23-085 Bijlage 3. Ingekomen stukken AB
Tekst van het document
Ingekomen stukken Datum brief
17-08-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
147. Dekkingsplan Gebiedsgerichte opkomsttijden 2023-2025 en nieuwe systematiek meerjarencontroleplanning
Ingekomen stuk
147. Dekkingsplan Gebiedsgerichte opkomsttijden 2023-2025 en nieuwe systematiek meerjarencontroleplanning
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Veiligheidsregio Zeeland
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Bijlagen: 147 Bijlage 1 Dekkingsplaat brandweerzorg 2023-2025 147 Bijlage 2 Technische bijlagen GGO 147 Bijlage 3 Risico Afwegingsmodel Toezicht
Datum brief
14-08-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
146. Opvolging aanbevelingen Participatiefonds
Ingekomen stuk
146. Opvolging aanbevelingen Participatiefonds
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Rekenkamer Middelburg
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
14-08-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
144. Save the date Eerste Landelijke bijeenkomst gemeentelijke burgerfora
Ingekomen stuk
144. Save the date Eerste Landelijke bijeenkomst gemeentelijke burgerfora
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
VNG
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
21-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
137. Motie financieel ravijn definitief Hulst
Ingekomen stuk
137. Motie financieel ravijn definitief Hulst
Categorie
Organisatie
Afzender
Gemeente Hulst
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
18-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
134. Aanbiedingsbrief stukken Zeeuws Archief
Ingekomen stuk
134. Aanbiedingsbrief stukken Zeeuws Archief
Categorie
Organisatie
Afdeling
Samenleving
Afzender
Zeeuws Archief
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Bijlagen: 134 Bijlage 1 Vastgestelde
jaarverantwoording ZA 2022 134 Bijlage 2 Vastgestelde 1e wijziging begroting 2023 Zeeuws Archief 134 Bijlage 3 Vastgestelde begroting 2024 Zeeuws Archief
Datum brief
17-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
132. Ledenbrief_begrotingsadvies VNG
Ingekomen stuk
132. Ledenbrief begrotingsadvies VNG
Categorie
Organisatie
Afdeling
Bedrijfsvoering
Afzender
VNG
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
14-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
128. ledenbrief_begrotingsadvies VNG
Ingekomen stuk
128. ledenbrief begrotingsadvies VNG
Categorie
Organisatie
Afdeling
Bedrijfsvoering
Afzender
VNG
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
11-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
123. Ledenbrief-wet-digitale-overheid VNG
Ingekomen stuk
123. Ledenbrief-wet-digitale-overheid VNG
Categorie
Organisatie
Afdeling
Publiekszaken
Afzender
VNG
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
11-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
120. Brief aan beide kamers n.a.v. val kabinet VNG
Ingekomen stuk
120. Brief aan beide kamers n.a.v. val kabinet VNG
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
VNG
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
11-07-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
119. brief PCN Sociaal jaarverslag 2022
Ingekomen stuk
119. brief PCN Sociaal jaarverslag 2022
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur, Vergunningverlening & Handhaving
Afzender
Platform Cannabisondernemingen Nederland P
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
29-06-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
112. Volledige VNG ledenbrief 23-027 - Toekomstbeeld Nederland 2040
Ingekomen stuk
112. Volledige VNG ledenbrief 23-027 - Toekomstbeeld Nederland 2040
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
VNG
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
26-06-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
108. Raadsinformatiebrief RBP 2023-2026
Ingekomen stuk
108. Raadsinformatiebrief RBP 2023-2026
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Regionale Driehoek Eenheid Zeeland - West-Brabant
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
22-06-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
102. Rusland vernietigt het Westen zonder oorlog met hen te voeren
Ingekomen stuk
102. Rusland vernietigt het Westen zonder oorlog met hen te voeren
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Ap Cloosterman - Climategate
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
Datum brief
12-06-2023
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
12 september 2023
Onderwerp
100. Boek over het tanende vertrouwen in de politiek
Ingekomen stuk
100. Boek over het tanende vertrouwen in de politiek
Categorie
Inwoner
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Drs. Huibrecht Boluijt
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
21 september 2023
147. Dekkingsplan Gebiedsgerichte opkomsttijden 2023-2025 en nieuwe systematiek meerjarencontroleplanning
Het bestand 147. Dekkingsplan Gebiedsgerichte opkomsttijden 2023-2025 en nieuwe systematiek meerjarencontroleplanning kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/13042607/1/147_+Dekkingsplan+Gebiedsgerichte+opkomsttij den+2023-2025+en+nieuwe+systematiek+meerjarencontroleplanning
147 Bijlage 1 Dekkingsplaat brandweerzorg 2023-2025
Het bestand 147 Bijlage 1 Dekkingsplaat brandweerzorg 2023-2025 kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/13042609/1/147__Bijlage_1__Dekkingsplaat_brandweerzorg_2023-2025
147 Bijlage 2 Technische bijlagen GGO
Het bestand 147 Bijlage 2 Technische bijlagen GGO kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/13042611/1/147__Bijlage_2__Technische_bijlagen_GGO
147 Bijlage 3 Risico Afwegingsmodel Toezicht
Het bestand 147 Bijlage 3 Risico Afwegingsmodel Toezicht kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/13042614/1/147__Bijlage_3__Risico_Afwegingsmodel_Toezicht
146. Opvolging aanbevelingen Participatiefonds
Het bestand 146. Opvolging aanbevelingen Participatiefonds kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/13037367/1/146_+Opvolging+aanbevelingen+Participatiefonds
Bekijk deze email in je browser
Save the date! Landelijke bijeenkomst gemeentelijke burgerfora op 12 oktober 2023 Eerste aankondiging: wij nodigen u graag uit voor de eerste landelijke bijeenkomst gemeentelijke burgerfora. Sinds dit voorjaar ondersteunen de VNG en het ministerie van BZK acht gemeenten in de gemeentelijke pilot burgerfora. Als onderdeel van deze pilot organiseren we twee bijeenkomsten die toegankelijk zijn voor ambtenaren en raadsleden van alle Nederlandse gemeenten. Deze eerste landelijke bijeenkomst is op donderdag 12 oktober van 13.30 tot 17.00 uur in Den Haag. Praktische handvatten De landelijke bijeenkomsten bieden alle gemeenten praktische handvatten die aan de slag willen met burgerfora. Het plenaire programma is live en online te volgen (hybride). Na het plenaire programma kunt u deelnemen aan verschillende verdiepende deelsessies over onderwerpen zoals politiek/bestuurlijk commitment, loting, het formuleren van een goede vraagstelling en de organisatie van bijeenkomsten. Deze deelsessies zijn alleen te volgen voor mensen die live (fysiek) aanwezig zijn. De bijeenkomst wordt georganiseerd door de bureaus EMMA en Moventem, die de pilot burgerfora begeleiden. In de opzet van het programma komt de praktijkkennis van de
pilotgemeenten, bovenstaande adviesbureaus en de wetenschappelijke partners van de pilot (Radboud Universiteit en Haagse Hogeschool) evenals de ervaringen van de VNG en het ministerie van BZK uitgebreid aan bod. Voor wie: Alle gemeenteambtenaren en raadsleden die (overwegen om) aan de slag te gaan met een burgerforum Wat: Landelijke bijeenkomst met praktische handvatten over opzetten en organiseren van een burgerforum Wanneer: Donderdag 12 oktober van 13.30 tot 17.00 uur Waar: Willemshof (kantoor VNG), Den Haag. Het plenaire programma is ook online te volgen. Meer informatie en de mogelijkheid tot aanmelden vindt u begin september in uw mailbox én op de website van Netwerk Democratie in Actie.
