaten .............................. .. .. .... ........ .. .. ... .. ..... ..... ..... .... ............ 14 2.1 .3 Passend onderwijs .............................................. ... .... .... .. ........ .. .. .. ................ 15 2.1 .4 Prestatiebox .... ............ ........ ... .. ...... .... .... .... ..... .......... .. .................. ... .......... .... 15 2.2 Personeel & professionalisering ...... ................................... .. .. .... .... ........ .. .... .. ...... 16 2.2.1 Samenstelling personeelsbestand ........ .. ......................... .. ............... .... ... .... 16 2.2.2 Ziekteverzuim ..................... ... .... ..... ..... ............... .... ...... .... ...... ........ ...... .......... 18 2.2.3 Doelen en resultaten - strategisch personeelsbeleid ................ .. .. .... .... .. .. 18 2.2.4 Overige personele onderdelen ............ .. .... .. ................ ........ .. .... .. .. .. .. .........21 2.3 Huisvesting & facilitaire zaken ............ ................ ......... .... .. ...... ...... ...... ................ 22 2.4

Financieel beleid .... .............. ... ......... .... .. ..... ..... ..... ........ .... ................ .. ........... ..... .27

2.4.1 Doelen en resultaten ................................ .... ... ................ .. ........................ .. .27 2.4.2 Opstellen begroting .. ....................... .. .... .... .......... ....... ............... ..... ..... ....... ..28 2.4.3 Toekomstige ontwikkelingen .... ..... ......... .. ... .. .... ............................ .. ........ .... .28 2.4.4 Treasury ............................. ....... .... ......... ..... ................ ..................... .... ........ ...28 2.4.5 Corona crisis ....................... .... .. .. .. .......... .... ..... ........ ..... ... ....................... ........ 29 2.4.6 Allocatie van middelen ................. ....... ............... ......... .... ............................31 2.4.7 Onderwijsachterstandsmiddelen ............. ..... ....... .. ... .......... ........................ 32 2.5 Risico's en risicobeheersing ........... .. ............ .. .. ........................ .... .. ....... .......... ..... 34 2.5. l

3

Intern risicobeheersingssysteem ........................ ...... .. ........ ........ .. .............. .. 34

2.5.2 Belangrijkste risico's en onzekerheden .. .. ...... .. ............................................ 34 Continuïteitsparagraaf ........................................................ ..... .......... ..... ..... ....... ... ....36 3.1

Ontwikkelingen in meerjarig perspectief .... .... ........ .............. ...... ....................... 36

3.2

Staat van baten en lasten en balans ............ ............................................. .. ... .. 37

3.3

Financiële positie .......... ............ ........................... ..... ................................. ... .. ..... 40

3.4

Balans .... ................. ....................................... ......................................... ..... ...... ....43

Bijlage 1: scholen van stichting Ultiem .... .. ....................................................................... 46 Bijlage 2: verslag raad van toezicht ............................................................................. ... .47

2 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Voorwoord Graag presenteren we u het bestuursverslag over 2020 van Stichting Ultiem. Ultiem had in 2020 elf openbare basisscholen, dit met de bijzonderheid dat Ultiem op l januari 2020 drie nieuwe scholen binnen haar organisatie heeft mogen verwelkomen. Ultiem wil samen het verschil maken: voor de leerlingen door goed onderwijs te bieden op een wijze, die bij ze past, voor de ouders, voor hun betrokkenheid en inzet als educatief partner en voor al haar medewerkers, door goed werkgeverschap in te vullen. Ultiem is een jonge stichting, gevestigd in de gemeente Midden-Groningen. De doelstellingen voor Ultiem zijn vastgelegd in het strategisch beleidsplan 2019-2023. Voor de drie domeinen Personeel & Organisatie, Onderwijs & Kwaliteit en Financiën & Huisvesting worden in beleidsgroepen beleidsrijke keuzes voorbereid, welke het primaire proces verder optimaliseren . Gepassioneerd werkt Ultiem aan groei en ontwikkeling van al haar leerlingen en professionals. Het opzetten van een kwaliteitssysteem kreeg veel aandacht in 2020, dit onder andere naar aanleiding van op de scholen gehouden audits. Door een gezamenlijke aanpak is spreekwoordelijk van één plus één elf gemaakt om zo ultieme meerwaarde voor de stichting en haar elf scholen te creëren. Ultiem staat er financieel goed voor en ziet kansen, die we graag benutten en uitdagingen, die we graag aan willen gaan .

Met vertrouwen kijken we naar de toekomst, waarin we samen het verschil blijven maken! Ik nodig u als lezer graag uit om te reageren op het jaarverslag en met Ultiem de dialoog aan te gaan ten gunste van ons onderwijs.

Marian Bakker, voorzitter college van bestuur

3 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

1 Het schoolbestuur 1.1 Profiel Missie en visie

Ultiem biedt algemeen toegankelijk en kwalitatief goed basisonderwijs in al haar scholen voor primair onderwijs. Doel is om elke leerling een onderwijsaanbod te bieden dat bij hem of haar past. De scholen zijn hiertoe professioneel georganiseerd en we werken als bestuur en scholen intensief samen om ons aanbod te optimaliseren. Onze besturingsfilosofie kenmerkt zich door een focus die ligt op het primaire proces en de kwaliteit van onderwijs waarbij eigenaarschap een sleutelwoord is. Er is veel ruimte voor groei en ontwikkeling en nieuwe initiatieven. We creëren meerwaarde door samen te werken in en tussen de scholen . We hebben een sterk reflectief vermogen en er is een open houding binnen de organisatie, wat zich vertaalt in het continu geven en ontvangen van feedback. Het bestuur voert periodiek in alle lagen van de organisatie gesprekken over planmatig, professioneel en ethisch verantwoord handelen, waarbij de lijnen tussen bestuurder, beleidsadviseurs en scholen kort zijn. Het bestuur werkt ook voortdurend samen met andere relevante partijen (zie ook bij 1.2). Strategisch beleidsplan

De grote doelen van Ultiem zijn gebaseerd op onze visie en vormen het kader voor een eigen aanpak en maatwerk per school, per kind en per situatie, dit omdat deze van elkaar kunnen verschillen . Belangrijk is en blijft dat er professioneel en gemotiveerd gewerkt wordt aan de ontwikkeling van ieder kind. In grote lijnen zijn onze speerpunten als volgt geformuleerd: l. Uitdragen van een duidelijke koers en sturing hierop. De scholen van U]tiem bieden onderwijs volgens beproefde onderwijskundige concepten . Het aanbod en de gekozen didactische en pedagogische invulling passen bij de kenmerken van de populatie van de school en kunnen hierdoor per school verschillen . De directeur is onderwijskundig schoolleider die inhoudelijke keuzes maakt, welke bij het bestuur en andere belanghebbenden worden verantwoord. Het uitdragen van de koers, en een duidelijke sturing hierop, wordt vanuit het bestuur en de schoolleiding nadrukkelijk ingevuld . 2. Invullen van strategisch personeelsbeleid. Aandacht voor medewerkers heeft een hoge prioriteit binnen Stichting Ultiem. Dit betekent inzet op optimale arbeidsomstandigheden, vermindering en preventie van verzuim en een professionaliseringsplan waarbij eigenaarschap een kernwoord is . De medewerkers van Ultiem laten op hun beurt een hoge mate van kwaliteit zien bij de uitvoering van hun werk. 3.

Focus op kennisdeling en (verbetering van de) onderwijskwaliteit. Op alle niveaus binnen de organisatie wordt systematisch gewerkt en staat de PDCA-cyclus centraal. Er wordt gewerkt aan continue kwaliteitsverbetering. Keuzes zijn inzichtelijk en een logisch gevolg van opgestelde en evaluerende plannen. Kennisdeling op alle niveaus van de organisatie staat hierin centraal.

