23-121 Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten gemeente Middelburg
Tekst van het document
Aanbestedingsdocument Europese openbare procedure Accountantsdiensten gemeente Middelburg
Gemeente Middelburg Vastgesteld door de gemeenteraad op 9 november 2023
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
INHOUD Algemene Begripsbepalingen ................................................................................................................ 4 1 1.1 1.2 1.3 1.4
ALGEMEEN ............................................................................................................................ 5 Aanleiding en doel van de aanbesteding ................................................................................. 6 Inhoud van de opdracht ........................................................................................................... 6 Overeenkomst.......................................................................................................................... 7 Algemene inkoopvoorwaarden ................................................................................................. 7
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12
PROCEDURE.......................................................................................................................... 8 Type aanbestedingsprocedure ................................................................................................ 8 Planning procedure .................................................................................................................. 8 Informatie-uitwisseling .............................................................................................................. 9 Percelen ................................................................................................................................... 9 Varianten .................................................................................................................................. 9 Indienen Offerte - sluitingsdatum ............................................................................................. 9 Beoordelingsfase ................................................................................................................... 10 Abnormaal lage inschrijving ..................................................................................................... 11 Klachten en geschillen...........................................................................................................
11 Gunningsbeslissing / stand-still termijn ................................................................................... 11 Gestanddoeningstermijn ........................................................................................................ 12 Wachtkamerconstructie ........................................................................................................... 12
3 3.1
EISEN AAN DE INSCHRIJVING .......................................................................................... 13 Indeling van de inschrijving ................................................................................................... 13
3.1.1
Ondertekening ........................................................................................................................................................ 13
3.2 3.3 3.4
Gegevens m.b.t. de eigen onderneming ................................................................................ 14 Uitsluitingsgronden ................................................................................................................. 14 Geschiktheidseisen (artikel 2.90 aanbestedingswet) .............................................................. 16
3.4.1 3.4.2 3.4.3
Beroepsbevoegdheid (artikel 2.98 aanbestedingswet en UEA) .................................................................................. 16 Financieel-economische draagkracht (artikel 2.91 Aanbestedingswet en UEA) ........................................................ 16 Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (artikel 2.93 en 2.95 aanbestedingswet UEA............................ 17
3.5
Deelname in samenwerking met andere ondernemingen ....................................................... 18
3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6
Samenwerkingsverband (combinatie) ...................................................................................................................... 18 Onderaanneming .................................................................................................................................................... 18 Beroep op derde(n) ................................................................................................................................................. 19 UEA ........................................................................................................................................................................ 19 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van derde(n) .......................................................................................... 19 Vervanging derde(n)................................................................................................................................................ 20
3.6
Holding of moedermaatschappij ............................................................................................. 20
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
PROGRAMMA VAN EISEN .................................................................................................. 21 Algemeen ............................................................................................................................... 21 Dienstverleningsplan ............................................................................................................. 21 Relevante regelgeving ........................................................................................................... 22 Controleteam ......................................................................................................................... 22 Tussentijdse vervanging van een ingehuurde persoon door de Opdrachtnemer ................... 23 Nadere toelichting opdrachtonderdelen.................................................................................. 23
4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4
Natuurlijke adviesfunctie ......................................................................................................................................... 23 Certificerende functie (Jaarrekening inclusief SISA) ................................................................................................ 24 Interim-controles ...................................................................................................................................................... 25 Rapportage interim controle ..................................................................................................................................... 25
2
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
5
BEOORDELING .................................................................................................................... 27
6 6.1
GUNNINGSCRITERIA .......................................................................................................... 29 GW de sub-gunningscriteria .................................................................................................. 29
6.1.1 6.1.2 6.1.3
GW1 sub-gunningscriterium dienstverleningsplan ...................................................................................................... 29 GW2 sub-gunningscriterium Controleteam en Interview/presentatie (casus) ...................................................................... 30 GW3 subgunningscriterium Communicatie ................................................................................................................ 32
6.2
Prijsinformatie ........................................................................................................................ 32
6.2.1 6.2.2
Voorwaarden prijsopgave ........................................................................................................................................ 32 Vaste prijs ............................................................................................................................................................... 32
7
Bijlages ................................................................................................................................. 34
3
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
Algemene Begripsbepalingen -
Begrip
-
Definitie
-
Aanbestedingsdocumenten
-
Het totaal aan documenten voor de onderhavige aanbesteding, waaronder dit Beschrijvend document en alle daarbij behorende bijlagen, evenals de Nota(‘s) van Inlichtingen en andere documenten welke onderdeel uitmaken van de aanbestedingsprocedure.
-
Beschrijvend document
-
Het document “Aanbestedingsdocument Europese aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Middelburg ”, waarin de gemeente Middelburg haar eisen en criteria heeft verwoord en waarop Inschrijver haar Inschrijving dient te baseren.
-
-
Eis
-
Een criterium waaraan een Inschrijver, een dienst of levering moet voldoen teneinde aan de kwaliteitsvereisten van de gemeente Middelburg te kunnen voldoen. Het niet voldoen aan één of meer eisen leidt tot uitsluiting van de procedure.
-
Gunningscriterium
-
Een door de gemeente Middelburg beschreven criterium ten aanzien van de gevraagde dienst of levering. Met de beantwoording van een Gunningscriterium wordt een deelscore behaald.
-
Inschrijver
-
Een Ondernemer die een Inschrijving indient op basis van dit beschrijvend document.
-
Inschrijving
-
Het geheel van de aanbieding van de Inschrijver en alle aanvullende informatie die door de gemeente Middelburg in dit Beschrijvend document is opgevraagd en door Inschrijver bij de gemeente Middelburg is ingediend.
-
Nota van Inlichtingen
-
De schriftelijke (geanonimiseerde) reactie van de gemeente Middelburg op door Ondernemers tijdig en op de juiste wijze naar aanleiding van de Aanbestedingsdocumenten gestelde vragen.
-
Opdracht
-
-
Opdrachtgever
-
Het verzoek van de gemeente Middelburg tot uitvoering van werkzaamheden, zoals omschreven in dit Beschrijvend document en alle wijzigingen daarop in de Nota van Inlichtingen en de Overeenkomst. Gemeente Middelburg
-
Opdrachtnemer
-
De Inschrijver die op basis van haar Inschrijving de Opdracht gegund krijgt en gaat uitvoeren.
-
Overeenkomst
-
Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin de afspraken ten aanzien van de Opdracht zijn vastgelegd, conform de concept Overeenkomst als bijgesloten.
Tabel 1
4
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
1
ALGEMEEN De gemeente Middelburg is de Aanbestedende dienst voor deze Europese aanbesteding. De gemeenteraad van de Gemeente Middelburg verstrekt de opdracht.
De gemeente Middelburg heeft ca. 50.000 inwoners. De gemeenteraad bestaat uit 29 leden. Het college van burgemeester en wethouders telt 5 leden. In de ambtelijke organisatie werken ca. 400 medewerkers in ongeveer 350 fte. Meer informatie over de gemeente kunt u vinden op de website www.middelburg.nl.