Zet in mijn agenda
Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u dit mailen naar: laura.colenbrander@vng.nl. We zien u graag daar! Vriendelijke groet, Team Gemeentelijke Pilot Burgerfora
Dit bericht is verzonden door VNG Connect in opdracht van Vereniging van Nederlandse Gemeenten Postbus 30435 | 2500 GK Den Haagt. 070 - 373 84 58 e. vngconnectcongressen@vng.nl | w. vngconnect.nl/congressen | KvK-nummer 27195052
Profiel afmelden
zEEUwSAncHIEF Hofrlein 16 . Postbus 7o, 433o AB Middelburg (on8) 67 88oo . info@zeeuwsarchieínl . www.zeeuws archíef.nl
Gemeente Middelburg T.a.v. de gemeenteraad Postbus 6000 4330 LA MIDDELBURG
Datum
:77 juli2023
Onderwerp
: L" wijziging begroting 2023,begroïing2O24 Zeeuws Archief en jaarrekening2022
Uw kenmerk : A-L37/2023 Ons kenmerk :3 Bijlagen Behandeld door :A. Groenewegen
Geachte raad, ln de vergadering van 10 juli 2023 heeft het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief de 1" wijziging begroting 2023, de begroting 2024 en de jaarrekening2O22 vastgesteld
Conform artikel l-8a, lid 2 uit de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief ontvangt u hierbij - ter kennisname - de vastgestelde 1" wijzing begroting 2023 en de begroting 2O24van het Zeeuws Archief. Daarbij ontvangt u conform artikel 2L,lid 5 uit de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief - ter kennisname - de vastgestelde jaarrekening 2022 van het Zeeuws Archief. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur,
h
Dr. J.L. Kool-Blokland directeur
Zeeuws Archief Jaarverantwoording 2022
Middelburg, 27 maart 2023
1 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
Inhoud Jaarverslag 2022 ...................................................................................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Programma Beheer ................................................................................................................................. 6 Programma Informatie en Kennis ......................................................................................................... 14 Programma Publieksbereik ................................................................................................................... 25 Overzicht algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................ 42 Overzicht overhead ............................................................................................................................... 43 Overzicht vennootschapsbelasting ....................................................................................................... 43 Overzicht onvoorzien ............................................................................................................................
43 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 44 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 47 Paragraaf Verbonden partijen ............................................................................................................... 49 Paragraaf financiering ........................................................................................................................... 50 Paragraaf bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 52 Jaarrekening 2022 ................................................................................................................................. 54
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
2
Jaarverslag 2022
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
3
Inleiding Het jaar 2022 was voor het Zeeuws Archief een jaar waarin weer vrijwel als vanouds gewerkt kon worden, zonder beperkingen van de COVID-pandemie. Wat blijft zijn de grotere digitale mogelijkheden voor vergaderen en voor thuiswerken. De organisatie maakt daar regelmatig gebruik van. Er zijn richtlijnen opgesteld voor de mogelijkheid om thuis te werken en middelen aangeschaft om hybride te kunnen overleggen. De vrijwilligers zijn weer volop aan het werk op de verschillende locaties. De studiezalen in Zierikzee, Middelburg en Terneuzen zijn veel bezocht. De dienstverlening door het Zeeuws Archief is steeds van goed niveau gebleven. Wel ziet het Zeeuws Archief dat de toename van aanvragen voor digitale archiefstukken – wat in de lockdown periodes gedurende de COVIDpandemie de enige weg was om stukken te kunnen bestuderen – een blijvende vraag is, ook nu er geen beperkingen in de mogelijkheden van bezoek meer zijn. Het Zeeuws Archief zal zich gaan beraden hoe daar in de toekomst nog meer dan nu het geval is, aan tegemoet kan worden gekomen, ondanks het feit dat in 2022 de mogelijkheden voor aanvragen van digitale documenten al is verruimd. In de uitvoering van het beleidsplan van het Zeeuws Archief zijn grote stappen gezet. Een belangrijke versnelling was de keuze voor en aanbesteding van een eigen e-Depot applicatie.
Dit was de consequentie van de voorgenomen terugtreding van OCW uit de GR Zeeuws Archief. In goed overleg met OCW hebben de RHC’s besloten om ieder een eigen e-Depot faciliteit aan te schaffen en in te richten. Zij hebben daarvoor eenmalige financiële middelen van OCW ontvangen. Voor het Zeeuws Archief is dit een goede stap. Daardoor kan meer maatwerk worden geleverd voor de decentrale overheden. De ambitie van het Zeeuws Archief blijft onverminderd om alle Zeeuwse overheden aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. In 2022 is een grote hoeveelheid informatie van overheden in het e-Depot opgenomen. Een nieuwe aansluiting op het e-Depot was de gemeente Middelburg in 2021, waarvoor in 2022 alle informatie uit het zaaksysteem in zijn geheel is opgenomen in het e-Depot. Andere overheden volgen. Ook in publieksbereik heeft het Zeeuws Archief veel gedaan. Diverse grote en veelgevraagde archieven zijn gedigitaliseerd, een grote fotocollectie en een videocollectie is ontvangen, de mogelijkheid voor archiefbankaanvragen is uitgebreid. In de media is het Zeeuws Archief veel zichtbaar geweest met de twee in het beleidsplan genoemde speerpunten ‘water’ en ‘slavernij en slavenhandel’.