4 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Toegankelijkheid & toelating

Stichting Ultiem vindt het belangrijk dat ieder kind een passende onderwijsplek heeft. Onze scholen staan open voor alle leerlingen die aangemeld worden door hun ouders/verzorgers. Vanaf het moment van schriftelijke aanmelding treedt onze wettelijke zorgplicht in werking . In het SOP van de scholen staat voor welke leerlingen we extra ondersteuning kunnen bieden, welke extra faciliteiten er beschikbaar zijn om passend onderwijs te verzorgen en over welke specifieke expertise de medewerkers van de school beschikken. In het SOP van de scholen staat tevens vermeld wat de grenzen van passend onderwijs zijn. Niet altijd kan de school alle benodigde vormen van passend onderwijs en passende ondersteuning bieden. Mocht dat het geval zijn, dan gaan we op zoek naar een andere passende onderwijsplek. Vanaf de aanmelding zien wij de school en ouders als educatieve partners inzake de ontwikkeling van de leerling . 1 .2 Organisatie

Ultiem maakt gebruik van de stichting als privaatrechtelijke bestuursvorm. De gemeente Midden-Groningen heeft ten aanzien van de stichting een wettelijk vastgelegde toezichthoudende rol. Contactgegevens Naam organisatie : Bestuursnummer: Adres: Telefoonnummer: E-mail:

Website:

Stichting Ultiem 42761 Groen van Prinstererstraat 94, 9602 VL HOOGEZAND 0598-724844 info@ultiemonderwijs.nl www.ultiemonderwijs.nl

Bestuur

Naam: Functie: Nevenfuncties:

Mevrouw M.H.W. Bakker bestuurder geen

Scholen

In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de scholen van Stichting Ultiem. Organisatiestructuur

Stichting Ultiem hanteert het raad van toezichtmodel. De raad van toezicht is de interne toezichthouder van de stichting . Hiermee is de scheiding van bestuur en intern toezicht geformaliseerd . Stichting Ultiem heeft een college van bestuur dat bestaat uit één persoon, aangeduid als bestuurder, conform artikel 5 lid 2 van de statuten. De bestuurder is het bevoegd gezag van de stichting en is eindverantwoordelijk. De bestuurder geeft leiding aan de (beleids)medewerkers op het stafbureau en aan de schooldirecteuren. Er is een maandelijks directeurenoverleg. De bestuurder, de beleidsmedewerkers en de schooldirecteuren nemen deel aan dit overleg. Binnen dit overleg vindt ontwikkeling, afstemming, uitwerking en evaluatie plaats over het te voeren beleid. In het directeuren- en beleidsoverleg wordt advies gegeven over zaken, die de stichting en de scholen aangaan en waarover besluiten genomen dienen te worden.

5

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

De ouders en het personeel van een school worden vertegenwoordigd in de medezeggenschapsraad (MR) van de betreffende school. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) voert namens alle scholen overleg met de bestuurder. De GMR heeft twee keer per jaar formeel overleg met de raad van toezicht. Organogram

Raad van Toezicht

College van Bestuur

GMR

-- ---------- 1

1

1

''' '

directeuren & beleidsoverleg

Beleidsmedewerkers 1

,___ 1

Directeuren

1

1

MR-en

------------!

1

1

1

1

1

Theo Thljssen school Hoogezand

WA.Scholten school, Foxhol

De Achtbaan Hoogezand

't Heldemeer Sappemeer

DeWoldStee Slochteren

v. tlaamsl!.acc;I!. school Hoogezand

Taalschool MiddenGroningen

Het Ruimteschip Hoogezand

De Oatkomst Kolham

Nico Bulder school Hoogezand

Walstraschool Kropswolde

Driespan Harkstede

1

1

1

1

1

Stafbureau De aansturing van de organisatie is in handen van de bestuurder (wtf 1,0). De bestuurder, maar ook de directeuren op de scholen, worden ondersteund door een bovenschools stafbureau bestaande uit: • • • • • • •

Beleidsadviseur Financiën & Control (wtf 0,8) Beleidsadviseur Personeel & Organisatie (wtf 0,8) Beleidsadviseur Onderwijs & Kwaliteit (wtf 0,8) Beleidsadviseur Huisvesting & Facilitair (wtf 1,0) Orthopedagoog (wtf 0,8) Administratief medewerker stafbureau (wtf 0,4 vanaf 1 juli 2020) Bestuurssecretaresse (wtf 0,6 vanaf 1 juli 2020)

6

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Intern toezicht

De raad van toezicht kende in 2020 de volgende 5 leden: Functie en nevenbetrekkingen op 31-12-2020 Naam

Functie

Dhr. J.J. Bruintjes

voorzitter

Functie: Eigenaar Bruintjes demografisch advies Nevenbetrekkingen:

• • • • • • •

• •

Voorzitter raad van commissarissen woningbouwcorporatie Actium Voorzitter raad van toezicht BCM Zorg en Dienstverlening Lid, algemeen adjunct, raad van toezicht Stichting Zorggroep Tangenborgh Voorzitter PvdA gewest Drenthe Voorzitter LAG (Lokale Actie Groep) Leader Zuidoost Drenthe Voorzitter bestuur stichting De Hondsrug Unesco Global Geopark Lid bestuur stichting Hunebed Highway Business Club Regionaal procesbegeleider leerlingendaling Drenthe Lid landelijke themagroep onderwijs en krimp

Naam

Functie

Dhr. R.P.S. van Rijn

lid

Functie: Manager Klantenservice N.V. Waterbedrijf Groningen Nevenbetrekkingen: geen

Naam

Functie

Mevr. Y.M. Turenhout

lid

Functie: Directeur-bestuurder CMO STAMM Nevenbetrekking en:

• •

Lid raad van toezicht /CO Kunstencentrum Voorzitter Advisory Board Healthy Aging Hanzehogeschool Groningen

7

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Naam

Functie

Dhr. J. Vogel

lid

Functie: College van bestuur van CSG Liudger, Drachten Nevenbetrekkingen:

• •

Bestuurslid coöperatie Fricolore Voorzitter van het P & 0 Platform van Fricolore Voorzitter stuurgroep Sterk Techniek Onderwijs voor de regio Zuidoost Friesland

•

Bestuurslid toezichthoudend bestuur Samenwerkingsverband Zuidoost Friesland

•

Naam

Functie

Dhr. J. Smits

lid

Functie: Directeur/eigenaar Smits Advies, Eelde Nevenbetrekkingen:

• • • •

•

Lid van Provinciale Staten van Drenthe Lid van de rood van toezicht van Stichting Zorggroep Tangenborgh in Emmen Lid van de raad van toezicht van Stichting Phusis in Assen Lid van de raad van toezicht van Stichting Kringloop Organisatie Tynaarlo (SKOT} in Vries Voorzitter van het Internationaal Klompenmuseum in Eelde

Het verslag Intern Toezicht is opgenomen in bijlage 2.

De (gemeenschappelijke) medezeggenschap De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) is het orgaan voor medezeggenschap over bovenschoolse zaken. Schoolse zaken worden besproken met de medezeggenschapsraad die verbonden is aan elke school. Het gaat in de GMR om onderwerpen die van belang zijn voor alle of een meerderheid van de scholen van Stichting Ultiem, zoals het strategisch beleidsplan en het daarvan afgeleide jaarplan, de begroting en het bestuursformatieplan.

Leden va n de GMR zijn personeelsleden en ouders van de diverse scholen. Van elke school is in principe één personeelslid en één ouder van de medezeggenschapsraad (MR) vertegenwoordigd in de GMR. De GMR heeft een voorzitter en een secretaris en vergadert zes à zeven keer per jaar over diverse onderwerpen. De GMR vergaderde in 2020 vijf keer (op 15 januari, 27 februari, 17 juni, 6 oktober en 8 december) de vergaderingen van 7 april en 9 september hebben vanwege de coronacrisis geen doorgang gevonden . Er zijn wel schriftelijke instemmingsverzoeken geweest als gevolg van de annulering van deze vergaderingen.