Voor deze aanbesteding relevante kenmerken van de gemeente Middelburg zijn: a.
b.
c.
d. e.
f.
g.
h.
Samenwerking met de gemeenten Vlissingen, Veere en Schouwen-Duiveland op het gebied van belastingen. Hier is sprake van een gastgemeenteconstructie. Middelburg is de gastgemeente. De accountants van de partnergemeenten dienen te kunnen vertrouwen op het oordeel van de accountant van de gemeente Middelburg voor dat onderdeel. Samenwerking met de gemeente Vlissingen op het gebied van informatisering en automatisering vindt plaats binnen een gastgemeenteconstructie. Vlissingen is gastgemeente. De ICT-functie is via een bestuursovereenkomst formeel belegd bij de gemeente Vlissingen. Via werkafspraken, een SLA en een PDC zijn afspraken gemaakt over de dienstverlening en wordt er door de gemeente Middelburg (mede) gestuurd op de ontwikkeling van de samenwerking en de ICTomgeving. Ook informatiebeveiliging wordt gezamenlijk vormgegeven in overleg met de Security officer van de I&A samenwerking en de CISO’s van de deelnemende organisaties en is conform de geldende regelgeving ingericht. Bij samenwerking met andere gemeenten of gemeenschappelijke regelingen, waarbij de gemeente Middelburg diensten afneemt, is het uitgangspunt dat het oordeel van de accountant van die samenwerking als feit meegenomen wordt, voor zover dat voor de gemeente Middelburg van belang is.
Er is dan geen aanvullend onderzoek nodig, behoudens een review, waarvan de noodzaak is beargumenteerd en door de gemeente is akkoord bevonden. Grondbedrijf en het Sociaal Domein heeft een grote invloed op de bedrijfsvoering van de gemeente. Dit aspect wordt bekend verondersteld en kan niet tot meerwerk leiden. De administratieve organisatie is op orde. Dat geldt ook voor de interne beheersing. Ter illustratie hebben wij de managementletter 2022 in bijlage 6 aan dit bestek toegevoegd. Ook de planning van de verbijzonderde interne controles 2023 hebben wij als bijlage 5 bijgevoegd. In 2023 is over boekjaar 2021 aangifte gedaan voor de Vennootschapsbelasting en wordt het boekjaar 2022 voorbereid. Ten aanzien van deze belastingsoort wordt van de accountant een kritisch-opbouwende opstelling verwacht. Voor de financiële processen is een aantal applicaties relevant. Voor de financiële administratie van de crediteuren betreft dit Unit4 Financials. Voor de financiële administratie van de debiteuren betreft dit GouwIT. Naast deze twee applicaties, zijn er nog kleinere applicaties welke dienen als bronadministratie. Uitgangspunt hiervoor is dat de input van deze applicaties in de financiële administratie Unit4 Financials worden opgenomen. Dit is leidend. De accountant wordt beschouwd als een partner van de gemeenteraad én van het college van burgemeester en wethouders.
Van de accountant wordt verwacht dat hij binnen de duale verhoudingen rekening houdt met de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende bestuursorganen.
5
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
1.1
Aanleiding en doel van de aanbesteding De huidige overeenkomst met de accountant van de gemeente Middelburg eindigt na de controle over het boekjaar 2023. Dit is de aanleiding om een nieuwe aanbestedingsprocedure te starten.
Doel van dit aanbestedingsdocument is dat na afronding van deze aanbestedingsprocedure een resultaatgerichte overeenkomst wordt afgesloten met één opdrachtnemer, die instaat voor de kwaliteit van zijn dienstverlening. Dit gaat over waarborgen voor de kwaliteit van het product en over de snelheid van levering. De aanbesteding is erop gericht dat Inschrijvers een zo kort mogelijke Inschrijving doen, waarin is aangegeven op welke manier de Inschrijver de samenwerkingsrelatie met de Opdrachtgever vorm wil geven.
1.2
Inhoud van de opdracht De gemeenteraad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Tevens wijst de raad een accountant aan die de jaarrekening controleert, daarbij een controleverklaring verstrekt en een rapport van bevindingen uitbrengt.
De beoogde dienstverlening omvat op hoofdlijnen: 1. Het verrichten van de certificerende functie: Controle van de jaarrekening inclusief SISA regelingen op getrouwheid van weergave (van baten en lasten en van activa en passiva) van rechtmatige totstandkoming (wat betreft baten en lasten, balansmutaties) resulterend in een ‘Accountantsverklaring’ en een bijbehorend ‘Verslag van bevindingen’. Opgemerkt dient te worden dat vanaf 2023 één en ander wijzigt gericht op de verantwoordelijkheden ten aanzien van de financiële rechtmatigheid. Tot en met boekjaar 2022 verstrekte de accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, de baten en de balansmutaties op basis van de controle leidend tot een controleverklaring. Dit houdt in dat deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting, de gemeentelijke verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Met ingang van boekjaar 2023 wordt vanuit aanpassingen in de Financiële verhoudingswet, de Gemeentewet en in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) een nieuwe verplichte rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Hierin wordt door het college verantwoording afgelegd over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties in de jaarrekening.
De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af bij de jaarrekening als geheel met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. Op het moment van schrijven lopen er nog consultaties, is wet- en regelgeving nog niet aangepast en zijn de gevolgen van de wetswijziging nog niet goed overzichtelijk voor alle betrokken gremia van de gemeenten en accountants. Om de gemeente op deze wetswijziging zo goed als mogelijk voor te bereiden, is een Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. De kern hiervan is dat de nieuwe wetswijziging een groeiproces is voor de gemeente, waarbij een volwassenheidsniveau van de rechtmatigheidsverantwoording van financiële rechtmatigheid en een aantal relevante processen/thema’s wordt nagestreefd. Ter volledigheid is het plan opgenomen in bijlage 6.4. a. Interim-controle en gekoppelde risico-inventarisatie van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij de controlebevindingen worden gerapporteerd door middel van een ‘Managementletter’ voor het college. 2. De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie. De Opdrachtgever heeft het doel zich continu te verbeteren wat betreft de financiële doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Van de accountant wordt hierbij een stimulerende, ondersteunende en faciliterende rol verwacht.
6
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
Deze opdrachtonderdelen zijn nader gespecificeerd in het programma van eisen Hoofdstuk 4. De Opdrachtgever voert de (financiële) administratie voor een drietal zelfstandige entiteiten. De accountantscontrole en de daarvoor benodigde verklaringen zijn niet opgenomen in dit aanbestedingsdocument.
1.3
Overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor vier jaar (bepaalde tijd) met de mogelijkheid om de overeenkomst drie keer met een jaar te verlengen: De gewenste ingangsdatum is 1 augustus 2024 voor de vier boekjaren 2024 tot en met 2027. Opdrachtgever kan eenzijdig besluiten de Overeenkomst te verlengen met één jaar tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities. Van deze verlengingsbevoegdheid met een jaar kan maximaal drie keer gebruik worden gemaakt. In geval van maximale verlenging eindigt de overeenkomst van rechtswege uiterlijk na de controle van het boekjaar 2030. Van het besluit of al dan niet van de mogelijkheid tot verlenging gebruik wordt gemaakt, wordt uiterlijk drie maanden voor het aflopen van de overeenkomst schriftelijk mededeling gedaan aan opdrachtnemer. Als gebruik wordt gemaakt van het eerste optiejaar zal uiterlijk drie maanden voor het aflopen van de eerste optionele verlenging kenbaar worden gemaakt of gebruik zal worden gemaakt van het tweede optionele verlengingsjaar. En zo ook bij het gebruik maken van het derde optionele verlengingsjaar.
