Document · PDF

25-101 Bijlage 2. Ontwerpbegroting 2026 Zeeuws Archief

Gemeenteraad 2 juli 2025, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Begroting Zeeuws Archief 2026 (25-101 AB)10.728 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Niet gevonden in dit document.

Ontwerpbegroting 2026 Zeeuws Archief

Middelburg, 14 april 2025

Inhoud Inleiding ....................................................................................................................................... 3 Beleidsbegroting ........................................................................................................................... 5 Programma beheer ............................................................................................................................. 5 Wat willen we bereiken? ............................................................................................................... 5 Wat gaan we daarvoor doen? ....................................................................................................... 5 Wat mag dit kosten? ..................................................................................................................... 8 Programma informatie en kennis ....................................................................................................... 9 Wat willen we bereiken? ............................................................................................................... 9 Wat gaan we daarvoor doen? ....................................................................................................... 9 Wat mag dit kosten? ...................................................................................................................

11 Programma publieksbereik ............................................................................................................... 12 Wat willen we bereiken? ............................................................................................................. 12 Wat gaan we daarvoor doen? ..................................................................................................... 12 Digitale toegankelijkheid ............................................................................................................. 13 Platform Delta Archieven (Beleidsthema Water) ....................................................................... 14 Wat mag dit kosten? ................................................................................................................... 17 Beleidsbegroting: Paragrafen ...................................................................................................... 22 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................. 22 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................... 23 Paragraaf financiering .................................................................................................................

24 Paragraaf bedrijfsvoering ............................................................................................................ 25 Financiële begroting: Overzicht van baten en lasten .................................................................... 27 Financiële begroting: Financiële positie ....................................................................................... 32 Stand en verloop reserves ........................................................................................................... 32 Stand en verloop voorzieningen ................................................................................................. 34 Geprognosticeerde begin- en eindbalans en EMU-saldo............................................................ 35 Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakveld ........................................................... 37

Inleiding Het Zeeuws Archief heeft een belangrijke rol in Zeeland in het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Dat geldt zowel voor de papieren bronnen, de gedigitaliseerde archieven als voor de born-digital informatie. Onderzoekers en aangesloten overheden kunnen hun informatie in het Zeeuws Archief vinden via de website of door fysiek bezoek aan de studiezalen in Middelburg, Zierikzee en Terneuzen. De collectie beeldmateriaal neemt nog steeds toe en is in toenemende mate via de website te raadplegen. De Archiefbank voorziet in de behoefte van onderzoekers om fysieke archieven te laten digitaliseren en online te ontvangen. Overheden kunnen niet-openbare analoge stukken gedigitaliseerd ontvangen voor ambtelijke voorbereiding van stukken. Zij hebben toegang tot hun eigen gemeentelijke informatie in het Zeeuws eDepot. Een goed publieksbereik kan alleen vanuit een collectie die op orde is en door een grote mate van digitale beschikbaarheid. Het Zeeuws Archief zet in 2026 dan ook onverminderd in op extra digitalisering van veelgevraagde analoge bronnen, op een vergroting van de dienstverlening door de Archiefbank en door het benutten van de kansen die het programma Metamorfoze biedt voor projectmatige digitalisering van bijzondere archieven en collecties.

Tevens wendt het Zeeuws Archief zijn investeringsagenda aan voor grootschalige digitalisering van collecties en archieven. Aansluitend op de afgelopen jaren zal verder worden ingezet op diverse nieuwe technieken van machineleesbaarheid van handgeschreven archieven en op linked data zodat de informatie in archieven gekoppeld kan worden aan informatie die elders beschikbaar is. Een datascientist zal tevens nieuwe technieken van toegankelijk maken, metadatering en data-analyse verkennen en implementeren. Ook het verder uitbreiden van het aantal aansluitingen op het Zeeuws e-Depot heeft hoge prioriteit. Ieder jaar is er de mogelijkheid voor nieuwe overheden om toe te treden tot het e-Depot om daarmee een langdurige en veilige bewaring van de born-digital informatie te garanderen. Onderdeel van de langdurige digitale bewaring is de nauwe betrokkenheid van het Zeeuws Archief bij overheden door toezicht en advies op de vormgeving en de inhoud van de informatiehuishouding. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering, openbaarheid en migraties. Het Zeeuws Archief biedt ook aan niet-aangesloten overheden deze vorm van dienstverlening aan.

Volgens de oorspronkelijke planning zou de Archiefwet 2021 (inclusief het archiefbesluit en de archiefregeling) per 1 januari 2025 in werking treden, maar door vertraging is de wet pas in februari 2025 aangenomen in de Tweede Kamer. In de Archiefwet 2021 is de delegatieopdracht opgenomen van de minister van OCW aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief, voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven in de provincies. De voorgenomen uittreding van de minister uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, is afhankelijk van de inwerkingtreding van de Archiefwet 2021, waarvan de verwachte datum nu 1 juli 2026 is, met voorziene uittreding van het Rijk per 1 januari 2027. Het bestuur van het Zeeuws Archief voert gesprekken om parallel aan de uittreding van OCW, nieuwe Zeeuwse overheden in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief op te nemen. Door de beoogde toetreding van de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen, wordt dan de bestuurlijke draagkracht van de huidige partners Middelburg en Veere versterkt en wordt recht gedaan aan de archiefwettelijke verantwoordelijkheid van de overheden in een publiekrechtelijke organisatie.

Met OCW worden in 2025 gesprekken voortgezet over het uittredingsbesluit, de specifieke uitkering en de taakopdracht vanuit de Archiefwet 2021 voor de rijksarchieven in de provincie. De RHC’s dienen de duurzame digitale bewaring van overheidsinformatie in hun regio’s vorm te geven. Zij zullen in een netwerk blijven samenwerken en kennis blijven delen conform het uitgangspunt van de minister om robuuste RHC’s in de regio’s in een sterk onderling verbonden netwerk te houden.

Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van het gebouw aan het Hofplein 16, waarbij de bekostiging van beheer en onderhoud en huur van OCW wordt ontvangen. In 2021 heeft de evaluatie met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) plaatsgevonden. De bevindingen waren positief en het zou omgezet worden in een nieuw huisvestingcontract met het RVB. In 2024 zijn de gesprekken hierover tussen de RHC’s, OCW en RVB gestart. Deze zullen eind 2025 worden afgerond en leiden tot een nieuwe ondertekende verhuurovereenkomst. De begroting 2026 is onderverdeeld in een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. In het programmaplan staat de toelichting op de reguliere werkzaamheden van het Zeeuws Archief, onderverdeeld in de hoofdstukken programma beheer, programma informatie en kennis en programma publieksbereik. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de financiële positie ten aanzien van de stand van de reserves en voorzieningen, de geprognosticeerde eindbalans en het EMU-saldo. Tot slot is een bijlage van baten en lasten per taakveld toegevoegd.