Voor het thema slavernij heeft de directeur van het Zeeuws Archief landelijk een bijdrage geleverd aan het adviesrapport voor DNB, aan het Zeeuwse initiatief voor de oprichting van een kenniscentrum slavernijverleden Anton de Kom, en aan diverse andere initiatieven. Ook heeft het kabinet op 19 december 2022 de kabinetsreactie gegeven op het rapport Ketenen van het Verleden (2021), opgesteld door het Adviescollege Slavernijverleden en Doorwerking, waarin de directeur betrokken was. Tevens zijn er diverse werkbezoeken van instellingen en bewindslieden rondom slavernij en slavenhandel geweest. Wat het thema ‘water’ betreft heeft het Zeeuws Archief de toekenning van de UNESCO van nationaal erfgoed in de categorie documentaire werken ontvangen voor het archief van de Deltadienst van Rijkswaterstaat, de archieven van Johan van Veen en de Dienst Droogmaking Walcheren. Ook is veelvuldig meegewerkt aan provinciale en landelijke radio- en televisieprogramma’s, zoals programma’s van Omroep Zeeland, Verborgen Verleden, Evenblij en Dijkstra ter Plekke, Onvoltooid Verleden Tijd (OVT) en de serie Het Water Komt, over de watersnoodramp van 1953. Het Zeeland
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
4
Nazomer Festival heeft informatie van het Zeeuws Archief gebruikt om een voorstelling over een ontvluchte slaafgemaakte te maken, getiteld Leonora. De hoge energielasten als gevolg van de oorlog in de Oekraïne hebben een grote weerslag op de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief, hoewel zich dat pas echt in 2023 zal manifesteren. Dankzij de eerdere investering in zonnepanelen zijn de elektriciteitslasten verminderd. Tevens dragen daar de andere besparende energiemaatregelen aan bij. De gasprijzen stijgen echter zeer aanzienlijk en het historische gebouw is niet geïsoleerd. Het Zeeuws Archief heeft opdracht gegeven tot een onderzoek welke maatregelen kostenefficiënt zijn om het historische gebouw beter te isoleren en het gasverbruik te verminderen. De gesprekken met OCW over de ontvlechting van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen van de RHC’s zijn gecontinueerd. Nadat al eerder door de aftredende minister drs. A. Slob op 15 december 2021 de bevestiging van de bestuurlijke afspraken was vastgelegd, is de verdere uitwerking ter hand genomen. Staatssecretaris dr. G. Uslu, als opvolger van minister Slob, heeft ingestemd om te komen tot een bestuurlijke afspraak tussen OCW en de besturen van de RHC’s. Die zal in 2023 verder worden uitgewerkt. Vooralsnog is de beoogde datum voor invoering van de nieuwe Archiefwet 1 juli 2024.
Vervolgens heeft de staatssecretaris het voornemen voor uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s gesteld op 1 januari 2025. Het Zeeuws Archief onderzoekt de mogelijkheden voor toetreding van nieuwe Zeeuwse partners tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. In 2023 zal dit verder worden uitgewerkt. Het bestuur van het Zeeuws Archief bestaat uit drie rijksbestuurders en drie gemeentelijke bestuurders. Voorzitter was drs. A.J. Koppejan. Als nieuwe rijksbestuurder in het algemeen bestuur is per 1 januari 2022 toegetreden mevrouw mr. M. Vermue-Vermue, burgemeester van Sluis. Als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen en de daaruit volgende wisseling in het college, is de samenstelling van het bestuur ook gewijzigd. De vertegenwoordigers van Middelburg zijn vanaf half mei de heren drs. R.A.J. Schonis en mr. E. Smit geworden. Zij vervingen de heren ir. J.J. Aalberts en Chr. Dekker. De vertegenwoordiging van Veere is niet gewijzigd. Het dagelijks bestuur bestaat derhalve vanaf medio mei 2022 uit de heren Koppejan, Van der Zwaag en Smit. Het Algemeen bestuur bestaat uit de heren drs. A.J. Koppejan (Rijk), drs. F.W. Weisglas (Rijk), drs. R. van der Zwaag (Veere), mr. E. Smit (Middelburg), mr. ing. R. Schonis (Middelburg) en mevrouw mr. M. VermueVermue (Rijk).
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
5
Programma Beheer Wat was het doel? Onder het programma Beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2022 was het doel om alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is.
Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing De depots van het Zeeuws Archief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen. Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief kiemgetalmetingen uitgevoerd en is actie ondernomen indien dit nodig was. Tevens zijn alle depots elk kwartaal schoongemaakt en heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. In het depot in Vlissingen zijn preventief gaten in de wand dichtgemaakt, kieren langs plafonds en vloerplinten dicht gekit en zijn de poreuze wanden dichtgeverfd om te voorkomen dat insecten makkelijk binnenkomen. Nieuw binnengekomen archieven werden bemonsterd, waarbij nergens schimmelgroei is gevonden. Wel is er handmatig het nodige schimmelresidu verwijderd. Voor externe partijen (de gemeente Terneuzen, het Museum de Schotse Huizen en het depot van de gemeente Veere waar de stadhuiscollectie zich bevindt) zijn depots gecontroleerd en zijn adviezen gegeven. Voor het depot van de gemeente Veere is een plan van aanpak opgesteld dat in 2023 zal worden uitgevoerd. Voor het binnenklimaat in de depots in Middelburg is software aangeschaft waarmee de temperatuur- en relatieve vochtigheidscontrole dynamisch wordt uitgevoerd. Door gebruik te maken van algoritmen is sprake van een minimale energievraag.
Het grote voordeel is dat de drie depots in tegenstelling tot voorheen niet meer 24 uur per dag 365 dagen per jaar continue in bedrijf staan om te zorgen dat de temperatuur 18 graden is en de luchtvochtigheid 50%. Op het moment dat er een behoefte is vanuit de depots om de waardes die zijn vastgelegd in de archiefregeling te handhaven zal het klimaatsysteem in werking worden gesteld. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de bandbreedtes die binnen de archiefregeling genoemd worden. Voor de aanschaf van het systeem is een eenmalige investering gedaan. Daarnaast zijn er jaarlijkse abonnementskosten waarvan het Zeeuws Archief echter 50% betaalt totdat het systeem heeft bewezen dat het energie bespaart. Restauratie en behoud Om de diverse werkzaamheden uit te kunnen voeren zijn vanaf mei 2022 twee uitzendkrachten ingehuurd. Samen met de restaurator, de twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering is gewerkt aan onderstaande zaken. De populariteit van de Archiefbank was ook bij Restauratie en behoud te bemerken. Via de Archiefbank komen steeds meer digitaliseringsverzoeken binnen. Hierdoor moest er ook het nodige conserveringswerk gedaan worden om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. In totaal zijn hiervoor 120 stukken gerestaureerd of geconserveerd.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
6
In 2022 is er in totaal 500 m1 verpakt voor de diverse GR- en DVO-partners. Bij het verpakken hoort ook het zeer bewerkelijke verwijderen van schimmelresidu en het herinrichten van kasten. Voor het Rijk zijn 350 stuks kadasterkaarten geconserveerd. Voor de provincie Zeeland is de verpakking van het deel van 1813-1850 van het archief Provinciaal Bestuur afgerond, alsmede nog een restant van de bestemmingsplannen 1950-1991. Voor Waterschap Scheldestromen is verder gegaan met de verpakking van de archieven van diverse polders en voor de gemeente Middelburg met het verpakken van het archief van gemeentewerken. Voor de gemeente Veere is verdergegaan met het verpakken van het archief van de stad Veere. Daarnaast zijn de archieven van de gemeente Gapinge, de gezondheidscommissie Zetel Veere, gemeente Koudekerke en gemeente Hoogelande verpakt. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland zijn de bevolkingsregisters, handschriften en diverse kleine gemeenten verpakt. In het depot in Zierikzee zijn de door het gewicht van de bevolkingsregisterbanden doorgebogen planken verstevigd met u-profielen. Voor de gemeente Terneuzen is verder gegaan met het verpakken van het gemeentearchief 1795-1970. Voor de gemeente Vlissingen zijn de Schelde negatieven en positieven herverpakt alsmede het archief van het gemeentelijke Bureau Sociale Zaken Vlissingen.