1.4
Algemene inkoopvoorwaarden -
-
Tussen Inschrijver en de Opdrachtgever komt na definitieve gunning een overeenkomst tot stand overeenkomstig het model dat in concept is opgenomen in Bijlage 3. De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten vindt u in Bijlage 4 en via link: https://www.middelburg.nl/inkoop-en-aanbesteding. U dient bij het opstellen van uw Offerte uit te gaan van de aanpassingen vermeld in de Nota van inlichtingen en dient hiermee onvoorwaardelijk akkoord te gaan. Indien u in uw Offerte niet akkoord gaat, leidt dit tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken tijdens deze aanbestedingsprocedure hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.
7
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
2
PROCEDURE
2.1
Type aanbestedingsprocedure De Opdrachtgever heeft, gelet op de aard en de omvang van de opdracht, gekozen voor een Europese openbare procedure conform de Aanbestedingswet 2012. In de aanbestedingsprocedure wordt op basis van door Inschrijvers ingediende aanbiedingen, de op voorhand vastgestelde geschiktheidseisen en onderstaand genoemd gunningscriterium de meest geschikte Inschrijver geselecteerd.
2.2
Planning procedure In onderstaande tabel is de globale, indicatieve planning weergegeven: Vaststellen bestek raad
9 november 2023
Verzending aankondiging van opdracht en
10 november 2023
aanbestedingsstukken naar TenderNed (digitaal systeem voor aanbestedingen) Deadline indienen van vragen voor 1e Nota van
27 november 2023
Inlichtingen via TenderNed Verzending 1e Nota van Inlichtingen via TenderNed
11 december 2023
Deadline indienen 2e Nota van Inlichtingen
22 december 2023
Verzending 2e Nota van Inlichtingen
12 januari 2024
Deadline digitale indiening offerte via TenderNed
24 januari 12:00 uur 2024
Opening digitale kluis
24 januari 12:05 uur 2024
Digitaal verzenden proces verbaal van aanbesteding
24 januari 12:10 uur 2024
Beoordeling offertes door beoordelingsteam
24 t/m 30 januari 2024
Presentatie inschrijver(s) en beoordelingsvergadering
31 januari 2024
Raadsbesluit voorlopige gunning
maart 2024
Verzending gunningsbeslissing via TenderNed
maart 2024
(voorlopige gunning) Opschortende termijn (minimaal 20 dagen)
maart 2024
Indienen bewijsstukken (voorlopig winnende inschrijver) Verzenden opdrachtbrief
maart 2024
Ondertekening overeenkomst
maart 2024
Bekendmaking aankondiging van gegunde opdracht
maart 2024
Tabel 2
8
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
2.3
Informatie-uitwisseling Vragen stelt u via TenderNed. U kunt vanaf dag 1 vragen stellen tot uiterlijk de in de planning genoemde datum. In de planning is opgenomen wanneer de laatste antwoorden uiterlijk worden gegeven.
Het is niet toegestaan om medewerkers van de Opdrachtgever te benaderen of op een andere manier contact te leggen om informatie te verkrijgen over deze aanbesteding, dan hier voor omschreven. De Opdrachtgever heeft het recht geïnteresseerden die contact zoeken met medewerkers uit te sluiten van deelname. Op geïnteresseerden rust de verplichting om klaarblijkelijke of vermoede tegenstrijdigheden en/of onjuistheden en/of onrechtmatigheden in het aanbestedingsdocument en de bijbehorende Bijlagen bij de Opdrachtgever te melden, vóór publicatie van de (laatste) Nota van Inlichtingen. Na publicatie kunnen geïnteresseerden deze tegenstrijdigheden, onjuistheden, onrechtmatigheden even- als (blijvende) geschilpunten naar aanleiding van de in de (laatste) Nota van Inlichtingen gegeven antwoorden, alleen aan de orde stellen door – op straffe van verval van recht – uiterlijk 3 werkdagen voor de uiterste datum van indiening Offerte een kort gedingdagvaarding aan de Oprachtgever te (laten) betekenen. Na sluiting van de termijn van het indienen van de Offerte kan Inschrijver of een belanghebbende ‘derde’ geen beroep meer doen op eventuele tegenstrijdigheden, onjuistheden, onrechtmatigheden of blijvende geschilpunten. In voorkomende gevallen zullen alle eventuele tegenstrijdigheden, onjuistheden, onrechtmatigheden en geschilpunten in het voordeel van de aanbestedende dienst worden uitgelegd.
De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor opmerkingen terzijde te leggen of slechts gedeeltelijk te verwerken.
2.4
Percelen De Opdracht is niet opgedeeld in percelen. Dit is ingegeven door de aard van de werkzaamheden en de financiële omvang. Gekeken is naar de samenhang van de werkzaamheden, noodzakelijke omvang om de werkzaamheden efficiënt en doeltreffend uit te kunnen voeren en toegankelijkheid voor het MKB. Opdrachtgever wenst een integrale dienstverlening te realiseren. Het is onder andere vanuit organisatorisch perspectief niet wenselijk de dienstverlening te splitsen. De regievoering en daarmee samenhangende kosten worden voor Opdrachtgever beperkt door met één Inschrijver een Overeenkomst te sluiten.
2.5
Varianten Varianten worden niet in beschouwing genomen.
2.6
Indienen Offerte - sluitingsdatum 1.
De bij de inschrijving te verstrekken documenten dienen te zijn gesteld in de Nederlandse taal.
2.
Een inschrijving kan uitsluitend digitaal worden ingediend door middel van TenderNed. Bij een andere wijze van indienen wordt de inschrijving niet in behandeling genomen.
3.
De inschrijving dient uiterlijk op 20 november 2023 uiterlijk 12:00 uur te zijn ingediend, waarbij de klok van TenderNed bepalend is. Op dat tijdstip eindigt de inschrijvingstermijn en sluit de digitale kluis in TenderNed. De genoemde datum en het genoemde tijdstip gelden als uiterste datum en uiterste tijdstip voor ontvangst van de inschrijvingen.
4.
Alle bij inschrijving te verstrekken documenten kunnen uitsluitend digitaal worden ingediend door middel van TenderNed.
9
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
5.
De documenten die bij inschrijving dienen te worden ondertekend, dienen te zijn ondertekend door een bevoegd vertegenwoordiger van de Inschrijver.