8 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Onderwerpen tijdens de vergaderingen van de GMR waren onder andere:

• •

• • •

• • •

• • • •

•

Toelichting op de Plusklas Stand van zaken ICT Staking eind januari

• •

Strategisch beleidsplan Meerjaren ICT beleidsplan FER m.b.t. scholen Stichting OPOS

Wijziging flexpool Terugkoppeling jaarrekening Vergaderrooster 2020/2021 Kosten annulering schoolreizen A VG documenten

• • • • •

Presentatie A VG Vakantierooster 2020/2021 Besteding stakingsgelden Vergoeding MR Overleg raad van toezicht

Functieboek Schoolschoonmaak Route van de notulen Begroting 2021 Reglement/statuten MR/GMR

•

(G) MR cursus/webinar Extra kosten schoonmaak door corona Aanleveringswijze begrotingsstukken Bijdrage aan jaarplan 2020/2021 Huisvestingsprogramma

•

• •

• •

Horizontale dialoog en verbonden partijen Ultiem heeft regelmatig (horizontaal) contact met de volgende partijen: Beknopte omschrijving van de (horizontale) Organisatie of groep samenwerking en de ontwikkeling hierin Samenwerkingsverband PO 20.01

Schoolplein Noord

Andere schoolbesturen

Gemeente MiddenGroningen

dialoog

of

Dit samenwerkingsverband heeft haar statutaire zetel in Groningen en is een belangrijk klankbord met betrekking tot speciale ondersteuning aan leerlingen en initiatieven die binnen Ultiem zijn opgestart, zoals de Taalschool Midden-Groningen . Naast een belangrijke bron van inkomsten ten behoeve van de invulling van passend onderwijs, is het samenwerkingsverband als inhoudelijk partner van groot belang, specifiek voor de leerlingen uit de wijken die zich kenmerken als achterstandswijken . SchoolpleinNoord is een samenwerkingsverband tussen 14 schoolbesturen uit Groningen Stad & Ommeland en vormt het regionale loket voor en door het onderwijs. In eerste instantie richt SchoolpleinNoord zich op vacatures voor leraren en ander onderwijspersoneel. Op termijn zal het loket worden doorontwikkeld tot een kennisplatform. Ultiem heeft in de regio regelmatig contact met andere PO en VO besturen. Afstemming vindt plaats over onder andere maatregelen in het kader van de coronacrisis, personele aangelegenheden, onderwijsinhoudelijke afspraken en huisvestingszaken. De beleidsadviseur huisvesting en facilitair van Ultiem heeft via diverse stuur- en werkgroepen en uitvoeringsafdelingen op regelmatige basis contact met de gemeente over de nieuwbouwprojecten uit het scholenprogramma MiddenGroningen .

Daarnaast heeft de bestuurder regelmatig overleg met de wethouder van onderwijs alsmede met diverse beleidsambtenaren.

9

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Kinderopvang

Ultiem werkt op meerdere locaties samen met de kinderopvangorganisaties KaKa en Kids First. Afstemming vindt plaats over VVEbeleid, opvangsituaties en dergelijke.

Klachtenbehandeling Het hebben van een klachtenregeling is voor scholen een wettelijke verplichting. Hiermee willen we ervoor zorgdragen dat klachten deskundig en onafhankelijk beoordeeld worden. Een klager die een probleem op of met de school of instelling ervaart, neemt contact op met degene die het probleem heeft veroorzaakt, tenzij de aard van het probleem zich daartegen verzet. Indien dat contact niet tot een oplossing leidt, legt de klager het probleem ter oplossing voor aan de schooldirecteur. Leerlingen en ouders kunnen ook contact opnemen met de interne of externe vertrouwenspersoon van de school. Als het probleem in de voorfase niet is opgelost, bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij het bevoegd gezag of de Landelijke Klachten Commissie. De klachtenregeling is te raadplegen op de website van Ultiem. In het verslagjaar is één formele klacht binnengekomen bij het bevoegd gezag. Naar aanleiding van een gesprek met betrokken partijen is deze klacht middels een verstuurde brief afgesloten. Governance De algemene ledenvergadering van de PO-Raad heeft op 19 november 2020 de nieuwe Code Goed Bestuur in het primair onderwijs vastgesteld. De code is per l januari 2021 in werking getreden. De raad van toezicht werkt al volgens de nieuwe code goed bestuur.

De gevoerde zelfevaluatie gesprekken, de gesprekken met de -GMR en de bestuurder zijn al op basis van deze principes gevoerd. Er zijn in 2020 geen andere ontwikkelingen geweest op het gebied van governance. Functiescheiding Volgens de Code Goed Bestuur in het primair onderwijs zijn organisaties voor primair onderwijs verplicht om de functies van bestuur en intern toezicht te scheiden. Bij Stichting Ultiem is sprake van het zogenaamde two-tier model, waarbij het bestuur en het intern toezicht in twee verschillende organen van het bevoegd gezag zijn ondergebracht (organieke scheiding). Het

bestuur heeft de dagelijkse leiding over de organisatie en de raad van toezicht houdt daarnaast toezicht op het bestuur. Code goed toezicht en code goed bestuur Stichting Ultiem is lid van de VTOI-NVTK, de vereniging voor interne toezichthouders, van waaruit de Code Goed Toezicht wordt gevolgd. Ook is Ultiem lid van de PO-raad, de brancheorganisatie van het primair onderwijs. Als lid van de PO Raad handelt het bestuur conform de Code Goed Bestuur. In deze code zijn de basisprincipes vastgelegd rond professionaliteit van bestuurders, toezichthouders en managers in het primair onderwijs.

10

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

2 Verantwoording van het beleid 2.1 Onderwijs & kwaliteit 2.1 .1

Onderwijskwaliteit

Samen maken we het verschil! Dat doen we door goed onderwijs te bieden, door voor alle leerlingen een benadering te kiezen die bij ze past. Leren staat hierbij voorop. Om alle leerlingen een passend aanbod te kunnen doen, volgen we de nieuwste ontwikkelingen. We trekken als scholen samen op, maar elke school heeft ook eigen unieke kenmerken. Hierdoor kunnen we goed tegemoetkomen aan de talenten van ieder kind. De directeur, intern begeleider en leerkrachten zijn eigenaar van het primaire onderwijsproces en als zodanig verantwoordelijk voor kwalitatief goed onderwijs aan de leerlingen. Het leerlingadministratie en -volgsysteem ParnasSys en bijpassende modules helpen ons om zicht op groei en ontwikkeling van leerlingen te verkrijgen en om goed inzicht te krijgen in opbrengsten binnen scholen . Door het volgen van een kwaliteitskalender houden we zo zicht op de kwaliteit van het onderwijs op de scholen. Vanuit het bestuur vindt er 6x per jaar een periodiek overleg met de. directeur van een school plaats . Hierin staan regelmatig thema's centraal uit één van de drie beleidsterreinen (O&K, P&O, F&H), dit naast voortgangsgesprekken met een open agenda en een functioneringsgesprek.

In 2020 kwamen aan de volgende thema's aan de orde: • (Geëvalueerd) jaarplan • Het scholingsplan • De schoolrapportage met daarin o De tussenresultaten op de medio- en de eindtoetsen o De eindresultaten van de school (groep 8) o Veiligheid • Het SOP • De kwaliteit van de leraren (teamfoto) • Het professionaliseringsplan • Het schoolformatieplan • De begroting incl. investeringsplannen. Het bestuur werkt hiermee doelgericht aan de verbetering van de onderwijskwaliteit. In de gesprekken met de scholen zijn ook in 2020 de doelen van de organisatie en de school alsmede de resultaten besproken en voorzien van conclusies en interventies. De bestuurder heeft afspraken met de schoolleiding gemaakt ingeval de onderwijskwaliteit daartoe aanleiding gaf. Doelen en resultaten Het bestuur heeft op al haar scholen externe audits laten uitvoeren. Bij acht scholen deed Expertis dat en bij de drie nieuwe scholen was het in 2019 uitgevoerd door Hoffmans & Heegsma. Directeuren en/of IB-ers waren bij de klassenbezoeken aanwezig en de mondelinge terugkoppeling naar het team vond plaats in bijzijn van de bestuurder en beleidsmedewerker O&K. Alle uitkomsten zijn vervolgens schriftelijk gerapporteerd aan de scholen en aan het bestuur. De rapporten zijn daarna tijdens een periodiek overleg door de bestuurder en

11 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

beleidsmedewerker O&K besproken met de individuele sc holen en vertaald naar actiepunten . Er is een bovenschoolse samenvattende bestuursrapportage opgesteld met adviezen voor Ultiem als geheel. Dit rapport is gepresenteerd op het directeuren- en beleidsoverleg en besproken met de GMR en de Raad van Toezicht. Overkoepelend kunnen we stellen dat de scholen van Ultiem op een aantal aspecten van het waarderingskader nog matig scoren . De actie hierop was, dat deze zijn vertaald naar verbeterdoelstellingen voor het schooljaar 2020/2021. De doelen en de bijbehorende plannen zijn beschreven in het Jaarplan Ultiem 2020-2021. Voor de status van de gestelde doelen zijn de volgende kleurcodes gehanteerd :

G oe

= Doel is behaald

Rood

= Proces loopt nog = Doel wordt of is niet gehaald .