Ook zijn 80 uitleningen aan het muZeeum Vlissingen uit de lijst gehaald en verzorgd. Verder werd een groot deel van de tijd besteed aan eerstelijns conservering van de digitaliseringsprojecten rechterlijke archieven Zeeland en Zeeuws Vlaanderen en waterschapskaarten Yerseke en Schouwen. Zie ook hoofdstuk Informatie en Kennis, Digitalisering. Daarnaast werd in 2022 een deel van de tijd besteed aan werkzaamheden die samenhangen met de hieronder genoemde Metamorfozeprojecten. Voor het Metamorfoze-project Zeeuwse Families is de eerstelijnsconservering volgens planning afgerond. Daarnaast is de herverpakking van het Metamorfoze-project Wilhelminapolder uitgevoerd. Buiten het Metamorfoze-project om is van het archief van de Koninklijke Maatschap De Wilhelminapolder ongeveer zeven meter papier dat bij de fabricage toentertijd al van zichzelf zuur was, ontzuurd. Metamorfoze-projecten Koninklijke Maatschap de Wilhelminapolder Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is in 2020-2022 het archief van de Koninklijke Maatschap De Wilhelminapolder en tevens diverse meestoofarchieven van andere archiefdiensten geconserveerd en gedigitaliseerd. De images zijn online beschikbaar op de website van het Zeeuws Archief en op Archieven.nl. Het project is in 2022 (financieel) volledig afgerond en in 2023 heeft de feestelijke afsluiting plaatsgevonden.
Zeeuwse Families In 2022 heeft het Zeeuws Archief ook het Metamorfoze-project Zeeuwse Families voortgezet. Dit project omvat negen spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de familie Clijver en Mauritz uit Vlissingen, familie Schorer, Matthias Pous Tak van Poortvliet en Van Doorn. De werkzaamheden hiervoor worden in 2023 afgerond. Ambachtsheerlijkheden In het laatste kwartaal 2022 heeft het Zeeuws Archief een nieuwe aanvraag ingediend bij bureau Metamorfoze voor het conserveren en digitaliseren van 25 archieven van Ambachtsheerlijkheden in Zeeland. De voorlopige honorering (€ 514.800, -) is toegekend door bureau Metamorfoze. In het eerste kwartaal 2023 wordt de planning en begroting opgesteld en ter goedkeuring verzonden.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
7
Programma Indisch Erfgoed Digitaal Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in het laatste kwartaal van 2022 een aanvraag ingediend bij het Programma Indisch Erfgoed Digitaal. Het programma wordt vanuit het ministerie van VWS gefinancierd in het kader van het project ‘Collectieve erkenning Indische gemeenschap in Nederland. Een extra impuls’. Het programma richt zich op het digitaliseren en beschikbaar stellen van Indische collecties zodat mensen online kunnen zoeken naar de Indische geschiedenis van hun voorouders. Het programma is een samenwerking van bureau Metamorfoze, het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) en het Indisch Herinneringscentrum (IHC). De planning en begroting (€ 32.844, -) zijn goedgekeurd. Het project heeft een looptijd van 8 maanden en zal in 2023 uitgevoerd worden. Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811 In 2022 heeft het Zeeuws Archief de werkzaamheden aan de uitvoering van het Metamorfozeproject Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811, in opdracht van het Regionaal Archief Tilburg, afgerond. e-Depot In 2022 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot en het daarmee verbonden dienstverleningsaanbod voor digitale duurzaamheid voor zorgdragers. De werving van een extra senior specialist is in 2022 niet gelukt. Het streven is om deze vacature in 2023 wel in te vullen. Daarnaast is een vacature uitgezet voor een trainee informatiemanagement.
De verwachting is dat deze in het voorjaar kan starten. Een eigen voorziening voor het Zeeuws e-Depot In de loop van 2021 werd definitief duidelijk dat OC&W de ontwikkeling van de landelijke e-Depotvoorziening, vanaf 2015 onderdeel van het Programma Digitale Taken Rijk (DTR), beëindigt per 2024. Hiermee komt een eind aan de mogelijkheid voor RHC’s, om de digital born archieven van hun partners, de lokale overheden, in de landelijke infrastructuur bij het Nationaal Archief onder te brengen. Na een aanbesteding met externe ondersteuning van Van Kaliber is per 1 juli 2022 Preservica Ltd gecontracteerd voor de levering van een eigen SaaS omgeving voor het Zeeuws e-Depot. Het tweede halfjaar van 2022 is besteed aan opleiding en inrichting en begin 2023 kon de eerste opname van digitale archieven van de partners worden gedaan. Daarbij wordt werkendeweg nog veel functionaliteit gerealiseerd. Digitaal atelier Voor ontvangst en bewerking in het digitaal atelier is een migratieserver ingericht. De programmatuur voor bewerking en controle van (grote) digitale archieven komt beschikbaar op deze server. Dit is een nieuwe stap in het inrichten van een schaalbare en veilige werkomgeving voor grote digital born archieven.
Start uitfaseren landelijke voorziening De voorbereidingen voor het uitfaseren van de aansluiting op de landelijke voorziening zijn gestart, onder andere door de beëindiging van de samenwerking met De Ree Archiefsystemen en het Nationaal Archief inzake de Digikoppeling (de beveiligde verbinding conform overheidsstandaarden) en de webservices (functionele koppelingen data uitwisseling) tussen Preservica NA en CBS Mais Flexis ZA. De migratie van de in het landelijke e-Depot opgenomen informatie is voorzien voor 2023.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
8
Aansluittrajecten Gemeente Veere Veere heeft het afgelopen jaar gebruikt om de benodigde aanpak in kaart te brengen. In 2022 heeft de gemeente Veere het besluit genomen voor uitbreiding van personeel voor informatiebeheer waardoor er in 2023 weer stappen gezet kunnen worden voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Gemeente Tholen Tholen heeft het afgelopen jaar gebruikt om in Corsa de op te nemen dossiers op orde te brengen en de exportfunctionaliteit van Corsa te implementeren. Het Zeeuws Archief heeft hierbij ondersteund met functioneel ontwerp en testen, om te komen tot een export die opgenomen kan worden in het e-Depot. Nog in december 2022 is de serie Omgevingsvergunningen ontvangen en opgenomen in het e-Depot. Afspraken zijn gemaakt om in het eerste kwartaal van 2023 alle deelarchieven van Corsa te exporteren en te ingesten in Preservica ZA waarna Corsa bij de gemeente definitief wordt uitgefaseerd. Gemeente Schouwen-Duiveland In het aansluittraject met Schouwen is samengewerkt aan de inrichting en ingebruikname van de exportfunctie van zaaksysteem.nl. Dit project loopt door in 2023. In het aansluittraject is afgelopen jaar ook de eerste ervaring opgedaan met het opnemen van een dossier Raadsvergadering vanuit NotuBiz, opgenomen als test in het e-Depot. Dit traject krijgt een vervolg in 2023. De Quickscan is verder opgepakt.