Inschrijvers dienen in TenderNed de Inschrijving in, in de digitale kluis. Opdrachtgever opent de kluis, nadat de Inschrijvingstermijn is verstreken. Zij heeft dan toegang tot alle ingediende Inschrijvingen en documenten. We adviseren Inschrijvers op tijd te starten met de procedure en zich goed te laten informeren via www.TenderNed.nl. Een eHerkenningsmiddel is nodig om een aanbieding te kunnen doen in TenderNed. Opdrachtgever is niet verantwoordelijk voor niet tijdige, onjuiste en onvolledige inschrijvingen. Door het indienen van een Offerte verklaart Inschrijver zich akkoord met alle door de Opdrachtgever gestelde voorwaarden en voorbehouden in deze Offerteaanvraag.
2.7
Beoordelingsfase De beoordeling van de Inschrijvingen vindt in deze volgorde plaats:
1. Opening van de Inschrijvingen door de inkoopadviseur; 2. Controle van Inschrijvingen door de inkoopadviseur op de vormvereisten; 3. Toetsing van de Inschrijvers door de inkoopadviseur aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen;
4. Beoordeling van de Inschrijvingen door het ter zake kundig team op basis van de gunningscriteria;
5. Voorlopige gunning. Gedurende de beoordeling kan het aanbestedingsteam aan Inschrijvers schriftelijk verduidelijking vragen over de inhoud van de Inschrijvingen.
De inschrijving met de laagste fictieve inschrijfsom, is de economisch meest voordelige inschrijving. De fictieve inschrijfsom is de inschrijfsom verminderd of vermeerderd met de behaalde fictieve aftrek of bijtelling op de kwaliteitscriteria. Indien twee of meer inschrijvingen een gelijke en laagste fictieve inschrijfsom hebben, dan is daarvan de inschrijving met de hoogste totale fictieve aftrek (totale monetaire waarde) de economisch meest voordelige inschrijving. Indien in dat geval ook de totale kwaliteitswaarde gelijk is, dan is de inschrijving met de hoogste fictieve aftrek behaald in de interviews de economisch meest voordelige inschrijving. Wijken de beide inschrijvingen qua waardering op geen enkel onderdeel van elkaar af, dan bepaalt het lot (loting wordt dan uitgevoerd door een notaris).
Nadat de beoordeling van de inschrijvingen is afgerond, verstuurt de Opdrachtgever aan de Inschrijvers de gunningsbeslissing. De Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan en die overigens niet behoeft te worden uitgesloten voor de Opdracht wordt daarbij aangewezen als de Inschrijver die voor de opdracht in aanmerking komt. De gunning is pas definitief indien er een definitieve gunningbeslissing is verzonden en de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en de winnende Inschrijver is getekend.
10
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
2.8
Abnormaal lage inschrijving In verband met het bepaalde in artikel 2.116 Aanbestedingswet 2012 geldt in elk geval dat wordt vermoed dat een Inschrijving abnormaal laag is indien: 1. er ten minste twee inschrijvingen zijn ontvangen, en 2. de inschrijvingssom meer dan 30% lager is dan de opvolgende inschrijvingssom. Op het moment dat een vermoeden bestaat dat een inschrijving abnormaal laag is, zal tussen de Opdrachtgever en de inschrijver een contradictoir debat gevoerd worden om de vermoedelijk abnormale lage inschrijving te verifiëren. Een contradictoir debat houdt in dat de Opdrachtgever om schriftelijke en/of mondelinge toelichting vraagt van de inschrijver met betrekking tot de vermoedelijk abnormale lage inschrijving. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij (direct en op eigen initiatief) concrete antwoorden geeft en het vermoeden van de abnormale lage inschrijving bij de Opdrachtgever wegneemt. Afhankelijk van de antwoorden van de inschrijver (eventueel onderbouwd met bewijsstukken) maakt de Opdrachtgever de afweging om één of meer schriftelijke en/of mondelinge gesprekken met de betreffende inschrijver te voeren om verder overleg te voeren. Indien, ook na de beantwoording van de vragen door de inschrijver in het contradictoir debat, het vermoeden van de abnormale lage inschrijving blijft bestaan, zal de Opdrachtgever de inschrijving als abnormaal laag terzijde leggen.
2.9
Klachten en geschillen De Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden biedt een kader voor aanbestedende diensten en ondernemers bij de afhandeling van klachten over de aanbestedingsprocedure. Klachten ten aanzien van de betreffende aanbestedingsprocedure kunnen ingediend worden via het mailadres info@Middelburg.nl, t.a.v. de klachtencoördinator. Een klacht moet schriftelijk worden ingediend en moet duidelijk en gemotiveerd aangeven op welk aspect van de aanbestedingsprocedure de klacht betrekking heeft. Een klacht wordt behandeld door een ter zake kundige functionaris die niet betrokken is of zal worden bij de onderhavige aanbestedingsprocedure. Een klacht wordt zo spoedig mogelijk afgehandeld; de klager wordt daarover geïnformeerd. Het indienen van een klacht heeft geen opschortende werking en laat onverlet dat een gegadigde of Inschrijver tijdig formeel bezwaar dient te maken of ene procedure dient te starten indien en voor zover dat aan de orde is.
Daarnaast bestaat er de mogelijkheid van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. De commissie kan op verzoek van een ondernemer of aanbestedende dienst bemiddelen of een nietbindend advies geven over klachten over de toepassing van de Aanbestedingswet 2012. Een voorwaarde voor behandeling is dat de klacht eerst is voorgelegd aan de beklaagde aanbestedende dienst. Deze wijze van klachtafhandeling functioneert naast de reeds bestaande mogelijkheden. Bij klachten over aanbestedingen zal een gang naar de rechter onverkort mogelijk zijn.
2.10
Gunningsbeslissing / stand-still termijn
Opdrachtgever stuurt alle Inschrijvers gelijktijdig een bericht via TenderNed over het voornemen tot gunning. Aan deze voorlopige gunning kan de winnende Inschrijver geen enkel recht ontlenen. De mededeling van de voorlopige gunningsbeslissing houdt géén aanvaarding van het aanbod in als bedoeld in art. 6:217 lid 1 BW.
Indien een Inschrijver bezwaren heeft tegen de gunningsbeslissing dan verzoekt Opdrachtgever de Inschrijver zijn bezwaren gemotiveerd schriftelijk en zo spoedig mogelijk aan Opdrachtgever kenbaar te maken. Indien een Inschrijver bezwaren heeft tegen de gunningsbeslissing dan dient hij binnen een termijn van 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de
11
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te hebben gemaakt tegen die beslissing bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda. Het geding is aanhangig vanaf de dag van dagvaarding (artikel 125 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). De genoemde termijn een vervaltermijn. Dat wil zeggen dat indien een Inschrijver niet binnen 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing daadwerkelijk een kort geding aanhangig heeft gemaakt, de betreffende Inschrijver zijn rechten dienaangaande heeft verwerkt. De Opdrachtgever is in dat geval vrij om (verder) gevolg te geven aan de gunningsbeslissing. Indien er geen kort geding is gestart, zal Opdrachtgever de definitieve gunning verlenen.
2.11
Gestanddoeningstermijn
De ingediende Inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van 3 maanden na de uiterste datum voor de ontvangst van de Inschrijvingen.