1;r lr I' I' 1 r ;1r ;( r 11 r 1111

11 11

r

1

,, 11' ,,, 1(,1

1

1

1

1, '11111'i' 11r11 l ,111, 11

1

1

1 (

1

1

111r)r,1

1

r 111r 111r Jr 1) )1 r J'r 1

1

Reden

Check op kwaliteitsgebied OP2 en 03.

Activiteiten/resultaten

Klassenbezoeken auditor (Expertis). Klassenbezoeken Directeur en IB-er.

Vervolgstappen

Op basis van de auditbevindingen is ervoor gekozen om het komende schooljaar Ultiem-breed in te zetten op professionalisering inzake EDI 2.0. Ook op de Ultiemdag op 5 oktober 2020 stond EDI 2.0 centraal. Negen scholen kozen aanvullend een professionaliseringstraject dat voor een groot deel gericht is op EDI. De acties naar aanleiding van de audit zijn onderdeel van de jaarplannen 20-21 van de scholen. Het doel is gedeeltelijk behaald en loopt nog door.

Reden

Zicht op kwaliteitsgebied KA l en KA2.

Activiteiten/resultaten

Tijdens het overleg tussen directeuren en intern begeleiders (OT+ overleg) wordt het monitoren van resultaten besproken vlg . het PDCA-model. Tijdens het tweede periodieke overleg van de directeuren met bestuurder en beleidsmedewerker tussen school en bestuurder zouden de scholen hierop bevraagd worden aan de hand van toets scores, maar dit is als gevolg van de coronacrisis uitgesteld.

Vervolgstappen

Het schrijven van schoolrapportages in een half jaar verschoven. Dit doel is derhalve nog niet gehaald .

12 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

'

1

;

i

I'

'

1

Reden

Structuur aanbrengen in het kwaliteitskader.

Activiteiten/resultaten

kwaliteitskalender van een en uitzetten Opzetten kwaliteitskaarten. Voorlichting geven over het werken met kwaliteitskaarten.

Vervolgstappen

Kwaliteitshandboek op intranet plaatsen en steeds verder vullen. Dit proces is gedeeltelijk al gehaald en blijft doorlopen .

Doel

Op bestuurs- en directieniveau is er zicht op de mate waarin de scholen voldoen aan eisen en kwaliteitskenmerken inclusief onderliggende items aangaande basiskwaliteit uit het toezichtskader van de onderwijsinspectie.

Reden

Voldoen aan basiskwaliteit.

Activiteiten/resultaten

Audits uitvoeren en resultaten nabespreken. Opstellen van een samenvattend auditrapport voor Ultiem. Instellen van beleidsgroepen

Vervolgstappen

De diverse aspecten van dit grote doel is vertaald in het jaarplan 2020-2021 en we weten in welke mate de scholen voldoen aan de basiskwaliteit.

(

'

(

' 1

(

r

,,

(

1

1

11 1r:r

'irJ1I 1

, 'r

r l ,r,r

1

'1 r

1

I

;1

i 1 1r riil

l1

:r 1 1

11

,

11

(,(

1

1

'

r

''

!(

Reden

Wettelijke verplichting.

Activiteiten/resultaten

De eindtoets heeft einde schooljaar 2019 /2020 geen doorgang gehad als gevolg van de schoolsluiting door corona. Het in beeld brengen van de uitslagen en de reflectie daarop was daardoor niet mogelijk. Het behalen van dit doel is verplaatst naar het schooljaar 2020/2021 .

Vervolgstappen

1

1r J111f;

Doel

Iedere school beschikt over een privacyreglement.

Reden

Wettelijke verplichting

Activiteiten/resultaten

voor In 2020 is Ultiem een externe Functionaris Gegevensbescherming aangetrokken die het privacyreglement heeft ingevoerd.

Vervolgstappen

Alle andere A VG-documenten worden uitgerold in de gehele organisatie.

13

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

2.1.2

Onderwijsresultaten

Het bestuur heeft zicht op de tussenresultaten en de eindresultaten van de scholen. In deze paragraaf geven we een overzicht van de behaalde eindresultaten . In de tabel staan de behaalde referentieniveaus in relatie tot de schoolweging, de signaleringswaarden en het landelijk gemiddelde . Voor meer gedetailleerde informatie per school, verwijzen we graag naar de website van Scholen op de kaart. Als gevolg van de corona crisis is er in schooljaar 2019-2020 geen eindtoets afgenomen. Het gemiddelde over de afgelopen 3 jaar is daarom gebaseerd op het gemiddelde van 17 /18 en 18/19. De resultaten moeten dus met de nodige voorzichtigheid gelezen en geïnterpreteerd worden. Samengevat zien we dat OBS de Woldstee ( 12QR) op functioneringsniveau ( 1F) en streefniveau ( l S/2F) onder de signaleringswaarde scoort. Deze resultaten zijn echter voor een groot deel gebaseerd op scores van vóór de twee scholen, die tot De Woldstee gefuseerd zijn en daarom moeilijk te duiden. De Oetkomst (13DT) en de Nico Bulderschool (14 DW) scoren onder de signaleringswaarde van 1S/2F. Aan alle drie scholen is extra aandacht op dit punt gegeven tijdens de periodieke overleggen met het bestuur. Zowel bij de Woldstee als de Oetkomst is een uitgebreide analyse gedaan van de onderwijsresultaten.

Op grond van de uitkomsten is op beide scholen een gedetailleerd plan gemaakt met betrekking tot rekenen, begrijpend lezen en spelling . De Nico Bulderschool fuseert medio 2021 met het Ruimteschip. Ook hier is een grondige analyse geweest van de onderwijsresultaten. De uitkomsten worden momenteel overgedragen aan het Ruimteschip en worden meegenomen in het jaarplan . Momenteel worden beide teams geschoold op EDI. School