Alle applicaties waarin digitaal archief wordt gevormd, zijn in kaart gebracht en in bijna alle gevallen is de bewaarstrategie benoemd: vernietigings- of bewaartermijn, al of niet en op welke termijn op te nemen in het e-Depot. Gemeente Middelburg Alle zaakdossiers uit Greenvalley/Alfresco zijn zonder verdere bewerking uitgeplaatst in het Zeeuws e-Depot. De zaakdossiers zijn met ondersteuning van kennis en software van Xillio geëxporteerd, waarna ze zijn opgenomen in het landelijk e-Depot. Door middel van steekproeven die onder begeleiding van het Zeeuws Archief zijn uitgevoerd door DOCFactory, is er vervolgens zicht ontstaan op de kwaliteit van de informatie en de benodigde bewerking voor overbrenging. In 2023 wordt dit archief gemigreerd naar de eigen Preservica-omgeving waartoe de gemeente toegang krijgt. Tot die tijd verzorgt het Infocentrum de beantwoording van vragen vanuit de gemeentelijke organisatie. Gemeente Terneuzen In 2022 is naar voorbeeld van de aanpak Middelburg het project gestart om alle zaakdossiers uit Greenvalley/Alfresco uit te plaatsen in het e-Depot. De informatie is door de gemeente Terneuzen deels op orde gebracht en een deel van de te vernietigen dossiers zijn vernietigd. De metadata is gemapt op de software van Xillio. Begin 2023 wordt dit archief opgenomen in de eigen Preservicaomgeving.
Provincie Zeeland De Provincie Zeeland heeft in 2022 ingezet op voorbereiding van de overbrenging van het archief in Corsa. Series zijn in kaart gebracht met de per serie uit te voeren werkzaamheden (basis voor deelprojecten). Gebleken is dat er nog veel moet gebeuren voordat een export kan worden uitgevoerd. Hieraan wordt verder gewerkt in 2023. Ook is in 2022 gestart met de Quickscan: het in Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
9
kaart brengen van de digitale informatiehuishouding van de Provincie Zeeland. In 2023 wordt verder gewerkt aan dit overzicht en worden bewaarstrategieën per (vak-) applicatie bepaald zodat een aansluitplan kan worden opgesteld. Nieuwe aansluitingen Naast de zes aansluittrajecten zijn er gesprekken gevoerd en adviezen uitgebracht aan Waterschap Scheldestromen en gemeente Vlissingen, dit ter voorbereiding op de start van hun aansluittrajecten. Relatiebeheer Schouwen-Duiveland Na een periode van onzekerheid door alle coronamaatregelen kon de studiezaal van het Zeeuws Archief in Zierikzee in de loop van 2022 weer open voor bezoekers en vrijwilligers. Ook voor de archieven van Schouwen-Duiveland werd het mogelijk de stukken op verzoek te laten digitaliseren via de Archiefbank, een gratis service waar veelvuldig gebruik van is gemaakt. In dit jaar werd ook bijgedragen aan de inhoudelijke ondersteuning (in de studiezaal en digitaal) bij onderzoek naar uiteenlopende onderwerpen door bezoekers. Daarnaast is meegedacht met de verschillende musea op het eiland over nieuw in te richten exposities. Ook de gemeente SchouwenDuiveland heeft regelmatig een beroep gedaan op het archief. Verschillende artikelen zijn verschenen in regionale en nationale tijdschriften.
Niet alleen op papier, ook op de website van het Zeeuws Archief zijn enkele verhalen geplaatst die betrekking hebben op de geschiedenis van Schouwen-Duiveland. Sommige van deze verhalen hebben aandacht gekregen in de PZC, Omroep Zeeland en de plaatselijke radio-omroep. Ook zijn de gebroeders Anker op bezoek geweest voor de opnames van het tv-programma Verborgen Verleden. Relatiebeheer Vlissingen Veel aandacht was er in Vlissingen voor de herdenking van de bevrijding in 1572. Deze begon op 6 april in een volle Sint Jacobskerk en de festiviteiten werden afgesloten op 15 december met de vertoning van een documentaire over de gebeurtenissen in 1572. Ook het Zeeuws Archief heeft hieraan bijgedragen. Andere bijdragen bestonden uit adviezen voor de herinrichting van het stadhuis, aan het straatnamencomité van de gemeente, aan projecten rondom de Tweede Wereldoorlog, de monumentencommissie, de herinrichting van het muZEEum en inlichtingen over allerlei andere onderwerpen. Ook werd geadviseerd over een aantal publicaties over Vlissingen. Daarnaast verzorgde het Zeeuws Archief een drietal lezingen over Vlissingen voor het personeel van de HZ University of Applied Sciences in boekhandel ’t Spui en een lezing voor de gemeenteraad over burgemeesters bij de herbenoeming van burgemeester Van den Tillaar.
Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Onder het beheer van de stadhuiscollecties Middelburg en Veere valt: • het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; • registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; • het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; • het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; • het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties; • het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen. Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
10
In het verslagjaar is regelmatig overleg gevoerd met de wethouder cultuur of burgemeester en beleidsmedewerkers cultuur van gemeenten Middelburg en Veere. In dit overleg zijn de rapporten van bureau Raadsaam over het beheer van de gemeentelijke collecties besproken. Nu de huidige stand van zaken van het beheer en behoud van de collectie helder is geworden, zijn er aanbevelingen gemaakt voor de inhaalslag in beheer en behoud van de collectie en wordt een actieplan collectiebeleid gemaakt. Toezicht op het beheer Toezicht wordt uitgeoefend op het beheer van objecten die zijn opgesteld in de locaties: stadhuis aan de Markt in Veere, ‘De Schotse Huizen’ in Veere, Grote en de Kleine kerk in Veere, oudheidkamer en dorpskerk in Oostkapelle, gemeentehuis in Domburg, museum ‘Het Polderhuis’ in Westkapelle, streekmuseum in IJzendijke, verenigingsgebouw in Koudekerke, verenigingsgebouw in Vrouwenpolder, museum brandspuithuis in Serooskerke, stadhuis aan de Markt in Middelburg, Zeeuws Archief in Middelburg, Zeeuws Museum in Middelburg, Vleeshal, Middelburg, Stadskantoor/gemeentehuis in Middelburg, stadhuismuseum in Arnemuiden, kerktoren in Arnemuiden, dorpshuis in Nieuw- en Sint Joosland, gemeenteloods Waldammeweg Middelburg, gemeenteloods Kleverskerkseweg, Middelburg, COVRA in Vlissingen–Oost, mijnenmagazijn in Veere restauratieatelier Rijken in Koudekerke.
Incidenteel werd overleg gevoerd met de beheerders van deze locaties over bewaarcondities. Objecten die in 2022 niet geëxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg, de COVRA in Vlissingen–Oost, het depot van het Zeeuws Archief, het mijnenmagazijn in Veere en de opslag van restauratieatelier Rijken in Koudekerke. Registratie en documentatie In 2022 zijn in het beheerssysteem nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen, nieuwe kennis over herkomst van objecten en restauratieverslagen ingevoerd. Het beheerssysteem van de collectie Veere bevatte op 31 december 2022 7275 records Het beheerssysteem van de collectie Middelburg bevatte op 31 december 2022 1335 records. Specifiek onderzoek is gedaan naar wapenporselein, objecten die een relatie hebben met de Opstand van 1572 en objecten van de voormalige gemeenten Westkapelle en Domburg. In het verslagjaar is voor de database van de verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg gebruikgemaakt van Mais Flexis. De database van de collectie van de gemeente Veere is sinds 2022 ook via de site www.collectienederland.nl toegankelijk. Publieksbereik In 2022 is in samenwerking met het Centrum Beeldende Kunst te Middelburg in het gemeentehuis in Domburg een expositie ingericht.