Dit betekent dat een Inschrijving deze termijn (na de sluitingsdatum van het indienen van Inschrijvingen) geldig is. Indien er een kort geding tegen de voorlopige gunningsbeslissing wordt aangespannen duurt de gestanddoeningstermijn van een Inschrijving in ieder geval tot twee weken na de onherroepelijke uitspraak in het kort geding.
2.12
Wachtkamerconstructie
Opdrachtgever wil naast het contracteren van één Opdrachtnemer een wachtkamerovereenkomst afsluiten met de als tweede geëindigde Inschrijver. Deze Inschrijver kan ingezet worden op het moment dat de gecontracteerde Opdrachtnemer niet aan de contractverplichtingen kan voldoen en de Overeenkomst met betreffende Opdrachtnemer, na een geboden hersteltermijn, wegens wanprestatie ontbonden wordt. Een dergelijke Overeenkomst wordt een wachtkamerovereenkomst genoemd en is toegevoegd als Bijlage 8 Wachtkamerovereenkomst.
Inschrijver gaat door middel van het indienen van een Inschrijving akkoord met het sluiten van de wachtkamerovereenkomst, indien Inschrijver als tweede in de rangorde eindigt.
De Inschrijver waarmee de wachtkamerovereenkomst wordt afgesloten dient, indien de Opdrachtgever besluit hiervan gebruik te willen maken, in staat te zijn om uiterlijk binnen zes maanden na ontbinding van een contract met de gegunde Inschrijver volledig operationeel te zijn.
12
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
3
EISEN AAN DE INSCHRIJVING
3.1
Indeling van de inschrijving De Inschrijving dient gebaseerd te zijn op dit Beschrijvend document inclusief Bijlagen en de Nota(‘s) van Inlichtingen.
Hieronder volgt een overzicht waarin wordt aangegeven uit welke gegevens uw Inschrijving dient te bestaan. Daarnaast wordt een aantal documenten opgevraagd ter verificatie. Deze worden alleen opgevraagd van de Inschrijver aan wie de opdracht voorlopig is gegund.
U maakt bij uw Inschrijving gebruik van de bij dit Beschrijvend document toegevoegde bijlagen. De invulformulieren mogen qua vraagstelling en voorgedrukte inhoud niet worden gewijzigd of worden aangepast.
U levert alle gevraagde documenten als aparte documenten aan. Nr.
Document
In dienen bij Inschrijving
Zie paragraaf Indienen binnen 7 dagen na gunning op verzoek Opdrachtgever
1
Uniform Europees
X
3.2, Bijlage 10
X
3.4.1
Aanbestedingsdocument 2 3
Uittreksel handelsregister (kamer van koophandel) Gedragsverklaring aanbesteden
4
X
3.3
Verklaring belastingdienst
X
3.3
5
Kopie verzekeringspolis
X
3.4
6
Verklaring geen sprake van Russische betrokkenheid
X
Invulformulier verklaring onderaanneming
Afhankelijk van de Inschrijving
8
Invulformulier holdingverklaring,
9
Afhankelijk van de Inschrijving X
3.6, Bijlage 13
inclusief organogram Ingevuld en rechtsgeldig ondertekend
7
3.3 Bijlage 9 3.5, Bijlage 12
Bijlage 7
prijs document in Pdf 10
Uitwerking GW1 ‘Dienstverleningsplan’
X
6.1.1
11
Uitwerking GW3 ‘Voorbeeld dienstverleningsplan andere opdrachtgever’
X
6.1.3
X
3.4.2, Bijlage 11
12
Referentie format
Tabel 3
3.1.1 Ondertekening De Inschrijving dient te worden ondertekend door een of meer personen, die bevoegd zijn de Inschrijvende onderneming te binden. In geval van Inschrijving door een samenwerkingsverband van ondernemingen ondertekenen alle deelnemers aan het samenwerkingsverband de Inschrijving. In geval van onderaanneming dienen alle onderaannemers een UEA in te dienen en te ondertekenen.
13
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
3.2
Gegevens m.b.t. de eigen onderneming Inschrijver dient de algemene gegevens m.b.t. de eigen onderneming te verstrekken door invulling van het UEA.
3.3
Uitsluitingsgronden Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 maakt Opdrachtgever gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument voor het bepalen van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is bij deze aanbestedingsleidraad als separate bijlage toegevoegd (bijlage 10). Van Inschrijver wordt verwacht dat hij het Uniform Europees Aanbestedingsdocument op de aangegeven plaatsen invult en rechtsgeldig ondertekent. In onderstaande tabellen is opgenomen welke bewijsstukken Opdrachtgever vraagt om aan te tonen dat op uw onderneming niet één van de uitsluitingsgronden van toepassing is en/of uw onderneming voldoet aan de gevraagde geschiktheidseisen.
Opdrachtgever zal een inschrijving waarop de gestelde uitsluitingsgronden van toepassing zijn, uitsluiten van verdere beoordeling op de geschiktheids- en overige eisen en de gunningcriteria, tenzij Opdrachtgever dit niet proportioneel acht. Indien wordt ingeschreven met een samenwerkingsverband van ondernemers (combinatie) wordt het samenwerkingsverband uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure, wanneer één of meer van de ondernemers zich in één of meer van deze omstandigheden bevindt. De van toepassing zijnde uitsluitingsgronden zijn opgenomen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument nader te noemen UEA. (bijlage 10). Uitsluitingsgronden
Omschrijving
Bewijsstukken
Deel III A van het
Gronden die verband houden
Gedragsverklaring
Uniform Europees
met strafrechtelijke
aanbesteden die niet
Aanbestedingsdocument
veroordelingen:
ouder is dan twee (2) jaar
door middel van het invullen
na sluitingsdatum van de
Deel III A en rechtsgeldig
inschrijving.
ondertekenen van het Uniform
Indienen na voorlopige
Europees
gunning
Aanbestedingsdocument verklaart Inschrijver dat op zijn onderneming niet (één van) de gestelde uitsluitingsgronden van toepassing is. Deel III B van het
Gronden die verband houden
(Kopie van) verklaring
Uniform Europees
met de betaling van belastingen
betalingsgedrag
Aanbestedingsdocument
of sociale premies:
nakoming fiscale
door middel van het invullen
verplichtingen van de
Deel III B en rechtsgeldig
Belastingdienst die op het
ondertekenen van het Uniform
tijdstip van het indienen van
14
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
Europees
de inschrijving niet ouder is
Aanbestedingsdocument
dan zes (6) maanden.