Schoolweging

Signaleringswaarden

Resultaten

lF

1S/2F

lF

1S/2F

D~ Woldste~

31-32

85%

45,5%

44,8%

20,8%

Oetkomst

31-32

85%

45,5%

94.2%

36,2%

Driespan

26-27

85%

53,6%

87,1%

54,7%

De Achtbaan

37-38

85%

33,9%

93,3%

63,3%

Het Ruimteschip

32-33

85%

43,5%

96,1%

59,5%

Nico Bulderschool

36-37

85%

35,7%

93,8%

26,4%

W .A. Scholtenschool

35-36

85%

37,5%

96,5%

57,9%

Walstraschool

25-26

85%

55,1%

92,6%

64,8%

Van Heemskerckschool

32-33

85%

43,5%

88,4%

48,6%

Theo Thijssenschool

29-30

85%

49%

95,3%

58,9%

't Heidemeer

32-33

85%

43,5%

99,5%

72,9%

boven de signaleringswaarde

onder de signaleringswaarde

14 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

2.1.3

Passend onderwijs

Passend onderwijs is een speerpunt in onze organisatie. Op c entraal niveau geeft een ondersteuningsteam (OT) vorm aan passend onderwijs. Dit team bestaat uit de IB-ers, de orthopedagoog en de beleidsmedewerker O&K, dit met een coördinerende rol op de zorgplicht. Op c asusniveau sluiten een interne gedragscoördinator, externe casemanagers en/of gedragsdeskundigen van het SBO aan. Regelmatig zijn directeuren aanwezig (OT+) om op beleidsniveau beeldvormend en oriënterend mee te denken. Ultiem beschikt over een protocol Passend onderwijs, waarin beschreven staat hoe we omgaan met leerlingen met een extra/speciale ondersteuningsbehoefte. De doelen voor passend onderwijs staan beschreven in ons strategisch beleidsplan . Ultiem participeert in het samenwerkingsverband PO 20.01 . Onze scholen kijken naar de mogelijkheden van het kind en gaan in beginsel uit van inclusief onderwijs en thuisnabijonderwijs. Als na een proces van intensieve begeleiding blijkt dat de leerling speciale zorg nodig heeft, verwijzen we leerlingen naar het S(B)O . Het verwijzingspercentage lag in 20192020 op 0, 9%. De financiering vanuit het SWV is gebaseerd op leerlingenaantallen per bestuur, maar vanuit onze stichting worden de lumpsum- en SWV-gelden herverdeeld naar de scholen.

Via arrangementen wordt daarnaast een deel van de middelen toegekend aan scholen (aan leerlingen) met de grootste ondersteuningsbehoefte. Deze wijze van toekennen van middelen zal in 2021 worden herzien . 2.1.4

Prestatiebox

De subsidie prestatiebox is een bijzondere bekostiging die door het Rijk wordt verstrekt voor het realiseren van de afspraken ten aanzien van de vier actielijnen uit het bestuursakkoord en in het kader van het programma Cultuureducatie met Kwaliteit. De vier actielijnen uit het bestuursakkoord zijn : l. Talentontwikkeling door uitdagend onderwijs 2. Een brede aanpak voor duurzame onderwijsverbetering 3. Professionele scholen 4. Doorgaande ontwikkellijnen Ultiem zet de prestatieboxmiddelen voor een deel in ten behoeve van de twee bovensc hoolse plusklassen voor hoogbegaafde leerlingen . Het onderwijsaanbod richt zich op talentontwikkeling door deze specifieke groep leerlingen een extra uitdagend aanbod te doen . Daarnaast biedt de leerkracht van de plusklas ambulante begeleiding aan hoogbegaafde leerlingen in de scholen van Ultiem. Hierdoor kan een grotere groep leerlingen bediend worden . Tevens worden leerkrachten hierdoor verder geprofessionaliseerd met betrekking tot deze doelgroep. De plusklasleerkracht is ook gedeeltelijk gedetacheerd naar een ander bestuur (voor 0,2 WTF per week) met de bedoeling om één plusvoorziening op te zetten binnen onze subregio van het SWV. De werkzaamheden van de leerkracht ten behoeve van de plusklassen bestaan onder andere uit: a. Lesgeven, inclusief voor- en nawerk b . Ambulante begeleiding

15 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

c. Informatiebijeenkomsten en begeleiden ouders Naast de besteding ten behoeve van de plusklas wordt de prestatiebox in combinatie met het P&A budget besteed aan de seniorenregeling, ouderschapsverlof, vakleerkrachten, vervangingspool, nascholing en bedrijfsgezondheidszorg . De component cultuureducatie uit de prestatiebox is door de scholen voor dit doel ingezet.

2.2 Personeel & professionalisering 2.2.1

Samenstelling personeelsbestand

Om een goed beeld te kunnen geven van de getallen van 2020 ten opzichte va n 2019 , zijn er voor 2020 twee overzic hten gegeven . Getallen op basis van de huidige 11 scholen van Ultiem en voor de vergelijking met 2019 getallen exclusief de 3 nieuwe scholen . Aantal medewerkers In onderstaande tabel is het aantal medewerkers per functiecategorie over 2020 ten opzichte van 2019 te zien (peildatum 31 - 12-2020). De personeelsgetallen zijn in verhouding gelijk, maar we zien een kleine verschuiving in 2020 ten opzichte van 2019 in de categorie onderwijsondersteunend personeel. Voor de categorie OP heeft dit met name te maken met een daling van het aantal leerlingen, terwijl we in de categorie OOP juist een stijging zien door bijvoorbeeld inzet van het budget van de werkdrukmiddelen . 2020 (excl 3 scholen)

2020 1

Directie Ond erwijzend p ers on eel Onderwijsondersteunend perso neel To taal

Aa nt a l 13 177 29 219

Ft e 11, 27 131,06 20,47 162,80

Aa nt a l 10 136 26 172

Fl e 8,65 99, 16 18, 62 126,43

2019

Aant a l 9 139 24 172

1

Ft el 8, 15 102, 55 15,47 126, 17

Medewerkers per leeftijdscategorie Uit onderstaande tabel blijkt dat er ten opzichte van 2019 een gelijke verhouding is (c .a . 49%) van het aantal medewerkers in de leeftijdscategorie jonger dan 45 en die van 45 jaar en ouder, als we kijken naar Ultiem exclusief de 3 nieuwe scholen . Inclusief de 3 nieuwe scholen ligt het aandeel voor medewerkers jonger dan 45 ja ar op 52%. Dit betekent een verjonging van ons personeelsbestand .

Leeftijdscategorie

1

2020

1

55 jaar en ouder 45 - 54 jaar 35- 44 jaar 25- 34 jaar Tot en met 24 jaar

28,86% 18,79% 29, 19% 16, 11% 7,05%

2020

helxcl se oen

3

30,58% 19,83% 30, 17% 13,64% 5,79%

2019

2018

31,75% 17,86% 28,57% 18,25% 3,57%

'

29,45% 19,27% 25,45% 21 ,09% 4,73%

Medewerkers vast en tijdelijk Uit onderstaande tabel blijkt dat het aantal medewerkers met een vaste benoeming is afgenomen ten opzichte van 2019 . Dit heeft met name te maken met de leerlingendaling en

16 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

het anticiperen hierop door het hebben van een flexibele schil. We koppelen geen streefgetal aan de flexibele sc hil, maar bij het opstellen van het bestuursformatieplan zorgen we er wel voor dat de flexibele schil van voldoende omvang is om eventuele krimp op te kunnen vangen. Het aantal medewerkers met een tijdelijke uitbreiding is g elijk gebleven . Het aantal medewerkers met een tijdelijke benoeming is toegenomen ten opzichte van 2019, evenals de omvang van deze tijdelijke benoemingen . Dit laatste heeft met name te maken met de inzet op vervanging (pool en ziektevervanging langdurig) en inzet op de werkdrukmiddelen . 2020

Type aanstelling Vaste aanst elling Tijdelij ke uitbreiding Tijdelij ke aanstelling To taal

2019

2020 (excl 3 scholen)

1

Aa nta l

Fte

Aan ta l

Ft e

Aan ta l

Ft e

169 N.V.T.

126.78 7, 12

135 N.V.T.

99, 46

102,24

5.42

138 N.V.T.

50 219

28, 90

37 172

21,55 126,43

34 172

18,39 126, 17

162.80

5,53

Medewerkers fulltime en parttime Onderstaande tabel laat de verdeling zien tussen het aantal fulltimers en parttimers in de verschillende functiecategorieën . Hierbij zien we dat het aandeel parttimers 80% is exclusief de 3 nieuwe scholen . Inclusief de 3 nieuwe scholen betreft dit 76%. Het hebben van veel parttimers kan aan de ene kant zorgen voor problemen rondom de

invulling van de formatie en de groepsbezetting (bv duo-partners voor een groep met allebei een dienstverband van 0,6 fte) . Aan de andere kant kan het hebben van veel fulltimers het nadeel hebben dat in bepaalde situaties b .v. uitval moeilijker intern opgevangen kan worden . Een goede mix van full- en parttimers is dus van belang. Hier hebben we echter (nog) geen doel voor opgesteld . 2020 fu lll1 me