Voor deze expositie met als titel ‘Domburg en Westkapelle 800’ zijn objecten uit de collectie Veere gecombineerd met linoleumsneden van de kunstenaar Ronald Mullié. Collectiebeheer • In 2022 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het Instituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele particulieren en instellingen voortgezet. • Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting Streekmuseum IJzendijke en Stichting ‘het oude brandspuithuis’ zijn voortgezet.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
11
• Door een familie uit Zwolle zijn memorabilia van de in 2022 afgebroken gereformeerde kerk van Grijpskerke aan de gemeente Veere geschonken. • Ten behoeve van tijdelijke exposities en manifestaties zijn objecten in bruikleen gegeven aan Museum Veere (expositie J.H. Hollestelle) en het Museum voor Oudenaarde en de Vlaamse Ardennen (België) (expositie ‘Beestig- dieren op wandtapijten). Ter vervanging zijn twee wandtapijten uit de collectie van dit museum in tijdelijke bruikleen gegeven aan de gemeente Middelburg. • Vier schilderijen uit het depot Markt 5 in Veere hebben een permanente plaats gekregen in het gemeentehuis van Domburg. • Klokkenrestaurator Albert de Goeij uit Middelburg heeft de antieke klokken in het stadhuis van Middelburg nagezien. • Twee porseleinen borden uit de collectie van de gemeente Middelburg zijn op verzoek van de eigenaren gerestitueerd. • Restaurator Stefan Schelling uit Kamperland heeft meubilair in het oude stadhuis van Middelburg geconserveerd. • Stoffeerderij de Vos uit Vlissingen heeft de historische stoelen in het stadskantoor in Middelburg, in bruikleen van het Instituut Collectie Nederland, hersteld. • Restauratieatelier De Valk heeft een passende berging gemaakt voor de collectie penningen van de gemeente Veere. • De ets ‘Drie werelden’ van M.C.
Escher is gerestaureerd door restauratieatelier De Valk en voorzien van een nieuwe lijst door lijstenmaker Joost Roest. Een bijpassend tekstbord is gemaakt door Orionis Walcheren. • De bruiklenen van het Zeeuws Museum aan de gemeente Middelburg zijn gecontroleerd en schoongemaakt. Twee bruiklenen zijn verwijderd uit het stadhuis van Middelburg vanwege het gevaar van vochtschade. Informatiebeheer Binnen het kader van een langlopend project Schotten in Zeeland is contact onderhouden met de werkgroep ‘Trading Places’ van het Nationaal Museum van Schotland in Edinburgh, de universiteiten van Edinburgh en Dundee en het Nationaal Archief van Schotland. Voor de universiteit van Dundee is een digitale lezing gegeven over Veerse museale objecten en Zeeuws-Schotse archieven. Informatie werd onder andere gegeven over de kunstenaar Sárika Góth, schietvereniging Gapinge, herdenkingen van de Opstand in 1572, Willem van Oranje, het Rampjaar 1672, begraafplaatsen, straatnamen, Middelburgs zilver, brand van het stadhuis van Middelburg in 1940, de historische ontwikkeling van de stad Veere.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
12
Wat heeft dit gekost?
Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo
Realisatie 2022 783.528 -60.877 722.651
2e wijziging Begroting 2022 854.518 -59.675 794.843
Realisatie 2021 670.856 -58.432 612.423
Realisatie 2022
2e wijziging Begroting 2022
Realisatie 2021
588.280
596.178
542.701
51.191 44.326 0 99.731 195.248
50.699 37.502 500 169.639 258.341
52.072 35.881 0 40.202 128.154
-17.393 -43.484 0 -60.877
-17.050 -42.625 0 -59.675
-16.695 -41.737 0 -58.432
0
0
0
722.651
794.843
612.423
Specificatie programma beheer
Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot
Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere - e-Depot
Bijzondere baten Saldo
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
13
Programma Informatie en Kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archief aangesloten overheidsorganisaties.
Wat hebben we ervoor gedaan? Inspectie, advies, acquisitie en relatiebeheer Inspectie en Advies: Verslag van het uitgevoerde toezicht per overheid Gemeente Kapelle Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Geadviseerd is over het aanpassen van het handboek routinematige vervanging. Ook is gewerkt aan het Handboek vervanging Bouwvergunningen. • Geadviseerd is over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek, het informatiebeheerplan en over de bewaartermijn van de e-mailbox van de bestuurders. • Medio 2022 is het KPI-onderzoek Kapelle 2021 aangeboden. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • De gemeente Kapelle participeert in de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden. Dit maakt het toezicht complex. • De gemeente Kapelle heeft met het Zeeuws Archief een dienstverleningsovereenkomst voor enkele basale adviesdiensten, waardoor voor elk advies extra een aanvullende offerte vereist is. Aan de gemeente is voorgesteld het aantal inzetbare uren uit te breiden. Gemeente Middelburg • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Het ZA heeft het verbeterplan ontvangen naar aanleiding van het kpi-rapport. Dit wordt in 2023 besproken met de gemeente.
• Er is een audit routinematige vervanging uitgevoerd waarvan de rapportage in 2023 wordt verwacht. • De data uit Green Valley/Alfresco zijn succesvol gemigreerd naar het Zeeuws e-Depot. Voor de aanpak van de achterstanden in het beheer is een plan van aanpak gemaakt op basis waarvan de verbeterslagen uitgevoerd kunnen worden. • De voorbereidingen voor het uitvoeren van een aspectinspectie naar het functioneren en het gebruik van de applicatie Djuma, de opvolger van Green Valley/Alfresco, zijn uitgevoerd. Het rapport wordt verwacht in het eerste kwartaal van 2023. • Er is geadviseerd over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek. • De gemeente heeft in 2022 geen hotspots vastgesteld. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
14
Gemeente Schouwen-Duiveland • In het verslagjaar heeft in verband met personele wisselingen geen strategisch informatieoverleg plaatsgevonden, wel enkele tactische informatie-overleggen. • Eind 2021 was een aspectinspectie op het zaaksysteem uitgevoerd, waarvan de rapportage in maart 2022 is aangeboden. • Geadviseerd is over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek en over de vernietiging in het kader van een verzoek om vergetelheid, een type verzoek dat inwoners kunnen indienen op basis van de AVG. • Adviseren bij de implementatie / ontwikkeling kwaliteitssysteem. • Adviseren bij het opschonen van de netwerkschijven. • De gemeente heeft de huisvesting van vluchtelingen uit de oorlog in Oekraïne vastgesteld als hotspot. De scope blijft vooralsnog beperkt tot de lokale gevolgen van de oorlog, namelijk de opvang van vluchtelingen binnen de gemeente. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de vernietiging van een set papieren dossiers. Gemeente Terneuzen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Bij de publicatie van het collegebesluit Vervanging Personeelsdossiers gemeente Terneuzen in het Gemeenteblad in december 2022, is het adviestraject hierover afgerond.