verklaart Inschrijver dat op zijn
Indienen na voorlopige
onderneming niet (één van) de
gunning
gestelde uitsluitingsgronden van toepassing is. Deel III C van het
Gronden met betrekking tot
Door middel van het
Uniform Europees
insolventie, belangenconflicten
invullen en rechtsgeldig
Aanbestedingsdocument
of beroepsfouten, te weten:
ondertekenen van het
-
Schending verplichtingen
Uniform Europees
o.b.v. milieu-, sociaal of
Aanbestedingsdocument
arbeidsrecht
verklaart Inschrijver dat zijn
-
Faillissement, insolventie of gelijksoortig
onderneming, bij het verstrekken van inlichtingen die door Opdrachtgever van
-
Vervalsing van de mededinging
hem waren verlangd in het kader van
-
Belangenconflict
aanbestedingsprocedures,
-
Onrechtmatige
zich niet in ernstige mate
beïnvloeding
schuldig heeft gemaakt aan
Valse verklaring
valse verklaringen of dat
-
Door middel van het invullen Deel III C en rechtsgeldig ondertekenen van het Uniform Europees
zijn onderneming deze inlichtingen niet, of niet volledig, heeft verstrekt. Indienen bij inschrijving
Aanbestedingsdocument verklaart Inschrijver dat op zijn onderneming niet (één van) de gestelde uitsluitingsgronden van toepassing is. Tabel 4
Verbod Russische betrokkenheid Op basis van het vijfde sanctiepakket van de EU is het Aanbestedende diensten niet toegestaan opdrachten te gunnen aan Russische partijen. Opdrachtgever sluit een Inschrijver uit indien er sprake is van: •
personen met een Russische nationaliteit en personen of rechtspersonen (bedrijven, entiteiten of organen) die gevestigd zijn in Rusland;
•
rechtspersonen die voor meer dan 50% eigendom zijn van een Russische partij zoals genoemd hierboven; en
•
personen of rechtspersonen die handelen in belang van of op aanwijzing van een bovengenoemde Russische partij.
15
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
De rechtspersonen als bedoeld bij de tweede of derde bullet omvatten ook rechtspersonen gevestigd in de EU/EER of in een ander land dan Rusland. Dit geldt ook voor overheidsaanbestedingen waar een Russische partij voor meer dan 10% deelneemt in het contract als onderaannemer of leverancier.
Opdrachtgever sluit een Inschrijver niet uit als sprake is van één van de uitzonderingen als aangegeven in dit vijfde sanctiepakket. Inschrijver dient Bijlage 9 Verklaring geen sprake van Russische betrokkenheid volledig in te vullen en in te dienen bij inschrijving. In het geval Opdrachtgever op enig moment gedurende de uitvoering van de Overeenkomst vaststelt dat sprake is van betrokkenheid van een Russische partij, wordt de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst ontbonden. Opdrachtgever is in dat geval op geen enkele wijze schadeplichtig. Door het doen van een inschrijving gaat de Inschrijver nadrukkelijk akkoord met het bovenstaande.
3.4
Geschiktheidseisen (artikel 2.90 aanbestedingswet) -
-
3.4.1
Vervolgens worden de inschrijvingen beoordeeld op de geschiktheidseisen (minimumeisen). Om te toetsen of Inschrijver voldoet aan deze geschiktheidseisen dient Inschrijver de UEA voor aanbestedingsprocedures in te vullen en te ondertekenen. Inschrijver geeft in de Offerte aan op welke manier aan de gevraagde ervaringseisen (referenties) en andere geschiktheidseisen wordt voldaan. Het niet voldoen aan deze geschiktheidseisen leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure en Inschrijver zal worden uitgesloten d.w.z. de Offerte wordt dan ter- zijde gelegd d.w.z. de inschrijving wordt dan terzijde gelegd, tenzij de in de UEA gegeven re- den(en), als gegrond worden beschouwd.
Beroepsbevoegdheid (artikel 2.98 aanbestedingswet en UEA)
Bewijs van inschrijving in het Beroeps- en Handelsregister De Offerte dient rechtsgeldig en door een bevoegd persoon namens Inschrijver te worden ondertekend. De bevoegdheid van de ondertekenaar dient te blijken uit een actueel, uittreksel bewijs, waaruit blijkt dat Inschrijver – volgens de eisen die gelden in het land waarin zijn onderneming is gevestigd – is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister, dan wel een verklaring of attest onder ede te verstrekken, zoals aangegeven in artikel 2.98 van de Aanbestedingswet. Binnen Nederland volstaat hiertoe een uittreksel van inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Met actueel wordt bedoeld een geldig bewijs van inschrijving dat op het mo- ment van indienen van de Offerte niet ouder is dan zes maanden (terugrekenend vanaf de uiterste sluitingsdatum van indiening Offerte). Indien de rechtsgeldige ondertekening niet blijkt uit het uittreksel van het beroeps of handelsregister of er is sprake van een machtiging dient Inschrijver een machtiging rechtsgeldige vertegenwoordiging volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen.
Indien de Offerte wordt ingediend door een samenwerkingsverband (combinatie), dient ieder lid van het verband een recent bewijs van Inschrijving van de onderneming in het nationale Beroeps- of Handelsregister in te dienen bij de Offerte.
3.4.2
Financieel-economische draagkracht (artikel 2.91 Aanbestedingswet en UEA)
16
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
Door ondertekening van de UEA voor aanbestedingsprocedures verklaart Inschrijver aan onder- staande genoemde geschiktheidseisen te voldoen.
Continuïteit De accountantsverklaring, afgegeven bij de meest recente jaarrekening van de onderneming van In- schrijver, mag geen zogenaamde ‘continuïteitsparagraaf’ bevatten, waarin de accountant een voor- behoud maakt of zorg uit met betrekking tot de continuïteit van bedrijfsvoering. Bij inschrijving door een samenwerkingsverband (combinatie), verklaart Inschrijver dat bij geen van de deelnemers van de combinatie sprake is van een continuïteitsparagraaf in de accountantsverklaring afgegeven bij de meest recente jaarrekening. Inschrijver stemt toe dat vóór gunning de Opdrachtgever desgevraagd bewijsstukken kan opvragen voor bovenstaande eis. Als bewijs wordt geaccepteerd een kopie van de desbetreffende accountantsverklaring of een separate (bevestigende) verklaring afgegeven door de accountant. Bij inschrijving door een samenwerkingsverband dient ieder lid van dit verband aan bovenstaande eis te voldoen en, desgevraagd, bovenstaand gevraagd bewijs te overleggen.
3.4.3
Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (artikel 2.93 en 2.95 aanbestedingswet UEA Door ondertekening van de UEA voor aanbestedingsprocedures geeft Inschrijver aan te voldoen aan onderstaande gevraagde ervaringseisen. 1. beheersing Nederlandse taal Het verantwoordelijk management en de met de uitvoering van de opdracht te belasten medewerkers dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate te beheersen, voor zover relevant voor de uitvoering van de opdracht en de contractuele verplichtingen. 2. ervaringseisen Inschrijver dient over aantoonbare kennis en ervaring te beschikken. Door de Opdrachtgever zijn de volgende ervaringseisen, kerncompetenties, vastgesteld overeenkomend met essentiële onderdelen van de te vergeven opdracht.
Gevraagde ervaringseisen: •
controle van de jaarrekening inclusief de natuurlijke adviesfunctie van minimaal een 30.000+ gemeente.
Inschrijver dient zijn ervaring te onderbouwen door het geven van één referentieopdracht van bovengenoemde ervaringseis. Deze referentieopdrachten dienen in de afgelopen 3 jaar te zijn uitgevoerd, terugrekenend vanaf de datum van sluiting van Inschrijving. Dit kan ingevuld worden in het Referentie format Bijlage 11.Indien Inschrijver meer dan 1 referentie per gevraagde ervaringseis opgeeft, zal de gemeente uitsluitend de eerste vermelde referentieopdracht beoordelen. De overige referentie(s) worden terzijde gelegd, dit om de gelijke behandeling van alle Inschrijvers te waarborgen.