Directie Onderwijzend personeel Ond erw ijso nderst eunend perso neel Totaal

1

Par tt im e [

2020 (excl 3 scholen) Fullt ime Partti me

2019 Full time

Part ti m e

8

5

6

4

6

3

39

138

23

113

26

113

5

24

5

21

2

22

52

167

34

138

34

138

Functiegebouw Onderstaande tabel geeft het functiegebouw weer (per 31-12) : 2020 Aan ta l

Alg . ondersteun nend medewerker A Onderwijsassisten ten Leraar L10 Leraar L11 Vak lera ar Direct eur Logop edist Orth opedagoog Admi nistra ti ef medewerker staf Bes tuurssecret aresse Beleidsad viseur Bestuurder Tota al

1

Fte[ 12,03 87,74 38,79 4,54 10,27

5 14

3,24 10, 18

96 36 4 9

65,94 29,95 3,27 7,65

nv t

nv t

nvt

nv t

1 1

0,80 0,40 0,60

1 1

5 17 125 46 6 12

1 4 1 2 19

3,24

2020 excl 3 scholen Aa nta l Ft e

3,40 1,00 162,80

1 4 1 172

2019 Aa nta l 4 14 98 37 4

Ft e 2,64

8 1

8,43 67,99 31,24 3,32 7, 15 0,41

0,80 0,40 0,60

1 1

0,80 0,80

3,40 1,00

3 1 172

2,40 1,00

126,43

126, 17

17 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

In 2020 hebben we ons functieboek herzien . Het voorgaande functieboek stamde nog uit de integrale organisatie en verdiende een upd ate. Tegelijkertijd werd va nuit de CAO ook gevraagd om met name de functie van directie en OOP te beoordelen en eventueel toe te voegen . In bovenstaande tabel zijn daarom de functies die door met name de werkdrukmiddelen ingevuld zijn (conciërge, facilitair medewerker, ict-medewerker) niet meer apart inzichtelijk. Deze vallen alle onder de nieuwe functie Algemeen ondersteunend medewerker. Daarnaast zijn de functies van bestuurssecretaresse en administratief medewerker apart opgenomen (was voorheen administratief/secretarieel medewerker) en is de functie van logopedist niet meer in het eigen functieboek opgenomen (door natuurlijk verloop is deze medewerker inmiddels ook niet meer in dienst) . 2.2.2

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage en de meldingsfrequentie 1 over 2020 bedragen respectievelijk 7,57% en 0,73. Dit betekent een daling van het ziekteverzuim met 0,57 procentpunt ten opzichte van 2019. De meldingsfrequentie vertoont in 2020 wederom een dalende lijn. De gemiddelde verzuimduur in 2020 is 46,88 dagen en het niet-verzuim 62,50%. Het nul-verzuim en de dalende meldingsfrequentie laten zien dat medewerkers zich minder snel ziekmelden . De duur van de ziekmeldingen is ten opzichte van 2019 echter wel behoorlijk gestegen . Dit betekent dat we te maken hebben met meer langdurig verzuim . Jaar

9,72

1, 02

11 , 14

0,96

8, 14

0,82

~ Gem iddeld percentage percentage meldingspercen tage e nu/verzuim ziekteverzuim frequentie nu/verzuim verzuimduur 24,68 6_ 0 ,62 1,0 49,9 22 6,0 31,94 49,82 l, l 22 · 47,0 5,9 24,08 55,60 5,8 1,0 49,0 21

7,57

0,73

46,88

Stichting Ultiem

percentage meldings- Gemiddelde ziekteverzuim frequentie verzuimduur

2017 2018 2019 2020

62,50 l

Verklaringen "voetnoten " in tabel: ( l) Vervangingsfonds: eindrapportage verzuimonderzoek PO en VO 2019 . De hier overgenomen verzuimcijfers betreffen alleen het onderwijzend personeel. (2) Het vervangingsfonds publiceert de landelijke verzuimcijfers over 2020 in het najaar van 202 1.

2.2.3

Doelen en resultaten - strategisch personeelsbeleid

In het strategisch beleidsplan hebben we een aantal doelen beschreven ten aanzien van het beleidsdomein Personeel & Organisatie voor het schooljaar 2019-2020 en 2020-2021 , Hieronder wordt een toelichting gegeven op de doelen die op het beleidsdomein Personeel & Organisatie zijn gesteld.

1

De meldingsfreq uen tie is het aan tal keer dat een m e dewerker zich in een jaar ziek heeft gemeld .

18

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Om de status van de gestelde doelen aan te geven is gewerkt met de volgende kleurcodes:

n = Doel is behaald

= Proces loopt nog Roo = Doel wordt of is niet gehaald. Onderstaand een weergave van de doelen en resultaten: ,

Reden

, lr I!' /1r

1

1 J!

1,

,

'

1

Aan het eind van de beleidsperiode 2019-2023 hebben we een gemiddeld verzuim van 5,5% gerealiseerd . Elke school die boven het landelijk gemiddelde ligt van 5,9%, zal zorgen voor een daling van 20% per jaar. Er wordt een cyclus beschreven en gevolgd rondom de gehele risicoinventarisatie en evaluatie (Rl&E), inclusief een plan van aanpak ten behoeve van investeringen. De cyclus is gesplitst in de harde kant (rondom huisvesting en veiligheid in de school) en de zachte kant (rondom de arbeidsvoorwaarden en veiligheid van het personeel). Preventiemedewerkers maken een wezenlijk onderdeel uit van deze cyclus. Zij worden geschoold en dragen zorg voor de uitvoering van de cyclus.

Activiteiten

We kregen begeleiding van het Vervangingsfonds bij het doorlopen van het 2-jarige project "Plan -V". Aan de start van dit project hebben we een plan van aanpak met verschillende onderdelen opgesteld en ingepland . Een training van directeuren in het voeren van verzuimgesprekken, het anders vorm geven van het contract met de arbodienstverlener, inclusief opnemen van preventieve maatregelen om medewerkers gezond te houden en regelmatig voeren van overleg over verzuim met de bedrijfsarts en/of tussen directeuren, beleidsmedewerker P&O en bestuurder zijn concrete onderdelen .

Resultaten

a.

b.

Vervolgstappen a.

b. c.

De verzuimcijfers van Ultiem en van elke school afzonderlijk zijn tijdens periodieke overleggen met de directeuren besproken . De medewerkers die het verzuim veroorzaken zijn in beeld. Dit doen we om doorlopend aandacht te hebben voor het verzuim en welke acties hierin benodigd zijn. In 2020 zijn er gesprekken geweest met de arbodienstverlener. Dit heeft geresulteerd in een nieuw arbocontract met ingang van 1 juli 2020. Ten opzichte van het verzuim over 2018 ( 11 %) is er sprake van een mooie daling. Een procentuele daling van 20% van de scholen die boven het landelijk gemiddelde zitten is nog niet op die manier ingezet/besproken . De vraag is of dit een reële benadering is. We zullen hier in het volgende jaarplan opnieuw naar kijken . Het vormgeven van een verzuimflyer is in 2020 gerealiseerd en het trainen in verzuimgesprekken staat voor 2021 op de rol. De beschrijving van de Rl&E is gepland voor het jaarplan 2021-2022.

19 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Reden

Directeuren werken constant aan de verbetering van de professionaliteit, welke beschreven is in de schoolplannen van de scholen. Aan het einde van de planperiode zijn de gestelde doelen in de plannen bereikt, tenzij er een gegronde reden is waarom dit niet behaald is. Handreiking bij het behalen van deze doelen is het kader welke gegeven is in het beleidsplan professionalisering .

Onderdeel van dit beleidsplan wat nog uitgewerkt dient te worden is een eenduidig protocol voor d e g esprekkenc yclus. Deze is van belang om de eigen talenten in beeld te brengen en te beoordelen welke professionalisering gewenst en nodig is. Dit is aan het einde van de planperiode uitgewerkt.