Beleidsbegroting Programma beheer Wat willen we bereiken? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de implementatie van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Doel is dat alles dusdanig geconserveerd en beheerd wordt, dat het vind- en raadpleegbaar is. Wat gaan we daarvoor doen? Inrichting depot en klimaatbeheersing Voor het behoud van de stukken is klimaatbeheersing van de depots noodzakelijk. Om het goede klimaat in stand te kunnen houden zijn speciale filters geplaatst, die jaarlijks onderzocht worden op luchtzuivering. Daarnaast beschikt het Zeeuws Archief over dynamische temperatuur- en RV-controle voor de depots in Middelburg. Door permanente bewaking en bijsturing van temperatuur en luchtvochtigheid worden de depots dusdanig gebalanceerd dat er een minimale energievraag is. Dit gebeurt met behulp van algoritmes. In alle depots wordt het klimaat constant en regelmatig gecontroleerd. Andere onderdelen van zorgvuldig depotbeheer zijn dat de depots regelmatig gereinigd worden en dat het gedragsprotocol voor het omgaan met archiefstukken wordt nageleefd.

Het Zeeuws Archief beschikt op diverse plekken in Zeeland over depotruimte: in Middelburg in het pand van het Zeeuws Archief, in Terneuzen in het kantoor van het Waterschap Scheldestromen, in Vlissingen in de Hellebardierstraat en in Zierikzee in het stadskantoor. Alle vier de locaties worden regelmatig gecontroleerd op de aanwezigheid van ongedierte en van levensvatbare schimmelsporen door middel van kiemgetalmetingen. Ook vinden er regelmatig visuele inspecties plaats. Restauratie en conservering Het Zeeuws Archief beschikt zelf over medewerkers die conserverings- en restauratiehandelingen kunnen verrichten en over ruimten die hiervoor adequaat zijn ingericht. Onder conservering en restauratie vallen onder andere de bemonstering van aanwinsten, actieve conservering (zoals stukken voorbereiden voor digitalisering in het kader van eigen digitaliseringsprojecten en Metamorfozeprojecten) en het restaureren. Ook in 2026 worden uitzendkrachten ingehuurd voor herverpakkingsprojecten voor de diverse partners en voor de voorbereiding van digitaliseringsprojecten. Metamorfoze Het Zeeuws Archief is in 2024 begonnen met een nieuw Metamorfozeproject: het conserveren en digitaliseren van de archieven van de Deltadienst en aanverwante archieven zoals Dienst Dijkherstel Zeeland. Dit project wordt tot en met 2027 voortgezet.

In 2026 begint het Zeeuws archief met de uitvoering van het Metamorfozeproject Delta-archieven 2, het vervolg op bovengenoemd project. De voorlopige honorering van dit project is eind 2024 toegekend door bureau Metamorfoze. In het eerste kwartaal 2025 wordt de planning en begroting opgesteld en ter goedkeuring verzonden.

Stadhuiscollecties Middelburg en Veere Het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Veere en Middelburg wordt uitgevoerd door het Zeeuws Archief. De objecten uit deze verzamelingen zijn van belang voor de Zeeuwse geschiedenis. Tot het beheer wordt gerekend: 5

• • • • • • •

het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; het adviseren inzake conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collectie; het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen. het uitvoeren van de aanbevelingen in de rapporten van bureau Raadsaam over herplaatsen van de collectie.

In 2026 wordt verder gewerkt aan een effectieve presentatie van beeld- en kunstcollecties en een doelmatig fysiek beheer van de collecties van Middelburg en Veere. Zeeuws e-Depot Digitale duurzaamheid bij lokale overheden en hun deelname aan een goed geoutilleerd Zeeuws e-Depot, zijn vanuit het beleidsplan ook voor 2026 speerpunten. Inzet blijft om duurzame bewaring en beschikbaarstelling van de digitale archieven van de Zeeuwse overheden, gemeenschappelijke regelingen en particuliere archiefvormers in Zeeland, te kunnen verzekeren in het Zeeuws e-Depot. In nauwe samenwerking worden digitale archieven op orde gebracht, archiefvorming ‘by design’ ondersteund en tijdige overbrenging en uitplaatsing van digitaal archief naar het Zeeuws e-Depot gerealiseerd. Naar verwachting zijn er vanaf 1 januari 2026 twaalf Zeeuwse overheidsorganisaties aangesloten op het Zeeuws e-Depot, middels een dienstverleningsovereenkomst (DVO), dan wel door deelname in de gemeenschappelijke regeling. Streven is om in 2026 met nog drie overheden de samenwerking aan te gaan, op weg naar aansluiting van alle vijftien lokale overheden in Zeeland, zoals benoemd in het Beleidsplan 20252028. Aansluittrajecten In 2026 hebben we verschillende jaren ervaring met het uitvoeren van aansluittrajecten. Het streven is om de trajecten te evalueren zowel intern als extern.

Ook werken wij met de zorgdragers aan de ontwikkelingen om te zijner tijd de archieven in goede geordende en toegankelijke staat jaarlijks te kunnen overbrengen conform de geldende Archiefwet naar het Zeeuws e-Depot en hiervandaan beschikbaar te stellen voor het publiek. Indien nodig wordt hierbij een externe partij ingeschakeld. e-Depot applicatie Preservica Ook in 2026 zal de focus nog gericht zijn op het verder in control komen en goed borgen van alle e-Depotprocessen, van ingest in, tot en met beschikbaarstelling en publicatie vanuit Preservica zowel voor medewerkers van zorgdragers als voor het publiek. Tegelijkertijd gaat de aandacht uit naar het gebruik van de nieuwe mogelijkheden die de applicatie biedt en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen. Digitaal atelier De voorbereiding op opname van digitale bestanden in Preservica, vindt plaats in het digitaal atelier. Deze werkomgeving bestaat uit hard- en software die samen zorgen voor een veilige en schaalbare werkomgeving. De eind 2024 doorgevoerde verbeteringen in de ICT-infrastructuur geven de mogelijkheden om de doorlooptijd van de opname van grote sets archieven te verkleinen. Ook is de doorontwikkeling van een eigen pre-ingest tool een stap naar automatische verwerking van digitale archieven. Indien noodzakelijk wordt het digitaal atelier verder uitgebreid met extra hulpmiddelen.