De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor met betrekking tot de opgegeven referentie-eisen navraag te doen bij de betreffende referenten. Door ondertekening van de UEA voor aanbestedingsprocedures geeft Inschrijver in eerste instantie aan te voldoen aan bovengenoemde ervaringseisen.
17
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
3.5
Deelname in samenwerking met andere ondernemingen
3.5.1 Samenwerkingsverband (combinatie) Indien u als samenwerkingsverband inschrijft, dient u de vraag in deel II onderdeel A van het UEA (Neemt de Ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?) met “Ja” te beantwoorden en dient ieder lid van het samenwerkingsverband afzonderlijk een UEA in te vullen en te ondertekenen. De UEA’s van alle leden van het samenwerkingsverband moeten bij de Inschrijving worden ingediend. Rolverdeling samenwerkingsverband In het UEA moet worden aangegeven welke partij en contactpersoon het aanspreekpunt is tijdens deze procedure en gedurende de contractperiode en wat de rol van de Ondernemer is binnen het samenwerkingsverband. Die rolverdeling moet tijdens de uitvoering van de Overeenkomst daadwerkelijk worden gehanteerd. De contactpersoon die aanspreekpunt is dient volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en het samenwerkingsverband rechtsgeldig te kunnen vertegenwoordigen. Opdrachtgever kan indien zij dat wenst de daartoe strekkende volmacht(-en) opvragen. Het is toegestaan dat de referenties van de verschillende partijen van een samenwerkingsverband bij elkaar worden opgeteld. Eén Inschrijving Een onderneming kan slechts éénmaal (zelfstandig of in samenwerkingsverband, of als derde/onderaannemer) een Inschrijving indienen.
Indien een onderneming meerdere malen een Inschrijving indient, worden alle Inschrijvingen van deze onderneming (of van het samenwerkingsverband waarvan deze onderneming onderdeel is) uitgesloten. Aansprakelijkheid Alle leden van het samenwerkingsverband zijn gezamenlijk én hoofdelijk aansprakelijk voor een juiste en complete afhandeling van de door hen aanvaarde Opdracht en alle uit de Opdracht voortvloeiende verplichtingen. Het is niet noodzakelijk dat een samenwerkingsverband als samenwerkingsverband verzekerd is, op voorwaarde dat de afzonderlijke partijen aan het samenwerkingsverband wel zoals geëist verzekerd zijn. Ontbinding samenwerkingsverband Het is voor Opdrachtgever belangrijk dat de kwaliteit van het/de geleverde product/dienst gedurende de contractperiode constant blijft. Indien een samenwerkingsverband wordt ontbonden dient de Opdrachtnemer dit onverwijld aan Opdrachtgever te melden. In beginsel wordt de Overeenkomst dan ontbonden. Partijen gaan wel in gesprek of er redenen zijn om de Overeenkomst voort te zetten. De continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening alsmede het voldoen aan de Europese wetgeving zijn hierbij uitgangspunt. 3.5.2 Onderaanneming Opdrachtgever staan als onderaanneming toe de samenwerking van de Inschrijver met een (of meer) andere(e) bedrijf(bedrijven).
UEA Indien Inschrijver in de uitvoering van de Opdracht gebruik wenst te gaan maken van één of meer onderaannemers (maar waarop de Inschrijver geen beroep doet ter voldoening aan één of meer geschiktheidseisen), dient Inschrijver dit in deel II onderdeel D van het UEA aan te geven. Tevens dient te worden aangegeven welke onderaannemer(s) worden ingezet en dienen deze een eigen UEA in te dienen.
18
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
Verklaring onderaanneming De Inschrijver dient aan te tonen dat hij voor de Opdracht gebruik kan maken van de onderaannemer en diens capaciteit. Inschrijver voegt, hiervoor een ingevuld en ondertekend Bijlage 12 Invulformulier verklaring onderaanneming toe bij de Inschrijving. Inschrijver blijft verantwoordelijk voor een juiste en complete afhandeling van de door hem aanvaarde Opdracht en alle uit de Opdracht voortvloeiende verplichtingen en is bij gebreke daarvan volledig aansprakelijk. Indien uw bedrijf geen gebruik maakt van een onderaannemer, hoeft u Bijlage 12 niet in te vullen en toe te voegen. Uitsluitingsgronden en onderaannemers De Opdracht wordt uitsluitend gegund aan Inschrijvers die voornemens zijn bij de uitvoering van de Opdracht onderaannemers te betrekken: •
op wie geen grond voor uitsluiting als bedoeld in artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 (verplichte uitsluitingsgronden) van toepassing is;
•
op wie geen van benoemde facultatieve gronden voor uitsluiting (als bedoeld in artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012) van toepassing is.
3.5.3 Beroep op derde(n) Een Inschrijver kan zich, om te voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen bij deze aanbestedingsprocedure, ook beroepen op de financiële en economische draagkracht en/of technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van derde(n). Een voorwaarde bij het beroep op de derde(n) is dat de Inschrijver kan aantonen dat hij kan beschikken over en gebruik zal maken van de voor die Opdracht noodzakelijke middelen van die ander. Een ondernemer kan zich technische bekwaamheid slechts toerekenen indien de ondernemer de werkzaamheden waarop de technische bekwaamheid berust daadwerkelijk zelf heeft verricht. 3.5.4 UEA Indien de Inschrijver gebruik maakt van een derde(n) om te voldoen aan bepaalde geschiktheidseisen, dient hij dit aan te geven in deel II onderdeel C van het UEA. Inschrijver dient bij zijn Inschrijving ook een UEA te verstrekken van de derde(n), ingevuld en ondertekend, door (elke) derde waarop Inschrijver een beroep doet om te voldoen aan een Geschiktheidseis. Onder derde(n) wordt in dit verband verstaan: alle (rechts)personen die niet rechtstreeks tot de onderneming van Inschrijver behoren. Hieronder vallen ook gelieerde ondernemingen (dochter-, moeder-, of zustervennootschap). Ook niet rechtstreeks tot de onderneming van Inschrijver behorende technici of technische organen kwalificeren in dit verband als derde(n).
Indien de Inschrijver een beroep doet op derde(n) voor de gestelde financiële en economische draagkracht, zijn Inschrijver en de derde(n) op wie hij een beroep doet hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de onderhavige Opdracht. 3.5.5 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van derde(n) De Opdracht wordt uitsluitend gegund aan Inschrijvers die zich bij de uitvoering van de Opdracht voor één of meer geschiktheidseis(en) beroepen op één of meer derde(n): •
op wie geen grond voor uitsluiting als bedoeld in de artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 (verplichte uitsluitingsgronden) van toepassing is;
•
op wie geen van de benoemde facultatieve gronden voor uitsluiting (als bedoeld in artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012) van toepassing is.
•
die voldoet aan de door Opdrachtgever gestelde geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht.