• In aanvulling op het KPI-onderzoek in 2021 is een rapportage opgeleverd met de beoordeling van de archiefruimte in het stadhuis voor wat betreft de aspecten klimaat, hygiëne, bouwkunde en installatietechniek. • Geadviseerd is over diverse onderwerpen: o over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek; o datamigratie van Squit XO naar Rx.Mission, die begin 2023 zal plaatsvinden en waarbij ook RUD Zeeland betrokken is, omdat de gemeente voor de RUD PIOFACtaken uitvoert; o digitaliseren van aanvraagproces leerlingvervoer (Pronexus); o digitale ondertekening en duurzame toegankelijkheid in het e-Depot; o implementatie van een nieuw zaaksysteem; o informatiebeheer bij verbonden partijen, zoals RUD Zeeland, aan-z, etc. • Als hotspots heeft de gemeente aangewezen de onderwerpen PFAS-problematiek in de Westerschelde, de huisvesting van vluchtelingen uit de oorlog in Oekraïne, Binnenstedelijke vernieuwing Terneuzen, Ontwikkeling North Sea Port district en Coffeeshop Checkpoint. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • Geadviseerd is over de retrospectieve vervanging van papieren materiaal uit de jaren 2012 tot en met 2020. Gemeente Veere • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.
• Het Zeeuws Archief heeft een audit uitgevoerd op de vervanging van analoge archiefbescheiden. Daarbij is gekeken naar de kwaliteit van de scans en van de uitvoering van het in het Handboek Vervanging vastgelegde werkproces. De gemeente heeft naar aanleiding van de rapportage een verbeterplan opgesteld.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
15
• • •
Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers De gemeente heeft in 2022 geen hotspots vastgesteld. Geadviseerd is over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek.
Gemeente Vlissingen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Audit op de routinematige vervanging is afgerond in 2022, gevolgd door advisering over het nieuwe handboek vervanging • Geadviseerd is over o de implementatie en inrichting van het zaaksysteem Djuma o de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek. o de datamigratie naar de applicatie Zorgned nadat de gemeente voor het Sociaal Domein deze software had aangeschaft o het Plan van Eisen voor de aanschaf van een anonimiseringstool o het in kaart brengen van het informatiebeheer bij verbonden partijen en GR-en naar aanleiding van KPI-rapportage 2021 o het einde van de hotspot Corona-crisis • Als hotspots heeft de gemeente aangewezen de onderwerpen Marinierskazerne, Scheldekwartier, Nollebos, Hotel Brittannia en de huisvesting van vluchtelingen uit de oorlog in Oekraïne • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers Provincie Zeeland • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Geadviseerd is over het duurzaam beheer van de informatie inzake de uitvoering van de provinciale BRZO-taken in de periode 2014-sept. 2019.
Dit zal in 2023 vervolg krijgen • Het KPI-onderzoek 2021/2022 is in augustus opgeleverd • Geadviseerd is over de digitalisering van de bodemdossiers ten behoeve van de gemeenten aan wie deze informatie moet worden overgebracht. Dit traject is afgerond in 2022. • Geadviseerd is over het onderscheid tussen archieven van de Commissaris van de Koning als rijksorgaan en als provinciaal orgaan • Vanaf eind 2019 is geadviseerd over het actualiseren van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer (BIB), wat naar verwachting in 2023 zal resulteren in een nieuw BIB. • De hotspotmonitor 2022 is vastgesteld: Hedwigepolder, Thermphos, Marinierskazerne, Sloeweg, Zanddijk Yerseke, Coronacrisis, Problematiek PFAS, Brouwerseiland / eiland Grevelingenmeer, Perkpolder. • Contact is geweest met DCMR i.v.m. de BRZO archieven van de Provincie Zeeland. • Er is deelgenomen aan de overleggen van de Kring Provinciearchivarissen • Wat betreft de vernietiging van provinciale informatie zijn de lijsten met de hiervoor in aanmerking komende dossiers in december ontvangen. Toetsing vindt plaats begin 2023. • BIJ12 is de uitvoeringsorganisatie voor de gezamenlijke provincies voor onder meer de Faunawet en grondwaterschade. De provincies hebben onder de Archiefwet een overeenkomst met BIJ12 gesloten, voor de informatiehuishouding rond de wettelijke taken die BIJ12 uitvoert.
De provinciearchivaris van Utrecht voert het archieftoezicht uit.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
16
o
o
o
o
In 2022 zijn twee formele toezichtoverleggen gevoerd met BIJ12. In deze overleggen is gemonitord welke maatregelen BIJ12 in 2022 heeft genomen op de adviezen die zijn uitgebracht over de inrichting van de organisatie en beheersystemen voor de informatiehuishouding van BIJ12. Een voorgenomen gesprek over de samenhang met informatiebeveiliging en gegevensbescherming heeft in 2022 nog niet plaatsgevonden. BIJ12 heeft vooral aan de organisatiekant in de loop van het jaar voorbereidingen getroffen. Formeel hebben informatiehuishouding en archiving by design binnen het management een eigenaar gekregen. Tevens is met de toezichthouder gesproken over de voorgenomen bewaar- en vernietigingsstrategie voor informatiebestanden van BIJ12. In het laatste kwartaal is een vacature voorbereid voor een adviseur die de inrichting van de informatiehuishouding op zich gaat nemen. Dit is een uitwerking van het advies over positionering en bemensing van de informatiehuishouding bij BIJ12, vastgesteld door het MT in 2021. De vacature is bestemd voor invulling in het eerste kwartaal van 2023. In de loop van 2022 werd bekend dat de Maatschappelijke Adviesraad Faunaschade zou worden opgeheven, en dat de archiefbescheiden van de raad ondergebracht werden bij BIJ12.
Vanuit toezicht is geverifieerd waar deze bescheiden zijn opgeborgen in SharePoint, en is een advies gegeven over rechtmatige bewaartermijnen. Het management van BIJ12 heeft eind 2022 een voorziening getroffen voor het archiveren van websites, die BIJ12 namens de provincies onderhoudt. Aanleiding hiervoor was een urgent wordend vraagstuk omtrent de archivering van de Risicokaart. Hierbij hebben de provinciearchivarissen van Utrecht en Zuid-Holland i.s.m. het IPOvakberaad DUTO een advies gegeven over de mogelijkheden en overwegingen voor het archiveren van websites. Specifiek voor de Risicokaart is tevens een advies voorbereid over de duurzame bewaring van de achterliggende database. Het database-vraagstuk is ook vanuit BIJ12 opgeworpen bij de aanbesteding van een nieuwe applicatie voor de Landelijke Database Overstromingen. Het Utrechts Archief denkt hierbij mee over de vereisten voor duurzame toegankelijkheid; dit loopt door in 2023.