Certificering Certificering biedt afnemers en gebruikers vertrouwen in de kwaliteit van een e-Depot. In 2025 is gestart met de voorbereiding van certificering. In 2026 wordt hieraan verder gewerkt. Indien nodig wordt hierbij een externe partij ingeschakeld. Particulier digitaal archief Naar verwachting zal in 2026 ook digitaal archief van particuliere organisaties een toenemend deel uitmaken van de werkvoorraad. Ook hier vraagt het op orde brengen en toegankelijk maken de nodige inzet, met extra aandacht voor het ontwikkelen van nieuwe methoden en technieken. Zie ook de paragraaf over acquisitie. Landelijke ontwikkelingen en samenwerking Dutch User Group (DUGP) De DUGP is de samenwerking van gebruikers Preservica. Naast andere RHC’s nemen ook gemeentearchieven en streekarchieven deel. Ook in 2026 is dit hét gremium voor samenwerking in de ontwikkeling van Preservica als e-Depotapplicatie. Samen optrekken om de voordelen hiervan te benutten, het gezamenlijk formuleren van gewenste ontwikkelingen door de leverancier, om zo binnen de grote internationale gebruikersgroep sterk te staan bij de gewenste vormgeving van de roadmap van Preservica en zaken mogelijk te maken in een gedeeld opdrachtgeverschap.

Architectuurcommissie De Architectuurcommissie blijft een belangrijke ontmoetingsplek om (ook) de e-Depotdienstverlening voorzieningen, standaarden, producten - met RHC’s en Nationaal Archief af te stemmen en verder te ontwikkelen.

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2024 878.502 -58.413 820.090

Begroting

2025

2026

2027

2028

2029

1.225.356 -62.154 1.163.202

1.023.172 -67.004 956.168

1.133.898 -68.838 1.065.060

Specificatie programma beheer 1e wijziging

Realisatie 2024 Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere

Saldo

Begroting

2025

2026

700.582

811.068

799.479

910.026

48.524 38.089 626 90.682 177.920

27.594 63.388 500 322.806 414.288

2.538 53.154 862 167.139 223.693

0 30.724 862 192.286 223.872

-16.689 -41.723 -58.413

-17.758 -44.395 -62.154

-19.144 -47.860 -67.004

-19.668 -49.170 -68.838

820.090

1.163.202

956.168

1.065.060

Programma informatie en kennis Wat willen we bereiken? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden bij aangesloten overheidsorganisaties. Wat gaan we daarvoor doen? Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Inspectie Conform het beleidsplan inspectie en advies wordt de driejarige cyclus van toezicht gevolgd. Dat betekent dat in het eerste kwartaal van 2026 een thema-inspectie wordt afgerond. Verder wordt in 2026 aandacht besteed aan de opvolging van de eerdere rapportages. Daarnaast wordt een kennissessie georganiseerd en een handreiking vastgesteld. Waar mogelijk worden structurele financiële afspraken gemaakt met overheden en de samenwerkingsverbanden waarin de deelnemers van het Zeeuws Archief participeren zodat inspectie en advisering ook hier kan worden uitgevoerd en geborgd. De ontwikkelingen in relevante wet- en regelgeving worden gevolgd. De teamleden volgen extra opleidingen en scholing. Acquisitie In 2026 is een start gemaakt met de uitvoering van het nieuwe acquisitiebeleidsplan.

Belangrijk onderscheid met het vorige plan is dat de actieve uitvoering plaatsvindt op basis van een domeinanalyse met als doel een systematische acquisitie van particuliere archieven die ertoe moet leiden dat het aantal witte vlekken en hiaten verder daalt. Ook de acquisitie van archieven die voortvloeien uit de zogenaamde hotspots die Zeeuwse overheden vaststellen, vindt in 2026 voor het eerst plaats. Wat niet verandert, is dat een groot deel van archieven en collecties uit de particuliere sector op passieve wijze verworven worden. Een andere wijziging is dat er meer dan in het verleden ingezet wordt op archieven en collecties die het gevolg zijn van maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Een van die ontwikkelingen is de steeds verder toenemende digitalisering. In 2026 zijn de resultaten bekend van een pilot om de digitale archieven van twee kerkgenootschappen op te nemen in het e-Depot. Doel is om een standaard werkwijze te creëren die de overdracht van digitale particuliere archieven zo eenvoudig mogelijk moet maken. Het reeds ingezette beleid om samen te werken met andere erfgoedinstellingen om goede afspraken te maken wie wat doet, wordt verder versterkt. Primair toegankelijk maken Door de medewerkers en, waar mogelijk, ook door vrijwilligers wordt constant gewerkt aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de archieven en collecties, zowel analoog als digitaal.

Ook in 2026 wordt hierin extra geïnvesteerd door de inhuur van externe ondersteuning. De gereedgekomen toegangen op tientallen meters analoge archieven worden zo snel mogelijk op de website gepubliceerd. Dit bevordert de digitale dienstverlening. De ontwikkeling van nieuwe methoden en technieken voor de bewerking van archieven gaat ook in 2026 verder. Dit betreft het ordenen en beschrijven van digital born archieven van niet-overheidsorganisaties. Maar ook wordt verder gewerkt aan de toepassing van andere werkwijzen voor het ontsluiten van analoge 9

archieven, waarbij de toepassing van digitalisering en automatische tekstherkenning een belangrijke rol spelen. De groei van het aantal gebruikers en scans leidt tot meer kosten voor het gebruik van MAIS-Flexis en MAISMDWS. Omdat de scans ook duurzaam worden beheerd in het Zeeuws e-Depot, leidt dit tot dubbele kosten. Het streven is om de beschikbaarstelling op een andere manier te realiseren, op basis van het onderzoek dat in 2025 is uitgevoerd. Nader toegankelijk maken Het Zeeuws Archief gaat verder met de toepassing van algoritmes zodat complexe bewerkingen van grote hoeveelheden data en scans mogelijk worden. Doel is betere ontsluiting van de archieven en collecties, onder andere door de toepassing van linked data. Hiervoor wordt de inzet van tools als Transkribus en Loghi ten behoeve van de automatische tekstherkenning voortgezet. Streven is dat ook hier verschillende systemen optimaal met elkaar samenwerking door de toepassing van API's. Daarnaast wordt er verder gewerkt aan de ontwikkeling van beeldherkenningssoftware ter ondersteuning van het beschrijven van beeldmateriaal. Het beschikbaar maken van data als Linked Open Data wordt integraal aangepakt zodat de achterkant (de data in het CBS) en de voorkant (de presentatie op het web) goed op elkaar worden afgestemd.