Activiteiten / Resultaten

a.

b.

c.

Het beleidsplan professionalisering is vastgesteld en voor 2019-2020 had Ultiem overall en elke school voor het eigen team een professionaliseringsplan. De scholen leveren hun wensen ten aanzien van professionalisering aan het begin van het nieuwe schooljaar aan . Dit gebeurt aan de hand van de gesprekken die gevoerd zijn met de medewerkers over de individuele wensen en de behoeften zoals die passen bij het schooljaarplan. P&O beoordeelt d e aanvragen en toetst deze aan de CAO. Na akkoord pakken de scholen de uitvoering ervan op. Regelmatig is er gelegenheid voor en sprake van interne kennisdeling / intervisie op onderwijsinhoudelijke thema's . IB-ers en directeuren vullen hierin al langer een soort van Professionele Leergemeenschap (PLG) in . Een eerste aanzet voor de leerkrachten is gegeven op de Ultiemdag in 2020.

Vervolgstappen We werken de gesprekkencyclus nader uit en kiezen welke software we hiervoor ter ondersteuning willen gebruiken . Dit doel staat gepland voor 2021 , omdat hier meer onderzoekstijd voor nodig bleek. Mede door de c oronacrisis hebben we minder invulling kunne n geven aan kennisdeling en intervisie . Vanaf 2021 zal invulling van PLG 's rond een thema meer invulling krijgen . De plannen hiertoe zijn in voorbereiding.

Doel

Vormen (eigen) flexpool (2019-2020)

Reden

Op basis van analyse van data om te bepalen welke omvang nodig is aan vervangingsbehoefte, willen we opties onderzoeken welke partijen Ultiem in een pool kunnen ondersteunen. Te denken valt aan SLIM Personeelsbemiddeling, Preadyz, maar een opzet in eigen beheer is ook een optie. Hierbij is het wel de vraag of het in de krappe arbeidsmarkt reëel is om het in eigen beheer te nemen .

20 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Activiteiten / Resultaten

Op dit moment zijn we niet in staat om een flexpool (mede gezien de arbeidsmarkt en de bezetting van ons stafbureau) in eigen beheer te hebben. Per 1 augustus 2020 hebben we met een 5-tal besturen een samenwerkingsovereenkomst opgezet en ondertekend voor de komende 3 jaar, waarbij SLIM ons ondersteunt.

Vervolgstappen Evaluatie in 2022/2023.

Reden

In het kader van professionalisering hebben we in 2020 ons functieboek geactualiseerd. lin 2021 worden de competentieprofielen hieraan toegevoegd . Deze dienen als basis voor het voeren van de gesprekken met medewerkers, welke in 2021 onderdeel zijn van een (nog vorm te geven) digitale gesprekkencyclus.

Activiteiten / Resultaten

Het functieboek is per 1 augustus 2020 herzien en na instemming door de GMR vastgesteld. De functie van IB-er is nog niet opgenomen. Het proces van 1B van taak naar functie is in 2020 opgestart en wordt naar verwachting in 2021 afgerond.

Vervolgstappen In 2021 zullen de competentieprofielen behorende bij het functieboek uitgewerkt worden. Het proces 1B van taak naar functie zal in 2021 afgerond worden. Naast het beschrijven van de functie zal tevens voor alle IB-ers een nulmeting van toepassing zijn. Het vormgeven van de gesprekkencyclus heeft door de coronacrisis vertraging opgelopen en Wordt opgenomen in het jaarplan voor 2021.

2.2.4

Overige personele onderdelen

Uitkeringen na ontslag Bij ontslag gelden de wettelijke voorschriften en de regelgeving van het Participatiefonds, welke de uitkeringskosten van de in 2020 met ontslag gegane medewerkers op zich heeft genomen. Na ontslag van een medewerker worden de uitkeringskosten namelijk in mindering gebracht op de rijksbekostiging, tenzij het Participatiefonds deze kosten op zich neemt. Voor de medewerkers waarop dit betrekking heeft hebben we de zogenaamde instroomtoets bij het Participatiefonds gedaan . Waar nodig hebben we ons bij laten staan door een jurist. Aanpak werkdruk In het werkdrukakkoord is afgesproken dat scholen extra middelen krijgen om werkdruk aan te pakken. Hierbij zijn de schoolteams verantwoordelijk voor het bepalen van de wijze waarop

de gelden worden ingezet. Nadat het beschikbare budget bij de schooldirecteuren bekend is gemaakt, zijn zij met hun team in gesprek gegaan om te achterhalen wat op hun school de reden is dat er een hoge werkdruk wordt ervaren. Op basis van de uitkomsten heeft elk team een bestedingsplan gemaakt, waarin de bestedingsdoelen voor het verlagen van de

21 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

werkdruk zijn vastgelegd . In de volgende tabel is te zien op w e lke wijze de gelden in 2020 zijn besteed :

Bestedingscategorie

Besteed bedrag (ka lenderjaar) Toelichting

Ond erw ijzend p erso neel

€

241 .269 Extra inzet van leerkrachten (in cl externe inhuu r)

Onderwijsondersteunend p ersoneel €

€ € €

Professio naliseri ng Overig To taal

158.434 Inzet van onderwijsassistenten danwel co ncierges/facilit air m edewerkers 15.4 16 Vergad ero p stel ling, laptops en software 41 5. 11 9

2.3 Huisvesting & facilitaire zaken Doelen en resultaten In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de doelen die op het beleidsdomein huisvesting & facilitaire zaken zijn gesteld. Om de status van de gestelde doelen aan te geven wordt gewerkt met de volgende kleurcodes: Go

= Doel is behaald

Rood

= Proces loopt nog = Doel wordt of is niet gehaald.

'

u

1 11

11

il r 11 111 ,r 11 1

Reden

Het bestuurskantoor van Stichting Ultiem huurt sinds 1 november 2018 voor een tijdelijke periode haar stafkantoor van KaKa Kinderopvang aan de Groen van Prinstererstraat 94 in Hoogezand.

Activiteiten /

In 2020 is gestart met het zoeken van andere, passende huisvesting, omdat

Resultaten

het huidige pand per mei 2022 niet langer als huurlocatie beschikbaar is. Er zijn een paar opties in beeld gebracht.

Vervolgstappen

In 2021 / 2022 wordt een keuze gemaakt voor andere, passende huisvesting voor het stafkantoor, mede omdat de gehele wijk in een sloop nieuwbouw programma zit.

Bij de verzelfstandiging van het openbaar onderwijs is door de gemeenteraad middels het raadsbesluit van 19 juni 2017 besloten om het juridische eigendom van drie scholen over te dragen aan Stichting Ultiem . Het betreft hier de Walstraschool, de Van Heemskerckschool en 't Heidemeer. Voor deze scholen is stichting Ultiem verantwoordelijk voor de gebouwexploitatie. De overige scholen hebben gebouwen die gehuisvest worden in diverse nieuw te bouwen kindcentra. Deze schoolgebouwen blijven tot aan de verhuizing naar deze kindcentra eigendom van de gemeente Midden-Groningen. Stichting Ultiem draagt voor deze scholen

22 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

de gebouwafhankelijke component voor de materiële instandhouding af aan de gemeente Midden-Groningen. Daarnaast zijn er 3 scholen van een ander schoolbestuur toegevoegd aan het gebouwenbestand van Ultiem. Het betreft OBS Driespan in Harkstede, OBS Oetkomst in Kolham en OBS De Woldstee in Slochteren. Oetkomst is ook in juridisch eigendom van Ultiem gekomen. Doel

Reden

Onderhoud eigen locaties.