Waterschap Scheldestromen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Er is een aspectinspectie van het Documentenatelier uitgevoerd. De rapportage daarvan zal begin 2023 worden opgeleverd. • Van een tiental archieven van voormalige waterschappen in Zeeuws-Vlaanderen zal de formele overbrenging in 2023 worden afgerond. • Geadviseerd is over de migratie van de digitale personeelsdossiers naar een nieuw personeelsinformatiesysteem en over de vernietiging van informatie van het voormalig waterschap Zeeuws Eilanden in Corsa. RUD-Zeeland • Het Zeeuws Archief is betrokken bij de werkgroep Procesafspraken Archief, een ambtelijke werkgroep ingesteld door het Algemeen Bestuur om voorstellen te doen tot verbetering van het informatiebeheer van RUD Zeeland. • In november kwam bij de gemeente Terneuzen als PIOFACH-leverancier van RUD-Zeeland de datamigratie van Squit XO naar Rx.Mission in een beslissende fase. Half december is door de werkgroep Procesafspraken Archief afgesproken dat het migratieplan getoetst wordt door het Zeeuws Archief en de gemeentearchivarissen van Goes en Tholen.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
17
Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) • Geadviseerd is over de informatiehuishouding van de VRZ in algemene zin. • De lijsten van de in 2022 voor vernietiging in aanmerking komende dossiers die bij het Zeeuws Archief zijn uitgeplaatst, zijn goedgekeurd. • In het SIO zou een voorstel van het Zeeuws Archief besproken worden over het organiseren van de samenwerking tussen de VRZ en Zeeuws Archief en het maken van afspraken hierover. Het voor eind 2022 geplande overleg is uitgesteld naar voorjaar 2023. Orionis • Na de verkennende gesprekken in 2021 heeft in 2022 het eerste Strategisch informatieoverleg plaatsgevonden. In 2023 wordt verder onderzocht hoe het Zeeuws Archief het toezicht op de niet overgebrachte archieven van Orionis kan vormgeven en hoe verdere ondersteuning kan worden geboden. Audits routinematige vervanging • De lopende serie audits op de routinematige vervanging bij de aangesloten overheden is in 2022 voortgezet. Hierbij wordt getoetst of het vervangingsproces in de praktijk loopt zoals het beschreven staat in het betreffende handboek vervanging en of de kwaliteit van de scans voldoet aan de eisen. Bij die beoordeling wordt het Zeeuws Archief ondersteund door Hans van Dormolen Imaging & Preservation imaging. Omgevingswet • In het kader van de implementatie van de omgevingswet is het Zeeuws Archief aangehaakt bij de Zeeuwse werkgroep DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).
Op de oefendag die de Provincie Zeeland organiseerde op 10 november 2022, is een korte presentatie gehouden over Duurzaam toegankelijk informatiebeheer en de Omgevingswet. Gemeente Sluis • De gemeente Sluis heeft opdracht gegeven voor het uitvoeren van een KPI-onderzoek. De afronding volgt begin 2023. Acquisitie en Relatiebeheer Gewerkt is aan de actualisatie van het acquisitiebeleid. Dit wordt in 2023 afgerond. In het afgelopen jaar ontving team Acquisitie 136 aanwinsten die vanuit verschillende delen van de provincie werden aangeboden. De aanwinsten waren divers en verschillende onderwerpen werden belicht. Een unieke aanwinst was de overbrenging van een groot aantal provinciale archieven uit de naoorlogse periode waaronder het archief van het provinciaal bestuur (1950-1991) en de Commissaris van de Koningin (1970-1991). De wederopbouw van Zeeland, de ramp van 1953 en de naweeën ervan, het verbeteren van de verbindingen tussen de eilanden, de opkomst van grote industrieën en het toerisme; het is allemaal in deze archieven te vinden. Ook particuliere organisaties wisten het Zeeuws Archief te vinden. De Stichting Wielersport Zierikzee, die jarenlang de wielerronde van Zierikzee organiseerde, bracht haar archief over. Op cultureel gebied is het archief van het Dames Leesgezelschap De Bevelanden een mooie aanwinst.
Dit leesgezelschap is na 100 jaar opgehouden te bestaan, maar het archief is bewaard gebleven. Het Middelburgs Kamerkoor werd eveneens opgeheven en droeg het archief over. Een andere interessante collectie is die van auto- en fietsenzaak P. Louisse uit Kapelle, uit het eerste kwart van de twintigste eeuw. De periode waarover de verzameling loopt is boeiend, omdat zowel de auto als
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
18
de fiets in die tijd in opmars waren. De Middelburger Co Smit legde in de periode 1991-2019 veel Zeeuwse gebeurtenissen vast op film. Hij droeg zijn collectie over aan het Zeeuws Archief. Andere bijzondere aanwinsten worden gevormd door de VVV Zeeland, de Vrouwen (later: Vrijwilligers) Adviescommissie Schouwen-Duiveland en SER Zeeland. Deze zijn voor het Zeeuws Archief bijzonder omdat dit de eerste volledig digitaal gevormde particuliere archieven zijn. Voor verwerving en toegankelijk maken ervan moeten nieuwe methoden en technieken worden afgewisseld met traditionele werkwijzen. Al doende zal hiervoor nieuwe kennis en ervaring worden opgedaan. Een medewerker van het Zeeuws Archief is lid van de Aanwijscommissie van de rechtbank ZeelandWest-Brabant, die in het verslagjaar twee keer bijeenkwam. Het Zeeuws Archief maakt ook deel uit van het landelijke relatiebeheerdersoverleg, dat bestaat uit vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en alle Regionale Historische Centra. Dit overleg kwam twee keer bijeen. Primair toegankelijk maken Primair toegankelijk maken is het beschrijven van archieven en collecties zodat de individuele stukken gevonden en ingezien kunnen worden.
Rijkscollectie: Deltadienst De toegankelijkheid en materiële staat van de archieven van de Deltadienst zijn in het kader van de aanvraag voor opname in het Nederlandse Memory of the World Register van Unesco uitvoerig doorgelicht op compleetheid, beschikbaar- en raadpleegbaarheid. In de komende jaren zal dit archief worden bewerkt en toegankelijk gemaakt. Gemeente Veere In voorgaande jaren zijn de archieven van de voormalige Veerse plattelandsgemeenten die tot 1 juli 1966 een zelfstandige gemeente vormden, toegankelijk gemaakt. Vanaf 2020 is het bewerken van de archieven van de voormalige Veerse gemeenten over de periode 1966-1996 begonnen. De toegangen op de archieven van de gemeenten Mariekerke, Veere en Westkapelle zijn in 2020 en 2021 gereedgekomen. In het afgelopen jaar zijn ook de archieven van de gemeenten Domburg en Valkenisse bewerkt en zodoende zijn nu alle inventarissen van de plattelandsgemeenten die sinds 1996 de nieuwe gemeente Veere vormen, gereed. Het streven is om het komende jaar de formele overbrenging af te ronden van de voormalige gemeenten Domburg, Mariekerke, Valkenisse, Veere en Westkapelle. Gemeente Schouwen-Duiveland In 2022 is gewerkt aan de inventaris van het archief van de Stad en de Gemeente Zierikzee (12751939). Daarnaast is het archief van de gemeente Zierikzee (1940-1996) geïnventariseerd.