Doel is dat de informatiearchitectuur van het Zeeuws Archief gaat voldoen aan de uitgangspunten van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). Crowdsourcing In 2025 is gestart met een nieuw crowdsourcingsproject waar ook in 2026 verder aan gewerkt wordt. Beeld & Geluid De digitalisering en ontsluiting van kwetsbare videobanden en ander filmmateriaal, waarvoor in 2025 het vooronderzoek is gedaan, wordt uitgevoerd, als onderdeel van de strategische investeringsagenda. De in 2025 gestarte toepassing van beeldherkenningssoftware om daarmee het beschrijven van grotere hoeveelheid beeldmateriaal mogelijk te maken wordt verder ontwikkeld. Voor digitalisering van beeldmateriaal in eigen huis wordt een beroep gedaan op vrijwilligers. Digitalisering Het Zeeuws Archief werkt hard aan de digitalisering van de collectie door het uitvoeren van grote en kleine projecten. Naast efficiëntere beschikbaarstelling en beter publieksbereik, is digitalisering belangrijk vanuit het oogpunt van behoud van archieven, omdat de originele stukken na digitalisering niet meer geraadpleegd hoeven te worden. De projectmatige digitalisering vindt plaats aan de hand van het overzicht dat begin 2025 is opgesteld t.b.v. de strategische investeringsagenda. In 2026 worden deels in 2025 gestarte projecten afgevoerd en worden enkele nieuwe opgestart. De digitalisering wordt veelal extern uitgevoerd.

De nadruk ligt op digitalisering van delen van provinciale, regionale en gemeentelijke bestuursarchieven en rechtbankarchieven. Omdat zowel de voorbereiding als de afronding tijdrovend zijn worden ter ondersteuning van de projecten ook in 2026 uitzendkrachten ingezet. Zij voeren de controle van de metadata en van de archieven uit en werken aan de eerstelijnsconservering. Zakelijke dienstverlening Vooralsnog wordt voor 2026 rekening gehouden met de bijdrage van de gemeente Kapelle voor het uitvoeren van behoudswerkzaamheden.

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2024

1.913.073 -11.041 1.902.032

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

2.447.691 -5.000 2.442.691

2.374.762 -19.900 2.354.862

2.177.029 -6.500 2.170.529

2.017.215 -6.500 2.010.715

Specificatie programma informatie en kennis 1e wijziging

Realisatie 2024 Salarislasten programma informatie en kennis Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie - primair toegankelijk maken - nader toegankelijk maken - digitalisering - DVO's fysiek archief - zakelijke dienstverlening

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

Begroting

2025

2026

1.356.202

1.401.363

1.506.870

1.526.910

54.408 132.358 65.563 182.641 120.552 1.350 556.871

25.000 175.768 329.400 353.352 162.808 0 1.046.329

245.242 161.250 99.975 361.425 0 0 867.892

34.814 165.100 88.500 361.705 0 0 650.119

-11.041 -11.041

-5.000 -5.000

-19.900 -19.900

-6.500 -6.500

1.902.032

2.442.691

2.354.862

2.170.529

Programma publieksbereik Wat willen we bereiken? Het Zeeuws Archief is een gastvrij kenniscentrum, online én offline, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een bron van informatie en inspiratie voor iedereen die belangstelling heeft voor de Zeeuwse geschiedenis. Het programma publieksbereik omvat: • een digitale onderzoekomgeving via de website, met dienstverlening op maat; • een website die het publiek uitnodigt tot participatie; • een website waar overheidsorganisaties en het publiek alles vinden over de taken en de organisatie van het Zeeuws Archief; • een groeiend aanbod van archieven en collecties, online en offline; • zoekgidsen voor hulp bij onderzoek geven contextuele informatie die de toegang tot de archieven en collecties vergemakkelijkt; • een goed lopend fysiek infocentrum; • het coördineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, cursussen, tentoonstellingen en presentaties; • het organiseren van open dagen, symposia, lezingen en rondleidingen; • het aanreiken van persinformatie, artikelen en publicaties aan media; • actieve samenwerking met andere erfgoed- en culturele instellingen.

Met deze verscheidenheid aan middelen breidt het Zeeuws Archief het publieksbereik van zowel de instelling als de collectie uit en profileert het zich als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Wat gaan we daarvoor doen? Infocentrum, fysiek en digitaal De digitale dienstverlening blijft een belangrijke ontwikkeling. Het Zeeuws Archief kan de bezoekers online van dienst zijn. De website stelt mensen in staat (achtergrond)informatie te vinden, onder meer door middel van zoekgidsen voor hulp bij onderzoek. Deze zoekgidsen worden ook gebruikt om gestelde vragen snel en efficiënt te beantwoorden. De reguliere werkzaamheden in de studiezalen in Middelburg en Zierikzee worden uitgevoerd, zoals het helpen van bezoekers en het beantwoorden van vragen die via de e- mail, per brief en telefonisch binnenkomen. Steeds meer vragen worden digitaal gesteld. In het Zeeuws Archief Terneuzen worden de archieven van waterschap Scheldestromen van ZeeuwsVlaanderen beschikbaar gesteld. Tevens worden op aanvraag stukken van de gemeente Terneuzen ter inzage gegeven voor bestudering door bezoekers. In de studiezaal in Middelburg worden genealogische onderzoekers deskundig geholpen bij hun onderzoek door zowel medewerkers van het Genealogisch Centrum Zeeland als door medewerkers van het Zeeuws Archief. De gezamenlijke dienstverlening levert voor de bezoekers een duidelijke meerwaarde op.

Ook het RIAS maakt met studenten veelvuldig gebruik van de studiezaal. Steeds meer materiaal is na scanning via de website van het Zeeuws Archief te benaderen. Enerzijds kan het publiek daarmee zonder tussenkomst sneller en gemakkelijker antwoorden op vragen vinden, anderzijds is het niet ondenkbaar dat dit grotere aanbod weer andere, misschien zelfs meer vragen oproept. Bij zowel medewerkers als publiek is het zaak mogelijkheden en beperkingen van dit nieuwe aanbod onder de

aandacht te brengen door persoonlijke begeleiding, en verwijzing naar zoekgidsen en andere hulpmiddelen. Publieksbereik is daartoe een belangrijk instrument. De ambtenaren van de provincie, het waterschap, de gemeenten Kapelle, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Veere en Vlissingen ontvangen de door hen opgevraagde stukken die nodig zijn bij de beleidsvoorbereiding en beleidsverantwoording digitaal. Relatiebeheer Schouwen-Duiveland In 2026 worden de reguliere werkzaamheden in de studiezaal uitgevoerd. De relatiebeheerder is het inhoudelijke aanspreekpunt voor bezoekers, onderzoekers, voor medewerkers van de gemeente, en tevens voor de verschillende musea in de gemeente Schouwen-Duiveland. Webuitingen De webuitingen spelen een belangrijke rol in het publieksbereik. Ze betreffen enerzijds eigen media en anderzijds publicatie in of via media van anderen. Hosten en opslag scans op Archieven.nl De grote uitzondering betreft kosten voor de hosting en opslag van scans die niet alleen vanwege jaarlijkse prijsverhogingen stijgen, maar vooral door digitalisering aangezwengelde groei van het aantal scans. De afgelopen twee jaar zijn de kosten 35% per jaar gestegen. Afhankelijk van de snelheid waarmee de grote digitaliseringsprojecten die in 2026 op stapel staan kunnen worden uitgevoerd, wordt deze ontwikkeling afgevlakt of juist versterkt.