De 4 eigen locaties (juridisch eigendom) worden door Ultiem beheerd en

geëxploiteerd. Deze locaties wachten in veel gevallen op nieuwbouw. 't Heidemeer is in deze serie als eerste opgeleverd in december 2020. De van Heemskerckschool en de Oetkomst in Kolham volgen in 2021 en de Walstraschool wordt verwacht in 2022. Voor deze vier scholen is geen voorziening onderhoud gebouwen opgenomen. Gekozen is tot aan nieuwbouw alleen het noodzakelijke onderhoud uit te voeren. Op de post onderhoud (onderhoud gebouw+ klein onderhoud) is er ten opzichte van de normvergoeding uit de subsidie voor materiële instandhouding sprake van een onderschrijding. Op schoonmaak en energie is echter sprake van een forse overschrijding van de normvergoeding uit de materiële instandhouding. Dit komt mede door de leeftijd van de gebouwen, maar ook omdat veel locaties de nodige leegstand hebben ten opzichte van de norm m2. Daarnaast is de overschrijding op schoonmaakkosten in 2020 nog hoger door extra intensieve schoonmaak die nodig was als gevolg van de coronacrisis.

Activiteiten / resultaten

Stichting Ultiem heeft ook in 2020 BCN Drachten ingehuurd voor de regie op het klachtenonderhoud van de eigen beheerlocaties. De kosten van het klachtenonderhoud vallen onder de bovenschoolse budgetverantwoordelijkheid .

Vervolgstappen

In 2021 /2022 wordt er gezocht naar passende vorm om het beheer/ onderhoud onder te brengen bij vaste keten partners. Dit zal voor het eerst aan het eind van 2021 vorm krijgen .

Duurzaamheid & maatschappelijk verantwoord ondernemen

De huidige scholen van stichting Ultiem worden de komende twee jaar bijna allemaal vervangen door nieuwe gebouwen als onderdeel van het scholenprogramma van de gemeente Midden-Groningen. In de huidige oude gebouwen zal niet meer worden geïnvesteerd in duurzaamheid. Bij de bouw van de nieuwe schoolgebouwen/kindcentra is duurzaamheid wel een zeer belangrijk aspect. Vanuit het Rijk (rijksgeld Scholenfonds) zijn er aanvullende middelen beschikbaar gesteld voor de realisatie van extra kwaliteitsambities ( 'verduurzamingsmaatregelen ' ) van nieuw te bouwen en te versterken scholen/kindcentra. Een paar locaties worden bouwkundig versterkt waarbij specifiek aandacht is voor extra duurzaamheidsmaatregelen om het gebouw toekomstbestendig te maken. Ook functionele aanpassingen ten behoeve van het onderwijs worden hierin meegenomen.

23 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Programma Huisvesting Scholen

Het Programma Huisvesting Scholen is een programma waarin wordt toegewerkt naar aardbevings- en toekomstbestendige scholen in 2022. De gemeente Midden-Groningen heeft samen met de Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM) en de rijksoverheid de middelen beschikbaar gesteld om de scholen veilig en duurzaam te maken . Dit betekent dat scholen bouwkundig versterkt worden of dat er nieuwe scholen of kindcentra worden gebouwd. Per school kunnen de maatregelen verschillen, maar het leidt in alle gevallen tot scholen die in alle opzichten klaar zijn voor de toekomst. Aanname is dat het energieverbruik als gevolg van de nieuwbouw sterk zal dalen door de toepassing van energiebesparende maatregelen . Daarnaast is de nieuwe huisvesting afgestemd op het aantal groepen en is er geen sprake meer van leegstand . Hieronder volgt een korte opsomming van de maatregelen van de scholen van Ultiem op 31 december 2020. Om de status van de gestelde doelen aan te geven wordt gewerkt met de volgende kleurcodes:

= Doel is behaald = Proces loopt nog Rood = Doel wordt of is niet gehaald .

Reden

Voor deze school zijn in 2020 alle voorbereidingen voor nieuwbouw getroffen. Begin 2021 trekt de school in tijdelijke huisvesting aan de Boswijklaan en daarna wordt de school gesloopt en op dezelfde locatie (Jan Huitzingstraat) herbouwd .

Activiteiten / Resultaten

Stichting Ultiem is bouwheer voor dit project.

Vervolgstappen Naar verwachting zal de nieuwbouw eind 2021 gereed zijn .

Doel

't Heidemeer

Reden

Deze school is begin 2020 gesloopt en op dezelfde locatie (Arie Bosscherstraat) herbouwd . De school kreeg in 2020 tijdelijke huisvesting in het oude gebouw van de Theo Thijssenschool aan de Boswijklaan.

Activiteiten / Resultaten

Stichting Ultiem is bouwheer voor dit project. De nieuwbouw is opgeleverd in dec ember 2020.

Vervolgstappen De school is in januari 2021 in gebruik genomen .

24 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Reden

Het nieuwe kindcentrum komt op de locatie waar CSG Rehoboth en CBS De Hoeksteen gehuisvest zijn. In 2020 is gestart met de gefaseerde sloop.

Activiteiten / Resultaten

Het ontwerp is gereed en de stukken zijn eind 2020 gereed gemaakt voor aanbesteding . De gemeente wordt bouwheer van deze nieuwbouw.

Vervolgstappen Naar verwachting zal de nieuwbouw medio 2022 gereed zijn .

1 1 11

1 '' 1

1,

1 1

1

1

Ji( !r 1l 1r,

1

r

I' 1

1

1

1,

(

j lf

11

1

1

Reden

In de wijk Woldwijck in Hoogezand komt een tweede kindcentrum voor drie scholen, 2 Ultiem scholen en SBO de Sterren van RENN4. De locatie voor het nieuwe kindcentrum is aan de Zuiderkroon, vandaar dat in 2020 deze naam onthuld is voor dit kindcentrum .

Activiteiten / Resultaten

De gemeente is bouwheer van deze nieuwbouw. In 2020 is gestart met de bouw door aannemer Hesco.

Vervolgstappen De oplevering is medio 2021 gepland.

Doel

W.A. Scholtenschool

Reden

De W.A. Scholtenschool aan de Pluvierstraat 11 bouwkundig versterkt te worden .

Activiteiten / Resultaten

De W.A. Scholtenschool is in 2020 bouwkundig versterkt, energiezuiniger gemaakt en er zijn een aantal functionele aanpassingen gedaan in de school. De gemeente was bouwheer.

in Foxhol diende

Vervolgstappen De school heeft de versterkte school na de zomervakantie in gebruik genomen .

Reden

Deze locatie is lang beoogd om bouwkundig te versterken .

Activiteiten / Resultaten

In 2020 zijn hiertoe plannen uitgewerkt, maar inmiddels is op basis van de kosten voor renovatie/ bouwkundig versterken gebleken dat nieuwbouw een verstandiger keuze is. Daarvoor loopt nog een locatieonderzoek om mogelijk op een andere locatie met een betere ontsluiting de nieuwe school te realiseren. De verwachting is dat Ultiem hierin bouwheer wordt.

Vervolgstappen In 2021 volgt een definitieve locatie en kan de bestemmingsplanprocedure gestart worden. De verwachte nieuwbouw zal in 2022/2023 gerealiseerd worden.

25 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021

Doel

Kindcentrum Vosholen (Theo Thijssenschool, St. Antoniusschool)

Reden

De bouw van Kindcentrum Vosholen was geen onderdeel van het scholenprogramma. Dit initiatief liep hieraan vooraf en is door diverse vertragingen pas eind 2019 gereed gekomen . De Theo Thijssenschool had voorheen twee schoollocaties namelijk aan de Boswijkslaan 2 en de Boomgaard 37. In oktober 2019 is de school verhuisd naar het nieuwe kindcentrum Vosholen.

Activiteiten / Resultaten

2020 was vooral het jaar van gewenning voor alle partners, die in dit kindcentrum getrokken zijn. De gemeente was bouwheer en is ook beheerder van deze locatie. Ultiem draagt de gebouwafhankelijke component voor de materiële instandhouding over aan de gemeente Midden-Groningen.

Vervolgstappen Er loopt nog de nodige afstemming over beheer-facilitaire zaken. De oude locatie aan de Boswijklaan was in 2020 als tijdelijke locatie door de gemeente aangewezen voor 't Heidemeer en in 2021 geldt dat voor de Van Heemskerckschool.

Doel