19
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
3.5.6 Vervanging derde(n) Indien op de derde(n) op wie de Inschrijver een beroep doet ten aanzien van een of meer geschiktheidseisen, een uitsluitingsgrond als bedoeld in artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 (verplichte uitsluitingsgronden) van toepassing is vervangt de Inschrijver deze derde(n).
3.6
Holding of moedermaatschappij
Bij de Inschrijving door een dochteronderneming of werkmaatschappij dient een schriftelijke verklaring van de holding of moedermaatschappij, dat de holding of moedermaatschappij zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de uit rechtshandelingen van de dochteronderneming of werkmaatschappij voortvloeiende schulden (artikel 2:403 BW). Indien wordt ingeschreven door een dochteronderneming of werkmaatschappij vult Inschrijver Bijlage 13 Invulformulier holdingverklaring in en voegt deze aan de Inschrijving toe. Indien de Inschrijver/dochteronderneming bij de uitvoering van de werkzaamheden geen gebruik van de holding of moedermaatschappij maakt (en dus geen gebruik maakt van artikel 2.403 BW) en zelfstandig voldoet aan alle aan de Inschrijving gestelde Eisen, dient Inschrijver dit eveneens te verklaren door het rechtsgeldig ondertekenen van Bijlage13 en deze toe te voegen aan de Inschrijving. In beide hierboven beschreven gevallen dient bij de Inschrijving een organogram te worden gevoegd. Indien uw bedrijf geen onderdeel uitmaakt van een holding, hoeft u Bijlage 13 niet in te vullen en toe te voegen.
20
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
4
PROGRAMMA VAN EISEN
4.1
Algemeen In het programma van eisen staat beschreven welke uitgangspunten (eisen) worden gesteld aan de gevraagde dienstverlening en de bijbehorende levering. Met dit programma van eisen verwacht de gemeente een kwalitatief goede dienstverlening. Door het indienen van een inschrijving, gaat u automatisch akkoord met het programma van eisen, zoals vermeld in hoofdstuk 4 van dit aanbestedingsdocument Accountantsdiensten gemeente Middelburg.
4.2
Dienstverleningsplan Jaarlijks levert Opdrachtnemer een dienstverleningsplan aan waarin wordt aangeven op welke wijze en met welke speerpunten de opdracht geïmplementeerd gaat worden door uw organisatie en in de gemeente Middelburg zal worden uitgevoerd. Het dienstverleningsplan bevat een tijdsschema en herkenbare meet- en/of beslispunten omtrent de voortgang van de gevraagde diensten. Het geheel is zo compleet en concreet mogelijk en wordt vooraf besproken met Opdrachtgever. De gemeente kan daarbij eveneens speerpunten aangeven die zij graag in de controle wil betrekken. Mochten deze niet passend vinden binnen de jaarrekeningcontrole, dan geeft Opdrachtnemer dit terstond aan. Het dienstverleningsplan dient uiterlijk 30 september van ieder jaar aan de auditcommissie te worden aangeboden. De planning van controlewerkzaamheden, vastgelegd in het dienstverleningsplan, moet worden afgestemd op de volgende zaken en termijnen: ✓ De Planning Jaarrekening zoals wordt gehanteerd door Opdrachtgever. Deze planning is jaarlijks op hoofdlijnen hetzelfde. Ter informatie is de planning & control cyclus van de gemeente Middelburg als separate Bijlage toegevoegd aan dit aanbestedingsdocument, zie Bijlage 2.
✓ Inventarisatie van behoeften vanuit het college en de ambtelijke organisatie voor opstelling van het dienstverleningsplan voor het lopend boekjaar vóór 15 augustus (indicatief); ✓ Uitvoering van de interimcontrole en uitbrengen van de managementletter; ✓ Oplevering van het Verslag van bevindingen bij de jaarrekening binnen een termijn van 2 weken na afronding van de controle van de jaarrekening, maar uiterlijk 30 april.
-
-
-
-
Voor de gehele gevraagde dienstverlening zoals aangegeven in dit aanbestedingsdocument inclusief de bijbehorende bijlagen kan geen meerwerk geclaimd en gedeclareerd worden. De beschrijving van de gemeente Middelburg in paragraaf 1.1 is hierbij het vertrekpunt. Meerwerk wordt in andere gevallen alleen geaccepteerd als daaraan voorafgaand een afspraak is gemaakt met de gemeente en een overeenkomst daarvoor is opgesteld. De basis voor de berekening van eventueel meewerk zijn de reguliere uurtarieven. Meerwerk kan nooit het gevolg zijn van aanvullende eisen die binnen de accountantsorganisatie worden gesteld aan interne reviews, audits en extra procesmatige of procedurele handelingen. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever proactief over de gevolgen van wetswijzigingen en/of regelgevingen voor zover van toepassing op het werkingsgebied van de af te sluiten Overeenkomst. Dit gebeurt zowel op het niveau van de raad (via de auditcommissie) als het ambtelijke niveau en kan op verschillende momenten plaatsvinden. Bovengenoemde data zijn indicatief en hiervan kan alleen op verzoek van de gemeente Middelburg van worden afgeweken. Iedere Inschrijver wordt gevraagd een dienstverleningsplan in zijn Offerte aan te geven.
21
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg
4.3
Relevante regelgeving De certificerende functie is voorbehouden aan de beroepsgroep van Registeraccountants (als bedoeld in art. 393, 1e lid, boek 2 BW).
De controle van de jaarrekening moet gebaseerd zijn op het meest recent door de gemeenteraad vastgestelde Normenkader en Controleprotocol (zie bijlage 6.1).
Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie betreft het percentage dat afkomstig is van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en omvat de afwijkingen (fouten en/of onzekerheden) welke de accountant heeft gesignaleerd tijdens de controle in de jaarrekening. Wanneer deze overschreden wordt, heeft dat een andere dan goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening tot gevolg. De goedkeuringstoleranties zijn momenteel vastgesteld op 1% van de totale lasten ten aanzien van fouten in de jaarrekening en op 3% ten aanzien van onzekerheden in het BADO. De mogelijkheid bestaat dat deze grenzen wijzigen als gevolg van de wetswijziging gericht op de rechtmatigheidsverantwoording. Deze tolerantiegrenzen dienen aangehouden te worden voor het opmaken van de controle op de jaarrekening. Mocht er sprake zijn van een aanpassing van de goedkeuringstolerantie dan treedt de gemeente in overleg met de dienstverlener. Tevens wordt er van uit gegaan dat de dienstverlener zelf van deze wijziging op de hoogte is. Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens omvat de grens vastgesteld door de gemeenteraad waarboven het college aan de gemeenteraad fouten en onduidelijkheden rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Er is een verantwoordingsgrens vastgesteld van 1%.
Dit is door de gemeenteraad besloten op 28 januari 2021 bij de behandeling van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording. Als deze grens wordt gepasseerd dan wordt het totaal aan afwijkingen toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.
Rapporteringstolerantie Voor de rapportering in het verslag van bevindingen hanteert de accountant een tolerantie gelijk aan € 100.000 voor onrechtmatigheden en € 300.000 voor onzekerheden. De toleranties worden jaarlijks in het controleprotocol herbevestigd.