Totdat het volgens het principe ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik’ beschikbaar stellen van scans is gerealiseerd, blijft dit een bron van aandacht en zorg.

Digitale toegankelijkheid In 2025 is de digitale toegankelijkheid volgens Nederlandse en Europese richtlijnen geregeld. Zo nodig worden in 2026 eventuele verbeterpunten uitgevoerd. Onderhoud van digitale toegankelijkheid is noodzakelijk. Media Zeeuws Archief Sites Zeeuwsarchief.nl Eenigheid.slavenhandelmcc.nl Scheepsreizen MCC

Sociale media Facebook Instagram Pinterest LinkedIn

YouTube Flickr WhatsApp

Marketingplatform MailChimp Media van derden Data delen Archieven.nl & Zeeuws e-Depot OpenArchieven/ Bob Coret Genealogie WieWasWie Netwerk Oorlogsbronnen Archives Portal Europe Europeana (alleen via derden)

Content op platforms derden Google Arts & Culture Wat staat daer? Wikimedia VeleHanden Zeeuwse Ankers Geheugen van Nederland 13

Website Zeeuws Archief De redactionele content van de website wordt in 2026 verder aangevuld en bewerkt: • Nieuwe nieuwsberichten, agenda-items, blogposten, Zeeuwse verhalen • Bestaande zoekgidsen worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld. Nieuwe zoekgidsen worden toegevoegd, o.a. Slavenhandel en slavernij, en Migratie. • De webdossiers ‘Trans-Atlantische slavenhandel’ en ‘Strijd tegen het water’ worden verder aangevuld • Het webdossier ‘Onderzoek Zeeland’ wordt verder gevuld met informatie over archieven en collecties van de partners van het Zeeuws Archief. • Het Zeeuwse woonplaatsen-ABC wordt nagelopen en indien nodig aangevuld. • De webpagina met index van alle getranscribeerde teksten door de werkgroep Paleografie in Zeeland

(PaiZ) wordt verder aangevuld. • •

Een webdossier ‘Veere-Schotland’ wordt ontwikkeld (Beleidsthema Migratie). Content met informatie over Molukkers in Zeeland (Beleidsthema Migratie)

Website Reis van de Eenigheid (Beleidsthema Slavernij en koloniaal verleden) De redactionele content van de website wordt nagelopen en zo nodig geredigeerd. Website Scheepsreizen van de MCC (Beleidsthema Slavernij en koloniaal verleden) De redactionele content van de website wordt aangevuld met achtergrondinformatie en blogposten. Platform Delta Archieven (Beleidsthema Water) In 2025 is onderzoek verricht naar het te ontwikkelen platform. In 2026 worden eisen en wensen geformuleerd en worden de eerste stappen naar uitvoering gezet. Zeeuws e-Depot via Zeeuwsarchief.nl Voor de presentatie van zoeken en vinden kan het Preservica-portaal, een WordPress-applicatie, geïmplementeerd worden in de website van het Zeeuws Archief.

Educatie & exposities Voor educatie en exposities wordt verder gewerkt aan de speerpunten gericht op onderwijs, online en offline gebruik van de archieven en collecties en fysieke en digitale zichtbaarheid: • Coördineren en uitvoeren van het wisselende educatieprogramma van het Zeeuws Archief voor het schooljaar 2026-2027 in het kader van het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit dat wordt aangeboden via de Kunst- en Cultuureducatieve centra; • Coördineren en uitvoeren van het educatieprogramma van het Zeeuws Archief binnen het provinciale educatieve project Reizen in de Tijd door Zeeland dat wordt aangeboden via Erfgoed Zeeland. • Training educatievrijwilligers ten behoeve van gast- en archieflessen in het kader van het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit en ten behoeve van de archieflessen binnen het provinciale programma Reizen in de Tijd door Zeeland; • Werving educatievrijwilligers voor de uitvoering van de educatieprogramma’s van het Zeeuws Archief die via Kunsteducatie Walcheren en Erfgoed Zeeland worden aangeboden.

• Verdere stappen zetten tot intensievere samenwerking met erfgoedinstellingen en overkoepelende organisaties op het gebied van educatief aanbod; • Organiseren van cursussen in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit en mogelijke andere partners; • Coördineren en uitvoeren van werkzaamheden en activiteiten ten behoeve van de deelname van het Zeeuws Archief aan de landelijke paleografie oefentool ‘Wat staat daer?’ en het mede-ontwikkelen en onderhouden van educatieve en publieksgerichte toepassingen; • Onderzoeken van mogelijkheden van tentoonstellingen in de tentoonstellingsruimte in het Van de Perrehuis. 14

Externe Communicatie De communicatiedoelstelling: Mensen en organisaties verbinden met de bronnen van Zeeland. Door middel van zowel interne- als externe communicatie wordt uitgedragen wat het Zeeuws Archief doet en wordt het belang van archieven en archiefbeheer onderstreept. Dit sluit aan bij het beleidsplan 20252028. Communicatiespeerpunten in 2026: • De beleidsthema’s zoals die in het beleidsplan 2025-2028 zijn beschreven: slavenhandel, water en migratie. • Zichtbaarheid van en voor het hele werkterrein van het Zeeuws Archief binnen Zeeland De inzet van externe communicatie is vooral gericht op zichtbaarheid en effectief publieksbereik. Het Zeeuws Archief wil historisch onderzoek bevorderen en het werk van het Zeeuws Archief en het belang daarvan zichtbaar maken. Voor het vergroten van het bereik van het Zeeuws Archief werkt communicatie nauw samen met webcoördinatie, educatie en exposities en het infocentrum. ZA in de media / persbewerking De pers wordt actief benaderd door het Zeeuws Archief, maar even zo vaak komt de vraag van buiten. Het Zeeuws Archief wordt goed gevonden door de pers. Multimedia De afdeling heeft de kennis en apparatuur in huis om zelf kleinschalige foto- en filmbijdragen te maken.

Drukwerk, promotiematerialen, relatiegeschenken, nieuwsbrief ’n Zee van Tijd Ook in 2026 zal het Zeeuws Archief waar nodig om bepaalde activiteiten of ontwikkelingen onder de aandacht van verschillende doelgroepen te brengen, materiaal (laten) opmaken en publiceren. Activiteiten Om de doelen te bereiken, en vanuit de verschillende samenwerkingen, organiseert het Zeeuws Archief activiteiten of neemt het eraan deel. Daaronder valt de jaarlijkse Open Dag, maar ook verschillende lezingen en andere evenementen die aansluiten bij de actualiteit. Erfgoedsamenwerking Samenwerking met andere erfgoedinstellingen projecten, websites en onderzoeksprojecten: • Samenwerking in het Zeeuws Cultureel Overleg (ZCO); • Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in het bestuur en voert het secretariaat van de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland (SHOZ); • Samenwerking met Walcherse erfgoedinstellingen, met name bibliotheken, musea en Erfgoed Zeeland; • Er vindt structureel overleg plaats met het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen (KZGW) ten behoeve van het beheer van de collectie Zelandia Illustrata; • Samenwerking met het KZGW vindt tevens plaats op het terrein van de Werkgroep Cultuurhistorie; • Samenwerking met Erfgoed Zeeland; • Samenwerking met de Werkgroep Industrieel Erfgoed; • Heemkundige Kring Walcheren; medewerking aan het vier keer per jaar uit te geven Walcherse

heemkundige tijdschrift ‘De Wete’; • Samenwerking met de Historische Vereniging Arnemuiden; • Samenwerking met de Heemkundige kringen en verenigingen in Zeeuws-Vlaanderen; • Samenwerking met Omroep Zeeland en PZC ten aanzien van historische programma’s; • Samenwerking met University College Roosevelt (UCR) voor specifieke onderwijsprogramma’s en ondersteuning van studenten; 15

• • • • • • • • • • • •

Samenwerking met de cultuurhistorische instellingen in Schouwen-Duiveland, en met de Vereniging Stad en Lande van Schouwen-Duiveland; Samenwerking met de Stichting Vrienden van het Vlissings Muzeeum en Archief; Samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam; Samenwerking met Roosevelt Institute for American Studies (RIAS) voor onderzoeksprojecten; Samenwerking met het Genealogisch Centrum Zeeland; Samenwerking met de Stichting Zeeuws Weerzien; Samenwerking met Schotse universiteiten inzake de Schotse Stapel in Veere; Samenwerking met ZB Bibliotheek van Zeeland; Samenwerking met de Stichting Etty Hillesum Huisvesting en het Etty Hillesum Onderzoekscentrum; Samenwerking met de Middelburgsche Teekenacademie; Samenwerking met een Kenniscentrum Slavernijverleden; Samenwerking met De Blauwe Lijn, een platform voor waterstaatkundige geschiedenis;

Verder is er sprake van collegiale uitwisseling met collega’s in Zeeland in het Diensthoofden Overleg Zeeuwse Archivarissen (DOZA), en met collega’s in Oost- en West-Vlaanderen en Zeeland in het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg. Diverse medewerkers van het Zeeuws Archief nemen deel aan bestuurs- en redactielidmaatschappen van erfgoedinstellingen en erfgoedverenigingen in Zeeland. Het Zeeuws Archief biedt huisvesting aan het Genealogisch Centrum Zeeland, de Walcherse Archeologische Dienst, het Natuurkundig Gezelschap, de Stichting Godshuizen Middelburg, de Middelburgsche Teekenacademie, de conservatoren van het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen en het Roosevelt Institute for American Studies (RIAS).

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie

Begroting

2024 1.368.601 -10.163 1.358.438

2025

2026

2027

2028

2029

1.494.437 -11.000 1.483.437

1.612.429 -5.500 1.606.929

1.596.774 -5.500 1.591.274

Begroting

Specificatie programma publieksbereik 1e wijziging

Realisatie 2024 Salarislasten programma publieksbereik Materiële lasten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Baten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Saldo

Begroting

2025

2026

1.008.872

1.196.966

1.214.668

1.224.793

176.915 129.829 10.706 42.278 359.729

92.724 154.961 14.742 35.044 297.471

125.761 183.707 14.558 73.735 397.761

116.120 211.254 14.746 29.861 371.981

-5.784 0 -3.230 -1.148 -10.163

-9.000 0 -1.500 -500 -11.000

-3.500 0 -1.500 -500 -5.500

1.358.438

1.483.437

1.606.929

1.591.274

Overzicht algemene dekkingsmiddelen 1e wijziging

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Nationaal Archief: Eenmalige vergoeding MT-uren Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-Depot DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Vlissingen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO Borsele: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten Verhuur depot- en kantoorruimte Verrekening BTW Rente Vrijval projecten Overige algemene dekkingsmiddelen

Realisatie 2024 -1.659.701 -1.979.750 -50.000 -50.000 -585.390 -92.689 -168.666 -41.165 -689.079 -121.216 -387.707 -83.796 -39.567 -450.283 -118.080 -293.583 -96.596 -513.054 -73.993 -57.199 -12.375 0 -90.189 -180.157 -251.932 -132.910 -8.367

2025

2026

2027

2028

2029

-1.566.165 -1.954.787 -50.000 0 -553.452 -95.470 -159.465 -42.400 -695.970 -121.216 -399.338 -86.310 -40.754 -463.791 -121.622 -302.390 -99.494 -528.445 -76.213 -58.915 0 0 -92.409 -150.000 -160.000 -200.000 -1.000

-1.659.701 -1.979.750 -50.000 0 -585.390 -95.748 -168.666 -42.523 -709.752 -124.852 -400.501 -86.561 -40.872 -465.142 -121.977 -303.271 -99.784 -529.985 -76.434 -59.087 -51.133 0 -92.219 -170.000 -210.000 -200.000 -2.197

-1.659.701 -1.979.750 -50.000 0 -585.390 -95.748 -168.666 -42.523 -731.044 -128.598 -410.513 -88.725 -41.894 -476.771 -125.026 -310.853 -102.279 -543.234 -78.345 -60.564 -52.411 0 -94.525 -170.000 -210.000 -100.000 -2.700

-1.659.701 -1.979.750 0 0 -585.390 -95.748 -168.666 -42.523 -731.044 -128.598 -410.513 -88.725 -41.894 -476.771 -125.026 -310.853 -102.279 -543.234 -78.345 -60.564 -52.411 -150.000 -94.525 -170.000 -210.000 -50.000 -1.000

Totaal algemene dekkingsmiddelen

-8.227.444

-8.019.606

-8.325.546

-8.309.261

-8.357.561

Begroting

Overzicht bijdragen GR-partners, DVO-partners en SPUK Bijdragen partners 1e wijziging Realisatie

Begroting

Bijdrage Nationaal Archief

2024 -1.659.701

2025 -1.566.165

2025 -1.659.701

2026 -1.659.701

2027 0

2028 0

2029 0

Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud

-1.979.750

-1.954.787

-1.979.750

-50.000

Nationaal Archief

Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Nationaal Archief: Eenmalige vergoeding MT-uren

-50.000

-3.739.451

-3.570.952

-3.689.451

Realisatie

Begroting

2024 -585.390

2025 -553.452

2025 -585.390

2026 -585.390

2027 -585.390

2028 -585.390

2029 -585.390

1e wijziging Gemeente Middelburg Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot

-92.689

-95.470

-95.748

-678.079

-648.922

-681.138

Realisatie

Begroting

2024 -168.666

2025 -159.465

2025 -168.666

2026 -168.666

2027 -168.666

2028 -168.666

2029 -168.666

1e wijziging Gemeente Veere Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot

Totaal bijdragen GR-partners

-41.165

-42.400

-42.523

-209.831

-201.865

-211.189

-4.627.360

-4.421.739

-4.581.777

-892.326

1e wijziging Realisatie

Begroting

2024 0

2025 0

2026 0

2027 -1.659.701

2028 -1.659.701

2029 -1.659.701

Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud

-1.979.750

Bijdrage Nationaal Archief: laatste keer € 50.000

Totaal Specifieke uitkering

-3.639.451

Realisatie

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

2029

DVO Provincie Zeeland

-689.079

-695.970

-709.752

-731.044

DVO Waterschap

-387.707

-399.338

-400.501

-410.513

DVO Kapelle

-39.567

-40.754

-40.872

-41.894

DVO Terneuzen

-450.283

-463.791

-465.142

-476.771

DVO Vlissingen

-293.583

-302.390

-303.271

-310.853

DVO Schouwen-Duiveland

-513.054

-528.445

-529.985

-543.234

-2.373.272

-2.430.689

-2.449.523

-2.514.310

Realisatie

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

2029

DVO Provincie Zeeland e-Depot

-121.216

-124.852

-128.598

DVO Terneuzen: e-Depot

-118.080

-121.622

-121.977

-125.026

DVO Schouwen-Duiveland e-Depot

-73.993

-76.213

-76.434

-78.345

DVO Tholen: e-Depot

-57.199

-58.915

-59.087

-60.564

DVO Waterschap: e-Depot

-83.796

-86.310

-86.561

-88.725

DVO Vlissingen: e-Depot

-96.596

-99.494

-99.784

-102.279

DVO Borsele: e-Depot

-12.375

-51.133

-52.411

-150.000

-563.255

-563.769

-619.828

-635.948

-785.948

Totaal Dienstverleningsovereenkomsten

-2.936.527

-2.994.458

-3.069.351

-3.150.258

-3.300.258

Begroting

Overzicht overhead

Realisatie 2024

2025

2026

2027

2028

2029

Bijdrage specifieke uitkering Bijdrage Nationaal Archief

1e wijziging Dienstverleningsovereenkomsten archiefbeheer

1e wijziging Dienstverleningsovereenkomsten Zeeuws e-Depot

DVO e-Depot diverse gemeenten

1e wijziging

Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksvastgoedbedrijf Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten

1.064.501 237.041 391.943 307.134 1.420.522 350.150 66.898 6.248 0

1.051.924 199.198 395.000 356.150 1.532.212 396.159 67.322 2.123 0

1.143.713 256.435 395.000 302.000 1.415.445 496.487 85.288 2.123 0

1.226.092 265.495 395.000 313.171 1.411.050 464.931 76.693 0 0

1.129.221 265.495 395.000 313.171 1.411.050 402.029 76.693 0 0

Totaal overhead

3.844.437

4.000.087

4.096.492

4.152.432

3.992.659

Begroting

2025

2026

2027

2028

2029

Vennootschapsbelasting

Realisatie 2024 0

Begroting

2025

2026

2027

2028

2029

Onvoorzien

Realisatie 2024 0

1e wijziging

Beleidsbegroting: Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze begroting het volgende verstaan: • Weerstandscapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen van de GR-partners bedragen, indien de wijziging van de GR op 1-1-2026/2027 plaatsvindt wordt het maximaal 5%. Bestemmingsreserves Naast de Algemene reserve beschikt het Zeeuws Archief ook over diverse bestemmingsreserves. Deze tellen niet mee in het weerstandsvermogen. Bestemmingsreserve personeel Deze reserve wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, e.d.

Strategische investeringsagenda Deze reserve is bestemd voor de programmering van digitaliseringsprojecten waarvan de toekenning in de begroting plaatsvindt. In de jaarverantwoording en in de tweede wijziging van de begroting zal deze reserve worden verantwoord. De strategische investeringsagenda wordt overgeprogrammeerd waardoor aan flexibiliteit en effectiviteit gewonnen wordt. De projecten worden eerst voorbereid en de middelen worden pas toegekend als het project bestedingsklaar is, daarnaast blijft de investeringsruimte in de investeringsagenda zo lang mogelijk beschikbaar en worden ingezette middelen ook direct besteed. Risico’s Huisvesting Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor instandhouding, beheer en onderhoud van het gebouw. Hiertoe heeft het Zeeuws Archief van OCW een budget ontvangen die als lumpsumbijdrage is toegevoegd aan de bijdrage die het Zeeuws Archief reeds ontving. In 2021 is deze stelselwijziging geëvalueerd. De evaluatie is positief. Verwacht wordt dat op 1 januari 2026 het nieuwe huisvestingsstelsel definitief wordt ingevoerd met een nieuw ondertekende huurovereenkomst en gelijkblijvende middelen.

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Gebouw en onderhoud Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een nieuwbouwvleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 1 januari 2019 voert het Zeeuws Archief het onderhoud en de investeringen in het pand zelf uit. Voor de huur van het pand is een huurovereenkomst gesloten die per 1 januari 2019 is ingegaan en een looptijd heeft van drie jaar. De overeenkomst kan worden beëindigd door wederzijds goedvinden of op de dag waarop het door de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media gekozen definitieve huisvestingsstelsel voor Regionale Historische Centra bij het Regionaal Historisch Centrum feitelijk wordt geëffectueerd, zonder dat hiervoor enige opzegging of andere rechtshandeling nodig is. Het beheer, onderhoud en instandhouding wordt door het Zeeuws Archief gedaan op basis van een vierjaarlijks bij te stellen Meerjaren onderhouds- en investeringsplan. Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief een bijdrage van OCW ten behoeve van het beheer, onderhoud en instandhouding. Het gedeelte dat in een bepaald jaar niet wordt besteed wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud gebouw om er voor te zorgen dat er voldoende middelen zijn om het MOIP uit te kunnen voeren.

Inventaris De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier zijn eigendom van het Zeeuws Archief. Dat geldt ook voor de ICT-apparatuur.

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het met een prudent karakter uitzetten van gelden en afsluiten van leningen. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk vindt per kwartaal plaats en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten worden door de gemeente Middelburg maandelijks in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief aan de gemeente Middelburg betaald. De DVO-partners betalen tweemaal per jaar op factuurbasis. De huurkosten worden door het Rijksvastgoedbedrijf per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief tijdig betaald.

Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor gemeenschappelijke regelingen is dit percentage bepaald op maximaal 8,2%. Leningen Het Zeeuws Archief heeft in 2026 geen leningen open staan. Financiering van de investeringsuitgaven Er staan voor 2026 geen grote investeringen ingepland. Uitzettingen Aangezien het Zeeuws Archief verplicht is mee te werken aan het zgn. schatkistbankieren is er geen sprake van uitzetting.

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie De totaal begrote salariskosten zijn voor 2026 € 4.887.821 zijnde 53,50 fte. Sinds 1 januari 2025 worden de volledige HR- en payrollprocessen met behulp van AFAS doorlopen waardoor er volledig digitaal wordt gewerkt. De salarisadministratie is uitbesteed aan Simplex. De salarisuitbetaling wordt door het Zeeuws Archief gedaan. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden. MKbasics maakt gebruik van verzuimsignaal, vooralsnog wordt dit niet gekoppeld aan AFAS. In 2026 wordt bekeken of er al dan niet overgestapt wordt naar een andere partij. Bestuurlijke organisatie Het Zeeuws Archief is een gemeenschappelijke regeling, met als partners het Rijk (OCW), en de gemeenten Middelburg en Veere. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten met het waterschap Scheldestromen, de provincie Zeeland, de gemeenten Terneuzen, Kapelle, Vlissingen en Schouwen-Duiveland voor het beheer van hun papieren archieven. Tevens is er een DVO met de provincie Zeeland, de gemeente Tholen, de gemeente Schouwen-Duiveland, de gemeente Terneuzen, de gemeente Vlissingen, het Waterschap Scheldestromen en de gemeente Borselle voor het Zeeuws e-Depot. Ook de gemeenten Middelburg en Veere zijn aangesloten op het Zeeuws e-Depot.

De gemeenschappelijke regeling het Zeeuws Archief is in 2016 opnieuw vastgesteld en zal herzien worden, aangezien de toenmalige minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media in 2018 de intentie heeft uitgesproken zich terug te trekken uit de gemeenschappelijke regeling. De voorgenomen uittreding van de minister uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, is afhankelijk van de inwerkingtreding van de Archiefwet 2021. In februari 2025 heeft de Tweede Kamer unaniem ingestemd met de Archiefwet 2021. De wet moet nu nog langs de Eerste Kamer.. Het bestuur van het Zeeuws Archief kent een dagelijks en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer drs. F.W. Weisglas, voorzitter en rijksbestuurder, mevrouw C.J. Doorn, wethouder Middelburg en burgemeester drs. F.J. Schouwenaar. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer mr. E. Smit, rijksbestuurder, mevrouw mr. M.M.D. Vermue-Vermue, rijksbestuurder en door de heer mr. ing. R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg. Mevrouw dr. J.C. LuscombeSerlie is directeur van het Zeeuws Archief. Huisvesting Zie ook de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Medezeggenschap Het Zeeuws Archief heeft een ondernemingsraad. Deze bestaat uit vijf leden. Interne communicatie In de dienstverlening van het Zeeuws Archief zijn openheid, transparantie en samenwerking belangrijk.

Ook voor de interne communicatie met medewerkers en vrijwilligers zijn dat belangrijke uitgangspunten. En goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling zijn essentieel om de organisatie goed te laten functioneren. Team interne communicatie signaleert behoeften intern. De onderstaande instrumenten worden hiervoor ingezet. • Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevordert de samenwerking en kennisdeling; • Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), vier keer per jaar. Directeur, afdelingshoofden en medewerkers bespreken en informeren de voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, zoals actueel nieuws, relevante projecten, activiteiten en plannen; 25

• • •

Agenda, hoofdpunten en notulen van de MT-vergaderingen en van het groot MT worden gepubliceerd op intranet; Het intranet wordt actief gebruikt voor onderlinge informatievoorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken; Team interne communicatie signaleert en adviseert over de diverse mogelijkheden van interne communicatie en organiseert publieksevenementen.

Medewerkersonderzoek In april 2024 is gestart met een medewerkersonderzoek. Het onderzoek wordt in 2025 voortgezet en in 2026 geëvalueerd.

Financiële begroting: Overzicht van baten en lasten 1e wijziging

Realisatie 2024

Begroting

2025

2026

2027

2028

2029

878.502 -58.413 820.090

1.225.356 -62.154 1.163.202

1.023.172 -67.004 956.168

1.133.898 -68.838 1.065.060

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

1.913.073 -11.041 1.902.032

2.447.691 -5.000 2.442.691

2.374.762 -19.900 2.354.862

2.177.029 -6.500 2.170.529

2.017.215 -6.500 2.010.715

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

1.368.601 -10.163 1.358.438

1.494.437 -11.000 1.483.437

1.612.429 -5.500 1.606.929

1.596.774 -5.500 1.591.274

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

4.160.177 -79.617 4.080.560

5.167.484 -78.154 5.089.331

5.010.363 -92.404 4.917.959

4.907.701 -80.838 4.826.863

4.747.887 -80.838 4.667.049

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Dienstverleningsovereenkomsten Overige algemene dekkingsmiddelen Saldo algemene dekkingsmiddelen

-3.739.451 -678.079 -209.831 -2.936.527 -663.556 -8.227.444

-3.570.952 -648.922 -201.865 -2.994.458 -603.409 -8.019.606

-3.689.451 -681.138 -211.189 -3.069.351 -674.417 -8.325.546

-3.689.451 -681.138 -211.189 -3.150.258 -577.225 -8.309.261

-3.639.451 -681.138 -211.189 -3.300.258 -525.525 -8.357.561

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

1e wijziging

Overhead Vennootschapsbelasting Onvoorzien Resultaat voor bestemming Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Strategische investeringsagenda

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Strategische invessteringsagenda

Resultaat na bestemming

Realisatie 2024

Begroting

2025

2026

2027

2028

2029

3.844.437 0 0

4.000.087 0 0

4.096.492 0 0

4.152.432 0 0

3.992.659 0 0

302.447

-1.069.631

-688.906

-670.035

-302.148

0 0 0 0

0 -50.000 -1.019.631 -1.069.631

0 -204.507 -484.398 -688.905

0 -92.196 -577.838 -670.034

0 0 -302.148 -302.148

302.447

Toelichting Bijdragen partners 1e wijziging Realisatie

Begroting

Bijdrage Nationaal Archief

2024 -1.659.701

2025 -1.566.165

2025 -1.659.701

2026 -1.659.701

2027 0

2028 0

2029 0

Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud

-1.979.750

-1.954.787

-1.979.750

-50.000

Nationaal Archief

Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Nationaal Archief: Eenmalige vergoeding MT-uren

-50.000

-3.739.451

-3.570.952

-3.689.451

Realisatie

Begroting

2024 -585.390

2025 -553.452

2025 -585.390

2026 -585.390

2027 -585.390

2028 -585.390

2029 -585.390

1e wijziging Gemeente Middelburg Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot

-92.689

-95.470

-95.748

-678.079

-648.922

-681.138

Realisatie

Begroting

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15633434/1